A3HR-1200-考勤管理-功能手册.docx

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1、目录目 录第1章概述- 3 -1.1考勤管理概述- 3 -第2章排班管理- 4 -2.1编制排班计划- 4 -2.2个人排班查询- 7 -2.3部门排班查询- 7 -2.4排班班组设置- 8 -第3章出勤管理- 10 -3.1导入考勤原始数据- 10 -3.2导入考勤结果数据- 11 -3.3导出考勤统计数据- 12 -3.4部门考勤统计报表- 14 -3.5个人考勤统计报表- 15 -3.6考勤统计维护- 15 -3.7津贴班次统计报表- 17 -3.8手工考勤录入- 18 -第4章加班管理- 22 -4.1加班任务- 22 -4.2加班申请- 23 -4.3加班记录- 25 -4.4批量加

2、班记录- 26 -4.5加班工资核算- 27 -4.6部门加班统计报表- 29 -4.7个人加班统计报表- 29 -第5章出差管理- 31 -5.1出差申请- 31 -5.2出差记录- 33 -5.2.1出差员工记录- 33 -5.2.2出差业务记录- 33 -5.2.3出差报销- 34 -5.3部门出差统计报表- 38 -5.4个人出差统计报表- 39 -第6章假期管理- 40 -6.1请假单- 40 -6.2销假单- 42 -6.3用假记录- 42 -6.4部门休假统计报表- 43 -6.5个人休假统计报表- 44 -6.6系统休假统计报表- 44 -第7章考勤制度设置- 46 -7.1考

3、勤指标- 46 -7.2时间换算- 49 -7.3适用条件- 50 -7.4考勤方案- 50 -7.5加班制度- 52 -7.6出差制度- 56 -7.7假期制度- 57 -7.8补贴款项- 59 - 61 -第1章 概述1.1 考勤管理概述时间数据管理是传统人力资源管理工作中的重要工作，旨在帮助用户建立实时可控的员工工作时间管理体系。体现现代企业管理中的效率原则。以及灵活的、人性化的弹性工作时间管理。通过时间分析，帮助用户实时监测企业员工的工作时间的变更与发展趋势。以便实时地进行决策控制。目前时间数据管理系统主要包括员工加班管理、员工休假管理、员工出差管理、考勤排班管理等功能，并与薪资管理系

4、统及企业日历、工作日志管理系统进行集成。主要的业务流程如下图所示：图 1.11如上图，在基础数据设置中，需要定义企业加班、考勤、休假、出差管理的基础数据和管理制度。在后面各章节的说明中，不再设专门的章节进行说明。第2章 排班管理考勤排班管理功能适用于一般性的行政部门的正常上下班管理和流程性生产部门倒班、轮班管理。对于考勤数据处理，系统主要通过与外部专门的考勤记录系统的接口实现。系统主要的目标是帮助用户分析考勤数据，并能传输到薪资福利模块处理。考勤排班管理的简要业务流程如下图所示：图 2-12.1 编制排班计划班计划是以考勤方案为基础，同时以班组为对象进行工作时间排列的。同时，对于排班计划，需要

5、指定特定的工作时间范围。在某一时间范围内进行排班管理。点击导航栏节点“人力资源考勤管理出勤管理编制排班计划”，系统打开“排班计划列表”窗口。 提示：排班计划分为新增、审批中、已审批、驳回四个状态，新增加的计划为新增状态，新增状态的计划可以修改、删除、送审；其它三种状态的单据不能进行删除。新增点击“新增”按钮，进入“排班计划明细”编辑窗口，如下图所示：图 2.11排班计划明细-编辑窗口如上图所示，“排班计划明细”窗口包括：主信息、附属对象信息和附属工作班次三个Tab页，下面，我们分别加以介绍：主信息：用以编辑：排班名称、所属组织、考勤方案、排班周期等信息。附属对象信息：根据“排班单位”和“排班人

6、员”设置当前排班计划所属对象。附属工作班次：此项内容系统将根据主信息Tab页中的“排班周期”和“考勤方案”按“提交”按钮自动生成。相关参数说明：2计划周期：即该排班计划的起止时间，后面的排班都是基于这个时间段中的每一天进行的。2考勤方案：排班计划中的班次直接来源于指定的考勤方案；依据每一天对应日期类型从指定考勤方案中引用班次。2排班对象：是可以进行增加、删除，这里的对象包含员工、班组（生成排班结果时会分解成具体的员工）。以上内容设置好后，点击“排班”按钮，系统进入排班流程：1、设置排班（对象）明细窗口，如下图所示：图 2.12设置排班（对象）明细窗口a)、双击班次明细条，在“排班对象帮助”窗口

7、，逐一设置排班对象。b)、通过“自动排班”按钮，在“自动排班算法选择”窗口选择“连续排班”智来能计算排班对象，并在接下来的“自动排班-连续排班”窗口设定“同一班次连续次和休息天数”，按“确认”键结束。调整：根据具体情况，对已排班次对象进行调整。注意：班次（对象）调整需在两个以上班次间进行。2、点击“下一步”进入“排班结果明细窗口”，如下图所示：图 2.13排班结果明细窗口在此窗口，可执行“调整、重新排班”操作，具体可参照“设置排班（对象）明细”界面的操作说明。设置好排班计划，确认无误后，按“提交”按钮保存设置并结束新增操作。结果用于查看所选排班记录的“排班结果明细”。发布对某个排班计划发布，此

8、功能仅针对已审批的记录进行发布。具体操作请参照“互动工作平台”手册的相关介绍。查询根据“排班计划查询对话框”设置的条件，系统进行快速筛选，查看符合条件的班次计划。送审用于对新增班次计划执行审批操作。具体包括：送审、送审查看、送审历史和取消操作。更正用于查看所选排班记录的排班结果，并可对排班结果进行修改；注意： 1、只有已审批的排班计划才可以更正；2、更正时不能改变员工，只能对员工进行调班；3、调班时只能对当前时间及以后的班次进行改变。2.2 个人排班查询个人排班查询报表用于查询相应员工的排班计划，如图 2.21所示：图 2.21个人排班计划报表在图 2.22中，先根据员工“帮助”按钮，查询出有

9、效排班计划，然后选择某一条排班计划查询具体结果。2员工：即需要查询排班计划的员工。查看排班明细：在查询结果列表中，选定一条排班计划，点击此按钮，系统显示该排班计划明细信息，但仅针对当前员工。查询：选定员工后，点击此按钮，在列表中显示所有有效的排班结果。2.3 部门排班查询部门排班查询报表针对具体部门（职能机构）查询相应的排班计划。图 2.31部门排班查询报表部门排班查询报表与个人排班查询报表的操作相似，具体请参见“个人排班查询报表”章节的内容。2.4 排班班组设置在轮班考勤方案中，除规定班次的下班时间以下，还需要定义各员工所属班组。双击导航栏节点“人力资源考勤管理出勤管理/排班班组管理”，系统

10、打开“班组定义列表”窗口，如下图所示：图 2.41班组定义列表窗口在图 2.41中，列示了班组编码、班组名称、组长、组员及班组说明内容。还可通过工具栏上的“新增、修改、删除和查看”按钮执行相应操作。新增点击工具栏“新增”按钮，进入“班组定义明细”编辑窗口，见图 2.42所示：图 2.42班组定义明细-编辑窗口主信息用于编辑班组基本信息，包括：编号、名称、组长、录入人、录入日期和相关说明。相关员工用于编辑当前班组的员工，可通过“增行、删行”按钮来增加、删减员工，也可通过“员工多选”按钮，进入“HR员工帮助”窗口，选择多个员工，按“确认”按钮将自动保存到相关员工列表中。离职员工同步如果班组中员工有

11、离职员工，则需要对班组中的成员作更新处理。选择某个班组，点击“修改”，在班组定义明细页面主信息和相关员工tab页都有“员工同步”按钮。点击即对班组成员作同步更新注意：1、“主信息”Tab页中的组长，必须在“相关员工”Tab页中有记录。2、离职员工同步更新如果该班组组长已经离职，则需要重新设置班组组长，相关员工里也要增加新增的组长，否则同步后无法保存班组。第3章 出勤管理3.1 导入考勤原始数据考勤原始数据是记录某法人组织下的员工原始出勤时间数据。它是考勤管理中的一项重要基础数据，用作于考勤计算。点击“出勤管理/导入考勤原始数据”子菜单，系统打开“考勤原始数据列表”窗口，如下图所示。在此界面，您

12、可通过“提交、新增、删除、导入、查询和计算”按钮执行相应操作。图 3.11考勤原始数据列表提交在“出勤时间列表”中可以直接修改的员工出勤时间，单击窗口工具栏中的“提交”按钮即可。新增用于新增员工考勤原始数据。点击此按钮，在“考勤原始数据录入”窗口输入员工及考勤时间，按“确认“键保存数据并完成新增操作。如需连续录入员工出勤时间信息，可选中窗口中的”连续录入“选项。删除在“考勤原始数据列表”窗口中选择想要删除的员工出勤时间记录，单击窗口工具栏中的“删除”按钮即可。导入单击“考勤原始数据列表”窗口工具栏中的“导入”按钮，系统打开“出勤时间导入”窗口。在此窗口中输入的相关信息：开始日期、结束日期、是否

13、采用覆盖方式。以上信息输入完毕，单击窗口工具栏中的“确定”按钮，系统保存数据并完成导入操作。计算单击“考勤原始数据列表”窗口工具栏中的“计算”按钮，系统打开“员工考勤计算”窗口。在此窗口，通过“组织多选、员工类型多选”按钮输入相关信息：开始日期、结束日期、组织、员工类型。以上信息输入完毕，单击窗口工具栏中的“计算”按钮，系统对所选组织、员工数据进行计算，结果在“考勤结果数据列表”窗口显示。3.2 导入考勤结果数据考勤结果数据为考勤原始数据的计算结果，点击“出勤管理/导入考勤结果数据”子菜单，系统打开“考勤结果数据列表”，如图 3.21所示：图 3.21考勤结果数据列表图 3.2中，“提交、新增

14、、删除、导入和查询”的操作与上一章节相似，在此，不再展开介绍，下面，着重介绍一下“统计”按钮的使用。统计 点击“统计”按钮，进入“员工考勤统计”窗口，如下图所示：图 3.22员工考勤统计窗口统计条件编辑区：用于定义统计条件信息，包括：统计时间范围、日期类型、加班统计方式、组织和员工类型。统计结果显示区：2考勤指标：取自“7.1考勤指标”中的结果，指迟到、早退、旷工等信息。2指标实际累计值：指具体某项考勤指标的实际发生数据之和。2指标核算累计值：根据指标实际累计值结合核算指标值获取的数据。如：休息日实际加班累计3小时（休息日加班按2倍计算），得出指标核算累计值为6小时。3.3 导出考勤统计数据导

15、出考勤统计数据需与A3账套配合使用，点击“出勤管理/导出考勤统计数据”子菜单，系统打开“考勤数据导出”窗口，如下图所示：图 3.31导出考勤统计数据考勤数据导出操作步骤说明：1、根据当前法人组织对应的A3账套中当前薪资会计周期（包括：会计期和薪资周），在上图数据类型中进行选择，并进行考勤数据“统计”操作，结果在HR数据统计表中显示，如在统计的同时发现数据已经存在，则直接展示，如A3账套的薪资已结转，则系统允许重新“统计”和“导出数据”操作。2、在A3账套中，考勤指标设置功能将被屏蔽，用户只能查看，不允许修改。考勤数据导出必须在A3账套员工辅助属性中设置“参与考勤”项，否则，数据无法成功导出。3

16、、设置好HR与A3对应关系后，先将HR账套所设置的考勤指标（如图 3.32所示）“导出”至A3所对应账套中（如图 3.33所示），其考勤指标是针对薪资的周期所定义的。图 3.32 HR套账考勤指标同步导出编辑窗口图 3.33 A3账套获取的考勤指标值注意：HR账套中标记数据已经导出后，若要再次导出，系统将弹出“数据导出失败”提示信息。4、考勤指标数据导出成功后，再根据其薪资会计周期来统计其考勤数据。但如果此时间段的考勤数据已存在，系统弹出“该统计条件已存在对应的统计数据”提示信息。5、根据统计结果，导出考勤数据。如下图所示：图 3.34考勤统计数据3.4 部门考勤统计报表部门考勤统计报表以部门

17、为单位进行统计得到的考勤统计数据。点击“出勤管理/部门考勤统计报表”子菜单，系统打开“部门考勤统计报表”，如下图所示：图 3.41部门考勤统计报表此窗口列示了部门考勤统计的数据，并可对考勤记录执行“查看部门考勤明细表、查询“操作。查询单击工具栏上的“查询”按钮，系统打开“部门考勤统计报表查询”窗口，在此窗口中，输入相关信息，如：组织编号、统计起止日期。输入完毕后，点击“确认”按钮，则在部门考勤统计报表中将会列示出相关统计结果。查看部门考勤明细报表单击工具栏上此按钮，系统打开“部门考勤统计明细报表”窗口，以此窗口中，列表信息是以员工为单位，包括各项考勤指标值。3.5 个人考勤统计报表个人考勤统计

18、报表如图 3.51所示：图 3.51个人考勤统计报表个人考勤统计报表与部门考勤统计报表的操作相似，具体请参见“3.6 部门考勤统计报表”章节的内容。3.6 考勤统计维护双击导航栏“人力资源管理考勤管理出勤管理考勤统计维护”，系统打开“考勤统计列表”窗口，如图 3.61所示：图 3.61考勤统计列表如上图，所列为每一周期的考勤数据统计表，这些统计表在经过审批以后，可以导出到薪资福利模块参与员工考勤工资的计算。新增考勤统计表单击窗口工具栏“新增”按钮，系统打开考勤统计单编辑页面，见下图：图 3.62如上图，考勤统计表的维护操作包括以下几步：1、填入考勤统计表的主要信息，包括：统计表编码、名称、发薪

19、类型、会计期、工作周统计的开始日期和结束日期。当选择发薪类型是月薪时，只能选择会计期，当选择发薪类型为周薪时，通过选择会计期，再选择工作周。开始时间和结束时间是根据会计期决定，不能手工修改。提示：关于会计期和工作周的设置见基础数据部分章节。2、单击窗口工具栏“导入员工”，选择相关的职能机构，导入需要统计的员工列表。同时，系统也会显示这些员工所适用的各个考勤指标。可以使用“全选”功能一次选择所有职能机构。确认以后，系统会根据所选职能机构引用员工列表。此时，可使用工具栏“增行、删行”功能对员工数据进行调整。3、单击窗品工具栏“导入”按钮，系统打开数据导入窗口，如图 3.63所示：图 3.63如上图

20、所示，使用“浏览”功能选择需要数据文件，然后单击“导入”按钮，系统即会导入数据。注意，此时系统需要一段时间来处理数据。数据导入完成后，检查数据无误后，可以单击窗口工具栏“提交”按钮，保存该统计表。注意：对于外部数据文件，系统有要求的格式的，主要在数据导入窗口有详细的说明，数据文件定义的结果如下图所示：图 3.64考勤统计表的审批和导出在“考勤统计表”窗口，选择所创建的考勤统计表，然后单击窗口工具栏“送审”。根据系统所设定的审批流程，执行考勤统计表的审批。考勤统计表审批完成完成以后，该统计表的状态会自动变为“己审批”。对于己审批的考勤统计表，可以传输到薪资福利模块。此时只需要选择该考勤统计表，然

21、后单击窗口工具栏“导出”按钮即可，此时，系统会自动将该考勤统计表的有关数据写入到薪资福利模块的考勤统计报表中。传输完成以后，系统将该考勤统计表的状态置为“己传输”。对于己导出的考勤统计表仍可以进行导出操作，但会给出提醒信息。注意：同一时间期间，同一员工，不能出现在两张考勤统计表中。3.7 津贴班次统计报表该报表统计部门下的班组津贴情况。在7.4考勤方案中，新增一个考勤方案时，新增班次中维护本班次享有津贴（具体在基础数据下简单基础数据中维护），如图3.7-1。启用了该考勤方案后，就可以在津贴班次统计报表中查询到班次津贴信息，如图3.7-2.报表页面上的“传输”按钮，可以将津贴信息传送到薪资，更新

22、工资记录。图3.7-1 考勤方案明细页面新增班次图3.7-2 津贴班次统计报表3.8 手工考勤录入手工考勤录入列表如图3.8-1所示。列表提供新增、删除、修改、查看四个功能。图3.8-1 手工考勤录入列表页面点击“新增”按钮，如下图3.8-2 新增手工考勤录入页面。周期类型有月、周、天三种可以选择。如果选择月，周期选择了2011年的第十一个月，开始时间和结束时间自动带出为2011-11-01和2011-11-30。页面下方列表上就会自动带出以时间为列名的时间列。点击“人员选择”按钮，弹出人员帮助窗口，如图3.8-3.有两个维度，按项目组织关系和人力资源组织关系。另外，考勤符号说明，如图3.8-

23、4.在录入考勤信息的时候，可以下拉选择考勤符号，比较形象。录完提交后，记录显示到列表中。图3.8-2 新增手工考勤录入页面图3.8-3.图3.8-4第4章 加班管理加班管理也是企业行政后勤的主要工作。目前系统所提供的加班管理，主要以实现加班过程的管理为主。包括：1、领导安排加班任务，员工进行反馈，安排加班填写加班申请单。2、员工申请加班，领导审批。3、员工集体加班后，由考勤员工批量录入加班单为了准确地核算员工的加班工时和加班工资，需要首选定义各个单位的加班制度。加班管理的主要工作流程如下：4.1 加班任务员工的主管及其他领导，可以为某些员工安排加班任务。员工根据这些任务进行加班，并填写加班申请

24、单或加班记录。一项加班任务主要包括加班时间段、加班任务、任务完成要求、加班员工、其他备注信息。“加班任务单维护”窗口如下图所示：图 4.11加班任务单维护窗口该窗口包括主信息、任务接收者、自定义信息三个Tab页面。用户在主信息页面需录入的内容包括编码、名称、所属组织、预计开始和结束时间、加班任务描述、任务完成要求和备注信息。其中预计加班工时系统将根据用户录入的预计开始和结束时间计算得出。完成主信息页面的录入后，用户可在任务接收者页面通过“增行、删行”按钮确认接收该加班任务的具体人员。以上内容录入完毕后，单击“提交”按钮保存信息。系统返回“加班任务单列表”窗口，如图 4.12所示：图 4.13加

25、班任务单列表窗口用户在此窗口还可对新增的加班任务进行下达和完成操作。下达用户完成加班单的填写后，可通过“下达”功能按钮将加班任务发送给相关人员，同时，该加班单的状态变更为“下达”。在加班任务单填写页面，也可以直接“下达”操作。完成员工接到加班任务后，将做出是否接受任务的处理（具体操作见“加班记录维护”章节的内容），如果同意加班，完成加班任务后，根据加班任务单，填写加班记录单，并提交审核。领导对加班单进行审批之后，可对相应的加班任务单进行“完成”操作，此时，该加班单的状态变更为“完成”。4.2 加班申请员工加班申请管理，主要帮助员工处理以下业务：1、接收并处理领导安排的加班任务。2、直接填写加班

26、单，申请加班。3、查看个人加班记录。双击导航栏“人力资源考勤管理加班管理加班申请”，系统打开员工加班管理工作台列表信息。在该平台上，主要包括以下三种列表的信息：等接收的加班任务列表、加班申请单列表、加班记录列表。如下图所示，使用各自的TAB页标签，可以进行内容切换，同时系统工具栏也会作相应变化。图 4.21员工个人加班管理列表如上图所示，在“加班任务”TAB用户可以对领导安排的加班任务进行处理。在“加班申请”TAB页，可以直接填写加班申请单，在“加班记录”TAB页，可以查看本人加班记录以及其是否通过审批的信息。接收加班任务如果员工为领导安排加班任务，则可以选中该条任务，使用工具栏【接受】或【反

27、馈】对任务进行接受或拒绝操作。2接受任务的处理使用工具栏【接受】按钮对任务进行操作，此时系统会自动打开一张加班申请单，并自动填入相关的加班信息。2拒绝任务的处理使用工具栏【反馈】按钮对任务进行拒绝操作，此时系统会自动打开一个反馈理由填写窗口，填写不能加班的理由，确定后，部门主管即可以看到本人对该任务的处理状态。图 4.22填写加班申请切换到“加班申请”TAB页，使用工具栏【新增】按钮创建一张新的加班申请单。“加班申请单维护”窗口如图 4.23所示：图 4.24 加班申请单维护窗口用户在此窗口必须录入的内容包括：加班内容、预计开始时间和结束时间、加班任务完成要求及备注即可。在加班工作完成以后，可

28、以使用列表工具栏“确认”，确认加班信息，此时可以填入实际加班开始和结束时间。单据提交以后，部门经理可以通过经理自助进行单据审批。加班单审批员工填写加班单以后，需要在加班任务以后，对实际加班时间进行确认，然后，员工对应的部门经理可以在经理自助平台中，对员工加班申请进行审批。加班审批的操作见手册：互动工作平台相关介绍。查看加班记录切换到“加班记录”Tab页， 此时列表展示该员工通过审批的加班记录列表。使用工具栏【个人加班统计报表】按钮，可以打开本人加班统计表窗口。如下图所示：图 4.25 个人加班统计报表4.3 加班记录用户可在加班记录维护中对领导指派和员工自己申请的加班任务进行反馈处理。单击“加

29、班记录维护”菜单，系统进入“加班任务列表”窗口，如图 4.31所示：图 4.32加班任务列表窗口用户在此窗口可以看到新下达的加班任务，最初的反馈状态都为“未反馈”。员工对自己的加班任务可进行反馈、取消、拒绝、送审等一系列操作。用户通过“查看”按钮对加班任务进行查看后可根据实际情况进行“拒绝”，也可进行“反馈”，“加班单维护”界面与“加班申请单维护”窗口相似，经反馈的加班单状态由“未反馈”变更为“新增”，用户可对其进行送审操作，当然用户在对加班单进行“反馈”后还可对其进行“取消”操作。4.4 批量加班记录在有些企业，可能会安排一个班组或一个项目小组集体加班，此时就不需要每个员工都来填写加班单，可

30、以由一个考勤管理员统一录入，填写一张加班单，并统一审批即可。此种情况比较适用于生产企业班组集体加班的情况。双击导航栏“人力资源考勤管理加班管理批量加班记录”，系统打开“加班记录单”窗口，单击窗口工具栏“新增”按钮，系统打开“加班记录单”编辑窗口，如下图所示：图 4.41 批量加班记录单列表窗口图 4.42 批量加班记录单编辑窗口主信息图 4.43批量加班记录单窗口加班员工列表如上图所示：在加班记录单主信息中输入以信息：加班内容、加班组织、备注、加班时间范围。在加班记录单的“附属员工”TAB页中，通过工具栏“多选员工”按钮，选择多人员工，此时，系统会自动将在主信息中所录入的加班时间作为当前所有员

31、工的加班时间区间，如果稍有不同，您可以再逐个进行修改。注意：如果在加班单主信息中录入的加班时间范围不合理，如加班小时等于零，在录入员工数据时，系统会有相应的提示：“请先确认时间范围，如果您在新增员工后，再修改时间范围，会同时修改每个员工的加班时间，可能会覆盖您原来对每个员工加班时间所做的修改。4.5 加班工资核算核算加班工资核算是对加班统计结果进行处理，核算出加班的报酬。“加班工资核算”窗口如图 4.51所示：图 4.52加班工资核算窗口该窗口显示了加班工资核算的基本信息，在此用户需录入加班工资核算的编号、名称、所属组织、统计开始和结束日期。以上信息输入完毕，单击窗口工具栏中的“核算”按钮，系

32、统将根据基本信息进行查询核算并显示出最终数据在“附属核算”Tab页面。然后单击窗口工具栏中的“提交”按钮，系统保存数据并返回“加班工资核算列表”窗口。在“加班工资核算列表”窗口中选中状态为“新增”的加班工资核算记录，单击窗口工具栏中的“确认”按钮即可完成提交加班工资的操作。注意：加班核算单中，对员工加班信息，按加班日期类型分开显示。如上图所示，除显示加班小时与加班工资总额，还显示周末、工作日、和国定假日的加班工时和加班工资。4.6 部门加班统计报表以组织机构为维度统计加班报表，点击“查询”按钮，如图4.6-1，录入查询条件就可以进行查询。查询结果显示为列表页面，如图4.6-2.图4.6-1 查

33、询界面图4.6-2 部门加班统计报表页面选择具体某一行，点击“查看部门加班明细表”按钮，可以查看该部门下具体员工的加班明细，如图4.6-3.图4.6-3 部门加班统计明细报表页面4.7 个人加班统计报表以员工为维度统计加班报表，点击“统计”按钮，如图4.7-1，录入条件后就可以进行查询。查询结果显示为列表页面，如图4.7-2.图4.7-1 查询界面图4.7-2 个人加班统计报表页面第5章 出差管理5.1 出差申请申请出差即由员工根据实际工作需要，提出出差工作申请，并提交审批的过程。“出差申请单”的录入界面如图 5.11所示：图 5.12出差申请单录入窗口此窗口包括基本信息、出差地点、出差人员、

34、业务对象、费用预算和自定义信息六个Tab页面。用户在基本信息：包括出差申请单代码、名称、申请人（职能机构）、出差目的地、出发时间、返回时间、职能机构、出差负责人、预支金额、预算金额（各预算项汇总）、出差事由、工作交接情况、备注。如果有出差任务，可以选择一条出差任务，则相关信息系统会自动确认。在费用预算页面用户需录入出差费用预算的具体预算项明细。完成以上内容的录入后，提交保存并返回“出差申请单”列表窗口，如图 5.13所示：图 5.14出差申请单列表窗口出差审批用户完成出差申请单的录入后，可提交相关领导进行审批。并按所定义的审批流程执行审批过程。审批人在审批员工的出差申请时，可以查看该员工己经发

35、生的历史费用信息。（此功能需要与i6 /Gfit系统建立组织账套集成关系。集成关系的设置参见手册：基础数据相关内容介绍。）出差执行与取消出差申请单审批通过，用户即可进行“执行”操作，该出差申请单的状态也会更新为“执行中”。如果出现意外情况或突发事件，导致该出差任务无法或无需进行，用户可进行“取消”操作，出差申请单的状态也会随之更新。销差当员工完成出差任务后，填写相关的说明，内容包括：任务完成说明、实际出差时间、实际费用等信息，之后可进行“销差”操作，（销差操作针每一出差人员逐个进行）说明该出差任务已完成，当申请单中的所有员工都销差后，该申请单变为完成状态，同时，如果该申请单有相应的出差任务，那

36、么该出差任务也会变为完成状态。出差费用分配出差任务完成后可进行费用报销工作，即执行分配费用的操作，单击“分配”按钮，系统进入“费用分配”窗口，如图 5.15所示：图 5.16费用分配窗口用户在此窗口可根据预算费用和实际发生的费用填写每个出差人员的预算费用和实际费用项以及业务对象的预算费用和实际费用项。5.2 出差记录出差记录主要用于查看出差记录、更正员工出差信息。它包括出差员工记录、出差业务记录两个子菜单。出差员工记录有销差、更正的功能；出差业务记录只有查看功能。用户在出差业务记录列表中选择一条出差记录，点击工具栏上的“查看”按钮，可以查看该业务记录的明细信息。5.2.1 出差员工记录出差记录

37、不能增加，只能由系统生成。“出差记录”窗口如图 5.21所示：图 5.22出差记录窗口该窗口提供了“销差”、“更正”、“切换”等功能按钮。选择一条出差记录，单击工具栏上的“销差”按钮，可以对该记录进行销差。选择一条出差记录，单击工具栏上的“更正”按钮，可以更正出差记录的实际出发日期、实际返回日期、实际费用这三项信息。点击工具栏上的“切换”按钮，可以切换到出差业务记录列表。5.2.2 出差业务记录出差记录按业务维度统计。新增出差申请单时，在业务对象TAB页，新增业务对象。如下图所示。申请单审批通过后就能生成出差业务记录。图5.2.2-1业务对象的新增5.2.3 出差报销出差执行后，可以进行销差，

38、销差后才能报销。在出差申请列表上选中状态为“执行中”的申请单，点击“销差”，进入销差页面。如图5.2.3-1.销差页面带出申请单上的所有信息，选择同行人员TAB页，勾选需要销差的人员。注意每次销差只能销差一个员工。勾选以后，点击“销差”按钮，系统链接到出差员工记录页面，生成该员工的出差记录。图5.2.3-1 销差页面1图5.2.3-2销差页面2出差报销针对单位员工出差过程中形成的各种费用的报销记录，比如：交通费、住宿、餐饮等，填写报销单，经审批后支付并形成相应凭证的报销过程。点击“员工出差管理/出差报销”子菜单，系统打开“报销申请单”窗口，如图5.2.3-3所示：图5.2.3-3系统申请单窗口

39、在此窗口，您可查看报销申请单明细内容，包括：“编码、名称、状态、出差记录、职能机构”等信息，也可通过“新增、修改、删除、查看、查询、送审、送审查看、送审历史和报销”按钮对报销申请单执行相应操作。新增点击“新增”按钮，系统打开“报表申请单”编辑窗口，如图5.2.3-4所示：图5.2.3-4报表申请单编辑窗口基础信息如上图所示，报销申请单包括“基本信息”、“交通费”和“补贴”三个Tab页，下面，我们分别加以介绍：基本信息用于编辑报销申请单的基本内容，在编辑时系统将根据录入情况屏蔽某些字段。2编码、状态和职能机构：为必输项。编码由系统根据编码规则自动生成。状态指报销单目前的操作状态。职能机构指报销人

40、员所属组织机构，可通过“帮助”按钮进行设置。2出差记录、报销人员、出差事由、出差时间范围、录入人和录入时间：以上信息的编辑只需通过出差记录的“帮助”按钮即可完成。点击“帮助”按钮，系统打开“出差记录帮助窗口”，如下图所示：图5.2.3-5出差记录帮助窗口 提示：“出差记录帮助窗口”源自出差记录，您只需在此选择某条出差记录，系统自动将其信息引用至“报销申请单”中，减少重复录入，方便操作。2名称、备注：名称由用户自行定义此次报销名称，可与出差事由重复。备注则根据实际情况由用户编辑的补充内容，两者可输可不输。2财务类型：出差报销申请单的财务类型取自Gfi的财务类型，此处为生成凭证做接口准备。出差报销

41、单据在送审后，其状态为已审核，对于已审核的单据进行“打勾”选择，报销单进行支付，在支付同时把数据传到Gfi，由Gfi做凭证，当单据生成凭证后，回填到报销申请单中，其报销申请单状态为已记账。交通费交通费Tab页如图5.2.3-6所示：图5.2.3-6报表申请单编辑窗口交通费交通费的编辑通过“增行、删除”进行增加和删除明细行的操作。并对乘坐交通工具的具体时间、出发地到达地、费用等进行设置。其中，“选择”选项框，用于进行多条记录的“删除”操作。设置好后按“提交”按钮保存设置。补贴补贴Tab页如图5.2.3-7所示：图5.2.3-7报表申请单编辑窗口补贴补贴包括补贴类别与金额。补贴的编辑与交通费相似，

42、都是通过“增行、删除”进行。其中，补贴类型在“4.1出差制度设置”中设置。提示：出差补贴可由出差记录中附带过来，也可通过“增行”来增加实际出差补贴额。交通费用与补贴费用相加形成报销单报销总额。查询：通过查询条件设置，查看符合条件的报销申请单。图5.2.3-8查询条件设置窗口送审新增报销申请单需经送审完成审批流程。图5.2.3-9送审管理窗口如上图5.2.3-9所示，“送审编码、送审信息和送审日期”由系统自动录入，“送审流程”可通过下拉选项框进行选择，补充注意事项可在送审备注栏中注明。送审查看：用于查看状态为“处理中”的报销申请单的送审进展情况。包括：当前结点、待审批路径、已审批路径和拒绝路径。

43、送审历史：用于查看当前报销申请单的审批状态。包括：送审拒绝和送审成功。5.3 部门出差统计报表部门出差统计报表用以统计、查询以某职能部门（某组织）为单位的出差情况。点击“出差管理/部门出差统计报表”子菜单，系统打开“部门出差统计报表”窗口，如下图所示：图 5.31部门出差统计报表在图 5.32中，点击“职能机构”的帮助按钮，进入“HR职能机构帮助窗口”，通过点击“代码”进行选择确认，并返回至“部门出差统计报表”界面，输入“统计日期”后，点击“统计”按钮，即获得所选职能部门在特定时间范围内的出差员工编码、姓名、出差次数及出差合计等信息。5.4 个人出差统计报表个人出差统计报表是以员工为单位，统计

44、、查询其出差的总体情况。点击“出差管理/个人出差统计报表”子菜单，系统打开“个人出差统计报表”窗口，如下图所示：图 5.41个人出差统计报表第6章 假期管理6.1 请假单请假管理主要实现员工正常请假申请、事后补假的综合管理。单击“假期管理/请假单”子菜单，系统打开“用假申请管理列表”窗口，如下图所示，此窗口列示当前用户有权限看到的所有请假（申请）单。图 6.11用假申请管理列表窗口在此，您可以对新入职员工进行“新增、修改、查看、删除、销假、取消、查询、送审、送审查看和送审历史”等操作。新增点击“新增”按钮，进入“请假单明细”录入窗口，如图 6.12所示：图 6.13请假单明细录入窗口在图6.1

45、4中，系统提供“主信息”、“匹配条款信息”和“自定义信息”三个Tab页，下面我们分别加以介绍：主信息录入以下信息：单据编号、系统类型（包括正常请假和事后补假），假种、相关员工、事由、计划开始时间、计划结束时间、计划时间、实际开始时间、实际结束时间、实际时间、销假标志、销假时间、销假人、取消标志、录入人、录入日期、更正原因（只有在更正时输入）和备注信息。提示：在实际录入时，系统会自动屏蔽部分输入域。匹配条款信息该页中的信息是系统自动匹配生成的，供参考之用。自定义信息针对系统所设计字段未必能满足广大用户的需求，特开放自定义信息，供用户自行定义，具体操作在“基础数据/公共服务/属性自定义”中设置。完成请假单的录入后，用户可进行送审操作，经主管人员批准用假申请后，员工可进行休假。如临时取消休假活动，可对请假单进行“取消”操作。修改用于修改所选请假单明细，操作方法与“新增”相似，需要注意的是，只能对新增状态的用假信息进行修改操作。删除用于删除“用假申请管理列