订单编制处理流程管理办法.docx

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1、 无锡爱玛车业有限公司 整车订单编制及处理管理办法 QAM-SD006-2010 1、目的为保证迅速、准确接收和处理客户订单，提高公司的内部各部门运营状况，确保终端客户的库存周转迅速，确保公司财务资金快速良好运转，特制定本管理办法。 2、 范围使用范围：本办法适用于无锡爱玛车业有限公司营销分部及其各下级相关业务下行政单元。 3、主要责任单位、解释单位 3.1：营销分部及其下级各行政单元各相关业务部门均为本办法的责任单 位。 3.2：业务受理科负责接收客户原始订单及初审草稿订单并生成提货单。 3.3：计调科负责审核提货单并编制发货计划。 3.4：财务负责确认提货单。 3.5：储运科负责安排发运提

2、货单。 3.6：营销分部为本办法的主要解释单位。4、管理规定 4.1：订单处理管理办法的主要内容： 4.1.1：接收、初审订单 4.1.2：确认货款 4.1.3：生成提货单 4.1.4：审核提货单 4.1.5：财务审核签字确认 4.1.6：编排发货计划 4.1.7：储运科负责发运 4.1.8：货物到岸跟踪4.2 订单处理流程内容及管理实施规定： 4.2.1：订单处理流程简图生成提货单接收、审核原始订单，核算货款编制发货计划审核提货单 储运科发货/到岸通知 4.2.2：接收订单、初审订单4.2.2.1：对于终端客户传真的原始订单或者是网上电子订单，由客代初审订单的车型款式、颜色、配置及数量，是否

3、符合公司正常生产销售的车型。形成一般草稿订单。表单必须完整填写商家名称、客户姓名、运输方式以及其它备注信息。特殊订单，整理特殊定做计划单。初审订单确保信息准确无误，由于工作疏忽或其它给予公司造成严重经济损失者，按照公司人事管理制度规定给予处罚。4.2.3：确认货款 客户代表对初审整理好的订单，在一个工作日内负责向客户催款。对于正常订单在七个工作日内未到款，视为无效订单。特殊订单在确定技术配置可实施后，款到1个工作日内方可给予下发特殊订单生产计划，特殊订单款到15个工作日内给予发货。客户代表负责和客户核算货物数量及货款，以电话、传真或网络的形式告知客户。并要求客户办款后，立即告知公司打款金额和银

4、行名称。办款公户必须传真银行结算凭证，并由客户审核凭证信息（汇款时间、账户名、汇入行、账号等）信息，方可实施账款先行录入。异常信息显示凭证不能实施先行录入及实施发货，违反财务管理规定者，给公司造成严重经济损失者，按照公司人事管理规定给予处罚。 经销商通知客户代表款到后，客户代表及时在财务处确认客户货款金额，如有雷同款项需一方经销商传真汇款凭证后方可记录到款金额。为了便于公司各部门业务运营高效及时，当日款当日确定并记录并纳入月度绩效考核中，单笔款到3个工作日内无人认者，月度绩效考核扣3分，7个工作日内单笔款到无人认款者，月度绩效考核扣8分，一周至一月之内无认款者，扣绩效15分。一月以上无认款者，

5、当月绩效扣20分。由绩效科给予考核并纳入月度考核记录中。4.2.4：生成提货单： 每月度政策报告或部分客户特殊申请政策报告单，第一时间抄送财务部、计调科、订单处理员处备案。客户代表将确认款到订单（表单信息准确无误），整理后由订单处理员生成提货单。特殊价格订单，须有领导签字审批的报告单方可给予打印提货单，任何人不得口头通知订单处理员或者私自打印提货单。违反规定者单笔订单扣除责任人月度绩效5分。特殊价格计量不计任何政策车型，须注明“T”标示，“T”须在产品名称之前标注，例“T玲珑”。为保证订单数据、生产计划制定的准确性，当日款到订单当日打印完毕，无特殊情况，严禁更改车型及颜色数量。对于月末考核或政

6、策变动时，为保证公司政策活动实施的严肃性，订单车型及数量必须符合到款余额，并全部生成提货单，无公司特殊情况，严禁客户更改车型数量及变动政策。客户代表需做好沟通协调工作并纳入月度绩效考核，无积极协调沟通者，当月绩效扣10分。整车附件发放按照整车附件发放管理规定实施。4.2.5：财务确认提货单：提货单生成后，分发给各片区客户代表，由客户代表初审后签字确认，初审到款订单到财务处签字。财务签字确认后直接交至计调科审核提货单。4.2.6：提货单审核：4.2.6.1：订单处理员负责初审提货单与原始订单的正确相符性，审核是否错打数量、车型、颜色、配置及相应的电池和附件数量。订单处理员将审核无误后打印提货单。

7、计调科专人负责审核提货单，审核后的提货单为标准提货单。审核提货单纳入月度绩效考核中，审核提货单准确无误，由于提货单未审核出错误而经其他部门给予修正换回公司经济损失者，月度错单10起以下，绩效扣分3分，月度错单15起以上，绩效扣分10分。给公司造成直接经济损失500元以下，责任人共同承担，损失在500以上，根据公司人事管理制度给予处罚。提货单审核为责任倒推考核，提货单审核者考核上一级初审者到客户代表，绩效扣分标准按照以上扣分标准。审核后的提货单交至统计分析处录入数据源。4.2.7：编排发货计划：为确保款到订单及时高效处理，提高公司运营速度，由计划负责根据款到订单发货计划的编制，计划调度根据库存明

8、细及生产明细负责编排订单发货计划。遵循款到订单的先后顺序。准确计划表单信息，对于自提客户，由计划调度负责和客户代表沟通确定自提货物时间。在计划表单信息中注明准确时间。便于物流调度安排实际发货时间。每日发货计划有计划调度按时抄送给客户代表、售后部、储运科，便于相关部门做好业务衔接工作。计划调度统计当日发货需求明细，交至销售调度便于和生产部做好先后入库工作。每日计划车型需求须每天两次提报给生产部。4.2.8：物流发货 对于当天发货计划，客户代表保持和物流及其它相关部门密切沟通，确保货物当天及时出库。客户代表负责跟进，对于提货单，储运科于7个工作日内未能出货，公司视为无效提货单。有计划调度负责跟进收回原始提货单，交至客户代表到财务办理退单手续。储运科在发运中，出现异议，由客户代表协助物流部和客户进行沟通处理。4.2.9：货物到岸通知单货物到岸通知单有物流部负责传真给客户，确保每个客户收到。由客户代表负责向客户解释公司有关货物终端验收规定。客户对于订单处理过程中的异议问题反馈至投诉处理专员处，统一集中处理。详细参考储运作业流程管理规定本管理办法自下发当日开始执行。 营销公司无锡分部 2010-8-26 7