人事档案管理办法.docx

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1、人事档案管理办法人事档案管理办法O1.目的和适用范围为加强企业职工档案管理，有效地保护和利用档案，提高科学管理水平，以使员工的档案得到妥善处理和保存，特制定本标准。本标准适用于XX公司（以下简称公司）所属各单位及全体员工。02规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。中央组织部干部人事档案材料收集归档规定中央组织部干部档案工作条例中央组织部干部档案整理工作细则03基本职责

2、3.1 保管好人事档案，为公司积累人事档案史料。3.2 收集、鉴别和整理人事档案。3.3 办理人事档案的查阅、借用和转递。3.4 登记干部职务的变动情况。3.5 5为有关部门提供档案材料的情况。3.6 6做好人事档案的安全、保密、保护工作。3.7 完成人事档案管理的其他工作。04档案的安全保密4.1 档案室应达到防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温的“六防”要求。4.2 管档人员因工作变动，事先应把工作移交好，办好交接手续方能离开工作岗位。4.3 档案室和阅档室内，严禁吸烟和放置易燃、易爆等妨碍档案安全的物品。4.4 保管的人事档案必须登记造册并建立电子存放台账。4.5 5工作人员离开库房时要

3、关灯，锁好门窗。4.6 6人事档案是党的机密，无关人未经允许一律不得进入档案室。4.7 档案工作人员，不准向无关人员谈论有关人事档案的内容。4.8 8严禁任何个人私自保存他人的档案和本人的档案。4.9不准用电话索取或提供有关人事档案的全面或部分情况。4.10不准任何人携带档案及档案材料进入公共场所和娱乐场所。1.1 11档案工作中须销毁的材料不得随意丢弃，一律统一销毁。05档案的收集1.2 1为使人事档案能全面的反映公司员工的历史和现实情况，有效地为人事工作服务，必须按干部档案工作条例和干部人事档案材料收集归档规定的要求、经常地将反映企业员工“德、能、勤、绩、廉”的材料收集归档，逐步完善人事档

4、案内容。1.3 2凡在公司内各部门形成的人事档案归档材料，应在材料形成当年内报送档案管理人员；在公司外形成的反映员工情况的材料，个人主动送交档案管理人员。1.4 组织、人事管理部门可根据工作需要和档案缺少材料的情况，适时布置填写干部履历表、自传等并及时将这些材料补充入人事档案。1.5 人事档案管理部门对送交来的归档材料，要认真进行检查，发现材料不齐全，内容不真实，手续不完备等不符合归档要求的材料，应及时通知材料形成部门或者个人，补送材料或补办手续，形成材料的部门或者个人应按规定认真办理。1.6 公司员工入党转正后，相关入党材料需转入人事档案管理部门整理归档。1.7 移交人事档案材料需进行登记，

5、必要时移交部门需提供相关的材料明细清单。06档案的鉴别与归档6.1 凡收集的材料，在归档前必须经过认真审查、鉴别，使归档材料的内容真实、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备，符合归档要求。6.2 未经鉴别，任何人都不得擅自销毁人事档案材料，不得私自将不属归档范围的材料归档或从人事档案中撤出材料。6.3 凡属于下列情况之一的材料，不得归入人事档案：6.3.1 属于“同名异人”、“张冠李戴”或对象不明确的材料。6.3.2属于本人的但不需归档的材料，如结婚证书、学生证、一般性学术论文、笔记本等。6.3.3属于来往文书、资料、大小字报、会议记录等材料。6. 3.4凡规定应由组织盖章而未盖章，应由本人

6、签字而未签字，应说明批准机关、批准时间和文号而未说明等不完备的材料。6.4 凡是人事档案材料归档或从人事档案中撤出材料，必须由专人把关，对比较重要材料的取舍，应请示主管领导。6.5 凡归档的材料必须用钢笔或毛笔填写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。6.6 经鉴别应销毁的人事档案材料要进行登记，履行批准手续后方可销毁。6.7 鉴别归档是一项日常业务，应不定期地进行。07档案的查（借）阅7. 1本人及其亲属办理公证、诉讼取证等有关个人合法权益保障的事项，可以提请查阅本人及其亲属档案。7.4 人事档案一般不借出查阅，特殊情况必须借出使用时，需要在集团OA填写档案资料借阅申请单，经

7、主管人事档案的负责人批准，并履行登记手续，借用单位要注意保密，妥善保管，不得交无关人员翻阅和转借他人。借阅时间一般不得超过2天。7.5 查阅借用档案的单位和个人，不得擅自摘抄、拍摄、复制档案内容。如因工作需要从中取证的，应事先征得档案部门同意，方可摘抄、复制、拍摄。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，对违反者，视情节轻重予批评教育，纪律处分直至追究法律责任。7.6 查阅档案时要注意爱护材料，严禁在档案材料附近喝水、吸烟等，以免污损档案材料；严禁拆卸、涂改、勾圈、批注、折叠、撤换档案材料。7. 5查阅后需作旁证的，摘录材料应与原文核对无误后，写明材料出处和日期，并加盖公章。08档案的检查与核对

8、8. 1为确保人事档案的完整与安全，要不定期地对人事档案和保管档案的物质条件进行检查核对。8. 2检查核对工作由人事档案管理人员负责，必要时可请部门业务负责人参加。8.4 定期检查核对，每年进行一次，检查核对的内容：8.5 .1档案室和档案柜是否符合保管要求。8.3.2人事档案的保护制度是否健全，措施是否得力，工作中是否存在隐患。8.3.3收集材料的工作是否及时，该收的材料是否收集齐全，收集到的材料是否已经补充到档案中。8.3.4管理的干部档案是否与主管权限一致。8.3.5人事档案底册所记载的和实际存放的人事档案数量是否一致。8.4不定期检查核对可随时进行，遇到下列情况，应及时进行：1. 4.

9、1发生地震、水灾、火灾和被盗等突然事件的时候。8. 4.2发现档案已经霉变或生虫等现象时候。9. 4.3怀疑档案可能丢失的时候。10. .4管理档案人员更换，需要办理移交手续的时候。8. 5检查核对工作要认真细致，发现问题应及时向分管档案工作的领导汇报，及时采取措施，解决所发现的问题。09档案转递8.1 人事档案管理部门，在接到人事调动、任免通知后应将调出的人事档案整理好，转给接收单位的人事档案主管部门。8.2 转递人事档案，必须经过严格密封，通过机要交通转递或派专人递送，原则上不得将人事档案交本人自带或公开邮寄。9. 3转出档案，要求齐全完整。转出时不得截留档案材料或将档案材料分割转出。9.

10、4转递人事档案必须详细填写档案材料转递通知单；档案转出后要及时登记人事档案转出登记表。9. 5收到档案的单位，经核对无误后要在回执上签字盖章并及时返回；逾期未返回，转出单位要进行追查，以防丢失。9. 6为避免档案与干部管理脱节，档案要随干部管理权限的变化及时转递。10档案整理10. 1干事档案必须按照中央组织部颁发的干部档案工作条例、干部档案整理工作细则所规定的原则、要求和方法进行整理。11. 2整理人事档案，事先要收集好人事档案材料，并备齐卷皮、目录纸、职务变动登记表、衬纸、切纸刀、打孔机等必需的物品和工具。12. 3整理人事档案要做到：对收集来的人事档案材料认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。13. 4人事档案整理工作人员，要熟悉整理工作的有关规定，掌握人事档案工作的专业知识，整理工作中的基本方法和技巧，认真负责做好整理工作。14. 5人事档案整理工作人员应严格遵守安全保密制度，保守党和国家的秘密，切实做好防火工作。15. 6在整理工作中，不得私自涂改，抽取或伪造档案材料，不得擅自处理或销毁档案材料。按规定剔出的档案材料，需进行登记，经主管领导审查批准后分别视情况予以处理。