企业采购招投标模式及其运用概述.docx
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1、第一讲企业采购招投标模式及其运用(上) 前 言 随着国内企业规模越来越大,对资源整合的要求也越来越高。企业通过资源整合,使自己的竞争力在严峻的市场环境下不断提升。而采购管理是资源整合的重要环节,这个环节可以使企业比较直接迅速地取得效果。采购的招投标是采购管理的重要工具。 招投标的历史与发展 2000年左右,比较规范的招投标开始在国内实施。当时主要是针对一些政府项目和国际项目。随着企业规模的扩大,整合资源的要求使招投标日益受到重视。招投标存在于市场经济环境里,通过市场机制,充分发挥一个产品或者一个企业的市场价值。对于一个企业,要想在市场里面采购到最适合企业的产品,就需要通过招投标的工具来达到这个
2、目的。 采购招投标的基本目的 (一)企业招投标的意义企业的采购与个人买东西是有差别的,到商店买东西,一般卖多少钱就付多少钱。但对于企业采购来讲,买东西的过程同时也是卖东西的过程,是卖企业的前景、企业的形象、企业的管理体制。例如企业愿意以比较低的价格把东西卖给沃尔玛,就是因为在交易过程中能得到想要的东西,包括期待将来还有定单,在市场上推广自己是沃尔玛的供应商等,这对企业整体的利益,是有好处的。虽然企业以比较低的价格售出产品,但并不能简单地以亏损而论,因为经济上的暂时亏损可以从别的地方得到利益。企业通过这个过程的管理,可以把资源价值充分体现出来。 【案例】1984年以前的奥运会,基本上都是政府操办
3、的,每一届都亏损。例如,1972年德国慕尼黑奥运会,恐怖分子劫持了以色列的运动员,这一届奥运会亏损了大概10亿美元;1976年加拿大的蒙特利尔奥运会,亏损了20亿美元;1980年莫斯科奥运会,西方国家抵制,结果这一届运动会亏损90亿美元。1984年美国洛杉矶奥运会组织委员会主席叫尤伯罗斯,现在是美国奥委会主席。当年他组织奥运会的时候就用到了招投标的工具。尤伯罗斯当时是一个旅行社的总经理,管理才能非常出众。承担奥运会的组织工作任务后,想了很多办法。先用150美元,在银行为洛杉矶奥运会的组织委员会开了一个账户。然后分析资源,并用招投标的方式把这些资源卖给企业,充分体现出资源的价值。例如,在奥运场馆
4、里面做广告,哪个企业出钱高,就树哪个企业的广告牌。也就是指定广告商,或者指定唯一的产品。他首先从饮料业开始,美国的可口可乐和百事可乐参加竞标,结果可口可乐中标,一个标就是1500万美元。通过招投标的方式,把一件件的资源卖出去,筹集了足够的资金。本次的奥运会上,电视转播权也是通过这种方式进行销售,结果美国广播公司以2.5亿美元中标。 点评:洛杉矶奥运会的招标方式体现了如下特点,即:通过规范的过程,以便宜的价格购买到比较好的东西,并通过对招投标的管理、策划,把资源真正的内在价值发掘出来,使交易双方达到了双赢的局面。 (二)企业熟悉招投标的基本目的 企业掌握招投标的工具,可以在资源整合的过程中使资源
5、最大化,或者最优化。 经济学上有一个图叫做微笑曲线图。如图1-1所示: 图1-1 经营模式与利润的微笑曲线图 【图解】曲线上扬的两端,分别是附加值高的核心技术(ODM)和品牌发展行销能力(OBM),而曲线底部代表低利润、低附加值和高度竞争的代工(OEM)。 (一)OEM形式 在发展的初期,很多企业都是用OEM的形式,OEM就是代工,客户把产品,甚至材料、设备都交给企业代理加工的模式。例如,我国珠江三角洲地区刚刚开放时,企业基本上都是采用这种形式,它实际上不怎么涉及采购环节。这种模式的好处就是进入比较快,门槛比较低,但是利润非常薄,当人工或其他成本上涨的时候,这种模式下的经营会越来越困难。 (二
6、)ODM和OBM形式 ODM形式ODM就是设计外包,而不是单纯代工,设计这项核心技术也由承包企业提供。 OBM形式OBM就是品牌也可以外包。从曲线底的OEM向ODM、OBM这两端发展,两端的利润要比OEM高得多,同时对各环节的精细管理要求也就更高了,很多大企业都是逐渐从OEM模式向ODM、OBM模式过渡。 【案例】Nike鞋产品原来自己有很多制鞋厂,从20世纪80年代开始,它把鞋厂都卖了,现在没有一间生产鞋的工厂,而是做其他的体育用品。但它的销售和盈利模式,要远远高于同行业的其他企业。如下图所示:我国广东东莞的很多鞋厂都是做Nike或其他公司的OEM的,一个厂两三万人。而Nike整个公司才两三
7、万人,每个人的平均销售额接近60万美元,每个人的纯利润大概是5万美金。美国企业工资非常高,同时整个成本架构高,但是Nike的每个员工提供的纯利润还能达到5万美元,原因就是它采用的模式不同它不单是采购材料,同时采购产品和企业的生产能力,也就是通过招投标运作或者采购运作的技巧达成企业的盈利目标。 点评:企业发展到一定阶段,必须要熟悉掌握招投标等手段提高企业的竞争力。 招投标的模式和内容(一) (一)招投标的内容 根据采购内容可将招投标分为以下几个方面: 货物的采购,例如:原材料、配件、备件; 服务采购,例如:物流外包、设计、ODM或者OBM; 成套设备采购,例如:石化、核电设备; 工程项目建设,例
8、如:土建、基础设施。 (二)招投标的形式 企业的品牌很好,但如果通过建一个新厂来满足市场的需求,则周期很长。而市场上还有很多剩余的生产能力,所以这样的企业可以设计好一些标准,选择一些厂家来设计和生产,进行ODM。一些较小的企业通过接受ODM的业务,能很快能够实现企业的成长与扩张,提高竞争能力。这些企业发展到一定层次,也可以走同样的路。因此,招投标模式与企业发展的不同阶段有很密切的联系。常见的招投标形式主要有两种。1公开招标政府的采购一般都要求公开招标,把信息发布给全社会。2邀请招标绝大部分企业采用这种方式。邀请招标也可以分为以下几种不同的类型: 选择性招标例如,企业有10个供应商,就可以在这1
9、0个里选一个好的,这就是选择性招标。 入围招标例如,电信行业、工程行业投标时,先有一个预审核,只有符合一定要求的企业才可以入围,招标的邀请颁发给入围的企业。 局限性招标一般比较正规的招投标,参加的企业至少有三家,但当参与企业较少,也就是投标的企业数量低于三家时,虽然可以按照招投标的程序去操作,但是这种情况叫做单一招标,又称为局限性招标,也叫做竞争性谈判。 【自检1-1】企业招投标有哪些特点?_见参考答案1-1第二讲招投标的运用 招投标的模式和内容(二) (一)国际上常用的招标方式1无标底的招标方式招标采购的这些方式,在不同的环境运用是不一样的,各个国家都有自己的要求、规定和惯例。所以,企业将来
10、在国外发展,要在当地招标的话,一定要了解当地的要求。一般来说,现在国际比较通用的方式都是无标底的招标方式,就是没有计算标底。2保函工具保函是招投标运作里面一个非常有效的杠杆,国际招标中常用。其实就是银行开具的一个担保凭证,常见的保函工具有: 履约保函; 付款保函; 其他保函。招标过程中为了控制风险,往往会在很多环节里面采用保函工具。以前国内的招投标用得比较少,原因是银行的体系不完整,这两年国内的银行也已经逐渐开展这项业务。 招投标的特征及基本流程 (一)招投标的特点1独特性对于一个企业,采购工作是重复性的,但是每次买东西的环境都是单独的,例如价格变了、供应商多了、竞争对手多了等。所以,招投标的
11、操作要注意,尽管每一次采购的东西是一样的,但是采购的策划应该是独特的,每一次采购都要做有针对性的策划和设计。2时间性招投标是有时间限制的。招投标只是全部工作的一个环节,要在限定的期限内完成,才能保证后面的工作按计划进行。3涉及多个部门招投标的工作往往涉及多个部门的运作,如果多部门协调不好,工作就难以进行。例如采购一个设备,需要采购部操办,财务部做预算,生产部应用,技术部评价性能指标,物流部负责运输,工程部进行安装,等等。4专业性比较强企业的采购有时会要求很强的专业知识。5风险性,包括延伸的风险风险有时并不是在采购的时候出现,所以在采购的过程中很可能容易忽略这些风险,风险的影响往往在实施的时候或
12、者进行合同管理的时候才被发现。这就是前面没有做好风险防范的工作,使风险延伸到后面出现。6有的环节要求保密7需要符合管理规范有些招标是要符合法规的,如果违反了法规是要被投诉的,所以,必须按照一定的规范、流程进行操作。8不确定性上述这些特点,要求必须有一个比较完整的管理方法来管理。 (二)采购管理的流程招投标是企业采购管理的一个部分,一般企业采购管理的流程可以包括以下六个步骤: 采购规划; 发包规划; 询价; 供应商选择; 合同管理; 合同收尾。具体来讲,采购规划是指根据企业总体的战略目标制订的总体采购规划,然后涉及发包规划、询价、供应商选择,最后是合同管理、合同收尾。招投标涉及到发包规划、询价和
13、供应商选择三个环节,这也是招投标操作具体要做的事情。合同管理是与招投标密切联系的环节,前面环节做不好,合同管理就会有很多问题。实际上合同管理很多问题是从招投标环节引起的。所以,不要脱离合同管理去考虑招投标,整个的招投标管理应该包括合同管理,至少是包括合同管理的一部分。 招投标的具体操作 (一)发包规划 发包规划,是指要怎么买,包括集中采购还是分散采购,抑或是用一个供应商还是用两个或更多供应商等,都要构思好,因为不同的方式,效果相差甚远。 1发包规划依据及文件收集要做好发包规划,首先要收集相关的资料。具体来讲,各部门要做好以下工作: 企划部:企业采购管理总体计划和政策要对各种情况做出评估,要从成
14、本角度,进行综合分析。即使考虑成本,也要从多个方面进行评估,包括材料成本、采购成本、储存、损耗、管理成本等。管理成本是常常被忽略的环节。当然还要考虑别的环节,例如有没有涉及知识产权问题。 【案例】以前,国内很多银行把客户电话查询的业务外包给其他机构进行,结果因为国内的商业环境不是特别规范,导致客户信息容易外流。其实,这种形式的外包,应该签订保密协议,也就是客户信息不能够随便泄露,否则就是犯法的。如果客户的信息外泄,责任就在银行。所以,这几年有很多银行又将这项业务收回来,自己直接管理了。 点评:这说明,选择外包形式采购时,除了价格,还有很多其他的因素要在发包规划中进行认真评估分析。 财务部:外购
15、或自制分析评估报告或表格财务部门的一些要求,需要在发包规划里体现出来。 技术部门或应用部门:工作说明书(SOW)技术部门对采购内容的一些具体要求也要提供,即通常所说的工作说明书,英文为SOW,也就是要把产品或工作的细节描述出来。 采购部:需求计划(项目管理计划)需求的计划包括采购部门什么时候要,要多少,到什么地方要,使用部门是哪一个等。一个好的需求计划,要把以下一些情况提供清楚: 过往进行类似采购的一些记录不只是记录价格多少,还要对整个环境和过程进行记录。例如,当时的价格环境,有几个供应商,以及中间过程的很多细节,并把这些资料作为下次制订发包规划的重要依据。 风险登记册每完成一次采购,都会留下
16、很多有用的记录,不单是一个结果记录,还要把过程记录下来。下次执行可能得不到与上次同样的结果,但不等于做得不好,因为环境不一样了。例如东西本身涨价了,既使你付出很多努力,达到最好的效果,可能还是比去年贵。所以,如果没把上一次的过程记录下来,就很难评估这次努力的程度。 费用基准线费用基准线就是准许的限度是多少。 环境的因素以上这些方面就是制订一个好的需求计划的依据,也都是在发包规划里要做的工作。 2发包规划采用的方法 企业采购标准的表格发达国家的很多企业用表格制定采购标准。表格的设计,采购部门要慢慢调整,使之符合要求,并通过优化形成标准化。也就是说,表格不要经常变,到一定程度就要稳定下来,否则采购
17、的人或者其他相关部门就会变得无所适从。 评标的标准核对表发包规划阶段应该把评标的标准核对表建立起来,确定评估标准和要核对的内容。 招标文件的标准版本招标文件要用比较好的范本。一个比较好的企业,招标文件的设计不会因为每次负责人的不同,而改变招标文件的格式。例如,招标文件的章节、顺序,如果每次招标都变化,这对评标和投标方都会有影响,所以尽可能要有一些标准范本。 合同的范本有些投标需要签协议,这些协议都应该在发包规划的时候就制定出来。 向专家咨询针对具体的采购,可以咨询技术方面、采购方面和法律方面的专家,了解怎么能够做得更好。 3发包规划的结果 招标方式和招标的管理方案这是应该通过发包规划得出来的第
18、一个结果。 招标文件招标文件是在企业招投标里面的一个关键点。在招标规划结束时,对具体的招标工作要形成一个招标文件,基本包括以下内容: 招标邀请; 投标文件格式的要求; SOW就是工作说明要求; 合同条款; 评标方法。 (二)询价(招标) 形成了招标文件后,就可以进入到询价的阶段。首先通过信息发布的程序,把招标文件发出去,如果投标者有兴趣,在购买标书以后,就会来投标,这个过程叫做询价,也就是采购管理里的询价阶段。 1询价过程的依据询价过程的依据包括以下几个方面: 采购文档; 合同条款; 招标文件; 平常收集的经过筛选过的供应商的资料和名录。 2采用的方法可以通过一些公告,或者一些招投标会议,把招
19、标信息发布出去。 3询价过程的结果询价结果就是收到投标书,或者报价单,这是在询价步骤应该得到的结果。 (三)供应商的选择(评标) 询价后就可以进行供应商的确定,也就是进入了评标的阶段。 1评标过程的依据 评标的依据,主要是标书和管理方案,包括以下几个方面: 方案建议书; 报价单; 投标文件; 评价标准; 组织政策; 招标管理计划。 2评标过程采用的方法有了评标的依据之后,就可以通过一些答辩会、澄清会等来做筛选,由专家或者评标小组找出合适的结果,经过合同谈判,正式签订合同。具体过程如下: 澄清答辩; 筛选系统; 独立评估; 专家评审; 合同谈判。 3评标过程的结果供应商选择过程的结果,就是签订订
20、购合同。 【自检2-1】招投标包括哪三项工作内容?_见参考答案2-1第三讲招标过程的关键点控制(上) 招投标过程并不复杂,关键是要把握好细节。整个招投标运作流程里面包括四个部分,即发包规划、询价、供应商选择,合同管理。其中,每一个环节都会有一些关键点: 发包规划的关键点:如何制定招标文件; 询价部分的关键点:过程管理; 供应商选择的关键点:评标方法。招标文件的基本要求 (一)招标文件的基本格式 第一部分:招标邀请; 第二部分:投标须知。作为投标者应该知道的时间、资格等要素; 第三部分:工作要求说明 (SOW); 第四部分:合同主要条款; 第五部分:评标方法; 第六部分:其他注意事项。其中,第三
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