某私营企业管理制度--lanbin252324.docx

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1、行政管理篇第一章 行政办公管理制度一、行政主任办公工作制度职务第一条 负责督促、检查行政部门对党和国家的方针政策、上级指示和总经理办公会、公司办公会决议及总经理决定的贯彻执行。第二条 定期组织收集、分析、综合全公司生产、行政各方面的情况，主动做好典型经验的调查总结，及时向总经理汇报、请示工作，并定期向上级书面汇报。第三条 根据总经理指示，负责组织总经理主持的工作会议，安排做好会务工作。第四条 负责起草总经理授意的综合性工作计划、总结和工作报告，主动为总经理当好参谋。第五条 组织起草公司文件（对各职能部门以公司名义起草的文件负责审核），做好全公司文件的编号、打印、发放以及行政文件的立卷、归档、保

2、管工作。第六条 组织做好公司印鉴、介绍信使用保管、函电收发和报刊收订分发工作，及时编写公司大事记。第七条 会同其他部门负责协调安排涉及多部门领导参加的各种会议。第八条 组织做好来客接待和办公用车的管理工作。第九条 指导做好电话话务与机线维修工作。第十条 根据公司的方针目标要求，及时编制本部门的方针目标，并组织检查、诊断、落实。第十一条 负责全公司办公用房的分配调整及办公用品用具标准的制定和管理，并对办公用品、用具标准化及各科室文明办公进行检查督促。第十二条 负责完成总经理临时交办的各项任务。职权第十三条 有权向公司各部门索取必要的资料和情况。第十四条 对公司会议决议和总经理指示的贯彻执行情况，

3、有权检查督促。第十五条 有权催促各部门按时按要求完成上级机关下达的工作任务。第十六条 有权督促各部门及时做好文件、资料的立卷、归档工作。第十七条 有权按总经理的指示协调各部门之间的工作关系。第十八条 有权安排调度公司车辆的使用。第十九条 对各部门以公司名义起草的文件有审核和校正权。第二十条 对不符合上级规定，或质量不高、效果不大的文件、资料有权拒绝打印发放。第二十一条 对要求多部门领导参加的会议有综合平衡或精简压缩的权力。第二十二条 有权根据总经理的指示，对办公用房进行分配和调整，对办公用品，用具标准化进行检查、督促。职责第二十三条 对得知行政工作出现异常情况，未能及时向总经理反映，以致造成重

4、大损失负责。第二十四条 对公司行文发生差错，收集与整理的资料失实造成严重后果负责。第二十五条 对机密文件和文书档案管理不严，发生失密、泄密或丢失、损坏负责。第二十六条 对公文、函件、报刊、电报传递不及时，或发生丢失、误传现象，影响工作负责。第二十七条 对印鉴、介绍信管理不严，使用不当造成不良后果负责。第二十八条 对所属服务工作质量差造成不良影响负责。第二十九条 对本部门所属岗位发生设备、人身、交通、火灾事故负责。第三十条 对未及时根据公司方针目标要求，编制好本部门方针目标未及时检查、诊断和落实负责。二、证照管理制度第一条 公司证照由总经办指定专人统一管理。第二条 证照是指由上级主管部门颁发的各

5、类证书、批文等。如：营业执照，法人代码证，法定代表人证书，税务登记证，ISP经营许可证等等。第三条 证照的使用包括借用、复印等。第四条 证照使用必须填写证照使用申请单。第五条 证照使用程序：借用人申请部门负责人复核主管副总经理审核总经理核准办理借用手续证照借用完毕后，应在时限内归还证照保管人。第六条 证照复印程序：借用人申请部门负责人复核主管副总经理核准办理借用手续归还。第七条 如证照复印件未使用，应立即退还证照保管人。第八条 如需使用原件，则须总经理核准。第九条 证照复印件必须加盖“再复印无效章”。第十条 证照保管人必须做出登记，认真填写证照使用登记表。三、公司保密制度总则第一条 为保守公司

6、秘密，维护公司权益，特制定本制度。第二条 公司秘密是关系公司权力和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。第三条 公司附属组织和分支机构以及职员都有保守公司秘密的义务。第四条 公司保密工作，实行既确保秘密又便利工作的方针。第五条 对保守、保护公司秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门或职员实行奖励。保密范围和密级确定第六条 公司秘密包括本制度第二条规定的下列秘密事项：（1）公司重大决策中的秘密事项；（2）公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策；（3）公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录；（4）公司财务预决算报告

7、及各类财务报表、统计报表；（5）公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息；（6）公司职员人事档案工资性、劳务性收入及资料；（7）其他经公司确定应当保密的事项。一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。第七条 公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害；机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害；秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受损害。第八条 公司秘级的确定（1）公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料为绝密级；（2）公司的规划、财务报表、统

8、计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级；（3）公司人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。第九条 属于公司秘密的文件、资料，应当依据本制度第七条、第八条的规定标明密级，并确定保密期限。保密期限届满，自行解密。保密措施第十条 属于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由总经理办公室或主管副总经理委托专人执行；采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由电脑负责人保密。第十一条 对于密级文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施；（1）非经总经理或主管副总经理批准，不得复制和摘抄；（2）收发、传递和外出携带，由指定人

9、员担任，并采取必要的安全措施；（3）在设备完善的保险装置中保存。第十二条 属于公司秘密的设备或者产品的研制、生产、运输、使用、保存、维修和销毁，由公司指定专门部门负责执行，并采用相应的保密措施。第十三条 在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先向总经理批准。第十四条 具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施；（1）选择具备保密条件的会议场所；（2）根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定；（3）依照保密规定使用会议设备和管理会议文件；（4）确定会议内容是否传达及传达范围。第十五条 不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共

10、场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。第十六条 公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告总经理办公室；总经理办公室接到报告，应立即做出处理。责任与处罚第十七条 出现下列情况之一，给予警告，并扣发工资10元以上500元以下；（1）泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；（2）违反本制度第十条、第十二条、第十三条、第十四条、第十五条规定的秘密内容的；（3）已泄露公司秘密但采取补救措施的；第十八条 出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿经济损失；（1）故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的；（2）违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、

11、收买或违章提供公司秘密的；（3）利用职权强制他人违反保密规定的；附则第十九条 本制度规定的泄密是指下列行为之一：（1）使公司秘密被不应知悉者知悉的；（2）使公司秘密超出了限定的接触范围，而不能证明未被不应知悉者知悉的。四、公司来宾接待制度总则第一条 为进一步提高公司的接待管理水平，促进接待工作的规范化，更好地反映我公司精神面貌，增进各级领导和兄弟单位的支持和合作，达到增进友谊、交流信息、有效改善企业外部环境，树立良好企业形象的目的，特制定本管理办法。接待工作的主要任务第二条 安排上级部门、兄弟单位、友邻部门和基层单位领导来公司人员的吃、住、行。第三条 安排重要来宾的检查、考察、调研等活动，第四

12、条 协助办理公司大型会议的会务工作。第五条 协助开展公共关系工作，协调好公司的外部环境。接待工作的基本原则第六条 坚持为提高企业发展和经济效益服务的原则，强化公关意识，增强接待工作深度，宣传企业形象，提高公司声誉，并广泛获取信息。第七条 接待工作要坚持规范化、标准化，符合礼仪要求，按制度和程序办事，克服随意性。第八条 接待安排应根据来宾的身份和任务，安排不同领导的接待，确定相应人员的陪同；既要热情周到，也要讲节约，量力而出，反对铺张浪费。第九条 坚持办公室归口管理与对口部门接待相结合的原则。办公室负责接待工作的统一管理，办理重要接待事务；对涉及较强业务性的接待事务，应由有关项目部牵头对口接待，

13、办公室配合。第十条 接待工作中应自尊自重，本着尊敬来宾的原则，搞好服务，不允许发生有损公司形象的事件。接待工作的程序与规定第十一条 日常接待工作的规范；（1）接打电话时，要使用文明语言，如“您好”、“请问贵姓”、“您找哪位”、“请稍侯”、“谢谢”等等之类的礼貌用语。（2）在打电话前要准备好记录用纸、笔或其他所需要的文件、资料，不能等电话接通后，去找所需要的东西而让对方拿着听筒等侯。（3）当客人来访时，应热情迎接，主动引客人到办公室或接待室交谈。忌让客人长久等候无人过问。如本人有事离开办公室时，应将办公桌上的文件、资料安放好，以免泄密或丢失。（4）宴请客人时，应根据宴请的性质和规模不同，分为工作

14、餐、聚餐、宴会；根据来宾的身份，确定不同的人作陪。第十二条 一般性接待工作的程序；（1）接待前的准备工作对来宾的基本情况做到心中有数。制定和落实接待计划。做好接待前的细节工作。（2）接待中的服务工作。安排专人迎接来宾。妥善安排来宾的生活。商定活动日程。安排公司领导看望来宾。精心组织好活动。安排宴请和浏览。为客人订购返程车船或飞机票。（3）接待后的工作诚恳地向来宾征求接待工作的意见，并询问有什么需要接待人员办理的事情。把已经订好的返程车（船、飞机）票送到客人手中，并商量离开招待所或宾馆的具体时间。安排送客车辆，如有必要还应安排公司领导为客人送行。接待工作的有关要求第十三条 根据领导意图及客要的需

15、求，掌握接待工作的规律，做到目标明确，思路清晰，计划周密，主次分明，机动灵活，以高度的事业心和责任感，发扬严细作风，扎实做好工作。第十四条 严格执行规定和标准，坚持请示报告制度，在授权范围以外个人不得擅自作任何决定和承诺。第十五条 着装整洁大方，举止谈吐文明礼貌，服务热情、周到、耐心，保持良好的精神风貌，从各方面体现公司的良好形象。第十六条 办公室接待管理人员要不断加强学习和培训，熟悉接待服务管理知识，掌握公共礼仪规范，了解公司的基本情况以及本省的政治、经济、人文、地理、风俗民情和风景名胜的一般知识，并具备必需的应变能力和语言表达能力。附则第十七条 本管理办法经总经理办公会讨论通过，自颁布之日

16、起开始实施。第十八条 本办法由办公室负责解释。五、员工编码管理制度第一条 本标准按公司机构图和岗位图自上而下、自左向右顺序来编排，员工编码共7位。第二条 首位码为级别码：高管级为1，部级为2，主管级为3，员工级为4。第三条 第二、三、四位码为部门码：第二位码表示系统，财务系统为1，行政系统为2，人力资源系统为3，营销系统为4，售后服务系统为5，生产系统为6，第三位码表示各系统内各部门，第四位码表示各部门内各分部、班组。第四条 举例：董事长为1000001，总经理为1000002，总经理助理为1000003。行政总监为1200001，办公室主任为2210001，秘书室主管为3211001，总经理

17、秘书为4211001，其他依此类推。第五条 编码中没有实际内容的以零表示。第六条 本标准由人力资源部制定并负责解释，报总经理批准后施行，修改时亦同。第七条 本标准施行后，原有的员工编码标准自行终止。第八条 本标准自颁布之日起施行。第二章 会议管理制度一、公司会议管理制度总则为改进作风，减少会议，缩短会议时间，提高会议质量，特制定本制度。会议分类及组织第一条 公司会议归纳为四类：（1）公司级会议：主要包括公司领导会、公司员工大会、公司技术人员会以及各种代表大会。应分别报请公司董事会或总经理批准后，由负责人分别组织召开。（2）专业会议：系公司的工程、技术、业务综合会（如施工进程分析会、工程质量分析

18、会、设计准备会、工程技术协调会、安全工作会等），由分管公司领导批准，主管业务部门负责组织。（3）部门工作作：各部门召开的工作会（如部门办工会、业务会、部门员工会等）由各部门领导决定召开并负责组织。（4）班组（小组）会：由各部门小组长或业务主管决定并主持召开。第二条 上级或外单位在公司召开的会议（如现场会、报告会、办公会等）或公司级业务会（如洽谈会、座谈会等）一律由综合办受理安排，有关业务对口部门协作做好会务工作。会议安排第三条 例会的安排：为避免会议过多或重复，公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。例行会议安排如下：（1）总经理办公会：研究、部署行政工

19、作，讨论决定公司行政工作重大问题。（2）公司业务会：总结评价当月施工行政工作情况，安排布置下月工作任务。（3）业务主管以上干部大会（或员工大会）：总结上季（半年、全年）工作情况、部署本季（半年、新年）工作任务，表彰奖励先进集体、个人。（4）施工、运营活动分析会：汇报、分析公司计划执行情况和施工、运营成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩，揭露矛盾，提出改进措施，不断提高公司效益。（5）质量分析会：汇报、总结上月施工质量情况，讨论分析施工质量事故（问题）、研究决定质量改进措施。（6）安全工作会（含治安、消防工作）：汇报总结前季安全生产、治安、消防工作情况，分析处理事故，检查分析事故隐患，研究确定安

20、全防范措施。（7）设计工作会（含设计准备会）：汇报、总结当月设计进程、科研、技术和日常设计准备工作计划完成情况，布置下月设计工作任务，研究确定解决有关技术问题的措施方案。（8）工程技术协调会：调度、平衡生产进度，研究解决各部门不能自行解决的重大问题。（9）部门业务会：检查、总结、布置工作。（10）部门办会公：检查、总结、布置工作。（11）班组会：检查、总结、布置工作。（12）部门班前会：对前一天工作进行讲评，布置当日工作任务和注意事项。第四条 其他会议的安排凡涉及多个部门负责人参加的各种会议，均须于会议召开前经部门或分管厂领导批准后，分别报综合办汇总，并由综合办统一安排，方可召开。第五条 综合

21、办应将公司例会和各种临时会议，统一平衡编制会议计划并订印发放到公司领导和各部门及有关服务人员。第六条 凡综合办已列入会计计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集单位应提前请综合办调整会议计划。未经综合办同意，任何人不得随便打乱正常会议计划。第七条 对于准备不充分、或重复性、或无多大作用的会议，综合办有权拒绝安排。第八条 对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，综合办有权安排合并召开。第九条 各部门会期必须服从公司统一安排，各部门小会不应安排在公司例会同期召开（与会人员不发生时间上的冲突除外），应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。会议的准备第十条 所有会议主持人和

22、召集单位与会人员都应分别做好有关准备工作。二、例会管理规定目的第一条 实现有效管理，促进公司上下的沟通与合作。第二条 提高公司各部门执行工作目标的效率，追踪各部门工作进度。第三条 集思广益，提出改进性及开展性的工作方案。第四条 协调各部门的工作方法、工作进度、人员及设备的配调。会议分类第五条 总经理办公会（1）会议组织：行政办公室。（2）会议主持人：公司总经理。总经理若因公出差无法主持时，则由副总经理或指定公司高级干部代行职权。（3）会议参加人：副总经理，总经理助理，各部经理。（4）列席人员：视实际需要，可让其他有关人员出席。（5）会议内容：听取各部门主管对所属工作的汇报，对完成有困难的工作集

23、体协商，并寻找解决办法。对工作中出现的问题及时跟踪改进，对工作中的失误找出原因并及时改正、总结。探讨公司经营活动的最佳方案，并对各阶段经营业绩及时总结，以达到整体经营目标的实现。对上期工作进行总结，并部署下期工作任务。（6）会议记录人：行政部秘书。（7）会议时间：时间为每月末5日内。第六条 管理例会（1）会议主持人：各部门经理轮流主持。（2）会议参加人：各部门经理。（3）列席人员：视实际需要所邀请的其他人员。（4）会议内容：协调各部门工作进度，使各项经营活动按照预期目标有序进行。对涉及部门较多，对公司整体有较大影响的问题集体探讨。集思广益，寻求解决问题的方法。不能达成共识时，上报总经理办公会请

24、总经理裁决。追踪并改进日常管理工作。（5）会议记录人：行政部秘书。（6）会议时间：时间为每周的周五下午或周一上午。第七条 公司全体会（1）会议主持人：公司总经理或者总经理指定人员。（2）会议参加人：公司全体人员。（3）列席人员：视实际需要所邀请的公司外部人员。（4）会议内容：公司营运状况，日常工作进度以及将要采取的重大决策向全体员工宣布，促使上下信息的沟通。公布有关员工奖励或惩处措施，以求公开、公正、合理。（5）会议记录人：行政部秘书。（6）会议时间：时间为每月初5日内。第八条 部门工作会（1）会议主持人：部门经理或部门经理指定人员。（2）会议参加人：部门所有人员。（3）列席人员：视实际需要所

25、邀请的其他部门人员。（4）会议内容：协调部门内容工作开展，对工作中的问题及时发现、及时解决。所属工作有进展难度时，提出帮助请求，并集体讨论解决。明确部门工作在公司整体经营活动中的进展状况，及时总结工作的经验教训并制定下期工作计划。（5）会议记录：部门文职人员。（6）会议时间：时间由部长自行安排。每周至少2次。会议记录第九条 总经理办公会会议记录应在一天内整理完毕，送交会议主持人核阅，核阅后应复印分发各出席人一份，传阅各出席人，并要求阅者签字为据。该份记录最后传回会议主持人，作为下一次会议的重要资料。第十条 管理例会会议记录整理完毕后，分发至各出席人，每人一份。第十一条 公司全体会会议记录由行政

26、部秘书整理完毕，先请总经理签字确定，然后分发至各部门，以备查询。第十二条 部门工作会议与各会人员均应记录会议要点，与本身工作相关内容应详记，以便以日后工作的指导意义。三、会议礼仪管理制度会议礼仪，是召开会议前、会议中、会议后及参会人应注意的事项，懂得会议礼仪对会议精神的执行有较大的促进作用。第一条 会议座次排定一是环绕式。就是不设立主席台，把座椅、沙发、茶几摆放在会场的周围，不明确座次的具体尊卑，而听任与会者在入场后自由就座。这一安排座次的方式，与茶话会的主题最相符，也最流行。二是散座式。散座式排位，常见于在室外举行的茶话会。它的座椅、沙发、茶几四处自由地组合，甚至可由与会者根据个人要求而随意

27、安置。这样就容易创造出一种宽松、惬意的社交环境。三是圆桌式。圆桌式排位，指的是会场上摆放圆桌，请与会者在周围自由就坐。圆桌式排位一般分下面两种形式：一是适合人数较少的，仅在会场中央安放一张大型的椭圆形会议桌，而请全体与会者在周围就坐；二是在会场上安放数张圆桌，请与会者自由组合。四是主席式。这种排位是指在会场上，主持人、主人和主宾被有意识地安排在一起就坐。第二条 会议发言人的礼仪会议发言有正式发言和自由发言两种，前者一般是领导报告，后者一般是讨论发言。正式发言者，应衣冠整齐，走上主席台应步态自然，刚劲有力，体现一种成竹在胸、自信自强的风度与气质。发言时应口齿清晰，讲究逻辑，简明扼要。如果是书面发

28、言，要时常抬头扫视一下会场，不能低头读稿，旁若无人。发言完毕，应对听众的倾听表示谢意。自由发言则比较随意，应该要注意，发言应讲究顺序和秩序，不能争抢发言；发言应简短，观点应明确；与他人有分歧，应以理服人，态度平和，听从主持人的指挥，不能只顾自己。如果有会议参加者对发言人提问，应礼貌作答，对不能回答的问题，应机智而礼貌地说明理由，对提问人的批评和意见应认真听取，即使提问者的批评是错误的，也不应失态。第三条 会议参加者的礼仪会议参加者应衣着整洁，仪表大方，准时入场，进出有序，依会议安排落座，开会时应认真听讲，不要私下小声说话或交头接耳，发言人发言结束时，应鼓掌致意，中途退场应轻手轻脚，不影响他人。

29、第四条 主持人的礼仪各种会议的主持人，一般由具有一定职位的人来担任，其礼仪表现对会议能否圆满成功有着重要的影响。（1）主持人应衣着整洁，大方庄重，精神饱满，切忌不修边幅，邋里邋遢。（2）走上主席台应步伐稳健有力，行走的速度因会议的性质而定，欢快、热烈的会议步频应较慢。（3）入席后，如果是站立主持，应双腿并拢，腰背挺直。持稿时，右手持搞的底中部，左手五指并拢自然下垂。双手持稿时，应与胸齐高。坐姿主持时，应身体挺直，双臂前伸。两手轻按于桌沿，主持过程中，切忌出现搔头、揉眼等不雅动作。（4）主持人言谈应口齿清楚，思维敏捷，简明扼要。（5）主持人应根据会议性质调节会议气氛，或庄重，或幽默，或沉稳，或活

30、泼。（6）主持人对会场上的熟人不能打招呼，更不能寒暄闲谈，会议开始前，可点头、微笑致意。四、会议纪律管理制度第一条 会议实行签到制度，凡不能参加会议或不能准时参加会议者，要向主管领导请假，不请假又不按时到场者，将记工作差错一次，并责令在电子政务“我的检查栏”写出检讨。第二条 与会人员提前10分钟入场，不得无故迟到、早退，不得中途退会。第三条 会议期间关闭通信工具或将通信工具设在振动位置。第四条 不准在会场或有上级领导出席的任何会议和正规场合接打手机。第五条 会议期间不准大声喧哗、交头接耳或打瞌睡。第六条 会议内不得随地吐痰，不得乱扔废弃物。第七条 与会人员不准做与会议无关的杂事，不得在会场上随

31、意走动。第八条 不准泄露会议机密，要妥善保管会议材料，不得向无关人员泄露会议内容。第九条 会议内容要“精”、“短”、“实”。五、会议室管理制度第一条 会议室是公司举行会议，接待来客的场所，为了加强会议室的管理，保证各类会议的顺利召开及规范有序的使用，提高会议室的利用率，特制定本规定。 第二条 会议室由行政部负责管理。第三条 会议室只限本公司相关职能部门使用，外单位借用会议室须经行政部经理批准，并到办公室办理借用手续。各部门无权将会议室借给外单位使用。第四条 公司各部门使用会议室须经办公室同意后，办理相关手续，领取会议室钥匙。第五条 使用会议室的部门，必须爱护会议室的设施，保持会议室清洁。用后应

32、及时清洗水杯和烟灰缸，打扫卫生，检查安全，锁好门、关好窗，将钥匙交还办公室。第六条 任何部门和个人未经办公室同意不得将会议室的各种设施拿出会议室或转做他用。第七条 会议室内的卫生每周至少要清洁一次，遇有会议时，要一次一清洁。第八条 每次会议之前，管理人员应进行电源检查、配备饮有水、水果（必要时）等工作。第九条 会议室管理人员要严格室人物品的管理和维护（含花木等），做到会散、人走、电源关、门上锁。第十条 与会人员要爱护会议室的公共设施，损坏赔偿，不许将室内物品移做他用。第十一条 本规定由行政部制定，经审批后自颁布之日起执行。六、会议室使用管理办法第一条 会议室是召开会议、研讨工作的地方，未经允许

33、，不得挪作他用。第二条 严禁在会议室打牌、嬉戏打闹、聚会等。第三条 各部门需占用会议室者，需提前向办公室申请登记。第四条 临时召开会议需占用会议室时，要及时向办公室提出申请并登记，以免发生冲突。第五条 所有使用部门或个人，要按照会议室使用办法，保护室内公物，保持室内整洁。第六条 室内物品未经办公室批准，不得私自转借他人或挪作他用。若要借用会议室内的物品，需填写物品借用申请表，并要及时归还原处。第七条 使用部门或个人，要维持室内清洁，使用完毕后及时清理打扫，桌椅有移动者及时放回原位，方便其他部门或个人使用。第八条 所有向办公室申请登记使用会议室的个人或单位，均需注明原因、使用时间、负责人姓名、归

34、还时间，并向办公室领取钥匙。第九条 所有使用部门或个人切记按时归还以防耽误他人使用。第三章 文书档案管理一、文书管理制度目的第一条 为使公司的公文处理建立科学、合理、规范的程序，使公文处理准确、及时，提高公文处理的工作效率和公文的质量，特制定本办法。组织管理第二条 公司各部门与外界来往文书的收发由行政管理部门统一办理。各分公司（工厂）所在地的总收发由其所属部门办理，行政部门负责文书的收受及发送。第二条 管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分发、稽催、校对、监印、档案管理等事宜。公文的种类第三条 公司的通用公文种类有：（1）请示。向上级部门请求请示、批准的事项。（2）报告。向

35、上级部门汇报工作、反映情况、提出建议、答复下级的请示事项。（3）决定。对公司重要事项或重大活动作出安排。（4）决议。经过会议讨论或议定，要求贯彻执行的事项。（5）批复。上级答复下级的请示事项。（6）通告。在公司范围内公布应当遵守或周知的事项。（7）通知。传过、批转上级、同级、不相属部门的公文；传达要求下级部门协助或需要通知或共同执行的事项；发布规章、任免聘用事项。（8）通报。表彰先进，批评错误，传达重要情况。（9）函。对同级或不相属单位间相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题，请有关部门批准。（10）会议纪要。记载和表达会议重要精神及议定事项，要求与与会单位共同遵守执行。第四条 公司的专用公

36、文有：备忘录、意向书、协议书、合同书、契约、各种报告、广告书、说明书、请柬、贺词、新闻稿、启事等。第五条 文书的类别（1）绝密。指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容的文书。（2）秘密。指次重要并且所涉及内容不能向无关人员透露的文书。（3）机密。指不宜向公司以外人员透露内容的文书。（4）普通。指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要内容，同另当别论。（5）传阅。指在本公司内部传阅或传达的文书。文书制作要领第六条 公文内容（1）发文号：由公司的代字、发文年度、发文顺序号组成，位于文头与界栏线上。收文机关：向上级的请示、报告，一般只写一个主送单位，需同时报送另一个上级部门的，用“抄报”；对同级或

37、下级则用“抄送”。（2）标题：对公文主要内容的概括和反映，是公文的眉目。（3）正文：公文的主体部分。（4）发文机关：制发文的单位，位于正文的右下侧，应写全称或通用简称。（5）公文日期：包括年、月、日，写在公文末尾，一般以印制日期为准，重要公文以签发日期为准。（6）公文印章：加印在发文日期中间。（7）密级：保密文件注明密级。（8）附件：附件位于正文之后、印章之前，注明附后件的序号、标题。第七条 用纸格式（1）国内公文用纸用16开型（26cm18.4cm），涉外公文用A4型（29.7cm21.0cm）。（2）图文区：国内用16开型（23.3cm14.9cm），国际标准用A4型（27cm17.5cm

38、）。第八条 印装格式（1）公文均采用横书横排。（2）单面印刷可在上端装订，双面印刷在左面装订。（3）装订可用线装、钉装、胶粘办法。第九条 版面格式：首页有用文头。第十条 公行文原则（1）上行文原则逐级行文，即下一级行文给直接上级。多级同时行文，即下级向上级和更高上级财时行文。越级行为，遇特殊、紧急情况，或对直接上级的检举、控告。（2）下行文原则逐级行文。多级同时行文直贯到底行文。（3）平行文原则：相互没有隶属关系的部门之间可以行文。第十一条 文书的署名（1）公司内文书，如果是一般往来文，只需主管署名；如果是单纯的上报文书或者不涉及各部门且内容不重要的文件，只需部门署名，如果是重要文书，按责任范

39、围由总裁、副总裁、常务董事署名，或者署有关部门的主管姓名与职务。（2）对外文书，如合同书、责任状、政府许可申请书、回执、公告等重要文书，一律署总裁职务与姓名。如果是总裁委托事项可由指名责任者署名。上列规定以外的文书，也可署分公司或分支机构主管的职务与姓名。第十二条 文书的盖章（1）在正本上必须加盖文书署名者的印章，副本可以加盖署名者或所在部门印章。（2）如果文书署名者不在，可加盖职务或代理者印章，并加盖具体执行者印章代替。但在这种情况下，文书存楼前必须加盖署名者印章。（3）以部门或公司名义起草的文件，须在旁侧加盖有关责任者的印章。第十三条 文书制作注意事项（1）文书必须简明扼要，一事一议，语言

40、措辞办求准确规范。（2）起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程，并加以证明，附上相关资料与文件。（3）必须明确起草文书的责任者，并署上请示审核提案者姓名。（4）对请示提案文书进行修改时，修改者必须认真阅读原件。修改者须署名。（5）可行可不行的坚决不行文，减少行文数量，提高行文权威性和质量。（6）减少联合行文，避免联合签审过程中延误时间和扯皮。（7）行文分清主次，提高行文针对性，减轻行文对象单位负担。（8）不轻易越经行文。文书制作流程第十四条 对外行文操作流程。（1）拟稿由具体承办人员起划，并由部门负责人审核。对外发文一般以公司名义发文。在各分、子公司有必要发文时，在公司后加下属企业全称。发文稿

41、必须符合公文种类、格式使用规范。（2）核稿拟稿完毕后填写发文拟搞单，一并送各级领导审核。审核有问题时与有关当事人沟通，统一意见后进行修改（3）签发：有关领导审核签发，明确签署意见、姓名、日期。（4）编号：由行政部统一编排发文字号。（5）缮印、校对急件应先行处理。保密件应由专人打印。打印后的校样、废纸等应妥善处理。校对专人处理，以原稿为准，重要文件多人校对。打印、校对责任人签名。（6）在校对完毕无误、规范的文件上统一盖印。（7）填写登记簿。（8）封发发文工作由行政部门负责。查验无误后信件封口，填写准确，注明急件、密级。第十五条 对内行文处理程序（1）对内行文一般按对外行文处理程序参照执行。（2）

42、特殊情况下各级部门、下属企业对公司行文可不必经缮印程序。（3）对内行文由部门、下属企业负责人、公司领导签发。文书的发送一些需要由寄或专人递交的文书，按下列要点进行发送，必要时还需给文秘室回复或回执，调查报告不受本条规定限制。第十六条 文书封面必须明确写清发送或接收单位、单位地址以及收件人姓名，并且明明快递、邮寄、面呈或转交等字样。第十七条 公司内部文书原则上不封缄。第十八条 各部门的邮寄文书，必须于发送前在“发信登记本”与“邮资明细账”上做好登记并填写。文书的处理第十九条 普通文书的处理原则（1）由部门经理以上级别的主管，负责对文字进行审阅、回答、批办以及其他必要处理，或者由其指定下属对文书进

43、行具体处理。（2）如果遇到重要或异常事项，必须及时与上级主管取得联系，按上级指示办理。（3）各种有关联的事项，必须与各部门商议后方能予以处置。第二十条 机密文书的处理原则 （1）机密文书原则上由责任者或当事人自行处理。（2）指名或亲启文书，原则上应在封面上注明文书所涉及事项的要点和发文进姓名，并由发文者封缄。（3）到达的拗口名或亲启文书，原则由信封上所指名的人开启，其他人不处擅自启封。如果某主管在职务上有权替代来件所指名者，不受本条规定的约束。文书的阅览原则第二十一条 某文书被阅览后，阅览者必须签字，表示已经阅览完毕，如有必要，可在文书的空白处填写阅览后的意见，并转给或交还文书的主管。第二十二

44、条 有必要在各部门传阅的文书，必须附“传阅登记簿”，按“传阅登记簿”规定栏目填写，并最终交还文书主管。收文操作流程第二十三条 签收一切外来信件、电报、传真，统一由行政部门签收，填写登记在收件登记簿上，写明公司或行政部门收启，统一由行政部拆封处理。第二十四条 写明各部门或个人收启的分送各处，如系公文，应主动送行政部登记处理。第二十五条 分发（1）行政部根据公文性质、要求，填写公文阅办单。（2）分发去向。重要来文，由行政部长提出初步意见（拟办），再由公司领导批示（批办）。一般文件，直转有关职能部门处理（承办）。具体承办时务求实效，分清主办、协办、复文与不复文。参阅性文件，直接组织传阅。范围不明的文

45、件，送领导审阅。第二十六条 催办分对内催与对外催办，包括发函、派专人打电话等方式，要使用工作催办单，对来文做到办事有交待、件件有着落，防止漏办、延误。第二十七条 结办文件传阅完毕，已答复发文单位，有处理意见的文件，均视为结办。文书的整理与保存第二十八条 全部完结的文书，在结办后3天内，交行政主管归存，按“完整、有序”原则对文件整理、检查，按类别、年代立卷，分别按所属部门、文件机密程序、整理编号和保存年限进行整理与编职，并在“文书保存簿”上做好登记，归档保存。第二十九条 公司个人不得保存公司公文，凡参加会议带回的文件，应及时交行政部登记保管，调离公司的员工应将文件和记录本清理移交。第三十条 分公

46、司或分支机构的文书分为两类：一类是特别重要的文书，直接眼主管保存；另一类是一般的文书，留存于各部门保管。文书的保存年限第三十一条 永久保存文书包括：章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定；重要的契约书、协议书、登记注册文书；股票关系文书、重要的诉讼关系文书；重要的政府许可证；有关公司历史的文书，决算书和其他重要的文书。第三十二条 保存10年文书包括；请求审批得案文书；人事任命文书；奖金工资与津贴有关文书；财务会计账簿、传票与会计分析报表以及永久保存以外的重要文书。第三十三条 保存5年文书指不需要保存410年的次重要文书。第三十四条 保存1年文书，指无关紧要或者临时性文书。如果是调查报告则由所