采购系统使用说明.docx

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1、目录采购系统使用说明2第一节 基础信息21.1 设置审批环节21.2 设置审批流程41.3 采购类别定义61.3.1 采购类别定义61.3.2 采购物品维护&供应商维护7第二节 采购管理82.1 申购82.2 审批132.3 采购152.3.1 采购订单查询162.3.2 申购批后单转采购172.3.3 紧急申购批后单转采购单182.4 验收192.4.1 未确认收货记录查询窗口212.4.2 待验收采购定单查询窗口222.4.3 验收单24第三节 价格管理253.1 供应商报价253.2 价格审核283.3 物品定价293.4 定价审核32第四节 其他334.1 合同管理334.1.1 合同

2、管理列表334.1.2 新合同344.2 采用下期定价364.3 手工更新定价报价36采购系统使用说明采购管理系统是整个物流系统的中枢，对内联系着部门，将部门的要求反映为采购订单，并将收货凭证转交收货部门作为验收依据。对外，采购系统联系合适的供应商，从而达到物品的采购。采购系统主要有以下功能：生成采购订单、供应商报价及市场价搜集、物品按期定价等。生成采购订单有两种方式：一种是根据部门应用系统各部门及仓库提出的申购单的批后单，系统自动生成相应采购订单；另一种是根据手工的批后单输入采购订单（一般用于申购功能未使用或未完全使用）。第一节 基础信息采购业务重点：厂商报价、物品定价、信息查询、系统维护等

3、。每个酒店采购物品都有一定的审批流程，使用采购系统前，必须先正确合理的设置好审批流程。审批流程的设定主要有两方面的工作：审批环节、审批流程，如下图所示。1.1 设置审批环节所有审批环节的汇总，并指定每个审批环节中有效人员的工号，便于设置审批流程时采用。执行系统维护审批环节维护，打开审批环节维护窗口，如下图所示。窗口左边是全部审批流程环节列表，中间是各环节的详细信息：项 目说 明编码即审批环节的流水号，增加环节时，编码自动生成；审批环节即审批环节描述；分部门审批每个审批环节下可能涉及整个酒店多个部门的操作人员，而有些操作被限制只能本部门人员操作与本部门相关的业务。如针对部门经理来说，大部分酒店应

4、该都是部门经理只允许审批与本部门相关的单子窗口右边是功能按钮：按 钮说 明插入增加审批环节；删除删除窗口中部选中环节（即所指行）；保存保存修改过的内容。双击窗口左边某环节，窗口中部显示该环节审批人员列表。如下图所示，部门经理环节，有权限的操作员有LH、ZLJ等14位。操作员增加、删除的方法同环节的处理。1.2 设置审批流程根据酒店既定的审批流程，利用已经设置好的环节，设置审批流程。执行系统维护审批流程维护，打开审批流程维护窗口，如下图所示。该窗口左边显示审批流程列表，右边显示各审批流程的基本信息：项 目说 明流程编号即审批流程的流水号，增加流程时，编号自动生成；流程名称流程名称，根据酒店实际情

5、况命名；单据限额审批单据的最高金额数；单笔限额审批单据中单笔最高金额数；类型审批类型分：部门申领、一般申购、紧急申购，含义如下：部门申领：指部门领料通过系统完成，类似于申购的流程即申领人先填写领料单，之后进入审批流程，按类似于申购的流程处理。一般申购：需求不是很迫切，走正常的流程：先填申购单然后审批然后转采购最后验收入库。紧急申购：针对于酒店使用来说需求比较急迫的物品，系统有专门针对于这种情况的审批流程，有些酒店是先实施后补单子补流程。双击流程列表中的某流程，如“物资申购（付智）”，窗口左边显示审批流程中的每个环节及允许使用该流程的人员列表。如下图所示，该审批流程如下：采购员（付智）审批 采购

6、经理审批 财务主任审批（1）、单击A.插入，审批流程设定处增加一记录，单击选择环节；（2）、环节确认后，可依次插入允许使用该流程的人员列表，方法同（1）；1.3 采购类别定义采购类别，是指将采购中一些性质相近的物品归到同一个类里，比如将每天都要采购的蔬菜，或者每旬都要定价的蔬菜等归到同一个采购类别里，然后可以在采购或定价的时候一起调出。在这个功能里，主要做采购类别定义，采购物品维护，采购供应商维护等。1.3.1 采购类别定义执行采购管理采购类别定义，打开如下窗口。l 项目含义在这里可以定义采购类别，各项含义是：项 目说 明编号系统自动生成类别名称由操作人员自定义采购周期输入该类物品的到货周期，

7、因为目前系统中暂时没有使用该信息，操作的时候可以随便输入1或者其他数字。类型根据实际的需要选择为定价用，采购用或者两者兼用，默认取价参数是用于定价功能里对该类别定价时自动取定价和默认供应商的依据，可以不输入而使用系统默认的取价参数。具体看系统参数说明之取价参数设置。l 功能按钮说明功能按钮说 明插入插入新记录，采购类别编号由系统自动生成。删除删除光标所在记录行。保存保存所作修改。1.3.2 采购物品维护&供应商维护单击采购类别列表下面的某个采购类别，窗口如下图所示。右边上半部分可对采购物品进行操作，右边下半部分可对供应商进行操作。可以不做供应商的维护，在该类别物品定价的时候将会显示所有供应商（

8、最多显示十个有效供应商）的报价。采购物品维护&供应商维护操作同类别维护，不再赘述。第二节 采购管理一般酒店的申购流程如下：2.1 申购该功能主要用于酒店物品的申购。单击窗口左边，单击流程中的申购（或执行采购管理申购），打开申购单，如下图所示。l 操作步骤（1）、按实际情况输入【申购部门】、【审批流程】代码，显示部门及流程名称。若操作员不熟悉这些代码，可以选用系统帮助，操作如下：单击【申购部门】处（也可按F1），弹出部门代码帮助窗口，单击选择对应部门；用相同的方法选择【审批流程】。（2）、光标在【物品编号】处，输入物品名称或名称的拼音缩写，回车，打开物品代码帮助窗口如下图所示，选择物品代码，回车

9、即可。或：【物品编号】处，按F1，打开物品帮助多行输入选择窗口，单击选择目标物品，可多选，多选方式有两种、连选：单击选择第一条目标记录，按住SHIFT键，单击最后一条目标记录；、间隔多选：单击选择第一条目标记录，按住CTRL键，单击其他目标记录。（3）、单击确定，窗口如下图所示。界面最下方将在用户变换物品的时候显示不同的帮助信息，默认提供了包括库存量，定价，最低报价，最近进货记录等相关信息，可以对用户的申购提供信息帮助。（4）、输入【申购数量】、【限到货日期】等项；（5）、单击，自动生成申购单号，如下图所示。注意：在诸如物品编码、申购部门等类似的编码输入处，使用系统代码帮助将极大的提高操作的效

10、率。操作方法：输入处双击、按F1或直接回车可打开帮助窗口。l 申购单菜单功能说明：功能名工具栏按钮说 明打印对显示的内容进行打印。新单新增单据，其中申购部门、审批流程、物品编号、申购数量、限到货日期是必输项。存盘保存单据。销单删除单据。插入明细在单据末增加一条记录。删除明细删除光标所在行记录查询查询自己填写的单据首张调入自己填写的第一张单据。上一张调入自己填写的上一张单据，如果当前是第一张，将保持为当前张。下一张调入自己填写的下一张单据，如果当前是最后一张，将新增单据。末张调入自己填写的最后一张单据。计算器调用计算器应用程序。同类拷贝将当前行当前列的值复制到其他行的该列，目前适用的列有申购数量

11、，限到货日期，其他要求，申购理由。如，当前记录的【限到货日期】是2006/06/18，单击，所有明细的【限到货日期】都修改为2006/06/18。自动补仓根据所选仓库的当前库存量，物品的最低，安全库存自动生成申购单。该仓库的物品必须在台账中发生过。退出关闭申购窗口。2.2 审批申购单据新建完成后，将按照选定的审批环节流动至各环节相关人员进行审批。单击窗口左边，单击流程中的审批（或执行采购管理审批），打开当前操作员有权限审批的单据，如下图所示。单击有权限对需要审批的单据进行审批，进入操作界面后在白框处点击，出现勾和叉分别表示同意或否决。在稍下的地方进行供应商或单价的选择或询价信息的输入。在最右下

12、方可以输入自己的审批意见。光标点击不同行将显示不同的物品的信息，包括一些物品的基础信息。l 审批单菜单功能说明：功能名工具栏按钮说 明打印对显示的内容进行打印。全部批准将每一条能审批的记录一次性打勾。全部否决将每一条能审批的记录一次性打叉。全部递交将所有记录直接进入下一环节的审批。全部转审将每一条能审批的记录进行一次打圈。转审的意思是中止当前单据的顺序审批，并指定下一环应该的审批人（权限），如果拥有（不推荐使用转审，这样审批流程将不严格按顺序执行，需要事后的跟踪）转审权限，在操作界面第二区的最右侧将出现转审环节字样，在此可以进行转换其他环节的选择。转审操作要求转审审批完毕后回到初始那个环节审批

13、，递交则不必返回直接到初始环节的下一个环节。批准将当前行的记录（且能审批）进行打勾。否决将当前行的记录（且能审批）进行打叉。递交将当前记录直接进入下一环节的审批。转审将当前行的记录（且能审批）进行打圈。撤销审批撤销自己审批的单据（注必须在下一环审批前和采购部采购前才能撤销），撤销单据将自动进行存盘刷新，自己不需再点击存盘按钮。单据查询查询自己能审批的单据同类拷贝将当前行当前列的值复制到其他行的该列（注：必须对当前行有审批的权利），目前适用的列有批准数量，限到货日期，转审环节。审批意见模板编辑选择编辑自己的常用审批意见。审批意见拷贝将当前行的审批意见拷贝到该张单据的其他能审批的行。注意：递交和转

14、审的概念对比举例：比如当前物品的审批流程是：部门经理-采购员-财务总监-总经理假设当前审批环节是财务总监，（1）如果选择批准，那么审批流程不变，当前审批环节变成总经理；（2）如果选择递交，且转审（递交）环节选择信息总监，那么审批流程变成：部门经理-采购员-财务总监-信息总监-总经理，当前审批环节变成 信息总监。（3）如果选择转审，且转审（递交）环节选择信息总监，那么审批流程变成：部门经理-采购员-财务总监-信息总监-财务总监-总经理，当前审批环节变成 信息总监。2.3 采购申购单据审批后，方可进行采购。单击窗口左边，单击流程中的采购（或执行采购管理采购），打开如下图。采购有三种情况：一是直接下

15、采购定单（用于无审批的情况，特别是日常蔬菜肉类等采购）；二是将申购的批后单转成采购定单；三是紧急申购批后单转采购单，分别对应采购定单查询与申购批后单转采购窗口三标签页。2.3.1 采购订单查询如上图所示，窗口上半部分显示采购定单（默认只显示新单、待验收、返回单，如需查看其他类型的定单要点击查询按钮，直接采购定单查询条件窗口，如下图所示）；下半部分显示当前选中行所相关的进货记录；窗口右边显示可用的各功能按钮，含义及用途简介如下表所示。按钮说 明查询按条件查询采购定单数据。新增新增直接采购定单，单击新增，打开新建采购定单窗口，按实际输入各项信息，存盘生成类型为“直采”的新单。修改选中目标定单，单击

16、修改，打开采购定单，即可修改。核对核对当前行所在记录，核对后定单状态由新单（或返回单）待验收。撤核撤销核对当前行所在记录，定单状态由待验收新单。全核全部核对所有状态为新单或返回单的记录。保存核对或撤核后，存盘，确认变化，系统保存变化信息。打印对显示的内容进行打印。导出将当前列表导出为txt文本，可以用于数据备份或者数据交换。l 查询单击查询，打开直接采购定单查询条件窗口，如下图所示。系统默认显示状态为新单、待验收、返回单的定单，操作员可通过单击选择窗口右边的“状态组合”，显示其他状态定单。输入各条件，单击确定，显示查询结果。状态含义：状态说 明新单新刚做好的单据记录。待验收新单或返回单被核对后

17、的记录，待验收状态的记录可以被验收功能检索到，从而生成收货记录。完成待验收记录通过收货并且全部到货（只有部分到货记录维持待验收状态等待下一次收货），如全部到货并且数量、时间、供应商等与定单完全一致，记录状态是完成。取消取消是待验收的记录没有送货就被中止收货（如果送过货后被中止就是异常完成了）。异常完成如果只是全部到货而数量、时间、供应商等不完全一致，则该记录状态变成异常完成（全部到货只是表示供应商完成了定单任务，不再进行送货）。异常批示异常完成的记录经常确认状态变成异常批示，表示这些记录的异常情况经过了确认（但由于采购定单涉及到蔬菜肉类等采购，数量不匹配是正常的现象，所以出现异常完成的记录大部

18、分都是正常完成，所以异常完成的记录确认功能暂不开放，异常批示的记录实际是不存在的）。返回单待验收被撤核的记录。2.3.2 申购批后单转采购单击“申购批后单转采购”标签页，上半部分显示所有申购批后单，下半部分显示物品相关帮助信息，如下图所示。操作员可对申购批后的单据进行组织生成采购定单。l 功能按钮说明按钮说 明刷新重新检索申购批后单数据。查询按条件查询采购定单数据。默认厂商针对已经做过定价的物品，单击默认厂商，选中的物品如果已经定过价就直接显示相应的定价供应商，没有定过价采购员询价后填入，通过直接叫货或组织订单处理。直接叫货如上图窗口，单击窗口左边的多选框，选中单据，单击右边的直接叫货按钮，直

19、接生成待验收状态的采购定单，注意要求左边的申购单信息完备（包含供应商或有默认的供应商）。组织定单如上图窗口，选中左边的单据，单击右边的组织定单，把所有选中的单据组织到一张采购定单里，进入采购定单操作界面。中止采购如上图窗口，选中左边的单据，单击右边的中止采购，当前申购批后单不再进行采购。对于从未实施过采购的，则申购单状态变为采购实施取消，如实施过部分，则变为采购实施完成（部分采购）。全部选中辅助功能，帮助选中左边所有记录。2.3.3 紧急申购批后单转采购单紧急申购批后单转采购单的窗口及功能使用同“申购批后单转采购”，请参见上不部分说明。2.4 验收验收是采购管理与存货管理的接口，通过验收，采购

20、定单生成验收记录，然后存货管理可以对这些记录进行审核，记帐等生成存货明细帐。单击窗口左边，单击流程中的验收（或执行采购管理验收），即可进入。l 未确认收货记录若有未确认的收货记录，系统弹出如下提示信息；单击是（Y），打开未确认收货记录查询列表，如下图所示，可对其进行确认。单击否（N），打开待验收采购定单查询列表，如下图所示，在这里可以选择物品进行验收。l 无未确认收货记录若没有未确认收货记录，单击“验货”图标，则直接打开如下窗口。未确认收货记录与确认过的收货记录并无多大区别，只是一个标志不同。未确认收收货记录主要可能由以下原因产生，在验收操作界面操作时（验收操作请参阅以下说明），由于记录没有单

21、价或者操作员没有存盘的权限，又或者由于业务需求，先打印出来给部门确认然后再正式保存，而单击临时保存按钮造成的。2.4.1 未确认收货记录查询窗口未确认收货记录查询窗口如下图所示，窗口左边显示未确认收货记录基本信息，蓝色表示该记录被选中；窗口右边是功能按钮。l 功能按钮说明按钮说 明刷新重新检索未确认收货记录数据。查询按条件查询未确认收货记录数据。修改进入验收操作界面，修改未确认的收货记录。新价对显示的未确认的单据进行价格更新（按定价），已经有价格的不更新。全新对显示的未确认的单据进行价格更新（按定价），已经有价格的也更新。保存对价格更新进行保存。全部确认一次性确认所有未确认记录。打印打印未确认

22、收货记录列表。2.4.2 待验收采购定单查询窗口待验收采购定单查询窗口如下图所示，窗口左边显示待验收采购记录基本信息，蓝色表示该记录被选中；窗口右边是功能按钮。l 功能按钮说明按钮说 明刷新重新检索待验收采购定单数据。查询按条件查询待验收采购定单数据验收单击验收，进入验收操作界面，验收物品。中止收货中止蓝色选中记录的收货，该记录状态将从待验收变成异常完成或者取消（部分到货的记录变成异常完成，没有到货的记录变成取消）。打印打印待验收采购定单列表。l 验收方法1、待验收采购定单查询窗口，双击目标记录，打开明细，验收这一笔记录；2、选中一条记录，单击验收，则验收该记录相关的整张单据；3、选中多条记录

23、（选择的方法请见后面说明），单击验收，则验收选中的多条记录。l 选择记录的方法1、 连选：单击选择第一条目标记录，按住SHIFT键，单击最后一条目标记录；2、 间隔多选：单击选择第一条目标记录，按住CTRL键，单击其他目标记录。l 待验收采购定单和未确认收货记录的区别待验收采购定单查询显示的是采购定单，待验收状态；未确认收货记录查询则是库存单，是由采购定单验收操作而形成的收货单。2.4.3 验收单l 打开收货记录窗口的方法1、待验收采购定单查询窗口，双击明细纪录；2、待验收采购定单查询窗口，单击窗口右边的验收；3、未确认收货记录查询，双击明细记录；4、未确认收货记录查询，单击窗口右边的修改；l

24、 收货记录窗口收货记录窗口如下图所示，操作员输入【到货数量】，【验收确认】、【签收人】等，存盘，采购定单将会生成进货记录。窗口上方是菜单及常用功能按钮，窗口中部显示待验收记录，下方提示库存、供应商等信息，供操作员参考。l 重要功能按钮说明按钮图标说 明存盘保存验收记录信息。临时保存临时保存验收记录信息（即生成未确认验收记录）。单据查询查询验收单。同类拷贝将当前行当前列的值复制到其他行的该列，目前适用的列有效期，完成。第三节 价格管理价格管理流程如下：3.1 供应商报价多方报价，可以作为定价或采购、申购的价格参考。l 新建报价单操作步骤：（1）、单击窗口左边，单击流程中的供应商报价（或执行采购管

25、理供应商报价），打开供应商报价（新单）窗口，如下图所示。（2）、【供应商名】处按F1或单击，打开供应商代码帮助，如下图所示，单击选择供应商，【供应商名】处显示所选供应商名。（3）、输入【起始日期】、【终止日期】，光标移到【物品编号】处，用类似（1）的方法选择物品，输入每种物品的【报价】，存盘，报价单建立完成。l 重要功能按钮说明按钮图标说 明打印打印显示的报价信息。新单新增报价单。存盘保存报价信息。销单删除报价单。增行新增一行报价记录。删行删除光标所在行记录。单据查询查询自己所做的未审核的报价单计算器调用计算器应用程序同类拷贝将当前行当前列的值复制到其他行的该列，目前适用的列有备注等。3.2

26、价格审核用于对供应商报价信息进行审核确认，以保证其有效性（审核过的报价信息才是真正有效的，可以作为定价或者申购采购的参考）。单击窗口左边，单击流程中的价格审核（或执行采购管理价格审核），打开供应商报价审核查询窗口，如下图所示，该窗口列出了当前所有未审核的供应商报价。l 重要功能按钮说明按钮说 明刷新重新检索未审核的单据。查询按条件查询未审核的单据。核对核对当前行记录（蓝色选中）。取消取消已经核对的记录，需要注意的是已经保存过就无法取消了，而且保存过的数据也无法在此列表上看到，真正要撤核要到供应商报价查询去实现。全核全部核对未审核的报价单据（显示的）。保存核对或全核后需要保存才能生效。查看查看供

27、应商报价的详细信息，单击查看，打开供应商报价查看窗口即可。列表中，直接双击目标记录，也可打开供应商报价查看进行查看。导出导出未审核的供应商报价信息（txt格式）。3.3 物品定价物品定价用于给物品在周期内定价，有定价的物品在采购的时候可以自动跳出。l 新建物品定价单（1）、单击窗口左边，单击流程中的物品定价（或执行采购管理物品定价），打开物品定价（新单），如下图所示。（2）、输入【采购类别】、【起始日期】、【终止日期】，光标移到【物品编码】处，选择物品。（3）、输入每种物品的【本期定价】，选择每种物品的【选定供应商】、【定价理由】、【备选供应商】等，单击存盘，定价单建立完成，如下图所示。l 重

28、要功能按钮说明物品定价工具栏按钮部分同供应商报价单等，且简单易懂，因此不再赘述，只对重要的功能进行说明。按 钮图 标说 明历史曲线显示物品定价的历史走势曲线。设置参考区间当系统参数取价参数设置值为5时，设置参考区间可以作为自动取定价和供应商的依据（按区间内数量加权）。自动取定价和默认供应商按系统参数取价参数设置，选择合适的定价和供应商，具体看系统参数说明。同类拷贝将当前行当前列的值复制到其他行的该列，目前适用的列有本期定价和默认供应商等。3.4 定价审核对定价单进行审核，以确保其有效性。审核过的物品定价才能自动在系统中发生作用。单击窗口左边，单击流程中的定价审核（或执行采购管理定价审核），打开

29、物品定价审核，如下图所示。l 重要功能按钮说明物品定价审核工具栏按钮部分同供应商报价单等，且简单易懂，因此不再赘述，只对重要的功能进行说明。按 钮图 标说 明全核审核当前定价单所有记录（即全部打勾，需保存后才生效）。存盘保存审核信息，使其生效，审核生效后，对应记录不再显示在物品定价审核窗口。同类拷贝将当前行当前列的值复制到其他行的该列，目前适用的项目有核准等。第四节 其他4.1 合同管理这是一个比较简单的合同管理功能，可以对一些合同进行备份，也可以关联一些采购定单来实现合同上物品的采购。 4.1.1 合同管理列表执行采购管理合同管理，打开合同管理窗口，如下图所示。双击可打开合同信息维护窗口，修

30、改编辑。窗口中部显示当前合同列别，右边是常用功能按钮，下面对这三个常用功能加以说明：l 插入用于新增合同。单击插入，打开新合同窗口，输入合同内容，存盘即可。l 删除删除当前选中合同记录。l 查询根据合同名称查询查同，系统支持模糊查询。4.1.2 新合同l 操作步骤：（1）、单击插入，打开新合同窗口，按项目输入合同内容，如下图所示。（2）、单击保存，即可录入【备注信息】，也可以单击“具体内容”标签页，单击内容即可录入采购定单。l 切换切换用于切换到另一个tab页，第一个tab页是具体的合同信息，第二个tab页是该合同相关定单的内容，供简单查看用。4.2 采用下期定价提前使用下期定价（提前一天），适用于周期末，要做明天的采购定单，按照明天的定价的情况（如果不进行该操作，定价将按今天的价格）。执行采购管理采用下期定价，系统提示“是否确认使用下期价格？”如下图所示，单击是（Y）即可。4.3 手工更新定价报价一般来说，这个操作不是必须的，因为在定价报价审核后系统都会自动更新。如果因为系统速度问题取消了审核后的自动更新，可以使用它来手工更新，另外在定价报价撤核后如果不是想修改并审核而是直接删除定价报价，也可以用它来更新。执行采购管理手工更新定价报价，系统提示“是否确认使用手工更新定价报价？”如下图所示，单击是（Y）即可。诚信、专业、凝聚 35 / 35