某电器公司协同办公系统用户手册案例.docx

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1、国美电器协同办公系统用户手册国美电器协同办公系统用户手册微软（中国）有限公司顾问咨询部2009.7日期版本描述作者07-08-2009V 0.1新建“系统简介、通用流程”吴剑铭、黄成、孙成杰、李海涛07-10-2009V0.2修改通用流程吴剑铭、黄成07-18-2009V0.3修改通用流程吴剑铭07-20-2009V0.4新增业务表单、流程变更吴剑铭07-24-2009V0.5新增流程调整对话框属性、添加大小写转换功能、添加品类表单申请注意点吴剑铭07-26-2009V0.6更新流程调整对话框属性吴剑铭07-27-2009V0.7新增任务分派和分配任务吴剑铭目录1前言61.1编写目的61.2编

2、写范围62系统简介62.1用户登陆62.2主界面62.3导航栏72.3.1表单快速入口72.3.2全文检索92.3.3工作台92.4菜单栏92.4.1待办事项92.4.2已办事项102.4.3通知112.4.4已阅通知122.4.5表单申请132.5个人资料142.5.1个人信息142.5.2个人设置152.5.3催办记录172.6任务分派192.7分派任务213通用流程243.1申请通用流程表单243.2保存表单333.3送签表单353.4审批表单363.5送签并通知403.6送签并传阅423.7加签443.8转签493.9会签523.10并签543.11强制结束563.12退件573.12

3、.1退件573.12.2退件重送583.13撤回593.14交办603.15催办613.16流程跟踪623.17打印653.18附件664交办管理694.1新建交办任务694.2我交办的任务704.3交办给我的任务715流程变更745.1审批环节约束745.2流程调整：环节选项属性765.3修改审批环节765.4增加审批环节795.5删除审批环节826业务表单846.1申请业务表单846.2业务表单注意事项876.2.1电子扩展表876.2.2品类表906.2.3大小写自动转换911 前言1.1 编写目的本文档为国美电器协同办公系统普通用户版用户手册。作为普通用户在验收测试过程的使用指南。1.

4、2 编写范围普通用户版用户手册，包括：工作台、待办事项、已办事项、通知、已阅通知、表单申请、交办管理、个人信息查看与维护、任务分派、分派任务。2 系统简介 2.1 用户登陆【操作说明】1. 用户进入“国美网上办公系统”登录主界面，如图：2. 输入登录名和密码，点击“登录”按钮即可进入“国美网上办公系统”用户界面。2.2 主界面【操作说明】任务分派分派任务个人资料导航条输入“登录名”和“密码”，点击“登陆”按钮进入国美网上办公系统，主界面如下：菜单栏 主界面各功能分布如下：1. 导航条 表单快速入口：通用流程、4个最近使用的业务表单 全文检索：可查询与本人相关的所有表单 工作台：链接到个人门户首

5、页2. 菜单栏 待办事项：待审批的任务 已办事项：已经审批完毕的任务 通知：接收的通知 已阅通知:已经阅读过的通知 表单申请：表单申请入口 交办管理：新建交办任务和交办任务维护3. 个人资料 个人信息：个人信息展示 个人设置：设置列表单页显示条数和审批的常用意见4. 任务分派 人员A：当前用户可将人员A的任务分派给其他人员委托办理5. 分派任务 待办任务1：委托分派给当前用户处理的待办事项2.3 导航栏2.3.1 表单快速入口【功能说明】表单快速入口位于导航栏左边，分为”通用流程”和4个最近使用的业务表单。【操作说明】1. 用户第一次使用系统时，表单快速入口处默认显示“通用流程”，如图： 2.

6、 点击“表单申请-全部表单”进入表单申请页面，点击“保险事项申请单”申请表单。则“保险事项申请单”显示在表单快速入口处。如图： 【项目说明】只记录最近使用的4支业务表单。2.3.2 全文检索【功能说明】可查询与本人有关的所有表单，包括起草的表单，送签的表单和审批结束的表单。【操作说明】1. 输入查询关键字，点击“搜索”按钮即可查询出满足条件的表单，如图：2. 全文检索将在“文件标题、文件编号、拟稿人意见、报送单位”中配对关键字。3. 全文检索的结果列表包括：文件标题、文件编号、拟稿人意见、报送单位、发起时间按、流转状态(如果业务表单无此信息，结果中则为空)。4. 点击“文件标题”可查看表单信息

7、，点击状态后图标“”可查看该表单的流程跟踪图。2.3.3 工作台【操作说明】用户可通过单击”工作台”按钮回到个人门户首页。2.4 菜单栏2.4.1 待办事项【操作说明】点击工作台左侧菜单“待办事项”，进入本人待审批的任务列表，如图：1. 待办事项列表包括：待审批表单、待处理的交办任务、完结交办通知、传阅通知、表单办结通知。2. 审批表单：点击预审批的表单“标题”进入表单，输入审批意见，点击“送签”按钮完成表单审批流程。已经审批完成的表单从“待办事项”列表移入“已办事项”列表。3. 查询功能：可根据“报送单位、标题、发送时间”查询本人待办任务。4. 高级查询：提供更多的查询条件，包括“标题、缓急

8、、表单类别、来自于、目的、发送时间”。5. 更多操作 置顶：选中预置顶的记录，点击更多操作中的“置顶”选项，则该记录显示在列表的第一位。 取消置顶：选中被置顶的记录，点击更多操作中的“取消置顶”选择，则该记录恢复到原始位置。6. 导出功能：可将待办事项列表以Excel和Word格式导出。7. 翻页功能：可通过“、上一页、下一页、跳转到”进行翻页。8. 列表排序：点击列表字段名“缓急、标题、报送单位、来自于、发送时间”可进行排序。2.4.2 已办事项【操作说明】点击工作台左侧菜单“已办事项”，进入本人已经审批的任务列表，如图：1. 已办列表：显示本人所有已经审批并送签的任务。2. 查询功能：可根

9、据“报送单位、标题、办理时间”查询本人已办任务。3. 高级查询：提供更多的查询条件，包括“标题、缓急、表单类别、办理时间”。4. 更多操作： 置顶：选中预置顶的记录，点击更多操作中的“置顶”选项，则该记录显示在列表的第一位。 取消置顶：选中被置顶的记录，点击更多操作中的“取消置顶”选择，则该记录恢复到原始位置。5. 导出功能：可将待办事项列表以Excel和Word格式导出。6. 翻页功能：可通过“、上一页、下一页、跳转到”进行翻页。7. 列表排序：点击列表字段名“缓急、标题、报送单位、状态、办理时间”可进行排序。2.4.3 通知【操作说明】点击工作台左侧菜单“通知”，进入本人通知列表，如图：1

10、. 通知列表：显示本人接收到的所有通知，包括强制结束的通知、文件被撤回和催办通知。2. 查询功能：可根据“报送单位、标题、发送时间”查询通知。3. 高级查询：提供更多的查询条件，包括“标题、表单类别、来自于、目的、发送时间”。4. 更多操作： 置顶：选中预置顶的记录，点击更多操作中的“置顶”选项，则该记录显示在列表的第一位。 取消置顶：选中被置顶的记录，点击更多操作中的“取消置顶”选择，则该记录恢复到原始位置。5. 导出功能：可将待办事项列表以Excel和Word格式导出。6. 翻页功能：可通过“、上一页、下一页、跳转到”进行翻页。7. 列表排序：点击列表字段名“标题、报送单位、来自于、目的”

11、可进行排序。2.4.4 已阅通知【操作说明】点击工作台左侧菜单“已阅通知”，进入本人已阅通知列表，如图：1. 已阅通知列表：显示本人接收到的所有通知，包括强制结束的通知、文件被撤回和催办通知。2. 查询功能：可根据“报送单位、标题、办理时间”查询通知。3. 高级查询：提供更多的查询条件，包括“标题、缓急、表单类别、办理时间”。4. 更多操作： 置顶：选中预置顶的记录，点击更多操作中的“置顶”选项，则该记录显示在列表的第一位。 取消置顶：选中被置顶的记录，点击更多操作中的“取消置顶”选择，则该记录恢复到原始位置。5. 导出功能：可将待办事项列表以Excel和Word格式导出。6. 翻页功能：可通

12、过“、上一页、下一页、跳转到”进行翻页。7. 列表排序：点击列表字段名“缓急、标题、报送单位、状态、办理时间”可进行排序。2.4.5 表单申请【操作说明】1. 点击工作台左侧菜单“表单申请”，则展开表单归口列表，如图：2. 点击具体归口则展开该归口下所有表单。比如，点击“门转中心”右侧列表将显示门转中心下的所有表单，如图：3. 点击具体表单名称即可申请表单。4. 查询功能：可输入关键字进行具体表单查询。2.5 个人资料2.5.1 个人信息【功能说明】提供用户个人信息的展示与维护功能。其中，“姓名、登录名、全路径、各应用中的角色”无法修改，由系统管理员管理维护。“手机号、办公室电话、内外网Ema

13、il、个人签名、即时消息” 等其他信息，用户可维护。【操作说明】1. 查看个人资料：点击“个人资料-个人信息”，弹出个人信息展示窗口，如图：2. 修改个人资料：点击“个人资料-个人信息-修改”，弹出个人信息修改窗口，可对用户的“性别、民族、手机号、办公室电话、出生日期、入职日期、内网Email、外网Email、即时消息、备注”信息进行维护。2.5.2 个人设置【功能说明】对用户个人办公门户进行个性化设置。可设置办公门户中各列表的单页显示条数、审批表单时的常用意见。【操作说明】1. 维护列表显示：点击“个人资料-个人设置”，弹出门户个性化设置窗口，修改后，点击“确定”即可，如下：2. 维护常用意

14、见：在“常用意见”栏中输入审批表单时常用的意见，点击“确定”即可。当输入多个常用意见时，中间以空格分隔。3. 从待办事项列表中打开表单，点击“常见意见”的下拉选择对话框，显示：同意、不同意、已阅，与设置的一致。2.5.3 催办记录【功能说明】审批单在审批过程中，前面环节的处理人可以对表单当前审批环节的处理人进行催办操作。所有催办记录将保存在该页面，可对已经催办的记录进行再次催办操作。【操作说明】1. 用户点击“已办事项”进入表单，点击“催办”按钮，弹出“催办任务”输入框，输入催办信息点击“保存”即对表单当前审批人员发出催办通知。如图：2. 催办通知发出后，用户点击“工作台-个人资料-催办记录”

15、，可查询催办记录。点击“再次催办”可再次发出催办通知。如图：3. 被催办人员的“通知”列表中收到催办的通知信息。如图：2.6 任务分派【功能说明】系统管理员通过“系统管理-委托授权”模块，将A人员的权限分配给B，则B在“任务分派”中可以查看到人员A的待办事项。B人员通过“工作台-任务分派”模块，将A人员的待办事项分派给C，则C在“工作台-分派任务”中查看到被分派的预处理的有关A的待办事项。C人员通过“工作台-分派任务”模块，可处理指定的A的待办事项。委托授权、任务分派都支持一对多，多对一的关系。【操作说明】1. 系统管理员将人员A的权限委托给B(吕意凡的权限委托授权给海洋)。2. B用户登录系

16、统，进入“工作台-任务分派”可查看到人员A，如图：3. 点击人员A，进入A的待办事项任务列表，对A的任务进行任务分派。如图：4. 选择记录，点击“任务分派”按钮，弹出“被委托用户”选择对话框，输入被委派人，点击确定，如图：分派人员“海洋”将“吕意凡”的任务分派给“杨震”，委托“杨震”办理。2.7 分派任务【功能说明】在“分派任务”中处理委托办理的任务。【操作说明】1. 被委托办理人员登录系统，在“工作台-分派任务”中查看被委托办理的待办事项，如图：2. 点击委托的任务名称，可直接打开表单进行审批；或者点击“全部”按钮进入分派任务列表，再选择任务进行审批，如图：3. 点击“待办任务”进入表单，输

17、入审批意见，点击“送签”即完成委托任务的处理，如图：4. 分派任务完成后，点击“已办事项”可查看并跟踪审批结果，如图： 委托办理人“杨震”和被分派人员“吕意凡”的已办事项相同。3 通用流程通过通用流程表单的申请流转，介绍表单的审批流转功能点，包括：申请表单、修改审批环节、保存、送签、审批、送签并通知、送签并传阅、加签、转签、会签、并签、强制结束、退件、撤回、交办、催办、流程跟踪、打印、附件等。3.1 申请通用流程表单【功能说明】通用流程表单由流程发起人来定义流程，通过设置审批人员决定表单审批流程。选择几个人员即生成几个审批环节，环节名称为所选择人员的部门/职位名称。流程定义即人员选择支持按组织

18、机构选择以及人员自动配对的方法。【操作说明】1. 申请通用流程表单：点击表单快速入口处“通用流程”，弹出通用流程定义窗口，如图： 2. 定义通用流程：通过设置审批人员决定表单审批流程，方法如下： 快捷方式：在输入框“选择审批人”中输入审批人员拼音或姓名关键字，敲入分号;后，弹出自动配对的人员列表，选择审批人员点击“确定”按钮完成人员选择。自动配对的人员列表如图：(分号必须是英文的分号，人员拼音必须是组织机构人员信息中登记的人员拼音) 点击 “”按钮弹出组织机构人员树，从展开的组织结构树中选择审批人员，点击“确定”按钮完成人员选择。组织机构树如图： 在输入框“选择审批人”中输入审批人员拼音，点击

19、“”按钮弹出自动配对的人员列表，选择审批人员点击“确定”按钮完成人员选择。自动配对的人员列表如图：审批人员选择成功后，该人员以“袁旭;”的格式显示在审批人列表中(审批人以下划线加分号的形式显示，则表明该人员从组织结构树中读取成功)。如图：3. 生成表单：审批人员按序选择确定后，点击“下一步”按钮可生成通用表单“文件审批单”，表单审核环节与所选审批人员的部门/职位/人员一一对应，如图：工具栏按钮 意 见 栏审批环节与所选人员一一对应 表单包含以下项： 工具栏：位于表单上面有两行工具栏，拟制人和文件审批人都通过工作栏上的按钮对表单进行操作，如图：具体操作方法见3.23.18. 附件：系统提供附件的

20、上传、修改、删除，具体操作方法见3.18 意见栏：每个审批环节对应一个意见栏。意见栏的左侧标题按照“部门/职位/姓名”方式显示。每个意见栏下方提供对审批环节的增删改功能。4. 增加审批环节：拟稿人可新增通用流程的审批环节。点击意见栏中的“增加”按钮，可在当前环节后新增审批环节。点击“新增”后弹出的“流程调整”对话框，输入“环节名称”和“办理人”，并设置该审批环节的属性。如图：其中，“环节名称”即审批人员的部门/职位，若为空，“确定”后返回表单时，系统则自动带出该审批人员的部门/职位。审批环节的属性包括：允许加签、允许转签、允许会签、允许删除此环节、禁止修改流程、可以增加附件、可以修改附件、允许

21、环节审批人员为空、环节审批人员必须为空(具体操作详见3.18)。若该环节有多个审批人，则设置会签或并签的属性。选择“会签时，所有用户通过后流转到下一步”即设置规则为所有人通过后表单流转至下一审批人，否则为一人通过后表单流转至下一审批人（具体操作详见3.9-3.10）。“环节名称”、“办理人”以及“环节选项”设置后，点击“确定”按钮完成审批环节新增过程，如图：新增环节5. 修改审批环节：拟稿人可修改通用流程的审批环节。点击意见栏中的“修改”按钮，可修改当前审批环节的属性。点击“修改”后弹出的“流程调整”对话框如图：修改当前审批环节的处理人为“钱峰;”，点击“确定”完成审批环节修改功能，如图：修改

22、已更新6. 删除审批环节：拟稿人可删除通用流程的审批环节。点击预删除环节的“删除”按钮即可删除当前审批环节，如图：“罗骅”审批环节已被删除备注：若预删除的环节中无删除按钮，则点击“修改”按钮即可弹出“流程调整”对话框，在“环节选项”中选择“允许删除此环节”选项，确定后，“删除”按钮显示在该审批环节中。【项目说明】拟制人申请表单时，表单工具栏可用按钮：送签、送签并通知、送签并传阅、流程跟踪、保存、打印；不可用按钮：加签、转签、会签、退件、交办、催办和强制结束不可用。以下详细介绍表单工具栏按钮操作3.2 保存表单【功能说明】拟稿人可将起草的表单先行保存在待办事项中，下次可继续打开填写送签。【操作说

23、明】1. 填写表单：输入表单的必填项，如图： 其中，字段“急缓”的“一般、加急、特急”在列表中以无感叹号、一个感叹号、两个感叹号表示。2. 保存表单：点击表单上方工具栏中的“保存”按钮，即可将当前表单保存到待办事项里，“缓急”以一个感叹号显示在列表中，如图：3.3 送签表单【功能说明】拟稿人或审批人员可将表单送签至下一审批人员。送签后，该表单显示在下一审批人员的“待办事项”中，并存储在当前审批人员的“已办事项”中。【操作说明】1. 拟稿人将表单各项填写正确，点击表单工具栏中的“送签”按钮，该表单存储在当前审批人员的“已办事项”中，如图：2. 送签后，表单被送签至下一审批环节，显示在下一审批人员

24、的“待办事项”中，如图：送签后，拟制人和审批人都可以在已办事项里查看此表单，但表单为只读状态。3.4 审批表单【功能说明】每个审批环节对应一个意见栏，供审批人员输入审批意见。审批人员可对常用建议进行维护。【操作说明】1. 审批人点击“待办事项”中的“标题”进入表单，输入“审批意见”点击工具栏上的“送签”即完成表单的审批过程。如图：2. 常用意见维护：点击“编辑”按钮进入常用意见编辑框，如图：输入常用意见，点击“确定”按钮完成常用意见维护操作。多条常用意见显示在意见栏下拉选择框内，如图：3. 点击“工作台-个人资料-个人设置”打开个人设置页面，常见意见显示：同意！ 不同意！审核通过！ 审核不通过

25、！ OK！ NO！，如图：【项目说明】审批表单时 该环节审批人员不可以修改表头信息 对附件的操作权限由拟制人在选择审批人员时设定 表单工具栏可用按钮：送签、送签并通知、送签并传阅、流程跟踪、保存、打印、加签、转签、会签、退件、交办和强制结束；不可用：催办不可用。3.5 送签并通知【功能说明】审批过程中，审批人选择“送签并通知”，则表单流转结束后，以通知形式告知该审批人。通知显示在审批人员的“待办事项”中。【操作说明】1. 审批人员在意见栏中输入“审批意见”，点击“送签并通知”按钮，表单送签至下一审批人员。当该表单流转结束后，系统以通知形式，在“待办事项”列表中告示给当前审批人。如图：办结通知2

26、. 点击办结通知的“标题”进入通知单，可查阅所有审批环节的审批意见，如图：3. 点击“已阅”按钮，该通知单从“待办事项”中移入“已办事项”中。3.6 送签并传阅【功能说明】审批过程中，审批人选择“送签并传阅”，则表单流转至下一审批人员的同时，将表单发给一个或多个人员传阅。传阅记录显示在接收传阅人员的“待办事项”中，且只有阅读权限。【操作说明】1. 审批人在意见栏输入“审批意见”后，点击“送签并传阅”按钮，弹出“选择传阅人”对话框，如图：2. 选择传阅人(一个或多个)，点击“确定”按钮，表单流转至下一审批环节，同时被传阅人在“待办事项”列表中接收到传阅记录。如图：3. 被传阅人在“待办事项”列表

27、中，点击“标题”进入传阅单。被传阅人对表单只有查阅权限，无编辑权限。点击“已阅”按钮，则该传阅记录从“待办事项”中移入到“已办事项”中，如图：3.7 加签【功能说明】审批人通过“加签”选项申请某人参与此环节审批。一次只可加签一人。加签结束后，表单流转至发起加签的人员。【操作说明】1. 审批人在“待办事项”中打开表单，如图：2. 审批人点击“加签”按钮，弹出“选择加签人”对话框，如图：3. 选择被加签人，点击“确定”按钮完成加签操作。表单流转至被加签人，显示在被加签人的“待办事项”中。如图：4. 点击“待办事项”中该加签记录的“标题”进入表单，在“意见栏”中输入审批意见，点击“送签”按钮，完成加

28、签审批过程，如图：5. 被加签人员审批后，表单流转至发起加签的人员。发起加签的人员打开表单，可查看被加签人员审批意见，如图：6. 审批人输入审批意见，送签表单至下一审批环节。【项目说明】 加签只能选择单个人员 被加签人，工具栏可用的按钮：送签、送签并通知、送签并传阅、流程跟踪、保存、打印、加签、交办；不可用：转签、会签、退件、催办和强制结束 被加签人填写意见并送签后，表单回到加签发起人 加签人和被加签人的意见将一同保留到表单中该审批环节的意见栏里；流程跟踪图中也将显示该加签环节3.8 转签【功能说明】审批人通过“转签”选项将表单转给另一审批人。一次只可转签一人。转签结束后，表单不流转至发起转签

29、的人员，直接流转至下一审批人员。【操作说明】1. 审批人在“待办事项”中打开表单，如图：2. 审批人点击“转签”按钮，弹出“转签人员选择框”，如图：3. 选择被转签人，点击“确定”按钮完成转签操作。表单流转至被转签人，显示在被转签人的“待办事项”中。如图：4. 点击“待办事项”中该转签记录的“标题”进入表单，(当前审批环节名称显示为本人)在“意见栏”中输入审批意见，点击“送签”按钮，完成转签审批过程，如图：5. 转签审批操作完成后，表单流转至下一审批环节，不返回发起转签的人员。本例流程中，当前审批人为审核环节最后环节，审批后，表单流转结束，以“已完成”状态显示在“已办事项”中，并未提交给发起转

30、签的人员。已办事项列表如图：【项目说明】 转签只能选择单个人员 被转签人与正常审批环节人员权限相同 被转签人填写意见并送签后，表单向下一环节审批流转，不返回发起转签的人员 在表单中，该审批环节的人员由转签发起人变为被转签人，流程跟踪图中也将显示此次转签。3.9 会签【功能说明】如果当前审批环节需要发送给多个人处理并收集反馈意见，审批人可以使用会签功能。会签后，表单返回会签发起人。【操作说明】1 审批人员在“待办事项”中打开表单，点击“会签”按钮，弹出会签人员选择框，如图：2 选择多个会签人员，点击“确定”按钮完成会签操作。会签后，表单流转至被会签人员。显示在被会签人员的“待办事项”中。3 被会

31、签人员从“待办事项”中打开表单，输入审批意见并送签。当被会签人员都审批结束后，该表单流转至会签发起人。4 会签发起人从“待办事项”中打开表单，可查看会签人员的审批意见，如图：会签人员审批意见5 审批人员输入审批意见，点击“送签”完成审批流程。【项目说明】 会签不需要设置通过条件，需要所有被会签人给与意见后，回到会签发起人 被会签人可用工具栏按钮：加签、转签、会签、撤回；不可用：退件、强制结束3.10 并签【功能说明】如果当前审批环节需要发送给多个人处理并收集反馈意见，但多人中只要一人审批通过，表单将继续流转。并签后，表单返回并签发起人。【操作说明】1 审批人员在“待办事项”中打开表单，点击“会

32、签”按钮，弹出会签人员选择框，如图：2 选择多个会签人员，并选择“并签”处理类型，点击“确定”按钮完成并签操作。并签后，表单流转至被并签人员。显示在被并签人员的“待办事项”中。3 其中一被并签人员从“待办事项”中打开表单，输入审批意见并送签，则该表单流转至并签发起人。4 并签发起人从“待办事项”中打开表单，可查看并签人员的审批意见，如图：并签人员审批意见5 审批人员输入审批意见，点击“送签”完成审批流程。3.11 强制结束【功能说明】审批人可以强制结束流程，流程强制结束后，会以通知的形式通知表单拟稿人。加签和会签人员无强制结束功能。【操作说明】1 审批人员在“待办事项”中打开表单，点击“强制结

33、束”按钮，弹出强制结束确定对话框，如图：2 点击“确定”按钮确认强制结束该流程。表单以“已完成”状态显示在“已办事项”中。3 拟稿人登陆系统，在“通知”列表中接收到通知。4 点击通知“标题”进入通知单。可以选择“阅读后删除”选项删除该通知，或者在通知列表中，通过“更多操作”中的“待阅转已阅”按钮将通知转移至“已阅通知”中。【项目说明】强制结束并不算做流程的异常，仅作为流程结束的一种。3.12 退件3.12.1 退件【功能说明】审批人对已审批环节流程的某一环节存在问题，其可以选择“退件”功能将文件退给之前的任意一个环节，包括拟稿人，不包括加签会签人员。会签加签人员无退件功能。【操作说明】1. 审

34、批人在“待办事项”中打开表单，点击“退件”按钮弹出“退件环节”选择框，如图：2. 选中某个退件环节，点击“确定”按钮，表单流转至指定的退件人员。3. 该退件表单在被退件人员的“待办事项”中显示。打开表单，根据退件理由重新审批并送签至下一审批环节。【项目说明】 不可退件给加签人员和会签人员 加签人员和会签人员无退件功能3.12.2 退件重送【功能说明】当退件流转到流程申请人时表明流程结束，该表单以“被终止”的状态显示在已办事项中，同时，在“待办事项”中发起新流程，该表单窗口表头可编辑，退件人与被退件人之间的流程环节人的意见自动清除。【操作说明】1. 流程中某审批人在“待办事项”中打开表单，点击“

35、退件”按钮弹出“退件环节”选择框，从“退件环节”选择框中选择拟稿人，点击“确定”按钮，表单流转至表单申请人。2. 拟稿人登陆系统，该表单以“被终止”的状态显示在已办事项中，同时，在“待办事项”中发起新流程，该新表单窗口表头可编辑，退件人与被退件人之间的流程环节人的意见自动清除。【项目说明】当表单在审批的过程中退件至拟稿人或撤回至拟稿人，表明该流程结束，以“被终止”的状态显示已办事项中，同时，在“待办事项”中发起新流程，3.13 撤回【功能说明】用户送签审批单至下一环节后，如果下一环节的审批人还没有处理，用户可以通过“撤回”按钮将此审批单撤回，重新进行相应操作后再行送签或退件等。【操作说明】1

36、用户送签审批单至下一环节后，如果下一环节的审批人还没有处理，该用户从“已办事项”中打开此表单，点击“撤回”按钮，弹出“撤回”确认对话框，如图：2 点击“确定”按钮确认撤回此表单。撤回后，该表单在当前审批人“待办事项”中显示。从“待办事项”中点击表单(表单权限与当前人一致，若是拟稿人则可编辑表单，若是审批人则可编辑本人意见栏)，3 同时，下一审批环节人员在“通知”列表中接收到“文件被撤回”的通知。4 点击通知“标题”进入通知单。可以选择“阅读后删除”选项删除该通知，或者在通知列表中，通过“更多操作”中的“待阅转已阅”按钮将通知转移至“已阅通知”中。【项目说明】会签者审批并送签至发起会签的人员时，

37、不可撤回。3.14 交办【功能说明】审批人可在审批过程中随时发起交办任务，通过指定承办人员、拟定交办内容、指定激活时间、设置是否关联表单，生成指定员工的待办任务。交办人和被交办人可以通过交办任务列表查看交办的任务和被交办的任务。【操作说明】1. 用户在“已办事项”中打开表单，点击“交办”按钮，系统弹出新建交办任务单窗口，如图：2. “任务标题”系统自动带出，值为表单“标题”。选择“被交办人”，选择激活状态“立即激活”或“流程结束时激活” 并设置是否关联表单的属性。3. 审批人点击“确定”按钮即完成任务交办。4. 根据交办人选择的激活状态，被交办人可以在相应的状态下查看交办任务。“立即激活”则在

38、交办任务新建后，被交办人在“待办事项”中立即接收到交办任务单，若选择“流程结束时激活”，则在该表单流转结束，在被交办人的“待办事项”中接收到交办任务单。5. 如果交办人选择“是否关联表单”，则被交办人在查看交办任务的时候，可以点击“表单URL”查看表单，如图：3.15 催办【功能说明】审批单在审批过程中，前面环节的处理人可以对当前环节的处理人进行催办操作。被催办人默认为当前环节处理人。用户可选择如下四种方式进行催办：邮件、OCS、催办任务、短信。【操作说明】1 用户在“已办事项”中打开表单，点击“催办”按钮，弹出“任务催办”对话框，如图：2 “任务标题”为当前表单的标题 ，“催办人员”默认为当

39、前环节处理人，催办方式有邮件、OCS、催办任务、短信四种形式。选择催办方式为“催办任务”，点击“保存”按钮完成催办操作。3 催办后，催办信息记录在“工作台-个人资料-催办记录”中。4 被催办人员在“通知”列表中收到催办通知。点击“标题”查看通知单，可选择“阅读后删除”按钮删除该通知单，或者在通知列表中，通过“更多操作”中的“待阅转已阅”按钮将通知转移至“已阅通知”中。 3.16 流程跟踪【功能说明】每个审批人都可以通过流程跟踪功能来查看表单流转过程和流转状态。【操作说明】1. 用户打开表单后， 选择“流程跟踪”按钮可以查看流程跟踪图，或者在“已办事项”列表中点击“状态”中的“”查看表单流程。2

40、. 流程跟踪以“”开始流程 ，以“”结束流程。3. 已经审批的环节以黄色突显，如“”。4. 当前审批环节以紫色突显，如“”。5. 未审批环节以灰色突显，如“”。6. 加签、转签、会签在流程图同步显示，如图：转签会签过程加签过程7. “退件”操作表现在流程图中，是增加审批环节，即增加从被退件人员开始至退件人员之间的环节，但不包括加签和转签的审批环节，与表单审批环节相一致。8. “撤回”操作在流程图中，无审核环节的变化，但即时更新已审批、未审批、正审批的各个环节(颜色)。3.17 打印【操作说明】 1. 系统提供表单数据的打印功能。打开表单， 点击“打印”按钮。2. 此时弹出打印窗口 ，包括要打印

41、的表单和打印机选择对话框，选择要使用的打印机后点击打印 ，即可。3.18 附件【功能说明】系统提供附件的上传、修改、删除。文件上传过程中，提供添加备注功能，备注可以为空。上传的附件，提供在线编辑的功能。审批过程中，审批人可以修改附件（要求启用word的修订功能，进行修改留痕），可以新增附件，不能删除其他环节产生的附件。【操作说明】1. 点击表单“附件”中的“添加与修改”按钮，弹出“附件上传”页面，如图：2. 点击“选择文件”按钮打开本地资源，选择预上传的文件，确定后，被选择的文件显示在“已选择文件列表”中，如图：3. 在“已选择文件列表”中选中文件，点击“移除文件”按钮即可将该文件从已选择文件

42、列表中移除。4. 点击“上传文件”即可将“已选择文件列表”中所有文件批量上传。上传成功后，文件显示在“已上传文件列表”中，如图：5. “已上传文件列表”中，可对文件的“备注”进行修改，可对文件在“附件”中的显示“序号”进行修改与维护。6. 在“已上传文件列表”中，选择某文件，点击“删除文件”即可将该文件从已上传文件列表中删除。7. 上传文件维护后，点击“确定”按钮，所有附件按序显示在附件中，如图：8. 审批过程中，审批人可以修改附件（要求启用word的修订功能，进行修改留痕），可以新增附件，不能删除其他环节产生的附件(表单环节中，附件的具体属性，依据拟稿人对审批环节的设置)。4 交办管理4.1

43、 新建交办任务【功能说明】用户可随时发起交办任务(脱离表单)，通过指定承办人员、拟定交办内容，生成指定员工的待办任务。交办人可以通过 “我交办的任务” 列表查看并维护交办任务，被交办人可以通过“交办给我的任务”列表或“待办事项”中查看并办理交办任务。【操作说明】1. 用户在个人门户左侧“交办管理”项中点击“新建交办任务”，弹出窗口：2. 用户填写任务标题、任务描述，并选择被交办人员。(由于新建的交办任务与表单无关联，则激活状态和表单关联不可用)3. 点击“确定”即实现交办任务的新建，点击“关闭”则放弃交办任务的新建。4. 新建的“交办任务”显示在“交办管理-我交办的任务”中，用户可对未办理完结的交办任务进行维护。4.2 我交办的任务【功能说明】交办任务新建后，显示在交办人的“我交办的任务”中，包括表单流程中新建的交办任务和脱离表单新建的交办任务。用户可对未办理完结的交办任务进行维护。“完成情况”字段显示“已完成数/任务总人数”。【操作说明】1. 交办任务新建后，交办人在个人门户左侧“交办管理”项中点击“我交办的任务”，可对表单进行维护，表单右侧刷新页面如图：新建的交办任务 2. 交办任务新建后，被交办人可在“待办事项”或“交办管理-交办给我的任务”中办理。详细操作见5.3 交办给我的任务。3. 查看并修改：