应用文写作函ppt课件.ppt

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1、函,Official Letters,学习目标,函的适用范围函与请示的区别函的种类及写作格式和方法,一、函的概念（Conception）,函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项、答复审批事项时所使用的公文。,向无隶属关系的有关主管部门请求批准。,上级机关向下级机关询问有关情况，可以用函。 上级机关向下级机关催办有关事宜，如要求下级机关呈报有关报表或材料时，也可以用函。,特殊情况,以上情况，下级用报告答复。,注：函有时也可用于有隶属关系的上下级机关之间。,(一)函的适用范围及特点函，适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

2、大家肯定听说过邀请函但是你们知道邀请函是属于什么函？1函的适用范围可分成以下四个方面：（1）平级机关或不相隶属机关单位之间的商洽性、询问性和答复性公务联系；（2）向无隶属关系的业务主管部门请求批准有关事项；（3）业务主管部门答复或审批无隶属关系的机关请求批准的事项；（4）机关单位对个人的公务联系，如复群众来信等。,函的特点,平等性和沟通性,灵活性和广泛性,单一性和实用性,返回习题,以其内容和用途为标准进行划分：,函,用于不相隶属机关之间互相商洽工作。,商洽函,答复函,也称复函。用于不相隶属机关之间相互答复问题。,求批函,用于向有关主管部门请求批准相关事项。,用于不相隶属机关之间相互询问问题。,

3、二、函的种类（Categories）,按办理的形式,公函,便函,严格按照公文格式撰写制作,没有文件头，没有发文字号，甚至可以没有标题。但正文之后，要有机关署名、日期和公章。,按行文的方向,去函,复函,特殊情况：上级发函向下级询问有关情况，下级回复时用答复报告。对下级机关的请示，上级机关的办公部门在接到授权的情况下，用函给予答复。,个案分析,小王是万科地产公司办公室新招聘来的文员，某日，办公室副主任老李给她布置了一项写作任务，主题是向南山区国土局申请购买位于蛇口大南山脚下的一块土地。,小王的拟稿如下：,关于购买大南山脚下地皮的请示 南山区国土局: 由于我公司业务发展需要，特向贵局请求将蛇口大南山

4、脚下三十万平米的土地的所有权审批给我公司。 当否，请批示。 万科地产公司(公章） 二X年X月X日,老李认为这是一篇很不规范的文稿，首先文种就不正确，因此打回给小王，让她认真重拟。,真是胡来！,Help! SOS!,难道请求事项不是用“请示” 吗,#*er&*,三、函与请示的区别、行文关系不同：函是平行文，用于不相隶属机关之间或向有关主管部门请求批准；请示是上行文，只能在有隶属关系的上下级之间运用。、复文处理不同：对函的回复用复函；对请示的回复用批复。,标题 主送机关 正文 生效标识,函 的 结构,四、函的写作格式,XXXXX大学关于商洽同志调动工作事宜的函,函的行文对象一般情况下是明确、单一的

5、，所以多数函的主送机关只有一个。但有时内容涉及部门多，也有排列多个主送机关的情况。,（一）标 题,关于请求批准在官汕路宁江桥头兴建办公营业大楼的函,（二）主送机关,例,xx市人民政府办公厅关于临时工能否执罚问题的复函,例：敬启者： 我方在化学杂志上，得到贵公司名称和地址，盼与贵公司建立商务关系，特函奉告。本公司系中国化学产品最大的出口商之一，具有五十年的商务经验，商誉驰名。我方的服务和产品品质保证会使贵方满意。对我方的信用，如需作进一步的了解，请向中国银行深圳分行直接查询盼尽速回音。 敬上 发函者年 月 日,商洽函,敬启者:就纯棉T恤供应一事，国内若干贸易公司已与本公司接触，请以巴西圣保罗报价

6、，500件价格多少，请惠函告知。目前此地对廉价衬衫市场销路甚佳，若贵方报价合理本公司就可能要求立即装运。因此，对贵方给予特别优待折扣一事，至表感激。 敬上 发函者 年 月 日,询问函,（三）正文,缘由,事项,结语,去函：概括交代商洽、请求、询问或告知事项的目的、依据、背景、原因等；复函：首先引述来函的日期、发文字号、标题等，如“贵局关于的函（函2010号）收悉”，接着简要复述对方提出的问题和要求。等过渡语转入下文。,过渡语：“现将有关问题说明如下”或“现将有关事项函复如下”,去函：写清楚商洽、请求、询问或告知事项的主要内容，并向对方提出希望或要求，即或希望对方协助解决某一问题，或希望对方给予合

7、作支持，或请求对方提供情况，或请求对方给予批准等等。 复函：有针对性地作出具体明确的答复。,用词语气要谦和诚恳，平实得体。去函：如要对方回复，一般用“特此函询，请函复”、“即请函复”、“敬请大力支持为盼”；如无须对方回复，一般用“特此函达”、“特此函告”等。复函：“此复”、“特此函复” 。,（四）生效标识,单一机关行文不用落款 ，盖印章生效。 公章盖在成文日期上。成文日期要写明年、月、日，用小写汉字书写，位于正文下方偏右。,XX 集团公司文件2005号 关于商洽委托代培涉外秘书人员的函大学文学院： 据报载，贵院将于今年9月开办涉外秘书培训班，系统讲授涉外秘书业务、公关礼仪、实用文书写作等课程。

8、我集团公司新近上岗的秘书人员缺乏专门的涉外秘书知识，业务素质亟待提高。这个培训项目为我集团公司新上岗的涉外秘书人员提供了一个难得的在职进修机会。为能尽快提高我集团公司涉外秘书人员的从业素质，拟选派8名在岗秘书委托贵院代培，随该班进修学习。有关代培费用及其他相关经费，将按时如数拨付。 集团公司（印章） 二五年七月二日,分析比较,关于请商厦准备经保工作经验材料的函市商业局： 你局商厦狠抓安全保卫工作，成绩突出。经市综合治理办公室同意，我局准备于12月中旬召开全市经保工作经验交流会，请商厦在会上介绍加强内部防范工作的经验。请速通知该单位，于12月中旬将此材料报送我局处秘书科(写作要求附后)。 此致

9、敬礼!市公安局年十一月二十日,关于商请商厦准备经保工作经验材料的函市商业局： 经市综合治理办公室同意，敝局12月下旬召开全市经保工作经验交流会。据悉，贵局商厦狠抓安全保卫工作，取得了突出的成绩，拟请该商厦在会上介绍加强内部防范工作的宝贵经验。如蒙同意，恳请通知该单位，于12月中旬将经验介绍材料送敝局处秘书科为盼。市公安局年十一月二十日,来个答案,六、分析比较题 答案：第一份函写法不恰当，第二份函写法恰当。第一份函写法之不恰当表现在：（1）盛气凌人、不谦恭礼貌；（2）不够得体、不是协商合作的口气；（3）不必写“此致 敬礼!” 第二份函之恰当表现在：改正了第一份函不恰当的毛病，体现在注重商量，以礼

10、待人，措词得体，格式规范。,函写作的注意事项,一函一事 用语得体，平等待人。 内容简洁，开门见山。,函的主要特点是什么？ 我要答案试述请批函和请示的区别。 我要答案试述函和批复的区别。 我要答案 函有何写作要求? 我要答案,2. 答案：（1）请批函和请示的区别表现在发文机关和受文机关的关系类别和适用范围上。 函主要用于平级单位之间、不相隶属单位之间以及有业务上的主管和被主管关系的单位之间的工作往来。向主管单位请求批准有关事项用请批函。 请示则用于下级机关向上级机关请求指示和批准重要事项。（2）请批函和请示的区别还表现为反馈文种的不同。对请批函，主管单位用复函回复请求事项；对请请示，上级机关用批复回复请求事项。,返回习题,3. 答案：函有发函与复函之分，复函用于回复不相隶属机关函述的事项，而批复则是用来批准答复下级机关的请示。从使用范围来看，函也比批复更广泛，使用更灵活。,返回习题,答案：函的写作要求：（1）开门见山，直叙其事。（2）措词得体，平等待人。,返回习题,公函便函都叫函去函复函也叫函明确提出请复函复函有理有答复特此富含有帮助去函关系别请示复函关系别指示,