收货部职责.docx
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1、一、 序言为了进一步各分店的进出货管理,使各分店的进出货管理规范化、制度化、标准化、统一化。公司收货部编写了这本进出货管理手册,帮助大家共同提高进出货管理水平,使公司进出货管理真正实现“四化”要求。二、部门组织结构体系及人力配备 总部营运部总监 分店营运部店长索赔员仓库管理员收货员分店收货索赔主管 人力配备:总部营运总监、分店收货索赔主管、收货员、索赔员、仓库管理员。三、部门工作职能1、商品验收管理1.1负责收集、宣传、贯彻与执行国家商品质量、标识、计量信息等;1.2负责制定公司商品质量管理的各项细则、规定及各种标志的识别;1.3负责组织员工质量知识培训工作,为相关部门提供质量管理方面的业务支
2、持;1.4负责公司所有商品进、出货验收管理工作;1.5负责制定及规范公司商品质量进、出货验收制度及规定;1.6负责对分店商品质量验收的执行情况进行监督指导。四、部门业务操作原则1、收货部的任务 加快商品流转,消除和减少商店财产和利润损失。2、收货部操作总则 严格把关、高效验收、精确库存、严控损耗即:收货作业高效运行、专业验收、票据审核严格准确、数据录入精确无误、库存控制实时清点核查、控制损耗及索赔、出清。3、收货部操作原则3.1严格执行公司的统一验收标准,并对所验收商品的数量、质量、保质期进行负责;3.2严格遵照商品订单进行商品验收并如实填写验收数量;严厉禁止多收少收的现象发生;验收货时如遇特
3、殊情况须报公司总部业务部门,由业务部进行确认是否追加订单,否则 拒收送货商品或退回其供应商;3.3有问题的商品不得进行验收,只能暂存收货区;3.4商品采购订单在有效期内只能使用一次,不得重复使用或分次使用3.5商品在收货部验收完毕后,应根据订单号打出验收单,加盖收货专用章后,将结算联交付供应商留存,会计联交付给财务留存,仓库联由店收货办存根(采购通过电脑可查询收货信息)4、收货部员工工作原则4.1诚实原则:收货员必须做到诚实,如实记录收货数据,不得收受供应商馈赠礼品、索取有价物品、回佣及小费等。4.2正确原则:收货的数据必须是正确的,收货数据必须保持与实际送货数据一致。错误的单据或数量必须及时
4、行更正。4.3优先原则:收货必须执行优先原则:任何时候冷冻食品、生鲜食品都要比其它类商品优先收货。具体的优先顺序是:活鲜、冷藏食品、冷冻食品。退货优先原则:即先输退货后,再进行收货程序。紧急优先原则:仓库已缺货并等待销售的商品,可以考虑优先收货。4.4区域原则:即未收货区域、已收货区域、退货区域一定划分清楚4.5安全原则:收货部整个区域必须执行安全原则,包括:叉车的运用、商品的存放、商品的堆放及运输等等,都必须遵守安全原则4.6日落日清原则:即所有当天的收货、退货、调货、配货、数据录入、数据出库等当天的工作必须在当天完成,特别是数据不能推迟录入、录出和确认五、仓库的管理原则1、对应原则:商品的
5、存放与商品的陈列原则上要相互对应2、分类原则:商品的存放符合商品分类的原则,与商品陈列的分类原则相同3、标志原则:所有商品的存放都必须粘贴存货卡标志,做到一货一卡;4、安全原则:商品的存放必须符合安全原则,如存放的高度和稳定性等5、调整原则:仓库内各种存放的商品库存是不停变化的,必须定时进行调整,以增加空间的利用;6、先进先出原则:所有商品的发货必须遵循“先进先出”的原则六、仓库的管理要求1、各部门必须在指定的区域内分类、分区、有序的存放商品;2、库存商品的陈列,参照卖场商品的陈列原则;3、建立库存卡,做到一货一卡,掌握仓库库存情况;4、无仓库货架及无货架底层的区域,必须放上卡板后才能存放商品
6、5、仓库内必须保持通道畅通,空气干爽,地面干燥,还要做好日常的防火、防潮、防爆、防虫、防鼠等工作;6、仓库内不得存放私人物品和其他杂物,严禁有毒有害的物品存放在仓库内;七、仓库的存放标准1、充分利用空间,最大程度的减少空间压力;2、商品的存放设置要便于补货、存取、液压叉车的进入等营运操作3、补货频率高的商品要优先存放在容易拿取的位置;4、商品的码放不能超高,超重,承重和受力要均匀,适当的进行货架分层,考虑安全系数;5、利用卡板存放的商品高度不能超过1.6米;6、商品的存放要有适当的距离,做到隔墙离地,与楼顶也要保持一定的距离,一般要求离地面不小于20厘米,离墙面不小于15厘米;7、商品的存放离
7、灯源须保持消防规定的距离50厘米以上,不能阻碍消防喷淋头和其他电子设备,同时不能占用消防器材的位置存放商品8、原则上仓库只能存放数量大、整件的存货商品,零散的商品尽量不要存进仓库,要摆上卖场货架、N架或堆头销售9、商品的外箱要建立库存卡,各项内容要填写齐全,还要面朝外10、同一卡板尽量码放一种商品,两种以上的商品要采取纵向码放方式11、所有存仓的商品纸箱都要封箱,封底;12、商品的存放与搬运必须遵循上轻下重、上小下大、上虚下实的原则;八、处理仓管理标准1、处理仓为楼面退至收货部退换货商品的仓库2、处理仓管理必须按供应商按分类用纸箱陈列3、每个供应商退换货的纸箱必须标明供应商名称4、仓库内必须保
8、持通道畅通,空气干爽,地面干燥,还要做好日常的防火、防潮、防爆、防虫、防鼠等工作5、楼面退至收货部符合退换货条件的商品6、所有人为损坏、偷吃、偷喝、偷用的商品不得随意退至处理仓必须部门确认。7、所有退换货商品应及时处理,存放不得超过一个月九、收货部员工服务要求公私分明、秉公办事 加强沟通、团结合作以诚待人、言而有信 敬业爱业、钻研业务苦干实干 、实事求是 严格把关、高效验收简化工作、提高效率 精确库存、严控损耗十、收货部员工工作职责分店收货索赔主管 (一)工作职责1、负责规范部门员工日常工作纪律、工作安排、本部门排班工作、考勤考核的情况2、负责所有通过分店收货部的货物与单据入库、出库的审核工作
9、。3、负责与供应商送货预约及收货员商品的验收工作情况4、负责监督储存区货物的整理及库存管理工作。5、负责分店收货部单据的流转及审核工作。6、负责本部门与供应商的沟通与协调工作。7、负责本部门与各部门的沟通与协调工作。8、执行公司政策、制度、规定的实施信息反馈工作。9、负责部门员工专业知识培训及现场指导工作。10、控制公用品的开支费用。11、负责部门员工的评估及考核工作。(二)工作流程及工作简要1、商品的验收、出入库审核工作;2、叉车与卡板,以及箩框的维护与管理;3、供应商送货预约及收货员商品验收工作情况;4、各类单据的审核及流转;5、员工的专业知识培训及指导工作;6、负责本部门与各部门、供应商
10、的沟通协调工作;7、处理仓退换货商品的跟进处理(三)周期性及特别工作内容1、每月1日对上月的收货数据及问题反馈进行汇总并报店负责人及配送中心经理处;2、每月25日前需对部门人员的排班进行制作并报分店人事部;3、每月3日前需对处理仓的库存进行分析并跟进处理;4、每周一需对处理仓的退换货情况进行跟进;5、每月2日前需对上月的各类单据进行处理;6、每周一需对上周未送货的供应商进行汇总并上报总部业务部及分店店负责人处分店收货员(一)工作职责1、负责送货单、订单的审核工作。2、负责完成分店收货部与楼面的收货单据及货物的交割工作3、负责货物数量的清点工作4、负责货物的质量控制工作5、负责收货区域的整理工作
11、6、节约公用品的开支费用。7、与供应商、各部门、员工之间的沟通与配合。8、遵循“日落”与“日清”原则。(二)工作流程及工作简要1、商品的验收;2、商品的退换货处理;3、各清场、清退、退货、调拨商品联络函的执行;4、各营运道具的清洗与维护工作;5、负责收货区域的整理工作;(三)周期性及特别工作内容1、每周日需对处理仓内退换货困难的进行汇总上报部门主管处;分店索赔员(一)工作职责1、负责所有退收货部处理仓货物的核查工作。2、负责索赔商品分类与供应商联系工作。3、认真负责与供应商协调、沟通商品的索赔工作。4、负责索赔商品陈列、安全、卫生及索赔区域整理工作。5、节约公用品的开支费用。6、与供应商、各部
12、门、员工之间的沟通与配合7、遵循“日落”与“日清”原则(二)工作流程及工作简要1、商品退换货的跟进处理工作;2、退换货商品的分类及供应商的沟通协调工作;3、分店退货、清场、清退的商品跟进及向上的汇报工作;(三)周期性及特别工作内容1、每周一对处理仓的不可退换货情况进行汇总并向上级汇报; 2、每月1日前需对分店退换货情况进行汇总并向上级汇报十一、商品验收、入库文字说明总部或分店营运部制作订货单传真给供应商供应商凭有效订单送货(提前预约)收货员接单并审核订单是否有效 有效 无效先检查是否有退货 无 有通知营运部延期或重下订单收货员、防损员、供应商一起清点退货收货员、防损员、供应商一起验收电脑员凭有
13、效的数据及签名手续齐全的单据录入系统打印入库单、退货单供应商签名确认收货员对打印出来的入库单、退货单核对签名确认后交防损员签名交仓库主管签名确认并加盖收货专用章交回供应商到财务部复核财务部复核并加盖财务复核单商品验收完毕1、总部或分店营运部对所需商品进行订货,将订单传真给供应商,分店营运部将原件订单统一移交给收货部负责人签收2、分店收货部负责人须对楼面交来的订单进行检查,是否有相关人员的签名及加盖订货专用章后方可给予签收,并按部门分开存放,如发现有修改、签名手续不全、无加盖订货专用章的订单将一律退回,不予签收。3、供应商根据传真件订单将货送到分店收货部,收货员接单并审核订单是否在有效期内,如果
14、订单过期或无订单将拒绝收货,特殊情况可找商品采购部或营运部相关人员延期或重下订单签名确认后方可收货4、除工业面包、鲜奶可不用订单,但必须经营运部门负责人确认送货数量方可收货外,其他商品一律凭有效订单收货5、供应商根据订单并按要求将商品分别卸到卡板上并拉至指定的收货区。6、商品验收主要检查的内容有:数量、质量、商品条码、日期、名称、规格、包装等,进口商品必须有商检标签、中文说明、防伪标签;并将实收的数量写在订货数量旁边的“实收数量”空白处,如果送货数量大于订单数量,则按订单数量验收,如果送货数量小于订单数量则按送货数量验收(生鲜蔬菜称重商品可上下浮动10%)。7、在验收过程中,对于不是原包装箱的
15、必须全部打开,100%检查数量;对原包装箱的,要进行数量和质量抽检。数量抽检:20箱内抽检30%,20箱以上50箱以下的抽检要达到20%,50箱以上的抽检10%;质量抽检:10箱以内20%抽检 ,10箱以上的10%抽检。8、对于商品有“利是”的,必须一起全部拆下,并交收货部负责人登记再上缴财务部。9、商品验收完后,核对数量无误后,收货员、防损员、供应商在订单上签名,并将商品拉至指定的已收货区域11、其它商品验收流程(1)、对于商品信息不符,即实际商品与订单商品信息不符的拒绝收货,主要是商品名称、价格、条码。(2)、赠品的验收如同商品验收一样,必须认真清点数量,检查质量,除赠品本身无条码且有赠品
16、字样或捆绑的赠品外,所有的赠品必须粘贴公司内部的赠品标签。(3)、现金采购的商品凭送货单验收,验收完后相关人员在送货单上签名(注:清点数量时必须在单据相应商品后面写上零装数量,而非件数)。12、电脑员凭有效的数据及签名手续齐全的单据录入系统,核对商品入库单金额、数量无误并一致后审核出、入库单,并根据供应商的结款方式打印一式三/四/五联的出、入库单后签名并交回收货员。13、入库时如果商品为不在系统中的商品,必须由供应商去商品采购部确认修改信息后,方可入库,否则拒收14、入库时如果送货价格低于订单价格或电脑系统价格,按供应商的送货价格入库;如果送货价格高于订单价格或电脑系统价格的,必须与供应商沟通
17、好,价格为什么不对,正常情况下按电脑系统价格入库,否则拒收或作为问题商品通知商品采购部解决;15、现金采购商品无条码或条码无资料时,须通知商品采购部先录入新资料再入库,供应商送货的商品无资料时拒入库或由供应商找商品采购部相关人员完善信息后方可入库;16、如果赠品属免费商品,商品入库时的进价为“0”;17、核对商品入库单金额、数量无误并一致后在出、入库单,并根据供应商的结款方式打印一式三/四/五联的出、入库单后签名并交回收货员。18、收货员、防损员根据收货订单的数量对打印出来的入库单进行核对,确认无误后签名交给供应商。19、供应商签名确认后交仓库主管审核,仓库主管审核签名并加盖收货专用章,并将订
18、单、入库单、送货单一起交给供应商到财务部20、财务部对供应商交来的订单、送货单及签名齐全的入库单进行复核,无误后签名并加盖复核专用章,将结算联红联交给供应商,收货部负责人须在每天晚上下班之前到财务部收取入库单黄联并装订保管。21、收货完毕,对于验收完的商品,营运部应根据实际情况及时拉至卖场销售或存仓。具体工作职责及责任划分如下:1、收货部(1)、收货员要严格按照订单、验收标准对供应商所送商品进行验收清点,对验收完毕的商品要及时转移到已收货区;(2)、收货部不允许在防损员未到达收货现场的情况下,单独对供应商所送的商品进行验收,否则一切责任将由收货员承担。(3)、收货部对打印出来的入库单与收货订单
19、的数量不进行核对便直接签名盖章,且出现错误的,责任将由收货部负责人承担。2电脑部(1)、电脑员认真核对收货员所验收的订单数量、送货单是否一致,签名手续是否齐全,然后再核对收货数量、电脑进价与送货单金额无误一致后方可入库3、财务部(1)、财务部对供应商交来的订单、入库单、送货单须认真复核,相关手续是否完备,数量、价格、金额是否一致,无误后方可给予签名加盖复核专用章,对复核完的订单及入库单黄联须收回并保管好;(2)、财务复核对验收订单与送货单、入库单不进行核对便签章通过,且出现错误的,责任将由财务复核员承担。4、防损部(1)对收货员验收过程中,出现不符验收标准的,要监督好是否有及时存放到拒收退货区
20、域,不允许出现与其他已收商品混淆在一起,对收货部验收完的商品,要监督好是否有及时拉到已收货区,营运部是否规定的时间内将商品转移(2)对进入收货区域而后在打单过程中出现价格或其他原因无法入库而要退回给供应商的,将严格按照公司商品放行规定执行,不允许供应商或其他部门人员直接将商品拿出,否则,将对当班防损员进行处罚。5、以上规定,各部门必须严格遵照执行,如发现有未按操作执行的,将视情节轻重对相关责任人进行处罚。十二、商品退货、文字说明理货员抄单部门负责人确认是否需退货 可直退 不可直退货、单一起交收货部处理仓验收清点填写“退货申请单”传供应商签名确认 无误 有误返回商品部门纠正收货员对退货商品按供应
21、商进行分类收货员对退货商品按供应商进行分类防损员、收货员与供应商一起清点退货商品供应商到分店收货部办理退货将退货商品录入电脑,并根据供方的结款方式打印一式四五联的退货单收货员、防损员、供应商签名确认仓库主管签名并加盖收货专用章交供应商到财务部复核白联会计联,蓝绿联对帐联,红联结算联与黄联仓库联交供应商供方凭黄联到防损员处领取退货商品,防损员核实后给予放行并收回黄联商品退货完毕商品退货特别说明1、退货商品信息:存库量大货退货、协议到期退货、滞销商品退货、清场退货、包装破损退货、近期退货、过期退货、质理问题退货。2、除供应商与营运部门沟通好,直接从仓库拿到收货部的紧急退货商品,移交收货部预备退货。
22、商品退货的相关手续及注意事项一、清场商品退货1、财务部以总部业务部下发并经总部结算中心财务人员签名的清场通知单作为“出库单”的审核附件,实际退货金额必须结算中心签署的退货额;2、未经结算中心财务人员书面签名并注明每店退货金额的通知函,不得作为清场退货的依据3、如遇有货送的供应商,收货部可直接给予办理退货,但送货金额一定要大于或等于退货单的金额4、如遇没有送货而直接前来退货的供应商,收货部一定要供方提供厂家或代理商开具并加盖有公章的委托证明后,方可给予办理退货。(委托书必须要注明委托退货人的身份证号码、姓名及车牌号码)商品退货的管理责任划分1、未按上述手续程序而实际给予商品退货的,财务人员对“退
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