行政文秘 公文写作课件.ppt

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1、2022/12/21,行政文秘-公文写作,行政文秘-公文写作,行政文秘-公文写作,目录,行政文秘-公文写作,一、公文的概念、种类与特点,行政文秘-公文写作,公文写作的核心目的:,有效进行文字沟通,行政文秘-公文写作,按行文关系分：,行政文秘-公文写作,二、怎么写好公文,主题材料结构语言,公文四要素,行政文秘-公文写作,撰写公文的基本要求-结构,提炼公文标题,准确使用公文开头,紧扣提纲结构合理,结构要求一事一文，突出公文主体,行政文秘-公文写作,撰写公文的基本要求-语言,行政文秘-公文写作,撰写公文的基本要求-程序,行政文秘-公文写作,写完后重读,修改文书,按思路书写,整理写作思路，考虑文书内容

2、,检查细节，确认无误,公文写作过程分解,行政文秘-公文写作,1998年7月6日深夜，乌云密布，雷声隆隆，大雨倾盆而下，刹那间，美丽富饶的鱼米之乡被一片汪洋吞没。接连几天如注的暴雨，淹没了田野、冲毁了村庄和工厂，交通、通讯、电力一度中断。这一百年不遇的特大洪涝灾害，给我乡造成了不可估量的损失。为了将灾害造成的损失降低到最低限度，乡党委、政府采取了果断措施，动员全乡广大干部群众自力更生、艰苦奋斗，尽快恢复生产、重建家园,抗洪救灾工作总结（开头）,语言流畅性与简洁性示例,强烈的文学色彩,行政文秘-公文写作,公文撰写常用语,篇首用语：根据、遵照期求用语：恳请、报请经办用语：现经、经查引述用语：收悉、阅

3、悉呈告用语：呈报、呈递商洽用语：商洽、商榷查证用语：核实、核准,时限用语：届时、及时询问用语：可否、当否答复用语：参照、参考表态用语：不得、不予强调用语：必须、务必综述用语：总之、鉴于此篇尾用语：此函、特此,感受语境,行政文秘-公文写作,“是否”、“当否”、“可否”、“能否”,1.现将我部的工作计划送上， 妥当，请予指出。2.为了给顾客提供方便， 在*部增设一部公共电话机。3.你处的物资支援， 于5月底送来，望告。4.以上请示， ，请批示。,练习：,行政文秘-公文写作,几种常见的语言运用错误,一、随意性大，乱用词汇例：上课期间不准学生在校园走动，违者罚款50元。二、行文者主观愿望与客观表达的意

4、义不一致例：对发现使用上述无效证件者，请扣留交我局；文件已发出二日即到。三、口语化： 根据集团公司中国电信法律2000426号文“中国电信集团公司总部内设机构、职能配置规定”，对你们这个单位的发文件权力作出了这么些条规定。改后： 根据中国电信集团公司总部内设机构、职能配置规定（中国电信法律 2000 426号），对你单位发文权限特作如下规定。四、时间表示错误： (落款) 99/09/31 或 1999.9.31均不正确，应为一九九九年九月三十日。,行政文秘-公文写作,三、学习几种常用公文,通报,公文,通知,请示,总结,报告,函,行政文秘-公文写作,1.通知,适用范围广泛；有特定的行文对象；可以

5、同时做下行文和平行文。,行政文秘-公文写作,通知各分公司各厂： 为贯彻市政府安全工作会议精神，研究落实我公司安全生产事宜，总公司决定召开1999年度 安全生产工作会议，现将有关事项通知如下： 参加会议人员：各车队队长，修理厂厂长。 会议时间：5月3日，会期1天。 报到时间：5月2日至5月3日上午8时前。 特此通知 总公司 年4月15日,写作要点：,标题：写在第一行正中。可只写“通知”二字，如果事情重要或紧急，也可写“重要通知 ”或“紧急通知”，以引起注意。,称呼：写被通知者的姓名或职称或单位名称。在第二行顶格写。(有时，因通知事项简短 ，内容单一，书写时略去称呼，直起正文。),正文：另起一行，

6、空两格写正文。正文因内容而异。多条内容时依次罗列。,落款：分两行写在正文右下方，一行署名，一行写日期。,行政文秘-公文写作,下面的会议通知有四处错误，请一一指出。 通 知研究决定，本星期六下午第二节课后分年级召开各班学生代表会议，收集对各科教学的意见。希各班派代表按时参加会议。此致敬礼教务处3月1日 (1)格式方面的错误是： _ _ (2)内容方面的错误是： _ _,练习：,行政文秘-公文写作,2.通报,题材的典型性。表彰或批评都要典型。思想的引导性。价值在于树立学习榜样。制发的实效性。写作和传播要迅速及时。,行政文秘-公文写作,关于荣获二一年度先进集体和先进个人的通报总部各部门、各城市公司：

7、 在过去的一年里，公司全体员工努力拼搏，锐意进取，不同程度地改善和提高了公司的经营管理与核心竞争能力，取得了一定的成绩。经各部门评选推荐，公司评委会审议并通过，荣获二OO二年先进集体和先进个人名单如下：一、公司级先进集体和先进个人（一）先进集体（8个）（二）先进个人（135名）二、集团级先进集体和先进个人 希望受表彰的集体和个人戒骄戒躁、再接再励，在新的一年创出更好的成绩。公司号召广大员工要以先进为榜样，继续开创“立功创先”竞赛活动，为公司新一年的经营目标不断努力奋斗。 内江市人民政府 二O一一年一月九日,写作要点：,标题：由发文机关、事由、文种或事由、文种构成,称呼：写被通知者的姓名或职称或

8、单位名称。在第二行顶格写。(有时，因通知事项简短 ，内容单一，书写时略去称呼，直起正文。),正文：表彰性通报和批评性通报一般分为三部分：（一）主要事实,（二）分析指出事例的教育意义,（三）决定要求,落款：在正文右下方标明发文机关名称，加盖印章，写明发文日期。,行政文秘-公文写作,3.请示,请示：请求上级指示，属于上行文。特点是： 1、请示时，要把对问题的看法、意见明确地提出来，以便领导做决定和指示； 2、务必是在自己职权范围内无法肯定和处理的事情，并且都要求上级批复、表明态度； 3、请示的内容要一文一事。不要在一件请示中包括几件事，这样，才便于领导及时批复；4、其他要求事前请示，不多头请示。,

9、行政文秘-公文写作,请指出下面请示的错误。 请 示 人力资源部、公司领导： 由于近日处于购物高峰期，我分部人员紧张，造成商品断货现象严重，希望给予处理这一问题。另外，能否申请增设两部公共电话，请批示。 XX分部 2007年9月3日,练习：,行政文秘-公文写作,定义：是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况和提出建议的陈述性公文。种类：工作报告、情况报告、调查报告（是情况报告的延伸）、申请报告、请示报告特点:1、按隶属关系行文。属于上行文，没有隶属关系的不用报告。2、以陈述为主要方式。以说情况，摆事实为主。3、目的专一。不能在报告中夹带请示事项。,4.报告,行政文秘-公文写作,一位班长的工作报告,

10、同学们： 我们正处于结婚时代的初级阶段，经过二十几年的努力，虽然取得了结识众多异性的巨大成就，但是人口众多，人均资源相对短缺，局部个人发展很不平衡。 现阶段的主要矛盾，是日益增长的爱我的人我不爱，我爱的人不爱我之间的矛盾。情敌竞争已经不是初级阶段的主要矛盾，但是它在一定范围内还将长期存在，并且在一定条件下还可能激化。（概括性、揭示问题） 我们要允许一部分人先结婚，先婚带后婚，最终实现共同发昏！自由恋爱制度已经在中国大地上 扎根并初步显示它的优越性，但其不成熟，不完善的环节，还必须通过深化思想改革来逐步解决。,1.反应事实情况,2.概括性、揭示问题,3.提出建议,行政文秘-公文写作,恋爱是结婚的

11、初级阶段，而我们又正处于恋爱的初级阶段，就是不发达阶段，也是不可逾越的历史阶段，只希望这个阶段不要同社会主义初级阶段一样，要100年不变! 全班要统一思想，统一认识，把下一步的工作重心转移到家庭建设上。要把“快找，快结 ，快生”作为我们落实“三个代表”的指导方针。下一个四年对我们来说是关键的四年，好男好女已越来越少，若我们不抓住年轻的尾巴,错过末班车，以后的美好生活将无从谈起。当然,已经胜利的同志们是光辉的榜样！全班同志必须要认真学习。,一位班长的工作报告,4.围绕一个中心，描述动态与经验教训,行政文秘-公文写作,5.函,定义：函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部

12、门请求批准等。格式要求：公函包括标题、主送机关、正文、发文机关、日期等。 一般发函为关于*（事由）的函；复函为关于*（答复事项）的复函。 正文：一般包括三层：A、简要介绍背景情况；B、商洽、询问、答复的事项和问题；C、希望和要求，如：“务希研究承复”， “敬请大力支持为盼”等。,行政文秘-公文写作,国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函 国办函 1993 2号国家计委、经贸办、农业部： 为进一步发展我国羊毛生产，搞活羊毛流通，提高羊毛质量，根据国务院领导同志的批示，现就有关问题通知如下： 一、要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作。（略） 二、技术监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。（略）

13、三、要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。（略） 四、为了促进国内养羊业的发展，支持纺织工业生产和扩大 出口创汇。（略） 上述有关政策，请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真研究落实，执行中的问题，由国家计委和经贸办协调，并督促落实。 一九九三年一月三日,（一）首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。,（二）正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。,（三）结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望,（四）结语。通常应根据函询、函告、函或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。,（五）结尾落款。署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；

14、并加盖公章。,行政文秘-公文写作,练习：病文修改,学校关于解决进修教师住宿的函 大学校长办公室： 首先，我们以校方的名义向贵校致以亲切的问候。在此，我们冒昧地请求贵校帮助解决我校面临的一个难题。事情是这样的，最近，我校为了培养师资，选派了五名教师到学院进修。但因该院基建工程尚未完工，学校住宿紧张，我校几位进修教师的住宿问题几经协商仍得不到解决。在进退维谷的情况下，我们情急生智，深晓贵校府高庭阔，物实人济，且有乐于助人之美德。因此，我们抱一线希望， 冒昧地向贵校求援，请求贵校救人之危，伸出援助之手，为我校进修教师的住宿提供方便。为此，我们将不胜感激，对有关住宿费用等事宜，可统一按贵校的有关规定办

15、理。 以上区区小事，不值得惊扰贵校， 实为无奈， 望能谅解。最后，再次恳请予以关照. 学校 年月日,行政文秘-公文写作,修改稿,学校关于请求帮助解决进修教师住宿问题的函大学校长办公室： 为培养师资，我校选派了五名教师到学院进修，但因该院基建工程尚未完工，我校进修教师的住宿问题至今仍未得到解决。请贵校为我校五位教师提供帮助，解决其住宿问题。住宿费用等事宜，按贵校有关规定办理。 请予支持为荷。学校 年月日,行政文秘-公文写作,定义：是国家机关、社会团体、企事业单位等通过对过去一阶段工作的回顾和分析评价，判明得失利弊，提高理性认识，用以指导今后工作的一种常用文书。,6.总结,写作要求：,1、占有材料

16、，熟悉业务（典型材料、数字材料、背景材料）2、总结规律，提炼观点3、突出重点，写出特点4、语言准确，简明朴实,行政文秘-公文写作,撰写总结应注意的几个问题,行政文秘-公文写作,一份老公的工作总结,最敬爱的夫人: 过去的一年中，我在您的直接领导下，在岳父岳母的英明指导下，在大小姨子的集体关怀下，遵照您的指示，按照您的部署，兢兢业业、恪尽职守，摸爬滚打、积极进取，各项家庭工作均取得显著成效。据统计，至去年底，咱家的银行存款、股票市值、固定资产三项指标分别比前年增长了18、19、20。超额完成了去年初制定的“三项指标增幅要达到12”的任务，同时咱家还被本胡同评为“五好家庭”，我被本楼道评为“最称职老

17、公”，您则光荣当选“最幸福太太”，实现了物质文明、精神文明的双丰收。,总结,从各方面着手；不夸大事实，对取得成绩客观反应,行政文秘-公文写作,现将本人一年来的工作情况总结如下: 一、以“服务夫人”为工作重心，抓好家庭日常工作。 二、以“夫人旨意”为工作重点，抓好家庭经济建设。过去的一年中，我认真贯彻夫人去年初作出“要把家庭经济搞上去”的重要指示，采取得力措施，加大工作力度，狠抓经济建设，终有所成，家庭三项经济指标均比前年大幅度增长。 我的主要做法是: 1、严格遵守财经纪律。去年，我不折不扣地执行了工资、奖金等主营收入悉数上交，再由夫人回拨零用钱的收支两条线政策，其余副业收入纳入预算资金管理，向

18、夫人打报告审批使用，在过去的一年中，由于我财经纪律，做到了不截留挪用，不挤占乱花，不隐瞒收入，不设小金库，使夫人总揽大权的地位得到了进一步巩固，家庭收入管理规范，资金专项使用。,总结,效果，经验,行政文秘-公文写作,2、厉行个人节约，注重自我节流.过去的一年中，我戒烟、戒酒、戒茶、戒零食、戒请客，总之，将个人吃穿用度费用降至最底,每月零用钱均有剩余，积蓄一定时日，购买首饰、衣物若干赠于夫人，既增加家庭固定资产，又给夫人带来惊喜，一举两得。 3、积极探索，广开财路。一是充分发挥自身所长，笔耕不辍，投稿报刊、杂志赚取稿费。二是深入领会麻将致胜大全要点，掌握致胜技艺，与同事亲友小赌怡情，胜多负少，小

19、有斩获。三是苦心钻研炒股方法，向夫人申请专项资金投身股海，一级市场守株待兔，二级市场低买高卖，一年下来赢利颇多。 三、以“夫人喜好”为出发点，抓好家庭安定团结。过去的一年，我始终以“夫人喜好”为标准，一切听从夫人，听从夫人一切，不断规范自身行为，搞好家庭安定团结，主要有:,总结,行政文秘-公文写作,1、婚前死党小黄、小李、小谢、小军、小杨诸人一向好吃懒做，行事全无章法，经常来家骗吃骗喝，以夫人不喜，我遂将彼等列入损友名单，遂一割袍断义，中断往来(注:小李因欠我债务的缘故，暂还保持联系)。2、过去我好吸烟，一天两包不在话下，夫人恶之，去年伊始，我便痛下决心，誓与烟绝。如今，瘾来时，我至多点蚊香一

20、支嗅其味以解馋。 3、去年我看望父母次数多于看望岳父岳母一次，夫人不悦，去年我遂积极整改，以实际行动纠正偏差，据统计，至去年底，我看望岳父岳母次数超出看望父母次数两次，在时间总量上超出45分钟，在孝敬财物总额上超出21元人民币。 4、央视主持人刘仪伟，风格清新，厨艺一绝，夫人爱甚，视为新好男人，我遂理一板寸头，学一口鸟腔普通话，苦研天天厨艺菜谱，每日推出一样特色小菜。,总结,行政文秘-公文写作,由于我紧紧把握“夫人永远是对的，如果夫人错了，我请参照上句执行”的方针，认真贯彻“打不还手，骂不还口，夫人一脚踹过来，我就躲着走”的基本原 则，家庭安定团结局面一派大好，夫妻相敬如宾，居家气氛温馨。在过

21、去的一年 里，我主持家庭日常工作虽取得一定成绩，但离夫人的要求仍存在大小差距，如：工 作主观能动性还有待加强，工作前瞻性不足；工作尚存在畏难情绪等，在新的一年中，我将克服缺点、发扬优点，在巩固去年成绩的基础上，百尺竿头更进一步，使咱家的生活水准芝麻开花节节高，夫妻恩爱此情绵绵无绝期。 抄报：岳父、岳母 抄送：大姨子、大舅子、小姨子、小舅子、各位连襟,总结,对问题不回避，不轻描淡写,行政文秘-公文写作,改错练习,例1关于内部机构调整的请示报告1993年国务院办公厅国家行政机关公文处理条例将报告与请示分作两类，第九条规定：“报告”中不得夹带请示事项。关于内部机构调整情况的报告关于内部机构调整的请示

22、,行政文秘-公文写作,改错练习,例2关于举办新年联谊会的函 深圳市 有限公司： 为了感谢贵公司按时完成我公司2#综合楼装饰工程项目，为了表示对双方合作的满意，我公司决定于2005年1月1日下午15：30分在 文艺中心与贵公司共同举办新年联谊会。 妥否，请函告。 实业有限公司 二OO四年十二月二十九日,行政文秘-公文写作,改错练习,例2关于联合举办新年联谊会的咨询函 深圳市 有限公司： 为了感谢贵公司按时完成我公司2#综合楼装饰工程项目，表示对双方合作的满意，我公司拟定于2005年1月1日下午15：30分在 文艺中心与贵公司共同举办新年联谊会。 可否，请函告。 实业有限公司二OO四年十二月二十九日,行政文秘-公文写作,改错练习,例3关于 请示 ： 。 。 当否，请批准。 当否，请批复。 当否，请批示。,2022/12/21,行政文秘-公文写作,演讲完毕，谢谢听讲!,再见，see you again,3rew,