电网公司建设项目档案管理工作手册.doc
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1、广东电网公司建设项目档案管理工作手册(试行)广东电网公司办公室二七年六月目 录一、国家、行业关于建设项目档案工作依据性文件1二、建设项目档案工作组织建设1三、建设项目档案工作业务建设1(一)电网工程项目文件形成流向1(二)电网工程项目档案工作流程3(三)工作流程的7个环节及其具体内容3A、项目文件管理前期工作3 1. 明确合同条款3 2. 项目文件现场保管条件4 3. 档案工作交底记录4 4. 业务培训8B、收集归档8 1. 收集原则8 2. 收集要求8 3. 收集对象8 4. 收集方法9 5.工程项目文件归档范围、分类、保管期限参照表10C、整理组卷的要求42 1. 立卷原则42 2. 卷内
2、文件排列43 3. 案卷的编目43 4. 案卷的装订46 5. 装具规格及制成材料46 6. 声像档案立卷47 7. 电子项目文件的管理47D、中间检查54 1. 主要内容54 2. 检查形式及对象54 3. 检查反馈意见内容及格式54 4. 检查次数及时间57E、移交58 1. 移交阶段的划分58 2. 移交程序59F、审查验收62 1. 提出验收申请62 2. 组织验收62G、档案接收62 1. 依据文件62 2. 清点核对工作622广东电网公司建设项目档案管理工作手册(试行)一、国家、电力行业关于建设项目档案工作依据性文件参见广东电网公司建设项目档案管理办法第4条。二、建设项目档案工作组
3、织建设参见广东电网公司建设项目档案管理办法第7.1条。三、建设项目档案工作业务建设(一)电网工程项目文件形成与归档流向归档文件材料的形成流向按项目建设管理程序分为项目前期准备阶段、施工(管理)阶段、竣工验收阶段、技改阶段,各阶段产生的归档文件的收集由各阶段项目管理部门负责。各阶段文件形成及项目管理全过程的文件流向以图表示如下:1.过程流向:立项、可研、规划用地许可等文件材料(规划部门)勘察、初步设计、施工图设计文件材料(设计部门)设计、施工、监理招投标及合同;征地文件等(工程项目管理部门)00部门)设备招投标、订货合同及涉外文件等(物流中心)(物流中心工程项目管理部门项目前期准备阶段: 施工(
4、管理)阶段:施工文件、设备文件(施工单位)监理文件(监理单位)工程项目管理部门 竣工验收阶段:a: b:工程决算(财务部/经营部)竣工验收文件(施工单位)(监理单位)工程项目管理部门档案部门技改阶段:技改文件(技改工程施工单位)生产技术部 项目管理全过程:与上级机构往来的管理性文件工程项目管理部门本单位(建设单位)产生的管理性文件与各参建单位往来的管理性文件 2.整体流向:生产技术部工程项目管理部门档案部门参建单位工程项目部参建单位档案管理部门(二)工程项目档案工作流程,具体内容见广东电网公司建设项目档案管理办法附录A。(三)工作流程的7个环节及其具体内容A 项目文件管理前期工作1 明确合同关
5、于档案工作的条款。建设单位在与参建单位签订设计、施工、监理、设备订货等合同时,应在合同条款中明确规定档案工作的内容,包括:1.1 要求各参建单位必须严格执行国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范(DA/T28-2002)、广东电网公司建设项目档案管理办法及手册。确保文件材料齐全、完整、准确。1.2 明确合同约定方必须在项目竣工投运三个月内,移交一套项目归档文件原件至建设单位工程管理部门,同时提交与文字、图纸档案目录相一致的OAK工程档案管理软件采集的数据。1.3 在合同中明确归档文件材料必须经建设单位验收合格后,才能向参建单位支付质量保证金。2 项目文件现场保管条件项目管理部门在工程立项后
6、必须按手册第三.(三).B.4.1条关于“文件的收集要求”配备文件收集袋(盒)及专用文件柜,并在文件保管现场采取防火、防潮、防虫、防盗等措施,确保项目文件的安全。3 档案工作交底记录3.1 项目建设单位档案管理部门在工程立项后对项目管理部门进行交底;3.2 项目建设单位项目管理部门在工程开工后对参建单位进行交底;3.3 项目参建单位档案管理部门在工程开工后对工程项目管理部进行交底。具体表格如下:工程档案工作交底记录(适用于建设单位档案管理部门对项目管理部门)工程名称编 号交 底 人时间年 月 日参 加 人员 名 单交底内容1.该工程目录号: ;工程代号:2.项目管理部门(生产技术部)需提交一套
7、完整、准确、系统的档案原件到档案管理部门。3.竣工档案按手册:第三.(三).B条进行收集;第三.(三).B.5条工程项目文件归档范围、分类、保管期限表进行分类;第三.(三).C条进行整理;第三.(三).E条进行移交。4.竣工图编制要求。5.声像档案按本单位声像管理办法进行整理和移交。工程档案工作交底记录(适用于项目管理部门-参建单位交底)工程名称编 号交 底 人时间年 月 日参 加 人员 名 单交底内容1.该工程目录号: ;工程代号:2.参建单位需按合同提交X套的竣工资料给建设单位,其中保证一套完整、准确、系统的档案原件提交给项目建设单位。3.竣工档案按手册:第三.(三).B条进行收集;第三.
8、(三).B.5条工程项目文件归档范围、分类、保管期限表分类;第三.(三).C条进行整理;第三.(三).E条进行移交; 4.竣工图编制要求。5.声像档案按本单位声像管理办法进行整理和移交。工程档案工作交底记录(适用于参建单位档案管理部门对工程项目管理部)工程名称编 号交 底 人时间年 月 日参 加 人员 名 单交底内容1.交建设单位的项目文件材料按建设单位的要求进行分类、整理及移交。2.交本单位档案保管部门一套竣工档案。3. 竣工档案按手册:第三.(三).B条进行收集;第三.(三).B.5条工程项目文件归档范围、分类、保管期限表进行分类;第三.(三).C条进行整理;第三.(三).E条进行移交。
9、4.声像档案按本单位声像管理办法进行整理和移交。4 业务培训培训时间培训对象组织部门培训内容培训方式工程立项后项目管理部门、财务部门文件管理人员档案部门项目文件管理人员的工作职责;文件的归档收集要求;文件整理组卷要求;文件审查验收要求;文件的移交手续;OAK工程档案管理(单机版)软件的应用等。发放广东电网公司建设项目档案管理办法及手册。举办培训班、一对一培训档案员对项目管理部门文件管理人员进行技术交底后规划部门、设计部门、和物流中心文件管理人员项目管理部门工程开工施工、监理单位文件管理人员项目管理部门B 收集归档项目文件材料收集的基本原则、要求和方法1 收集原则。归档文件材料必须能准确反映项目
10、建设各阶段活动的真实记录。2 收集要求2.1 齐全率。文件材料必须收集齐全、完整。2.2 文件收集的质量要求。2.2.1 归档文件材料应以原件归档,一般不使用复印件,红头文件业主、抄送单位除外。2.2.2 归档文件材料幅面要求采用A4纸(297210mm)尺寸。2.2.3文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求,严禁使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸书写和签批,热感传真纸应复印后归档。3 收集对象。包括各种载体文件、图表及照片、录像带、录音带等。4 收集方法4.1 拟定案卷主题及分类号收集袋是项目各阶段的管理部门及参建单位在文件收集过程中所使用的用以分门别类装放文件的袋子(盒)。参照手
11、册第三.(三).B.5条工程项目文件归档范围、分类、保管期限参照表拟出案卷主题,标示在文件袋上即可形成收集袋。各单位在文件收集过程中将文件按案卷主题放入袋中即可。4.2 建立归档文件关联表归档文件关联表是指在项目管理过程中,将工程竣工投运前各阶段形成的应归档的管理性文件形成关联关系表格(格式见附件)。即项目建设各有关单位(规划部、工程部、物流中心、生产技术部)在工程建设过程中做好关联表的填写工作,工程竣工投运后,各单位将关联表连同归档文件一并移交档案部门归档。归档文件关联表序号责任者文号文件题名页数档号备注5 电网工程项目文件归档范围、分类、保管期限参照表分类号案卷题名归档文件保管期限收集单位
12、建设单位施工单位 设计单位监理单位运行单位82架空线路工程820工程建设文件8200凭证、合同、协议8200项目投资规划审批文件工程项目投资许可证、规划许可证、建筑工程施工许可证、工程建设报告及批复永久长期建设、设计单位8200环保安全卫生等专项审批文件环境保护、劳动安全、卫生等专项申请、批复永久长期建设、设计单位8200线路工程勘测设计、施工、监理、测试合同线路工程勘测设计、施工、监理、测试、竣工图编制的证明书、合同文件永久长期长期长期建设、施工、设计、监理单位8200线路建设用地补偿问题文件线路对电信线路影响、林业、用地、青赔等问题改造维护、砍伐、承包费用的协议永久建设单位线路走廊、塔基占
13、地、拆迁、林木砍伐等补偿文件、协议、合同等8200线路工程招投标文件线路工程招投标文件、中标通知书永久永久长期永久建设、施工、设计、监理单位8200设备、材料招投标文件线路金具、导线、塔材、绝缘子招投标文件长期建设单位8200设备、材料订货及供货合同线路金具、导线、塔材、绝缘子、避雷器等设备订货及供货合同长期建设单位8201可行性研究、原始调查材料8201总体规划、方案及可行性研究报告总体规划设计、方案设计永久长期建设、设计单位可行性研究报告及其评估、审批文件、会议纪要8201路径审批文件及其合同、协议与规划、土地、林业、公路、铁路、邮电、军事设施、环保、航道管理、建设等有关部门签订的合同及协
14、议永久长期建设、设计单位8201初步设计对邻近电信线路影响及防护措施说明书、图纸初步设计对邻近电信线路影响及防护措施说明书、图纸永久长期建设、设计单位8201地质勘察测绘文件地质勘测报告及成果表永久永久建设、设计单位工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明8201地形、地貌、水文、气象、地震等文件地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录永久长期建设、设计单位水文、气象、地震等其它设计基础8202设计任务书、初步设计8202初步设计阶段文件材料设计任务书、计划任务书及其审批文件、技术设计审查永久永久建设、设计单位工程初步设计及其
15、审批文件8202初步设计阶段图纸及概算书初步设计综合图及说明书、主要设备材料清册永久永久建设、设计单位工程初步设计概算书及审查后调整概算书8203施工图设计8203工程设计计算书工程设计计算书长期长期建设、设计单位8203关键技术试验关键技术试验永久永久建设、设计单位8203施工图设计阶段概预算书等施工图概、预算书、调整概算书及批复永久长期建设、设计、施工单位设计变更增加费用预算书8203施工图设计阶段总的部分施工图设计阶段产生的施工图设计说明书(施工图设计总的部分)长期长期建设、设计单位8203施工组织设计及施工图会审纪要施工组织设计及审批、施工图会审纪要、安全及质量策划书及其审批表长期长期
16、建设、施工单位8203基础、立塔、架线施工技术措施/方案等基础施工方案及报审表杆塔组立施工方案及报审表架线施工方案及报审表长期长期建设、施工单位8203工程设计变更通知及工程联系单设计变更通知一览表、设计变更通知单、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等永久长期长期建设、施工、设计单位8204杆塔及基础施工文件材料8204工程开工文件及技术交底记录工程开工报审文件、技术交底记录长期长期建设、施工单位8204特殊工种人员及主要工器具报审特殊工种人员及主要工器具报审、特殊工种人员上岗证复印件长期建设单位8204桩基低压变动测报告桩基低压变动测报告永久永久建设、设计单
17、位8204路径复测、基础分坑及开挖检查记录表路径复测记录表长期长期施工单位普通基础和拉线基础分坑及开挖检查记录表8204杆塔基础检查及评级记录表杆塔基础检查及评级记录表长期长期建设、施工单位事故处理报告8204杆塔组立检查及评级记录表杆塔组立检查及评级记录表长期长期建设、施工单位事故处理报告8204基础施工原材料出厂合格证及抽样检验报告1、主要工程材料报审表2、基础钢筋出厂合格证3、基础钢筋力学性能、工艺性能检验报告4、基础地脚螺栓检测报告5、钢材质量证明书及检验报告6、水泥出厂合格证7、水泥物理性能分批检验报告8、砂检验报告9、碎石或卵石检验报告10、水抽样化验单11、混凝土添加剂出厂合格证
18、及试验报告12、降阻剂出厂检验单长期长期建设、施工单位8204基础工程试验报告1、混凝土配合比设计报告2、混凝土试件强度汇总表3、混凝土试件抗压强度检验报告4、砂浆配合比设计报告5、基桩反射波法检测报告6、验桩报告7、混凝土强度抽芯、回弹试验报告长期长期建设、施工单位8204人工搅拌混凝土申请及基础施工见证表1、人工搅拌混凝土的申请及签证2、基础施工隐蔽工程见证表长期长期建设、施工单位8204杆塔出厂合格证明及材质证明1、杆塔材料厂家资质证书2、铁塔、砼杆出厂合格证3、铁塔、砼杆试装记录4、塔材材质证明5、螺栓、防松罩、拉线等出厂合格证(以上材料由施工单位采购的,施工单位需要存档,否则不用存档
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