台塑关系企业资材管理规则.docx

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1、台 塑 關 係 企 業 規章編號R00001 分發序號資 材 管 理 規 則制定部門： 總管理處總經理室中華民國84年10月1日編印目 錄 章 頁 別 次第一章總則 1.1目的- - 1.2適用範圍- - 1.3材料之分類及編號- - 1.4材料編號及規格代號設(修)訂- -第二章 請 購 2.1請購作業- - 2.2請購核決權限- - 2.3請購作業變更- - 2.4配合交貨作業- -第三章 採 購 3.1採購部門- - 3.2採購方式- - 3.3供應廠商選定- - 3.4採購作業期限- - 3.5詢議價作業- - 3.6採購核決- - 3.7訂購作業- - 3.8訂購作業變更- - 3.

2、9採購進度及交期管制- - 3.10 進口事務- - 3.11 報關作業- -第四章 收料 4.1收料作業- - 4.2超交處理- - 4.3短交處理- - 4.4受贈品收料- -第五章 品質檢驗 5.1檢驗規範制定- - 5.2檢驗部門- - 5.3取樣及送驗作業- - 5.4檢驗期限- - 5.5檢驗結果之處理- - 5.6檢驗進度管制- - 5.7庫存材料複驗- -第六章 付 款 6.1整理付款- - 6.2付款審核及進度管制- - 6.3扣款案件處理- -第七章 領料、退料 7.1領料- - 7.2以舊換新- - 7.3退料、繳庫- -資材管理規則 年月日第次修訂目 錄 章 頁 別 次

3、 第八章 材料之調撥、交運及借入、借出 8.1調撥作業- - 8.2交運作業- - 8.3材料借入及借出- -第九章 滯料處理 9.1滯料定義- - 9.2滯料處理- -第十章 回收料處理10.1回收料定義- 10-10.2回收料處理- 10-第十一章盤 點11.1盤點時機- 11-11.2自主盤點及異常處理- 11-11.3抽點- 11-第十二章料庫管理12.1料庫儲存規劃- 12-第十三章附 則13.1實施與修訂- 13-附 表附表一材料基礎資料表- -附表二工程材料編號暨規格化申請表- -附表三合約材料編號申請表- -附表四請購單- -附表五訂購單(紙箱專用)- -附表六規格說明書(中文

4、)- -附表七規格說明書(英文)- -附表八報價內容確認單- -10附表九訂購單(零星材料)- -11附表十訂購單(零購)- -12附表十一採購事務洽辦單- -13附表十二比價表- -14附表十三採購記錄表- -15附表十四設備選購分析表- -16附表十五採購呈核表(內購)- -17附表十六採購呈核表(外購)- -18附表十七採購明細單(內購)- -19附表十八採購明細單(外購)- -20附表十九訂購通知- -21附表二十逾期催辦單- -22附表二十一催交單- -23附表二十二交期變更反應單- -24附表二十三報關指示單- -25附表二十四收料單(內購)- -26附表二十五收料單(外購)- -

5、27資材管理規則 年月日第次修訂目 錄 章 頁 別 次附表 - -附表二十六索賠處理單- -28附表二十七繳庫單- -29附表二十八材料檢驗表- -30附表二十九檢驗通知單- -31附表三十交貨品質異常聯絡單- -32附表三十一付款金額異常反應單- -33附表三十二付款進度異常反應單- -34附表三十三領料清單- -35附表三十四發料單- -36附表三十五盤點表- -37附表三十六領料單(人工)- -38附表三十七領料單(工程)- -39附表三十八工具保管明細表- -40附表三十九舊品清單- -41附表四十舊品催繳單- -42附表四十一材料調撥單(經廠門)(立案聯)- -43附表四十二材料調撥

6、單(經廠門)(出廠門聯)- -44附表四十三材料調撥單(廠內)- -45附表四十四材料交運單(立案聯)- -46附表四十五材料交運單(出廠門聯)- -47附表四十六盤點差異表- -48附表四十七材料使用結算表- -49附表四十八盤點催辦單- -50附 件附件一採購作業處理期限- -附件二非常備材料開單作業方式- -附件三公賣品項目- -附件四料位編號原則- -資材管理規則 年月日第次修訂第一章 總 則1.1 目的為使本企業之資材管理有所遵循，俾能適時提供適質、適量、適價之材料，並對滯廢料做適當之處理，特訂定本規則。1.2 適用範圍凡材料之請購、採購、收料、檢驗、付款、領退料、調撥、借出入、滯廢

7、料處理、盤點及料庫管理，均適用本規則。1.3 材料之分類及編號為便利材料之管理運用，各項材料應依性質別及使用特性分類，並設定統一之材料編號及規格代號。材料分類原則：A.依材料性質分類：將材料分為專業原料、化學材料、建築材料、金屬五金、螺栓類、管及配件、管接頭、閥類、機械材料、電機材料、儀器類、工具類、包裝雜項、公用機械、專業機械等十五大類。B.依使用特性分類：將材料分為常備材料、非常備材料及零星材料三大類。a.常備材料：經常使用之原物料及需備庫存之備品。b.非常備材料：非經常使用，針對特殊用途，於需要時始提出請購之材料。c.零星材料：單價100元以下，且廠處月用金額在5,000元以下之材料，項

8、目由各公司訂定。材料編號原則：以材料（含設備）英文名稱之前三位字母加上阿拉伯數字當作料號，其編號原則如下：A.專業原料：材料編號共六位，第一三位為材料類別，第四位起為流水號。B.一般材料：材料編號共八位，第一三位為材料類別，資材管理規則 - 年 月 日第 次修訂第四五位為材料項目，第六位起為流水號。C.公用機械：材料編號共十位，第一三位為設備類別，第四五位為設備名稱，第六七位為廠牌型式，第八位起為備品編號，但主機僅編至第七位。D.專業機械：材料編號共十位，第一三位為製程別，第四五位為設備名稱，第六七位為廠牌型式，第八位起為備品編號，但主機僅編至第七位。規格代號編號原則：為方便料號之填寫、查詢及

9、運用，特依各類材料之品名規格制訂規格代號之編訂原則，並建立材料編號與規格代號對照檔以供使用。A.材料規格代號分為一般材料類及專業設備、備品類二種。B.其編號原則屬一般材料類之規格代號共20位數，專業設備及備品類之規格代號共13位數。1.4 材料編號及規格代號設（修）訂：總管理處總經理室應設訂各類材料之材料編號及規格代號編號原則並編訂印製材料規格表，以供各部門據以遵循。新增材料擬增編料號時，總管理處總經理室應依申請部門送達之材料基礎資料表（表號：R0000101）或工程材料編號暨規格化申請表（表號：E0001003）或合約材料編號申請表（表號：R0001301）辦理料號之編審及建檔，並定期公佈新

10、增之材料規格表，但專業機械材料則由事業部經理室自行編訂料號後，再送總管理處總經理室審查並建檔。為使本企業各部門對材料編號及規格代號之編填與使用有所遵循，有關新增材料之料號申請依材料編號編審作業資材管理規則 - 年 月 日第 次修訂辦法之規定辦理。資材管理規則 - 年 月 日第 次修訂第二章 請 購2.1 請購作業常備材料：A.納入存量管制者，由電腦依請購基準自動產生採購資料直接傳真詢價；但須附圖或規範者，即於各公司列印請購單（表號：R0000102），再檢附上述資料併送採購部辦理詢價，有關作業細節依存量管制作業辦法之規定辦理。B.未納入存量管制者，須配合政策性採購時，比照非常備材料之開單作業辦

11、理。非常備材料：A.請購部門應參照採購部制訂之採購作業處理期限（附件一），適時自行將請購資料輸入電腦開立請購單（開單作業方式詳附件二），經依請購核決權限呈准後，送採購部辦理詢價；但請購瓦楞紙箱時則應開立訂購單（紙箱專用）（表號：R0000104）提出請購。B.設備類請購案件，請購人員應研判該設備是否適辦投資抵減，於輸入請購資料時，一併輸入投資抵減註記。屬適辦投資抵減者，請購單依請購核決權限呈准後，送採購部辦理詢價；屬不適辦投資抵減者，請購人員應將該請購案送事業部投抵專人，經審核後確實不適辦投資抵減者，投抵專人應於請購單上簽認並輸入覆核註記，依請購核決權限呈准後，再送採購部辦理詢價。C.請購設備

12、時，保固期間所需之備品由廠商無償供應，保固期滿需用之備品亦免隨主機一起購買，請購部門應檢附規格說明書（表號：中文版R0000106、英文版R0OOO107）詳列規格項目（含運轉條件）、品質標準及檢附報價內容確認單（表號：R0000155），並視需要資材管理規則 - 年 月 日第 次修訂於請購單填註需用之技術資料（如設備規格書、操作說明書或維修手冊等）、人員訓練方式、保固條件、驗收方式及將來委託廠商維修之費用等有關條件，俾供採購部門併入詢議價及訂購時列入採購合約。D.請購鍋爐、壓力容器、高壓氣體設備及起重升降機具等法定危險機械、設備時，請購部門應於報價內容確認單載明供應商需提供之各項證明文件，經

13、會簽設備使用部門之廠（處）工安人員審核正確性及加蓋審核專用章並呈廠（處）長核簽後，再送採購部辦理詢價，採購部接件後，若發現未依規定辦理者，即予退件。E.請購材料屬接受政府機關補助之採購案件，如補助比率大於，且補助金額超過萬元者，於輸入請購資料時，應一併輸入付屬代號3A及預算金額後，再將請購單送採購部辦理。零星材料：由請領部門依零星材料請領作業辦法之規定，設定補充週期及補充基準，定期由電腦列印訂購單（表號：R0000105）辦理訂購。單項採購金額在2,000元以下之非常備材料（不含個人保管工、文具），由請購部門開立訂購單（表號：R0000108）呈課長核准（但零星材料及存管材料應說明原因呈廠處長

14、）後，送地區管理處採購專人辦理詢訂購。若配合急用者，得由使用部門自行採購，免開訂購單。表單：A.廠區使用表單：a.電腦表單（或報表）屬全企業通用或公司通用者，由各公司資材（儲運）處設定存量管制；屬事業部廠處專用者，由各廠處設定存量管制；請購單開立後，由資材（儲運）處資材管理規則 - 年月日第次修訂或廠處檢附表單樣本，送採購部辦理訂購。b.人工表單屬全企業通用或公司通用者，各使用部門於每年三、六、九、十二月日前預估未來三個月用量後，開立訂購單（零購），送資材課彙總後轉填訂購單（零購），經檢附表單樣本後，向地區合約廠商訂購。屬事業部廠處專用者，各使用部門於每年三、六九、十二月日前預估未來三個月用量

15、後，開立訂購單（零購）並自行檢附表單樣本，送資材課彙集後，向地區合約廠商訂購。B.台塑大樓使用表單：屬台塑大樓文具及事務用品請領作業辦法所規定之表單項目，依台塑大樓文具及事務用品請領作業辦法之規定辦理。其餘屬電腦表單者，由使用部門以非常備方式開單請購；屬人工表單者，由使用部門自行向合約廠商訂購，免開訂購單，再以單據粘貼單報銷。書報雜誌、賀奠禮品、茶點飲料及刻印、打字等庶務用品，免開請購單，由使用部門自行採購。但訂有合約採購項目者，應向合約廠商訂購。外購案件，凡符合申請同一稅則、減免貨物稅或免進口關稅等條件者，請購部門應依進口機器設備申請稅捐減免作業辦法之規定辦理。請購材料（設備）需直接由供應廠

16、商送往組裝廠商組裝時，請購部門應於主機請購單用途欄註明組裝材料之請購案號（如同時請購馬達及風車，訂購後由馬達廠商直接送交風車廠商組裝時，請購部門應於風車之請購單用途欄註明馬達之請購案號）。請購案件若有特殊要求者（如訂購前需先確認規格、數量資材管理規則 - 年月日第次修訂等），請購部門應以決購前送會簽之附屬代號於請購單註明，俾採購部於決購前先會簽請購部門。需試車檢驗之設備，請購部門應於請購單用途欄註明試車檢驗；若同一機種設備一次請購多套且需由廠商先製交一套，待試車合格始可交清其餘數量者，應同時於請購單註明交貨方式。2.2 請購核決權限存量管制材料及預算（或預購）已呈准之工程材料，由電腦開立之請購

17、單，免請購核決。人工輸入請購資料再由電腦開立之請購單，均須依請購核決權限呈核。屬緊急採購者需於請購單上註明原因，呈經理核決。2.3 請購作業變更工程材料：工程因設計、預算變更，致須減少用料數量或變更需要日、交貨地點者，請購部門應輸入請購變更資料；但工程變更後用料數量增加時，應依工程管理規則之規定，另案開立請購單辦理備料。非工程材料：已請購尚未訂購之材料，若因用料計劃變更而需減少請購量或變更需要日、交貨庫者，請購部門應填寫採購事務洽辦單（表號：R0000109），呈廠處長核准後輸入請購變更資料。但屬追加請購量者，請購部門應填寫採購事務洽辦單並註明原請購案號，依追加數量後預估總金額之請購核決權限呈

18、准後，送採購部併原案一起議購。2.4 配合交貨作業請購之材料若因配合產銷計劃或工程進度而須採取配合交貨者，請購部門於輸入請購資料時，應同時輸入第一批之需資材管理規則 - 年月日第次修訂要日及配合交貨註記，俾於傳真廠商之訂購通知加註配合交貨條件，並由請購部門管制適時通知廠商交貨。資材管理規則 - 年月日第次修訂第三章 採 購3.1 採購部門各公司除因特殊需要事先呈總管理處總經理核准之材料項目，得指定部門自行辦理採購外，其餘採購案件由總管理處採購部統一辦理。企業內（含南亞指定之經銷商）產品之購撥案件，除原料得由請購部門經理室或公司指定部門辦理外，其餘案件一律由採購部辦理。須直接向公營機關購買之公賣

19、品，由各公司指定部門辦理（其項目如附件三）。凡屬呈准由公司指定部門辦理採購之材料項目，各公司（總）經理室應予建檔。3.2 採購方式採購部應依材料使用狀況、用量大小、採購頻率、市場供需狀況、交易習慣及價格之穩定性等因素，選擇最有利之採購方式進行採購：集中計畫採購：凡本企業通用性材料，以集中計畫辦理採購較為有利者，採購部應通知各公司依計畫提出請購，俾集中辦理採購。合約採購：經常使用之材料，採購部應事先選定廠商，議定供應價格及交易條件，辦理合約採購，以確保料源，簡化採購作業。一般採購：除本條、項之採購方式外，採購部門應依請購單逐案辦理詢議價作業。3.3 供應廠商選定為穩定本企業用料品質、確保料源，並

20、促進廠商之充分競爭，採購部應對經常採購之材料，瞭解其專業製造廠之設備規模、製造方法、品質管制情形，並參考其銷售實績，資材管理規則 - 年 月 日第 次修訂選定符合本企業要求之廠商做為採購對象。若製造廠商無法直接供應時，採購部應瞭解其代理商之技術服務能力及銷售實績，選定符合本企業要求之廠商做為採購對象。有關供應廠商之開發、廠商資料之建立與應用及廠商評核作業依供應廠商暨對抗品開發作業辦法之規定辦理。3.4 採購作業期限為掌握適當採購時機，採購部應依採購地區、材料類別及市場供需，訂定採購作業處理期限，供各部門據以適時提出請購，並作為採購作業進度管制之依據。採購部應配合請購單之需要日，辦理採購作業，以

21、確保用料時效。3.5 詢議價作業屬由電腦依請購基準產生採購資料及採購部接獲請購單輸入接件始產生採購資料之案件，若其品名規格明確者，即由電腦依設定之材料別供應廠商，自動傳真詢價；但須附圖或規範之案件，則由電腦列印詢價單後，檢附圖面或請購規範郵寄詢價。採購部應設置開標專用之31格開標專用箱，於收到廠商寄來之報價單後，依報價信封上之報價截止日分別將報價單投入專用箱內，並於報價截止日之次二日上午隨機指派採購助理人員進行開標。開標後，採購助理人員應將所有報價廠商之價格、廠牌型號、交貨日數、付款及交貨條件等輸入電腦，連同連線廠商自行輸入之報價資料列印比價表（表號：R0000110）及採購記錄表（表號：R0

22、000111）後，送採購主辦研判，當最低報價廠商之價格不高於前批購價時，即逕行決購。需要議價時，應參考過去採購記錄，優先向資材管理規則 - 年 月 日第 次修訂最低報價廠商議購。採購主辦人員應要求廠商於我方要求之報價期限內提出報價，以確保採購作業時效及公平性，對逾期報價之案件，一律不予受理（但呈採購組長核准者除外）。廠商提供替代品或其報價規格須經請購部門確認者，採購部應檢附資料或樣品，會請購部門確認後，再行議購。外購案件應直接向國外製造商或供應商詢價，若透過國內代理商報價者，採購主辦人員應要求代理商轉送國外製造商或供應商原始報價資料。採購案件開標後，若因設備規格複雜，致各廠商所報規格互有差異，

23、需會請購部門評估選購之案件，採購部即將各廠商所報規格資料送請購部門會簽選購。請購部門應將各廠商所報規格項目及品質條件填入設備選購分析表（表號：R0000154），經評估各廠商之適用性並擬訂選購順序，呈經理核簽後連同廠商所報規格資料送回採購部憑以議購。採購案件開標後，若廠商報價規格與請購規格不同，但經確認仍可符合要求者，或會簽時請購部門主動修改請購規格時，為求各廠商公平競爭及比價基準一致，採購組長認有必要時，應要求採購主辦人員依確認或修改後之規格，重新辦理詢價。屬須預付訂金之採購案件，採購主辦人員應於比價表內註明付款代號及付款比率，並須向廠商取得等值之擔保。若廠商要求預付款金額超過訂購金額之八成

24、或無法提供擔保品者，採購主辦人員應於採購呈核表上註明原因，經依訂購核決權限呈准後再據以辦理。採購部擬辦合約採購時應以通信招標方式辦理，且為確保合理之採購價格，採購部亦應隨時調查市場行情及供需狀資材管理規則 -年月日第次修訂況，遇有變動時，應即重新詢議價後辦理調整。3.6 採購核決採購人員議價後，應將議後結果：含廠牌、價格、付款條件、預付訂金、代用品之規格料號、交期、報價有效期限、擬購廠商（有最小包裝量之材料應加註訂購量）等資料填入比價表，經輸入電腦列印採購呈核表（表號：R0000112、R0000113）（屬一單多品者加印採購明細單表號：R0000114、R0000115）後，併詢議價資料等，

25、依規定之訂購核決權限呈准後辦理訂購。工程案件為配合工程趕工需要，以採購方式辦理者，採購部於呈准訂購後，免辦訂購手續，應將全案資料轉請工程部門補建預算及發包等電腦相關資料，俾納入工程估驗付款作業。3.7 訂購作業採購呈核表呈准後，採購部應將公司、請購案號輸入電腦，並以訂購通知（表號：R0000116）（內購）或訂購確認單（外購）向廠商訂購。屬訂購設備、需預付訂金、保固或投資抵減之案件，應訂立買賣合約書（內購）。並於訂約前，先將買賣合約書（或訂購確認單）草稿及呈准訂購之採購呈核表（影本）送請購部門逐項確認合約內容（但投資抵減案件免送確認），經呈經理核簽後送回採購部憑以向廠商訂約。訂購後採購部應將採

26、購呈核表寄送會計部門（但公賣品及企業內購撥原料案件免寄送，由採購部門自存），供審核訂購核決權限之正確性；另將決購廠商之圖面（或型錄）、規格說明書（YESNO FORM）、買賣合約書（或訂購確認單）等資料一併寄送資材料庫，供收料後辦理檢驗用（但瓦楞紙箱專用之訂購單則於輸入資材管理規則 -年月日第次修訂訂購資料後，逕寄資材料庫待辦收料）。設備類請購單若有特別註明試車檢驗及交貨方式者，採購經辦人員應於買賣合約書明訂安裝及試車之日數及安裝（或試車）逾期之罰扣辦法與交貨方式。材料（設備）須直接送交指定廠商組裝再行交運進廠之案件，採購部應於訂購時通知交貨廠商於發票及送貨單上註明請購案號並請其交貨後將發票及

27、指定廠商簽收並加蓋公司章之送貨單一併寄送資材課。合約採購材料由電腦直接傳真廠商訂購，零星材料逕於採購部列印訂購單向合約廠商訂購。廠區各部門使用之表單（納入存量管制者除外），由廠區資材課以訂購單（零購）檢附表單樣本向合約廠商辦理訂購；但台塑大樓則由使用部門自行向合約廠商訂購，免開訂購單。以暫借款（預付）採購之內購案件，採購部門應於採購呈核表上加蓋暫借（預付）購料款章。外購材料列屬經濟部商品檢驗局應施檢驗商品目錄管制之物品，採購部於訂購後應要求廠商於裝船時提供出廠檢驗報告，並應於到港日前辦妥免驗證明。3.8 訂購作業變更工程材料：工程材料訂購後，因設計、預算變更，致須減少用料數量或變更需要日、交貨

28、地點者，請購部門應輸入訂購變更資料，電腦即將變更資料傳真廠商配合辦理變更事宜。但工程變更後用料數量增加時，應依工程管理規則之規定，另案開立請購單辦理備料。非工程材料：已訂購之材料，若因用料計劃變更而需減少訂購量或變更資材管理規則 -年月日第次修訂約交日、交貨庫者，請購部門應填寫採購事務洽辦單，呈廠處長核准後輸入訂購變更資料，俾傳真通知廠商配合辦理。但因故須追加訂購量時，請購部門應依請購作業之規定，重新開單請購。凡經呈准訂購之案件，若因故改購，致須變更訂購廠商或單價時，採購人員應輸入公司、請購案號後重新列印比價表，並參考該表列示之各家廠商報價資料進行改購（如逕向次低價廠商議購或再增詢其他廠商），

29、並將擬購廠商、單價、約交日填入比價表，經呈採購組長核簽後，再將擬改購資料重新輸入並列印採購呈核表，經依核決權限呈准後辦理訂購作業；改購後之採購呈核表仍應送會計部門，屬訂購金額超過二萬元以上者，會計部門應審核訂購核決權限之正確性及輸入核決註記。若非屬改購案件，但配合請購部門要求而須變更公司事業部、工程編號、交貨庫別、交期、訂購料號、數量追減等資料者，不論原訂購金額多寡，均由採購部逕行輸入更改訂購資料。凡經呈准改購或訂購資料變更之案件，採購人員須再輸入訂購資料，並於資材料庫列印新的收料單待辦收料。3.9 採購進度及交期管制採購部應依材料別及內、外購別，設定詢價、議價、會簽、訂購、圖面提供等五個管制點（屬投資抵減案件另管制投抵文件提供進度，屬免稅案件另管制免稅文件提供進度），將採購進度納入電腦管制，各階段作業逾期時，即列印逾期催辦單（表號：R0000118），送異常發生部門跟催處理。採購部於辦理訂購後，應分成約交（內購）及開狀、裝船（外購）等管制點，將交期納入電腦管制。逾期時由電腦資材管理規則 -年月日第次修訂以催交單（表號：R0000119）傳真（或寄送）廠商向其催交。存