岗位说明书的编写技巧ppt课件.ppt

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1、岗位说明书的编写技巧,2.0 岗位分析概述,工作分析（又称岗位分析或职位分析）是指获取与职位有关的详细信息的过程. 即了解一种职位并以一种格式把这种信息描述出来，从而使其他人能了解这种职位的过程。,职位分析主要回答两大问题： 第一，“某一职位上的人应该做什么？” 第二，“什么样的人来做最适合？”,2.0 岗位分析概述,岗 位 分 析,岗 位 说 明 书,过程,结 果,分析岗位而不是分析具体个人澄清任职者与其主管的不同角色防止分析对象夸大自己工作的重要性任职者的参与双方同意工作分析过程中不要使用非法手段获取信息工作分析内容应避免任何歧视性条款,岗位分析的注意事项,2.0 岗位分析概述,3.0 工

2、作分析的信息,3.1 需收集的信息 5W1H,What：该岗位具体做些什么Why：该岗位的意义何在Where：工作发生的地点或环境When：工作时间的特性Who：什么样资格的人才能承担该工作How：他是如何履行该职责的,3.0 所需的信息及收集方式,3.1 需收集的信息,工作内容是什么？责任者是谁？工作职务及其工作环境条件等工作时间规定怎样操作及操作工具是什么？工作有哪些权限？为什么要这样做？任职资格要求，如教育、专业、技能要求是什么？ 与相关职务工作人员的关系是什么？,目 录,体系与定位岗位分析概述所需信息及收集方式岗位分析步骤岗位说明书编写技巧岗位说明书的运用,5.0 岗位说明书的编写技巧

3、,先将部门职能按预先设计的岗位进行分解，形成各岗位的职责模块,5.1 说明书及条目的整体规划：按职能分解及工作流程编写,在职责模块下列出所有具体的工作，每一工作可以遵循P、D、C、A的思路来编写,编写时注意动词的使用，如拟订不要写成制定、协助不要写成负责 （详见后页）,5.0 岗位说明书的编写技巧,5.1 说明书及条目的整体规划：按PDCA循环,例：,5.0 岗位说明书的编写技巧,5.1 说明书及条目的整体规划：按PDCA循环,例：,5.0 岗位说明书的编写技巧,5.1 说明书及条目的整体规划：按工作流程（如果有）,例：,5.0 岗位说明书的编写技巧,5.2 职责条目表达及方法技巧,活动,输入

4、,输出,过程方法,岗位说明书中的“见证表单/文档”,过程方法,主语,谓语,宾语,主语隐含，在职责描述中一般省略,5.0 岗位说明书的编写技巧,5.2 职责条目表达及方法技巧,如职责：编写项目/课题计划书（任务书）,除一般省略主语外，有时也加上“依据、按照、根据”等词语表示“输入”,如职责：根据财务部的报废通知销帐,（主）谓宾表达方式,动词 ,5.0 岗位说明书的编写技巧,5.3 动词的使用,5.0 岗位说明书的编写技巧,负责 制定 批准 审阅 准备 提出 建议 检查 开发 指导 评估 编制 实施 审定 监督 审批 指导 接待 走访 收集 确保 审核 制定 编写 承担 拟订 办理 草拟 计算 统

5、计 督促 起草 购买 检测 决定 建议 分析 设计 回答 汇总 报告 安排 研究 建立 参与 核对 抄写 传送 确认 提供 确定 考查 总结 协助 布置 调查 完成 巡查 预测 修改 保持 汇报 发放 验收 整理 保管 登记 签订,常见动词,5.3 动词的使用,权限角度,拟订制定,审核修订核对,审批批准,发布颁发下达转发,5.0 岗位说明书的编写技巧,5.3 动词的使用,承办,不加,组织,协助,参与,配合,加,加,加,加,5.0 岗位说明书的编写技巧,参与程度角度,5.3 动词的使用,组织,指挥,执行,实施,落实,5.0 岗位说明书的编写技巧,P和D的角度,指导,编制,建立,计算,草拟,接待,

6、收集,5.3 动词的使用,检查,监控,监督,督导,5.0 岗位说明书的编写技巧,C的角度,检测,5.3 动词的使用,解决,纠正,改进,改良,改善,5.0 岗位说明书的编写技巧,A的角度,5.3 动词的使用,5.0 岗位说明书的编写技巧,其它角度的动词,思考行为：研究、分析、评估、发展、建议、倡议、参与、推荐、计划直接行动：组织、实行、执行、指导、带领、控制、监管、采用、生产、 参加、阐明、解释、提供、协助上级行为：许可、批准、定义、确定、指导、确立、规划、监督、决定管理行为：达到、评估、控制、协调、确保、鉴定、保持、监督专家行为：分析、协助、促使、联络、建议、推荐、支持、评估、评价下级行为：检

7、查、核对、收集、获得、提交、制作,5.3 动词的使用,5.0 岗位说明书的编写技巧,5.2 职责条目表达及方法技巧,5.2.3 动词的使用 其它角度,针对制度、方案、计划等文件：编制、制订、拟定、起草、审定、审核、审查、转呈、转交、提交、呈报、下达、备案、存档、提出意见针对信息、资料：调查、研究、整理、分析、归纳、总结、提供、汇报、反馈、转达、通知、发布、维护管理关于某项工作（上级）：主持、组织、指导、安排、协调、指示、监督、管理、分配、控制、牵头负责、审批、审定、签发、批准、评估,5.0 岗位说明书的编写技巧,管理人员与非管理人员,对于管理人员，多用概括性词汇，如组织、领导、进行、审核、考察

8、、决定、指挥、指导、建立、批准等；对于非管理人员，多为具体动作词汇，如：操作、倾倒、开动、填制、计算、发放、检查、运送等。最后一项可统一表达为“完成上级领导交办的其它任务”。,5.3 动词的使用,使用的词语必须非常清晰，以保证使用该职位说明的人能正确理解所说明的内容。 模糊不清或有各种理解的词语应避免使用。例如“进行”、“开展”、“做好”、“处理”等动词没有具体指出工作的具体内容。对于“尽可能多的、典型的、复杂的、困难的”一类的形容词，不同的人会有不同的理解。如以下的概括性描述就很难体现出具体的工作事项：,5.0 岗位说明书的编写技巧,5.4 编写注意事项,用语要清晰,抓好企业文化建设，营造积

9、极向上、团结奋进的氛围，增强企业的凝聚力和竞争力。 反映青年的要求和呼声，维护青年的合法权益做好安全保卫工作尽可能多地收集市场信息,尽量避免使用“负责+动词”的表述方法 例如，“负责组织”，“负责编制”、“负责提出”一 类的表述就不规范，应当直接表述为“负责”、“编 制 ”、“提出”。如：组织公司年度经营管理会议 组织质量管理体系ISO9001的内部审核工作,5.0 岗位说明书的编写技巧,避免使用“负责+动词”,5.4 编写注意事项,以下动词可以和其他动词搭配使用 组织、协助、配合、参与， 例如，“组织制定”、“配合制定”、“参与制定”。“负责”一词要慎用。,5.0 岗位说明书的编写技巧,动词

10、的搭配使用,组织对现场情况的调查，协助解决生产过程存在的问题参与制定年度综合计划 参与评审供应商,5.4 编写注意事项,5.0 岗位说明书的编写技巧,尽量以动词开头,5.4 编写注意事项,5.0 岗位说明书的编写技巧,用语要简洁,5.4 编写注意事项,5.0 岗位说明书的编写技巧,5.4基本信息撰写技巧,职位名称：明确、具体，不能使用含糊、通称之名称 以下哪些名称是职位名称： 经理、库存控制员、文员、市场专员、培 训主管、秘书、工程师 岗位代号：（HRM非计算机化可免）,5.0 岗位说明书的编写技巧,5.5任职资格撰写技巧,任职资格/工作规范/应职要求/雇佣标准：岗位对人的要求作用：职位价值评

11、估、人员招募、培训开发的重要依据基本界定方法：专家判断法/统计方法/能力模型有的国家有国家标准和职位能力常模是对任职者的要求，不是针对现有人员的要求发展阶段/地域/行业/战略等不同的企业，对于同一类职位的任职资格条件要求相去甚远，实事求是最为重要存在雇佣的最低标准/出色胜任的任职资格标准两种标准，可采取适度偏高原则职位说明书中的任职资格条件具有牵引和导向功能，学习型组织,5.0 岗位说明书的编写技巧,5.5任职资格撰写技巧,工作经验同行业工作经验 如：物业管理行业工作2年以上同职位工作经验： 如：从事财务经理岗位工作2年以上其它特定公司的工作经验 如： 2年以上上市公司工作经验、1年以上外资企

12、业工作经验等专业技能所必需的工作磨练如： 2年以上财务或证券工作经验更多为以上的结合:具有2年以上物业管理行业财务经理工作经验,5.0岗位说明书的编写技巧,5.5任职资格撰写技巧,培训经历主要指脱产培训或专门培训“党的基本知识、基本理论学习1个月以上。”“企业管理知识培训2周以上。” 财务管理培训物业管理知识培训,5.0 岗位说明书的编写技巧,5.5任职资格撰写技巧,知识、技能、能力明确的证书要求如会计证、律师证、锅炉工上岗证、计算机等级证书等。如果没有这方面要求，则略去，不用写“无证书要求”。基本知识、素质方面的要求“应具备企业管理专业背景”、“应具备较强文字表达能力”、“要求具有高等数学知

13、识”、“要熟练掌握MS-Office系列软件的使用”、“具备较强的外语水平”等能力方面“应具备较强的协调能力、处理人际关系的能力”、“应具备倾听敏感性，能捕捉到谈话对象的内心变化”,5.0 岗位说明书的编写技巧,5.5任职资格撰写技巧,身体条件/体能要求无特殊要求久站久坐强壮视力身高1.75M以上精力高度集中“要求身体健康”其实就是“无特殊要求”。,明确的证书要求如会计证、律师证、锅炉工上岗证、计算机等级证书等。如果没有这方面要求，则略去，不用写“无证书要求”。,5.0 岗位说明书的编写技巧,5.6其它注意事项,从事同一种职位的多个人可共用同一份职位说明书，而不用一人一份。每个职位只需撰写一份职位说明书，如果工作职责70%以上发生重叠且没有10%以上的显著不同，则可视为同一种职位；工作列举必须具体明确，不要夸大或缩小； 在职位说明书中应当使用客观的描述性词汇，最好不要用过多的体现规范性要求的形容词。最终的职位说明书所描述的内容是该职位应当承担的责任，而不是某个人当前实际承担的工作内容。在职位说明书中不应包括任职者个人的优点或缺点等诸如此类的信息。,