会务接待与组织方案共38张课件.ppt
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1、会务接待与组织,会务接待与组织,一、会议接待二、会场服务与食宿服务三、会议后勤保障四、送别参会人员代表五、会场善后工作六、会议文件的收集、整理与归档,主要掌握的内容,一、会议接待主要掌握的内容,案例分析:请柬发出之后,某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会,发了请柬邀请有关部门的领导光临,在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。 接到请柬的几位部门领导很积极,提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子,经询问礼堂负责人才知道,今天上午礼堂开报告会,某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙,个个都很生气,改地点了为什么不重新通知? 一气之下,都回家去了。 事后,会议主
2、办机关的领导才解释说,因秘书人员工作粗心, 在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系,一厢情愿地认为不会有问题,便把会议地点写在请柬上,等开会的前一天下午去联系,才知得礼堂早已租给别的单位用了,只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多,来不及一一通知,结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉,但造成的不良影响也难以消除。这个案例告诉我们什么呢?,案例分析:请柬发出之后 某机关定于某月某日在单位礼堂召,会议要素,会议的要素、形式要素: 名称、时间、地点、与会人员、会议方式。、内容要素: 指导思想、议题、目的、任务、作用。、程序要素: 会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、 会议决定的贯彻落实。
3、、财务要素: 会议经费、会议设备、会议服务设施。,会议要素会议的要素,基本任务 1、组织的工作 (1)协助领导确定会议议题; (2)根据议题安排议程、日程; (3)发会议通知,负责会议报到; (4)对与会人员进行编组; (5)布置会场,安排座次; (6)负责会议签到 (7)会中组织和协调; (8)会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。 (9)会议的结束收尾工作。,基本任务,2、文秘工作 (1)会议文书、讲话稿的起草; (2)会议文书编写; (3)会议文书印发及管理。 (4)会后的文件收集,整理和归档 3、生活管理工作 (1)与会人员的食宿管
4、理; (2)会议的财务管理; (3)会议的交通保障; (4)会议的文化活动; (5)与会人员的医疗保健。 4、安全保卫工作 (1)会议的保密工作; (2)会议的警卫工作; (3)会场内外的安全保卫工作。,2、文秘工作,会务工作流程图(会前),会务工作流程图(会前)确定会议主题与议题确定会议名称 确定会,会务工作流程图(会中),会务工作流程图(会中)做好会议记录组织签到会议期间外围的卫生,会务工作流程图(会后),会务工作流程图(会后)撰写会议纪要 催办与反馈工 作 安排与,案例分析,老黄可算是畅想公司的元老了,自公司成立以来,他就一直从事办公室工作,对于如何做好接待工作,他更是经验丰富。根据多年
5、的实践,他总结出做好接待的一套工作程序:首先搞清领导意图,然后根据领导意图拟订接待方案,最后将方案交给领导。制定方案时至少要考虑以下内容:1、来访客商姓名及其公司名称2、合同项目概况3、客商的目的,要求,人数,性别,身份,生活习惯,到达日期4、工作日程安排及会见,宴会,娱乐活动等的规格,次数,时间,地点。5、由相应哪位身份的高级管理人员负责这次接待6、由谁担任专职陪同人员7、由谁担任对口工程技术的主谈判,其他谈判人员名单,翻译,后勤服务人员名单。,案例分析老黄可算是畅想公司的元老了,自公司成立以来,他就一直,案例结果,接待方案是秘书完成接待任务的依据,制定接待方案既要考虑现行规定,领导意图,又
6、要考虑来访者的相关情况及各种主客观条件,因此,必须从实际出发尽量使方案内容周详。,案例结果接待方案是秘书完成接待任务的依据,制定接待方案既要考,会前准备,“有备无患!” 会前准备工作是会议管理的第一步,无论会议大小,如会前准备充分,就能事半功倍。,会前准备 “有备无患!”,会务工作的具体内容,3.1 会前准备工作 1、 确定会议主题与议题 确定主题的主要方法:一是要有切实的依据;二是必须要结合本单位的实际;三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。,会务工作的具体内容,2、确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。3、确定会议规模与规格 确定会议规模
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- 会务 接待 组织 方案 38 课件
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