企业物资采购管理办法.docx

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1、物资购买管理方法第一章总则第一条为加强物资购买管理，规范购买流程，降低购买成本，提高购买质量，制订本方法。其次条本方法中的“物资包括原材料、辅料、备品备件、生产用机器设备、试验检测用设备及仪器、低值易耗品、劳保用品、办公设备、办公耗材、办公用品、库存商品等。其次章部门分工及职责第三条公司由分管物资购买的领导全面负责公司物资购买管理工作。主要职责如下：1、负责制定完善公司物资购买管理制度；2、负责组织相关领导和部门确定购买方案，并报总经理审批；3、监视指导相关部门实施购买方案；4、组织相关部门进行购买物资的验收；5、监视检查各部门实物管理和帐务管理。第四条购买分工如下：1、综合管理部负责办公设备

2、、办公用品、劳保用品的购买；2、市场营销部负责原材料、库存商品、代购买原材料的购买；3、生产管理部负责生产用机器设备、辅助材料、备品备件等物资的购买；4、技术中心负责试验检测用设备、仪器及试剂的购买。各部门的职责如下：1、收集、汇总、编制以及报批物资购买计划；2、市场调研或谈判，初步确定供货商及购买价格，编制购买方案报分管领导审核。3、协助分管领导实施购买方窠；4、参与购买物资的验收入库工作；5、办理预付款、物资购买结算及付款等相关手续；6、负责本部门购买物资的实物管理和帐务管理。第三章购买计划管理第五条计划编制部门依照“谁使用、谁计划的原则确定，具体分工如下：1、综合管理部负责编制办公设备、

3、办公用品、劳保用品的购买计划；2、市场营销部负责编制原材料、库存商品、代购买原材料的购买计划；3、生产管理部负责编制生产用机器设备、原材料、辅助材料、备品备件等物资的购买计划；4、技术中心负责试验检测用设备、仪器及试剂的购买计划。第六条计划编制时间1、按月度编制，每月25日前编制次月的购买计划；2、非计划性的临时购买，编制临时计划。第七条计划内容购买计划应列明购买物资的名称、规格型号、数量、预计价格、质量技术要求、交货日期、用途、制造商或经销商等相关信息。第八条计划审核审批1、原材料、库存商品、代购买原材料、生产用机器设备、试验检测用设备仪器、劳保用品、日常办公设备等物资购买计划由部门负责人及

4、部门分管领导审核，总经理审批。总经理是否授权购买分管领导审批？2、日常办公用品，生产用辅助材料、备品备件、物料消耗品，试验用试剂及物料消耗等物资购买计划由本部门负责人审核，部门分管领导审批。第四章购买组织管理第九条确定购买方案审批后的购买计划，由分管购买的副总经理组织相关部门进行市场调研和谈判，初步确定供货商及购买价格，编制购买方案报分管领导审核或审批。编制购买方案应遵循以下基本原则：1、购买价格应以市场价格为指导；2、通过比质、比价，确定供货商及购买价格；3、大宗物资购买时要组织多部门及人员联合谈判。第十条签订购买合同及履约1、公司根据合同法等法律法规要求，制定符合公司实际状况的“物资购买合

5、同模板（附件一），规范公司购买合同文本的管理。2、有以下情形之一的，必需与供货商签订购买合同：（1）须预付货款的物资购买；（2）有特别质量和技术要求的物资购买；（3）有到货期限要求的物资购买；（4）有特别售后服务要求的物资购买，如技术培训、技术指导和咨询；安装调式；配件保障等；（5）其他存在交易风险或不确定事项的物资购买。3、购买合同必需经过部门负责人、财务资产部、购买分管领导审核，部门分管领导审批后（附件二），方可盖章生效。合同生效后购买部门方可履约。4、各购买部门负责合同履约。包括发货，运输，到货，争议的处理，退货，补货，结算，付款，履约评价等。5、合同文本的管理（1）由公司留存的购买合同

6、必需按公司合同编号规矩（附件三）进行编号，并登记合同台帐，存档管理。（2）合同执行完毕后，由购买部门对本合同履约状况进行书面总结评价，并将合同履约状况评价表（附件四）与对应合同一起存档。（3）购买合同按年进行清理、汇编成册，交综合管理部存档。第十一条物资验收入库1、物资到货后，分管购买的副总经理组织相关部门，对照购买计划或购买方案或购买合同进行逐项验收，如需出具检验报告单的，由购买部门通知生产管理部即时进行抽样检测并出具报告，各项验收合格并确认无误后由库管办理入库手续，填制物资购买验收单，库管、购买、检测员签字确认。2、代购买物资到货后，由购买部门代表公司书面委托收货人，按上述要求进行验收，并

7、将签认后的物资购买验收单索回公司。3、外购贸易商品、委托加工产品直接到达用户指定地点的购买物资，销售人员负责提请用户验收并出具“收货凭据，库管依据“收货凭据同时办理出入库手续，填写出库单或入库单。4、检验不合格的物资不得办理入库。第五章购买结算管理第十二条发票管理购买物资时，经办人必需索取增值税专用发票，并对发票的真实性和合法性负责。特别状况不能取得增值税专用发票的，事前请示财务部门的分管领导。第十三条结算付款管理1、预付货款必需有合同约定，否则财务资产部不得支出预付款；2、无论是现款购买还是赊购，一律实行“先对账结算，再付款”。3、结算时，由购买部门收集、整理相关结算凭据，填写物资购买结算单

8、，经部门负责人、分管领导、总经理审核签字，送财务部门进行帐务处理。4、办理购买结算时，物资购买结算单必需附有以下资料：（1）经审批的物资购买计划；（2）经审批的物资购买方案；（3）盖章生效的购买合同（本方法规定可不签订购买合同的除外）；（4）真实、合法、有效的发票（及货物清单）或收据；（5）完整的审核签字的物资购买结算单和入库单；（6）财务部门或公司领导要求的其他资料。5、付款时，由购买部门填写付款审批单，经部门负责人、分管领导审核签字，总经理审批后，送财务资产部进行帐务处理后付款。第六章购买台账管理第十四条购买部门设专人负责物资购买工作，建立健全物资购买台账，并即时登记台帐。物资购买台账包括

9、物资购买流水账及购买付款明细账等。第十五条购买部门应定期与供货商核对供货、结算及付款状况，编写并签认备忘录。第十六条购买部门应每月7日前与财务部门核对上月账务。第十七条购买部门应按月对购买状况进行总结和分析。第七章罚则第十八条不按规定程序未经审批购买的，由经办部门和人员自行负责处理，已经与供方签订购销合同，导致公司因不能履约而发生的损失由经办人员全额承受。第十九条经审批的购买方案，负责购买的部门和人员应在规定购买期限内购买到位，如不能如期完成应及时向分管领导说明原因，否则由经办人承受相应责任。其次十条未经比价或谈判即进行购买的，购买价格明显高于比价结果的，价格高出部分由购买人员自行承受。提交供

10、给商报价时，与供给商串通抬高价格，从中谋取私利；或未认真进行比价而导致购买价格明显过高，经查实后购买人员承受相应损失。其次十一条验收相关人员必需对所有到达的购买物资，依照购买合同规定的质量要求进行质量检验。若发现质量不合格时，必需及时报告购买部门（必要时直接报告总经理）处理。严禁不合格的购买物资入库。因验收人员玩忽职守造成经济损失的，给予相应的经济处罚和行政处分。其次十二条库管对购买物资的入库数量负责。若发现数量不符时，应当及时报告购买部门，同时合理保管该批购买物资等待处理。因库管个人原因，造成入库数量短缺、超计划购买的，给予相应的经济处罚。其次十三条财务资产部必需认真履行审核监视责任，对审核

11、把关不严、不及时向公司领导汇报有关事情真相，并造成经济损失的，给予相应的经济处罚和行政处分。第八章附则其次十四条其他管理制度中与本方法不相符的，以本方法为准。其次十五条本方法由购买分管领导负责修订和解释。其次十六条本方法自2017年1月1日起执行。附件一：物资购买合同合同编号：按附件三编号供方：需方：根据中华人民共和国合同法、中华人民共和国产品质量法及相关法律法规，本着平等互利、等价有偿的原则，经双方协商一致，订立本合同。一、货物名称、规格型号、计量单位、数量、单价、金额序号货物名称规格型号计量单位数量含税单价（元）金额（元）12合计大写二、质量要求：（按国家标准和行业标准）执行，供方必需对产

12、品的质量负责，提供据以验收的必要技术资料。三、包装要求：1、包装须适合（汽车或火车运输）要求，能适应气候的变化，能防护正常装卸、潮湿、雨淋、腐蚀、震动和冷冻,并符合技术附件中的规定。2、包装标准：口包装执行标准。复合三合一包装（外牛皮纸、中间编织袋、内衬塑料薄膜），公斤/袋。口普通编织袋包装公斤/袋。口稳固的纸箱包装。口桶装：全新铁包装桶，200公斤/桶。3、包装费用承受：包装及相关费用由供方承受。包装物不回收。4、供方将对由于包装不当致使货物毁损、缺失和由此产生的费用以及因此给买方带来的全部损失负责，包括直接经济损失和合理的可预期利益损失。四、交货地点及运输方式：（供方运至需方要求的交货地点

13、），到需方收货前所发生的运输费、保险费及装卸费等费用由供方承受。五、交货期限及违约责任：（发货及交货日期）前到（需方要求的交货地点）。在合同执行期间假如供方延迟交货，则每7天（日历天数）罚迟交货款值的0.5%（不满7天按7天算），但最高不能超过合同总金额的5%。假如乙方延迟3周仍不能交货，需方有权终止合同，同时供方退换需方所有货款，而供方仍要向需方按时支付上述罚金。六、验收标准、方法及提出异议期限：（产品名称及标准号）验收，货到需方二十日内对供方产品质量提出异议，若存在问题，供方负责换货或退货。七、随机备品，配件工具数量及供给方法：（附产品标准，检验报告及合格证等）。八、结算方式：O九、违约责

14、任：按中华人民共和国合同法有关条款执行。十、解决纠纷方式：双方协商解决。如协商不成，可向有管辖权的人民法院提起诉讼。十一、其他约定事项：1、O2、o十二、合同生效：1、本合同正本一式两份，双方各持一份，传真件有效。2、本合同有效期限自年月日起至年月日止。供方:（章）需方:（章）法定地址：法定地址：法定代表人：法定代表人:委托代理人：委托代理人:电话:传真：电话:传真：开户银行：开户银行：帐号：帐号：税号:税号:邮编:邮编:签订日期：年月日签订日期：年月日签订地点：成都签订地点:附件二：购买合同评审会签表合同号合同名称合作单位市场营销部经办人市场营销部审核看法：签字：年月日财务资产部审核看法：签

15、字：年月日分管领导审核看法：签字：年月日总经理审批看法：签字：年月日附件三：合同编号规矩为加强公司合同编号管理，将合同分类编号规矩做如下规定：1、一级编码：由公司简称XYHW四个大写字母表示。2、二级编码：由合同类别（销售XS、购买CG、劳务1.W、技术服务JS等）汉语拼音的声母表示。3、三级编码：由合同签订年月日组成。如201811054、四级编码：根据合同签订先后顺序编流水号。5、编码举例：如2018年11月5日公司签订的第3份购买合同，合同编码为：XYHW-CG-20181105-3；如2018年12月23日公司签订的第36份销售合同，合同编码为：XYHW-XS-20181223-36；附件四：购买合同履约评价表合同号合同名称合作单位市场营销部经办人合同履约状况综述：（包括合同履约的过程及结果、合同变更状况、对合作单位的评价、所取得的经验教训等）签字：年月日总经理看法：签字：年月日