学习情境5商务会议礼仪课件.ppt

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1、2011.8,长春职业技术学院 陈向红,长春职业技术学院 陈向红,商务会议礼仪,2011.8,长春职业技术学院 陈向红,知识目标：,1. 了解会议礼仪知识，明确会议礼仪的主要形式、会议礼仪的筹备、会议进行中的礼仪规范以及会议结束后的礼仪。2. 熟悉展览会、洽谈会、发布会、茶话会的基本程序。3. 熟悉常见的商务会议礼仪的区别，掌握展览会、洽谈会、发布会、茶话会的筹备工作礼仪规范，以及参加各类会议的礼仪规范。,2011.8,长春职业技术学院 陈向红,能力目标：,1.掌握会议礼议的策划等方面的基本技能，掌握会议内容、程序流程等礼仪规范，能够从事会议筹备工作；2. 掌握参加展览会的礼仪，初步具备筹备展

2、览会的基本能力；3. 掌握商务洽谈会的策划、组织、实施及参与礼仪；初步具备筹备洽谈会的基本能力。4. 掌握对新闻发布会、茶话会的筹备、组织等具体工作的礼仪规范，并能够做好各项具体工作。,2011.8,长春职业技术学院 陈向红,素质目标：,养成良好的商务会议礼仪习惯，能塑造高雅、大方、得体的职业形象和企业组织形象，达到理论与实践相结合，为今后在商界从事常见商务会议工作打下良好基础。,2011.8,长春职业技术学院 陈向红,【案例导入】 会场的“名星”,2011.8,长春职业技术学院 陈向红,5.1 会议基本礼仪,会议礼仪主要包括会议组织礼仪和参加会议礼仪两方面内容。会议的组织有相当严格的程序和礼

3、仪规范。不仅会议的组织人员应当注意这点，与会人员也应该熟悉相关的规范，这样才不至于影响会议的效果，同时也可以给他人留下良好的印象。,2011.8,长春职业技术学院 陈向红,5.1.1 会议前的准备,1. 会议的筹备工作。 （1）设立会务组。（2）确定会议时间。（3）确定会议地点。（4）选择会场。 大小要适中。 地点要合理。 会场设施齐全。 有停车场。 （5）发放会议通知和会议日程,2011.8,长春职业技术学院 陈向红,2. 会场的布置。（1）会场的装饰。一般大型的会议，可在会场大门外插彩旗、挂彩花、彩灯，空中可悬挂写有祝贺标语的大条幅或充气气球，会场大门旁边摆放花篮。,2011.8,长春职业

4、技术学院 陈向红,可在会场内摆放适当的青松、盆景、盆花；为使会场更加庄严，主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上如需摆放茶杯、饮料，应擦洗干净，摆放美观、统一。,2011.8,长春职业技术学院 陈向红,（2）坐席的配置圆桌形。回字形。教室形。,2011.8,长春职业技术学院 陈向红,2011.8,长春职业技术学院 陈向红,2011.8,长春职业技术学院 陈向红,2011.8,长春职业技术学院 陈向红,（3）会标的设置。 会标应设置在主席台上方。一般是红底白字或黄字，字体要大方、端正。可以使用彩印横幅、不干胶字贴，或电子显示屏。（4）坐次的排定。根据与会者情况，由专人指导，安排好坐次，

5、放好座位牌。,2011.8,长春职业技术学院 陈向红,3物品的准备。根据会议具体情况需要，会务组应准备有关资料，放在文件夹中或用资料袋装好发放给与会者，方便于与会者的阅读和做好发言准备。,2011.8,长春职业技术学院 陈向红,4. 会议前的接待礼仪。（1）会前检查。 （2）提前进入接待岗位。 签到。 引座。 接待。,2011.8,长春职业技术学院 陈向红,5. 对会议接待人员的要求。（1）会议工作人员应有的风度。 会议工作人员，必须按正式场合的要求整理仪容仪表。男士应穿着深色的、质地较好的西服，扎领带，穿深色皮鞋。服装笔挺、清洁，鞋子擦亮。士一般着西服套裙，深色皮鞋。化淡妆。发型美观大方，不

6、能新潮。（2）礼仪小姐应有的风采。 礼仪小姐必须具有良好的礼仪形象和礼仪修养，具有较强的毅力和高度的工作责任心。始终展示给与会者真诚、热情、自信和友善的微笑。,2011.8,长春职业技术学院 陈向红,5.1.2 会议中的礼仪,1. 续茶水。 续茶水的服务人员应注意观察每一位与会者，以便及时为其续茶水。续茶时应动作轻盈、敏捷、规范。2.各司其责。 会议按拟定的程序进行，应紧凑，不要出现冷场的局面。这就要求各个工作人员“严阵以待”，各司其责。,2011.8,长春职业技术学院 陈向红,3. 主持人的礼仪。（1）主持人应衣着整洁，大方庄重，精神饱满（2）走上主席台应步伐稳健有力。（3）姿态、举止彬彬有

7、礼。（4）主持人应口齿清楚，语速适（5）主持人应根据会议需要调节会议气氛，或庄重、或幽默、或沉稳、或活泼。（6）主持人对会场上的熟人不能打招呼，更不能寒暄、交谈。,2011.8,长春职业技术学院 陈向红,4. 会议发言人的礼仪。 会议发言有正式发言，如领导作报告，也有自由发言，如讨论发言。正式发言者，应衣冠整齐，走上主席台时应步态自然，稳健有力，体现一种自信自强的风度与气质。发言时应口齿清晰，简明扼要。如果有文稿，发言时不能一直是低头读稿，要时常抬头环视会场。自由发言则较随意，但要注意，发言应讲究顺序和秩序，不能争抢发言；发言应简短，观点应明确；与他人有分歧，应以理服人，态度平和，听从主持人的

8、指挥。,2011.8,长春职业技术学院 陈向红,5. 会议参加者礼仪（1）衣着整洁、正式，仪表大方。（2）准时入场，依会议安排落座。（3）注意举止。认真听讲。（4）别人发言时不能打岔。,2011.8,长春职业技术学院 陈向红,5.1.3 会议结束后的工作,1. 做好会后服务的准备。照相、用车、会餐、参观、游览等活动，都应有统一指挥和全员配合，以保证活动的顺利实施。,2011.8,长春职业技术学院 陈向红,2. 会议结束后，所有接待人员应分工明确地做好善后处理工作。（1）对于与会者返程要尽可能提供方便，应到住地送行。（2）对于重要的与会者，一般要送到车站、码头或飞机场。（3）整理会议文件。,20

9、11.8,长春职业技术学院 陈向红,5.2 几种常见的商务会议礼仪,2011.8,长春职业技术学院 陈向红,5.2.1 展览会礼仪,2011.8,长春职业技术学院 陈向红,1. 展览会的重要性。商界的公司、企业都对展览会倍加重视。有政府、行业、媒体、社会的关注；可以吸引企业的上游、下游单位参展，不仅能获得大量信息、带来商机、找到合作伙伴；能吸引大量客户及终端消费者，宣传公司、企业，树立良好形象；能够形成一大批现实顾客和潜在顾客，获得客观的经济收益。,2011.8,长春职业技术学院 陈向红,2. 展览会的筹备。（1）明确主题。（2）进行展览会策划。（3）展览会时间的确定。（4）办展地点及场所的选

10、择（5）向参展方发邀请函。,2011.8,长春职业技术学院 陈向红,（6）加大宣传力度。 展览会的宣传，可以采用以下几种方式：（7）合理分区，整体规划。（8）提供辅助性服务项目。包括：,2011.8,长春职业技术学院 陈向红,3. 展会工作人员的礼仪。（1）要努力维护整体形象。工作人员的形象，主要指在展览会上直接代表参展单位的工作人员形象。展示物的形象，主要由展品的外观、质量、展品陈列、展位的布置、发放的资料等构成。（2）举止得体。（3）要时时注意礼貌待客。（4）要善于运用解说技巧。,2011.8,长春职业技术学院 陈向红,5.2.2洽谈会礼仪,1. 商务洽谈的种类。根据商务洽谈举行的地点不同

11、，可以分为客座洽谈、主座洽谈、客主座轮流洽谈以及第三方地点洽谈。 2. 洽谈会的筹备。（1）广泛搜集信息。（2）熟悉洽谈程序。（3）掌握洽谈策略。（4）确定洽谈会地点和时间。（5）提前通知。（6）洽谈会的座次安排。,31,会谈的排序常规,1,5,3,4,2,1,4,2,5,3,（译员）,主 方,（译员）,正门,客方,32,1,5,3,4,2,1,4,2,5,3,客方,主 方,（译员）,正门,（译员）,2011.8,长春职业技术学院 陈向红,3. 参会人员的仪容服饰。（1）仪容修饰。（2）服饰装扮。4. 参会人员的举止。（1）站有站相。（2）坐有坐姿。（3）注意手势的运用。（4）语言礼貌，语速适

12、中，吐字清晰。（5）主谈人交谈时，与会人员不得交头接耳,2011.8,长春职业技术学院 陈向红,5. 洽谈会的基本程序。（1）以礼相迎。（2）施行见面礼。（3）非洽谈人员离开。（4）洽谈开始，要创造良好的洽谈气氛。（5）洽谈之中，要理智、机敏地处理重要事宜。,2011.8,长春职业技术学院 陈向红,报价要明确无误，恪守信用，不欺蒙对方。要查询。事先要准备好有关问题，选择气氛和谐时提出。磋商。解决矛盾要就事论事，保持耐心、冷静，不可因发生矛盾就怒气冲冲，甚至进行人身攻击或侮辱对方。处理冷场。处理冷场时主方要灵活主动，可以暂时转移话题，主方要主动提出话题，不要让冷场持续过长。,2011.8,长春职

13、业技术学院 陈向红,（6）洽谈达成共识后，举行签约仪式。（7）合影留念，礼貌送别。,2011.8,长春职业技术学院 陈向红,5.2.3 发布会礼仪,新闻发布会，简称发布会。是一种主动传播信息，谋求新闻界对某一社会组织或某一活动、事件进行客观公正的报道的有效的传播、沟通方式。,2011.8,长春职业技术学院 陈向红,2011.8,长春职业技术学院 陈向红,1. 新闻发布会的筹备。（1）主题的确定。避免使用新闻发布会的字样。最好在发布会的标题中说明发布会的主旨内容。通常情况下，需要打出会议举办的时间、地点和主办单位。（2）新闻发布会的时间选择。 举行新闻发布会的最佳时间，是周一至周四的上午9点至1

14、1点左右或是下午的3点至5点左右。会议时间控制在2小时以内。,2011.8,长春职业技术学院 陈向红,（3）新闻发布会的地点选择。场地可以选择户外也可以选择在室内。可以直接安排在企业的办公场所或者选择酒店。重要的发布会宜选择五星级或四星级酒店。 还要考虑地点的交通便利、易于寻找，以及有泊车的场地。,2011.8,长春职业技术学院 陈向红,（4）会场的布置。 新闻发布会的席位摆放。 环境及场地布置。a.酒店外围布置，如酒店外横幅、竖幅、飘空汽球、拱形门等。b.进入会场的引导。c.会场布置。既要符合新闻性质，又要具有时代感、美感，同时还要注意会场环境布置、气温、灯光、噪音等因素。d.电器设备的配置

15、。,2011.8,长春职业技术学院 陈向红,（5）参加人员的确定。主持人的确定。 发言人的确定。新闻发言人一般应具备以下条件： a.是公司的头面人物之一。 b.有良好的外型和表达能力。 c.有执行计划并加以灵活调整的能力。 d.有现场调控能力，可以充分控制和调动发布会现场的气氛。 e.修养良好、善解人意、彬彬有礼。 确定礼仪接待人员。,2011.8,长春职业技术学院 陈向红,（6）礼品的准备。（7）材料准备 宣传提纲。 发言提纲。 问答提纲。 辅助材料。,2011.8,长春职业技术学院 陈向红,（8）会议资料袋的准备。资料的顺序可依次为：（9）其他物品的准备。 发布会之前要排好座次、摆好名牌、

16、制作胸卡或工作证件、准备嘉宾戴的胸花，准备好签到薄、以及“请赐名片”的盒等。,2011.8,长春职业技术学院 陈向红,2. 新闻发布会对记者的邀请。（1）人数适中、关系密切为好。（2）提前相邀，方式适当。（3）不透露主要新闻。（4）邀请准确。,2011.8,长春职业技术学院 陈向红,（1）彼此相互配合。 分工明确。 彼此支持。（2）把握分寸。 提供新闻。 简明扼要。 温文尔雅。 灵活生动。,2011.8,长春职业技术学院 陈向红,3. 新闻发布会主持、发言人的礼仪。（1）彼此相互配合。 分工明确。 彼此支持。 （2）把握分寸。 提供新闻。 简明扼要。 温文尔雅。 灵活生动。,2011.8,长春

17、职业技术学院 陈向红,4. 新闻发布会程序及礼仪规范。 （1）报到。 由礼仪人员和工作人员组织与会嘉宾签到、领取资料、纪念品、引导其就座。 （2）会议正式开始。 由主持人宣布开始，简要说明召集会议的目的及所要发布信息的背景情况。 发言人代表主办者致辞，发布有关信息，应该注意自己的仪表修饰和言行举止。 （3）答记者问。 （4）接受重点采访。 （5）发布会结束，礼送嘉宾。,2011.8,长春职业技术学院 陈向红,5. 发布会后续工作和礼仪要求。（1）了解新闻界的反应。（2）整理保存会议资料。 会议本身的图文声像资料。 新闻媒介有关会议报道的资料。（3）审慎对待不利报道。,2011.8,长春职业技术

18、学院 陈向红,5.2.4 茶话会礼仪,茶话会，除了备有足够茶水以外，还备有糖果、糕点、瓜子、水果等。因其备有茶点，且以参加者不拘形式地自由发言为主，故此称为茶话会。有的时候，也有人将其简称为茶会。,2011.8,长春职业技术学院 陈向红,2011.8,长春职业技术学院 陈向红,茶话会在表面上是“以茶会友”，但实际土是借机与社会各界沟通信息、交流观点、听取意见、增进联络，为本单位实现公关目标，创造良好环境的一种商务活动。,2011.8,长春职业技术学院 陈向红,1. 茶话会准备的礼仪。,（1）确定主题。以专题为主题的茶话会。以联谊为主题的茶话会。以娱乐为主题的茶话会。（2）确定与会者。本单位的顾

19、问。本单位代表。合作的伙伴。社会知名人士。各方面人士。,2011.8,长春职业技术学院 陈向红,（3）确定时间。举行时机。举行的具体时间。举行的时间长短。（4）确定地点。主办单位的会议厅。主办单位负责人的私家客厅、私家庭院或露天花园。宾馆的多功能厅。高档的营业性茶楼或茶室。,2011.8,长春职业技术学院 陈向红,（5）座次安排。环绕式。圆桌式。主席式。散座式。,2011.8,长春职业技术学院 陈向红,（6）会场的布置。茶话会场应设颜色淡雅、品质高贵的花，以天堂鸟、兰花、百合、文竹为宜，让来宾感到清新、雅致。,2011.8,长春职业技术学院 陈向红,（7）预备茶点。茶话会，不提供主食和菜品，只

20、向与会者提供茶点。茶叶的准备。对于用以待客的茶叶与茶具，务必要精心准备。选择茶叶时，应尽力挑选上等品，切勿滥竽充数。可根据地域民俗多准备几种茶叶。,2011.8,长春职业技术学院 陈向红, 茶具的准备。在选择茶具时，最好用陶瓷器皿，并且讲究茶杯、茶碗、茶壶成套，千万不要采用玻璃杯、塑料杯、搪瓷杯、不锈钢杯或纸杯，也不要用热水瓶来代替茶壶。 点心和水果。在茶话会上为与会者略备一些点心、水果或是地方风味小吃。需要注意的是，在茶话会上向与会者所供应的点心、水果或地方风味小吃，品种要对路，数量要充足，并且要便于取食。,2011.8,长春职业技术学院 陈向红,2. 茶话会的议程和发言礼仪,（1）茶话会的

21、议程。宣布荼话会正式开始。主办单位负责人讲话。与会者发言。自由交谈。文娱表演及活动。茶话会结束。,2011.8,长春职业技术学院 陈向红,（2）发言的礼仪。主持人的引导。与会者的发言礼仪。要求发言时，可举手示意，同时也要注意谦让，不与人进行争抢。不论自己有何高见，不打断他人的发言。发言的过程中，语速适中，口齿清晰，神态自然，用语文明。肯定成绩时，一定要实事求是，力戒阿谀奉承。提出批评时，态度要友善，切勿夸大事实。,2011.8,长春职业技术学院 陈向红,3. 参加茶话会的礼仪,（1）注意仪表。正式茶话会简便易行，在服饰上没有严格规定或特殊要求，但要注意仪容、服饰整洁、得体。（2）准时到会。按照

22、邀请函上规定的出席时间准时到达现场，最好提前几分钟。迟（3）积极参与。自由交谈、文娱表演、娱乐活动等。,2011.8,长春职业技术学院 陈向红,小结：,本情境介绍了会议的基本礼仪、以及商界常见的展览会、洽谈会、发布会、茶话会礼仪。同学们应掌握筹备商务会议的基本礼仪，掌握展览会、洽谈会筹备方面的知识，掌握洽谈会的座次礼仪；了解新闻发布会和茶话会的组织、筹备及其礼仪规范，并应通过技能训练，初步具备筹备常见的商务会议的基本能力。,2011.8,长春职业技术学院 陈向红,能力培养与训练,能力培养目标：1. 掌握参加展览会的礼仪，初步具备筹备展览会的基本能力；2. 掌握商务洽谈的基本礼仪，具有筹备洽谈会

23、的基本技能。3. 对新闻发布会、茶话会的筹备、组织等具体工作的礼仪规范有所掌握，并能够做好各项具体工作。,2011.8,长春职业技术学院 陈向红,1.思考与判断2. 案例分析【案例分析】5-1 发放资料的学问【案例分析】5-2 他坐错了吗？【案例分析】5-3 富商的选择【案例分析】5-4 “时装秀”方案,2011.8,长春职业技术学院 陈向红,3. 小游戏 出点子4. 模拟演练【模拟演练】5-1 合作项目洽谈会【模拟演练】5-2 第一次会议,2011.8,长春职业技术学院 陈向红,作业,自拟展会题目，进行展会活动策划。,2011.8,长春 职业技术学院 陈向红,学习情境3 商务社交礼仪,谢 谢 观 看,