UserManual_XCMGII_FI05供应商发票校验.docx

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1、徐工集团“4321”工程四期项目操作手册财务会计供应商发票校验徐工集团“4321”工程四期项目用户手册User Manual 供应商发票校验FICO_FI052011年11月28日徐工集团“4321”工程四期项目用户手册User Manual No.:FICO-FI05File Name:供应商发票校验Current Version: 1.2Date Last Updated:2011-11-28Last Updated By: Author: 王红艳Date Created: 2011-11-28Approved By: Approval Date: 修订历史版本号更新日期修订作者主要变更描

2、述目录1目标42操作步骤42.1.财务供应商创建42.2.财务供应商主数据更改122.3.财务供应商主数据显示/更改152.4.财务供应商主数据冻结/解冻172.5.无采购订单发票报账192.6.采购订单发票校验242.7.显示发票凭证和会计凭证302.8.取消发票校验凭证322.9.显示发票凭证清单332.10.事后借记、后续贷记351 目标本文档主要描述供应商档案及与供应商采购业务有关的发票报账事务： 创建、更改、显示、冻结、解冻财务供应商，对财务供应商主数据进行维护管理，。 手工录入零星物料采购和资产采购报账发票，生成凭证，进行无采购订单发票和资产采购核算。 进行采购订单发票校验，实现供

3、应商往来核算，生成凭证，校验采购订单物料价格与实际发票价格一致性。2 操作步骤2.1. 财务供应商创建作业号操作部门/人员往来核算会计SAP菜单路径财务会计应付账款 主记录创建SAP业务代码FK01SAP程序名N/A (标准的事务)双击进入下一屏，并输入相关信息字段名状态输入值说明供应商必填K00666输入财务供应商代码(手工编号)公司代码必填2110输入对应公司代码账户组必填Z004输入财务供应商对应的账户组编号财务供应商是指财务部直接进行账务处理，不需通过采购订单产生往来的供应商，分4种：(1)财务往来供应商：账户组为Z004，编号范围：K00000K79999，使用统驭科目其它应付款；(

4、2)资产采购供应商：账户组为Z004，编号范围：K80000K89999，使用统驭科目应付账款资产采购；(3)承兑银行：账户组为Z004，编号范围：K90000K99999，使用统驭科目其它应付款；(4)员工：账户组为Z005，编号范围为8位，前4位为公司代码，后4位为流水码，使用统驭科目其它应收款备用金。类型见下表：组名称说明Z001徐工国内供应商国内采购供应商使用Z002徐工国外供应商 国外采购供应商使用Z003徐工集团内供应商集团内部有关联关系的供应商使用Z004徐工财务供应商 与采购订单无关，只与财务直接核算相关的使用Z005徐工员工员工备用金管理使用Z006徐工外协供应商 外协加工费

5、挂账使用点击或直接回车, 如果要参考其他供应商的资料，在参考中输入供应商号码及公司代码，再修改相关资料。字段名状态输入值说明标题必填公司输入财务供应商代码对应的标题，单位为公司，员工为先生或女士名称必填徐州市国美商贸有限公司输入对应公司名称检索项选填国美商贸有限公司最长20个字符（10个汉字）街道地址选填输入公司的通讯地址国家必填CN输入财务供应商所属的国家英文缩写按回车键进入下一屏输入”统驭科目”和”现金管理组”，后点进入下一页现金管理组如图：字段名状态输入值说明统驭科目必填2241000001输入财务供应商对应的统驭科目现金管理组必填A4为现金预测字段排序码可填001统一为001，记帐日期

6、排序付款条件必填0001输入财务供应商付款条件，统一选择立即收付款0001输入付款条件后点击保存, 左下角提示栏提示提醒：l 统驭科目2241必须录入，SAP系统中供应商、客户都是作为总账的一个子分类账管理，通过统驭科目集成到总账。统驭科目不能直接记账，在对供应商、客户记账时会自动记到统驭科目中。l 现金管理组是用于资金预测时的一个分类，应根据属性填列。2.2. 财务供应商主数据更改作业号操作部门/人员往来核算会计SAP菜单路径财务会计应付账款 主记录更改SAP业务代码FK02SAP程序名N/A (标准的事务)双击进入下一屏，并输入相关信息输入财务供应商编码,选择”一般数据项”和”公司代码数据

7、”相应项后”回车”更改后保存,提示栏提示(注输入“街道”后必须输入邮政编码，否则保存时系统会提示输入)2.3. 财务供应商主数据显示/更改作业号操作部门/人员往来核算会计SAP菜单路径财务会计应付账款 主记录显示SAP业务代码FK03SAP程序名N/A (标准的事务)双击进入下一屏，并输入相关信息，输入供应商编码,公司代码后回车2.4. 财务供应商主数据冻结/解冻作业号操作部门/人员财务主管SAP菜单路径财务会计应付账款 主记录冻结/解冻SAP业务代码FK05SAP程序名N/A (标准的事务)双击进入下一屏，并输入相关信息，输入需要冻结的供应商代码、公司代码，回车进入下一页选择“选定的公司代码

8、”后保存，提示栏提示，取消冻结为反操作即取消对“选定的公司代码”选定。2.5. 无采购订单发票报账无采购订单发票报账是指在系统中没有纳入物料账管理的办公用品、低值易耗品、印刷品等直接计入当期损益报销业务及计入在建工程的资产类采购。对于此类采购发票，在报账时通过手工录入总账凭证反映在当期成本费用中。举例：办公用品采购发票报账处理.作业号操作部门/人员现金出纳/银行出纳/成本管理会计SAP菜单路径会计核算财务会计 总分类账过账一般过账SAP业务代码F-02SAP程序名N/A (标准的事务)双击进入下一屏，并输入相关信息字段名状态输入值说明凭证日期必填2011.11.28也可以输入每张发票上的日期过

9、账日期必填2011.11.28凭证过账的日期凭证类型必填AB凭证类型，不涉及银行及现金科目一般采用AB凭证类型公司代码必填 2110输入对应的公司代码过账期间选填可为空系统默认为过账日期对应的月份货币/汇率必填CNY人民币输入CNY,美元输USD,欧元EUR凭证编号不填系统自动生成摘 要必填*报销办公用品报销业务简明摘要页 数必填10原始凭证张数记账码必填31见记账码表科目必填K00666总账科目输入科目代码,供应商,客户,资产输入对应系统编号SGL标识选填属特别总账标识，带“9”的记账码必填事务类型选填涉及资产项目要录入，其他不填回车字段名状态输入值说明金 额必填1600输入发票金额计算税额

10、选填选中利用系统自动计算分 配必填不输记账码必填40输入相应的记账码科 目1411000001输入借方总账科目文 本必填*报销购入办公用品输入摘要输入后，再回车,录入图中字段，如金额、税码及文本信息。点击“模拟”如图：再点击，系统自动生成凭证。2.6. 采购订单发票校验作业号操作部门/人员物料核算会计、成本管理会计SAP菜单路径后勤物料管理 后勤发票校验凭证输入输入发票SAP业务代码MIROSAP程序名N/A (标准的事务)双击进入下一屏，系统会弹出“公司代码”对话框，并输入相关信息提醒：l 上述对话框，是在第一次输入时，会自动弹出。再次登入时，系统不会显示，如果输入接收发票的公司代码不正确可

11、利用菜单“编辑”中的“切换公司代码”，录入即可。这里显示接收发票的公司代码切换公司代码输入公司代码，点击落或回车后进入下一界面选择按供应商进行发票校验在参照里录入增值税发票号可以选择系统自动计算税额原始单据数 字段名状态输入值说明业务处理必填发票业务类型有4种:发票,贷方凭证,事后借记,后续贷记发票日期必填2011.11.28直接复制过账日期过账日期必填2011.11.28SAP系统默认为计算机系统日期计算税额可选 如不选可以在总账科目视图中手工记入进项税科目。文本可选购北京点球液压元件供应商项目文本（摘要）参照可选 123568如果只有一张发票，可以在参照字段中录入发票号，在生成凭证时替代到

12、进项税科目、应付暂估科目的项目文本和分配字段中，替代到供应商分配字段中。多张发票不在参照字段中录入任何内容。发票号直接录入到进项税科目的分配字段中。PO参考必填供应商输入发票匹配方式说明：1、业务类型分为4种（1）发票：为正常发票检验选项或者是虽有红字发票，但一起报账发票总金额大于0的发票校验（2）贷方凭证：为退货后，采购部门编制红字采购订单，供应商按红字订单开具的红字发票检验选项或者是虽有蓝字发票，但一起报账的发票总金额小于0的发票校验.（3）事后借记：因合同价格变更上涨或其他各种原因针对以前某一期间供货合同进行补开票的没有物料数量的发票校验（4）后续贷记：因合同价格变更下调或其他各种原因针

13、对以前某一期间供货合同进行追加开没有物料数量红字发票校验(采购返利)。2、PO参考（发票匹配类型）有两种方式：（1）按供应商（2）订单，目前要求按采购部门按供应商和供货区间开票，财务在发票匹配时按区间进行匹配，所以PO参考只选择供应商。3、计算税额选项不选：选择此项，系统会针对此次匹配的总金额自动计算一笔税款，但在实际业务处理时每一张发票税额需单独反映，与税务局认证发票进行匹配，且系统自动计算的税额与发票上税款不一定相符,所以在发票匹配时不选此项,发票税项在”总账科目”页签中录入选择业务类型，PO参考后，输入供应商代码，点击进入下一页。注：采购部门做退货时，必须做红字采购订单，不能在原订单上冲

14、减。字段名状态输入值说明工厂必填2110输入工厂代码交货区间必填2011110120111128输入交货匹配区间,与对账单区间一致退货区间必填2011110120111128输入退货匹配区间, 与对账单区间一致输入工厂代码,发交货和退货发票匹配期间(与采购部门报账的供应商对账单期间相同)点击再回车，进入下一页提醒：l 采购部门做退货时，必须做红字采购订单，不能在原订单上冲减。如为外协采购订单，在PO页签项中选中“最终发票”，保证相关的生产订单正常关闭.点击页签,录入发票进项税额，并录入含税价格，字段名状态输入值说明金额必填281034发票价格总账科目必填2221010001进项税科目选项D/C

15、必填借方进项税额方向凭证货币计的金额必填 40834.00按发票税额输入分配编号可不填系统自动带入，多张则需录入文 本可不填系统自动带入，多张则需录入如果为红字发票,D/C由”借方”更改为”贷方”,系统默认为借方，录入完税额项后回车,输入供应商报账发票汇总金额，审核“余额”是否为零后点击“模拟凭证”,审核凭证分录是否正确，无误后点击”过账保存”, 或直接保存，忽略“税”码提示，提示栏提示发票检验凭证生成。提醒：l 发票校验时生成号码为系统发票号。其他如发货、入库等都会生成相关的物料凭证，容易混淆，请注意。l 贷项凭证”操作同”发票”,只是在业务处理选择”贷项凭证”2.7. 显示发票凭证和会计凭

16、证作业号操作部门/人员物料核算会计SAP菜单路径后勤物料管理 后勤发票校验进一步处理显示发票凭证SAP业务代码MIR4SAP程序名N/A (标准的事务)双击进入下一屏，并输入相关信息输入发票匹配时系统生成的发票凭证号，默认最后一次，回车或点击点击后双击,选择总账视图2.8. 取消发票校验凭证作业号操作部门/人员物料核算会计、成本管理会计SAP菜单路径后勤物料管理 后勤发票校验进一步处理取消发票凭证SAP业务代码MR8MSAP程序名N/A (标准的事务)双击进入下一屏，并输入相关信息字段名状态输入值说明发票凭证编号必填5105606440输入要冲消的已匹配的发票凭证编号会计年度选填2011系统默

17、认为账期年度冲销原因必填03输入冲销原因代码,当期期间的实际转回，04为关闭期间的实际转回过账日期选填 如果冲销原因选择03,过账日期为被冲销凭证的过账日期。点击,系统自动生成冲消会计凭证, （请手工清除FI凭证意思为取消发票并没有同时对相关的会计科目作清帐，需手工清账） 。2.9. 显示发票凭证清单作业号操作部门/人员物料核算会计SAP菜单路径后勤物料管理 后勤发票校验进一步处理显示发票凭证的清单SAP业务代码MIR5SAP程序名N/A (标准的事务)双击进入下一屏，并输入相关信息字段名状态输入值说明会计年度选填2011系统默认为账期年度日 期选填可对时间设定期限出票方选填103572输入要

18、查询的供应商代码，不填默认所有供应商公司代码选填2110选择本公司代码点击执行点击查看会计凭证用ZFIF005查看供应商明细如下：2.10. 事后借记、后续贷记作业号操作部门/人员物料核算会计、成本管理会计SAP菜单路径后勤物料管理 后勤发票校验凭证输入输入发票SAP业务代码MIROSAP程序名N/A (标准的事务)双击回车，进入下页输入发票日期，供应商代码（操作同正常发票校验）点击点击字段名状态输入值说明参照必填667788输入运费发票号码文本必填运费据实际简明填写摘要供应商必填103572录入供应商编码项目选填选择按运费对应的物料进行选择录入完成后，打开“细节”在“细节”事项中输入运费（不

19、含税金额），并在“抬头文本”中录入摘要，再点击“基本数据”返回；完成后，点击“模拟”检查无误后，可点击即可。用MIR4查看即可或点击菜单中“显示凭证”如下后续贷记操作与事后借记基本相同,只是在选择“业务处理“时选择”后续贷记”.。提醒：l 运费业务SAP系统中基本处理可分配到物料。但实际操作由于运费结算不及时，给分摊到物料带来一定困难。铁装采取简化核算直接计入“制造费用运输费”l 校验多张发票时，要在“总账科目”节点下录入税金科目，并在“分配字段”中分别录入“发票号码”及相关摘要即可。= 结束 =42Last Modification Time:Last Modified byVersion:Page:12/21/2022 11:42 上午1.1 of 42