行政管理知识12-公司车辆管理.docx

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1、企业车辆管理 公司的车辆是公司经营活动不可缺少的交通运输工具，为了充分发挥其作用，需要正确的管理，来满足经营活动的使用需要。 常见企业用车的种类有班车，行政用车、卡车和私车公用等。下面我们主要对班车和行政用车做详细说明。 1. 班车班车是一种额外的福利，是保证员工准时上班的工具。a班车的配备：1. 根据整体预算、目标乘车人的住址、数量，上下班的车程时间，不同车型的租车费报价等确定线路数量和配备的车型。车程时间一般要小于2小时。2. 根据每条线路乘车人员的数量来确定发配的版车型号，包括6人座，15人座, 35人座等。b规定班车路线图：要考虑路况、线路，还有走大路，不走回头路的原则。班车一般停靠在

2、大的班车站，公交站，一般不停在员工家门口。员工申请坐班车手续：灵活管理，班车是一种额外的福利，要正确管理员工的期望，把一切可能发生的情况提前通知给员工。A 班车申请有乘坐班车需要的员工要提交乘坐班车申请和承诺书。乘坐班车申请和承诺我承认并声明：1. 我的雇主A公司为员工安排了班车交通服务，以方便这些员工往返位于XXX办公室。2. 班车交通服务由公司聘请的服务提供商在从公司指定地点到XXX办公室的固定地点提供。3. .我将严格遵守A公司与班车使用有关的政策和规章。4. 我同意并承认班车服务是A公司自主提供的福利。为了确保员工在A公司工作效能，A公司有权自主决定是否提供班车服务，确保员工按时上班来

3、到公司和下班离开公司。如A公司管理层认为撤销班车对公司有利，则该班车服务可以随时停止。5. 我理解如果我乘坐班车，我将不再享有交通补助。6. 我理解我乘坐班车的申请要有公司批准后才生效，我才能乘坐公司班车。我申请自XXXX年XX月XX日乘坐班车，并确认自XXXX年XX月XX日起不再享有公司提供的交通补助每月CNYXXX元。我知晓我的“二选一”选择一经做出，就不能随意转换。员工姓名：身份证号码：签字/日期： 年 月 日B 班车规则乘坐班车之前，要仔细阅读班车规则。A公司班车制度n 班车准时发车，员工应依据班车表安排提前到达站点等候，班车不会由于个人原因而拖延时间n 请根据公司设置的站点乘车，公司

4、规定站点以外不得停车，请大家免开尊口n 不要以任何形式替他人占座，影响他人正常乘车n 保持车内环境卫生及公共设施维护n 尽可能不要大声喧哗，禁止以任何方式影响他人的正常休息n 鉴于安全考虑，非必要沟通，严禁行车途中与司机聊天n 上班各站点规定发车时间与下班发车时间均按照北京时间已校准后的班车内电子时钟显示时间为准 上班发车时间：各站点规定发车时间 下班发车时间：每日16：45时间站名位置n 此时间为公司规定发车时间，过时不候！在规定发车时间未能达到站点的员工请自行寻求交通解决途径n 员工要记录好自己班车线路班车长及公司班车管理人员的联络方式，并及时将自己的联络方式通知班车长n 在上班等候班车过

5、程中，如遇到班车晚点情况时，请及时主动与自己的班车长进行联络，听从公司的安排。如遇特殊情况需打车或乘坐轻轨时（个人原因除外），必须提前得到公司班车管理人员的确认，到达公司后，方可予以报销。n 当在乘坐班车途中遇到紧急情况时，员工不准擅自行动，应及时与班车长进行沟通，听从班车长的安排，与班车长无法取得联系时，可以及时联络公司班车管理人员。n 串线问题：串线员工应待规定本线路员工坐好座位后再上班车，若超出班车人数上限，则请串线员工自行协调解决或选择其他线路乘坐。n 每辆班车的正后方座位为孕妇专用座，请员工主动让给孕妇乘坐。员工就班车的任何疑问或建议，可与人事行政部门取得联系。员工乘车站点与路线：员

6、工签字：身份证：日期：C 班车路线时间表A公司班车路线时间表更新时间：预计时间人数站名位置乘车人共 人6:101班车长：6:251联系电话：6:4517:002司机电话：车牌号：7:051预计时间站名位置乘车人共 人6:151班车长： 6:301联系电话：6:4016:501司机电话：6:551车牌号：预计时间站名位置乘车人共 人6:151班车长：6:351联系电话：6:451司机电话：7:001车牌号：预计时间站名位置乘车人共 人6:501班车长： 7:154联系电话：7:204司机电话：7:304车牌号：如不清楚班车具体站点停靠位置，请提前与各线路班车长进行联络确认，以免给大家造成不便！3

7、2D 总结及注意事项1. 乘车人员必须遵守有关规定。2. 加站点需要上级请示，批准后才可执行，通常站点不超过五个。3. 根据需要，定期改班车线路。4. 班车路线管理者需要在路线图上实时标明新路线和站台。5. 安排好班车的停放问题。6. 自行上班的员工会有交通补助；乘班车上班的员工不再享有交通补助。2. 行政用车A 公司的用车需求各个部门对行政用车的需求各不相同，所以要统计出如销售部门、客服部门、总经理等对行政车辆的常规需求。 B 车辆使用流程（1） 用车部门填写内部用车单，经部门经理审核，签字。（2） 按用车审批权限，由总经理签批。（3） 将用车单转到车队，根据需要和车辆座位等情况派车。（4）

8、 派车时要派出本月里程数少的司机和车辆。用车单C 买车VS租车 买车优点：费用比租车相比要便宜一些。如：购买一辆20万左右的轿车，如果按照6年折旧计算，每年的折旧费用是3万多元。此外，加上养车的成本，保险费每年要5000多元，日常保养每年约4000元，专职司机，一个月工资是2000多元，再加上保险、福利、补贴等支出，一年的费用约为5万元。因此，养这样一辆车一年各种花费约近10万元。如果租一辆同级别的新车，按现在的市场行情，一个月加上驾驶员的费用大约为9500元，一年的租用费约为11万余元。 买车缺点：买的车用起来不省心，上保险、养护等问题都要由本公司的人员安排。 租车优点：1. 根据需求，随时

9、更新车型。2. 解除车辆维修、年度检验的烦恼。自购车辆对车辆的维修和保养及一年一度的车辆年检要耗费很多财力和精力。但如果租车，就不存在这些烦恼，无论是车辆维修还是其它原因，车辆不能正常使用时，租赁公司都会及时提供替代车，保证用车。3. 充分提高资金利用率。如果自购车量要一次性支付30万元，那么租车和买车相比至少可节省一次性投资20万元。公司用这20万元去经营，可赚取一笔可观的利润。 4. 保证良好的财务状况。自购车辆必然会造成固定资产的增加、借款增加、流动资产减少使财务出现不良状况，而租赁车辆将有效回避上述风险。5. 有利于提高成本观念，减少浪费。自购车辆使用时随心所欲，特别是单位公车，私自用

10、车现象较多，造成不必要的浪费，而如果租赁车，一是可根据业务需要随时调控用车数量，二是用车人知道自己的用车成本，可直接减少不必要的用车，有效地提高员工的成本观念。6. 万一发生交通事故，租赁公司能全力协助。驾驶自购车辆，一旦发生事故，就要与保险公司交涉，因车主不熟悉报案理赔程序，往往会浪费许多时间和金钱，在处理理赔的过程中，必然有明显的优势。汽车租赁公司将汽车制造商、汽车经销商和汽车用户有机的紧密结合在一起。 租车缺点：费用相对较高。D 租车时考虑的因素：1. 车公司实力：注册资在200万以上，大型的租车公司。2. 具有替补车辆服务3. 明确更换司机条件4. 车辆保养 E 驾驶员服务细则驾驶员服

11、务细则1，安全遵守国家交通法律、法规，严格杜绝超速、闯红灯、逆行等危险驾驶行为。以“安全、舒适、便捷”为带驾服务宗旨，文明行车。合理调整作息时间，不开疲劳车。在高速公路行驶时，禁止拔打或接听电话。不得泄露客户公司及用车人的任何情况，包括用车人的行程、电话、住址等。2，纪律遵守B租车公司带驾驾驶员管理规定及其它制度，遵循B租车公司带驾驾驶员服务标准条款。不透露每月薪资，不与他人攀比。用车人出差、度假期间（除特别指定），必须到公司报到，听从相关管理人员安排。保持手机24小时开机。车辆必须停放在公司指定车位，不可长时间将车辆处于怠速状态。不在工作时间内吸烟、喝酒。遵守公司对员工的出入手续，并按照规定

12、路线行走。在公司指定休息点休息，空余时间努力学习英语。不得私自用车，不做与工作无关的事情。3，行使服务流程 执行助理会提前一天收集各部门用车申请表，将一联分发给各个司机 司机根据发车时间提前5分钟上车，填写行车记录表上的“日期”、“起始公里数”和“接车时间”空格，将公里计数按钮调至0，在员工通道等候。 行程结束时需用车人根据公里计数显示确认公里数，在行车记录表上签字，并带走一联用于核查。 每日汇总各部门用车记录。 行车记录表（附件2）填写规则中的所有空格必须填写（费用栏按实际发生填写） 始及结束里程数栏填写前分别于用车人上下车时唱出读数（无人乘坐时申请人需于车辆出发及返回时核对里程数） 段行程

13、必须真实填写，包括司机上下班、洗车、加油、保养等，每天上班由管理人员核对并签署 工作纪实表（B租车公司）填写规则1，每天如实、认真填写工作纪实表中的每一项内容，做到字迹整齐清楚、不误写、不多记。公里数和时间始末与用车人实际使用一致并由用车人签字确认。公司车由最后一个用车人签字确认。2，遵守公司对工作纪实表的确认流程，确认后不允许有任何更改。3，驾驶员每天工作时间为9小时，其中1小时为午餐时间，超出9小时开始计算加班时间。每周工作天数为5天，超出天数开始计算加班时间。4，费用报销加油严格执行一卡一车制度，当卡内金额低于平均单次加油金额时及时与管理部联系充值。加班费计算：工作日为10元/小时，双休

14、日为20元/小时，节假日为30元/小时。餐费、出差住宿补贴：中午时间未能在公司食堂用餐的，补贴标准每餐10元；晚上加班超过19：00的，补贴标准每餐10元；出差至上海无锡等距离较近地区的，补贴标准每餐20元；其他较远地区并当天返回的，补贴标准每餐50元。过夜出差补贴为每天80元。停车及过路费由用车人当时支付，将发票交用车人自行做费用报销。其他报销按照日期粘贴于车辆费用粘贴单（附件7）上于每月第一周周三前交至行政部。5，其它每年5天带薪假期，可由司机自行提前1天申请，也可由公司根据用车情况要求司机休假。带驾过程中如发生交通事故，必须严格按照事故处理流程操作。并立刻通知B租车公司及行政部管理人员。

15、车辆的维修、保养必须到B租车公司指定维修点，按照车辆维修、保养操作流程进行，通知维修管理人员，并加以确认。驾驶员不得与客户、同事发生语言或肢体方面冲突。由于特殊情况需要交换车辆时，双方驾驶员至行政部填写车辆交接单，明确责任划分。 F 用车规定目的Purpose: 为了加强公司用车的管理，提高车辆的使用率，节约用车成本，更好地为公司服务，结合本公司实际情况制定本规定。 The rules below are formulated for the administration of company vehicle use, to heighten the utilization rate of v

16、ehicles, to control the cost and better serve the company. 车辆使用的原则Principles of Using the Vehicle A. 所有申请须是公司业务用车 All the applications shall be for company business. B. 高效和节约为原则Efficiency and economy shall be followed as the principles to use the vehicles. 公司车概况Company Vehicle Description . 公司用车Comp

17、any Vehicle Application Procedure A. 除用作员工班车外（3号车），其它用车均按以下流程操作： Except the purpose of shuttle bus (Vehicle No.3), other request to use the vehicle shall follow the following procedure: B. 填写和提交申请表Fill in Application and Deliver 每个工作日17：00之前，各部门指定人员根据本部门第二天的用车计划填写用车申请表（附件A）交至执行助理处。 Every department

18、should appoint a partner to fill in the “Application for Using the Vehicle” (Annex A) one day before and deliver it to Executive Assistant before 17:00 every working day. 部门划分为：生产/服务/销售/人事和行政/财务/ 总经理/ 工程/DC。 The departments are: Production/ Service/ Sales/ HR & Admin/ Finance / GM Office/ Engineerin

19、g/DC C. 公司车安排 Company Vehicle Arrange 执行助理会根据车辆状态安排并填写完整用车申请表(附件A)，将一联发给各个司机。同时在白板上公示第二天的所有车辆安排。 The Executive Assistant will fill in the “Application for Using the Vehicle” (Annex A) with vehicle arrangement information, publish it on the whiteboard and distribute one sheet to the driver. D. 司机准备Dr

20、ivers PreparationE. 填写申请表Fill in Application F. 提交行政部Deliver to AD G. 通知司机Notify DriverH. 告知用车人 Notify Applicant I. 行政部安排Arranged by AD司机根据发车时间提前5分钟上车，并填写行车记录表（附件B）上的“日期”、“起始公里数”和“接车时间”空格， 将公里数计数按钮调至0，把车停在员工通道口等待。 The driver should get on the van 5 minutes before the requested departure time, fill i

21、n the blanks of “Date”/ “Start km”/”Report Duty Time” on the “Driving Record Form” (Annex B), press the mileage button and park it outside the Partner Entrance. E. 使用确认Using Confirm 各用车人上车时会得到司机提供的起始公里数据，行程结束时需在行车纪录表(附件B)上签字，确认用车的里程和费用，并且带走一联用于月底核查。When the user get on the vehicle, he (she) will get

22、 the No. of Start Mileage from the driver, the user shall sign his/her name in the “Driving Record Form ”(Annex B) to confirm the duration, the mileage and the cost when he (she) finish using the vehicle，then take away one sheet for check in the end of the month. F. 其他情况 Other Situation 不同部门合用一车时按照以

23、下步骤填写：举例说明，A和B（分属不同部门）合用一辆车，当A到达目的地A时，A需要填写行车记录表(附件B)上的“结束里程数”和“送抵时间”栏并签字确认，接着B填写另一张行车记录表往返目的地B；当司机回到A目的地时，A再重复以上步骤。 When different departments share one van should follow the procedure as: for example, A and B (different departments) share one van, when A arrive the destination A, A should fill the

24、 blanks of “End km”/ “Sign Off Time” and sign on the “Driving Record Form” (Annex B), then B fill in another form to and fro destination B; when the driver back to destination A, A should repeat to fill in another form. 在公司没有车辆的情况下，经同意，行政部将视乘车人数另行租用车辆。 In the case of unavailability of company vehicl

25、e for an approved Application, the Administration Department will consider renting a vehicle according to the purpose and amount of travelers. 如事情紧急，来不及完成申请程序，行政部可通知先行出车，并做好登记，事后用车人仍需及时补办手续。一般情况下不得先用车后补用车申请手续。 In emergency cases, the Executive Assistant can dispatch the vehicle before the applicatio

26、n procedure, and an application form should still be submitted after the use of the vehicle. However, such practice is not encouraged. G. 司机加班时间 Drivers OT Rules 根据合同，司机每天工作时间不得超过12小时，夜间休息时间不得少于10小时，每周至少休息1天。 According to the contract, the drivers can not work over 12 hours one day; can not have res

27、t less than 10 hours one day; at least have 1 day leave every week. H. 取消预定Cancel Reservation 当天用车人如取消预订需在发车1小时之前通知执行助理。修改时间同样。 The applicant should notify the Executive Assistant 1 hour before the requested departure time if he (she) want to cancel the reservation. Similarly if change the time. I.

28、汇总 Summarize 司机需要每天按照驾驶员服务细则(附件C，中文）中规定的要求整理各部门的用车记录。 The driver should summarize the vehicle using record for every department according to the request of the Drivers Code (Annex C/ Chinese Only). 司机需要在每个新月份的第一周的周三前计算每个部门的用车费用并交至各部门，再由各部门核对后交至执行助理处进行汇总。 The driver should count the charge for differ

29、ent departments and hand to the departments for check before Wednesday the first week of the new month. Then hand to the Executive Assistant by the departments after the confirmation. 公司用车费用 The Cost of the Company Vehicle A. 基本费用Basic Cost 1号和2号车每公里费用为人民币3元，3号车每公里费用为人民币2元. No.1 and No.2 vehicle cos

30、t RMB 3/km; the No. 3 vehicle cost RMB 2/km. 以上费用基于“汽车长期租赁合同”和上5个月的每月平均油费得出。 The price based on the “Contract of Long-Term Car Lease” (car rental) and last 5 months of cost of gas. B. 其他费用Other Charges 过路费和停车费：根据实际产生结算 Toll & Parking: According to the actual settlement 司机加班费：工作日(9小时以上)10元每小时，休息日20元每

31、小时，国定假日30元每小时。 OT payment for driver: RMB 10/ hour (working day，more than 9 hours )； RMB 20/ hour (weekend)；RMB 30/ hour (national holiday) 司机午餐或晚餐费：本地每餐10元，上海及省内每餐20元，省外每天50元。 Work meal(lunch and supper) allowance for drivers: RMB 10 (local)/meal；RMB 20 (Shanghai or inside Jiangsu province)/meal；RM

32、B 50 (outside Jiangsu province)/day 司机住宿费（过夜）：原则上不建议司机在外省市过夜，如遇确实需要的请提前1天通知执行助理订房。 Accommodation fee (overnight): In principle, we wont advise to let the driver spend the overnight outside the cities except the case of special need, please inform the Executive Assistant one day before to reserve the

33、 room.以上费用基于“汽车长期租赁合同”。 The prices based on the “Contract of Long-Term Car Lease” 费用结算Expense settlement A. 基本费用/ 司机加班费/ 司机餐费 Basic Cost /OT payment for driver/ Meal Allowance ： 将按车辆使用记录结算后通知各部门 Will be noticed to every department according to the vehicle using records B. 过路费和停车费 Toll & Parking ： 按照

34、实际发生由车辆使用人支付再自行报销 Pay by user then reimburse according to the actual expense. 私人用车Personal Use 工作伙伴如需要使用公司车辆用于非公司业务目的，需事先得到总经理的批准，并按照公司的费用规定自行支付用车费用。行政部将在每月初将上月产生的此项费用结算表发至各部门负责人。 If the partner who wants to use the company vehicle not for company business, the approval from General Manger is requir

35、ed in advance, he (she) should pay for the expense according to the expense rules. The AD department will send the record of last month to the supervisor of each department every beginning of the month. 用车情况反馈Feedback on the service 用车人使用车辆后，如对司机或车辆状况有意见或建议，可通知行政部，行政部将与汽车租赁公司联系，视情况处理。 After using th

36、e vehicle, if you have any suggestions or complaints regarding the service of the driver or the status of the vehicle, you are welcome to inform the Administration Department who will discuss the issue with the Vehicle Supply Company. G 专业管理的窍门1. 车辆管理者每月应做分析，控制每月的用油量并填写司机行车记录表和车辆使用记录表。Driving Record

37、 Form 司机行车记录表Vehicle No.车号：Duration日期：从From 到TillNote注：The user must sign after using the vehicle 各用车人请在车辆使用完毕后在此表格上签字Date日期Confirmed by Car User 用车人确认 Traveling Route行程Start 起始里程数 End 结束里程数Report Duty Time 接车时间Sign Off Time 抵送时间 Mileage 里程数 Toll 过路费 Parking 停车费Meal Allowance餐费补贴Other Allowance 其他补贴

38、 OT 加班小时Car userSignature用车人签名 Remarks 备注Subtotal 小计接车时间从司机当次到达接车地点开始算起，抵达时间以用车者到达最后目的的时间为准 签署前请核对所有项目填写 Filled By：行政部审核 Checked by Admin:July. 2012Mile & Fuel Cost 油耗Fee Cost 费用Mileage 公里数 / MonthFuel Cost L / 100kmsFuel Cost 油耗(L)Actual Fuel Fee 实际油费OT加班费Missing Mea餐补Parking停车费Toll路桥费Subsidy for o

39、ut of Province出省补助Others其它Rental租金Total总费用1840314533.51391018620.515555.192. 司机应每月填写司机行车月志表。司机行车月志表 Driver Monthly Work Record 周期：201 年 月01日 至 201 年 月 日Period： 01 / /201 to / / 201 (dd/mm/yyyy)Customer/客户:Driver/司机:Vehicle/车号: Date日期 Mileage 起止公里数FeulFee/Litre加油金额Parking Fee停车费 Toll Fee 路桥费 Working

40、Time工作时间OT Hours 加班时数Place out of Province 出省地点Subsidy for out of Province 出省补贴Meal Allowance餐费补贴Other Cost 其他费用CustomerSignature客户签字1-/-2-/-3-/-4-/-5-/-6-/-Total总计 (Total Mileage for the whole month) (kms) 本月实用公里数 公里Total FeulFee总计加油金额 元 升 Total Parking 总计停车费 元 Total Toll Fee 路桥费 元 Feul Cost L/100kms)每百公里耗油 升/百公里OT Fee 加班费 元Total Subsidy for out of Province 出省补贴 元Total Meal Allowance餐费补贴 元Other Cost 其他费用 元Total合计 元Driver Confirm/司机确认:Customer Confirm/客户确认:Driver Administrator Confirm/司机管理员确认:日期/Date:日期/Date:日期/Date:3. 最好与包油的租赁公司签合同，以减少公司支出。 4. 租借双方达成协议后，签汽车租赁合同和带驾驶员服务协议书。