常用办公设备的使用与维护培训教材ppt课件.ppt

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1、第9章 常用办公设备的使用与维护,工程信息检索,本章目录,9.1 办公设备基本知识概述9.2 计算机系统组装与优化设置9.3 打印机使用方法与日常维护9.4 复印机使用与日常维护保养9.5 扫描仪正确应用与日常维护9.6 刻录机使用方法与注意事项9.7 移动存储设备与无线上网设置,9.1 办公设备基本知识概述,办公自动化实例教程,9.1.1 办公设备简述,办公设备包括传统的办公用品和现代化的办公设备。传统的办公用品历来以笔、墨、纸、砚文房四宝，记事本、记录本、电话、钢笔、蜡板等为主；现代化的办公设备包括计算机、打印机、扫描仪、电话、传真机、复印机等。办公自动化的环境要求办公设备主要以现代化设备

2、为主。现代办公设备的水平与成熟程度，直接影响OA系统的应用与普及。,办公自动化实例教程,9.1.2 现代办公设备的类型,现代办公设备主要包括以下类型： 1信息处理设备 2信息传输设备 3信息复制设备 4信息存储设备 5其他办公辅助设备,办公自动化实例教程,9.1.3 办公设备的发展趋势,现代办公设备的发展，正在不断体现如下的发展趋势： 1数字化 2智能化 3无纸化 4综合化,办公自动化实例教程,9.2 计算机系统组装与优化设置,办公自动化实例教程,9.2.1 计算机系统组装基本操作,螺丝刀 导热硅胶 尖嘴钳 镊子 万用表,办公自动化实例教程,1组装工具,9.2.1 计算机系统组装基本操作,防止

3、静电； 禁止带电操作 ； 轻拿轻放所有部件 ； 避免粗暴安装。,办公自动化实例教程,2装机前的注意事项,9.2.1 计算机系统组装基本操作,安装CPU、CPU风扇和内存条。 将主板安装在机箱内，并用螺丝固定。 将显卡、声卡以及网卡等设备插入对应的主板插槽，并用螺丝固定。 将硬盘和光驱安装到机箱中，并通过数据线与主板连接。 将鼠标、键盘、显示器等外部设备与主板的外部接口连接。 连接主机和显示器电源，并开机测试。,办公自动化实例教程,3计算机的组装流程,9.2.1 计算机系统组装基本操作,4CPU和风扇的安装 5内存条的安装 6主板的安装 7显卡、声卡和网卡的安装 8硬盘和光驱的安装 9显示器、鼠

4、标、键盘等外部设备的安装,办公自动化实例教程,9.2.2 计算机系统的优化设置,在计算机系统运行一段时间后，用户就需要对操作系统进行一系列的优化设置，从而提高计算机的运行性能。在前面的第6章，本书曾经专门讲解过应用Windows优化大师来进行系统优化的操作。下面介绍一些在Windows中直接进行系统优化的相关设置。 1优化启动设置 2合理设置虚拟内存 3关闭系统还原功能 4 关闭自动更新 5不要将Internet临时文件与操作系统存放在相同的分区中,办公自动化实例教程,9.3 打印机使用方法与日常维护,办公自动化实例教程,9.3.1 打印机的基本知识,1打印机的分类 （1）按工作方式分类，目前

5、办公用打印机有针式打印机、喷墨打印机和激光打印机。 （2）按照与计算机的接口方式，目前主要有并行接口、USB接口和IEEE1394接口。 （3）按照用途，打印机主要包括通用、专用、商用、家用、便携、网络打印机等。,办公自动化实例教程,9.3.1 打印机的基本知识,2打印机的主要技术指标 （1）打印分辨率。 （2）打印速度。 （3）打印幅面。 （4）工作噪声。 （5）拷贝数。,办公自动化实例教程,9.3.1 打印机的基本知识,3几种常用打印机的特点比较 激光打印机、喷墨打印机和针式打印机是常用的三类，它们各自特点参见教材表9-1。,办公自动化实例教程,9.3.2 针式打印机的使用与维护,1针式打

6、印机的安装 下面以EPSON LQ-1600K为例，讲述针式打印机的安装、使用和维护方法。 新的EPSON LQ-1600K打印机应有如图9-1所示的一系列套件。 （1）按图9-2所示正确放置打印机。新的打印机请参照随机操作手册，在除去保护材料后，按相应步骤安装。 （2）色带盒的安装。（详细安装方法参见教材9.3.2）,办公自动化实例教程,9.3.2 针式打印机的使用与维护,图9-1 EPSON LQ-1600K 打印机新机套件,办公自动化实例教程,9.3.2 针式打印机的使用与维护,图9-2 正确放置打印机,办公自动化实例教程,9.3.2 针式打印机的使用与维护,（3）导纸器和防尘盖的安装，

7、按图9-3中的A、B、C、D顺序所示进行。 （4）打印机与计算机的连接。应在断电情况下进行，方法如图9-4所示。 （5）打印机通电，须按照图9-5所示将电源线插入打印机电源口。 （6）安装打印驱动程序。（详细安装请参见教材）,办公自动化实例教程,9.3.2 针式打印机的使用与维护,图9-3 安装导纸器和防尘盖,办公自动化实例教程,9.3.2 针式打印机的使用与维护,图9-4 打印机与计算机连接,办公自动化实例教程,9.3.2 针式打印机的使用与维护,图9-5 接插打印机电源线,办公自动化实例教程,9.3.2 针式打印机的使用与维护,2针式打印机的使用 （1）打印纸的安装和纸张适应控制。 使用单

8、页纸 使用连续纸 （2）打印机通电自检。（操作步骤参见教材） 3针式打印机的维护 4. 针式打印机的一般故障排除,办公自动化实例教程,9.3.3 喷墨打印机的使用与维护,1喷墨打印机的安装 2喷墨打印机的使用 （1）为打印机供纸 （2）打印机属性设置 （3）执行打印机自检 （4）开始文档的打印 3喷墨打印机的维护 4喷墨打印机的典型故障排除,办公自动化实例教程,9.3.4 激光打印机的使用与维护,1激光打印机的安装 HP 6L Pro打印机的外形和各部件名称如图9-6所示。,办公自动化实例教程,1. 重磅介质输出槽; 2. 送纸道手柄; 3. 控制面板按钮; 4. 指示灯; 5. 纸张输出盒;

9、 6. 纸张输出支架; 7. 纸张输入支架; 8. 单页输入槽; 9. 纸张输入盒; 10. 导纸板; 11. 打印机端盖。,图9-6 HP 6L Pro打印机的外观,9.3.4 激光打印机的使用与维护,（1）硒鼓的安装。 （2）连接打印机的并行电缆和电源线。 （3）将纸张装入打印机。 （4）执行打印机自检。 （5）驱动程序安装。,办公自动化实例教程,9.3.4 激光打印机的使用与维护,2激光打印机的使用 （1）打印机控制面板的使用 （2）选择纸张或其他介质输出通道，如图9-7所示。,办公自动化实例教程,图9-7 纸张输出通道选择,9.3.4 激光打印机的使用与维护,（3）使用单页输入槽，如图

10、9-8所示。 （4）在信头和信封上打印。 （5）双面打印。 （6）在特殊介质上打印。,办公自动化实例教程,图 9-8 使用单页输入槽,9.3.4 激光打印机的使用与维护,3激光打印机的维护 激光打印机在日常使用过程中要注意做好以下几项工作： （1）在使用环境、清洁方法和电源要求上，与针式打印机相同，请参考针式打印机。 （2）开启激光打印机电源开关后，在预热状态，不要盲目操作，原因同喷墨打印机。 （3）正确使用纸张。 （4）通过经济方式延长碳粉使用寿命。 （5）通过重新分布碳粉延长碳粉使用寿命。 4激光打印机的典型故障排除,办公自动化实例教程,9.4 复印机使用与日常维护保养,办公自动化实例教程

11、,9.4.1 复印机的基本知识,1复印机的种类 2复印机的构造与操控面板 下面以美能达EP1054为例，了解复印机基本构造，其外观形状如图9-9所示。,办公自动化实例教程,1. 操控面板；2. 原稿盖；3. 电源开关；4. 手送盘；5. 右侧门；6. 总计数器；7. 门；8. 纸盒；9. 副本盘；10. 副本盘伸长板。,图9-9 美能达EP1054复印机外观图,9.4.1 复印机的基本知识,美能达EP1054复印机的内部构造如图9-10所示。,办公自动化实例教程,1. 原稿尺寸标尺；2. 原稿盖；3. 稿台玻璃；4. 充电组件清洁杆（上下）；5. 释放锁杆；6. 碳粉瓶；7. 碳粉瓶支架；8.

12、 复印机上半部；9. 成像组件；10. 成像组件释放杆；11. 防潮开关；12. 定影组件手柄；13. 定影组件。,图9-10 美能达EP1054复印机内部构造图,9.4.1 复印机的基本知识,美能达EP1054复印机的操控面板如图9-11所示。,办公自动化实例教程,1. 回形针盘；2. 鼓防潮键；3. 辅助碳粉补充键；4. 计数器键；5. 显示面板；6. 纸张选择键；7. 倍率下调键；8. 倍率上调键；9. 键盘；10. 节能键；11. 面板复位键；12. 清除键；13. 停止键；14. 复印键；15. 放大键；16. 等倍键；17. 缩小键；18. 曝光加深控制键；19. 自动曝光模式键；

13、20. 曝光变浅控制键；21. 书本复印模式键。,图9-11 美能达EP1054复印机操控面板图,9.4.1 复印机的基本知识,3复印用纸 （1）纸张幅面规格 （2）复印纸的选用 纸的厚度。 纸的密度。 纸的挺度。 纸的表面光度。 纸的干燥程度。,办公自动化实例教程,9.4.2 复印机的安装与使用,1复印机的安装环境 （1）电源和接地要求 （2）环境温度要求 （3）环境湿度要求 （4）通风问题 （5）安放条件,办公自动化实例教程,9.4.2 复印机的安装与使用,2复印机的安装 复印机的安装建议参考随机操作手册进行，一般需经过以下步骤： （1）检查主机、零部件、消耗材料及备件，确保完整无缺。（新

14、机器要按操作手册说明逐一小心去掉包装物或紧固件后检查。） （2）按照安放要求正确放置主机，并依次安装感光鼓，加入载体及墨粉，安装纸盒和副本盘。 （3）主机显示及工作状态检查。 （4）机器试运行。 （5）做好记录。 （6）安装自选附件。,办公自动化实例教程,9.4.2 复印机的安装与使用,3复印机的使用 （1）常规复印操作步骤如下 放置原稿，正面朝下，按纸张标尺放正。 设定缩放尺寸、浓淡程度和复印数量。 放入纸张。 启动复印。 （2）使用中应注意的问题,办公自动化实例教程,9.4.3 复印机的维护与保养,1基本保养程序 2定期保养程序 3保养应注意的问题,办公自动化实例教程,9.4.4 复印机常

15、见故障及其排除,A复印件图像太浅 B复印件图像太深 C复印件模糊不清 D复印件出现线条 E复印件有深色斑点 F复印件边缘脏 G复印机不按设定工作,办公自动化实例教程,9.5 扫描仪正确应用与日常维护,办公自动化实例教程,9.5.1 扫描仪的基本知识,1扫描仪的种类 2扫描仪的工作原理 3平台式扫描仪扫描图像的步骤,办公自动化实例教程,9.5.2 扫描仪的安装,1软件安装 随机光盘插入光驱后，一般会自动打开安装程序，窗口如图9-11所示。 若没有自动执行，可手动运行光盘根目录下的setup.exe文件，进入安装窗口。单击“安装软件”按钮，出现如图9-12所示的安装类型选择窗口，本例选择“典型”安

16、装。,办公自动化实例教程,9.5.2 扫描仪的安装,图9-11 扫描仪软件安装,办公自动化实例教程,9.5.2 扫描仪的安装,图9-12 安装类型选择,办公自动化实例教程,9.5.2 扫描仪的安装,单击“下一步”后，出现如图9-13所示的软件安装选择窗口，本例选中了随机提供的全部两个应用软件。 再单击“下一步”后，出现如图9-14所示的软件安装确认窗口，再单击“下一步”，开始自动安装所选软件。 安装过程中全部认可默认提示，直至完成所选两个软件的安装。软件安装完成后，桌面上会显示所选安装软件的快捷图标。,办公自动化实例教程,9.5.2 扫描仪的安装,图9-13 选择安装软件,办公自动化实例教程,

17、9.5.2 扫描仪的安装,图9-14 确认安装选择,办公自动化实例教程,9.5.2 扫描仪的安装,2硬件安装 扫描仪硬件的安装比较简单，HP scanjet 2200c采用USB接口方式。安装步骤如下： （1）从扫描仪底部拔出塑料钥匙，打开扫描头的固定锁。如图9-15所示。 （2）连接 USB 电缆。如图9-16和9-17所示。 （3）连接电源线。如图9-18所示。 硬件安装过程中，系统可能会要求重新启动计算机，遵照执行即可。,办公自动化实例教程,9.5.2 扫描仪的安装,图9-15 打开固定锁,办公自动化实例教程,9.5.2 扫描仪的安装,图9-16 插入USB接口,办公自动化实例教程,9.

18、5.2 扫描仪的安装,图9-17 连接到计算机端,办公自动化实例教程,9.5.2 扫描仪的安装,图9-18 插上电源线,办公自动化实例教程,9.5.3 扫描仪的使用,1原稿的放置 原稿在放置时，要正面朝下，居中放正，贴紧玻璃板。如图9-19所示。 2扫描软件HP Precision Scan LTX的启动。 3扫描软件HP Precision Scan LTX的使用。,办公自动化实例教程,图9-19 原稿放置,9.5.4 扫描仪的日常维护与保养,1定期做好保洁工作 2保护好光学部件 3不要擅自拆修,办公自动化实例教程,9.5.5 扫描仪常见故障及其解决方法,A、扫描软件找不到扫描仪或扫描仪不工

19、作 B、面板上的按钮操作失灵 C、扫描仪发出噪音 D、扫描件被扭曲 E、扫描件打印不正确 F、获取的图像色彩与原件色彩不同,办公自动化实例教程,9.5.5 扫描仪常见故障及其解决方法,G、原件效果很好，但扫描件图像模糊或在应用程序中编辑时图像变形 H、扫描的图片文件用于网页时，效果不好或调用速度太慢 I、文字处理程序中转换后文字的字体与原件字体不同 J、无法在文字处理程序中编辑扫描文字 K、文字处理程序中的转换文字包含错误 L、HP扫描软件把文字看作照片,办公自动化实例教程,9.6 刻录机使用方法与注意事项,办公自动化实例教程,9.6.1 光盘与光盘刻录机简介,1光盘和光盘刻录机 光盘技术是于

20、20世纪六七十年代诞生的一项激光信息存储技术，它是用聚碳酸酯材料制成的圆盘，通常直径为120mm，厚度为1.2mm，中间有一个15mm的圆孔。 广义的刻录机是指专业刻录CD或DVD的设备，本节的刻录机是指在电脑中使用，并能刻录CD或DVD的光盘驱动器，也叫刻录光驱，它外观和普通光驱差不多，只是前置面板上清楚地标示着写入、复写和读取3种操作的速度或类型，并标明了刻录机的类型。,办公自动化实例教程,9.6.1 光盘与光盘刻录机简介,2光盘刻录机的分类 按照刻录采用的技术:可分为CD刻录机和DVD刻录机； 按照外形:可分为内置式刻录机和外置式刻录机；按照接口不同:有IDE接口、SCSI接口、USB接

21、口等类型。,办公自动化实例教程,9.6.2 刻录机的安装,1刻录机硬件的安装 USB接口刻录机的安装与其他USB设备的安装一样。IDE接口刻录机的安装与普通内置硬盘的安装一样，只是要设定好主从跳线的设置。2刻录机驱动程序的安装 刻录机驱动程序是否需要手动安装，视所用的刻录机和操作系统而定，一般IDE刻录机在Windows 2000以上的操作系统上都可以自动找到，而USB刻录机，大多需要手动安装驱动程序（方法与其他硬件驱动程序安装一样）。安装后，在“我的电脑”属性里查看“设备管理器”，在“DVDCD-ROM驱动器”一栏，应出现相应的刻录机的有关信息。,办公自动化实例教程,9.6.3 利用刻录软件

22、刻录光盘的过程,1安装Nero - Burning Rom软件 在执行Nero - Burning Rom软件的安装程序Setup.exe后，依次按“下一步”按钮，即可以安装。首次执行该软件时，会要求进行合法用户确认，只要正确输入有关信息，单击“确定”按钮即可。如图9-20所示。,办公自动化实例教程,9.6.3 利用刻录软件刻录光盘的过程,办公自动化实例教程,图9-20 合法用户确认,9.6.3 利用刻录软件刻录光盘的过程,2使用Nero - Burning Rom软件刻录光盘 （1）光盘刻录可以在Nero的刻录精灵引导下进行。 刻录时，可以设定“完成后自动关闭计算机”。刻录完毕后，若要保存或

23、打印刻录记录，按相应的命令按钮接口，否则单击“放弃”按钮，将退出刻录精灵。 （2）一般用户自定义数据盘的刻录，可在刻录精灵的引导下，按照屏幕提示操作。 （3）对于个人创建的数据光盘，如果要继续添加数据，操作方法同上。但前提是，该光盘在上次刻录时，必须允许可以继续录入。,办公自动化实例教程,9.6.4 光盘刻录过程中的注意事项,刻录过程是一个精密的过程，刻录中应注意以下事项（顺序安排无重要程度之分）： （1）要注意尽量避免多任务操作，已经运行的其他应用软件也应先关闭掉。 （2）要注意电脑自身的运行稳定性，否则会出现“非法操作”等错误。 （3）尽可能在配置高的机器上刻录，这样能够有利于保证和提高刻

24、录的成功率。 （4）要尽量避免连续长时间使用刻录机，否则会导致刻录机工作不稳定。 （5）要避免在刻录时产生振动，否则会导致刻录失败。 （6）根据所需刻录数据容量的大小，适当选取不同容量的光盘 。,办公自动化实例教程,9.6.4 光盘刻录过程中的注意事项,（7）要使用质量好的空盘片。好的片子必须刻录稳定正确，读取顺畅，保存性要好。 （8）建议刻录前先进行测试。一旦出现问题，及时采取调整措施，并降低刻录速度。 （9）开始刻录时尽量先用慢速。速度太快可能会造成读写数据的不稳定，就容易导致刻录的数据中断，严重的话有可能会把光盘损坏。另外，较高的刻盘速度可能会在数据传输的过程中产生较大的噪音，从而影响最

25、终的光盘刻录效果和性能。 （10）要使用电压稳定的电源，并保证不能断电，否则会导致刻录过程中断。,办公自动化实例教程,9.7 移动存储设备与无线上网设置,办公自动化实例教程,9.7.1 移动硬盘的安装和使用,移动硬盘一般由台式电脑硬盘或者由笔记本电脑硬盘改装而成，通常按产品的接口类型分为USB1.1、USB2.0和IEEE1394三种，其数据传输速率不同。USB1.1的最大速度是12MB/S，USB2.0却支持高达480 MB/S的峰值速率，1394接口的速度是400 MB/S。 当前普遍使用的移动硬盘基本上都是USB接口。在Windows 2000及其以上版本的系统上使用，不须手动安装驱动，

26、用USB电缆连接后，系统会自动载入驱动，直接使用。,办公自动化实例教程,9.7.2 U盘的安装和使用,U盘，也叫闪盘、闪存，它利用Flash闪存芯片为存储介质，采用USB接口，可擦写100万次，体积小，容量大，使用及其方便，可通过开关写保护，能承受3米以下自由落体时的撞击，不易损坏，数据安全。尤其是新近出品的计算机大都有前置USB接口，为使用这类USB设备带来了更大的方便。另外，较新型的计算机主板，还可以通过设置，支持从USB设备启动。有的闪盘还可直接支持mp3播放功能，更使其成为时尚用品。 U盘和移动硬盘的安装和使用基本一样，在Windows 2000及其以上版本的操作系统上使用，不须手动安

27、装驱动程序。部分U盘在某些计算机（特别是笔记本电脑）上使用时，需提供外接电源，一般通过专用的电源连接线从键盘或鼠标接口获得。,办公自动化实例教程,9.7.3 使用移动存储设备的注意事项,（1）移动硬盘在携带和使用时要注意减震。U盘虽然抗震性较好，但也应避免撞击。 （2）在其他不明机器上使用移动存储设备时，一定要防止U盘病毒（例如前一段非常流行的一种U盘病毒，可以自动隐藏文件夹，给用户造成文件被无意删除的假象）。如果感染了病毒，一定要及时杀毒（必要时要找专用杀毒软件，例如上面的“隐藏文件夹病毒”，直接到网上下载一个USBCleaner软件，即可很快杀毒）。,办公自动化实例教程,9.7.3 使用移

28、动存储设备的注意事项,（3）这两种移动存储设备在拔掉之前，一定要通过系统“拔出或弹出硬件”先停止掉设备，然后才可拔出连接电缆和设备，否则有可能会导致数据丢失或损坏设备。 例如，在Windows下拔出移动硬盘和U盘的正确操作步骤如下： 在任务栏中双击“ ”图标（移动存储设备安装后，任务栏自动出现该图标）。 在“拔出或弹出硬件”对话框中，选中需停用的USB设备后单击“停止”按钮。 弹出“停用设备”窗口，单击“确定”按钮即可，如图9-21所示。 关闭 “拔出或弹出硬件”窗口，拔掉设备，操作完成。,办公自动化实例教程,9.7.3 使用移动存储设备的注意事项,图9-21 拔出移动存储设备的正确操作,办公

29、自动化实例教程,9.7.4 移动办公中无线上网的设置,1无线上网的终端配置 包括以下三种情况： （1）对于集成无线网卡的笔记本电脑，不再需要再配置其他无线网卡。 （2）未集成无线网卡的普通笔记本电脑，则需购置PCMCIA或USB接口无线网卡。 （3）台式机。需要购置PCI接口无线网卡或USB接口无线网卡。,办公自动化实例教程,9.7.4 移动办公中无线上网的设置,2无线网卡的安装 无线网卡包括以下三种不同的类型： （1） PCMCIA无线网卡。如图9-22所示，这类网卡内置大功率的自适应天线，覆盖范围较大，适合笔记本电脑用户使用。由于该卡只占用一个II型PCMCIA插槽，可以方便地利用其它插槽

30、扩展电脑。 （2）PCI无线网卡。如图9-23所示，PCI无线网卡适合于台式电脑使用，即插即用。 （3）USB无线网卡。如图9-24所示，通过USB接口连接，它对于两种电脑都适用。,办公自动化实例教程,9.7.4 移动办公中无线上网的设置,图9-24 USB无线网卡,办公自动化实例教程,图9-23 PCA无线网卡,图9-22 PCMCIA无线网卡,9.7.4 移动办公中无线上网的设置,3网络连接设置 网卡安装成功后，即可进入网络连接设置，进行IP地址的配置。操作步骤如下： （1）由“开始”菜单（或控制面板），打开图9-25所示“网络连接”窗口。 （2）右键单击“无线网络连接”图标，在弹出的快捷

31、菜单中单击“属性”，出现图9-26所示的“无线网络连接 属性”对话框。,办公自动化实例教程,9.7.4 移动办公中无线上网的设置,图9-25“网络连接”窗口,办公自动化实例教程,9.7.4 移动办公中无线上网的设置,图9-26 “无线网络连接 属性”对话框,办公自动化实例教程,9.7.4 移动办公中无线上网的设置,（3）在列表中选择“Internet协议（TCP/IP）属性”，单击“属性”按钮，显示如图9-27所示“Internet协议（TCP/IP）属性”对话框。选择“自动获得IP地址”和“自动获得DNS服务器地址”选项，然后按“确定”按钮，完成IP地址的配置。 （4）若任务栏“无线连接”图

32、标上显示无线网络连接没有成功（上面打有红叉号），请右键单击图9-28中任务栏上的“无线连接”图标，在快捷菜单中选择“查看可用的无线连接”，弹出图9-29所示的“无线网络连接”对话框。 （5）在图9-29中选择“Nit_lib”，并且选中“允许我连接到选择的无线网络，即使它是不安全的”复选框，然后单击“连接”按钮。,办公自动化实例教程,9.7.4 移动办公中无线上网的设置,图9-27“Internet协议（TCP/IP）属性”对话框,办公自动化实例教程,9.7.4 移动办公中无线上网的设置,图9-28 单击任务栏上“无线连接”图标出现的快捷菜单,办公自动化实例教程,9.7.4 移动办公中无线上网的设置,图9-29 “无线网络连接”对话框,办公自动化实例教程,