企业邮局管理员手册概述.docx

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1、厦门中资源网络服务公司企业邮局管理员手册1. 概述32. 邮局管理系统主要功能32.1.企业部门管理32.1.1创建/删除直属部门32.1.1.1.创建直属部门32.1.1.2.填写企业部门标识符和企业部门名称42.1.1.3.完成新部门的设置52.1.1.4.企业部门删除52.1.2.创建/删除直属用户62.1.2.1.填写直属用户信息62.1.2.2设置邮箱初始密码和相关信息82.1.2.3查看用户列表82.1.2.4删除直属用户102.1.3设置/删除企业管理员102.1.3.1管理员选择102.1.2.2管理员查看112.1.2.3删除企业管理员132.2用户管理132.2.1创建用户

2、132.2.1.1用户选择132.2.1.2填写用户信息142.2.1.3设定原始密码和其他信息152.2.1.4用户查看152.2.2用户信息的修改162.2.2.1SMTP别名172.2.2.2修改用户个人信息192.2.2.3查看用户访问记录202.2.2.4删除本用户212.2.2.5企业用户查找222.3企业信件通知232.4企业基本信息242.5批量增加用户252.5.1. 准备.txt文本名单252.5.2批量上传262.6批量用户删除272.7查看许可域272.8服务等级管理271. 概述1.1. 功能介绍本文介绍的是企业管理员在实际应用中负责企业部门的维护和用户管理工作的过程

3、和功能，各级管理员的职责权限更加分明,有效的保证了系统顺畅高效的运行以此来保证邮件系统部门的使用工作。1.2. 企业管理员的职责企业管理员负责整个企业邮箱内部的管理工作，由企业的直属用户来担任。它可以增加部门管理员，但部门管理员必须是该部门的成员。企业管理员主要负责其下属企业的管理工作，为了使其下属的企业邮箱能够正常运作，企业管理员应该做好以下的管理工作： 在其下属的部门列表中，为使用邮箱服务的部门建立相关记录，即创建部门； 根据上级管理员分配的域名为部门及部门用户分配域名； 根据上级管理员分配的服务等级分配已有的服务等级给部门及部门用户； 根据上级管理员分配资源分组信息，分配资源分组给部门及

4、部门用户； 企业管理员在当前的用户群中创建与其功能相同的企业管理员，来实现共同管理； 为企业建立企业管理员、部门管理员，使其日后能够负责整个部门内部的管理工作； 查看当前企业的所有用户情况； 查看当前企业中各个部门用户使用情况。企业管理员具备的功能部门管理其它的OA管理员的创建、删除、编辑、修改浏览当前管理权限下的所有部门浏览企业部门管理员对当前企业部门管理员的创建、删除、编辑、修改浏览企业部门和部门信息对企业部门进行创建、删除、编辑、修改浏览用户对用户进行创建、删除、编辑、修改企业基本组织管理企业信件通知企业基本信息查看查看当前企业的许可域查看当前服务等级1.3. 企业邮箱管理系统模块根据管

5、理功能，邮箱管理系统分为以下模块：【企业部门管理】：创建、删除、修改企业部门、部门直属用户等功能；【用户管理】：邮箱用户的增加、删除、修改邮箱状态、修改邮箱配置、邮箱组间转移、管理员设置等功能；【企业信件通知】：发送信件通知所属邮箱群组成员的功能；【企业基本信息】：设置、修改企业邮箱的基本信息；【查看许可域】：站点管理员为企业分配的许可域名列表【服务等级管理】：查看站点管理员分配给企业的服务等级【批量增加用户】：批量增加企业邮箱用户的功能；【批量删除用户】：批量删除企业邮箱用户的功能；【退出系统】：退出当前管理系统；2. 邮局管理系统功能介绍2.1. 企业部门管理正如建立好企业以后就要设置部门

6、一样，设置好企业属性后，就可以对企业的各个部门进行创建和管理了。为适应企业邮箱的需要，我们允许创建部门时企业部门之间互相嵌套的情况，即下级企业部门中可以包含其下级企业部门。所以，我们将企业部门间的互相嵌套和相互部门用户的增加，统称为企业部门管理。下面我们逐步介绍它的使用。单击功能菜单中“企业部门管理”按钮，将显示当前企业管理人员所管辖的企业信息列表，在该列表中提供给我们的信息有：企业部门标识符：是部门的唯一标识符，用来区分不同的部门，不可重复；我们可以理解为“简称”。企业部门名称：当前部门列表中各个部门的名称。本级用户数：部门用户列表相关部门已经添加用户数量。我们在当前直属部门管理界面下可以用

7、“创建直属部门”和“创建直属用户”的两个功能键来继续添加部门或为指定的各个部门进行直属用户新增工作，同时还提供有“企业管理员”和“企业用户”来供我们查看当前企业的管理员信息和用户信息。下面我们对这些功能分别进行介绍。2.1.1 创建直属部门通过“创建直属部门”管理员可以为企业创建不同的邮件群组并进行管理。以下介绍创建办法：2.1.1.1. 选择“创建直属部门”按扭2.1.1.2. 填写企业部门标识符和企业部门名称管理员可以根据企业的组织结构设置企业部门标识符和企业部门名称，然后点击“确定”注意企业部门标识符是部门唯一标识符，不可重复。2.1.1.3. 完成新部门的设置2.1.2 创建部门的下级

8、部门因为部门之间是允许嵌套的，比如一个企业的客户服务部中还包含有客户服务1部、客户服务2部等，所以在创建完企业的直属部门后我们还可以继续创建部门的直属部门。具体创建如下：2.1.2.1 选择要创建的部门单击企业部门表示符，如：“CS”，进入其“下级企业部门管理”页面，在该页面中显示了所有属于该企业的下一层的部门列表。2.1.2.2 创建该部门的下一级直属部门点击“创建直属部门”，填写下一级直属部门的“企业部门标识符”和“企业名称”，点击确定。2.1.2.3 成功创建部门的下级部门2.1.3 修改企业部门信息成功创建企业部门后，管理员可以对企业部门的名称和位置进行修改。在企业部门列表中，选中需要

9、修改的企业部门后，单击部门列表下方的“修改基本信息”按钮，进入到“企业部门信息”的页面，此时管理员可修改企业部门的基本内容。2.1.4 企业部门删除点击“企业部门管理”，勾选要删除的部门，点击“删除”，删除不需要的部门列表注意：必须在没有任何用户和企业部门属于该企业部门的前提下，才能够删除该企业部门。2.1.5 创建直属用户创建邮件系统的用户，首先必须明确该用户是直属于本企业部门还是直属于下级企业部门。在确定用户所处的位置后，有两种方法可以进入创建用户的页面：l 单击下属部门按键创建按上文的叙述进入该用户所属位置的用户列表页面，在此页面中单击“下属部门用户列表”按钮，进入后使用“创建用户功能”

10、即可进入创建用户的相关页面进行用户添加工作。l 进入下属部门页面创建单击“企业部门标识符”进入该用户所属位置的企业部门页面，在此页面中单击“创建直属用户”按钮，即可进入创建用户的相关页面进行用户添加工作。2.1.5.1 填写直属用户功能信息点击“创建直属用户”，填写邮件地址、选择所属企业部门、填写邮箱容量和网络文件夹容量，然后点击“确定”服务等级分配状态选择域名分配表示用户属于那一级企业用户 创建用户分配域名由于企业许可域名已经在首选电子邮件的下拉菜单中显示出来，管理员只需根据提供的许可域进行分配选择。分配域名需要注意的是首选电子邮件地址中的域名必须是本企业的许可域名，而且不能是许可域名的别名

11、。此外，成功创建用户后，该用户的首选Email地址不可以改变。 选择用户归属部门在添加当前部门用户时，系统在企业部门下拉框内自动给出当前企业所在部门的路径，无需另外选择。注意：如果此处的部门路径发生变化，则所添加用户的归属位置也会发生变化。在根目录“/”下，表示直属于本企业用户，该用户可以设置为企业管理员。在下级目录例如“/design”下，表示该用户直属于企业部门design的用户，该用户可以设置为该部门的管理员，但不能设置为企业管理员。 创建用户分配服务等级选择服务等级时，系统将分配给当前企业的服务等级在下拉菜单中显示出来，管理员根据用户需求的功能进行分配选择即可。 设置用户状态当前创建用

12、户界面下提供有三种状态选择方式：正常：正常状态。暂停：停止服务状态，暂时禁止对该用户所有功能的访问。主要用于当用户逾期未交费时设置。当处于该状态时，系统将拒收任何发给该用户的信件，而在用户试图登陆或访问时出现username / password error.。当状态恢复为正常的时候，系统恢复对其正常服务。锁定：锁起状态，处于该状态时该用户的服务等级值将会被指定的服务等级中的值所代替。分配邮箱附加容量用户的邮箱空间（拥有的服务等级中的邮箱空间+该用户邮箱的附加空间）的总和不得大于本企业可以分配的邮箱空间总配额。2.1.5.2 设置邮箱初始密码和相关信息2.1.6 查看用户列表选择“企业部门标识

13、符”“CS”，点击“下属部门用户列表”2.1.7 删除直属用户在相应企业管理部门的用户列表下，勾选要删除的用户，点击“删除”，完成对用户的删除。2.1.8 设置企业管理员本系统可以在整个企业邮箱设立一个总邮箱管理员，管理整个企业的邮箱。设置如下：选择属于企业的直属用户，点击“设为企业管理员身份”。2.1.9 设置企业部门管理员根据企业部门的需要设立各企业部门的邮箱管理员。部门邮箱管理员获得授权，可以登录相应部门的管理系统执行管理权限。设置如下：选择相应企业部门的下属用户列表和相应的用户邮箱，点击“设为企业部门管理员身份”2.1.10 删除企业管理员选择相应部门企业管理员名单，选择“取消企业部门

14、管理员身份” 注意：部门管理员增加完毕后如果，如果对当前的部门管理员转移部门后，其权限一律变为普通用户。2.1.11 查看企业部门为使管理员能够方便快捷地定位到某一企业部门，本邮件系统提供了按企业部门名称跳转的功能，免去管理员在企业列表中找到相关记录的麻烦。在“下属企业部门”页面的底部，按“选择要跳至的企业部门”的提示，在编辑框内输入要跳转进入的企业部门的标识符，即可跳转至该企业的“下级企业部门管理”页面。2.2. 用户管理使用“用户管理”可以进行邮箱用户的增加、修改和删除等管理。2.2.1 创建用户2.2.1.1 用户选择在“用户管理”界面，点击“创建用户”2.2.1.2 填写用户信息设定用

15、户所属的部门，配置邮箱容量和网络公文包空间，然后点击确定2.2.1.3 设定原始密码和其他信息2.2.2 用户信息的修改点击“用户列表”相应用户的“” 标记或E-mail地址，进入用户信息修改2.2.2.1 SMTP别名使用SMTP别名，用户可以以别名接受电子邮件，设置如下：2.2.2.1.1 选择SMTP别名点击“用户信息修改”页面“SMTP别名”2.2.2.1.2 添加别名然后单击“确定”完成设置。注意：如果别名标识符已经有人使用，系统将提示别名不是唯一，用户可以选择其他别名。2.2.2.1.3 别名删除如果用户不想用某个别名，可以在“用户别名编辑”界面进行删除。2.2.2.2 修改用户个

16、人信息2.2.2.2.1 选择“修改用户个人信息”2.2.2.2.2 修改、补充用户信息并点击“确定”完成修改2.2.2.3 查看用户访问记录点击“修改用户信息”页面的“查看用户访问记录”，可以查看邮箱的访问IP和类型。2.2.2.4 删除本用户点击“删除本用户”删除相应用户2.2.2.5 企业用户查找2.2.2.5.1 根据条件查找在“用户管理”页面，管理员可以通过设定查找条件对进行分部门、分用户和管理员进行用户查找。打开“用户管理”页面，选择要查看的企业部门、用户类别（普通用户、管理员、所有用户）等条件进行查看。2.2.2.5.2 输入用户电子邮件/用户标识或过期日期查找在“用户管理”页面

17、，输入用户的全称E-mail地址、或用户名可以查询到相应用户的信息；输入过期日期，可以查询到以过期日期为条件的用户信息。2.3. 企业信件通知通过“企业信件通知”功能，管理可以对其管理下的邮箱用户进行群发邮件，公司级别的管理员可以对公司所有人进行邮件通知，部门的管理员可以对部门所属用户进行邮件群发。点击“企业邮箱通知”，填写通知内容，或通过上传的方式完成内容设置，点击“发送文本信件”完成邮件通知。2.4. 企业基本信息点击“企业基本信息”，可以查看企业邮箱的容量、用户数情况、设置企业基本信息等功能。企业基本信息”功能为企业管理员查询对当前直属企业状态信息提供方便。管理员可以浏览的固定企业状态信

18、息包括企业标识符、名称、状态、该企业可分配的附加邮箱容量、已用附加容量、邮箱总数、已用邮箱总数、创建日期、到期日期和资源分组；以及基本信息，包括通讯地址、电话号码和联系人。其中需要注意的是：企业状态分为三种，其中企业名称和企业名标识符表示了当前OA管理部门归属企业的信息。配给容量：配给容量指企业可分配的附加邮箱容量，在容量管理上除了在服务等级中包含的邮箱空间，企业还可在其拥有的附加容量的范围内，为用户分配一定的邮箱附加空间，那么用户的邮箱空间 = 其拥有的服务等级中包含的邮箱空间 + 企业为其分配的附加邮箱空间。此处的配给容量就给出了当前OA人员最大可以分配的附加邮箱空间容量。状态：本邮件系统

19、提供有三种企业状态选项，依次为“正常”、“禁止”和“锁定状态”。正常状态：只有企业处于该种状态，企业下的用户才可以正常使用各种服务和管理功能。禁止状态：暂时禁止对该企业用户所有功能的访问。主要用于该企业逾期未交费时设置。当处于该状态时，系统将绝收任何发给该用户的信件，而在用户试图登陆或访问时出现username / password error.。当状态恢复为active的时候，系统恢复对其正常服务。锁定状态：处于该状态时该用户的Class of service值将会被指定的COS中的值所替换。到期日期：企业的到期日期指的是该企业邮箱的使用期限，输入的到期日期为空表示没有限制。超过其使用期限后

20、，该企业邮箱的状态将等价于锁定状态。资源分组：系统提供了资源分组，主要目的是允许管理员对系统硬件资源进行调配，以达到负载均衡等目的，主要功能是从硬件资源角度对用户进行服务分级。通讯地址：当前企业的通讯地址。电话号码：当前企业联系电话。联系人：当前企业联系人名称。2.1 批量增加用户使用“批量增加用户”，管理员可以一次性批量添加企业邮箱用户，免去一个个添加的劳动，设置如下：2.5.1.准备.txt文本名单在批量添加前，请先根据系统需要准备.txt文本的用户名单；2.1.2 批量上传选择所属企业部门、用户容量、网络文件夹容量、设置原始密码，并点击浏览将以上.txt文件加上，并选择确定，完成批量用户

21、上传2.2 批量用户删除使用“批量用户删除”，管理员可以一次性批量删除多个邮箱用户。使用方法与“批量添加用户”同。2.3 查看许可域系统一个显著特点是支持多域管理，即允许一个企业拥有多个域名。在功能菜单中点击“查看许可域”，将显示的域名列表就是站点管理员为企业分配的许可域名列表，也是当前的企业管理人员可以分配的域名。管理员同时可以看到“企业中使用域名的用户数”。注意：企业管理员可以分配已有的许可域，但没有创建新域名的权限。2.4 服务等级管理服务等级管理主要是用来查看站点管理员分配给企业的服务等级，也是当前企业管理员可以分配的服务等级。在创建整个邮件系统时，站点管理员应该已建立了一定数量的服务等级并分配给各个企业管理员，以实现对邮箱服务的分级管理。在服务等级列表中可以方便的查看到当前企业管理员可以分配的服务等级名称、已经分配的服务等级和剩余等级数量。根据当前服务等级的数量显示，可以了解企业管理员可以分配的服务等级数量。注：一个服务等级数量就相当于一个邮箱。在功能菜单中点击“服务等级管理”，将显示“企业服务等级”页面。如下图例：著作权厦门中资源网络服务有限公司, 2005年 版权所有企业邮箱管理员手册V1.0第24页 共24页2022-12-21