年会策划终稿.docx

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1、未来20年旅游发展的趋势中国与世界的机遇策划书中国旅游协会 主办浙江省旅游局 浙江工业大学 协办浙江杭州2013.10.28目录一 中国旅游协会简介1二 浙江工业大学简介2三 年会及组织机构介绍5四 年会可行性分析6五 会务工作日程8六 年会会期议程11七 年会财务预算13八 会议接待计划14九 年会宣传计划16十 应急管理预案17十一 赞助合作计划19附录1 贵宾与会者邀请函23附录2 普通与会者邀请函28附录3 媒体邀请函34附录4 会议效果调查表36附录5 会议餐饮计划38附录6 会后旅游计划43附录7 参会档案资料单46附录8 媒体互动计划47附录9 演出计划单48附录10 晚宴座位布

2、置表49附录11 物资准备单50附录12 客房预订表52附录13 会务组通讯录53附录14 任务分工表54一、中国旅游协会简介中国旅游协会是由中国旅游行业的有关社团组织和企事业单位在平等自愿基础上组成的全国综合性旅游行业协会，具有独立的社团法人资格。它是1986年1月30日经国务院批准正式宣布成立的第一个旅游全行业组织，1999年3月24日经民政部核准重新登记。协会接受国家旅游局的领导、民政部的业务指导和监督管理。其英文名称为China Tourism Association（CTA）。中国旅游协会遵照国家的宪法、法律、法规和有关政策，代表和维护全行业的共同利益和会员的合法权益，开展活动，为会

3、员服务，为行业服务，为政府服务，在政府和会员之间发挥桥梁纽带作用，促进我国旅游业的持续、快速、健康发展。其主要任务是：（一）、对旅游发展战略、旅游管理体制、国内外旅游市场的发展态势等进行调研，向国家旅游行政主管部门提出意见和建议；（二）、向业务主管部门反映会员的愿望和要求，向会员宣传政府的有关政策、法律、法规并协助贯彻执行；（三）、组织会员订立行规行约并监督遵守，维护旅游市场秩序；（四）、协助业务主管部门建立旅游信息网络，搞好质量管理工作，并接受委托，开展规划咨询、职工培训，组织技术交流，举办展览、抽样调查、安全检查，以及对旅游专业协会进行业务指导；（五）、开展对外交流与合作；（六）、编辑出版

4、有关资料、刊物，传播旅游信息和研究成果；（七）、承办业务主管部门委托的其他工作。中国旅游协会的最高权力机构是会员代表大会。会员代表大会每四年召开一次会议。会员代表大会的执行机构是理事会。理事会由会员代表大会选举产生。理事会每届任期四年，每年召开一次会议。在理事会闭会期间，由常务理事会行使其职权。常务理事会由理事会选举产生，每年召开两次会议，本届常务理事会由会长、副会长（9名）、常务理事（84名）和秘书长组成。常务理事会设办公室作为办事机构，负责日常具体工作。中国旅游协会现有理事163名，各省、自治区、直辖市和计划单列市、重点旅游城市的旅游管理部门、全国性旅游专业协会、大型旅游企业集团、旅游景区

5、（点）、旅游院校、旅游科研与新闻出版单位以及与旅游业紧密相关的行业社团都推选了理事。协会的组成具有广泛代表性。中国旅游协会会员为团体会员。凡在旅游行业内具有一定影响的社会团体和企、事业单位，以及与旅游业相关的其他行业组织等，均可申请入会。中国旅游协会根据工作需要设立了5个分会和专业委员会，分别进行有关的专业活动。即：旅游城市分会、旅游区（点）分会、旅游教育分会、妇女旅游委员会和旅游商品及装备专业委员会。在中国旅游协会指导下，有4个相对独立开展工作的专业协会：中国旅行社协会、中国旅游饭店业协会、中国旅游车船协会和中国旅游报刊协会。中国旅游协会的直属单位是：中国旅游出版社、中国旅游报社、时尚杂志社

6、、旅游信息中心和中国旅游管理干部学院。 中国旅游协会成立以来，根据章程规定的任务，积极开展了有关旅游体制改革、加强旅游行业管理、提高旅游经济效益和服务质量等方面的调研工作；支持地方建立了旅游行业组织，提供咨询服务；与一些国家和地区的旅游行业机构建立了友好关系，同时还先后加入了世界旅行社协会联合会（UFTAA）及其所属亚太地区联盟（ UAPA）、美国旅行商协会（ASTA），发展与国际民间旅游组织的联系与合作，扩大了对外影响；编辑出版了不少旅游书刊，适应国内外旅游者之需。根据国务院对社团组织加强管理和整改的精神，中国旅游协会于2000年1月14日召开了第四届理事会第一次会议，选举产生了协会新的领导

7、机构成员，研究确定了新世纪旅游行业协会的工作方针任务。协会要当好政府旅游主管部门的参谋和助手，努力做好服务、协调、监管、自律等工作，为我国旅游业的大发展作出应有的贡献。二、浙江工业大学简介 浙江工业大学是一所综合性的浙江省属重点大学，始建于1953年，其前身可以追溯到1910年创立的浙江中等工业学堂，先后经历了杭州化工学校（1953年6月1958年6月），浙江化工专科学校（1958年6月1960年8月）、浙江化工学院（1960年2月1980年10月）、浙江工学院（1978年2月1993年2月）和浙江工业大学（1993年12月至今）等发展阶段，几易校址，数历分合。浙江省经济管理干部学院、杭州船舶

8、工业学校、浙江建材工业学校分别于1994年、1999年和2001年并入浙江工业大学。经过几代工大人的艰苦创业和不懈奋斗，学校目前已发展成为国内有一定影响力的综合性的教学研究型大学，综合实力稳居全国高校百强行列。2009年6月8日，浙江省人民政府和教育部签订共建协议，浙江工业大学进入省部共建高校行列。 学校座落于历史文化名城、世界著名的风景游览胜地浙江省杭州市。学校设朝晖、屏峰、之江三个校区，占地面积3000余亩，校园环境优雅，是读书治学的理想园地。学校现有66个本科专业，学科涵盖理、工、文、法、农、哲学、经济、医药、管理、教育、艺术十一大门类，设有22个学院2个部。学校现有4个博士后流动站；有

9、博士学位授权二级学科24个，涉及一级学科8个，其中博士学位授权一级学科5个；有硕士学位授权二级学科101个，涉及一级学科32个，其中硕士学位授权一级学科24个；具有工商管理硕士、工程硕士、农业推广硕士、药学硕士、工程管理硕士等5种专业学位授予权；具有硕士研究生免试推荐权和外国留学生、港澳台学生招生权。学校现有固定资产总值29.95亿元。图书馆面积6万余平方米，藏书（含电子图书）721万余册，中外期刊230900余种。 学校师资力量雄厚，现有教职工3289人，其中专任教师2088人，正高级职称教师414人，副高级职称教师955人，具有博士学位的教师940人。拥有中国工程院院士1人、共享中国科学院

10、和中国工程院院士3人、国家级有突出贡献中青年专家6人、国家级教学名师3人、国家杰出青年基金获得者2人、中央“千人计划”入选者2人、教育部“长江学者”特聘教授1人、教育部创新团队1个、国家级教学团队2个、各类国家级人才培养计划入选者25人次、浙江省特级专家5人、浙江省有突出贡献中青年专家19人、浙江省“千人计划”入选者11人、浙江省特聘教授17人。现在在校普通全日制学生34977人；在读各类研究生7730人（博士研究生491人，硕士研究生7239人）；成人教育学生20000余人；留学生500余人。 学校现有国家重点学科（培育）1个、国家级“国际科技合作基地”1个、国家重点实验室培育基地1个、国家

11、级大学科技园（牵头建设）1个、国家地方联合工程实验室1个、教育部重点实验室2个、教育部工程研究中心2个、工信部国家中小企业公共服务示范平台1个、全国重点职教师资培训基地1个、国家级实验教学示范中心2个、浙江省重点实验室9个、浙江省重大科技创新平台10个、浙江省哲学社会科学重点研究基地1个；浙江省“重中之重”一级学科2个、浙江省“重中之重”学科5个、浙江省人文社科重点研究基地3个、浙江省重点学科22个；国家级特色专业7个，国家级精品课程9门，国家级双语教学示范课程3门，省级精品课程50门，国家级人才培养模式创新实验区3个，浙江省级重点（建设）专业20个，省优势专业15个。学校先后有328项科研成

12、果获国家、省部级科研成果奖，其中国家发明奖和国家科技进步奖19项。截至2011年底，学校有效专利拥有量位居全国高校第13位。2010年，学校被SCI、EI、CPCI-S三大索引机构摘录的论文数在国内高校排名分别为第69、58和50位。2011年学校科研经费到款3.8亿元。 学校坚持“厚德健行”的校训，把提高教育质量放在突出位置，努力培养能够引领、推动浙江乃至全国经济和社会发展的精英人才。2003年学校以优秀的成绩通过教育部本科教学工作水平评估。近年来，学生生源质量不断提高，毕业生深受用人单位青睐，本科生初次就业率保持在93%以上，研究生初次就业率保持在95%以上。 学校对外交流活动日趋活跃，已

13、与美国、英国、法国、德国、日本、比利时、澳大利亚、俄罗斯、韩国、瑞典、奥地利等国家的60余所高校建立了校际协作关系，在学生联合培养、教师学术交流和科研合作、中外合作办学、引进海外智力、来华留学生教育和对外汉语教学等方面取得了长足的进展。目前，学校具备招收中国政府奖学金、孔子学院奖学金、浙江省政府奖学金来华留学生资格，共有来自80余个国家、地区的留学生，学习汉语言、中国文化及本科、硕士、博士专业课程。 学校积极推进校办产业规范化建设，坚持走产学研结合、协同创新的发展道路。其中，建筑规划设计研究院有限公司入选“当代中国建筑设计百家名院”，化工设备有限公司、杭州航海仪器有限公司为国家高新技术企业。学

14、校后勤顺应社会化改革潮流，组建后勤集团，模拟企业化运作，拥有全国高校“百佳”食堂，构建了适应和满足学校发展需要的新型高校后勤服务保障体系。 学校各项工作取得了令人瞩目的成绩，先后获得“全国先进基层党组织”、“全国党建和思想政治工作先进高等学校”、“教育部依法治校示范校”、“全国普通高等学校毕业生就业工作先进集体”、“浙江省模范集体”等荣誉称号。在国家实施科教兴国战略，建设创新型国家的今天，浙江工业大学理应勇挑重担，努力建成区域特色鲜明的综合性研究型大学，为区域经济腾飞、社会进步和国家富强、民族振兴做出应有的贡献。三 年会及组织机构介绍1.主题:未来20年旅游发展的趋势中国与世界的机遇2.时间：

15、2013年10月28日至30日3.地点：杭州黄龙饭店 杭州市西湖区曙光路120号（杭大路口）4.主办方：中国旅游协会 协办方：浙江省旅游局 浙江工业大学5.筹备小组秘书处岗位姓名负责任务秘书长王崧总体掌握筹备阶段各项事宜，调整工作进度，主持召开筹备组工作会议。秘书张洋主要负责年会赞助计划和落实，安排年会演出。张雨婷负责与参会人员的联系与名单确认赵颖负责与媒体沟通，拓展年会宣传张雅华建立年会官方网站，负责财务收支管理和官网维护。6.会务总指挥部岗位姓名负责任务总指挥王崧总体掌握年会期间各项事宜，统筹全局，调度各组任务，处理紧急事件，协调人事安排指挥员张洋赵颖张雨婷张雅华分别指挥各自所管会务小组，

16、在总指挥的调度下进行人事安排和任务交换。7.会务工作架构四 年会可行性分析1. 会议发言人 2013年中国旅游协会年会，我们邀请到中国科学院院士、旅游局领导、业界知名专家学者和行业有影响力的企业家进行主题报告和演讲，对二十一世纪之后20年中国与世界旅游业的发展做出权威预测，对行业走向进行深度探讨。2. 会址基础设施杭州位于中国东南沿海北部，是浙江省省会，副省级城市，浙江省第一大城市，也是长江三角洲经济圈两个副中心城市之一。黄龙饭店坐落于杭州商业中心地带。周边交通极为便利，出租车随处可见，公交车票价合理，火车班次频繁。若准备出行，住客可以与饭店的服务中心取得联系。酒店会提供汽车、火车和轮船的时刻

17、表，同时提供所需的交通工具预订服务。查看酒店提供的多种接送服务。萧山国际机场距离杭州中心城区27公里，并拥有大部分国内航线和众多国际航线，饭店可以会提供机场接送服务。杭州四个主要汽车站的班车遍及杭州市内，并往返于其他中心城市。机场班车也同样便捷。每日都有始于杭州的火车开往各大主要城市。杭州最重要的火车站地处市中心，地理位置优越。由青绿色组成出租车队成为杭州城中一道靓丽风景。在水上浏览中华美景着实让人兴奋，短途乘船一饱西湖美景，或夏日一日游沿京杭大运河前往苏州或无锡，在浙江的中心感受身心的极度放松。全市设有非机动车道可供自行车穿行。自行车出游可让你发现不一样的杭州。城市的公共非机动车系统为出行提

18、供便利。3. 会场设施与服务杭州黄龙饭店在“引领现代奢华体验”的核心品牌理念下，致力于打造中国本土最高端的酒店品牌，以“科技”为品牌战略手段，打造智慧型酒店，创造独特的宾客体验，让杭州黄龙饭店在国际酒店品牌林立的市场中凸显自己特有的品牌个性。一整套令人叹为观止的“智慧酒店”解决方案，使客人无论是徜徉其中，还是置身饭店外，都能获得尊崇、体贴、智能的客户体验。国内最先进的无线网络、智慧客房导航系统、全世界第一套电视门禁系统、全球通客房智能手机、互动服务电视系统、机场航班动态显示服务、DVD播放器/电子连接线及插孔、床头音响、床头耳机、四合一多功能一体机。杭州黄龙饭店的技术将在行业内树立新标杆，尤其

19、是智能化方面不但遵循了已有的国家标准，更将远远超越现有的标准，真正成为行业的典范并引领下一代的发展方向。作为杭州最佳大型饭店之一，黄龙饭店沿袭了中国人热情好客的传统。通过饭店的集中式服务中心将我们的目标尽善尽美，让客人尽情享受入住的快乐时光，令其流连忘返，传达给每位入住宾客。我们对每个宾客的需求都格外重视。受过专业培训的客服代表本着以客为尊的服务方式想客户所想，急客户所急。在您到达之时，我们的豪华轿车早已静候。若您决定在房内用餐，我们会及时为您取消餐厅预订。倘若您预订了桑拿服务，我们会建议在您离开之时进行客房清理。细致周到的集中式服务，我们想客户所想，急客户所急。让我们知道能为您做些什么，只需

20、一个电话。五 会务工作日程筹备阶段（2012年12月至2013年10月20日）序号日期任务负责人备注12012.12.14年会组委会一次会议：成立会务筹备组并讨论项目分工，制定工作日程、工作要求和工作方向。秘书处组委会秘书处，负责年会筹备阶段各类事宜。22012.12.152012.12.27制定年会宣传计划赵颖在秘书处开会讨论的基础上分工合作制定会议接待计划赵颖制定会议餐饮计划张雨婷制定会后旅游计划张雨婷制定媒体互动计划张洋制定会议赞助计划张洋制定会议预算表张洋制作年会标识张雅华制定物资准备单张雅华32012.12.28组委会二次会议：工作动员大会，整合前期资料，讨论工作细节，形成筹备阶段工

21、作计划书。秘书处二次会议之后，具体工作开始42012.12.292013.1.30成立年会官方网站和官方微博：用于年会线上宣传，筹备通告，在线互动，参会注册等。建立后由组委会秘书处负责全程管理、更新、补充和维护。张雅华网站需要在中国旅游协会、浙江省旅游局和浙江工业大学官网都有链接。52013.1.5向黄龙酒店预约会议厅和客房张雅华62013.1.102013.1.15向各省旅游协会、旅游局、高等院校专家学者和行业知名人士等发出参会电子邀请函。张雨婷做好回复记录72013.1.202013.1.30第一次联系各大企业集团洽谈年会赞助事宜。张洋财务记录（由张雅华负责，下同）82013.2.1发布第

22、一次新闻稿赵颖官网更新（由张雅华负责，下同）92013.2.5组委会第三次会议：总结阶段工作进展，调整工作计划秘书处官网、微博更新102013.2.10启动年会线上宣传计划，提示会议信息赵颖官网、微博更新112013.4.1向参会单位、个人发出提醒电子邮件，敦促线上注册张雨婷财务记录122013.4.52013.4.22第二次联系各大企业集团洽谈年会赞助事宜。落实第一次协商企业赞助计划。张洋财务记录132013.4.25发布第二次新闻稿赵颖官网、微博更新142013.4.30组委会第四次会议：总结阶段工作进展，调整工作计划秘书处152013.5.1启动年会线下宣传计划，在户外和各媒体展示年会信

23、息。赵颖财务记录162013.5.102013.5.30第二次联系各大企业集团洽谈年会赞助事宜。张洋财务记录172013.6.3发布第三次新闻稿赵颖官网、微博更新182013.6.5组委会第五次会议：总结阶段工作进展，调整下一阶段工作计划.秘书处官网、微博更新192013.7.1第一次确认与会人员名单张雨婷202013.7.5向参会单位、个人寄出年会日程张雨婷官网、微博更新212013.7.10第一次年会物资准备确认核对张雅华222013.7.25在相关报纸杂志刊登提示会议信息，并向媒体发出邀请信赵颖232013.8.12013.8.15确认前三次的赞助事宜，第三次联系赞助商家，确定赞助合作商

24、家和具体年会赞助合作方案。张洋财务记录242013.8.19发布第四次新闻稿赵颖官网、微博更新252013.8.20组委会第五次会议：总结阶段工作进展，调整下一阶段工作计划，重点讨论年会筹备阶段的问题，重点突破秘书处262013.8.212013.8.27初步告知黄龙饭店年会安排和餐饮、客房等计划，协商年会细节和价格张雅华272013.8.30再次向与会者发出年会最新信息并提醒敦促年会注册张雨婷财务记录282013.9.1最后一次敦促赞助商落实赞助计划张洋财务记录292013.9.4预订黄龙饭店会议厅，交付定金张雅华财务记录302013.9.52013.9.15第二次年会物资准备确认，并采购、

25、预订和租赁部分年会所需物品张雅华财务记录312013.9.20电话确认媒体注册张雨婷财务记录322013.9.21联系年会演出团队和人员张洋332013.10.4第五次发布年会新闻稿赵颖官网、微博更新342013.10.5组委会第六次会议：总结阶段工作进展，调整下一阶段工作计划。强调工作要求和细节，成立会务指挥团，指导接下来的年会工作秘书处会务指挥团具体指导年会期间的各项工作，调度指挥其下辖各个会务小组352013.10.62013.10.16第二次年会物资准备确认核对，采购、预订和租赁年会物资张雅华财务记录362013.10.6最后确定年会参会人员名单张雨婷372013.10.10按照名单向

26、黄龙店酒与附近酒店预订客房，指挥团入驻预订房间张雅华财务记录382013.10.12最后一次通知提醒年会参会人员年会讯息和敦促注册张雨婷财务记录392013.10.20确定年会演出组人员，制定节目单张洋会期阶段（2013年10月21日至2013年10月30日）序号日期任务负责人备注402013.10.15会务工作组第一次会议：工作动员，会前准备和注意事项指挥团412013.10.25会务工作组第二次会议：明确各组分工，确认组员和任务指挥团422013.10.26指挥团入驻黄龙酒店指挥团432013.10.26购买“印象西湖”演出门票张洋442013.10.27各个会务小组进入黄龙酒店，按照各组

27、的工作日程表进行任务指挥团年会期间具体工作计划参见会议日程表。官网、微博全程更新452013.10.282013.10.30年会期间462013.10.31指挥团与各会务组撤出黄龙酒店会后阶段(2013年10月31日2013年12月)序号日期任务负责人备注472013.10.312013.12.1年会会后咨询与服务张洋482013.11.5发布年会新闻稿赵颖官网、微博更新492013.10.312013.11.10会后活动张雨婷502013.11.12年会工作组庆功宴赵颖512013.11.15物资整理归还张雅华522013.11.16年会财务清算张雅华532013.11.20财务总结张雅华5

28、42013.11.25总结大会张洋官网、微博更新552013.12.3后期资料整理张洋六、年会会期议程日期主题时间内容主讲人员地点2013.10.27注册8:00-19:00会议注册黄龙饭店南门欢迎晚宴18:00-20:30欢迎晚宴钻石宫2013.10.28未来20年旅游发展的趋势中国与世界的机遇8:30-12:00会议注册酒店南门大厅9:00-9:30年会开幕式邵琪伟（中国旅游协会会长）珍珠厅9:30-11:00参观展览水晶宫11:30-13:30自助午餐自助餐厅探索与讨论：中国旅游未来发展的重大问题14:00-15:00主题发言张坚钟（国家旅游局综合协调司司长）吴向明（浙江工业大学旅游管理

29、系教授）珍珠厅15:00-15:15茶歇15:15-16:15主题发言戴 斌（中国旅游研究院副院长）赵金勇（浙江省旅游局局长）珍珠厅16:15-17:20交流讨论珍珠厅18:00-21:30自助晚宴（专题演出）钻石宫2013.10.29探索与讨论：海岛旅游开发的前景与问题8:30-9:30学术报告会蒋齐康（中国旅游协会秘书长）宋 瑞（中国社会科学院旅游研究中心秘书长）珍珠厅9:30-9:50茶歇9:50-11:20学术报告会吴必虎（北京大学旅游研究与规划中心主任）珍珠厅11:30-13:30自助午餐探索与讨论：在全球旅游背景下，中国旅游发展的趋势14:00-15:30工作研讨会珍珠厅15:30

30、-15:50茶歇15:50-17:30工作研讨会珍珠厅17:30-20:30自助晚餐VIP晚宴龙吟阁VIP观看印象西湖演出西湖2013.10.302013年中国旅游发展状况8:30-9:30表彰大会叶建国（浙江省旅游局副局长）珍珠厅9:30-9:50茶歇9:50-11:20年度总结大会杜强（中国旅游协会副会长）珍珠厅11:30-13:30欢送午宴钻石宫14:00-16:00记者招待会珍珠厅七、年会财务预算会议预算：支出项单价/元单位数量合计/元使用方网站创建维护20000个120000秘书处工作人员服装25件401000后勤组线上图文宣传200次102000秘书处线下实物宣传50000秘书处与

31、会者参会材料25份2205500签到组宴会厅（钻石宫）及内部装饰15000场345000餐饮组展厅（水晶宫）及内部装饰25000天4100000展厅组会议厅（珍珠厅）及内部装饰10000天330000会场组展台劳务500人2010000展厅组档案袋、夹子、胸牌10份2202200签到组Vip客房2500间1537500客房组工作房1000间55000指挥团演员酬薪150000演出组演出舞美20000演出组茶歇1500次46000餐饮组客车1000辆/天22000车队欢迎晚宴4000桌2288000餐饮组客房1500间/晚1522500客房组Vip晚宴5000桌15000餐饮组“印象西湖”演出门

32、票300张154500主办方及贵宾总计606200.00财务负责人张洋财务审核（主办方）八、会议接待计划：与会者接待：会前：1、接待准备。10月27日前，在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台(VIP、普通与会者、媒体)、指示牌等。2、签到。10月27日8:0010月28日12:00在黄龙饭店南门大厅安排参会人员签到。（接待组负责将不同类别的与会者带到相应的签到处）3、会议住宿。安排已经完成签到的与会者入住酒店休息，确认房间楼层及房间号，并询问是否有特殊要求。4、欢迎晚宴。10月27日晚18:0021:00在琉璃宫安排欢迎晚宴。 会中：1、准备工作：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，

33、会议演讲稿等会议相关物品。2、会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。3、会议餐饮：根据注册时统计的与会者中的特殊客人（少数名族）的人数，在用餐时为特殊客人提供独立包间，每餐提供清真食物。 10月27日18:0020:30在琉璃宫安排欢迎晚宴 10月28日8:008:55迎宾人员在琉璃宫外站位，引导人员引导与会者入场就坐 11:3013:30在自助餐厅安排与会者用餐（引导组负责引导） 15:3015:50在琉璃宫外的走廊安排茶歇 17:3021:30在自助餐厅安排自助晚餐 10月29日 9:3009:50在琉璃宫外的走廊安排茶歇 11:3013:30在自助餐厅安排与会者在自助

34、餐厅用餐 18:0020:30在琉璃宫安排自助晚宴 10月30日 9:3009:50在琉璃宫外的走廊安排茶歇 11:3013:30在琉璃宫安排欢送午宴对于VIP与会者提供额外的VIP服务：1、 会议接送。根据VIP与会者的参会回执提前统计各VIP航班抵达及离开时间，接待组提前派专车至机场接送。2、 10月28日晚上17:4019:00在龙吟阁（包间）安排贵宾餐。3、 会议娱乐：10月28日 19:2021:00 安排VIP客人观赏印象西湖演出。接待组派专车接送。媒体接待：会前准备1、7月10日前向媒体发出邀请2、9月15日前与受邀的媒体进行确认，告知会议日程安排。3、10月27日8:0010月

35、28日8:30安排媒体在黄龙饭店南门大厅签到。4、10月28日7:308:50接待组将提早抵达会场的媒体人员带到媒体休息室（）休息。5、 用餐。 10月27日18:0020:30在琉璃宫安排欢迎晚宴 10月28日11:3013:30在自助餐厅安排与会者用餐（引导组负责引导） 17:3021:30在自助餐厅安排自助晚餐 10月29日 11:3013:30在自助餐厅安排媒体在自助餐厅用餐 18:0020:30在琉璃宫安排自助晚宴 10月30日 11:3013:00在琉璃宫安排欢送午宴会后记者招待会1、10月30日12:0013:50安排到场的媒体签到 14:0015:00在XX召开记者接待会 15

36、:00-15:20后期跟踪 及时整理采访纪要、挑选图片、关注电视播出时间、报纸发稿时间。一般报纸会在第二天发稿，电视播出的会滞后一天到若干天，需要反复确认时间。所有媒体活动都需存档，一般情况下，平面媒体提供样报；电视、广播媒体的报道提供视频或音频光盘，交由管理部归档。同时，相关媒体报道需在网站、刊历和办公平台上展示通报九、年会宣传计划会议前期1、网络宣传 2012年12月29日开始建会议网站。 2013年1月30日前会议网站准备完毕。中国旅游协会、浙江省旅游局以及浙江工业大学的官网首页均有会议网站的链接。 官方微博定时更新信息2、 发布新闻稿（提前10天联系报社、网络媒体） 2013年2月1日

37、第一次新闻稿发布 2013年4月25日第二次新闻稿发布 2013年6月3日第三次新闻稿发布 2013年8月19日第四次新闻稿发布 2013年10月4日第五次新闻稿发布3、 制作会议宣传资料 与会议相关：宣传手册 与会议举办地相关：介绍杭州景点、美食的小册子3、软性文章和图片：7月10日前联系好旅游杂志、报纸等媒体，刊登会议信息4、户外广告：路边广告牌、市区LED显示屏会议期间1、 黄龙大饭店门口的LED显示屏、展板2、 会议网站信息更新会议后期1、 召开记者招待会在新浪网、搜狐网发布会议成果十、应急管理预案1.防止意外停电：（1）同等条件下，优先选择具有双回电路的会场；（2）会议召开之前，通知

38、、监督会场负责部门进行线路检修。（3）提前通知供电公司做好保电工作。（4）准备好应急灯、应急音响等。（5）如因长时间无法恢复供电导致会议中止，应提前安排足够多的引导人员，确保与会人员有序离开。2.避免信号突然中断：（1）要求有关部门做好例行性检查。（2）线路复杂时，必须要请专家现场指导布线。（3）检查完好的电视设备、电线光缆等，年会召开前要有专人看管，反复调试，在明显处张贴标识，防止误撞、误扯等。3.音响设备损坏：（1）在会议召开前反复调试，达到最佳效果。（2）在有线话筒使用正常的情况下，再准备好两只无线话筒。（3）准备好两种乐曲播放器和两套相对应的音乐载体。4.照明设备的预案：（1）主席台照

39、明设备的灯管提前三分之一的寿命时进行更换。（2）在会前注意观察灯光有无晃抖、昏黄的现象。（3）在会议中如果主席台主灯光熄灭，采取加强侧灯光或者熄灭对应位置的主灯光进行补救。会议结束后，及时检修、更换灯具。5. 桌椅设备的预案：（1）在会议召开前，检查主席台上的桌椅是否牢靠，桌布是否干净。（2）多准备几套桌椅放在会场附近，以防备用。6. 因用电引发的火灾的预案：（1）及时检修线路，防止线路老化。（2）正确用电，持证上岗。（3）会场周围消防器械和消防设施齐全。（4）遇到较大火情时，及时启动消防、交警、治安、医疗联动机制。（5）快速疏导与会人员有序离开会场。7. 因地震引发的安全问题：（1）会务人员

40、劝说与会人员沉着冷静，切忽乱挤乱拥。（2）躲避到桌椅下边去。（3）待地震过后，指挥与会人员安全有序的离开。8. 处理食品卫生的预案：（1）安排卫生防疫部门进驻会场对就餐场所和食品进行检验检疫。（2）如发生单个与会人员食品中毒，联系医疗组进行诊断；（3）如发生群体性食品中毒事件，立即启动公安、医疗、卫生联动机制。9. 处理气候天气异常的预案：（1）提前收集会议期间的天气预报，如有雨雪天气应提前准备好雨具，气温过高过低时应通知做好防暑防寒工作，如预报有有气候灾害时应建议更改路线或推迟会期。（2）会议期间如遇恶劣天气，应以确保人身安全为原则，做好相关服务工作。10. 处理信访稳定问题： （1）会前通知公安、信访安排有关人员到会场值班，严禁无关人员进入会场。 （2）会议期间，如有上访人员在会场外吵闹，通知公安人员立即制止，交与信访局工作人员接访。 （3）如有上访人员闯入会场，公安人员、会务人员应立即将其拖离，按照相关规定进行处罚。（4）如遇集体访在会场外围集聚，启动公安、信访、相关部门的联席工作机制，劝说、引导集体上访人员到市信访局信访大厅反映情况。11.与会主讲人缺席与贵宾情况的预案。会议开始前5分钟，如有贵宾还未到达会场，会务人员及时与有关人员联系，确定该贵宾是否有特殊情况。因突然原因不能参加的，及时撤下座签、会议材料等，并向有关主办方领导汇报。十一、赞助合作计划1、赞助类别及数量