企业邮件使用规范课件.ppt

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1、Made by HR Department,企业邮件使用技巧及规范Effective Email Guidelines,培 训 大 纲,OUTLOOK设置邮件标题邮件正文邮件签名,回复技巧邮件控制收件人管理常用OUTLOOK技巧,OUTLOOK 设置,如何将公司邮箱配置到OUTLOOK中第一步：点击“工具”“账户设置”,OUTLOOK设置,如何将公司邮箱配置到OUTLOOK中第二步：选中“电子邮件”选项卡，点击“新建”第三步：选中 ，点击下一步第四步：选中 ，点击下一步,OUTLOOK设置,如何将公司邮箱配置到OUTLOOK中第五步：选中 点击下一步第六步：按下图进行配置 配置完成后点击“其他

2、设置”,OUTLOOK设置,如何将公司邮箱配置到OUTLOOK中第七步：进入“Internet电子邮件设置”界面，选中“发送服务器”选项卡， 选中 第八步：选中“高级”选项卡，在“传递”框中设置 ，确定退出 否则通过网页登陆邮箱时将无法收到任何邮件,OUTLOOK设置,如何将公司邮箱配置到OUTLOOK中第九步：点击“测试账户设置” 若测试结果如下图所示，则表示设置已成功,邮件使用规范一、写二、收三、管理,邮件标题,一定不要空白标题，这是最失礼的,邮件标题,标题要简短（不要让OUTLOOK用才能显示完你的标题）如果只需要用主题栏就能讲讲清楚事情，请使用！请标记（EOM: end of mess

3、age),邮件标题,其他注意要点标题要真实反应文章的内容和重要性一封信一个主题注意字符和错别字回复邮件不要“答复 RE”一大串,邮件正文,称呼和问候邮件的开头要称呼收件人XX先生/XX小姐 Dear Mr.XX收件人不清楚的 先生/小姐 Dear Sir/Madam开头简单得写个“您好”或“大家好”即可，使用“你”的时候注意语气 Hi John/ Hi all称呼要前后文统一，不要一会“您”一会“你”,邮件正文,结尾问候语正文内容结束后，先谢谢别人通用：Best Regards!/祝您顺利！对外：祝一切顺利/Have a nice day!,邮件正文,使用便于阅读的字号和字体中文用宋体或新宋体

4、英文Eagle统一用Corbel字号用五号或11号字,邮件正文,其他注意事项一次把内容表达清楚，条理清晰合理使用符号及图片合理提示重要信息（粗体斜体、颜色、大号字体等，尽量少用）,邮 件 签 名,如何在OUTLOOK中设置签名档第一步：点击“工具”-“选项”；,邮件签名,如何在OUTLOOK中设置签名档第二步：选中“邮件格式”选项卡，点击“签名”按钮，进入“签名和信纸”界面；,邮件签名,如何在OUTLOOK中设置签名档第三步：选中“电子邮件签名”选项卡，点击“新建”按钮；,邮件签名,如何在OUTLOOK中设置签名档第四步：选中“电子邮件签名”选项卡，点击“新建”按钮；第五步：在弹出的“新签名”

5、窗口中输入签名的名称，点击“确定”；,邮件签名,如何在OUTLOOK中设置签名档第六步：在“编辑签名”框中设置签名的格式，完成后点击“保存”,邮件签名,如何在OUTLOOK中设置签名档第七步：在“编辑签名”框中设置签名的格式，完成后点击“保存”,邮件签名,如何在OUTLOOK中设置签名档第八步：在“选择默认签名”框中设置将“新邮件”和“答复/转发”都选用刚才创建的签名，点击“确定”设置完成。,回复技巧,及时回复Email，Eagle倡导24小时回复针对性回复回复不要少于10个字不要就同一问题多次回复讨论区分“答复”和“全部答复”注意使用“！”,仅供参考，无需回复收到请回复请于之前答复请尽快处理

6、,收件人管理,收件人：受理邮件的人，理应对邮件回应抄送：只需知道此事，无需回应，通常为收发件双方的直属上级或者事件参与人员，也可以回复提出意见密件抄送：收件人和抄送人无法看到,思考,站在收件人的角度：,你喜欢收到怎么样的邮件？,常用OUTLOOK技巧,附录：,常用OUTLOOK技巧,创建规则，把邮件分类邮件太多？找邮件太麻烦？都是垃圾邮件？ 是不是想达到图片中的 效果，发送过来的邮件 自动进入分类文件夹？,常用OUTLOOK技巧,创建规则，把邮件分类第一步：创建分类文件夹第二步：右键邮件，点击“创建规则”,1,2,常用OUTLOOK技巧,创建规则，把邮件分类第三步：进入“创建规则”界面，按图所

7、示，进行操作第四步：点击确定后弹出对话框，勾选“对当 前文件夹”中的现有邮件立即运行此规则”，确定完成,常用OUTLOOK技巧,让OUTLOOK成为你时间和任务管理的利器后续标志和待办事项列表日历功能任务功能、提醒功能会议功能标记分类定时删除,内容回顾,配置OUTLOOK邮箱邮件标题的要点称呼和问候邮件正文简明扼要注意语气一次表达完整意思注意格式使用多个适当的签名档回复技巧发送，抄送和密送的区别,分类文件夹管理邮件标记日历功能的使用任务功能的使用,英文邮件常用缩短语,URG- Stop everything, read me firstHOT- Need immediate attentionRSP- Need you to respond, either wayMTG- New/modified meetings FWD- Forward to your respective group(s)HLP- Need information, assistance with a problemFYI- Just for your informationACT- Needs actionThank you !,