深圳某物业管理公司办公室工作手册目录（推荐DOC125）.docx

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1、深圳某物业管理公司文 件 编 号HFWY.QR/BG修 改 状 态A版 第0次修改标题 办公室工作手册目录页 码第1页 共4页编制何某某审核杨某某批准卜某某序号 文件编号 文件名称 页数01 HFWY.QP-5.5.1-07 办公室岗位设置及职责0402 HFWY.WI/BG-01 会议管理规程0303 HFWY.QR/TY-022 会议（培训）签到表0104 HFWY.QR/TY-023 会议记录0105 HFWY.QR/TY-024 会议记录（续页）0106 HFWY.WI/BG-02 公文管理规程0307 HFWY.QR/TY-025 文件签收登记表0108 HFWY.QR/TY-026

2、 文件传阅办理登记表0109 HFWY.QR/TY-027 送达回证0110 HFWY.QR/TY-028 文件签发单0111 HFWY.QR/TY-029 发文登记表0112 HFWY.QR/TY-030 收文登记处理表0113 HFWY.QR/TY-031 公文批办单0114 HFWY.QR/TY-032 工作联系函0115 HFWY.QR/TY-033 发送传真审批单0116 HFWY.WI/BG-03 合同管理规程0317 HFWY.QR/TY-034 合同审批表0118 HFWY.WI/BG-04 档案管理规程0319 HFWY.QR/BG-001 档案借阅审批表0120 HFWY.

3、QR/BG-002 档案销毁登记表0121 HFWY.WI/BG-05 公章管理规程0222 HFWY.QR/BG-003 公章使用登记表0123 HFWY.WI/BG-07 车辆管理规程0324 HFWY.QR/TY-035 用车单01深圳某物业管理公司文 件 编 号HFWY.QR/BG修 改 状 态A版 第0次修改标题 办公室工作手册目录页 码第2页 共4页编制何某某审核杨某某批准卜某某序号 文件编号 文件名称 页数25 HFWY.QR/BG-004 出车记录表0126 HFWY.WI/BG-08 员工行为规范0527 HFWY.WI/BG-09 福利管理规程0228 HFWY.WI/BG

4、-10 保险办理规程0329 HFWY.WI/BG-11 考勤管理规程0430 HFWY.QR/TY-036 请假单0131 HFWY.QR/TY-037 调休单0132 HFWY.QR/TY-038 年 月份 管理（部门）考勤统计表0133 HFWY.WI/BG-12 人员定编规程0334 HFWY.QR/TY-039 人员增补申请表0135 HFWY.WI/BG-13 人员招聘程序0936 HFWY.QR/TY-040 面试人员登记表0137 HFWY.QR/TY-041 招聘新人员测试总评汇总表0138 HFWY.QR/BG-005 背景调查意见书0139 HFWY.QR/BG-006

5、请求协助函0140 HFWY.QR/BG-007 背景调查表0141 HFWY.WI/BG-14 员工入职与试用规程0242 HFWY.QR/BG-008 员工花名册0143 HFWY.QR/BG-009 员工登记表0144 HFWY.QR/BG-010 押金通知0145 HFWY.QR/BG-011 新聘员工报到通知书0146 HFWY.QR/BG-012 新员工报到表0147 HFWY.WI/BG-15 行政奖罚规程0448 HFWY.QR/TY-042 奖惩建议申请书01深圳某物业管理公司文 件 编 号HFWY.QR/BG修 改 状 态A版 第0次修改标题 办公室工作手册目录页 码第3页

6、 共4页编制何某某审核杨某某批准卜某某序号 文件编号 文件名称 页数49 HFWY.QR/TY-043 员工违规警告通知书0150 HFWY.QR/BG-013 解聘通知书0151 HFWY.WI/BG-16 转正、晋升、降级、调薪规程0352 HFWY.QR/BG-014 员工试用/晋职考核表 0153 HFWY.QR/BG-015 月份人员转正情况汇总表0154 HFWY.WI/BG-17 员工离职、调动规程0355 HFWY.QR/TY-044 辞工申请单0156 HFWY.QR/TY-045 员工自动离职通知书0157 HFWY.QR/TY-046 员工离职移交表0158 HFWY.Q

7、R/BG-016 离职咨询表0159 HFWY.QR/BG-017 离职咨询表（续页）0160 HFWY.QR/TY-047 员工工资结算单0161 HFWY.QR/TY-048 公司内部人事调动函0162 HFWY.QR/TY-049 公司内部人事借调函0164 HFWY.QP-7.4.1-01 采购控制程序0465 HFWY.QR/BG-018 供应商调查表0166 HFWY.QR/BG-019 合格供应商清单0167 HFWY.QR/TY-050 月份采购计划表0168 HFWY.QR/TY-052 零星物品采购申请表0169 HFWY.QR/BG-020 送货清单0170 HFWY.Q

8、R/BG-021 订货清单0171 HFWY.QP-7.5.3-01 标识制作程序0272 HFWY.QR/TY-053 标识制作申请单01深圳某物业管理公司文 件 编 号HFWY.QR/BG修 改 状 态A版 第0次修改标题 办公室工作手册目录页 码第4页 共4页编制何某某审核杨某某批准卜某某序号 文件编号 文件名称 页数73 HFWY.WI/BG-18 合理化建议奖励规程0274 HFWY.QR/TY-053 合理化建议提请单0175 HFWY.WI/BG-19 员工申诉规程02深圳某物业管理公司文 件 编 号HFWY.QP-5.5.1-07修 改 状 态A版 第0次修改标题 办公室岗位设

9、置及职责页 码第1页 共4页编制何某某审核杨某某批准卜某某1.0 岗位设置办公室主任1人行政秘书1人总机接待1人美工1人采购员1人人事秘书1人司机2人编制：共8人2.0 办公室职责2.1 传达、贯彻公司的决议、会议精神和领导指示。2.2 公司的合同、档案、文件管理和保密工作。2.3 负责核定各部门人员编制。2.4 公司的人事管理工作（人力资源的开发、运用、人员选拔、任命、考评等）。2.5 负责公司各类保险的办理和理赔工作。2.6 供应商评审、市场价格调研及公司所需物品的采购工作。2.7 公司办公环境的管理。深圳某物业管理公司文 件 编 号HFWY. QP-5.5.1-07修 改 状 态A版 第

10、0次修改标题 办公室岗位设置及职责页 码第2页 共4页编制何某某审核杨某某批准卜某某2.8 制定公司各项规章制度并监督执行。2.9 组织实施公司新员工的入职培训。2.10 统筹、管理公司的车辆、信息及其他行政事务。2.11 组织、策划公司有关活动，创建良好的企业文化。2.12 协调公司各部门间的联系，建立良好外部公共关系。2.13 设计、制作公司的各种标识。I2.14 完成领导交办的其它工作。3.0 办公室主任岗位职责3.1 办公室主任在公司总经理的领导下，主持办公室的全面工作，并对总经理负责。3.2 安排、督促、检查办公室各岗位的工作。3.3 贯彻公司会议精神、决议和指令。3.4 负责公司公

11、文的处理，规范公司行文格式。3.5 协调公司各部门之间关系以及公司与政府主管部门之间的联络沟通。3.6 处理来信来访。3.7 分析、掌握员工思想动态，为公司决策提供依据。3.8 负责组织员工的考核工作。3.9 分析、掌握公司人力资源状况，定期制定公司人力发展规划方案，并实施监督。3.10 负责公司车辆的管理。3.11 负责本部门的费用控制和审核。3.12 负责完成总经理交办的其他工作。4.0 行政秘书岗位职责4.1 行政秘书在办公室主任的领导下开展工作，并对办公室主任负责。4.2 负责公司档案管理工作。4.3 负责公司文件的拟稿、打印、文面设计、校对、送审、编号、下发、签收、归档及其它部门文件

12、的办理。深圳某物业管理公司文 件 编 号HFWY.QP-5.5.1-07修 改 状 态A版 第0次修改标题 办公室岗位设置及职责页 码第3页 共4页编制何某某审核杨某某批准卜某某4.4 负责信、函、公文的登记和传阅。4.5 负责会议的准备、记录，会议纪要的整理。4.6 负责印章管理。4.7 负责公司车辆的出车统计。4.8 完成办公室主任交办的其他事项。5.0 人事秘书岗位职责5.1 人事秘书在办公室主任的领导下开展工作，并对办公室主任负责。5.2 负责人事资料的建立、保存及档案管理。5.3 负责人事招聘。5.4 负责办理员工入职、离职、晋职、调动、任免、考核手续。5.5 负责公司考勤的监督、汇

13、总。5.6 负责人力资源的统计、分析。5.7 负责劳动用工年审、招（调）干、暂住证办理。5.8 负责公司各类保险的投保及理赔工作。5.9 掌握员工思想动态，收集整理合理化建议。 5.10 完成办公室主任交办的其他工作。6.0 前台接待员岗位职责6.1 前台接待员在办公室主任的领导下开展工作，并对办公室主任负责。6.2 负责总经理办公室环境卫生。6.3 负责来宾的服务。6.4 负责报刊、杂志的征订及报刊、杂志、信件分发、登记。6.5 负责电话总机话务、交换机保养，长途电话管理及传真的收发。6.6 负责会议室、办公室的卫生及秩序管理。6.7 负责工作餐的统计及联系。6.8 完成办公室主任安排的其他

14、工作。深圳某物业管理公司文 件 编 号HFWY.QP-5.5.1-07修 改 状 态A版 第0次修改标题 办公室岗位设置及职责页 码第4页 共4页编制何某某审核杨某某批准卜某某7.0 司机岗位职责7.1 司机在办公室主任的领导下开展工作，并对办公室主任负责。7.2 保障正常出车。7.3 遵守交通规则。7.4 负责车辆使用证件的保管、审验、更换。7.5 负责车辆的使用、清洁、保养。7.6 完成领导交办的其他工作。8.0 美工岗位职责8.1 美工在办公室主任的领导下开展工作，并对办公室主任负责。8.2 负责公司形象标识设计、制作、维护、更换。8.3 负责公司办公环境的监管工作。8.4 公司会务、公

15、益活动、社区文化现场布置策划、设计工作。8.5 负责标识制作成本的计费和费用分摊。8.6 负责美工专用设施、设备的管理养护工作。8.7 负责员工工作牌的制作。8.8 完成办公室主任安排的其他工作。9.0 采购员岗位职责9.1 采购员在办公室主任的领导下开展工作，并对办公室主任负责。9.2 每月汇总管理处的 月份采购计划表，报公司审批，再递送给定点供应商。9.3 对供应商供应的材料质量、价格进行检查、监督。9.4 负责采购定点供应商不能供应的材料。9.5 审查定点供应商所送材料的送货单和发票。9.6 负责收集各部门的使用信息，统计并反馈给相关人员。9.7 及时了解市场行情，就某些材料价格的上浮、

16、下浮与供应商协商，作相应的调整。9.8 完成办公室主任安排的其它工作。深圳某物业管理公司文 件 编 号HFWY.WI/BG-01修 改 状 态A版 第0次修改标题 会议管理规程页 码第1页 共3页编 制唐某某审 核杨某某批 准卜某某1.0 目的规范公司内部会议管理。2.0 适用范围适用于公司内部所有会议。3.0 职责3.1 总经理负责主持公司总经理办公会议、公司办公例会。3.2 公司各部门经理（主任）负责召开本部门相关专题会议、工作例会。4.0 工作程序4.1 总经理办公会议4.1.1 总经理办公会议的主要任务是讨论、决策公司重大问题、事项。A. 公司的经营方针、远景规划、重大改革方案、年度工

17、作计划及目标的制定；B. 重大投资项目和商贸活动；C. 公司各部门的设置、编制、撤销或重要岗位人员调整；D. 公司部门副经理以上人员（含副经理级）任职和辞退；E. 公司工资调整、下属单位承包方案或经营目标责任的制定。4.1.2 总经理办公会议每月根据需要和工作安排不定期召开。4.1.3 总经理因事不能主持，可书面或口头委托办公室主任主持召开。4.1.4 总经理办公会议参加人员一般为总经理以及办公室、财务部、品质部等部门经理（主任），若因工作需要，可通知其他相关部门经理（主任）参加。4.1.5 办公室做好会议记录，对重大问题的研究、讨论要形成会议纪要，以便贯彻实施。4.2 公司办公例会4.2.1

18、 办公例会的主要内容：A. 各部门汇报工作：a) 上阶段工作完成情况，以介绍经验和案例为主；b) 提出需要公司和其他部门协助解决的问题；深圳某物业管理公司文 件 编 号HFWY.WI/BG-01修 改 状 态A版 第0次修改标题 会议管理规程页 码第2页 共3页编 制唐某某审 核杨某某批 准卜某某c) 下一步工作计划和完成的时间。B. 总经理落实、安排工作：a) 落实上次例会所安排的工作完成情况；b) 解决部门提出的问题；c) 安排下一步的工作或通报相关情况。4.2.2 办公例会根据公司运作需要决定具体召开时间，一般定为每月两次，由办公室负责通知召集。4.2.3 会议由总经理主持，总经理因事不

19、能参加，可书面或电话委托有关负责人主持召开。4.2.4 办公例会参加人员一般为总经理及各部门主要负责人，若因会议需要，可通知相关部门的主管人员参加。4.2.5 办公例会由办公室做好记录，对重大问题的研究讨论要形成会议纪要，以便贯彻实施。4.3 专题会议4.3.1 专题会议的主要任务是汇报、总结、交流各部门专项工作及讨论解决有关问题，并由公司布置专项具体工作。4.3.2 公司各类专题会议由职能部门不定期组织召开，由组织部门负责通知召集。4.3.3 专题会议由组织部门经理（主任）主持，重要事项可邀请总经理参加，做好会议记录，重要会议形成会议纪要，并报办公室存档。4.3.4 专题会议参加人员由组织会

20、议的部门确定参会人员名单，并报办公室备案。4.4 各部门工作例会4.4.1 各部门工作例会的任务是听取上周的工作汇报，交流经验，处理问题，布置下一周的具体工作。4.4.2 例会正常情况下每周一召开，遇节假日顺延，特殊情况可作临时调整。4.4.3 例会由本部门经理（主任）主持召开，负责人因事不能参加，可委托其他人员召集。4.4.4 各职能部门参加例会人员为本部门全体人员，各管理处参加人员为管理处负责人、主管、班长。深圳某物业管理公司文 件 编 号HFWY.WI/BG-01修 改 状 态A版 第0次修改标题 会议管理规程页 码第3页 共3页编 制唐某某审 核杨某某批 准卜某某4.4.5 工作例会要

21、作好会议记录，以便贯彻实施。4.5 会议组织原则4.5.1 会议主题（议题）明确。4.5.2 会议通知：公司会议提前一天通知；部门例会时间固定，不另行通知。4.5.3 会议准备：包括有关会议资料、安排发言人准备等。4.5.4 会议签到：准时到会，并在会议（培训）签到表上签到。4.5.5 纪要整理：公司办公例会纪要两个工作日内整理并发放至各部门，其它会议纪要视情况而定。4.5.6 会场纪律：A. 参会人员必须准时到会，因故不能参会者必须于会前向召集人请假；B. 未经批准，不得中途离场，特殊情况应向主持人请假；C. 会议期间手机、传呼机一律关机或调到振动状态；D. 非会议人员不得滞留会场。5.0

22、相关文件和记录5.1 会议（培训）签到表 HFWY.QR/TY-0225.2 会议记录 HFWY.QR/TY-0235.3 会议记录（续页） HFWY.QR/TY024深圳某物业管理公司会议（培训）签到表编号：HFWY. QR/TY022 版本： A/0 序号：会议议题会议时间会议地点主 持 人记 录 人应到人数实到人数缺 席序号姓 名签到时间序号姓 名签到时间时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分深圳某物业管理公司会议记录编号：

23、HFWY. QR/TY023 版本： A/0 序号：会 议 议 题会 议 时 间会 议 地 点会 议 主 持会 议 记 录会 议 内 容深圳某物业管理公司会议记录编号：HFWY. QR/TY024 版本：A/0 序号：会 议 内 容（续上页）深圳某物业管理公司文 件 编 号HFWY.WI/BG-02修 改 状 态A版 第 0 次修改标题 公文管理规程页 码第 1 页 共3页编 制唐某某审 核杨某某批 准卜某某1.0 目的规范公司公文运作，理顺公文管理流程，确保公文严谨、实用、规范、科学，提高工作效率。2.0 适用范围适用公司及各部门公文管理工作。3.0 职责3.1 总经理负责公司文件审批。3.

24、2 各部门经理（主任）负责本部门文件的拟制和审核。3.3 办公室主任负责公司文件格式及内容的审核。3.4 办公室行政秘书负责公司文件的草拟、收发、办理、归档、打印、用印及文号管理。4.0 工作程序4.1 上行文的办理4.1.1 部门向公司呈文A. 公司办公室收到各部门上报的文件以后，行政秘书对文件进行签收并登记，填写文件批办单交办公室主任；B. 办公室主任对文件提出批办意见：a) 需其他部门会签的公文，交相关部门会签。b) 不同意或修改内容较多的公文，返回呈文部门，重新拟文上报。C. 行政秘书将呈文报总经理审批；D. 办公室主任根据总经理批示办理；E. 将批文复印件返回呈文部门和相关部门，原件

25、存办公室。4.1.2 公司向集团或行业主管单位、政府机关呈文A. 以公司名义上报的文件，由办公室负责草拟或审核，呈总经理签发后上报；B. 办公室负责跟踪上报文件的处理情况。4.2 平行文的办理深圳某物业管理公司文 件 编 号HFWY.WI/BG-02修 改 状 态A版 第 0 次修改标题 公文管理规程页 码第 2 页 共3页编 制唐某某审 核杨某某批 准卜某某4.2.1 公司内各部门之间的工作以工作联系函的方式进行。4.2.2 公司与没有隶属关系的单位之间工作联系以函的形式进行，由办公室进行审核，总经理审批。4.3 下行文的办理4.3.1 由办公室负责或组织相关部门拟制公文，填写文件签发单后，

26、交给行政秘书。4.3.2 行政秘书对呈文的文字、格式、语法等进行初审，交办公室主任。4.3.3 办公室主任审核，根据实际情况，签署具体意见。4.3.4 行政秘书将呈文报总经理处，由总经理签发。4.3.5 行政秘书给出文号，并在发文登记表中登记。4.3.6 发文部门进行文件打印和最后校对。4.3.7 办公室将文件发送各部门，并登记在文件签收登记表中。A. 各部门签收文件，相关人员要做好文件的传阅及承办工作，部门资料员将文件及时归档；B. 办公室将文件原件进行存档。4.4 外来公文办理4.4.1 办公室行政秘书对收到的外来公文进行签收、登记和编号；并填写公文批办单交办公室主任。4.4.2 办公室主

27、任根据公文内容签署具体批办意见，呈总经理批示。4.4.3 办公室根据总经理的批示交相关部门传阅和办理。4.4.4 办公室将公文进行存档。5.0 相关文件和记录5.1 文件签收登记表 HFWY.QR/TY0255.2 文件传阅办理登记表 HFWY.QR/TY0265.3 文件签发单 HFWY.QR/TY0285.4 发文登记表 HFWY.QR/TY029深圳某物业管理公司文 件 编 号HFWY.WI/BG-02修 改 状 态A版 第0次修改标题 公文管理规程页 码第 3 页 共3页编 制唐某某审 核杨某某批 准卜某某5.5 收文登记处理表 HFWY.QR/TY0305.6 公文批办单 HFWY.

28、QR/TY0315.7 工作联系函 HFWY.QR/TY0325.8 送达回证 HFWY.QR/TY0275.9 发送传真审批单 HFWY.QR/TY0335.10 公章管理规程 HFWY.WI/BG-055.11 档案管理规程 HFWY.WI/BG-04深圳某物业管理公司文件签收登记表编号：HFWY. QR/TY025 版本： A/0 序号：序号来 文单 位文 件 名 称文 件 签 收 办 理备 注部 门签收人日 期深圳某物业管理公司文件传阅办理登记表编号：HFWY. QR/TY026 版本： A/0 序号：文件名称拟文部门传阅情况传阅部门传阅人收文时间归还时间备 注办理结果：深圳某物业管理

29、公司文件传阅办理登记表编号：HFWY. QR/TY026 版本： A/0 序号：文件名称拟文部门传阅情况传阅部门传阅人收文时间归还时间备 注办理结果：恒丰物业深圳某物业管理公司送 达 回 证编号：HFWY. QR/TY027 版本： A/0 序号：递送文件名称附 件 递 送 单 位送 达 单 位 递 送 人收 文（件）人递 送 时 间收文（件）时间恒丰物业深圳某物业管理公司送 达 回 证编号：HFWY. QR/TY027 版本： A/0 序号：递送文件名称附 件递 送 单 位送 达 单 位递 送 人收 文（件）人递 送 时 间收文（件）时间深圳某物业管理公司文件签发单编号：HFWY. QR/TY028 版本： A/0 序号：标 题附 件发文字号份 数签发人：拟文部门 拟稿人校 对 人部 门负责人会 签：审 核 人主 题 词主 送抄 报抄 送备 注深圳某物业管理公司发文登记表编号：HFWY. QR/TY029 版本： A/0 序号：文件编号文 件 名 称发文部门拟稿人签发人秘级及紧急程度发文日期归档日期备 注深圳某物业管理公司收文登记处理表编号：HFWY. QR/TY030 版本： A/0 序号：序号来文部门文 件 名 称来文字号收文日期办公室批 办会 签总经理批 示批示下发归档日期备 注