办公室事务和管理ppt课件.pptx

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1、办公室事务和管理,目录,岗位职责,1、岗位设置,办公室主任,办公室副主任,办公室文员,档案员,岗位职责,2、办公室各岗位职责1)办公室主任岗位职责：持并领导办公室全部日常工作，根据总经理的决定向各部门传达各项工作指示，做好相关业务的落实工作，组织并开展监督工作。 结合各部门情况，及时转达给有关领导，以便领导决策与管理。助公司总经理的工作，为公司的重大决策提供信息支持。公共关系的外部联络及公司内部关系的沟通与协调。,岗位职责,负责公司综合性公文的起草及各类文件和证书的收发、登记、查阅、借阅、归档等管理工作。检查、督促本科室各岗位人员完成本职工作和办公室总体工作。公司人力资源需求，组织人才招聘、考

2、核等各项工作。做好员工的思想教育工作，关注员工的工作、学习和生活，帮助员工解决一些实际问题和困难。负责公司后勤管理工作（环境卫生、水电、物业费、住宿等）。负责公司的安全保密工作。完成公司领导交办的其他任务。,岗位职责,2）办公室副主任岗位职责：负责分管档案、文字、接待、车辆等工作。按照有关管理规范，严格执行有关规定，保证工作质量。负责起草各类日常性文字材料及资料的归档管理工作。协助主任组织、参加公司有关会议与活动。协助主任做好督办、信息工作。负责公司领导服务的安排与协调。,岗位职责,负责公司印信管理，保管使用公章，并对其负责。 统计每月考勤并交财务做帐，留底，对外联络工作；负责公司办公用车管理

3、，合理安排调度。完成领导交办的其它工作。,岗位职责,3）办公室文员岗位职责：接听电话；接待来访人员。负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。负责办公室清洁的监督及维护。负责公司公文、信件、邮件、杂志的分送及传真收发，打印等工作。负责公司内电脑、网络的管理维修和升级。,岗位职责,做好公司的有关会议筹备及会议所需的材料、用品等准备工作。管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。接受其他临时工作。,岗位职责,4）档案员岗位职责：管理施工过程中的各种文件、资料、设计图纸、现场影像等，并办

4、理签收手续。及时处理工程往来的报告、函件，并按工程项目与类别进行整理归档、列清目录；对资料、文件往来做好编号登记，经分管领导阅批后归档。做好各类档案的接收、分类、整理、编号、建档、保管、统计等工作，做到帐物相符，排列整齐，便于保管和利用。,岗位职责,负责对每日收到的管理文件、技术文件进行分类、登录、归档。负责项目文件资料的登记、分办、催办、签收、复印、传递、立卷、归档和销毁等工作，注意保密的原则。对部门电子文档进行重点备案，避免出现因计算机问题造成重要文档丢失。负责办公用品的保管工作，做好物品出入库的登记。做好周例会会议纪要。按时完成领导交办的其它工作。,行为准则,1、爱岗敬业，恪尽职守，高质

5、高效地完成工作任务。对各项工作任务不折不扣的按程序办理，不省略、不简化、不拖拉。领导交办的事务要迅速处理，并及时汇报办理结果，做到件件有着落，事事有回音。2、严守工作纪律，遵守作息时间。不迟到，不早退，有病有事要请假。不在办公时间内串岗闲聊、吃零食、大声喧哗、不做与工作无关的事。3、尊敬领导和同事，待人真诚。同事之间友好相处，平等对待，虚心学习他人的长处和优点，互相团结，互相帮助。,小故事分享,恐怖的蚂蚁军团,在非洲的草原上如果见到羚羊在奔逃，那一定是狮子来了；如果见到狮子在躲避，那就是象群发怒了；如果见到成百上千的狮子和大象集体逃命的壮观景象，那是什么来了蚂蚁军团！蚂蚁是何等的渺小微弱，任何

6、人都可以随意处置它，但它的团队，就连兽中之王也要退避三舍。从这个古老的寓言人们可以得到启示：个体弱小，没有关系，与伙伴精诚协作，就能变得强大。,行为准则,4、关爱集体，爱护公物。积极参加各项活动，维护企业荣誉和形象。5、不断提高自身素质，刻苦学习，勤奋工作，主动承担任务，创新工作方法，甘于吃苦，自觉奉献。6、诚实守信，言行一致。做到“今日事、今日毕”，“当日情、当日报”。7、工作时间内不脱岗，迅速、准确、及时地做好上情下达，确保政令畅通。8、请假人员须事先安排好工作，非特殊、紧急情况，不得用电话或请人代假。,行为准则,9、正常工作期间，办公区人员因公外出要根据公司规定口头说明，并保证通信畅通，

7、便于联系。10、要“懂规矩”。不该说的不说，不该做的不做，不该问的不问，做到办事有规距，不能破规矩。11、遵守公司规定的上下班时间，按时上班下班，不迟到早退。12、不在办公室内大声喧哗、打闹嬉戏、随意走动，以免影响他人工作。13、自觉保持办公环境的整洁有序，离开座位时，将椅子推进桌斗并保持桌面洁净。,服务规范,服务规范来宾接待,一、来宾接待1、本着热情、周到的原则，认真做好来宾接待工作，给来宾留下良好印象。2、当客人来访时，应主动从座位上站起来，礼貌询问来访事由，如有具体事情应引领至相关部门，如探访领导，应先请客人在办公室接待区等候，告知被探访领导，经同意后引领至领导办公室。如领导无意会见，应

8、委婉谢客，请客人另约时间。注意应始终面带微笑。切忌态度生硬。3、客人落座后，应及时为其送上茶水。递送水杯应把水杯把手递向客人，退后一步后再转身退出。,服务规范来宾接待,5、与人握手时应注意：愉快的握手是坚定有力，这能体现你的信心和热情，但不宜太用力且时间不宜过长，几秒钟即可。如果你的手脏或者很凉或者有水、汗，不宜与人握手，只要主动向对方说明不握手的原因就可以了。女士应该主动与对方握手，同时不要戴手套握手。,服务规范电话礼仪,二、电话礼仪1、电话接听服务的注意事项 正确使用称呼正确使用敬语 对于容易造成误会的同音字和词要特别注意咬字（词）清楚。通话时声音不宜太大，让对方听得清楚就可以，否则对方会

9、感觉不舒服，而且也会影响到办公室里其他人的工作。,服务规范来宾接待,4、递送名片时应用双手拇指和食指执名片两角，让文字正面朝向对方，接名片时要用双手，并认真看一遍上面的内容。如果接下来与对方谈话，不要将名片收起来，应该放在桌子上，并保证不被其他东西压起来，这会使对方感觉你很重视他。,服务规范电话礼仪,2、重要的第一声 当我们打电话给某单位，若一接通，就能听到对方亲切、优美的招呼声，心里一定会很愉快，使双方对话能顺利展开，对该单位有了较好的印象。在电话中，只要稍微注意一下自己的行为就会给对方留下完全不同的印象。同样说：“你好，这里是XX公司”。但声音清晰、悦耳、吐字清脆，给对方留下好的印象，对方

10、对其所在单位也会有好印象。因此要记住，接电话时，应有“我代表单位形象”的意识。3、要有喜悦的心情 打电话时我们要保持良好的心情，这样即使对方看不见你，但是从欢快的语调中也会被你感染，给对方留下极佳的印象，由于面部表情会影响声音的变化，所以即使在电话中，也要抱着“对方看着我”的心态去应对。,服务规范电话礼仪,4、打电话清晰明朗的声音 打电话过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃零食，即使是懒散的姿势对方也能够“听”得出来。如果你打电话的时候，弯着腰躺在椅子上，对方听你的声音就是懒散的，无精打采的，若坐姿端正，所发出的声音也会亲切悦耳，充满活力。因此打电话时，即使看不见对方，也要当作对方就在眼前，尽可能注意

11、自己的姿势。5、迅速准确的接听与了解来电话的目的 接起电话时首先应问好并自报公司名称及所属部门。接听电话时，要询问对方单位名称及所属部门，接转电话时要为指定受话人提供便利。 当对方要找的人不在时，在不清楚对方的动机、目的时，不要随便传话。未授权的情况下不要说出指定受话人的行踪。当你正在通电话，又碰上客人来访时，原则上应,服务规范电话礼仪,先招待来访客人，此时应尽快和通话对方致歉，得到许可后挂断电话。如电话内容很重要，不能马上挂断时，应告知来访的客人稍等，然后继续通话。在电话中传达事情时，应重复要点，对于数字、日期、时间等，应再次确认以免出错。 如果对方没有报上自己的姓名，而直接询问上司的去向，

12、此时应客气而礼貌地询问：“对不起，请问，您是哪位?” 要转告正在接待客人的人有电话时，最好不要口头转达，可利用纸条传递口信，这样不仅可以避免泄露秘密，也可以避免由于打岔引起的尴尬和不悦。听不清楚对方说话的内容时，最好不要犹豫，应立即将状况明确告知对方，请对方给予改善。如果电话突然发生故障导致通话中断，此时务必换另外的电话再拨给对方，向对方解释清楚。挂断电话前的礼貌不可忽视，要确定对方已挂断电话，才能放下听筒。做好来电记录。,服务规范电话礼仪,6、认真清楚的记录 电话记录要求简洁、完备，概括重点。时间。记录电话的时间。人物。电话是谁打来的，打给谁的。事件。电话内容讲的什么事情，要求简洁明了， 记

13、录重要事项。 其他。后续工作，把你电话记录的东西转交到相关人员。7、挂电话前的礼貌 要结束电话交谈时，一般应当由打电话的一方提出，然后彼此客气地道别，说一声“再见”，再挂电话，不可只管自己讲完就挂断电话。,服务规范电话礼仪,8、使工作顺利的电话术迟到、请假由自己打电话；外出办事，随时与单位联系；外出办事应告知去处及电话；延误拜访时间应事先与对方联络；用传真机传送文件后，以电话联络确认；同事家中电话不要轻易告诉别人；,服务规范会议礼仪规范,三、会议礼仪规范1、着装整洁大方。2、 提前到场。自觉签到，没有特殊情况不得早退。3、 保持安静。进入会场后，将移动电话关机或置于静音状态，不随意接、打电话，

14、如确实需要接、打电话，应轻步走出会议室。 4、专心聆听。做好记录，不与周围的人私下小声说话或交头接耳，不在会议上看报纸、玩手机、打瞌睡。5、切题发言。发言要先做好准备，发言次序遵从议程表或主持人的安排。发言音量适中，以参会人员都能听到为宜；发表见解要言简意赅，不脱离主题。 6、文明礼貌。会议结束，让上级领导、客人先离开会场。离开会场时，座椅归位，清理好自己区域内卫生。,资源管理,资源管理办公环境中常见的安全隐患注意,一、办公环境中常见的安全隐患注意1、办公设备及操作中的隐患，如设备电器插头打火或电线磨损裸露。2、工作中疏忽大意造成伤害的隐患，如站在带轮子的椅子上举放物品。3、工作中疏忽大意造成

15、失密的隐患，如复印时将保密原件忘在复印机玻璃板上。4、火灾或消防中的隐患，如乱扔烟头，下班未及时关闭电源。5、每次会议之前要做好充分准备，按时完成会场布置，保证于会议前半小时做好准备和清洁工作，每次会议结束后要及时做好打扫清理。,怎样才能让办公区整洁、有序呢？,资源管理维护责任区的整洁、有序,二、维护责任区的整洁、有序1、卫生管理区域：经理办公室、各部门办公室、公共区域。2、每周有专业保洁公司进行一次全面清扫，不留卫生死角，卫生值周人员每天做常规保洁，早上提前15分钟或下午下班后做好办公室卫生清扫工作。3、常规保洁范围：拖地面、倒烟灰、倒垃圾桶、倒水池过滤网垃圾、擦：桌面、茶几、沙发、清洗：面

16、盆、茶杯、毛巾、抹布。4、 个人办公区文件、办公用品等物件有序摆放。,资源管理维护责任区的整洁、有序,5、每次会议之前要做好充分准备，按时完成会场布置，保证于会议前半小时做好准备和清洁工作，每次会议结束后要及时做好打扫清理。 案 例 办公人员小萌每天一上班和下班前都将自己的工作区域清洁整理的干干净净、有条不紊，同时她也主动清洁整理自己常用的复印机、打印机、饮水机、档案柜等。每当她看到复印纸抽拿零乱，垃圾桶满了没人倒，都及时做些清洁整理工作，以维护办公环境的整洁。,资源管理维护责任区的整洁、有序,办公室小赵每天都认真清洁整理自己的办公桌，常用的笔、纸、回型针、订书器、文件夹以及专用电话等都摆放有

17、序。下班前，她也将办公桌收拾得干净整齐，从不把文件、物品乱堆乱放在桌面上。但小赵很少参与清理和维护公用区域，也常将公用资源如订书机、档案夹等锁进自己的办公桌，常常使别人找不到，影响了工作。 办公室小李上班匆匆忙忙，办公桌上堆的满满当当，电脑键盘污迹斑斑，上司要的文件总是东查西翻，每日常用的“工作记录本”也总是找不到。自己的办公桌都没有理清楚，更无暇顾及他处。,资源管理维护责任区的整洁、有序,分析：通过上述案例，可以看出办公室工作环境的清洁、有序直接对公司的形象和绩效产生一定的影响。一个良好的工作环境，有利于公司的对外形象塑造，有利于提高办公人员的工作效率。,资源管理办公设备的使用,三、办公设备

18、的使用1、非本公司人员禁用办公室电脑、电话、传真机。本公司其他人员非工作需要不得使用电脑、电话、传真机。2、不得擅自删改计算机程序及文件。3、不得随意安装外来软件。如工作需要，须请示领导同意后，再进行安装操作。4、工作时间不准占用电脑做与工作无关的事情，如：玩游戏、看电影、看光碟、上网聊天等。一经发现，严肃处理。5、不得使用办公设备及耗材准备私人资料或与工作无关的资料。6、爱护办公室的机械设备，做好办公室机器设备的日常维护和卫生保洁工作。,资源管理办公物品管理,四、办公物品管理1、办公用品由办公室集中管理，实行统一采购，统一发放，统一回收处理。2、采购单价200元以上办公用品时，须报请分管领导

19、批准。3、由专人购买，另设专人入库保管。4、办公用品的购买： 各部门每月29日前报下月办公用品需求计划，每月 1-4号统一采购发放。5、各部门因临时需要而申请采购时，应填写“采购申请单”，经本部门负责人签准，报办公室预审，然后报公司分管领导审批。,资源管理办公物品管理,6、领用时，由各部门派专人领用并办理登记领用手续。物资管理员对库存物资要经常盘点（每月底盘点），做到日清月结。发现盈余、短少、残损必须查明原因，分清责任，写出书面报告，呈报相关负责人。7、清点核实发放办公用品。8、提醒使用部门和人员节约办公用品的使用，杜绝浪费，努力降低消耗和办公费用。9、附办公用品出入库登记表。,资源管理办公物

20、品管理,物品出入库登记表,资源管理车辆管理,为进一步完善公司车辆内部管理制度，加强本公司车辆的保管，提高公司车辆有效运用，保障公司工作的顺利完成，特制定本制度。一、本公司所有办公用车由办公室进行统一管理。公司车辆一般不得用于办理私事或外借使用，否则公司将酌情予以严厉处罚，遇有特殊情况私人用车必须经总经理批准同意后方可照顾派车。（燃油费、过路费、其他费用均由用车人承付）,2022/12/20,39,可编辑,资源管理车辆管理,二、各部门有用车需求应提前填写用车申请单，经部门经理（负责人）签字同意后交车辆管理人员审核由分管领导审批签字后方可调派用车。办公室应依据轻重缓急顺序派车，不按规定办理申请者，

21、不得派车。如遇特殊情况，不能及时填写“用车申请单”，可在车辆使用完毕后的半个工作日内，补充完整用车申请单，按表格填写相关内容后交办公室存档。 三、车辆行前须进行安全检查并认真填写行车记录表，车程行驶里程数必须前后连接，不得遗漏，车辆行车途中应安全行驶并严格遵守交通规则，若有违规罚款，由驾驶员负担。,资源管理车辆管理,四、严禁出私车（凡未经领导同意，司机擅自将车辆开出，均视为出私车），凡发现出私车，公司予以批评教育，因擅自出车，造成一切后果，由驾驶员自负。五、公司办公用车由驾驶员负责车辆检查及保养，确保行车安全，车辆发生故障，应立即停止使用，并立即进行修理。六、驾驶员抽适当时间清洁车内外卫生，确

22、保整车干净整洁；七、用车结束后应停放在公司指定场所（即公司小区内），并将车门锁妥，严禁私自用车。,资源管理车辆管理,八、公司（行政）办公车辆相关证件及保险资料全部交由办公室保管；办公室根据现有车辆资料按车建立管理档案。 九、各种车辆如在公务途中遇不可抗拒的事故发生，应先急救伤患人员，向附近警察机关报案，并立即通知公司办公室。如属小事故，可进行处理后向公司报告。十、处罚规定 在下列情形之一的情况下，违反交通规则或发生事故，由驾驶人负担，并予以罚款或免职处分。 （1）无照驾驶所引起的后果由个人承担。 （2）未经许可将车借予他人使用。 （3）酒后驾车发生事故后果自付。,资源管理车辆管理,资源管理车辆

23、管理,行政管理,行政管理印章管理,一、印章管理1、公章、法人章、财务章统一由办公室专人负责管理。2、公章管理人员应严格履行审核登记手续，因使用公章不当而造成损失的，应追究其相应责任。3、印章一般不得携带外出使用，如遇特殊情况，需携带外出，必须经公司总经理同意并及时归还。 4、印章如不慎遗失，保管人员应及时向主管领导报告，并上报有关部门备案，若印章损坏，保管人员应向相关主管领导申请更换。 5、印章管理人员如工作变动，应及时上缴印章及登记表，由重新确定的印章管理人员另行办理接收手续，注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息，不得私自转交他人。,行政管理印章管理,6、印章应妥善保存，及时清洗，确保

24、印章清晰、端正。 7、严禁在空白纸上加盖印章。,行政管理印章管理,行政管理文件管理,二、文件管理1、邮件、文件收发与处理 签收。对所收的文件数要认真清点，清点后，要检查文件信封上或封套上所注明的收文单位、部门、姓名、是否都应是本单位收的，如有误投，应立即退回。包装和封口是否损坏；文件经清点检查无误后，收件人要在送件人的“投递回执单”或“送文薄”上签字，并注明收到时间。拆封。启封时，注意保持原封的完好，特别注意封内文件不能损坏。如发现有不属于本单位的文件，或内装文件与应送文件不符，应按规定处理，予以退回。登记。登记是收文处理中的重要环节之一。登记时，按收文登记薄中所列内容逐项登记。,行政管理文件

25、管理,2、发文（邮件）工作的程序：首先要对发件进行查对，即检查信封上的收信人姓名、地址、邮政编码与信笺上的收信人是否一致。检查附件，即检查信函的附件是否放进邮件，附件是否齐全。签名，即检查必须由领导者签名寄发的信函是否正确。登记，使用一个登记册或记录本来登记重要邮件（文件）。,行政管理文件管理,3、文件的起草要全面、客观、完整地体现领导意图，合理使用文种，符合格式要求，重点突出，观点鲜明，结构严谨,条理清楚,语言简洁、通俗易懂。4、文件在送领导审批或签发之前，必须反复校对确保无误。5、打印、发放文件必须经相关领导审核签字后方可印发。6、凡正式行文应加盖单位公章。使用印章必须报经总经理批准同意，

26、对需加盖印章的文书内容必须认真审阅，尤其是一些特殊情况用印，更要审阅清楚，严禁擅自用印，非特殊情况不得携印外出。盖印要严肃认真，盖出的印章要端正、清晰、直观便于识别，不能盖歪和颠倒，不能压正文。印章不能盖在空白纸上。对有像片的证书、证件用印，不宜将印章盖人脸部，文件用印应压年盖月。,行政管理文件管理,7、打印文件要注意保存原稿，应将原稿与一份成文一并存档保留，以备查阅。8、印发文件要做到文面清晰，字体适当，用纸规范，美观大方。9、按照档案管理工作要求，及时做好各类文件归档、留存、保密及销毁工作。,这么乱，怎么办呢？,行政管理办公效率和时间管理,课程导入：时间是怎样产生的日常的时间概念年、月、日

27、、时、分、秒地球自转、公转与月球公转,太阳,地球,地球公转轨道,月球,行政管理办公效率和时间管理,1、时间的基本特性,时间恒久性,时 间特 性,不可逆转性,客观公正性,时间一维性,行政管理办公效率和时间管理,2、什么是时间管理概念 由于时间所具备的基本特性，所以时间管 理的对象并不是时间本身，而是指面对时间而 进行的“自管理者的管理”。所探索的是如何减 少时间浪费，以便有效地完成既定目标。结论通过计划统筹而相对合理利用和节约时间。,行政管理办公效率和时间管理,3、应该记住的20条实用方法准备之一：长期准备（4）购买工具书/增加知识储备/提高能力训练你的快速阅读能力把常用的文件/文具放好养成存放

28、思想档案和作记录的习惯,凡事预则立，不预则废。,行政管理办公效率和时间管理,准备之二：临时准备（5）工作开展前进行优先级排序将相关的工作列在一起把工作计划放到随时可见的地方每天早晨比规定时间起早十分钟做好正式工作前的准备工作,行政管理办公效率和时间管理,要培养的好习惯（7）利用各种装备如电话/信件等节省时间把最困难的事放在效率最高的时候利用零碎时间处理例行性事务午餐或下班前开会效率最高/避免上午开会休息片刻/伸个懒腰/茶/其他饮料报刊放在晚上看每晚沉思片刻/回顾与总结,行政管理办公效率和时间管理,与外部产生联系时的应变能力（4）站着接待一向健谈的来访者从不主动闲聊/尽量回避来闲聊者管理电话：

29、A、主动拨号 B、被动接听如遇琐事缠身能快速摆脱,行政管理办公效率和时间管理,案 例周一上班，办公人员小周需要完成以下工作。她迅速地开始逐一工作，搞的手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。 1、给某客户打电话，与对方联系你的上司下周四将与他约会的事宜； 2、为下午部门经理会议所要讨论的报告复印每人一份（8人，每份10页）及会议日程表； 3、复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方； 4、布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡； 5、为上司预订周末去天津的火车票； 6、在做这些事情的同时，她还接待了3位访客、接应电话等事宜。,行政管理办公效率和时间管理,4、用ABCD法则排出工作

30、的优先等级 A类：重而急，重要的并紧急的，必须立即做、优先做； B类：重而不急，重要而不急的，应接着A类处理； C类：急而不重，有时间才做； D类：不急不重，可以不做。 方法：每日从A类依轻重缓急，循序着手，就能充分利用时间，取得最佳效益。 .,行政管理办公效率和时间管理,5、有效利用时间，事半功倍 明确自己的工作任务和职责。你必须非常清楚上司给你安排的工作任务中，哪些工作应由你亲自完成；哪些工作应协助他人做；哪些工作不参与。要区分常规工作和非常规工作。哪些是每日都有的工作，哪些是每周或定期的工作，哪些是无法预料的、突然出现的工作。动脑筋思考，分清工作的轻重缓急，判断工作的先后次序，重要的、紧

31、急的工作先做，科学有序的一项一项完成工作任务。不是机械的来一件事干一件事。,行政管理办公效率和时间管理,巧妙地运用一些方法，合理分配精力，精明地利用时间，以提高效率。如：把所有要复印的文件集中在一起复印，把所有要打的电话集中在一起打。使用办公辅助手段帮助组织工作。如工作日志、时间表等。 要遵照公司制定的规章制度和有关工作的承办期限，不能只凭个人想象和爱好安排工作。,合同管理,合同管理,合同管理对于规范企业生产经营、避免或减少不必要的损失至为重要。建筑工程时间长、情况复杂、涉及面广，需要建设单位、施工单位以及设计单位、监理单位等各方的密切配合。在建筑工程施工过程中加强合同管理有利于合同双方友好合

32、作、照章办事,尽量减少不必要的扯皮与麻烦,保障工程的顺利进行。,合同管理合同起草,1、合同起草应当注意下列事项：合同内容合法、条款完备、文字准确、逻辑严密、无歧义；注明合同的签订地、履行地和发生纠纷后的处理方式，并尽可能约定由单位所在地的法院管辖。,合同管理合同签订,2、合同签订的严密性：合同签订前，应对签约对方单位（个人）的资信情况进行调查了解，索取有关资料(营业执照、资质证明、法定代表人身份证明、法人授权委托书等)，并与合同文本一同交公司分管领导审查；,合同管理合同签订,明确的合同范围、合同内容。 明确的合同范围、合同内容的基础是建立一个合理的合同构架，合理划分合同包。如设计合同构架，哪些

33、项目由设计总包来做，哪些项目是由专业的设计公司进行分包，总包与分包之间的设计工作怎么衔接，相互之间怎么配合，相互之间配合的时间要求，进度要求，工作深度要求是什么在合同文本中都要予以明确。,合同管理合同签订,明确的合同范围、合同内容的标准是： 既不重复又不遗留。并且把工作界面的接合表述得十分清楚。施工合同也一样，目前在实际操作中最头痛的就是合同界限不明，施工现场人员协调困难，为此不仅花费大量的精力作协调，还很容易拖延工期和增加造价。总包分包之间的分界在哪里，费用怎样划分等等都应在合同中明确写清。,合同管理合同签订,明确合同造价及合同调整价格的范围。 合同中应当明确造价调整的依据、调整的方法、调整

34、的幅度和调整的范围，尽量避免用含糊不清的词语或条款。同时要求设计管理要到位，尽量回避变更或少变更。一个工程项目设计管理到位和合同管理到位的工程项目，可以归避工程项目在施工过程的造价风险。 对于违约情况的处理（如进度、质量）： 对于违约责任，要在签合同时进行细化，违约责任签订的越细，执行起来会越简单，也避免合同执行时扯皮。,合同管理合同履行,3、合同的履行：合同签订后，应及时将合同文本及有关的文件、资料交公司合同管理人员，以便做好合同资料的整理归档工作；严格依约履行合同，发生纠纷应及时向有关部门报告，并提出解决纠纷的方案；在处理合同纠纷时，提供真实情况和相关证据材料；合同经办人员对合同签订、履行

35、的全过程负责。,合同管理合同签订后的交底,4、合同签订后的交底 ：签订合同时应尽量提高其可操作性,注意用词的严谨,并考虑全面,最好能吸收各个有关业务部门人员的意见或建议,以便于今后合同能够得到很好的执行。做好合同文件的交底和学习工作。一般说来,某个工程从招标、投标到合同谈判直至签订都由专职人员办理,而工程现场具体履行合同人员却很少能参与。为了更好的履行合同,这就需要合同签订人员向项目经理部人员进行必要的合同交底,以及项目经理部人员认真学习和研究合同文件。,合同管理合同签订后的交底,合同交底主要是使合同履行人员了解从招投标到合同签订整个过程中涉及到合同执行的一些,问题。如我们作了哪些承诺,对方作

36、了哪些让步；对方提了哪些要求,我们作了什么答复;我们应主要做好哪些工作,怎样与对方展开工作等等。了解了这些,对于项目经理部人员开展工作是很有益的。 学习合同文件是一件十分重要的事情,因为只有认真学习和研究,深入了解合同文件,才能自觉执行和运用合同文件,保证合同的顺利实施，同时也只有利用合同文件,才能保护自己的权益,避免诸如在时间、人力、财力、物力等方面不必要的损失。,合同管理合同签订后的交底,现在,我们的业务人员学习合同的情况还不是很多,有的人甚至工程干完了,还不知道合同中是怎么写的,不学习合同又怎能按合同办事?有的人辛辛苦苦办来一份签证,却因与合同条款相悖而成为废纸一张。学习合同不是某个人的

37、事情,而是大家的事情,因为合同中规定的工作需要大家来完成,这就需要大家都来学习合同、熟悉合同,只有这样,大家才能按照合同中的要求共同配合,做好工作。这既是合同的要求,也是履行合同的前提。,合同管理合同日常管理,合同的日常管理要在公司合同管理相关人员的领导下进行，公司合同管理兼职人员负责使用公司合同专用章、公章签订合同的登记、编号、送审、装订、归档、保管及上报合同管理报表等项工作；合同按年度分类装订，妥善保管。各项目合同管理人员必须严格执行合同法以及相关法律法规，对签订的合同进行登记，并将合同原件、对方资信证明以及相关图纸、（预）决算、竣工文件等资料报送公司合同管理员。,合同管理合同日常管理,合同管理人员每年应对本单位所签订的合同进行一次清理检查和统计，并对本单位本年度合同管理工作进行总结，同时填写合同管理情况统计表，于本年底一并报公司相关管理部门。,学习结束 谢谢大家！,结束语当你尽了自己的最大努力时，失败也是伟大的，所以不要放弃，坚持就是正确的。When You Do Your Best, Failure Is Great, So DonT Give Up, Stick To The End,谢谢大家荣幸这一路，与你同行ItS An Honor To Walk With You All The Way,演讲人：XXXXXX 时 间：XX年XX月XX日,