电子报表处理软件课件.ppt

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1、第5章 电子报表处理软件,Excel 2000,前 言,Microsoft Excel 是美国微软公司开发的Windows 环境下的 电子表格系统，它是目前应用最为广泛的办公室表格处理软件中重要的一员。自Excel 诞生以来Excel 历经了Excel5.0、Excel95、Excel97 、Excel2000和Excel2003 等不同版本。本课程以Excel2000为蓝本为大家介绍这一功能强大的电子表格软件。Excel是一款优秀的电子表格软件，更是一个功能强大的数据处理工具。,Excel不仅可以制作电子表格、完成许多复杂的数据运算、进行数据的分析和预测，并且提供了强大的制作图表的功能使复杂

2、的数据直观生动。 办公人员可以用它来管理单位的各种人事档案，如职工业绩考评表、工资册等；财务管理人员可以用它进行财务管理、统计分析等；决策人员可以用它进行决策分析；证券管理人员可以用它进行投资及证券交易的各种图表分析等。,前 言,目 录,5.1 Excel基础知识 5.2 工作表的编辑 5.3 图表处理 5.4 数据分析处理 5.5 工作表打印,5.1 Excel基础知识,Excel的启动和退出 Excel的工作窗口 Excel基本概念,Excel的启动和退出,1Excel的启动（1）单击 “ ” 按钮, 利用“开始”菜单启动Excel。（2）利用桌面上的快捷图标“ ”启动Excel。（3）利

3、用已存在的Excel文件启动Excel。2 Excel的退出（1）双击Excel窗口左上角的控制菜单按钮。（2）单击“文件”菜单中的“退出”命令。（3）双击窗口右上的“关闭”按钮 。（4）按快捷键Alt+F4。,如果在Excel中输入了数据并未事先保存，在退出Excel时系统时会提示用户是否保存，如果想保存文件，则选择“是”，系统会弹出“另存为”对话框，在确认保存位置和输入文件名后可单击“保存”按钮保存文件并退出；选择“否”，则不保存文件退出；选择“取消”，则返回Excel工作状态。,home,Excel 工作窗口,启动Excel后，它都会自动地创建一个新的空白工作薄，如“Book1” 工作薄

4、。工作簿是Excel的普通文档或文件类型，一个工作簿可由多个工作表组成，每一个工作表的名称在工作薄的底部以标签形式出现，例如，“Book1” 工作薄由三个工作表组成，它们分别是“Sheet1”、“Sheet2”和“Sheet3”（自动命名，可进行修改）。,home,Excel 工作窗口,列号,编辑栏,行号,当前单元格,工作表标签,全选按钮,home,Excel基本概念,Excel常见鼠标指针及用途,、,、,、,home,工作簿、工作表与单元格,工作簿（Workbook）它是Excel管理数据的文件单位，以独立的文件形式存储在磁盘上，也就是通常意义上的Excel文件（*.xls)。每一个工作簿可

5、由一个或多个工作表组成，在默认的情况下是由3个工作表组成的， 最多可有255个 。,工作簿（255）,工作表（Worksheet）它是工作簿的一部分，也称作电子报表。是Excel完成一项工作的基本单位，由单元格按行列方式排列组成。工作表的大小：65536行256列。工作表中可以放置的对象可以是：字符、数字、公式或图表等。,home,单元格,Excel的工作表实际上是一个二维表格，每个工作表由大量的单元格组成，单元格由行号和列号共同标识。 单元格是工作表中最基本的存储数据单元。单元格中可以存放文字、数字和公式等信息，每个单元格最多可以保存32000个字符。单击列标按钮，可选定包含该列所有单元格的

6、整列。,工作表标签,home,当前单元格：只能在当前单元格中输入信息，它的特征是黑色边框包围，单元格的引用会显示在名字框中。,单元格的命名是由列标和行号唯一来标识，称为单元格的引用。例如：B3表示第二列第三行的单元格。,填充点（填充柄） 在活动单元格的右下角有一个黑点，当鼠标移动到这个黑点上，鼠标的形状就回由空心的十字架变成一个实心的黑十字架形状，称为填充点或者填充柄。,home,单元格区域是指多个相邻单元格形成的矩形区域。从D3开始到右下角E6的一片连续单元格区域表示为D3:E6,单元格区域,位于工作簿左上角，行号和列号交错位置的空白按钮，单击该按钮可以选择当前工作表中的所有单元格，单击工作

7、表编辑区任意位置则取消选择。,全选按钮,home,在名称框中输入相应的单元格名称如“K33”，可以快速的定位到这一单元格，使其成为当前的活动单元格。,编辑栏由名称框、命令按钮和编辑输入框三部分组成,取消按钮,确认按钮,编辑公式按钮,确认操作,Enter,Tab,取消操作,Esc,编辑栏,home,5.2 工作表的编辑,数据输入 操作区域的选取 输入数据 数据有效性工作簿的基本操作 单元格、行和列的插入删除及表格大小的调整 工作表的基本操作公式与函数的应用 公式的应用 函数的应用数据的编辑与格式化数据保护,数据输入操作区域的选取,使用Excel操作的第一步是建立工作表，而Execl的一切操作均以

8、工作表中的单元格为基本操作单位。那么我们首先要选取操作对象单元格。,包括选取单个单元格、选取多个连续单元格、选取多个不连续单元格、选取整行（列）和选取整个工作表。,Shift,Ctrl,Ctrl,home,单元格的选取,1选定单个单元格单击要选定的单元格（此时鼠标指针在单元格上以空心白十字光标出现），被选定的单元格呈高亮状态，周围用黑框围定。,对于不同的操作，鼠标指针形状会随着操作的不同而发生相应的变化。大家请注意观察。,2选定连续区域单元格 将鼠标指针指向区域中的第一个单元格，再按住鼠标左键拖拉到最后一个单元格，便可选定一块单元格区域。或者在选定区域中的第一个单元格后按住Shift键，并用鼠

9、标单击最后一个单元格（或使用方向键扩展选定的单元格区域）。,home,鼠标拖动,按住Ctrl键再选中,home,单元格的选取,3选定不连续区域单元格（1）选定第一个单元格或区域。（2）按住Ctrl并用鼠标单击其他单元格或区域，以增加选定的单元格或区域,4选定行或列,（3）选定不相邻多行（或列）时，先单击第一个要选定的行号（或列号），再按住Ctrl键，然后单击其他行的行号（或列号）。,（2）选定相邻多行（或多列）时，先单击第一个要选定的行号（或列号），再按住Shift键，然后单击最后一行的行号（或列号）。,（1）用鼠标单击行号（或列号），所在行（或列）就以高亮度显示。,home,输入数据,输入原

10、始数据（中英文字符、数字）和公式,步骤1：明确内容输入的单元格当前活动单元格,步骤2：内容输入（注意观察编辑栏）,向Excel工作表中输入数据，首先必须使待输入数据的单元格成为活动单元格，使某个单元格成为活动单元格的最简单的方法是用鼠标单击该单元格。活动单元格的地址同时被显示在“名称框”中。,单击其单元格，使之成为活动单元格。按Enter键，活动单元格由上往下。按Shift+Enter健， 活动单元格由下往上。按Tab键，活动单元格由左至右。按Shift+Tab健，活动单元格由右至左。,home,注意： 在单元格中输入分数形式的数据，应先在编辑框中输入“0”和一个空格，然后再输入分数，否则Ex

11、cel会把分数当作日期处理。例如，要在单元格中输入分数“2/3”，在编辑框中输入“0”和一个空格，然后接着输入“2/3”，按一下回车键，单元格中就会出现分数“2/3”。 当Excel中数值数据过大时则采用的是科学记数法表示，如“2.13123E+20”。但是，如果单元格的宽度小于显示数值的最小允许宽度，则会显示若干“#”，这时只要调整该列宽度到合适位置即可。,数据类型包括文本、数字、日期和时间、逻辑值及出错值。,一、数值输入：包括数字(09)、运算符(+、-等)以及小数点( . )千分位符（，）等特殊字符。,home,二、文本输入 包括键盘能键入的符号，单元格内左对齐。如果是数字，如邮编需作字

12、符处理，只需在输入数字前加上一个单引号。,在人事管理中，经常需要录入一些日期型的数据，在录入过程中要注意以下几点： 输入日期时，年、月、日之间要用“/”号或“-”号隔开，如 “2002/8/16”、 “2002-8-16”。 输入时间时，时、分、秒之间要用冒号隔开，如“10:29:36”。 若要在单元格中同时输入日期和时间，日期和时间之间应该用空格隔开。,三、日期型数据和时间型数据,输入Ctrl键加上分号即“Ctrl+;” 可显示当前系统日期; 输入“Ctrl+Shift+;” 可显示当前系统时间。,home,注意： EXECL自动将含有汉字或英语字母等字符的数据视为文本，全部由阿拉伯数字组成

13、的数据自动视为数值。为了更好地识别它们，输入的文本自动左对齐，而数值自动右对齐。 如果你要为数值设置更复杂的格式，应选中要设置格式的单元格（或区域），再打开“单元格格式数字”选项卡进行设置。,home,如果你输入单元格的文本或数字长度超过列宽，按住Alt键回车可以使单元格内的数据换 行。另外还有一种让Execl表格自动换行的方法：先选中单元格，然后选择菜单“格式/单元格”，选择“对齐”标签，在对话框中勾选自动换行的复选框，确认后，文字就自动换行了。,home,自动输入,自动输入数据可以方便的输入等差、等比甚至自定义的数据序列,利用填充点 利用“编辑”菜单下的填充命令,注意鼠标拖动填充点的操作（

14、特别是鼠标右键的应用）,home,自定义序列,Excel在默认情况下自定义了很多数据序列，如甲、乙癸等，以方便用户输入。用户也可以根据自己的需要添加新序列。,“工具”选项自定义序列,home,批量输入,方法：首先选中需要输入数据或公式的所有单元格（如果单元格不相邻，可以按住Ctrl键逐个选中）。然后单击Execl编辑栏，在其中输入数据或公式。完成后按住Ctrl键回车，公式或数据就会被填充到所有选中的单元格。,如果单元格需要输入的内容在其上方输入过(两者之间不能有空白单元格),可以采用列表输入简化:选中单元格后按ALT键（也可用鼠标右键单击需要输入数据的单元格，选择快捷菜单中的“选择列表”命令）

15、打开内容列表。用上下方向键选中列表中需要的内容回车，或直接用鼠标单击需要的内容，数据就会被入单元格。,列表输入,home,数据有效性,利用数据有效性功能，限定区域的单元格或在单元格中输入了无效数据时，能显示自定义输入提示信息和出错提示信息。操作步骤如下： 选定单元格； 执行“数据”菜单中的“有效数据”命令，出现右图对话框；根据具体需要选择允许的数据及其相应的条件，使单元格在输入数据时能够自动检查错误。,home,注意：有效数据功能用于边输入边检查; 如果要对已经输入的数据进行检查，应先选中已经输入的数据区域，执行“数据”“有效数据”命令后，再执行“工具”“审核”“显示审核工具栏”命令，然后单击

16、“圈释无效数据”按钮，标识出无效数据。,home,工作簿的基本操作,创建，打开和保存工作簿文件的操作类似Word文档的处理。 注意：在保存工作簿的时候一定要注意保存文件的三个要素，即文件的保存位置，文件名及文件类型。另外当需要把工作簿更换文件名另外保存时，可以选择“文件”菜单中的“另存为”命令。 因此我们先来看看对单元格行和列的一些编辑方法。,插入单元格 选择要插入单元格位置和的个数后执行“插入单元格”命令。 删除单元格 选择要插入单元格，执行“编辑”“删除”命令。插入行或列 根据实际需要插入一行或一列、多行或多列，方法是选择要插入的行或列的位置和数量，执行“插入”“行”或“插入”“列”命令

17、。,home,表格大小的调整（行高列宽） 鼠标在分隔线上直接拖动 执行菜单“格式”“行/列”“行高/列宽”,小技巧在行/列边界双击可调整最适合位置如果你对每页的打印行数或列数有要求，通过数据行高和列宽的调整。然后观察工作表中首次出现水平虚线处，即可知道每页打印了多少行，多少列。,home,工作表的基本操作,插入工作表 在工作表标签上选择要插入的位置。比如，要在工作表 Sheet1和Sheet2之间插入新的工作表，则应该单击Sheet2工作表标签，然后单击“插入”菜单，选择“工作表”命令即可。删除工作表 单击要删除的工作表的标签。使其为当前的活动工作表。选择“编辑”菜单中的“删除工作表”命令。

18、注意：删除工作表的操作是不能被撤消的，所以用户要小心执行，不要把有用的工作表冒然删除。,home,移动、复制工作表 单击要移动或复制的工作 表的标签。使其为当前的 活动工作表； 选择“编辑”菜单中的“移动 和复制工作表”命令。 工作表重命名 在工作表标签上单击鼠标 右键，选择“重命名”后输 入新的工作表名称。 也可直接双击工作表标签 进行修改。,home,工作表的拆分和冻结（“窗口”菜单） 较大的工作表中若要将不在同一屏幕的数据进行比较，将很不方便。使用Excel的拆分窗口命令将屏幕窗口一分为二，使其拥有各自的滚动条，这样就可以把不在同一屏幕的数据移到同一屏幕下进行比较了。 如果工作表很大，显

19、示时需要滚屏，如学生成绩表中学生很多，滚动屏幕后，翻页的数据项就看不到表头项，利用冻结窗口就可以解决这一问题。,home,创建工作表（创建公式）,=（B4+25）/ SUM（D5:F5）,home,Excel中的运算符和优先级,比较运算举例,home,算术运算符号及举例,连接符号及举例,home,单元格地址在公式中的作用,相对地址：A1绝对地址：$A$1混合地址：$A1 A$1,E4=B1+A2+C2,公式的自动重算功能基于参加计算的数据均引用其存放位置（单元格地址）。,home,创建三维公式,不同工作表中的数据所在单元格地址的表示：工作表名称! 单元格引用地址,=Sale1.xls 销售统计

20、! $E$4+ Sale2.xls销售统计! $E$4+ Sale3.xls 销售统计! $E$4 + Sale4.xls销售统计!$E$4,不同工作簿中的数据所在单元格地址的表示： 工作簿名称 工作表名称! 单元格引用地址,home,函数是Excel自带的一些已经定义好的公式。,不同类型的函数要求给定不同类型的参数,函数名（参数1，参数2 ， ）,代表函数功能,=（B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10）/9,= Average（B2:B10）,函数的应用,home,函数应用举例,函数按功能分为以下几种类型： 数学与三角函数（比如，SUM、 SUM IF） 统计函数（比如，

21、AVERAGE、COUNTIF） 逻辑函数（比如， IF） 财务函数（比如， PMT） 日期和时间函数（比如， TODAY） 数据库函数（比如， DCOUNT） 查找与引用函数（比如， VLOOKUP） 文本函数（比如， CONCATENAT） 信息函数（比如， ISBLANK）,home,常用函数举例,常用函数,1SUM函数功能：SUM函数用于计算单个或多个参数之和。语法：SUM(number1,number2，)number1,number2，为1到30个需要求和的参数。参数可以是：逻辑值、数字、数字的文本形式、单元格的引用。例：SUM(10，20)等于30；SUM(A1：E1)等于从A1

22、到E1共5个单元格中数值的和。,2AVERAGE函数功能：AVERAGE函数对所有参数计算算术平均值。语法：AVERAGE(number1,number2，)number1,number2，为需要计算平均值的1到30个参数。参数应该是数字或包含数字的单元格引用、数组或名字。例：AVERAGE(1，2，3，4，5)等于3。,home,3IF函数功能：执行真假值判断，根据逻辑测试的真假值返回不同的结果。语法：IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)参数：Logical_test表示计算结果为TRUE或FALSE的任意值或表达式。Value_if_t

23、rue是logical_test为TRUE时返回的值。Value_if_false是logical_test为FALSE时返回的值。例：如果B3单元的值大于等于60，则IF(B3=60,”合格”,”不合格”)等于“合格”,否则等于“不合格”。,home,工作表的编辑与格式化,选中要格式的单元格区域可以对数据进行格式化。“格式”“单元格格式”1、设置表格中的字符格式 可以利用“格式”工具栏设置表格中字符的格式，可直接打开相应的列表，直接设置字体、字号和颜色等。（注：在Excel中，字号以磅值标示，如果没有自己所中意的数值，可直接在“字号”框中输入其值后按回车键） 2、数字格式化 数字格式化就是设

24、置数字的显式格式，如保留小数位数、是否使用千位分隔符、货币符号、日期格式等，具体操作如下： 选定要进行格式化的单元格或单元格区域； 打开“格式”菜单，执行“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框； 在“单元格格式”对话框中选择“数字”选项卡，可设置数字的显示格式；,home,选择“常规”表示单元格格式不包括任何特定的数字格式； 选择“数值”可设置数值需保留的小数位数和是否使用千位分隔符； 选择“货币”和“会计专用”可设置货币符号； 选择“日期”或“时间”可设置日期或时间的显示格式； 选择“文本”可将单元格中的数字视作文本处理； 选择“自定义”可以现有格式为基础，生成自定义的数字格式。,home

25、,应用实例(1)假若计算粮食产量要带上单位“千克”，可自定义格式为：#0.00”千克”它的意义是数字部分不带千分位分隔符，保留两位小数并显示单位千克。(2)如果你要在输入的姓名后面加上“老师”二字，只须将单元格设置为：”老师” 此后在单元格内输入姓名，EXECL自动在它们后面加上“老师”字样。,home,3、设置数据对齐方式 选定要进行格式化的单元格或单元格区域执行“格式”“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，选择“对齐”选项卡。,“水平对齐”：其中通常利用跨列居中来显示标题“垂直对齐”：包括靠上、居中、靠下、两端对齐、分散对齐。“方向”：用于改变文本旋转角度，角度范围为-90至90。“自

26、动换行”：将单元格数据分几个连续行显示，也可以在输入过程中按 Alt+Enter键实现强制换行。“缩小字体填充”：缩小字体，以使数据的宽度与列宽相同。也就是说当把单元格宽度缩小，数据将自动缩小来适应单元格加以显示。“合并单元格”：将多个单元格合并为一个单元格，与“水平对齐”列表框中的“居中”结合用于标题的显示，功能相当于格式工具栏上的“合并及居中”按钮。,home,4、设置边框与底纹Excel中呈网格状的水印表格线，不能被打印出来。因此，如想打印成表格，需为表格设置框线。 执行“格式”“单元格”命 令，打开“单元格格式”对话框，选择“边框”选项卡。5、自动套用格式 选定表格区域，执行“格式”菜

27、单中的“自动套用格式”命令 ，可利用在Excel中内置的一些表格格式 格式化表格。,6、条件格式 执行“格式”“条件格式”命令。,思考： 把学生成绩表中学生不及格的成绩标记为红色?,home,7、数据的剪贴、复制、粘贴和删除,选中单元格区域、行或列可以按照Word中文本编辑方法进行剪贴、复制和粘贴。 此外，还可以使用“拖放”操作，来完成对单元格的移动或复制。将鼠标指针指向选定区域的边框线上（注意这时鼠标指针由空心的十字架变成标准的选择箭头），按下鼠标左键不放拖动边框线到目标位置上，就可以实现数据的移动，在拖动过程中按住Ctrl键，到达目标位置后松开鼠标键及Ctrl键，之后就可以看到复制后的工作

28、表格。 注意：当在含有数据的单元格上执行粘贴操作时，单元格中的旧数据就会被新复制的数据替换掉。 Excel的单元格包含的内容不仅是数据，还有公式和函数等，进行数据粘贴的时候，由于公式和函数中相对地址的引用，数据粘贴到目标区域后有时会出现数据出错的情况。利用“编辑”菜单中的“选择性粘贴”工具就可以有选择的只粘贴公式、数值或格式等。,home,“编辑”“清除”,选择 “内容”命令，则单元格中的数据将被清除。（相当于按Del键） 选择“格式”命令，则单元格中设置的所有格式将被清除而内容保留。 除此以外还可选择清除批注或是全部内容。,“编辑”菜单中的删除命令则用于删除选中的表格区域。,home,数据保

29、护,1、对单元格进行读写保护 设定单元格的锁定属性，以保护存入单元格的内容不能被改写 选定需要锁定的单元格或单元格集合； 从格式菜单中选择“单元格”选项； 在设置单元格格式的对话框中选择“保护”标签； 选中“锁定”； 从“工具”菜单中选择“保护”选项，设置保护密码。至此即完成了对单元格的锁定设置，当有人企图对被保护的单元格进行修改时，Excel会立即发出警告。隐藏并保护单元格 选择包含要隐藏数据的单元格。执行“格式”“单元格”命令，在“单元格格式”对话框中选择“数字”选项卡，在“分类”列表中选择“自定义”，然后将“类型”框中键入“；”（三个分号）即可隐藏该单元格； 选中该单元格，在编辑栏中还会

30、出现单元格内容。继续单击“单元格格式”对话框中的“保护”选项卡，把“隐藏”项复选框勾上； 执行“工具”“保护”“保护工作表”则可实现对数据的保护功能。,home,2、行、列、单元格的隐藏执行“格式”“行”“隐藏”可以隐藏活动单元格所在的行；执行“格式”“列”“隐藏”可以隐藏活动单元格所在的列；执行“格式”“工作表”“隐藏”可以隐藏当前工作表。通过把行、列或工作表隐藏起来也可以达到一定的保护作用。执行“格式”“工作表”“取消隐藏”则可以取消隐藏的工作表。若要显示工作表中隐藏的行或列，则可先单击全选按钮，执行“格式”“列”“取消隐藏”，可取消对行的隐藏，执行“格式”“列”“取消隐藏”则可取消对列的

31、隐藏。,home,数据保护,3、设置工作簿和工作表的保护（“另存为”命令） （“工具”菜单）,（1）保护工作表和工作簿 执行“工具”“保护”“保护工作表”，在提示框中输入相应的密码，则可实现对工作表的保护； 要撤消保护可执行“工具”“保护”“撤消工作表保护”，输入设置的密码解除保护即可。 执行“工具”“保护”“保护工作簿”，在提示框中输入相应的密码，则可实现对工作簿的保护； 要撤消保护可执行“工具”“保护”“撤消工作簿保护”，输入设置的密码解除保护即可。,home,（2）设置工作簿打开权限密码,如果工作簿中的内容很重要，为防止外人修改或查看，可设置一个权限密码。只有输入相应的密码才能得到相应的

32、权限。步骤如下：,打开要设置密码的工作簿单击“文件”菜单“另存为”命令打开对话框打开“工具”菜单“常规选项” 打开对话框,home,若设置只读文件选中该复选框,此处输入密码,若要备份选中该复选框,输入密码“确定”再次输入密码“确定”单击“另存为”对话框中的“保存”按钮,home,锁定单元格和隐藏公式,选定单元格单击“格式”菜单 “单元格”命令 “保护”选项卡选中“锁定”或“隐藏”复选框，单击确定按钮（默认情况下“锁定”复选框全处于选中状态）打开“工具”菜单“保护” “保护工作表”输入口令后单击确定按钮,只有在工作表被保护的情况下，锁定和隐藏才起作用,锁定：保护单元格中内容，使其不被改动,隐藏：

33、只在单元格内显示结果，在编辑栏内看不到内容,home,5.3 图表处理,数据图表图表的创建与修改格式化图表,数据图表,Excel能将电子表格中的数据转换成各种类型的统计图表，直观的显示出来。图表可分为两种类型：,独立图表：图表与源数据不在同一工作表中,嵌入式图表：图表与源数据在同一工作表中,home,图表的创建与修改,数据是图表制作的基础，假设你的原始数据已经录入工作表（如图），就可以选择不同图表制作方法制作图表了。.直接制作如果你要制作一个电视机销售数量时间变化的簇状柱形图（默认图表），并将它插入当前工作簿的新工作表。只要选中相关数据区域（图中的B3：B8），按F11键即可。如果想将上述图表

34、插入当前工作表，只须选中数据区域，单击工具栏中的“默认图表”。,如果你发Excel工具栏找不到“默认图表”按钮，可以打开“自定义”对话框中的“命令”选项卡，将其中的“默认图表”按钮 拖到工具栏。,home,2、利用“图表向导”来创建图表,这是Excel提供的一种交互式图表制作方法，易于为初学者掌握，其功能可以满足绝大多数用户的需要。步骤：1、选定要生成图表的数据单元格2、单击“插入”菜单中的“图表命令3、选择图表类型4、设置数据系列5、设置图表选项6、设置图表位置7、完成,每完成一步，点击“下一步”按钮,单击Excel“插入”菜单下的“图表”命令，或者单击工具栏中的“图表向导 ”按钮，就可以打

35、开下图所示的“图表向导”，在它的指引下一步步建立图表。,home,（1）选择图表类型“图表向导”第一步是选择你需要的图表类型，图中的“标准类型”以及“自定义类型”选项卡分别提供了14（不含子图表）和20种图表。各种图表都有自己的最佳适用范围，例如柱形图显示一段时间内的数据变化或比较结果，用来反映数据随时间的变化很合适。条形图可以对数据进行比较，用来反映数据间的相对大小比较好。,如果你不知道当前工作表中的数据使用何种图表，可以选中工作表中的任意一个数据，对标准类型的图表来说，你可以选中“图表类型”及其“子图表类型”。然后按下图中的“按下可查看示例”按钮，就可看到数据生成的图表示例。查看“自定义类

36、型”选项卡中的图表类型选中，就可在选项卡右侧看到结果了。,home,（2）选择源数据单击上图中的“下一步”按钮，即可打开下图对话框。选数据是按“列”分类的（即数据字段在列），选数据是按“行”分类的（即数据字段在行），所以应该把图中的“列”选中。,如果你要引用的数据区域不连续，只要按下Ctrl键，就可以用鼠标逐个选中工作表数据区域了。甚至一个图表可以引用多个工作表中的多处数据。,选择数据区域,home,图中对话框中的“系列”选项卡用来添加新的数据区域和X轴标志等内容。如果你要将新的数据区域（即“系列”）加入图表，可以单击图中的“添加”按钮，你就可以“系列”框中增加了一个“系列3”。,3.选项设置

37、单击上图中的“下一步”按钮打开左图的对话框，其中的六个选项卡供你输入或设置若干图表选项。例如“标题”选项卡可供你输入X轴和Y轴的名称（如“周”、“数量和售价”），“坐标轴”选项卡可以设置Y轴是否显示“刻度”等。,home,格式化图表,向导制作图表结束后，可以对图中的内容进行加工，从而使它变得更加美观。,选中一个图表后，菜单栏将会增加“图表”菜单，在该菜单中就可更改“图表类型”等,home,.图列如果向导使用的图例字体和背景等不合适，可以用鼠标右键单击图表中的图例，选择快捷菜单中的“图例格式”命令。打开“图例格式”对话框，可以看到“图案”、“字体”、“位置”三个选项卡。“图案”选项卡用来设置图例

38、的边框和内部填充色等属性。“字体”选项卡用来设置图例的字体、字号、字形等。“位置”选项卡提供了“靠下”、“右上角”等五个位置选项，选中一个并“确定”，图例就会自动放到你需要的地方。当然，你也可以选中图例，然后用鼠标将它拖到图表的任何位置。如果你不需要图例，用右键快捷菜单中的“清除”命令可以删除它。,home,2.坐标轴用鼠标右键单击坐标轴文字，选择快捷菜单中的“坐标轴格式”命令，即可打开“坐标轴格式”对话框。其中“图案”、“字体”两个选项卡的用途与“图例”相同。“对齐”选项卡用来设置坐标轴文本的对齐方式，和前面讲的“单元格格式”、“对齐”选项卡基本相同。3.图表区如果感觉图表的背景不够靓丽，用

39、鼠标右键单击图表的背景，选择快捷菜单中的“图表区格式”命令打开对话框。其中“图案”选项卡可以设置图表的边框样式、是否显示阴影和圆角等，还可选择不同颜色或填充效果美化图表背景。“字体”选项卡可以修改图表的文字格式，使文字显示更加协调。“属性”选项卡用来设置“对象位置”和“锁定”等等。,home,其实Excel图表中的任何一个对象都是可以加工的，只要你用鼠标右键单击这个对象，选择快键菜单中的适当命令，就可以打开对话框执行操作了。例如右键单击图表中的任意位置，选择快捷菜单中的“图表窗口”命令，可以将你制作的图表放入一个独立的图表窗口中（如右图）！,4.修改图表类型如果感觉向导中选择的图表类型不合适，

40、只要用鼠标右键单击图表中的任意位置，选择快捷菜单中的“图表类型”命令，即可再次选择。,home,5.4 数据分析处理,数据列表数据排序数据筛选数据的分类汇总数据透视,数据列表,Excel还提供了强大的数据管理功能，在Excel中，系统还会自动将数据清单认为是一个数据库，只要执行相应的命令就可以完成查找、排序或分类汇总等操作,Excel的工作表实际上相当于关系数据库的一张二维表，称为数据列表，其中列被认为是数据库的字段，列标记被认为是数据库的字段名，而每一行被认为是数据库的一条记录。,home,Excel的“记录单”可以帮助用户在一个小窗口中完成数据的输入、修改、删除、按条件查询等工作。执行“数

41、据”菜单中“记录单”命令,追加新记录到到数据列表尾部,删除当前记录,不小心更改数据内容可单击此按钮还原,浏览上一条记录,关闭对话框,浏览下一条记录,输入相应的条件后按Enter键或单击“记录单”按钮，就可以进行记录查找。,home,注意：条件的表示可以是文本或关系表达式，甚至还可以用到DOS命令中提到的通配符。 例如，想查询平均分上80的同学，只要在平均分对应的编辑框中输入“80”就可以了，然后可以单击“上一条”和“下一条”按钮来浏览符合条件的记录。若想查询平均分上80的男同学，只要在平均分对应的编辑框中输入“80”，同时在性别对应的编辑框中输入“男”就可以了。 如果想查询姓张的所有同学的成绩

42、，还可以在姓名对应的编辑框中输入“张*”，利用通配符就可以进行模糊查询了。,home,数据排序,Excel数据清单中的列标记可以作为关键字参与排序，具体操作方法有两种：(1)如果根据“学号”、“总分”等关键字（字段）对数据清单排序，只须鼠标单击相应列中任一单元格，然后单击工具栏中的“升序排序 ”、“降序排序 ”按钮，整个数据清单就会根据该关键字重新排列。(2)在数据列表中单击任一单元格，执行“数据”“排序”命令,单击“主要关键字”列表框的下拉箭头，选择“总分”，再选择“递减”。单击“确定”，则列表中的数据即按“总分”由高到低进行排序。 在排序中若遇到总分相同的同学，我们希望计算机成绩高的排在前

43、面，这时候就可以使用次要关键字了。在Excel排序中，引入了“主要关键字”、“次要关键字”和“第三关键字”，这时主要关键字的列上进行排序后，若主要列中有完全相同项的行，会根据指定的次要关键字的列作排序。若还有完全相同项的行再根据指定的第三关键字的列作排序。,home,数据筛选,利用记录单的“条件”按钮，可以完成数据的按条件查询功能，如果检索条件比较复杂可以使用Excel提供的筛选功能。1. 自动筛选如果数据要执行自动筛选操作，在数据清单中必须有列标记。其操作步骤如下： (1) 在要筛选的数据清单中任意选定一单元格；(2) 执行“数据”“筛选”“自动筛选”命；在数据清单中每一个列标记的旁边出现了

44、一个下拉箭头,home,单击各下拉箭头就可以从中选择条件进行筛选了，如单击性别旁边的按钮，选择“男”则数据表只显示出所有性别为男的记录，并且箭头由黑色变成了蓝色（表示已用了筛选条件）。而性别为女的记录只是暂时隐藏了，再单击按钮选择全部，又可恢复全部记录。除了利用简单的条件筛选外，用户还可以自定义条件进行数据筛选。例如可以单击平均分旁边的按钮选择“自定义”，则弹出下图对话框。输入相应条件后按“确定”按钮即可。,注意：若要移去数据列表的筛选，重新显示所有数据，执行“数据”“筛选”“全部显示”命令即可。再执行“数据”“筛选”“自动筛选”就可以取消所有的筛选按钮。,home,数据的分类汇总,小计、合计

45、是广泛应用的数据统计方式。单击“数据”菜单下的“分类汇总”命令可对数据进行分类汇总。执行“数据”“分类汇总”命令，在“分类汇总”对话框中单击“全部删除”按钮即可删除分类汇总。 注意：删除按钮只删除分类汇总，不会删除原始数据。,home,数据透视,数据透视表用于快速汇总大量数据，它不仅可以创建数据分组，还可以对建立的分组进行汇总。通过数据透视表功能，可以把几个字段改变了它的行列排列方式，这样可以更直观的得到相关的数据分析结果。可以通过Excel向导轻松的完成数据透视表的建立，但是在建立之前，应该确定该表所包含的内容。 单击数据列表中任一单元格，执行“数据”菜单中“数据透视表和图表报告 ”命令根据

46、向导进行制作。,home,5.5 工作表打印,对于刚创建表格来说，不要立刻单击“打印”按钮输出表格。应当先进行设置和预览，满意后再打印，就可节约宝贵的时间和纸张。.打印设置首先单击“文件”菜单下的“页面设置”命令。,l 改变起始页的页码：默认情况下为“自动”，即自动给工作表添加页码，若想自定义起始页，在“起始页码”编辑框中，键入所需的工作表起始页的页码即可。（此项在插入页码后才有效）,5.5 工作表打印,对于刚创建表格来说，不要立刻单击“打印”按钮输出表格。应当先进行设置和预览，满意后再打印，就可节约宝贵的时间和纸张。.打印设置首先单击“文件”菜单下的“页面设置”命令。,l 所谓页眉和页脚就是

47、打印在工作表每页的顶端和底端的叙述性文字。可以增加、删除、编辑、设定格式和安排页眉和页脚，并且可查看它们打印时的外观。,5.5 工作表打印,对于刚创建表格来说，不要立刻单击“打印”按钮输出表格。应当先进行设置和预览，满意后再打印，就可节约宝贵的时间和纸张。.打印设置首先单击“文件”菜单下的“页面设置”命令。,l 所谓页眉和页脚就是打印在工作表每页的顶端和底端的叙述性文字。可以增加、删除、编辑、设定格式和安排页眉和页脚，并且可查看它们打印时的外观。,5.5 工作表打印,对于刚创建表格来说，不要立刻单击“打印”按钮输出表格。应当先进行设置和预览，满意后再打印，就可节约宝贵的时间和纸张。.打印设置首

48、先单击“文件”菜单下的“页面设置”命令。,打开“工作表”选项卡。如果每一页都要打印表格标题、说明和列标题，应当引用相关的单元格数据到“顶端标题行”框。,home,home,2.分页预览执行“视图”菜单中的“分页预览”,蓝色外框包围的部分就是系统根据工作表中的内容自动产生的分页符。如果要改变打印区域，可以拖动鼠标选定新的工作表区域 。虚线部分表示，当前设置下有效的页面打印区域。执行“视图”“普通”可以返回普通视图。,直接设置打印区域(1) 选中需要打印的单元格区域；(2) 执行“文件”菜单中的“打印区域”，然后单击“设置打印区域”命令，则选中的单元格区域自动的成为打印区域。无论采用什么方法建立的

49、打印区域，如果想删除，都可执行“文件”菜单中的“打印区域”，然后单击“取消打印区域”命令。,home,3.打印预览 打印设置完成后，单击图中或工具栏中的“打印预览”按钮，就可以打开“打印预览”窗口，你可以从状态栏看到待打印表格的页数。拖动竖直滚动条上的滑块或转动滚轮鼠标上的滚轮，可以快速翻页查看任意一页的打印效果。,4.表格打印 如果你对预览结果非常满意，就可以单击按钮直接打印，也可回到Excel主窗口，使用“打印”按钮或命令进行打印。,打印：选择该栏中代表打印范围的按钮，默认情况下，Excel打印活动工作表。份数：指定打印的份数。可以敲入份数也可以单击上下箭头键来增加或减少数目。范围：可选择“全部”或选择页来指定要打印工作表中的多少页。如果选择了页，必须输入开始和结束的页号。打印指定的单页：如只需将第三页打印输出，对话框中设定由“3”页至“3”页即可。打印预览：单击此按钮，进入到打印预览模式。属性：单击此按钮，打开Printer（打印机）对话框，其中包含了对打印机的设置。,home,谢谢！,