采购流程优化课件.ppt

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1、1,采购流程优化,讲师：杨斌库,日期：2011-2-25,2,目录,3,采购的基本流程,一个完整的采购流程大致可以分为以下几个过程：一、需求确定与采购计划的制定二、供应商的搜寻与分析三、定价四、拟定并发出定单五、定单的跟踪和跟催六、验货和收货七、开票和支付货款八、记录维护,4,一、需求确定与采购计划的制定,需求的确定是采购流程的初始环节。 需求的确认过程就是采购部门收到采购申请，制 订采购计划的过程。,5,二、供应商的搜寻与分析,这些标准包括供应商的实力、以往在产品设计上的表现、质量承诺、管理水平、技术能力、成本控制、送货服务、优化流程和开发产品的技术能力等。,6,三、定价,常见的有竞争性报价

2、及谈判两种 （一）竞争性报价 竞争性报价适用下列特征： 1、采购量足够大，值得进行竞争性报价 2、供应商很清楚细节和要求，有能力准确估计生产所需的成本 3、竞争性的市场环境，即有足够多的合格竞争者 4、买方只向技术合格的供应商发出竞标，而愿意合 作的供应商则进行报价。 5、买方没有优先考虑的供应商,7,三、定价,（二）谈判谈判下列情况适合： 1、当前述任何竞争性报价的标准都不存在时 2、当采购要求诸多绩效因素（如价格、质量、交货、风险分摊以及产品支持等方面）必须达成一致时 3、当买方要求供应商的早期参与时 4、当供应商需要很长时间来开发和生产采购方采购的物品时（这通常会使预测供应商的采购成本变

3、得更难）,8,只有供应商做到以下几点才能确保谈判的公平性： 1、以高效率的方式运作 2、保持价格与成本的相关性 3、不利用单一供应商的优势 4、对于采购商的要求能够进行适当合理的调整 5、愿意考虑采购商的特殊情况,9,四、拟定并发出定单,采购订单操作规范,10,定单包括的要素有：定单编号、产品的名称、规格、品质简介、单价、需求数量、交易条件、运输方式、交货期限、交货地址、发票单位等。五、定单的跟踪和跟催六、验货和收货（一）货物检验的几个步骤：1、确定检验时间和地点2、确定检验部门及人员3、货物检验4、不合格货物处理,定单包括的要素,11,五、定单的跟踪和跟催,12,六、验货和收货,（一）货物检

4、验的几个步骤：1、确定检验时间和地点2、确定检验部门及人员3、货物检验4、不合格货物处理5、对采购货物检验完毕后，检验人员要填写采购物品验收报告。,13,（二）接收的几个步骤：1、协商送货事宜2、货物接收入库3、货物接收过程中的问题,14,七、开票和支付货款,付款操作的具体过程是： 1、查询物料入库信息 2、准备付款申请单据 3、付款审批 4、向供应商付款 5、供应商收款,15,八、记录维护,1、采购定单目录2、采购定单卷宗3、商品文件4、供应商历史文件,16,采购作业流程,购买决策阶段,2,购买阶段,购后反思阶段,2,2,确定战略方案选择标准,17,购买决策阶段,2,确定战略方案选择标准,购

5、买阶段,购后反思阶段,2,2,1、确定需求2、选择采购途径 内外环境和可行性分析3、编制采购计划 确定采购品种、规格、质量、 数量和购买时间,18,购买阶段,2,确定战略方案选择标准,购买决策阶段,购后反思阶段,2,2,1、物色供应商2、精选供应商3、确定供应商4、签订合同（详细购买计划和需求信息）5、履行合同（运输、入库验收、支付货款）,19,购后反思阶段,2,确定战略方案选择标准,购买阶段,购买决策阶段,2,2,1、检查合同履行情况 （不合格品退货）2、产、销对供货商的反馈3、采购经济效益总评,20,采购流程,21,采购流程示意图,计划,组织实施,监控,22,采购作业流程的七大注意点,23

6、,采购业务流程改善,1传统采购的弊端2电子化采购的含义及流程 3电子化采购的主要优势 4电子化采购的策略 5电子化采购系统,24,传统采购的弊端,11 采购成本居高不下 12 采购周期冗长 13 采购信息缺乏沟通与共享 14 采购文档处理费时费力 15 库存积压和物资短缺并存 16 采购范围受地理局限 17 采购环节监控困难 18 采购招标往往流于形式,25,电子化采购的含义及流程,电子化采购就是通过互联网络，借助计算机管理企业的采购业务。 电子化采购从采购要求的提出、订单的产生、商品运输以及存货管理等方面都有了重大的改变。网络的介入使采购流程得到优化，并在降低成本、提高效率、增加采购透明度等

7、方面都可使采购企业和供应商双方受益，实现“双赢”。,26,企业的电子化采购一般是通过应用相关的软件来实现的，不同的软件提供了不同的解决方案。这些解决方案各有其特点，但基本都包括如下流程：(1)填写订购单 ；(2)审核订购单；(3)联系供应商；(4)选择供应商；(5)采购结算。 从上可见，在电子化采购的整个流程中，人工参与因素越来越少，信息的传递基本依赖网络进行，从而保证了采购过程的公正、高效，对克服采购过程中的“黑箱操作”十分有效。,27,电子化采购的主要优势,31 显著降低采购成本 32 有效提高采购效率 34 优化采购管理 35 保证采购质量 36 增加交易的透明度 37 加强供求双方之间的业务联系 38 适应电子商务发展大潮,28,謝 謝,