项目六会务工作管理资料课件.ppt

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1、项目六 会务工作管理,学习目标任务一 会议议题和议程确定任务二 会议筹备方案写作任务三 会议文件准备任务四 会议现场布置任务五 接站、报到、签到与入场安排任务六 会 议 记 录任务七 会议宣传报道任务八 会议保卫保密工作任务九 与会人员返程安排任务十 会 议 总 结任务十一 会议纪要形成课 后 训 练,学习目标,1.能够掌握会议组织的基本工作内容。2.能够制定规范、可行的会议方案。3.能够按要求做好会场布置工作。4.能够做好会中会场内外的服务协调工作。5 .能够做好会后的善后工作。,任务一 会议议题和议程确定,任务情境 股份有限公司定于2008年11月10日召开第二次临时股东大会。公司CEO金

2、总向秘书小范交办了策划、筹备和操办会议的任务。金总要求股东及代理人出席。会上，一是要宣布本次会议议案的表决方法；二是审议会议各项议案；三是股东发言；四是推举计票人和监票人；五是股东投票表决。 思考：请您替秘书小范制定这次会议的议程。,任务一 会议议题和议程确定,任务分析一、确定会议议题(1)主管领导同志确定议题，由会议秘书向有关部门搜集文件，准备资料。(2)由秘书事前收集议题，询问各主管方面有无需要拿到会议上讨论的事项，然后加以安排，有的在一周以前甚至在一个月之前就把要讨论的问题摆出来交领导确定。(3)有时待讨论的问题很多，一次两次会议无法完成，秘书就要根据情况提出建议，把要讨论的问题排上来。

3、二、确定会议名称三、确定出席人员范围,任务一 会议议题和议程确定,四、拟定议程安排(1) 要注意议题所涉各种事物的习惯性顺序，了解本单位有无对会议议程顺序的相关规定。(2)按照议题的轻重缓急编排处理的先后次序，即越紧要的事项越应排在议程的前端处理，越不紧要的事项应排在议程的后端处理。这样做的一个好处是，就算在预定的会议时间内无法将全部议题处理完毕，但较紧要的议题已经解决。那些较不紧要的议案则可另择时间处理，或是并入下次会议中再予以处理。(3) 议程表中，第一项是宣布议程，再安排讨论的问题，尽量将同类性质的议题集中排列。(4)保密性较强的议题一般放在后面。这样有利于安排无关人员退场及有关人员到场

4、。,任务一 会议议题和议程确定,五、会议议程、会议日程、会议程序的含义与区别1.会议议程会议议程是会议主要活动的顺序安排，它是对议题性活动的程序化，即将会议的议题的根据主次、轻重、先后次序编排。 2.会议日程会议日程是把一天中会议议程规定的各项活动按单位时间具体落实安排，它不仅细化围绕会议议题的全部活动，还包括会议过程中其他的辅助活动，如聚餐、参观、考察、娱乐等等。3.会议程序会议程序是指在一次具体的会议中按照时间先后排列的详细的活动步骤。以举行颁奖、选举、揭牌等一事为主的会议活动，一般只制定会议程序。,任务一 会议议题和议程确定,六、日程与议程的区别(1)会议议程编制在前，议程一旦确定，就不

5、应再变了，会议日程在时间、地点、人员等问题上，如遇到一些变化，可相应调整。(2)会议议程与日程的安排必须吻合。(3)会议议程与日程表制定后必须经主管领导审核方可实施。,图说,任务一 会议议题和议程确定,任务实施小范根据领导意图与实际会议情况，制定了如下会议议程：,图说,任务二 会议筹备方案写作,任务情境 小诺是市市领导办公室秘书，周一上午办公室主任告诉她拟定于月日至日（4天），在该市召开经济工作会议。会议主要讨论研究全市经济发展的一些突出问题，分析原因、理清思路、确定重点、提出对策，做好明年的工作。办公室主任要求小诺写一份会议筹备方案，并要求在两天后递交。 思考：你认为秘书小诺应该如何做好这项

6、工作？,任务二 会议筹备方案写作,任务分析一份完整的会议方案包括标题、正文、落款三个部分。一、标题二、正文1.会议召开的时间和会期2.会议召开的地点3.出席范围和规模4.会议筹备班子的组成名单及分工,任务二 会议筹备方案写作,5.会议日程,表格,任务二 会议筹备方案写作,6.会场布置方案7.会议住宿和餐饮安排(1)制定伙食费用标准。(2)制定卫生标准和准备卫生用品。(3)做好就餐人员的统计，包括少数民族及不同饮食习惯的统计情况。(4)预订餐厅或食堂。(5)统计好住宿人数、性别、年龄。(6)预订客房(包括档次和房间数量)。(7)拟定房间分配的标准或方法。,任务二 会议筹备方案写作,8.会议经费预

7、算(1)文件资料费：文件资料的制作、印刷费、文件袋、证件票卡的制作、印刷费。(2)邮电通信费：发会议通知，如有会议事项发电报、传真或打电话进行联络等的费用，若召开电视、电话等远程会议，则使用有关会议设备系统的费用也一应计算在内。(3)会议设备和用品费：如各种会议设备的购置和租用费。(4)会议办公费：会议所需办公用品的支出费用，会场布置等所需费用。(5)会议宣传交际费：现场录像的费用，与有关协作各方交际的费用。(6)会议住宿补贴费：一般情况下住宿费是由与会人员自理一部分，由会议主办者补贴一部分，也有主办单位全部承担的情况，如无住宿要求，应明确与会人员完全自理这一部分，则预算中可不列此项。,任务二

8、 会议筹备方案写作,(7)会议伙食补贴：通常由主办单位对会议伙食补贴一部分，由与会者承担一部分。(8)会议交通费：即参会人员交通往返的费用，若会议期间的各项活动如需使用车辆等交通工具，由会议主办单位承担，应列入预算。(9)会议场所租用费：如会议室、大会会场的租金及其他会议活动场所的租金。(10)其他支出包括各种不可预见的临时性开支。9.其他活动的组织安排,任务二 会议筹备方案写作,图说,三、落款任务实施秘书小诺根据所学知识与会议要求，制定了本次会议方案：,任务三 会议文件准备,任务情境 康宝集团公司董事会召开会议讨论从国外引进生产设备的问题。秘书小萌负责为与会董事准备会议所需文件资料。有多家国

9、外公司竞标，所以材料很多。小萌由于时间仓促就为每位董事准备了一个文件夹，将所有材料放入文件夹。有三位董事在会前回复说将有事不能参加会议，于是小萌就未准备他们的资料。不想，正式开会时其中的二位又赶了过来，结果会上有的董事因没有资料可看而无法发表意见，有的董事面对一大摞资料不知如何找到想看的资料，从而影响了会议的进度。 思考：本情境中会议文件准备方面存在哪些问题？应注意些什么情况？,任务三 会议文件准备,任务分析一、需准备的会议文件类型(1)会议的指导文件。如上级指示文件、开会起因文书等。(2)会议的主题文件。如开幕词、闭幕词、领导人讲话稿、大会发言材料、会议总结报告等。(3)会议的参考文件。如调

10、查报告、可行性分析报告、统计报表、技术图纸或图表等。(4)会议的管理文件。如会议通知、议程与日程安排、会议须知、保密规定以及与会人员名单、票证、签到簿等。(5)会议的宣传文件。如会议宣传提纲、新闻发布稿件、有关的照片、录音、录像资料等。,任务三 会议文件准备,二、发送会议通知1.会议通知的一般形式(1) 按形式分为口头通知和书面通知(会议邀请函、请柬、会议通知、海报、公告等形式)。(2)按行为方式分为当面通知；电话通知；电报(明码电报)通知；墙报通知；报纸通知；广播通知；电视通知。(3)按作用分为预告性通知和正式通知。,任务三 会议文件准备,2.会议通知的写作(1)召开会议的目的和意义。是急需

11、解决现实工作中的某些问题，还是传达上级文件精神、布置新的工作任务等。(2)会议的时间、地点。会议时间有时又分报到时间和开会时间即会期，地点有时也有报到地点和举行会议地点之分，均应交代清楚。(3)会议的主要内容和议程。这样便于与会人员做好充分准备，从而提高会议的效率。,任务三 会议文件准备,(4)参加会议的单位和人员。有时是直接点出具体与会人员的姓名或职务；有时是划定与会人员的范围和界限，如“副处级以上干部”等。(5)与会人员应做好的准备工作。如发言材料、需携带的有关资料和样品等。(6)其他有关事项。如会议住宿、膳食、交通安排、会外活动、联系方式等。,任务三 会议文件准备,三、拟写会议开幕词1.

12、首部(1)标题一般由事由和文种构成，如中国共产党第十二次全国人民代表大会会议开幕词；有的标题由致词人、事由和文种构成，其形式是同志在会上的会议开幕词；有的采用复式标题，主标题揭示会议的宗旨、中心内容，副标题与前两种标题的构成形式相同，如我们的文学应该站在世界的前列 中国作家协会第四次会员代表大会会议开幕词；也有的只写文种，如会议开幕词。(2)时间在标题之下，用括号注明会议开幕的年、月、日。(3)称谓，一般根据会议的性质及与会者的身份确定称谓，如“同志们”、“各位代表、各位来宾”、“运动员同志们”等。,任务三 会议文件准备,2.正文(1)开头部分一般开门见山地宣布会议开幕。也可以对会议的规模及与

13、会者的身份等作简要介绍，如“参加这次大会的代表有人，其中有来自”，并对会议的召开及对与会人员表示祝贺。需要说明的是，开头部分即使只有一句话，也要单独列为一个自然段，将其与主体部分分开。(2)主体部分是会议开幕词的核心部分。通常包括三项内容： 阐明会议的意义，通过对以往工作情况的概括总结和对当前形势的分析，说明会议是在什么形势下为了解决什么问题和达到什么目的召开的。 阐明会议的指导思想，提出大会任务，说明会议主要议程和安排。 为保证会议顺利举行，向与会者提出会议的要求。,任务三 会议文件准备,(3)结尾部分提出会议任务、要求和希望。3.结束语四、拟写会议闭幕词五、制发会议证件1.会议证件的种类2

14、.正确制作姓名卡片、会议证件的方法(1)内容设计上要有会议的名称、与会者姓名、称呼(先生、女士、小姐等)、身份(职务、职称等)、组织或公司的名称。(2)为了便于辨认会场内各种人员的身份，同一会议的不同证件应当用不同的颜色和字体相区别。在设计上应区分正式代表、列席代表、工作人员、特邀嘉宾等与会者的不同身份。(3)重要的大型会议要在证件上贴上本人的相片，并加盖印章。,任务三 会议文件准备,(4)应注意根据公司不同的文化理念设计会议证件或姓名卡片。(5)会议证件的设计格调要与会议的性质和气氛相适应。(6)涉外会议证件可用中文和外文两种文字，外文排在中文下方。(7)在会议的接待区向与会人员发放会议证件

15、，并在主席台等必要的地方放置台签式姓名卡片。,任务三 会议文件准备,任务实施 “任务情境”中的秘书小萌在准备会议文件过程中要注意文件的有序整理以及一定的剩余量，除此之外还要注意以下事项：(1)认真校对会议文件，文件校对工作实际上是文件印制工作的一个重要环节，文件的校对是一件非常细致的工作，要求杜绝差错，切实保证文件正文文字准确。(2)按照与会人员名单，准备好每人一个文件袋，在文件袋上填上与会者的姓名，并注明“会议文件”等字样。,任务三 会议文件准备,(3)分发重要文件一般要编号、登记。文件编号通常印在文件首页的左上角。字体字号应有别于文件正文。具有保密内容的文件，还要注明密级。(4)一些征求意

16、见稿或保密性文件，需要在会后退回的，则应附上一份文件清退目录或清退要求的说明。(5)分装文件要认真、细致，不能出现漏装或重装的情况。对于需要提前发出的文件，要在封皮上仔细填写好收件人的姓名、地址与邮政编码，按照会议的时限要求与保密程度选择适当的文件传递方式。,任务三 会议文件准备,(6)有些会议文件需要在会议召开之前发给与会者，有些则在会议召开时分发。但无论何时分发，都应尽量提前做好文件分发的准备工作。(7)分发会议资料时要适时适量。准备会议资料不能有多少代表就打印多少份，有可能出现临时增加与会者，或者出现代表丢失材料的情况，一定要留有充分的余地。会议文件宜在代表报到时发给，不要在开会时在会场

17、上散发，以免影响会议秩序。针对“任务情境”中的问题，秘书工作人员事先要有所准备。凡事预则立，不预则废。,任务四 会议现场布置,任务情境 某公司要举行一次大约有100人左右参加的业务拓展会议，在总经理办公室，小李向李总汇报了会务筹备工作情况后，李总向小李布置了下一步的工作：“小李，三天后与会代表就要陆续来了，你抓紧时间负责一下会议现场的布置。争取早一点把方案定出来，并说说你的落实步骤，有什么做不了主的直接向我汇报。”小李：“好的，我会尽快落实的。” 思考：小李该怎么布置会议现场呢？,任务四 会议现场布置,任务分析一、会场内座位的布局1.一般性会议会场的布局形式(1)会场座位布局摆放可以有多种形式

18、或形状，较大型的会议一般在礼堂、会堂、体育场馆举行，其形式或形状基本固定即所谓长方形扩大排列形式。(2)一些中小型会议或较特殊类型的会议则可以根据要求选择不同的布局形式。例如，在会议厅召开的中小型会议，可以选择“而”字型、倒“山”字型或半圆型的布局形式，这些形式比较正规，有一个绝对的中心，即主席台和会议的主持者或发言人。因此容易形成严肃的会议气氛。,任务四 会议现场布置,(3)一些小型日常办公会议以及小型座谈会议一般在会议室、会议厅或临时设置的会客室进行，可以根据需要摆放成椭圆型、圆型、回字型、T字型、马蹄型和长方型，这些形式可以使参加会议的人坐得比较紧凑，彼此面对面，容易消除拘束感。(4)座

19、谈会或小型茶话会、联欢会的会场多选择六角型、八角型或半圆型等布局形式。(5)大型茶话会、团拜会、宴会的会场一般可摆放成星点型、众星拱月型，因为这些形式比较稳定，容易形成轻松和缓的气氛。2.会见与会谈的布局形式3.左右排列法三、会场气氛布置,任务四 会议现场布置,二、会场座次排列(一)主席台人员座次的排列(二)会场内其他人员座次的排列1.横排法2.竖排法(1)会标。将会议的全称以醒目的标语形式悬挂于主席台前上方，即为会标。会标能体现会议的庄严性，激发与会者的积极参与感。(2)会徽。即能体现或象征会议精神的图案标志，一般悬挂于会场前上方中央位置。会徽可以是组织已定徽标，如党徽、国徽、团徽、警徽等，

20、也可以向社会公开征集。,任务四 会议现场布置,(3)其他灯光，要注意灯光的亮度，一般主席台上的灯光要比台下代表席灯光亮；色调，要注意不同色调会给与会者不同的感官刺激，如红、粉、黄、橙亮丽明快，给人感觉热烈辉煌，适合庆典类会议，蓝、绿、紫庄重典雅，给人感觉严肃端正，适合一般工作会议。(4)旗帜，重要的会议宜在会场内外插一些旗帜以烘托气氛；标语，简洁明快的标语口号能振奋与会者精神，强化会议主题；花卉，适当的花卉能给人清新活泼之感，既能点缀会议氛围，又能减轻与会者长时间的疲劳。四、会场的装饰,任务四 会议现场布置,任务实施 秘书小李在这次会议中可以选用相对式的会场布置方式。相对式布置方式是主席台与代

21、表席采取上下面对面方式，突出主席台的位置。与会人数在100人左右，这是一个中等型会议。具体方式以弦月式为最佳，突出气氛，便于交流。视具体条件，礼堂、教室式也可。若选用相对式，要有主席台，台下座位可自由落座，主要是主席台座位安排，要注意贵宾的职务和身份，要专设发言席，方便与会者发言，并要有相应的投影设备，以便演示。这是一次为公司业务发展而召开的会议，应突出诚恳而又热情的态度，故要有标语、鲜花、旗帜等烘托气氛的物品，会场内布置要典雅而不失欢庆。,任务五 接站、报到、签到与入场安排,任务情境 李总：“小李，与会代表从今天起就会陆续到达，接站、报到、签到与入场安排等相关事项，你去负责一下。有什么困难直

22、接向我汇报。”小李：“好的，我会尽快落实的。” 思考：小李该怎么去落实各项工作呢？,任务五 接站、报到、签到与入场安排,任务分析一、做好接站工作二、做好报到工作(1)首先对与会者的到来表示欢迎。(2)应将事先准备好的会议文件和用品，包括会议须知等材料以及住宿房间的号码、餐券等发给与会者。(3)尽可能引导客人到其住宿的房间，稍作简单介绍后提醒客人稍事休息，以解除旅途的疲劳，并叮嘱会议的第一项议程的时间、地点。 (二)签到工作的基本要求(三)注意事项(1)准备签到用品要充分。,任务五 接站、报到、签到与入场安排,三、做好签到工作(一)签到的方式1.簿式签到2.卡片式签到3.会议工作人员代为签到4.

23、座次表签到(2)签到人员的组织要落实。(3)负责签到的人员要提前到岗。四、做好入场安排工作,任务五 接站、报到、签到与入场安排,任务实施(1)安排人员在机场、港口、火车站迎接与会者；设置“会议接待处”。(2)设置会议接待大厅，服务人员做好签到、登记、验证工作。签到方式采用簿式签到。簿式签到是指与会人员到会时，在签到簿上签上自己的姓名、单位、职务等内容，以表示到会。(3)给报到者安排住宿，发放文件，预收费用。(4)会议开始前一个小时，安排与会人员入场，入场前先签到。嘉宾最后入场。(5)总结没有按时到达的与会者名单，做相应的处理。,任务六 会 议 记 录,任务情境 阳光旅游有限责任公司将于2009

24、年2月5日在莲花风景区主会场召开业务恳谈会，上百人的会场气氛热烈。按照会议安排，秘书王翔将负责这次会议的记录工作。 思考：对于这样的一个会议，秘书王翔该如何做好会议记录？,任务六 会 议 记 录,任务分析一、会议记录的组成1.标题2.会议组织基本情况3.会议的内容4.结尾,任务六 会 议 记 录,二、会议记录的基本要求(1)准确写明会议名称(要写全称)、开会时间、地点、会议性质。(2)详细记下会议主持人，出席会议应到和实到人数，缺席、迟到或早退人数及其姓名、职务，记录者姓名。(3)忠实记录会议上的发言和有关动态。(4)记录会议的结果，如会议的决定、决议或表决等情况。三、会议记录的特点1.真实性

25、2.资料性3.完整性,任务六 会 议 记 录,图说,任务实施下面是王翔在会议上所做的会议记录：,任务七 会议宣传报道,任务情境 李总：“小王，你写的这个会议新闻报道的导语部分需要稍作修改，把最有价值的放在导语部分，你赶紧去落实一下。”小王原来写的那个新闻报道导语是这样的：我们访问了中国科学院遗传研究所植物细胞遗传学研究室主任副研究员陈英。 思考：小王写的会议新闻报道的导语该做如何修改呢？,任务七 会议宣传报道,任务分析一、会议宣传报道的方法(1)在会议举行之前和举行过程中，可以通过刊登会议广告、张贴会议海报和宣传画、进行网上传播、发表评论文章等方法，宣传会议的主题和意义。(2)由会议秘书撰写新

26、闻报道稿件，经领导审阅后，送请有关新闻机构编发。(3)在会议召开期间，邀请有关报社、电视台、电台的记者旁听会议或驻会随访。(4)在会后，召开新闻发布会或记者招待会，邀请各新闻单位和有关方面参加会议，由会议领导直接介绍会议情况，回答记者提出的问题，向外界发布信息。,任务七 会议宣传报道,二、会议宣传报道的基本原则(1)会议宣传报道的内容必须要实事求是，与会议基本内容相吻合，以达到宣传会议精神的目的。(2)掌握会议信息的保密度，对会议内容中涉及的机密问题，应严守保密原则，不能在宣传报道中泄密。(3)积极配合新闻媒体的采访和报道，为媒体人员提供简单的会议材料，尽量为媒体人员的活动提供方便。(4)宣传

27、报道中的重要观点和提法，必须经过领导审定，以免出现差错。(5)秘书要随时注意收集外界舆论和新闻媒体对会议的报道，为领导提供参考。,任务七 会议宣传报道,三、新闻的写作（一）标题消息的标题必须简明、准确地概括消息内容，帮助读者理解报道的事实。(二)导语就是在一条消息的开头,用最简明扼要的文字写出消息中最重要、最新鲜、最吸引人的事实或者反映出新闻事实中最重要的思想及意义,以便读者迅速了解主要内容,并吸引他们进一步读完全篇。导语的形式主要有：.叙述式。用摘录或综合的方法，把消息中最新鲜、最主要的事实简明扼要地写出来。.描写式。对消息的主要事实或某一有意义的侧面作简洁朴素而又有特色的描写，以酿成 气氛

28、。.提问式。先揭露矛盾，鲜明地、尖锐地提出问题，再作简要的回答，引起读者的关注和 思考。.结论式。把结论写在开头，提示报道某一事物的意义或目的或总结。.号召式。提出号召，给读者指出方向和奋斗目标。,任务七 会议宣传报道,(三)结构类型1.“倒金字塔”式结构：先重后轻、先主后次(1)打破了记叙事件的常规，在材料的时间特征上往往呈现以下特点：(2)它按重要性程度来安排材料，决定段落层次的顺序。常呈现为“重要”、“次重要”、“次要”、“更次要”、“补充”、“进一步交待性材料”的顺序。(3)它的导语常是直叙型的部分要素导语，包含了最重要的事实，又往往具有相对独立性，可独立成章，变成“简明新闻”或“一句

29、话新闻”。,任务七 会议宣传报道,(4)对事件过程的叙述往往较简略，每段文字都很简要。“倒金字塔”式结构便于受众迅速掌握全篇精华，满足受众尽快获取最新消息的需求；便于记者迅速报道新闻，将最重要的新闻事实最先发出去；便于编辑选稿、分稿、组版、删节，如在版面不够时，可从后往前删，无须重新调整段落。但它也易于造成程式化、单一化的毛病，而且，它比较适宜写时效性强、事件单一的突发性新闻，而用它来写非事件性新闻、富有人情味、故事情强的新闻就不太适合了。,任务七 会议宣传报道,2.非“倒金字塔”式结构(1)“金字塔”式结构：按照时间顺序、情节发展的过程来报道新闻事实。(2)自由式结构：通过巧妙的散文构思来组

30、织成篇，注重分析新闻事实产生的原因、背景以及后果。任务实施小王可以将新闻报道的导语修改为：植物遗传学家陈英在1973年和别人合作在世界上首次培育成功两个水稻新品种。,任务八 会议保卫保密工作,任务情境 阳光旅游有限责任公司2008年业务恳谈会就要召开了，秘书王翔要进行24小时的值守，做好会议的保卫保密工作。 思考：秘书王翔该如何做好相关的保卫保密工作呢？,任务八 会议保卫保密工作,任务分析一、会场内的安全保卫工作(1)防止与会议无关的人随便进入会场。(2)关注会场内的设备运行情况，消除火灾隐患，防止意外事故的发生。(3)保证会场内人员的安全与健康，发现与会者中身体不适或突发疾病者，要及时请保健

31、医生或送往附近医院或联系急救中心。(4)保护好会议的重要文件，做好保密工作。(5)备有公司及各部门领导、后勤服务主管人员的电话通讯录。(6)保护好与会者的私人贵重物品等。(7)保护好会议设备、会场和驻地。,任务八 会议保卫保密工作,二、会议保密工作(1)秘密程度较高的会议，会前应与保卫、保密部门共同采取保密措施，并对与会人员进行保密教育，严格规定保密纪律。(2)尽量不在内、外宾混住的宾馆、饭店召开秘密会议。遇有特殊情况必须在此等环境召开的，应特别注意采取保密措施。(3)会前对会场的扩音、录音设备进行保密检查，防止有线扩音设备寄生振荡泄密。严禁使用无线话筒录音或无线话筒代替有线扩音设备。,任务八

32、 会议保卫保密工作,(4)会议期间的文件，一律标明密级，统一编号，登记发放，禁止乱印乱发会议秘密文件。确需翻印上级文件的，必须严格按照保密规定，请示原制单位批准。对会议产生的秘密文件，也应尽量少印少发。特别是印发绝密文件，更要严格控制，能不印的就不印。对领导同志在会议上的讲话，不得随意整理记录散发。(5)会议期间应设保密箱、柜和文件袋。指定专人管理秘密文件、资料等。大型会议最好设保密室。(6)与会者不得以任何理由外泄会议秘密内容；新闻报道部门不得公开报道会议秘密事项。如会议内容需要向下传达时，应明确规定传达的范围。(7)会议结束后，要对会场、住地进行保密检查，看有无遗失文件、笔记本等。,任务八

33、 会议保卫保密工作,(8)依法进行保密检查，如发现泄密事件，应该认真调查，严肃处理。(9)会议期间对新闻报道的保密，一方面是保证自己在本单位重大事件的报道中不泄密，另一方面，秘书部门要经常与新闻单位保持联系，在新闻报道中可能涉及到本机关、本单位的某些秘密，应对报道内容进行适当的处理，或请示机关领导确定保密范围。,任务八 会议保卫保密工作,任务实施一、做好会议保卫工作组织好与会者入场秩序和会场秩序；为与会者提供开水、饮料服务；关注会场内各种设备的使用情况；制定相应的值班制度与要求；督导专职服务人员的具体服务工作。二、做好会议文件的保密工作强化保密教育；完善保密制度；采用文件会议保密的方法。,任务

34、九 与会人员返程安排,任务情境 宇辉公司邀请全国的客户到新疆乌鲁木齐参加公司新开发的系列化妆品的洽谈订货会。秘书王菲负责安排与会人员的返程工作，王菲想先解决容易预订的近处与会者的车票，再慢慢解决北京等远地难以解决的车票预订，而且她想当然地认为，只要为大家尽可能预订火车硬卧票就行了。结果，部分代表因不能及时拿到返程的车票、机票而对主办方十分不满。有些代表拿到票后，又要求更换车票或退票，结果闹得大家不欢而散，使洽谈订货会的工作成果大打折扣。 思考：秘书王菲的安排是否妥当？如果你是秘书王菲，你将如何安排？,任务九 与会人员返程安排,任务分析一、提早做好与会者车、船、飞机票的登记预订工作(1)应根据会

35、期长短、外地与会人数多少等实际情况，及早安排好外地与会人员的返程事宜。(2)要事先了解外地与会人员对时间安排、交通工具的要求，尊重他们的意愿。(3)一般情况下要按先远后近的次序安排返程机票、车票的预订事宜，要掌握交通工具的航班、车次等情况，尽早与民航、铁路、公路、港口等部门沟通联系，提前预订好飞机、火车、汽车、轮船票。(4)届时应编制与会者离开的时间表，安排好送行车辆，派人将外地与会人员送到机场、车站、港口，待他们乘坐的交通工具启程后再返回，如有必要，还应安排有关领导同志为与会人员送行。,任务九 与会人员返程安排,二、帮助与会者提前做好返程准备(1)提醒与会者及时归还向主办方或会议驻地单位借用

36、的各种物品。(2)提醒与会者及时与会务组结清各种账目，开好发票收据。(3)帮助与会者检查、清退房间，避免遗忘各种物品。(4)准备一些装资料的塑料袋和捆东西的绳子等物品，以备急需。(5)帮助部分与会者托运大件物品。,任务九 与会人员返程安排,任务实施 宇辉公司的秘书王菲在安排与会人员返程问题上有些做法不够妥当，正确的做法是：对于与会者对返程交通工具的要求，要尊重他们的意愿。他们喜欢坐火车的就预订火车票，喜欢坐飞机的就预订飞机票，要尊重与会人员的意愿，不要从自己的意愿出发。“任务情境”中秘书没有事先同与会人员商量，想当然地认为先解决近处与会者的车票，再慢慢解决远地的车票预订，而且她认为，只要为大家

37、尽可能预订火车硬卧票就行了。结果，部分代表不能及时拿到返程的车、机票，而部分代表拿到票后，又要求更换车票或退票。秘书也可以在发出会议通知的后面注明：请与会代表尽量预订双程往返票。但是要给出会议结束的时间，以方便与会人员安排。也有一个非常简单的方法就是可以联系一个比较好的旅行社，旅行社会给你打理好一切返程的工作，而且耗费的资金会相对比较节省。,任务九 与会人员返程安排,要安排一些后期工作，比如会后和返程前的参观工作，或者欢送宴会等工作。并可与单位协商准备一些小赠品或者集体拍照留念。给与会者发一份“与会人员回执表”。这个回执表由与会者填写，其中可以设置与会者返程时所需的服务，包括需要不需要安排，需

38、要预定火车票还是飞机票等。,任务十 会 议 总 结,任务情境 历时3天的天地集团公司安全生产工作会议就要结束了，经过与会同志的共同努力，会议达到了预期效果。会后，华容作为秘书工 思考：华容该如何做好会议的总结工作？,任务十 会 议 总 结,任务分析一、会议总结的基本要求1.会议工作总结要根据岗位责任制和工作任务书的内容，逐条对照检查(1)首先要检查会议目标的实现情况。(2)检查各个小组的分工执行情况。(3)将员工自我总结和集体总结相结合。,任务十 会 议 总 结,2.要切实回顾和检查会议工作中好的方面和存在的问题，实事求是，认真总结，不断探索办会规律3.总结要将客观标准和主观标准相结合4.会议

39、总结要一分为二，以总结经验、激励下属为主二、会议总结的撰写1.会议简介2.会议工作要点3.会议满意度调查反馈情况4.问题分析5.经验总结,任务十 会 议 总 结,图说,任务实施天地集团的秘书华容为本次会议做了如下会议总结：,任务十一 会议纪要形成,三、会议纪要的写作1.标题2.文件日期3.正文(1)在开头部分应扼要地叙述会议概况。(2)主体部分主要写会议研究的问题、讨论中的意见、作出的决定、提出的任务要求等。(3)结尾的内容通常是提出希望、号召，要求有关单位认真贯彻会议精神。4.落款四、会议纪要的写作要求(1)忠实会议实际，准确反映会议情况和意见。,任务十一 会议纪要形成,任务情境 小枚是某市

40、一家小有名气的IT公司的办公室秘书，周一上午办公室主任告诉她两天后要召开公司领导班子调整后的第一次改制工作会议。会议对公司改制调研情况进行通报，将对下一步工作进行安排。到时候由小枚负责形成会议纪要。 思考：秘书小枚该将如何做好这项工作？,任务十一 会议纪要形成,任务分析一、会议纪要的分类二、会议纪要的特点1.综合性2.指导性3.备考性,任务十一 会议纪要形成,(2)突出会议中心，内容概括，有取有舍，有主有次，言语精练。(3)逻辑条理清楚，观点鲜明，不堆砌拼凑，必要时加理论说明。(4)及时印发，作为依据，起到指示、指导、协调、约束作用。,任务十一 会议纪要形成,任务实施 IT公司的办公室秘书小枚

41、对本次会议的记录做了整理，并形成如下会议纪要：,图说,课 后 训 练,一、基础题1.说说会议的含义、阶段及其管理过程。2.如何做好会议前期工作中的会议通知工作，请说说你的看法？公司定于2009年12月20日召开年终总结暨表彰大会，请拟订详尽的会议筹备方案。3.顺丰公司与环球广告公司举行广告合作洽谈会。(1)顺丰公司会议室(2)环球广告公司会议室(3)临近环球广告公司且有会议设备的饭店4.小型会议收集文件可以采用( )方法。(1)提前发文件清退目录(2)提前逐个登记收集,课 后 训 练,(3)与会人员个人交清(4)会后逐个收集二、案例分析1.公司召开新产品推荐会。请分析小李的问题出在哪里？会议签

42、到时应注意哪些事项？2.波扬公司准备在本市的黎明大厦召开大型新产品订货会。8月9日上午，会议开幕前，波扬公司的秘书们正在紧张地做着最后的准备工作。刘小姐一看表，呀，已经9点50分了，放映机还没有送到。刘小姐马上打电话去问，对方回答机器已经送出。眼看着各地来宾已陆续进场，刘小姐心急如焚。 分析讨论：(1)如果你是刘小姐，对接下去可能发生的各种情况应该如何处理？,课 后 训 练,(2)假如放映机在10点10分还未送到，你将马上向总经理报告还是擅自决定调整会议议程？(3)向总经理报告后，你还应该做些什么？(4)召开大型会议前各种准备工作，包括音箱、电子类装置应提前多少时间安排？3.A公司原定于12月

43、25日18:00借娱乐总会召开公司成立两周年庆祝活动。为此，发了请柬请有关部门的领导光临，在请柬上把时间、地点写得一清二楚，而且还通知了全体员工下班后赶往。可当12月25日16：00，部分公司员工提前赶到娱乐总会时，却发现所预订的能容纳50人的大包房已为B公司所用。这是怎么一回事？明明一个月前就已预订的房间，怎么会被他人所占？,课 后 训 练,A公司的员工很纳闷，经过询问才知道，原来该娱乐总会只有一间能容纳50人的大包房，A公司秘书预订时，B公司已经预定，但正与娱乐总会联系欲变更原先预定的时间。当时大堂负责人对该公司秘书承诺：“若B公司更换了房间，则包房由A公司使用，不再通知。若B公司活动的时

44、间与A公司活动时间相冲突，会及时通知A公司。”由于娱乐总会工作人员的疏忽，忘了将B公司活动时间与A公司活动时间相冲突的情况告知A公司。结果A公司秘书与部分员工与娱乐总会的工作人员就这一问题发生了争执和冲突，造成了被邀来参加活动的50多人滞留于大堂两个多小时，最后交涉未果，不得不前往附近的一宾馆进行活动。,课 后 训 练,虽然A公司成立两周年的庆祝活动还是在当天21:00举办了，但员工们的兴致普遍大打折扣，最后活动早早收场，大家扫兴而归。分析讨论：(1)为什么A公司成立两周年的庆祝活动没能取得预期的效果？(2)如果你是A公司的秘书，你会如何预订包房？(3)作为秘书，如果你在活动当天发现所预订的包房已经为他人所用，你将会做如何处理？三、技能训练题1.观看电视新闻节目中的会议报道，看其主席台及背景的布置，制作一幅会议主席台布置效果图。2.参加一次讨论会，做好会议记录并写出会议简报、会议纪要和会议总结。,课 后 训 练,3.请在课余收集车票、机票的预定方式。4.参与学校某次会议的会议服务，分析会议组织的成绩和不足，撰写一份总结材料。5.分组模拟组织会议，要求撰写所有会议文件，并以小组为单位上交实训成果。,