Excel使用技巧大全ppt课件.ppt

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1、Excel数据处理,总体学习内容,第一章 Excel基础第二章 数据录入第三章 日常操作第四章 数据格式化第五章 公式与函数第六章 图表处理第七章 数据管理与数据透视表,第一章 Excel基础,1 本章学习目标,认识EXCEL的工作界面，窗口组成元素； 了解工作薄等基本概念； 掌握不同类型的数据输入方、工作表、单元格法； 理解相对引用和绝对引用； 掌握公式输入方法； 掌握工作表的删除、插入、移动、改名等操作； 掌握单元格、行、列常用操作； 掌握sumcountif等简单函数的应用方法。,1.1 Excel操作基础,（1）启动Excel的方法通过Windows任务栏选择“开始”按钮 通过Exce

2、l 快捷方式 双击xcel文件的名字或图标（2）退出xcel的方法单击Excel 窗口右上角的关闭按钮选择“文件”菜单中的“退出”菜单项。按快捷键Alt+F4。,（3）Excel界面,功能区,工作表区,1.1 Excel操作基础,功能区的主要控件Excel 2007用功能区取代了早期版本中的菜单、工具栏和大部分任务窗格，包括按钮、库和对话框内容。,1.1 Excel操作基础,Office 按钮：取代了早期版本中的“文件”菜单，单击时，将弹出与Excel早期版本“文件”菜单相似的菜单项，它是Excel 2007中唯一的菜单，提供了常用的Excel文件操作功能，包括的菜单命令有“新建、打开、保存、

3、另存为、打印、准备、发送、发布、关闭”。选项卡：功能区由“开始、插入、页面布局、公式、数据”等选项卡组成。各选项卡是面向任务的，每个选项卡以特定任务或方案为主题组织其中的功能控件。功能区中的选项卡是动态的，为了减少屏幕混乱，某些选项卡平时是隐藏的，在执行相应的操作时，它们会自动显示出来。组：Excel 2007将以前版本中那些隐藏在菜单和工具栏中的命令和功能，以面向任务的方式放置在不同的逻辑组中，每个逻辑组能够完成某种类型的子任务。快速访问工具栏：其中包含一组独立于当前所显示的选项卡的命令，无论用户选择哪个选项卡，它将一直显示，为用户提供操作的便利。用户可以根据需要设置其 中的工具按钮.,1.

4、1 Excel操作基础,工作表区的主要对象,1.1 Excel操作基础,工作表：就是人们常说的电子表格，是Excel 中用于存储和处理数据的主要文档。由一些横向和纵向的网格组成，横向的称为行，纵向的称为列。Excel 2007的一个工作表最多可有1,048,576 行、16,384 列数据（而Excel 2003的工作表最多有65 536行、256列）。当前正在使用的工作表称为活动工作表。工作表标签：每个工作表有一个名称，体现在工作表标签上。单击工作表标签按钮可使对应的工作表成为活动工作表，双击工作表标签按钮可改变它们的名称。插入工作表标签按钮：在默认情况下，Excel 只打开3个工作表：Sh

5、eet1，Sheet2，Sheet3.单击插入新工作表按钮就会后面插入一个新工作表sheet4，再单击一次就会插入新工作表sheet5,1.1 Excel操作基础,行号、列标题：工作表由1048576行组成，每行的编号称为行号；工作表的每列用英文字母标志，称为列标题。单元格：工作表中的网格，它用列标题和行号定位。如A1就表示列第行对应的单元格。单元格区域：是指多个连续单元格的组合。表示形式为：左上角单元格:右下角单元格。例如A2:B3代表一个单元格区域，包括A2、B2、A3、B3只包括行号或列号的单元格区域代表整行或整列。如，1:1表示第一行的全部单元格组成的区域，1:5则表示由第1到5行全部

6、单元格组成的区域；A:A表示第一列全部单元格组成的区域，A:D则表由A、B、C、D四列的全部单元格组成的区域。,1.1 Excel操作基础,编辑栏：用于显示、修改活动单元格的内容。全选按钮：用于选定整个工作表所有的单元格。工作表查看方式：工作表下边框的右侧提供的三个按钮用于切换工作表的查看方式。工作表缩放：,1.1 Excel操作基础,1.2 构造第一个工作表,【例1.1】某单位的工资数据如下表所示，计算每个职工的总工资。假设个人所得税的税率为：收入1600以下，所得税率为0%；收入16002500，所得税率为5%；收入25003500，所得税率为8%；收入35004500，所得税率为12%；

7、收入4500以上，所得税率为15%。计算各位职工应缴纳的所得税，以及缴税后的实际收入。,1.2 构造第一个工作表,在EXCEL中可以轻松制作出例1-1的报表，如图所示,输入A1：H9中的原始档案数据,1、在I2中输入工资计算公式：=D2-E2-F2-G2+H22、向下复制此公式到I9,1、在H2中输入计算公式：=I2-K2、向下复制此公式到H9,1、在K2中输入工资计算公式：=I2*J22、向下复制此公式到K9,输入J列的税率,1.3 工作薄和Excel文件管理,1.3.1 工作薄与工作表的关系工作簿 ：在Excel中创建的文件叫做工作簿，扩展名是.xlsx，工作薄由工作表组成，新建工作薄只有

8、默认的个工作表。但可以根据需要增加，个数不限。新建第一个工作薄的默认名：book1.xlsx。 工作表：由一些横向和纵向的网格组成的表格。一个工作表最多有1,048,576行、16,384列。工作表由工作表标签区别，如sheet1、sheet2,1.3.1 工作薄与工作表的关系,工作薄与工作表的关系,1.3.2 创建新工作薄,1.3.2.1 工作薄与模板模板：模板即模型、样板，是一种已经建立好的特殊工作薄，已在其中的工作表中设计好了许多功能，如单元格中的字体、字型，工作表的样式和功能（如财务计算，学生成绩统计，会议安排等。工作薄创建：Excel总是根据模板创建工作薄，创建的工作薄具有与模板结构

9、、内容和功能。在没有指定建立工作薄模板的情况下，Excel会据默认模板建立工作薄，这种工作薄在默认情况下只有Sheet1、Sheet2和Sheet3三个工作表。,1.3.2.2 新建默认的空工作薄，三种方法启动Excel，Excel就会自动建立一个名为Boolk1.xlsx;在已启动Excel的情况下，按Ctrl+N；单击功能区左上角的Office 按钮 ，然后从弹出的文件菜单中选择“新建” ；,1.3.2 创建新工作薄,1.3.2.3 根据旧工作薄建立工作薄（1）单击Office 按钮 ，从弹出的文件菜单中选择“新建”。Excel 将弹出“新建工作薄”对话框。（2）单击“根据已有内容新建”，

10、然后在弹出的“根据现有工作薄新建”对话框找到并选择已有工作薄的名称，单击该对话框中的“新建”按钮。,1.3.2 创建新工作薄,1.3.2.4 根据模板建立工作薄Excel 2007模板类型已安装的模板：安装Excel时安装在本地计算机中的模板；我的模板：用户自已创建的模板；在线模板：微软公司网站上的在线工作薄模板，在用这类模板创建新工作薄时，Excel会自动从微软的网站中下载相关模板到用户的本地计算机中，并用它创建新工作薄。当然，前提是用户计算机与Internet网络相连接（即Online，在线）。,1.3.2 创建新工作薄,1.3.2.5 在线模板示例下面的图表是用Microsoft Off

11、ice Online”中的“预算”模板类中的“商务旅行预算”模板建立的工作薄。在该工作薄中，只需要输入D列的费用和F列的数字，Excel就会自动计算出H列的费用，这一功能是由“商务旅行模板”提供的。,1.3.2 创建新工作薄,1.3.2 创建新工作薄,下图是用“Microsoft Office Online”中的“库存控制”模板类中的“设备资产清单”模板建立的工作薄。在该工作薄中预设了许多功能，在L、N、P、Q、R列中都预设了计算公式，只要填定了其余列的数据，Excel就会自动计算出这些列的数据。,1.3.2.6 在线模板的建立方法（1）确定计算机已连接上了Internet网络。（2）单击“O

12、ffice按钮”新建Microsoft Office Online.将连接到微软的在线模板网站。（3）从微软网站的在线模板网站中选择需要的模板，就会从网站中将选择的模板下载到本机中，同时将应用。,1.3.2 创建新工作薄,1.3.3 保存和打开工作薄文件,1.3.3.1 保存文件方法一：单击“快速访问工具栏”中的保存按钮 保存文件。方法二：单击Office 按钮 ，从弹出的文件菜单， 选择“另存为”菜单项，然后在“另存为”对话框中输入文件名。 1.3.3.2 打开文件单击Office 按钮，从弹出的文件菜单， 选择“打开”菜单项，然后在“打开”对话框中选择要打开文件的名称。,1.3.4 文件格

13、式与兼容性,Microsoft Office 2007引入了一种基于XML的新文件格式：Microsoft Office Open XML Formats，适用于2007版的Word、Excel和PowerPoint。Office XML Formats有许多优点：其一，文件自动压缩。某些情况下文档最多可缩小 75%其二，Office XML Formats格式以模块形式组织文件结构，是如果文件中的某个组件（如图表）受到损坏，文件仍然能够打开其三，更强的安全性。Office XML Formats格式支持以保密方式共享文档，可避免用文档检查器工具获取信息。其四，更好的业务数据集成性和互操作性。

14、在 Office 中创建的信息容易被其他业务应用程序所采用，只需一个 ZIP 工具和 XML 编辑器就可打开和编辑 Office 文件。,1.3.4 文件格式与兼容性,2、Excel 2007的文件扩展名和文件兼容性,1.4 公式和单元格引用,1.4.1 公式(1)公式的概念Excel的公式由运算符、数值、字符串、变量和函数组成。公式必须以等号“=”开头，即在Excel的单元格中，凡是以等号开头的输入数据都被认为是公式。在等号的后面可以跟数值、运算符、变量或函数，在公式中还可以使用括号。 例如：“=10+4*6/2+(2+1)*50” 就是公式，可以在任何单元格中输入此公式Excel会把公式的

15、计算结果显示在相应的单元格中。,（2）运算符在xcel公式中可以使用运算符。,1.4.1 公式,1.4.3 说明括号的运算级别最高，在Excel的公式中只能使用小括号，无中括号和大括号。小括号可以嵌套使用，当有多重小括号时，最内层的表达式优先运算。同等级别的运算符从左到右依次进行。“&”为字符连接运算，其作用是把前后的两个字符串连接为一串。例如，ABC&DEF的结果为“ABCDEF”，财务&经济的结果为“财务经济”。,1.4.1 公式,（1）引用的概念引用即在公式中用到了其他单元格在表格中的位置。引用的作用在于标识工作表中的单元格或单元格区域，并指明公式中所使用的数据的单元格位置。 引用不同工

16、作簿中的单元格称为链接。（2）引用的类型A1引用R1C1引用,1.4.2 引用,（3）相对引用相对引用也称为相对地址引用，是指在一个公式中直接用单元格的列标与行号来取用某个单元格中的内容。,1.4.2 引用,相对引用的例子【例1.2】某班某次期末考试成绩如图1.13所示，计算各同学的总分，即F列的数据。,在F2计算公式=C2+D2+E2然后向下复制该公式！,1.4.2 引用,(4) 绝对引用绝对引用总是在指定位置引用单元格。如果公式所在单元格的位置改变，绝对引用保持不变。 绝对引用的形式是在引用单元格的列号与行号前面加“$”符号。比如，$A$1就是对A1单元格的绝对引用。,1.4.2 引用,绝

17、对引用案例【例1.3】某品牌皮鞋批发商3月份的销售数据如图所示，每双皮鞋的单价相同，计算各皮鞋代销商场应支付的总金额， 。,在D6输入公式：=$c$3*C6然后向下复制此公式！,1.4.2 引用,（5）混合引用混合引用具有绝对列和相对行，或是绝对行和相对列。比如，$A1、$B1 案例：,1.4.2 引用,（6）三维引用对同一工作薄内不同工作表中相同引用位置的单元格或区域的引用称为三维引用。引用形式为：Sheet1:Sheetn!单元格（区域）例如，Sheet1:sheet8!C5和Sheet1:Sheet8!B2:D6都是三维引用，前者包括Sheet1sheet8这8个工作表中每个工作表的C5

18、单元格，后者包括此8个工作表中每个工作表的B2:D6区域。,1.4.2 引用,（7）内部引用与外部引用 1）引用相同工作表中的单元格，例：=G3+G5+G10*102）引用同一工作簿不同工作表中的单元格，例=Sheet1!G3+Sheet2!G5+Sheet2!E273）引用已打开的不同工作簿中的单元格，例：=Book1Sheet1!$IL$4+Book2Sheet2!$E$74）引用未打开的不同工作薄中的单元格，例如：=C:dkBook1.xlsxSheet2!$B$4+C:dkBook1.xlsxSheet1!$C$65）同一公式中存在几中不同的引用，例：=Book1Sheet1!$A$4

19、+Sheet1!G7+F9,1.4.2 引用,1.5 函数简介,（1）函数的概念函数是Excel已经定义好了的一些特殊公式，它们可以对一个或多个数据进行计算，然后把计算的结果存放在某个单元格中。（2）Excel函数类型工作表函数、财务函数、日期函数、时间函数、数学与三角函数、统计类函数、数据库管理函数、文本函数及信息类函数等。,1.5.1 常用工作表函数,（1）SUM和Average用法：sum(x1,x2,x3x255)Average (x1,x2,x3x255)其中，x1,x2 x255可以是数字，单元格或单元格区域的引用，也可以是表达式。功能： sum求所有参数x1,x2 x255的总和

20、Average求所有参数x1,x2 x255的平均值,Sum和Average的应用案例某单位的工资数据如下图所示，已知基本工资、奖金、水费、电费，计算总额、总计与平均数,1.5.1 常用工作表函数,（2）max和min用法：max(x1,x2,x3x255)min (x1,x2,x3x255)其中，x1,x2 x255可以是数字，单元格或单元格区域的引用，也可以是表达式。功能：max求所有参数x1,x2 x255的最大值min求所有参数x1,x2 x255的最小值,1.5.1 常用工作表函数,（3）count用法：count(x1,x2,x3x255)其中，x1,x2 x255可以是数字，单元

21、格或单元格区域的引用，也可以是表达式。功能： 统计x1,x2 x255中数字的个数（4）countif 用法：COUNTIF(单元格区域, “条件”) 其中条件可以是比较式，但必须用双引号括起来如“90”，“=60”功能: 统计指定单元格区域中满足条件的数字的个数,1.5.1 常用工作表函数,（5）IF用法：IF(条件, 表达式1, 表达式2) 其中表达式可以是数字、函数、单元格或单元格区域。功能：条件成立时，函数结果为表达式的值；条件不成立时，函数的结果为表达式的值,1.5.1 常用工作表函数,案例：某班期末考试成绩表如下图所示，统计每位同学的总分，考试人数，最高和最低总分，以及不及格人数。

22、,1.5.1 常用工作表函数,1.6 定制工作环境,（1）选项对话框：单击 Office 按钮Excel选项，E弹出图示的Excel选项对话框。,通过此对话框可以定义Excel的工作环境：定制快整访问工具条；设置工作表中的字体、字形、色彩；设置受信任的工作目录；设置新工作薄中默认的工作表个数；设置工作薄文件的保存位置、自动保存时间,（2）定制快速访问工具栏快速访问工具栏相当于以前Excel版本中的工具栏，它会一直显示在那里，不会因为功能选项卡的切换而隐藏。在默认情况下，快速访问工具栏显示在功能区的左上角，其中只有保存、撤销和恢复几个命令按钮。可定制其中的工具按钮，方法如下： 选择“Excel选

23、项”“自定义”“从下列位置选择命令”“所有命令”；从“所有命令”的列表中，选中需要添加到快速访问工具栏中的命令，然后单击对话框中的”添加”按钮。,1.6 定制工作环境,定制后的快速访问工具栏,1.6 定制工作环境,1.7 Excel帮助系统,（1）关于EXCEL帮助系统Excel的帮助系统非常完善，其中不但有对Excel 2007的新增功能和新技术的介绍，而且涉及到了Excel的方方面面。包括工作表数据输入方法，工作表打印的各类疑难问题，各种Excel函数的功能介绍和应用举例，各种不同版本的文件格式和兼容性问题。一言概之，Excel的帮助系统详尽地介绍了Excel的每一个技术问题，小到标点符号

24、的应用说明也能找到。帮助系统是微软公司提供给Excel用户的一个不可多得的宝贵资源，或许它比任何一本Excel著作都详尽和全面。（2）访问帮助系统的方法按F1。,第二章 数据录入,概述,数据输入是很实际的问题，许多工作人员不得不面对它。针对不同规律的数据，采用不同的输入方法，不仅能减少数据输入的工作量，还能保障输入数据的正确性。如果不了解掌握不同类型数据的输入方法，可能就要成天座在电脑前，一五一十地输入数据，输完了还要检查。某些人要几天才能输入完成的数据，但有的人几分钟就完成了，而且数据不会出错！这就是学习EXCEL数据输入方法的原因！,学习目标,（1）了解Excel的数据类型（2）掌握不同类

25、型数据的输入方法（3）掌握复制公式输入数据的方法（4）掌握大批量相同数据的输入方法（5）掌握通过自定义格式简少数据输入的方法（6）掌握用IF、Vlookup等函数查找输入数据的方法（7）掌握用Rand和int函数产生大量模拟数据的方法。,2.1 Excel的数据类型,（1）Excel的常见数据类型数字型、日期型、文本型、逻辑型数据数字型表现形式多样：货币、小数、百分数、科学计数法、各种编号、邮政编码、电话号码等多种形式,2.1 Excel的数据类型,（2）Excel2007数值型数据的取值范围,2.2 基本数据的输入,数据输入并非易事，请看下面的例子【例2.2】某电信公司有用户档案如图2.2所

26、示。如果不讲技巧，一字不误的输入，费时费力。,本章将介绍一些数据输入技术，应用这些技术可以减少数据输入过程的不少麻烦,2.2 基本数据的输入,2.2.1 数据输入的一般过程（1）选定要输入数据的单元格。（2）从键盘上输入数据。（3）按Enter键后 2.2.2 输入数值 （1）正数的输入：+234，13,333,333，12E3（2）负数的输入： -234，(234)，-12e2（3）分数的输入: 2 2/3, 0 3/4（4）货币数据的输入:￥123，$21,2.2 基本数据的输入,2.2.3 输入文本 （1）字符文本应逐字输入（2）数字文本以开头输入，或用=“数字”方式输入。输入文本32，

27、可输入： =“32” 或输入：32（3）文本形式的公式，要通过“插入”选项卡“文本”组中的“对象”命令，如：,2.2 基本数据的输入,2.2.4 输入日期（1）以yy-mm-dd形式，或mm-dd形式输入（2）通过格式化得到其它形式的日期，这样可减少输入（3）在“开始”选项卡“数字”组卡，单击其中的箭头，E弹出图示的“单元格格式”设置对话框 ，选择日期输入格式。,2.2 基本数据的输入,2.2.5 输入公式公式是对工作表中的数值进行计算的等式。公式要以等号（）开始。例如：在A3输入：=5+2*3，结果等于 2 乘 3 再加 5。A3中将显示11,2.3 相同数据的输入,2.3.1 复制相同数据

28、建立具有相同数据的不同工作表，可用复制方法。如：某班主任建立相同的成绩表头 ，可用此法。,复制一班表头,2.3 相同数据的输入,2.3.2 填充复制相同数据设要建立下图所示“学生档案”表。其中入学时间、班级、系都是相同数据。,（1）在G2中输入“计算机通信”，然后Enter。（2）单击G2，G2右下角会出现黑色小方块，它就是填充柄。（3）向下拖动填充柄，拖过的单元格都被填入了“计算机通信” 。,双击此填充柄可自动复制生成G列数据,2.3 相同数据的输入,2.3.3 用Ctrl+Enter输入相同数据设要建立下图所示“学生档案”表。其中入学时间、班级、系都是相同数据。,（1）选中F2：F11（2

29、）输入：JK001（3）按Ctrl+Enter,可用同样方法输入C、G列数据,2.4 编号的输入,2.4.1 复制输入连续的编号 连续编号（或等差、等比性质的数据）应该采用复制或序列填充的方式进行输入。比如公职或单位的职工编号、电话号码、手机号码、零件编号等。输入右图A列的学号,（1）在A2输入 1003020101 在A3输入1003020102（2）选中A2：A3（3）向下拖动A3单元格的填充柄。,2.4 编号的输入,2.4.2 填充产生连续编号 （1）填充序列方式适用于输入较多的连续编号数据。如：电话号码663321240663328000，如右图所示，具体方法为，在第一个单元格中输入起

30、始号码，在 “开始”选项的“编辑”组，单击该组中填充控件右侧的下三角形 。弹出“序列”对话框，在Excel弹出的“序列”对话框中指定“列”，在步长中输入1，在终止值中输入最后一个号码。,2.4 编号的输入,2.4.3 利用自定义格式产生特殊编号 人们常会遇到各种具有一定规则的特殊格式的编号。如右图的保险号。,1、选中要输入保险号的区域2、在“开始”选项卡中，单击数字组右边的箭头， Excel会弹出单元格格式设置对话框， 。3、选中“自定义”4、输入自定格式：p00-000-0000,2.4 编号的输入,2.4.4 用自定义格式输入大数字编号当在单元格中输入一个位数较多的数值时（比如超过15位的

31、整数），Excel会自动将输入的数据显示为科学记数法，这可能并不符合我们的需要。产生这种问题的原因是数值精度问题，Excel的默认精度是15位，如果一个数值的长度超过15位，则15位之后的数字都被视为0。这种位数较多的大数字编号，可以用自定义格式进行输入,或者用文本形式输入,2.4 编号的输入,案例：建立下图所示的商场用户档案，其中客户编号为21位，且前18位全部相同。若直接输入，不仅数据多，且要出错，比如在A3输入：356800993102155129001,Excel会显示为3.57E20，解决方法是定义G列保存身份证号的单元格的自定义格式为：356800993102155129000,设

32、置自定义格式后，只需要输入身份证的最后4位编号,2.4 编号的输入,选中A3单元格，单击 “开始”选项卡“数字”组右下功的下箭头，弹出设置单元格格式对话框，在“类型”文本框中输入： 356800993102155129000,2.5 用&组合多个单元格数据,2.5.1 用&运算符组合数据“&”为字符连接运算，其作用是把前后的两个字符串（也可以是数值）连接为一个字符串。如“ADKDKD”&“DKA”的结果为ADKDKDDKA。123&45&678的结果为“12345678” 设下图E列数据由C、D列数据组合而成。 在E3中输入公式=C3&D3，然后向下复制！,2.5 用&组合多个单元格数据,2.

33、5.2 用&和文本函数的结合&常和文本函数left、right、mid等合用，这几个函数都很简单，其调用语法如下：left(text,n) ：截取text文本左边的n个字符；比如left(1234,2)= 12 right(text,n)：截取text文本右边的n个字符；比如right(1234,2)= 34 mid(text,n1,n2)：从text的第n1字符开始，取n2个字符；比如MID(1234,2,2)= 23”,2.5 用&组合多个单元格数据,2.5.3 用&和文本函数的结合案例某电话公司的缴费帐号由身份证号的后15位（全长18位），后接电话号码构成。如下图所示。用&和文本函数可以

34、很快建立缴费帐号。在I3输入公式“=Right(G3,17)&H3” ，然后向下填充复制该公式到I列的其余单元格,2.6 采用下拉列表进行数据选择,2.6.1 下拉列表的适用范围项目个数少而规范的数据，比如职称、工种、单位及产品类型等，这类数据适宜采用Excel的“数据有效性”检验方式，以下拉列表的方式输入 。例如：,某校教师档案如右图所示，其中的职称列数据只能从“讲师、教授、副教授、助教”中选择。这类数据用下拉列表输入，方便而准确。,2.6 采用下拉列表进行数据选择,2.6.2 下拉列表建立方法（1）选中要建立下拉列表的单元格区域。（2）然后选择功能区中的“数据”选项卡，单击“数据工具”组中

35、的“数据有效性”控件 （3）选择“设置”标签，然后从“允许”下拉列表中选择“序列”选项。（4）在“来源”文本框中输入职称名字“助教,讲师,副教授,教授”,2.7 利用公式与函数进行查找输入,2.7.1 查找输入的意义（1）如果表格中的不同数据列之间存在一定的依赖关系，那么用IF公式进行数据的转换输入是一种效率较高的输入方法。 （2）如果某些数据已经在其它数据表中建立好了，查询输入可以提高效率，且能减少输入错误。,2.7 利用公式与函数进行查找输入,2.7.2 IF函数的应用（1）IF函数又称为条件函数，它能够对给出的条件进行判断，并根据判断结果的正误执行不同的运算。其调用形式为：IF(条件式,

36、条件正确时函数的取值,条件错误时函数的取值)例如，IF(32,“right”,“error”)”的结果是“right”，而IF(32是正确的，函数的结果就是“条件正确时的取值”。与之相对应，而32是错误的，所以。,2.7 利用公式与函数进行查找输入,（2）IF函数可以嵌套使用，即在IF函数中还可以使用IF函数，最多可以嵌套7层。例如：IF(A289,“A”,IF(A279,“B”)，如果A2等于93，则该函数的结果是“A”；如果A2等于80，则函数的结果是内层IF(A279,“B”)的结果，显然8079，所以结果为“B”；如果A2等于65呢？函数的结果就是IF(A279,“B”)不成立时的取值

37、，这时该函数的结果是FALSE，因为IF(A279,“B”)没有给出A279不成立时的取值，若内层修改为IF(A279,“B”,”) ，Excel将返回一个空值给该函数。,2.7 利用公式与函数进行查找输入,案例：【例2.10】某学校年度奖金如下图所示，奖金根据职称确定。教授：2000元，副教授：1500，讲师：1000，助教：是500元。 在F3输入公式：=IF(E3=教授,2000,IF(E3=副教授,1500,IF(E3=讲师,1000,IF(E3=助教,500),2.7 利用公式与函数进行查找输入,公式含义分析,2.7 利用公式与函数进行查找输入,2.7.3 Vlookup函数查找Vl

38、ookup函数能够从其它工作表（或本工作表）将某数据列中的数据查找出需要的数据。 VLOOKUP函数的用法如下：VLOOKUP（x, table, n, r）其中：x是要查找的值；table是一个单元格区域（即由工作表的1列或多列组成）。Excel将在table的第一列查找有无x这样的值（只在table的第1列查找有无x）；n是table中待返回的匹配值的列序号；r可以取0或1，当r为0时，该函数将进行精确匹配查找；当r=1时，table的第一列应按升序排列，否则找到的结果可能不正确，r=1表示Excel实行的是近似值查找,2.7 利用公式与函数进行查找输入,案例： 【例2.11】某移动公司更

39、换了新系统，使原有的部分电话号码不能使用，同时又新增加了许多电话号码。系统变化后，大部分用户仍然使用原来的用户档案（电话号码和缴费合同号都没有改变），而那些不能使用的电话号码和新增加的电话号码则需要重新建立用户档案,2.7 利用公式与函数进行查找输入,帐号查找过程：在需要提取帐号的新号码工作表的B3输入查找公式：=VLOOKUP(D2,$A$2:$B$18,2,0) 并向下复制此公式。,E列是从旧帐号的B列找到的数据，#N/A表示D列的帐号在A列不存在,在实际工作中，不同类型的数据往往存储在不同的工作表中，这就需要在不同工作表中进行跨表数据查找。【例2.12】某超市将其产品单价和产品销售汇总表

40、分别保存在两个工作表中，如图所示。在产品的单价表中包括有该商场大约几百种产品的单价，销售汇总表每月统计一次，现在要计算每种产品的销售总额。,2.7 利用公式与函数进行查找输入,2.7 利用公式与函数进行查找输入,在C3单元格中输入公式：=VLOOKUP(A3,产品!$B$3:$D$16,3,0)然后向下复制此公式到C列其他单元格,2.8 利用填充序列输入数据,2.8.1 数据序列的含义序列就是一组数据，这组数据有先后顺序，内容固定，在应用中常常以一组数据的整体形式出现。2.8.2 Excel内置序列对于经常使用的一些数据序列，比如月份、星期、季度等，Excel已经将它们内置在系统中，在输入这些

41、数据时，只需要输入第一个数据，其余的可以采用填充复制的方法由Excel自动产生。,2.8 利用填充序列输入数据,2.8.3 自定义序列 用户可以将经常使用的数据序列添加到Excel系统中，该序列就会拥有与Excel内置序列相同功能。比如，输入该序列的第一项内容后，其后各项都可以通过填充复制产生。案例：【例2.14】某大学有“计算机学院，通信学院，经济管理学院，法律学院，中药学院，电子技术学完”等多所学院，学校办公室经常要用到这些学院名称。现以此为例说明Excel自定义序列的建立方法。,2.8 利用填充序列输入数据,建立方法：（1）单击Office按钮“Excel选项” “常用” “编辑自定义列

42、表”。弹出图示的“自定义序列”对话框。（2）在 “输入序列”中依次输入序列内容。建立输入序列后，输入第一项，即“计算机学院”后，通过填充复制就能产生其它各项内容。,2.9行列转置输入,某些时候需要将工作表的行数据作为列数据输入，或将列数据作为新表的行数据。这样的工作表数据可通过行列转置快捷生成。【例2.15】某品牌电视2008年的销售统计数据如图所示。其中的A、B两列数据是以前输入在工作表中的各省销售排名，在A列中包括有中国全部省份的名称。现在要构造D1：AA16的统计表,（1）选中A列的省份名称所在的单元格区域A4:A34。（2）在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击“复制”按钮。（3）单

43、击E4单元格（4）在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击下面的三角形，然后从弹出的快捷菜单中选择“转置”，这样就完成了E4:AA4中的省份名称的输入。,2.9 行列转置输入,【例2.16】矩阵涉及到较多的数据，它由紧密相连的一组单元格区域构成，矩阵的运算比较复杂，Excel提供了一组矩阵运算的函数。建立图2.26中A2:D8区域的行列转换矩阵。,（1）选中A2:D8。（2）在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击“复制”按钮。（3）单击G3单元格（4）在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击下面的三角形，然后从弹出的快捷菜单中选择“转置”，这样就完成了G3:M6中的矩阵输入。,2.9 行列转

44、置输入,2.10 限定输入数据的长度，显示提示和出错信息,对输入到单元格中的数据进行一定程度的限制，比如限制小数位数、日期和时间的范围、字符的个数等。当输入的数据不符合限定规则时，Excel就显示一些警告信息，并且不接受输入的数据。如果工作表的数据是由其他人输入的，则有必要在别人输入数据时给出一些简要的提示信息，或对数据输入的规则作些说明,2.10 限定输入数据的长度，显示提示和出错信息,【例2.17】图2.27左图是某俱乐部的会员档案表，A列的用户编号不超过4个字符，希望对此限制，当用户输入此列数据时，为他显示编号的规则和限制说明，如图2.27左图所示。,2.11 利用RAND和INT函数产

45、生仿真数据,（1）Rand 函数又称为随机函数，它产生一个介于01之间小数 。对Rand函数的结果进行放大，能产生任意范围内的数据。如：RAND()*100 ：可以产生0100之间的数据RAND()*50+50 ：可以产生50100之间的数据。（2）Int函数又称取整函数，将数字向下舍入到最接近的整数。比如：INT(8.9) 的结果是8INT(-8.9) 的结果 是-9,2.11 利用RAND和INT函数产生仿真数据,案例：【例2.18】建立如右图所示的仿真成绩表，A列数据可以通过填充复制产生，B列数据需要输入，第1行数据需要输入，但其中的成绩却不必逐个输入，可以用INT函数和RAND函数产生

46、。 (1)选中 C2:G11区域(2)输入公式：=10+int(rand()*90(3)按Ctrl+Enter,说明：用rand产生的数据会随时发生变化，可将它贴粘为数据，它就不会发生变化了。其方法是：（1）选中用随机函数产生的数据区域，如图中的C2:J11。然后单击“开始”选项卡中“剪贴板”组中的复制按钮。（2）在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击下面的三角形，从弹出的快捷菜单中选择“粘贴值”。,第三章 日常操作,本章学习目标,掌握工作表的删除、插入、移动、改名等操作掌握单元格、行、列的删除、插入、复制、贴补、剪切、移能及单元格的合并与拆分等操作掌握为单元格添加批注的方法掌握查看工作表数

47、据的不同方式设置打印的标题、页脚、纸张大小及页面边距和工作表打印,3.1 最小化功能区,（1）Excel 2007功能区的利与弊好处：直接、功能按钮操作方便。缺点：功能区占用屏幕空间较大，不便小屏幕电脑操作；功能按钮分布较散乱，某些选项卡只中特定条件下才显示出来，易给初学者造成功能不及早期版本完善的错觉；与当前仍处于主流的菜单操作方式并不完全融洽。（2）最小化功能区小屏幕电脑最佳方式是最小化功能区，在熟悉功能区各控件的分布后，最小化后不影响EXCEL的任何操作。当要执行某项操作时，单击任一选项卡就会显示出正常化的EXCEL操作界面，选择相能的功能后，又会返回到最小化功能区状态。,右击功能区中的

48、任一选项卡将弹出此快捷菜单,选择“功能区域最小化”,3.1 最小化功能区,最小化功能区后的操作界面,3.2 工作表操作,3.2.1 工作表常见操作（1）工作表的切换 （2）工作表选择（3）插入工作表（4）删除工作表（5）移动工作表（6）修改工作表标签的名字（7）复制工作表（8）修改新工作簿的默认工作表个数,3.2 工作表操作,3.2.2 工作表行、列操作选择行列（1）选择单行：用鼠标单击要选择的行号（2）连接多行：按住Shift，然后单击第1和最后两个行号（3）不连接多行：按住Ctrl，依次单击要选择的行号列的选择方法同行的选择法。,按住Shift单击行号2、3就选中了！,3.2 工作表操作,

49、删除行、列插入行、列 调整行高调整列宽,把鼠标移到行号3的下边线上，当指针变成一个黑色“十字架”时，按下并拖动鼠标左键，就可增、减该行的行高,把鼠标移到G列的右边线上，当指针变成一个黑色“十字架”时，双击鼠标左键，G列的宽度就会自动进行调整以显示出那些被遮住的字,3.3 单元格操作,1、选择单元格单个、连续与不连续的多个单元格的选择2、清除单元格内容3、删除单元格注意单元格清除与删除的区别4、插入单元格5、移动单元格6、复制单元格7、单元格合并与取消,3.4 编辑工作表数据,3.4.1 使用快捷键,3.4.2 复制、剪切、移动、粘贴、撤消、恢复,【例3.1】某商场在工作表中保存每天的销售记录，

50、同一工作表中可能保存多天的销售记录，如Page 58图3.10所示。图中A1:E13是2009年4月18日的销售记录，H1:I13是2009年4月19日的销售记录。,这些数据都可以通过复制产生,3.4.2 复制、剪切、移动、粘贴、撤消、恢复,复制、粘贴、剪切、在剪贴板上收集多个复制项目，这些操作都在“开始”选项卡的“剪贴板”。,3.4.2 复制、剪切、移动、粘贴、撤消、恢复,单元格或单元格区域具有许多内容如字体、字型、边框、色彩、单元格中的值、公式及有效性验证等，当对单元格进行复制和粘贴时，操作的是单元格或区域的全部内容。 单元格的各个单项内容可以通过选择性粘贴进行单项粘贴，这项功能非常实用，