某集团合同管理软件招标书.docx

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1、湖南金鑫黄金集团有限责任公司合同管理信息系统软件开发采购项目 招标文件湖南金鑫黄金集团有限责任公司合同管理信息系统软件开发采购项目招标文件招标编号：201232项目名称：湖南金鑫黄金集团有限责任公司合同管理信息系统软件开发采购项目招 标 人：湖南金鑫黄金集团有限责任公司二O一二年十一月53总 目 录第一部分 投标邀请3第二部分 投标人须知及前附表5A说 明61适用范围62定义63合格的投标人64委托投标65投标费用66联合体投标6B招标文件说明67招标文件的构成68招标文件的澄清79招标文件的修改7C投标文件的编写710要求711投标语言及计量单位712投标文件的组成813投标文件格式814投

2、标报价815投标货币916投标人资格的证明文件917投标人软件开发技术方案符合招标文件规定的技术和服务响应文件918投标保证金919投标有效期1020投标文件的签署及规定10D投标文件的递交1021投标文件的密封和标记1022递交投标文件的截止时间1123迟交的投标文件1124投标文件的修改和撤销11E开标和评标1125开标1126评标委员会1127对投标文件的审查和响应性的确定1228对投标文件的初步评审1229对投标文件的详细评审1230评标时，有下列情况之一，评标委员会应予废标1331投标文件的澄清1332评标方法1333保密13F授予合同1334定标准则1335资格最终审查1336中标

3、通知1437授予合同时变更数量的权力1438签订合同1439售后服务1440中标服务费1441交易服务费1442腐败、欺诈行为14第三部分 软件开发技术要求16第四部分 合同格式37第五部分 投标文件的格式40A 投标声明（格式）42B 开标一览表（格式）44C 技术偏差表45D 资格证明文件46E 单位简介48F 业绩48G 投标保证金48H 软件开发技术方案49I 维护服务承诺书50J 投标的软件开发技术方案符合招标文件规定的证明文件50第六部分 评标办法51第一部分 投标邀请（招标编号：201232）湖南金鑫黄金集团有限责任公司合同管理信息系统软件开发采购项目进行国内邀请招标。现邀请潜在

4、投标人在下述时间内来我公司购买招标文件并参加投标。一、采购内容：湖南金鑫黄金集团有限责任公司合同管理信息系统软件开发采购项目具体内容及要求详见本招标文件“第三部分、软件开发技术要求”。各投标人必须对所有招标内容进行投标报价，不得仅对某部分内容进行投标报价，否则，其投标将被拒绝。二、投标人资质：2.1投标人应符合并遵守其所属地和中国法律、法规及规章等的相关规定，具有独立承担民事责任的能力，具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；必须具有独立法人实体，注册资本200万以上。2.2必须是软件的原厂商，具有双软认证证书（“软件产品认证”和“软件企业认证”）；不接受代理商投标。2.3具有合同管理系统项目

5、的实施成功经验，须提供成功案例的合同封面和盖章页。 2.4投标人必须具有稳定和高效的开发及测试团队，具有丰富的开发经验。2.5投标人必须具有专业的系统实施和技术支持团队。2.6投标人独立进行投标，不接受联合体投标。2.7满足本招标文件规定的其他要求。2.8投标人应遵守国家其他相关的法律、法规和管理办法。三、购买招标文件的时间：2012年11月29日至11月30日止（北京时间）（上午9:00-11：30，下午14：30-17:00），招标文件2000元/套，售后不退。请各投标人凭公司法人授权委托书（原件）、营业执照副本复印件（加盖单位公章）、税务登记证副本复印件（加盖单位公章）、软件企业资质证书

6、（双软认证证书）复印件（加盖单位公章）、投标人承诺为软件原厂商的书面承诺书及一个以上的合同管理项目成功案例（须提供合同封面和盖章页）购买招标文件。四、购买招标文件的地点：湖南金鑫黄金集团，长沙市芙蓉中路二段279号金源大酒店天麒楼16楼。五、投标截止时间和开标时间：投标截止时间和开标时间：2012年12月19日上午9:00（北京时间）。六、开标地点：长沙市芙蓉中路二段279号金源大酒店天麒楼15楼，逾期送达或者未送达指定地点的投标文件，招标人不予受理。（如地址有变化，以招标人最后通知为准）七、联系方式：招标人：湖南金鑫黄金集团有限责任公司联系人：邱明 梁荣周电话：0731-89851071；1

7、5874201102 0731-85304691；13677396408邮箱：bbm1121地 址：长沙市芙蓉中路二段279号金源大酒店天麒楼16楼投标保证金汇至：湖南金鑫黄金集团有限责任公司开户行名称：中国建设银行长沙芙蓉中路支行银 行 帐号：4300 1501 0610 5969 9968第二部分 投标人须知及前附表前 附 表序号内 容 规 定1项目名称：湖南金鑫黄金集团有限责任公司合同管理信息系统软件开发采购项目招标编号：2012322招 标 人：湖南金鑫黄金集团有限责任公司招标人地址：湖南省长沙市芙蓉中路二段279号金源大酒店天麒楼15楼3招标文件售价：2000元/套，售后不退4投标保

8、证金：人民币叁万元整，应从投标人的基本账户电汇或转账（必须提供回执联），投标保证金在投标有效期截止日后90天内保持有效，并在投标截止日前两天（即2012年12月17日下午17：00前）交到或汇至湖南金鑫黄金集团有限责任公司下列指定帐号（要求到帐，否则将作无效标处理）。开 户 名 称：湖南金鑫黄金集团有限责任公司开 户 银 行：中国建设银行长沙芙蓉中路支行银 行 帐 号：4300 1501 0610 5969 99685投标截止时间：2012年12月19日上午9:00（北京时间）6开标时间：2012年12月19日上午9:00（北京时间）开标地点：长沙市芙蓉中路二段279号金源大酒店天麒楼15楼7

9、投标文件正本份数：1份；投标文件副本份数：7份8投标有效期：投标截止时间后90天（日历日）9交货时间：按合同约定。10交货地点：湖南金鑫黄金集团有限责任公司指定地点。11付款方式及程序：按合同约定。支付凭证：用户验收单、卖方开具的相应发票及采购合同。付款单位：湖南金鑫黄金集团有限责任公司投 标 人 须 知A说 明1适用范围本招标文件仅适用于本次投标邀请中所叙述的内容采购。2定义2.1“投标人”系指向招标人提交投标文件的供应商。2.2“招标人”系指湖南金鑫黄金集团有限责任公司。2.3“服务”系指招标文件规定投标人应承担的运输、安装调试、技术协助、培训以及维护期内的维护服务和其他类似的义务。3合格

10、的投标人3.12.1投标人应符合并遵守其所属地和中国法律、法规及规章等的相关规定，具有独立承担民事责任的能力，具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；必须具有独立法人实体，注册资本200万以上。2.2必须是软件的原厂商，须提供双软认证证书（“软件产品认证”和“软件企业认证”）；不接受代理商投标。2.3具有合同管理系统项目的实施成功经验，须提供成功案例的合同封面和盖章页。2.4投标人必须具有稳定和高效的开发及测试团队，具有丰富的开发经验。2.5投标人必须具有专业的系统实施和技术支持团队。 2.6投标人独立进行投标，不接受联合体投标。2.7满足本招标文件规定的其他要求。2.8投标人应遵守国家其他相

11、关的法律、法规和管理办法。4委托投标4.1如投标人代表不是法人代表，须持有法人代表授权书（统一格式）。5投标费用5.1无论投标过程的做法和结果如何，投标人自行承担与参加投标有关的所有费用。6联合体投标6.1本项目不接受联合体投标。B招标文件说明7招标文件的构成7.1招标文件用以阐明招标服务的内容及要求、招标投标法和程序及合同条款等。招标文件由下列部分组成：（1）投标邀请；（2）投标人须知及前附表；（3）软件开发技术要求；（4）采购合同（范本）；（5）投标文件的格式。（6）评标办法(7) 在招标过程中发出的修改和补充文件。8招标文件的澄清8.1投标人对招标文件如有疑问，可要求澄清，应按投标邀请中

12、载明的地址以书面或传真的形式通知到招标人。招标人将视情况确定采用适当方式予以澄清或以书面或传真形式予以答复，并在其认为必要时，将不标明查询来源的书面答复发给已购买招标文件的每一拟投标人。9招标文件的修改9.1在投标截止日期15日前，招标人可主动地或依据投标人要求澄清的问题而修改招标文件，并以书面或传真形式通知所有购买招标文件的每一拟投标人，对方在收到该通知后应以书面或传真的形式予以确认。9.2为使投标人在准备投标文件时有合理的时间考虑招标方对招标文件的修改，如有必要，招标人可酌情推迟投标截止时间，并以书面或传真形式通知已购买招标文件的每一拟投标人。9.3招标文件的修改书将构成招标文件的一部分，

13、对投标人有约束力。C投标文件的编写10要求10.1投标人应仔细阅读招标文件的所有内容，按招标文件的要求提供投标文件，并保证所提供的全部资料的真实性，以使其投标对招标文件的实质性要求做出完全响应，否则，其投标可能被拒绝。任何对招标文件的忽略或误解不能作为投标文件没有响应招标文件的有效理由。11投标语言及计量单位11.1投标文件、投标交换的文件和来往信件，应以中文书写。11.2投标文件中所使用的计量单位，除在招标文件的技术规格和要求中另有规定外，应采用国家法定计量单位。12投标文件的组成12.1投标文件应包括下列部分：第一部分：商务部分（1）投标声明（2）开标一览表（3）技术偏差表（4）投标资格证

14、明文件，资格证明文件包括：营业执照（副本）复印件、税务登记证（副本）复印件和企业组织机构代码证（副本）复印件；法人代表授权书原件；国家规定的生产许可证或产品代理证书或制造商的供货承诺书及国家相关部门批准的特许经营证明(如需要的话)；经审计的上年度财务审计报告（如果新成立不到一年的公司，必须提供验资报告）；交纳税收证明；交纳社保证明；软件企业资质证书；招标文件规定须提供的其他资料。（5）投标单位简介(包括投标人名称、生产经营规模或供货能力)、长沙市内服务网点简介。（6）业绩（7）投标保证金第二部分：技术部分（1）软件开发技术方案（2）维护服务承诺书（3）投标的软件开发技术方案符合招标文件规定的证

15、明文件，根据招标文件软件开发技术要求及服务的要求，以书面形式做出技术性能响应文件、服务承诺以及投标方认为需要加以说明的其它内容。注：以上资料必须提供并保证其真实性，否则其投标将被拒绝。13投标文件格式13.1投标文件全部采用A4纸张按统一格式，用中文打印并装订成册。13.2投标人必须使用招标文件提供的投标文件格式，但可以同样格式扩展，填写投标声明、开标一览表、报价表。14投标报价14.1投标人必须对所有招标内容进行投标报价，不得仅对某部分内容进行投标报价，否则，其投标将被拒绝。14.2投标人应按招标文件第五部分附件“B开标一览表”格式填写各项服务的单价和总价，投标人的报价出现单价和总价不符的，

16、如果单价之和大于总价，则以总价为准，如果单价之和小于总价，则以单价为准。投标人针对本项目只允许有一个报价，招标人不接受有任何选择的报价。14.3报价表中的总投标报价包括软件产品费、项目实施费、保证期后的售后服务费、软件升级费、对旧版本软件的回购措施，除此之外不接受任何其它报价内容。15投标货币投标声明、开标一览表的报价：一律用人民币报价。16投标人资格的证明文件投标人必须提交证明其有资格进行投标和有能力履行合同的文件（见附件），作为投标文件的一部分。（1）投标人具有履行合同所需的财务和软件开发技术能力；（2）投标人保证能按期交货的能力；（3）投标人应有能力履行招标文件中合同条款和技术要求规定的

17、由投标人履行的安装、维护、培训和其它服务的义务。17投标人软件开发技术方案符合招标文件规定的技术和服务响应文件17.1投标方须提交证明其软件开发技术方案符合招标文件规定的技术响应文件，作为投标文件的一部分。技术响应文件应对招标文件中的要求和实现的功能等逐项做出实质性响应，否则该投标将被拒绝。17.2上述文件可以是文字资料、图片和数据，并须提供：（1）其软件技术方案的详细说明；（2）规格、技术参数偏离表。18投标保证金18.1投标保证金为投标文件的组成部分之一。18.2投标人应向招标方提交投标保证金叁万元整，币种为人民币。18.3投标保证金用于保护本次招标采购免受因投标人的行为而引起的风险。18

18、.4投标保证金，应从投标人的基本账户电汇或转账（必须提供回执联），投标保证金在投标有效期截止日后90天内保持有效，并在开标投标截止日前一天交到或汇至湖南金鑫黄金集团指定帐户(以到帐为准)。18.5未按规定提交投标保证金的投标，将被视为无效投标。18.6未中标的投标人的投标保证金，将在中标公示期满后以转帐或电汇形式予以退还。18.7中标的投标人的投标保证金，在签订合同后，予以退还。18.8发生以下情况投标保证金将被没收：（1）开标后投标人在投标有效期内撤回投标；（2）如果中标人未能做到：按本须知第36条规定签订合同。19投标有效期19.1投标文件从开标之日起，投标有效期为90天。19.2因特殊情

19、况，招标人可于投标有效期满之前要求投标人同意延长有效期，要求与答复均应为书面或传真形式，投标人可以拒绝上述要求。对于同意该要求的投标人，既不要求也不允许其修改投标文件,但将要求其相应延长投标保证金的有效期，有关退还和没收投标保证金的规定在投标有效期的延长期内继续有效。20投标文件的签署及规定20.1投标文件正本一份和副本七份，在每一份投标文件上要明确注明“正本”或“副本”字样，一旦正本和副本有差异，以正本为准。20.2投标文件正本须打印并由法定代表人或经正式授权的投标人代表签字或盖章。副本也可复制，但须由法定代表人或经正式授权的投标人代表签字或盖章。20.3除投标人对错处做必要修改外，投标文件

20、中不许有加行、涂抹或改写。若有修改须由签署投标文件的人签字，并加盖单位公章。20.4电报、电话、传真形式的投标概不接受。D投标文件的递交21投标文件的密封和标记21.1投标人应将投标文件正本（含电子文档）和副本分别用信封密封，并标明项目名称、招标编号及正本或副本，并在信封密封处加盖单位公章，否则投标将被拒绝。21.2为方便开标时唱标，投标人应另复制一份“开标一览表”单独密封装在一个小信封内，并在信封上标明“开标一览表”字样，然后将信封放在投标文件正本上方装入同一密封袋中。21.3每一密封信封上注明“于 之前（指投标邀请中规定的开标日期及时间）不准启封”的字样。21.4如投标文件由专人送交，投标

21、人应将投标文件按21.121.3中的规定进行密封和标记后，按投标邀请中注明的地址送至招标人。21.5如果投标文件通过邮寄递交，投标人应将投标文件用内、外两层信封密封。（1）内层信封的封装与标记同21.121.3规定。（2）外层信封装入21.1及21.2所述全部内封资料，并注明项目名称、招标编号、招标人名称、地址、邮政编码。同时应写明投标人名称、地址,以便将迟交的投标文件原封退还。21.6如果未按上述规定进行密封和标记,招标人对投标文件的误投或提前拆封不负责任。22递交投标文件的截止时间22.1根据21条规定，所有投标文件不论派人送交还是通过邮寄递交，都必须按投标邀请中规定的投标截止时间之前送至

22、招标方。22.2出现第9.2款因招标文件的修改推迟投标截止时间时，则按招标人修改通知规定的时间递交。23迟交的投标文件23.1招标人将拒绝在投标截止时间后收到的投标文件。24投标文件的修改和撤销24.1投标人在提交投标文件后可对其投标文件进行修改或撤销，但招标人须在投标截止时间之前收到该修改或撤销的书面通知，该通知须经法定代表人或有经正式授权的投标人全权代表签字。24.2投标人对投标文件修改的书面材料或撤销通知应按第20条和第21条规定进行编写、密封、标注和递交，并注明“修改投标文件”或“撤销投标”字样。24.3投标截止时间以后不得修改投标文件。24.4投标人不得在开标时间起至投标文件有效期期

23、满前撤销投标文件，否则招标人将按18.8款的规定没收其投标保证金。E开标和评标25开标25.1招标人在投标邀请规定的时间或9.2款确定的时间和地点公开开标，投标人派代表参加。25.2开标时，招标法与投标方共同查验投标文件密封情况，确认无误后拆封唱标，唱正本中“开标一览表”内容，以及招标方认为合适的其它内容并记录。25.3评标价格以唱标的价格为准。26评标委员会26.1招标方将根据招标项目的特点组建评标委员会，其成员由技术、经济等方面的专家和招标人的代表组成。评标委员会对投标文件进行审查、质疑、评估和比较。27对投标文件的审查和响应性的确定27.1开标后，评标委员会将审查投标文件是否完整，是否有

24、计算错误，文件是否恰当地签署。如果单价与总价不符，如果单价之和大于总价，则以总价为准，如果单价之和小于总价，则以单价为准；若有明显的小数点错位，应以总价为准；若文字大写表示的数据与数字表示的有差别，则以文字大写表示的数据为准。若投标方拒绝接受上述修正，其投标将被拒绝。28对投标文件的初步评审28.1在对投标文件进行详细评审之前，评标委员会将依据投标人提供的资格证明文件审查投标人是否提交投标保证金；投标文件是否按招标文件要求签署和盖章；是否按照招标文件要求提交资格证明文件；是否纳税和交纳社保承诺以及财务、技术和生产或供货能力等。如果确定投标人无资格和能力履行合同，其投标将被拒绝（资格性检查表见附

25、件一）。28.2评标委员会将依据招标文件的规定，对投标文件的有效性、完整性、合法性和对招标文件的响应程度进行审查；将确定每一投标人的投标是否对招标文件的实质性要求做出完全响应，有没有重大偏离。完全响应的投标是指投标符合招标文件的所有条款、条件和规定，且没有重大偏离或保留。重大偏离或保留系指影响到招标文件规定的供货范围、质量和性能，或限制了买方的权力和投标人的义务规定，而纠正这些偏离将影响到其它提交实质性响应投标文件的投标人的公平竞争地位。如果确定投标人非实质性响应招标文件的要求，其投标将被拒绝（符合性检查表见附件二）。29对投标文件的详细评审29.1评标委员会将对初步评审合格的投标文件按照对招

26、标文件实质性要求的响应情况进行评估和比较。29.2评比时除主要考虑投标报价、维护服务以外，还将考虑投标人提交的技术方案的以下因素：（1）实用性、先进性、开放性、可扩展性；（2）数据检索和管理的高效性；（3）网络化和标准化；（4）数据更新的实时性；（5）投标人技术水平与能力，过去二年内的业绩；（6）在长沙内提供软件系统维护服务的能力；（7）后续维护相关服务的费用；（8）其他要求因素。29.3评标委员会判断投标的响应性仅基于投标文件本身而不靠外部证据。29.4招标方将拒绝被确定为非实质性响应的投标，投标方不能通过修正或撤销不符之处而使其投标成为实质性响应的投标。29.5投标方将允许修改投标文件中不

27、构成重大偏离的微小的、非正规、不一致或不规则的地方。30评标时，有下列情况之一，评标委员会应予废标（1）出现影响采购公正的违法、违规行为的；（2）供应商的报价均超过采购预算，招标人不能支付的；（3）因重大变故，采购任务取消的；（4）招标文件中其它地方规定的废标条件。31投标文件的澄清31.1为了有助于对投标文件进行审查、评估和比较，评标委员会有权向投标方质疑，请投标方澄清其投标内容。投标方有责任按照招标方通知的时间、地点指派专人进行答疑和澄清。31.2重要澄清的答复应是书面的，并作为投标文件的一部分，但不得对投标内容进行实质性修改。32评标方法32.1本项目采用综合评分法。33保密33.1有关

28、投标文件的审查、澄清、评比以及有关授予合同的意向的一切情况，评标委员会人员及工作人员和投标方都不得透露给其他投标方或与上述评比工作无关的人员。33.2投标人不得干扰评标委员会和招标方的评比活动，否则将废除其投标。F授予合同34定标准则34.1合同将授予其投标符合招标文件要求，并能圆满地履行合同的、经评审后得分排序第一的投标方。35资格最终审查35.1招标人将审查中标候选人的资质、技术和供货能力及信誉，确定其是否能圆满地履行合同。35.2如果确定该投标方无条件圆满履行合同，招标人将对第二中标候选人资格做出类似的审查。36中标通知36.1公示期满后5天内，招标方将以书面形式发出中标通知书。如果中标

29、通知书不能在5日内发出，但最迟应当在投标有效期结束日30个工作日前发出。中标通知书一经发出即发生法律效力。36.2当中标人按第38条规定与招标人签订中标经济合同，招标人将向其他落标的投标人发出口头通知，并在中标公告公示期满（30天）内退还落标的投标人的投标保证金。36.3中标通知书将作为签订合同的依据。37授予合同时变更数量的权力37.1买方在授予合同时，可以按照有关法律法规的有关规定对招标文件中规定内容的数量和服务予以增加或减少。38签订合同38.1中标人按中标通知书指定的时间、地点与招标人签订合同。38.2招标文件、中标人的投标文件及其澄清文件等，均为签订经济合同的依据。38.3中标人应当

30、按照合同约定履行义务，完成中标项目，中标人不得向他人转让中标项目，也不得将中标项目拆分后转包给他人。38.4付款方式及程序：按合同约定。付款单位：湖南金鑫黄金集团有限责任公司支付凭证：用户验收单、卖方开具的相应发票及采购合同。39售后服务39.1所有服务必须由软件开发商对招标人作出售后服务承诺。40交易服务费如有，由中标人按有关标准支付。41腐败、欺诈行为41.1定义（1）“腐败行为”是指提供、给予、接受或索取任何有价值的东西来影响评标委员会在评标过程中的行为，以及影响买方在合同实施过程中的行为。（2）“欺诈行为”是指为了影响评标过程或合同实施过程而谎报事实，损害买方利益，包括：A、投标人之间

31、串通投标，人为地使投标丧失竞争性；B、提供虚假资料骗取中标的。41.2如果招标人认为某投标方在本次招标采购的竞争中有腐败或欺诈行为，则将拒绝其投标。对情节严重者招标人将在一段时间内拒绝该投标方参加招标方所组织的其他招标、采购活动。第三部分 软件开发技术要求一、前 言1.1 本技术规范书对湖南金鑫黄金集团有限责任公司合同管理信息系统开发项目提出全面技术要求，是本系统软件开发及系统建设所需要遵从的纲领性技术文件。1.2 本技术规范书描述了项目总体技术要求、开发需求以及其他实施需求。1.3 本技术规范书需求，投标人应答满足、开发满足、部分满足、不满足，应答满足的需要提供该功能模块对应的界面抓图。1.

32、4 本技术规范书由湖南金鑫黄金集团有限责任公司负责解释。二、系统范围2.1 本招标书主要适用于湖南金鑫黄金集团有限责任公司合同管理系统开发，要求实现合同的订立、变更、解除、履行和管理的全生命周期管理；2.2 本次投标实施范围包括集团本部，下属二级子公司辰州矿业、黄金洞矿业、新龙矿业、中南冶炼、时代矿机、金水塘矿业本部，辰州矿业下属子公司安化渣滓溪矿业和湘安钨业。同时，中标企业应对集团及二级子公司指定管理人员和技术人员进行相应培训，以使其达到能熟练运行系统和指导三级子公司实施系统的能力。2.3 电脑软件端口数按300个计算，手机端口使用人数按100个计算。2.4 实现不同部门、不同角色用户的精确

33、权限控制等功能；实现模糊查询、统计报表、提醒预警等功能；实现数据导出功能；实现不同信息系统数据交互对接，与EAS财务系统、物控系统和OA办公系统集成接口；建立集团统一客户数据库。三、需求概述（一）总体要求1.1 选取市场上实用效果好、技术先进的合同管理信息系统商业软件。经过对我公司的实际情况进行调研，作适应性调整配置成我公司的合同管理信息系统。1.2 该系统的体系结构应与我公司现有的财务及物控系统相互兼容。1.3 模块之间统一的界面风格，软件的操作简单直观，容易理解，办公人员在短期内就可以全面系统掌握其使用方法。1.4 具有严密的安全保密措施。充分应用身份识别与验证、访问权限控制等。根据用户的

34、不同身份严格区分其权限。1.5 合同管理信息系统包括以下功能模块：项目管理、客户/供应商管理、合同管理、收/发/存管理、收/付款管理、风险预警管理、统计分析、法律管理、合同监督、快捷查询、系统设置、消息管理、帮助功能、其他功能等。1.6 要求以实现本文所述各项功能为目标，对于功能模块的分类、组合、命名则不受限制。投标公司根据自己合同管理信息系统项目的实施经验，可以提出本文没有列出、但受到用户欢迎的实用功能。（二）业务功能要求1 项目管理 1.1 对需签署多个合同的工程建设项目、投资项目；需签订年度框架协议、总合同，再依据其签订子合同的销售采购项目或其他项目，承办部门应在系统中新建项目，进行项目

35、立项和管理。1.2 项目立项审批流程适用于合同审批流程中的其他合同审批。1.3 工程建设项目在立项申请通过后，必须依法按顺序进行可研、报建、勘察设计、招投标、施工等，系统将对以上关键节点进行设置，承办人员须按序完成上述步骤并上传批复文件。未按序完成的工程建设项目，将无法在项目下新建合同。对500万以上的工程项目，系统将自动向集团审计法律事务部发送提醒并备案。1.4 承办部门可在项目下新建合同，或将已经执行的合同添加至项目下，系统应可以对与项目名称类似的合同进行模糊搜索。1.5 系统需提供项目信息管理模块，它的要素包括：项目名称、项目编码、计划开始时间、计划结束时间、预算金额、项目负责人、项目类

36、型等信息。1.6 系统应实现同一项目下相关合同金额、收付款等信息的综合统计和查询功能。2 客户/供应商管理 2.1 建立合同管理系统客户/供应商数据库，导入物控系统中现有的客户/供应商基本信息，物控系统不再新建客户/供应商但可读取数据库中的客户/供应商数据，新建客户/供应商通过合同管理系统进行。2.2 合同承办人可以在系统客户/供应商库中选择客户/供应商，也可以新建客户/供应商。2.3 建立客户信用评估机制和供应商审核准入机制。要结合集团现有评估体系和具体情况，在系统中将客户/供应商评估转换为简单易操作的形式，如勾选评测题和评测卷等。2.3.1 客户信用评估机制2.3.1.1 建立客户信用分级

37、体系，可分为A信用很好、B信用良好、C信用一般、D信用差共四级，按照客户不同的信用等级给予不同收账期和折扣。2.3.1.2 建立不同级别信用等级评价办法，现有及新建客户系统默认状态为C级。2.3.1.3 合同承办部门新建客户需勾选并上传客户相关基本资质信息和财务信息等，系统应设定必选项。2.3.2 供应商审核准入机制2.3.2.1 供应商分为潜在供应商、合格供应商、优秀供应商和不合格供应商。2.3.2.2 依据现有的供应商审核机制在系统中进行相关设定，建立不同级别供应商的供货准入类别和金额，并由系统对类别和金额进行控制。2.3.2.3 根据业务需求联系过的供应商都是潜在的供应商。 2.3.2.

38、4 合格供应商必须从潜在供应商中选出，需要提交营业执照、税务登记、产品质量证书、历史业绩案例等一系列资质材料，合同承办人员需勾选并上传相关资料，并发起审核流程，提交法务、财务及其他相关部门从不同专业维度对供应商进行审查。资质证书验证方式和程序，建议在业务知识中固化。2.3.2.5 优秀供应商必须从合格供应商中选出，在历史合作过程中无任何违法违规现象。由合同承办人员依据评选要求上传相关资料，并发起审核流程，提交法务、财务、其他相关部门及主管领导、总经理从不同专业维度对供应商进行审查。2.3.2.6 不合格供应商。供应商在合同履约过程中出现产品质量，履约进度等与约定条款不符的违约或纠纷情况。可视情

39、节严重程度进行预警、降级或列入不合格供应商。不合格供应商在一定年限内不能重新评为合格供应商和优秀供应商。在新签合同时，不允许调用不合格供应商。供应商名称系统自动查重，设置为不允许名称与不合格供应商相同。2.4 客户/供应商履约评价2.4.1 合同履行结束后（即资金按照合同全部付清或收款）自动向审批流程中各节点（即提交人、审批人等）推送合同履行及供应商/客户评价通知（通知保存时间默认为一星期），评价分简单评价和细节评价，简单评价初始可见，即很满意、满意、一般、不满意，细节评价在对简单评价勾选确定后弹出询问是否进行细节评价，可忽略。2.4.2 系统默认部门负责人、公司领导可选择忽略简单评价。系统将

40、自动汇总评价，并作为客户/供应商的考核评价依据之一。 2.5 供应商名称系统自动查询，设置为不允许个人供应商录入。如确需从个人处采购物品，合同承办人员必须发起特殊审核流程（依据实际情况设定），需从法律风险（即对方行为是否违反法律法规）、程序是否合规、是否存在税务风险等方面进行审核评价。评价通过后系统方允许录入。2.6 客户/供应商查询2.6.1 系统要能够记录合同对方信息。包括基本信息、联系信息、资质信息、开票信息、历史备忘记录、客户资料附件、相关合作合同、相关合作项目、资金统计、审批记录等信息内容。相关联的信息，系统须能自动调用合同、项目及资金模块中已存在的数据。 2.6.2 能及时查询客户

41、/供应商的合同执行情况、资金完成明细、参与过的项目等信息。实现对客户/供应商的便捷查询、随时调用和任意统计的功能。 3 合同管理 3.1 合同建立3.1.1 合同表单信息包括但不限于：合同编号、合同所属项目、合同分类、合同名称、合同对方、对方开户银行、对方帐号、约定款项支付计划、约定执行计划、合同经办人、经办部门、提交日期、签订日期、开始日期、终止日期、合同签约金额、合同状态、支付方式、合同归属、合同标的、自定义属性和备注等信息。3.1.2 合同新建分三种模式，范本引用、系统内起草、使用对方合同。3.1.3 对范本引用类合同，系统应建立合同范本库，合同承办人员在建立合同时可以自行选择范本库中的

42、合同范本，系统能根据用户输入的合同表单数据自动填充到合同文本中。3.1.4 对于非范本合同，支持直接在系统内进行创建，即word编辑。3.1.5 使用对方合同时如为word版支持附件上传和编辑，非word版支持以附件形式上传合同扫描件进行审批。3.1.6 支持合同自动编号。为了防止重号、漏号，要求系统能够自动编号，并可以根据湖南金鑫黄金集团的内部编号规则进行设置。3.1.7 提供特殊合同管理，如：框架性协议、非正式合同、先执行后补签合同等特征性合同。3.1.8 合同表单能以Excel、文本文件等形式导出/打印，表单应根据公司的实际情况设定，如合同表单样式调整，届时需要系统能够快速响应变化，保障

43、系统正常运行。3.2 合同审批3.2.1 支持电脑及手机在线审批，手机在线/离线时以短信形式提示有待审批事项，电脑在线时以弹出框形式提示有待审批事项。3.2.2 审批过程中，对合同文本的修改需要保留修改痕迹且可查询各修改版本；可以同时提交多人审批/会签，可协同修改同一文件；3.2.3 合同审批通过后尚未盖章时，一般不能进行修改，如情况变化必须修改时，必须由合同管理部门变更合同状态重新进入审批流程，并向原审批流中各节点发出变更提醒；3.2.4 支持年度授权委托管理和一事一托管理。根据授权委托范围设置审批权限，对年度授权事宜外的事项系统最终审批人默认为公司法人代表，系统需提供是否临时授权选项供法人

44、代表勾选。系统需标注此合同为年度授权、临时授权或未授权。3.2.5 可以对审批时间进行统一设置，系统需显示每一个审批步骤的实际完成时间及合同完成审批的总时间，超出审批时间的系统需进行提醒。3.2.6 固定必要审核部门。合同承办部门、财务部门、合同管理部门必须为审核节点。3.2.7 合同审批权限支持按金额、时限、类别、部门、人员等自行设定。权限修改由修改部门负责人提出申请，经法务部门、主管领导、总经理审核通过后，由法务部门向技术中心提出权限修改通知。3.3 合同盖章3.3.1 电子合同经最终审批人审批完成后，返回合同承办人处，并自动给印章管理员发送提醒。合同承办人将审批通过的合同打印（合同附有编

45、码和防伪标注），对临时授权合同还需打印授权书（固定格式，在打印合同时询问是否打印），交公司法人代表或授权签字人签字。3.3.2 合同承办人应在系统中将审批通过的合同提交印章管理人处，然后将已签字的合同和授权书（如有）拿到印章管理人处盖章，印章管理人需在系统中确认本合同授权状态，并勾选是否盖章。3.3.3 系统需提供公章使用记录模块，供印章管理部门登记每次用章的份数，盖章时间。特别是对于我方先盖章再拿过去给对方盖章的，就可以记录下盖了几份，什么时间应该存档，谁拿走的，避免因此发生遗失或未存档导致的合同风险。3.4 合同归档3.4.1 合同审批结束后默认状态显示未归档，系统可集中统计未归档合同，默

46、认对超过一个月未归档的合同向合同承办人员和合同管理员发出提醒；3.4.2 合同经甲、乙双方签字盖章后，合同承办人员应将双方签字盖章页扫描上传，作为合同附件，并提起归档申请，归档申请直接提交至合同管理员处，经合同管理员确认合同相关资料完整无误后，确认归档。3.5 合同执行3.5.1 合同承办人依据审批通过的合同，通过系统的进度管理功能，制定进度和收付款计划，并将合同执行进度与资金收付进行关联，关联关系可通过系统发送至合同管理部门和财务部门的EAS系统中，财务部门在实际收到相关付款申请时，应在系统中进行复核。3.5.2 合同承办部门或人员可根据实际情况，对合同执行过程中的问题或建议、结果等进行记录。3.6 合同变更3.6.1 正在执行的合同一般情况禁止再进行变更，如遇特殊情况需中途变更或中止合同，必