学习使用组织结构图.docx

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1、知识专题-Office专题-PowerPoint学习使用组织结构图概述2生成图表3层次结构4添加形状5添加名称7组织结构图的画布8调整字体大小9缩放图表10板式和颜色11图表的组成部分采用不同的分支12自动套用样式13手动设计样式15使用“自选图形”编辑图表17关闭自动功能18移动或添加形状20隐藏连接符21移动或添加形状22将形状组合在一起以便同时移动24课程摘要卡 - 使用母版进行有效设计25图表总结25版式和设计26在关闭“自动版式”的情况下编辑图表26概述使用 Microsoft Office 制图工具可以在 Microsoft Office PowerPoint 2003 中创建组织

2、结构图。您可以生成图表和设置版式，并有效地设置样式，还可以获得编辑提示以帮助您对图表做进一步的调整。课程目标在完成本课程之后，您将能够：n 生成组织结构图层次结构并填入名称。 n 使用垂直和水平版式获得最佳的视觉效果。 n 按级别为图表着色，并增添具有专业水准的样式。 n 使用“自选图形”和连接符来调整图表，使其符合组织的需要。如果您需要在幻灯片中包括组织结构图图表，请考虑在 PowerPoint 中创建该图表。理想的 PowerPoint 组织结构图是一种结构相当平坦的图表，在每个级别上的人员数目都不太多。您还可以将组织结构分成几个部分显示，这样，就能把图表放在不同的幻灯片上。在 Power

3、Point 中绘制图表的优点是，图表将采用它所在的幻灯片的配色方案，并且，当您使用不同的配色方案时，颜色会自动更新。本课程将引导您生成一个组织结构图，然后设置它的样式，并更改它的结构。生成图表有几种进入图示库的方法。下面列出了其中的一种方法，以及随后如何在幻灯片上插入组织结构图：在“绘图”工具栏上单击“插入组织结构图或其他图示”按钮。 双击库中的组织结构图缩略图，即会插入一个图表。正如所谓的殊途同归，在 PowerPoint 中，您也可以从几个不同的位置打开包含组织结构图的图示库。在下面这几个位置，您都能找到一个小的图示按钮： n 在“绘图”工具栏上，如左图所示。 n 在一组幻灯片版式中。 n

4、 在“插入”菜单上，“图示”命令的旁边。 层次结构头：所有图表均从头开始。“助手”位于其上司及该上司下属的中间。下属向更高层的某人报告，其同事与之并排排列。小灰点表示已选定该形状，并可以向其添加相关的形状。 在 PowerPoint 中，组织结构图用于显示公司内部的员工以及他们之间的相互关系。插入的默认组织结构图只有几个形状：顶部的一个形状代表老板，在它下面的三个形状代表下一级别的员工。您可以在此基础上使用以下类型的形状生成最终的组织结构图：n 助手 该类型的形状显示在其上司的下方以及该上司的下属的上方。n 下属 该类型的形状恰好位于其上司的下方，并且以水平或垂直方向上（取决于您的选择）的分支

5、表示多个形状。n 同事 该类型的形状与同一级别的形状并排排列。还可以将它们作为下属添加到同一个上司的下面。添加形状图 1向组织结构图中添加“助手”形状单击要向其添加“助手”图形的形状。被选定的项将带有灰点边框。在工具栏的“插入形状”菜单上，单击“助手”。（请注意，对于此形状而言，“同事”不可用，原因在于您无法在顶部自动添加第二个最高级别的人。）图 2添加操作之后的“助手”形状。通过“组织结构图”工具栏（每当选定该图表时，即显示该工具栏）向图表中添加新形状（即组织中员工的位置）。 若要向图表中添加新形状，需要单击要与新形状相关的形状，然后从工具栏中单击下列类型之一：“下属”、“同事”或“助手”（

6、参见图 1 和 2）。快捷方式n 添加“下属”的快捷方式是单击工具栏上的“插入形状”按钮。这会在所选的任意形状下面添加一个“下属”形状，并且您可以省略从菜单中选择“下属”的步骤。 n 请用鼠标右键单击某个形状，您将在快捷菜单上获得所有相关的形状类型。 灰点边框形状周围的灰点表示该形状被选定，而不是该形状中的文本被选定。您必须先执行该选定操作，然后才能： n 删除形状。 n 使用 Tab 遍历多个形状。 n 选定多个形状（单击这些形状的同时按 Ctrl）。 n 使用“格式刷”按钮 ，将样式从一个形状复制到另一个形状。 n 用鼠标右键单击某个形状时，将在快捷菜单上得到图表选项。 添加名称若要添加文

7、本，请在形状内部单击（形状周围将出现一个阴影线边框），并键入文本。若要添加名称和其他文本，请在形状内部单击并键入相应的文本。按 Enter 可在形状内部换行。 阴影线边框输入文本时，该形状周围将变为一个阴影线边框（参见左图）。注意到这一点很重要，因为在对文本执行特定操作时（如编辑文本，或复制文本以便将其粘贴到其他位置），必需先执行这种选定（与灰点边框相反）。 对于某些涉及形状的操作（比如使用 Tab 切换到各个形状），则不应当让此边框出现。例如，如果在形状的周围出现阴影线边框，并且您按了 Tab，则该形状中的文本将被缩进。组织结构图的画布观察形状在画布内部调整大小的方式。首先突出显示画布区域，

8、然后添加形状，并且图表调整大小以适应画布，最后形状和文本都变得更小。稍微变一下思路，查看一下组织结构图周围的区域和边框。这是它的“画布”，一个为了生成图表而保留的绘图区域。组织结构图必须位于该区域内部，以便每当您向图表中添加形状时，图表都可以相应地重新调整自身的大小。 结果，随着您向该图表中添加更多的形状，您将看到形状和文本变得更小。稍后，将介绍通过缩放功能以及使用“组织结构图”工具栏上的“适应文字”按钮来调整图表的大小。调整字体大小如果插入形状之后文本变得太小，可使用“适应文字”使字号增大一个字号。生成图表时，形状内部的文本可能变小。使用“适应文字”按钮可以对此加以补救。选中图表后，在“组织

9、结构图”工具栏上单击此按钮，字号将增加一或两磅（取决于形状中的可用空间）。有时，这是需要进行的唯一调整。 如果希望文本比“适应文字”所设置的大小更大，则始终可以使用“字体”对话框（“格式”菜单上）来选择字号。但您可能需要首先使形状变大一些。请通过缩放功能完成此操作（请参阅下一节）。注意使用“适应文字”也能够使文本变得小一些。例如，如果某些太大的文本在形状中放不下，则“适应文字”将按照在该形状中容纳这些文本所需的大小使所有文本都变小。在这种情况下，使用“适应文字”前最好先将该图表适度地放大。 缩放图表通过向下拖动尺寸控点放大图表。形状变大后，将为大字体文本腾出更多空间。 拖动尺寸控点时指针变成十

10、字形。 虚线轮廓显示图表的放大幅度。如果希望图表中的形状变大或变小，可以缩放该图表。 若要执行缩放，请将鼠标指针指向画布边框上的白色尺寸控点之一，当指针显示为双向箭头指针 时，将边框向内或向外拖动。拖动时指针将变成十字形。 若要仅在一侧或从一角调整图表的大小，只需拖动尺寸控点。若要在两侧或从所有角调整图表的大小，请在拖动的同时按 Ctrl。如果您在早些时候单击了“适应文字”以放大图表中的字号，然后将该图表放大，则再次单击“适应文字”仍然会使字体变得更大一些。 移动图表 只需使用四向箭头指针 在边框拖动该图表。您首先必须单击该图表以选定它。板式和颜色在此图表中，形状颜色各不相同，以便表示不同的工

11、作等级；同时，还使用多种分支样式以提高可读性（“经理”行水平放置，而“下属”则垂直放置）。版式和设计，可以使图表变得赏心悦目。 版式是指您如何分布图表中的各种形状。就是说，是将其逐行排列，还是垂直堆放，或者同时采用这两种方式。 设计是指用于形状和连接符的颜色和样式。颜色可作为在图表中区分位置或级别的方法。诸如斜体和阴影这样的样式元素会使图表看起来更为优美和专业，但是不可以滥用。 图表的组成部分采用不同的分支此图表中的所有级别都有“标准”分支，这种版式较为水平，并强调组织的级别。 此图表的底部分支使用“左侧下垂”和“右侧下垂”版式，从而使版式更加丰富，空间利用效果更好，并重点强调单个报告组而不是

12、报告级别。 严格的“水平”类型的图表结构倾向于以笔直的行来强调组织中的级别；缺点在于您可能很快用完从左到右的空间。 如果您想使图表富于变化，以及需要优化空间使用效率，可以使组织中的某些级别垂直排列。 要这样做，请单击要重新分支的形状的上方位置，然后转至“组织结构图”工具栏上的“版式”按钮。在此选择一个选项，如“左侧下垂”或“右侧下垂”。重新分支操作只影响所选的组。默认的结构为“标准”，它将应用水平结构。自动套用样式组织结构图样式库。“自动套用格式”按钮用于打开图表样式库。 样式库中可用样式的示例。要进行“颜色处理”并设计该图表中的形状，或简或繁可由您自由掌握。 n 简单方式：使用“样式库”。

13、n 繁琐方式（也可能更为有趣）：借助于当前幻灯片的配色方案，自己完成所有设计。 样式库库样式可以完全满足图表的需要，它能够按组织级别对图表进行着色，并使用棱台、小括号、轮廓、渐变填充等元素设计形状。库样式是一组供您选择和应用的模板（参见左图）。 在应用样式之后，能否对其进行自定义？您可以更改字体格式，但无法更改填充颜色或线形。还要注意：您添加的任何新形状都将获得该样式的着色效果（例如，如果“助手”为粉红色的，则所有新的“助手”都将是粉红色的）。如果这正是您想要的结果，则这可能是一个优点。如果您想有更大的控制权，则这可能是一个缺点。要打开“样式库”，请单击“组织结构图”工具栏上的“自动套用格式”

14、按钮。手动设计样式填充颜色：纯色或图案、纹理、渐变或照片。它可应用于形状或图表背景。 线条颜色：包括使用两种颜色的图案。 字体颜色。线形：设置边框和连接符的粗细。 虚线线形：应用虚线或实线。在边框或连接符上使用。与应用样式库中的完整样式不同，这种设计样式的方法需要通过选择图表中的级别并使用“绘图”工具栏（参见左图）来更改填充颜色、线条颜色、字体颜色和线形。该工具栏上的按钮将当前幻灯片的配色方案显示为默认选项；当然，您不必接受该配色方案。但请注意，当您应用其他配色方案时，配色方案的颜色将自动更新，而其他颜色则保持不变。 重要 如果您觉得可能需要对图表进行某些高级编辑（如第 3 课中所讨论的添加自

15、选图形和更改连接符），则手动设计样式是进行图表设计的一种有效方式。按组选择在第 1 课的练习中，您初步了解了按分支或组进行选择的选项。这些选项位于“组织结构图”工具栏的“选择”菜单上。使用这些选项可以同时对图表中的某个组设置样式。例如，选择所有“助手”或某个级别上的所有“下属”，可以将相同的样式应用于所有形状。您可以按以下类别进行分组：n 级别 n 分支 n 所有助手 n 所有连接符 您可能回想起在前面的练习中，为了选定要更改字体的所有图表形状，需要单击顶部形状“玛吉”，然后从菜单中选择“分支”以选定“玛吉”下面的每个形状。 使用“自选图形”编辑图表在顶部有两个老板：这是一个需要通过自选图形进

16、行编辑的结构示例。如果组织结构图选项不能直接支持您的组织结构的某些特殊需要，这时该怎么办？例如，您所在的组织有两个老板，而不只是一个。怎样编辑图表，才能得到所需的特定结构呢？本课将告诉您怎样做。首先，必须关闭默认情况下作为图表一部分的自动功能。然后，使用“自选图形”菜单中的形状和连接符来更改图表。 关闭自动功能关闭“自动版式”后，可以对组织结构图的结构有更大的控制权，例如，将一个形状移至图表通常不支持的位置。单击“组织结构图”工具栏上的“版式”菜单。单击“自动版式”命令将其关闭。出现了新的情况。玛吉的助手伯纳黛特的业务能力非常出色，她现在成了公司的合伙人。她需要与玛吉平起平坐。当前，没有可以将

17、她作为“同事”添加到最高级别的选项。关闭“自动版式”要想将形状随意移动，必须关闭该图表的自动版式默认设置，这需要关闭“组织结构图”工具栏上的“自动版式”命令（参见左图）。当您关闭“自动版式”时，图表中的形状将遵循自选图形规则，而不遵循组织结构图规则。 但首先向您提出一些忠告. 关闭“自动版式”时，可能丢失一些在生成图表时可能需要的自动功能。例如，没有“自动版式”功能，自动分支功能（“左侧下垂”、“右侧下垂”等）将不可用；因此，在关闭该功能之前，请先准备好初始版式。而且，插入形状时，它们不会自动就位。 另一个考虑事项是如何设置图表的样式。最好的建议是，如果您知道将会关闭“自动版式”以完成某些图表

18、编辑或调整工作，则应手动设置图表的样式。即使您将一个形状移至另一个位置，“样式库”样式仍将保留在该形状中。最后，一旦“自动版式”被关闭，请将其保持关闭状态。如果您将其关闭，手动进行调整，然后又重新将其打开，将丢失所做的调整。因此，只有当您准备使其一直处于关闭状态时，才应将其关闭。移动或添加形状在关闭“自动版式”的情况下，将一个自选图形拖入新位置。选定形状时，该形状将具有由点均匀组成的边框、尺寸控点和一个调整控点。 拖动该形状时，其目标位置会显示一个轮廓，并且其连接符与其一起移动。 在关闭“自动版式”的情况下选择一个形状时，需要注意的第一件事情是：当您单击该形状时，它不具有常见的灰点选择模式。其

19、选择模式与自动图形的选择模式相同（如左图所示）：一个由点均匀组成的边框，并带有尺寸控点（白色圆形）和调整控点（黄色菱形）。 移动形状选择该形状并拖动它，如图中所示。连接符与其一起移动（如果在“自动版式”打开的情况下执行此操作，则该形状将只是迅速跳回到其原始位置。）添加形状首先选择相关的形状，然后在“组织结构图”工具栏上单击“插入形状”。值得注意的是，所插入的形状并未迅速跳回到指定的版式位置（这是关闭“自动版式”的结果）。该形状只出现在相关的形状下面。请将其拖入希望的位置。 隐藏连接符隐藏连接符的过程。 选择连接符（红色的终点和黄色的调整控点表明它被选中）。 用鼠标右键单击该连接符，然后在快捷菜

20、单中单击“设置自选图形格式”。 在对话框中的“颜色”列表中，选择“没有线条”。连接符与形状一起移动当然很不错，但当您移动一个形状后，连接符的外观可能并不像您所希望的那样。如果是这样，您必须隐藏该连接符并另外创建一个（如果您删除该连接符，将同时删除相应的形状）。 通过在“设置自选图形格式”对话框中单击“没有线条”，可以隐藏连接符（参见图片）。然后，使用“绘图”工具栏上的“自选图形”菜单添加新的连接符。在下一部分中，您将看到如何完成此工作。 移动或添加形状图 1要添加连接符，首先单击“自选图形”菜单上的连接符。图 2如何添加连接符。指向作为连接符起点的形状，并单击要作为起点的蓝色“连接符位置”。然

21、后，在目标形状上执行相同的操作，以创建终点。要添加新的连接符，需要从“自选图形”菜单中选择一个连接符（图 1）。 将鼠标悬停在要连接的形状上方时，将显示蓝色的正方形，该正方形标记出可以附加连接符的位置。请在每个形状上分别单击一个蓝色正方形，以确定起点和终点（图 2）。您将在练习中执行此操作。需要记住的事项n 连接符与形状一起移动，因而，如果形状之间的连接符线条不够直，则可能需要您来负责形状对齐（从“绘图”工具栏中选择“绘图”菜单）。 n 使用箭头键调整形状位置（以像素为增量）。关闭“对象与网格对齐”（从“视图”菜单中选择“网格和参考线”），可以减少放置形状的限制。 n 在单击连接符终点的同时按

22、 Shift，可使角度保持在 15 度以内。将形状组合在一起以便同时移动对形状进行组合：选择所有要组合在一起的形状；在这里，共选择三个形状：玛吉、伯纳黛特和连接符。 在“绘图”菜单上单击“组合”。现在，您可以将已组合的形状拖动至所希望的位置。 如果您向图表的顶部添加了一个新形状，所有形状都将偏离中心。要将其移至中心，请将它们组合在一切，然后拖动这些形状。 （注意：在组合形状之后，“组织结构图”工具栏上的某些功能不可用。例如，您不能使用“插入形状”向已组合的形状中插入形状。）关于样式的注释如果您在已经手动设置样式的图表中移动形状，并且希望所移动的形状具有现在与其相邻的形状的样式，请使用“格式刷”

23、按钮 ，从一个形状向另一个形状复制样式。 您将在练习单元中执行此操作。 课程摘要卡 - 使用母版进行有效设计图表总结开始使用图表单击“图示库”中的组织结构图缩略图。要打开该库，请执行下列任一操作： n 在“幻灯片版式”任务窗格中，单击在屏幕提示名称中包含“内容”的任意版式。然后，单击该幻灯片上的“插入组织结构图或其他图示”按钮。 n 在“绘图”工具栏上，单击“插入组织结构图或其他图示”按钮。 n 在“插入”菜单中，单击“图示”。 注意 除了 Microsoft PowerPoint 以外，还可在 Microsoft Word 和 Microsoft Excel 中使用“图示库”。 添加形状1.

24、 选定与新形状相关的形状。 2. 单击“组织结构图”工具栏上的“插入形状”菜单，并选择一类形状。 快捷方式 单击“插入形状”（不必显示菜单）可快速添加“下属”形状。 缩放图表指向位于某个边或角上的白色圆形尺寸控点之一，使指针显示为双向箭头 。然后，在所需的方向上拖动。如果您希望同时调整两个边（从某个边尺寸控点拖动）或同时调整全部四个角（从某个角控点拖动），请在拖动的同时按 Ctrl。只需在一个方向上拖动即可调整图表大小。调整字体一些原则：n 如果在您生成图表的过程中，形状中的文本已经变小，请单击“组织结构图”工具栏上的“适应文字”，将字号增大一磅或两磅。 在设置完图表的版式后，字体可能再次减小

25、。此时，最好将该图表放大一点，并再次单击“适应文字”。n 如果某些文本对于形状来说太大，则“适应文字”会减小这些文本的大小，以使其适应形状，并将统一减小其余图表文本的大小。一种备选方法是放大该图表，使其略高一些或略宽一些，直至文本适应相应的形状。 另外，您始终可以使用“字体”对话框（“格式”按钮）来调整字体。要这样做，请选定图表并应用不同的大小。 版式和设计按组选定形状或连接符使用“组织结构图”工具栏上的“选择”按钮，进行下列类型的选择：n 所有助手：单击图表上的某个“助手”形状，然后单击“所有助手”。 n 一个分支：单击您要选择的分支的顶部，然后单击“分支”。 n 所有分支：单击图表的顶部形

26、状，然后单击“分支”。 n 一个级别：在您要选择的图表级别中单击一个形状，并单击“级别”。 n 所有连接符：选择该图表，然后单击“所有连线”。 更改版式1. 选择要更改的分支的顶端。 2. 在“版式”按钮上，单击某个分支样式（如“左侧下垂”或“标准”）。 使用自动设计在“组织结构图”工具栏上，单击“自动套用格式”按钮，并从库中选择一种样式。 要恢复默认样式，请在样式列表中单击“默认”。手动设计使用“选择”按钮选择形状组，然后使用“绘图”工具栏添加填充、线形、字形、阴影和类似的内容。在关闭“自动版式”的情况下编辑图表关闭“自动版式”1. 单击“组织结构图”工具栏上的“版式”菜单。 2. 单击“自

27、动版式”命令将其关闭。 n 关闭“自动版式”后不会自动完成的工作：将版式分支；插入形状时自动放置形状；添加或删除形状时自动重新设置版式。 请记住：如果在移动形状后打开“自动版式”，将撤消您手动完成的移动操作。 n 仍然会自动完成的工作：使用“选择”按钮进行组合选择（但请注意，您手动添加的形状不会包括在所选范围中）；应用“样式库”中的样式；单击“插入形状”时将添加一个形状但不会设置其版式，您必须将其拖入相应的位置。 隐藏连接符1. 单击要隐藏的连接符。 2. 用鼠标右键单击该连接符，然后在快捷菜单上单击“设置自选图形格式”。 3. 在“颜色”框中，单击向下箭头，并单击“没有线条”。 绘制连接符1. 在“自选图形”菜单（“绘图”工具栏）上，指向“连接符”子菜单，并单击一个连接符。 2. 指向第一个形状，单击某个热点；指向第二个形状；单击某个热点。 组合或对齐形状组合形状或取消形状组：n 选择这些形状；然后，在“绘图”菜单（“绘图”工具栏）上，单击“组合”或“取消分组”。 对齐和分散形状：n 选择这些形状；然后，在“绘图”菜单上，指向“对齐或分散”，并单击所需的命令。 第 28 页 共 28 页