《项目部规范化管理工具箱》(Word版).docx

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1、弗布克1+1管理工具箱系列项目部规范化管理工具箱 袁艳烈 编著北 京目 录第一章 企业项目管理办公室5一、项目管理办公室职能5二、项目管理办公室组织结构6三、项目管理办公室责权6四、项目管理办公室权力7五、项目管理办公室主任岗位职责8六、项目管理办公室专员岗位职责9第二章 项目部组织结构与责权11一、项目部职能11二、按职能分工设计项目部组织结构13三、按行业不同设计项目部组织结构13四、项目部职责16五、项目部权力18六、工程项目部经理岗位职责18七、工程项目总工程师岗位职责19八、研发项目部经理岗位职责20九、研发项目总工程师岗位职责21第三章 项目综合管理23一、综合管理办公室主任岗位职

2、责23二、综合管理办公室办事员岗位职责23三、综合管理办公室档案员岗位职责24四、项目合同管理规定25五、发文处理单30六、来文处理单30七、项目会议通知单31八、会议议程安排表31九、项目会议纪要表32十、档案查、借阅申请表32十一、档案作废销毁登记表33十二、项目建议书33第四章 项目拓展管理35一、项目拓展经理岗位职责35二、项目拓展主管岗位职责35三、研发项目立项管理办法36四、科研立项申请表38五、项目阶段性评审表39六、工程项目立项及报建表39七、项目招投标实施方案40第五章 项目设计管理44一、项目设计经理岗位职责44二、项目设计主管岗位职责44三、项目设计专员岗位职责45四、项

3、目设计管理办法46五、项目设计计划表49六、设计评审记录表50七、设计变更审批表50八、设计变更通知表51第六章 项目采购管理52一、项目采购经理岗位职责52二、项目采购主管岗位职责52三、采购招标管理制度53四、物资采购管理制度57五、项目采购计划表60六、项目采购申请单61七、供应商调查表61八、采购招标记录单62九、采购招标实施方案63第七章 项目施工管理67一、施工经理岗位职责67二、施工工长岗位职责67三、项目施工进度管理制度68四、施工现场调度管理规定71五、施工进度计划表72六、进度调整审批表72七、施工质量监督表73八、安全文明施工方案73第八章 项目技术质量管理77一、工程项

4、目技术主管岗位职责77二、工程项目质量主管岗位职责77三、产品研发项目技术主任岗位职责78四、产品研发项目技术主管岗位职责79五、产品研发项目质量总检岗位职责80六、工程项目技术管理制度80七、研发项目质量控制办法83八、项目质量管理计划表84九、工程技术交底记录表84十、项目质量事故记录表85十一、工程项目验收申请表85十二、项目质量异常审计表86十三、IT项目质量保证计划表86十四、IT项目产品质量评审表87第九章 项目财务管理88一、项目财务经理岗位职责88二、项目资金主管岗位职责88三、项目成本主管岗位职责89四、项目出纳岗位职责90五、建设项目财务管理办法90六、项目成本预算表93七

5、、项目成本预算调整表94八、建设项目成本估算表94九、项目最终成本控制报告单95十、项目投资与资金筹措计划表96十一、项目现场经费控制方案97第十章 项目法务管理100一、项目法务主管岗位职责100二、项目法务专员岗位职责100三、项目知识产权专员岗位职责101四、工程索赔申报表102五、项目合同会审表102六、项目合同摘要表103七、法律纠纷防范方案104第十一章 项目后勤管理106一、项目后勤主管岗位职责106二、项目后勤专员岗位职责106三、项目部环境卫生管理制度107四、项目人员住宿申请表108五、外来人员留宿申请单109六、清洁卫生检查评分表109七、安全生产隐患、违章罚单110八、

6、防火与火灾应急方案110第十二章 项目人力资源管理113一、项目部人事主管岗位职责113二、项目部人事专员岗位职责113三、项目人员招聘管理制度114四、工程项目经理安全责任制度118五、项目人员需求申请表119六、项目人员任用审查表120七、项目安全教育记录表121八、员工项目经验登记表121九、项目安全教育体系设计方案122第一章 企业项目管理办公室一、项目管理办公室职能项目管理办公室的主要职能是制定企业的项目管理制度与工作标准，建立项目管理文化，为项目管理工作提供必要的支持，对整个项目过程进行跟踪、监督和报告，协调相关部门的关系，确保项目顺利完成。项目管理办公室具体职能如下。（一）建立项

7、目管理体系1制定项目管理制度，建立项目管理标准、开发和维护项目管理程序。2评估项目所需技能、引用项目所需工具。3参与项目考核，支持项目团队不断学习。4审查项目进展评估结果。5对跨项目的资源分配提出意见。（二）提供项目咨询服务在项目各阶段提供项目管理专家的意见，改善项目工作计划，保证项目顺利完成。（三）协助建设项目团队1参与组建项目团队，制订项目经理工作计划。2对团队成员进行项目管理技能的培训和指导。（四）项目控制与监督1监控项目进度，根据项目进展报告记录项目进展状态。2参与制订项目质量控制计划、项目质量检测方案并监督其执行情况，保存检测记录。3了解分析项目的发展趋势。4确定进程中的项目并不断跟

8、进。5定期收集项目相关信息，记录发现的问题以及问题的分析、解决方法等。6参与制定项目预算，根据费用支出情况修订项目预算，报告预算执行情况。7进行风险评估与风险量化，降低项目风险，制订项目应急计划。（五）项目总结与报告1对所有项目进行总结。2审核并分发各类项目报告。（六）其他根据企业授权，为企业和项目提供有关项目管理的其他支持。二、项目管理办公室组织结构依据项目管理办公室职能而设置的组织结构如图1-1所示。项目管理办公室主任总经理项目资深顾问项目信息处理专员项目财务专员项目合同总控专员项目人事行政助理项目绩效专员项目审计专员图1-1 项目管理办公室组织结构三、项目管理办公室责权项目管理办公室负责

9、贯彻企业的发展方针，做好企业各项目的统筹、指导、支持、监督、控制、检查等工作，做好各项目间的协调工作，确保项目顺利完成。项目管理办公室职责如图1-2所示。职责1制定企业项目管理制度，构建项目管理体系，包括选用项目管理的方法和工具，制定项目管理的流程，并形成统一的标准职责3制定项目管理办公室工作制度与规范，经上级批准后严格执行职责4负责企业项目的合同管理，包括合同正本和合同各种附件、协议、补充的管理职责5负责项目信息的起草与发布，随时通报项目的进展情况职责6负责项目的跟踪与预警，包括项目实施的跟踪以及跟踪结果的发布职责7对项目运行的数据进行整理和分析，明确项目的运行状态，评估项目的进展情况职责8

10、进行项目资料的管理，包括项目记录、计划书，各种批示等职责9负责项目的总结陈述，共享工作经验与教训，提高项目管理绩效职责10负责企业项目信息系统的维护与更新职责11协调企业内各部门的关系，协助做好人事工作，确保项目顺利完成，职责2建立项目管理文化，形成对项目管理的统一认识，并在企业内部推行项目管理标准职责12完成领导临时交付的各项工作图1-2 项目管理办公室职责四、项目管理办公室权力为保证企业项目工作顺利进行，各项目按计划有序开展，确保项目保质保量完成，企业项目管理办公室对项目管理过程中的某些事项有建议权、监督权等，其具体权力如图1-3所示。权力1权力3权力4权力5权力6权力7权力8权力2根据企

11、业总体战略规划对公司发展规划、项目战略发展计划有建议权有对各项目进行指导、协调、监督、检查的权力有掌握、监督项目进度、项目总体进展情况，并提出相关建议的权力有对项目管理办公室内部员工的工作进行监督与考核的权力有对项目管理办公室内部员工聘任、解聘的权力对项目管理办公室内部员工违反规章制度的行为有处罚建议权有开展项目管理办公室内部工作的自主权根据企业的授权，有制定相关项目管理制度、建立项目管理体系的权力图1-2 项目管理办公室权力五、项目管理办公室主任岗位职责项目管理办公室主任的主要职责是根据企业的发展战略制定项目管理制度，依据企业的特点确定项目管理的方法、流程和工具，形成统一的标准并严格执行，对

12、项目进展提供有力支持，做好项目监督、检查工作，随时掌握项目进度，发现问题及时解决，确保项目成功运作。项目管理办公室主任具体岗位职责如图1-3所示。职责1组织制定并修改项目管理制度，构建项目管理体系，包括组织、开发和选用项目管理方法、流程和工具，并形成统一的标准，经企业领导审批后严格执行职责3对项目可行性研究报告进行审查，并按程序上报公司领导职责4组织项目信息的起草与发布，随时通报项目的进展情况职责5进行项目的跟踪与预警，整理、分析项目运行数据，明确项目运行状态职责6参与项目质量监控、投资监控、安全监控、进度监控、现场施工管理和合同管理职责7组织项目的总结陈述，共享工作经验与教训，提高项目管理绩

13、效水平职责8审核工程费用预算，监督工程费用的使用职责9协助项目部进行项目团队建设，做好相关项目培训工作职责10组织企业项目信息系统的维护与更新职责11协调企业内各部门的关系，确保项目顺利完成职责2组织制定并修改项目管理办公室内部工作制度与规范，经上级批准后严格执行职责12完成领导临时交办的其他工作图1-3 项目管理办公室主任岗位职责六、项目管理办公室专员岗位职责项目管理办公室专员的主要职责是协助办公室主任完成办公室日常事务性工作，协助办公室主任制定项目管理相关制度和标准，整理分析项目信息文件，总结项目经验教训，拟定相关文件报告，并按规定进行分发，提高项目管理工作绩效。项目管理办公室专员的具体岗

14、位职责如图1-4所示。职责1协助办公室主任制定并修改项目管理制度，组织、开发、选用项目管理方法、流程和工具，并形成统一的标准，经企业领导审批后严格执行职责3协助办公室主任管理办公室日常工作，提出工作改进的合理化意见职责4负责项目管理工作会议的组织，并做好会议记录职责5负责办公室内各类文件的草拟、写作与发放职责6负责整理项目合同及其他项目相关资料，并做好归档及档案管理工作职责7负责项目调研和项目信息收集工作，为项目决策提供依据职责8协助办公室主任整理分析项目管理各类数据，把握项目进度和费用使用情况职责9协助项目管理办公室主任协调企业内各部门的关系，确保项目顺利完成职责10负责企业项目信息系统的维

15、护与更新职责11完成领导临时交办的其他工作职责2协助办公室主任制定并修改内部工作制度与规范，经上级批准后严格执行图1-4 项目管理办公室专员岗位职责第二章 项目部组织结构与责权一、项目部职能项目部的主要职能是制订项目计划和目标，开展项目立项、组织实施工作，管理、监督项目运作过程，确保项目顺利完成，项目部具体职能如下所述。（一）项目前期规划1参与前期投资机会研究。2参与前期项目策划的方案选择。3参与企业项目可行性论证和立项工作。4参与企业的项目招投标工作。5洽谈并签订项目合同。（二）项目设计管理1根据项目合同组织、指导、协调、监督项目咨询、设计工作，确保项目咨询、设计工作按合同要求组织实施，且需

16、符合法律法规，符合质量、安全、环境、职业健康安全等内容。2负责质量、安全、环境方面的交底工作，并在项目进行过程中提供技术服务。（三）项目物资管理1根据施工计划和材料计划编制控制、检查、调整物资包装、运输、仓储计划或方案，并组织实施。2负责物资的采购、加工和发放工作，组织物资进场，对物资的质量负责，保证物资符合相应的技术标准和政府有关部门的规定。3对进场的材料按施工平面布置图存放，并做好保管和防护工作。4做好施工现场盘点工作，负责填写本专业施工日志。5按质量标准和发货单检验进场的各种物资设备。（四）项目施工管理1负责项目施工计划的制定与落实，执行施工方案，协调项目现场施工的各项工作。2参与编制项

17、目质量、环境、职业健康安全管理规定，严格按标准、合同施工。3参与制订项目进度计划，细化执行进度计划，确保项目施工工作按时完成。4提出施工设备、材料的采购申请，并参与采购验收工作。5参与项目的阶段性检查验收和项目竣工验收。（五）项目质量管理1根据国家法律法规和企业的相关规定，制定并修改质量、环境、职业安全的规章制度，建立完善的质量、环境、职业健康安全管理体系。2负责编制质量、环境、职业健康安全管理体系文件，并随时监督检查其执行情况，并进行内部审核。3负责项目的质量、环境、安全信息管理。（六）项目风险管理项目风险管理是指对项目风险从识别到分析乃至采取应对措施的一系列过程，主要包括项目风险识别、风险

18、量化、制定风险对策三个方面。（七）项目财务管理1建立项目部的财务体制，合理进行财务分工，明确责任与授权范围。2制定资金预算并严格执行，筹措资金，合理、合法使用资金，减少资金浪费和损失。3设立固定资产台账，做好实物管理、出租、调入、调出、盘点、对账等基础工作。4进行项目成本费用管理，各项费用支出实行财务负责人、技术负责人和项目部经理三方联批制度。5进行项目收入与利润管理，编制项目财务报告，进行竣工决算与审计。6参与项目的业绩考核。（八）项目人力资源管理1根据项目规划参与制定项目人力资源发展规划。2建立并完善项目部人事档案，做好档案的立卷、维护、管理、调阅等工作。3协助人力资源部做好人员的招聘、录

19、用、考核、奖惩等工作。4制订并执行项目人员培训计划，提高项目人员的工作技能和工作效率。（九）项目综合管理1负责项目部日常办公、文件收发、会议召开等工作，保持办公区域的整洁卫生。2负责各类接待、宣传和场容场貌的规划及治理工作。3负责项目内与项目外的沟通协调工作，确保项目顺利进行。4制订项目管理计划。5指导项目执行，完成项目管理计划，达到项目说明书的要求。6监控项目的启动、规划、执行和结束过程，实现项目管理计划中确定的目标。7审查所有的变更请求，批准变更，组织做好资产管理工作。8负责项目部文件资料的立卷归档工作，进行项目合同管理。二、按职能分工设计项目部组织结构根据项目部内部职能不同所设计的项目部

20、组织结构如图2-1所示。项目施工经理项目设计经理采购经理法务主管后勤主管采购主管项目设计主管各专业工程师项目拓展经理项目拓展主管项目管理办公室项目部经理项目总工程师知识产权专员法务专员后勤专员资金主管成本主管人事专员项目设计专员办事员档案员财务经理综合管理办公室主任人事主管施工工长技术员质检员技术主管质量主管图2-1 按职能分工设计的项目部组织结构三、按行业不同设计项目部组织结构（一）立足于项目开发与拓展的项目部组织结构图2-2为某房地产开发公司立足于项目开发，拓展公司业务的项目部组织结构。项目拓展经理招投标主管立项主管报建员电气工程师招投标专员市政规划工程师建筑规划员项目合同主管项目合同专员

21、项目规划主管图2-2 立足于项目开发与拓展的项目部组织结构（二）设计项目部组织结构对设计项目而言，项目部的主要职能是组织设计研发工作，其组织结构通常按专业划分，图2-3为某工程设计院的项目部组织结构。节能专员文员土木设计主管给排水设计主管暖通设计主管消防工程设计主管安全工程设计主管弱电设计主管园林绿化设计主管设计项目部副经理设计项目部经理图2-3 某工程设计院的设计项目部组织结构（三）以施工为主的项目部组织结构施工项目部组织结构如图2-4所示。施工项目部经理质检主管成本主管电气技术员装饰技术员安全员材料员质量员预算员材料主管施工工程师施工员图2-4 施工项目部组织结构（四）装饰工程项目部组织结

22、构图2-5为某装饰装修工程项目部的人员组织结构。项目工程师技术主管后勤主管工程主管质量安全管理部ISO9001贯彻办公室项目经理项目总指挥材料主管地毯班电工班木工班瓦工班贯标员设计师施工员质检员安全员统计员计划组采购组仓管组搬运组采购员清洁工保安员油漆班水暖班扳金班图2-5 装饰工程施工项目部结构（五）生产制造企业产品研发项目部组织结构生产制造企业的产品研发项目部一般以研发中心的形式设立，下设各产品的研发事业部，具体的组织结构如图2-6所示。产品研发中心总监A产品研发事业部经理B产品研发事业部经理C产品研发事业部经理技术研究员资料员产品设计人员产品开发人员检测人员分析人员实验人员工艺工装设计人

23、员中试分析人员生产试制人员技术研究中心主任产品开发中心主任分析测试中心主任中试研究中心主任图2-6 生产制造企业产品研发项目部组织结构（六）IT企业产品研发项目部组织结构IT企业产品研发项目部一般可设置为如图2-7所示组织结构。项目经理项目副经理需求调研组组长数据库设计组组长软件开发组组长测试组组长培训组组长文档组组长需求调研员数据库设计师软件开发工程师测试工程师用户培训工程师程序文档管理员图2-7 IT企业产品研发项目部组织结构（七）管理咨询公司项目部组织结构图2-8为某管理咨询公司的项目部人员组织结构。项目经理市场主管培训讲师高级管理咨询顾问市场专员培训助理课程开发专员课程开发主管战略咨询

24、顾问人力资源咨询顾问营销咨询顾问生产质量咨询顾问项目总监图2-8 管理咨询公司项目部组织结构四、项目部职责项目部主要职责是组织制定项目部管理制度，开展项目资料收集、立项、招投标、项目设计、项目施工、项目验收、项目风险管理等工作，确保项目按计划完成。项目部的具体职责如图2-9所示。职责1严格遵循国家相关法律法规和公司的相关规章制度，确保项目的合法性职责7组织收集市场信息与资料，进行项目设计，提出立项申请报告职责8按项目进度组织施工，全程监督施工过程，确保项目保质保量完成职责9负责工程项目技术质量管理，遇到问题及时解决或咨询项目顾问意见职责10组织开展项目竣工验收工作，审查数据资料，总结项目经验，

25、编写项目报告职责11负责项目财务管理，合理使用项目资金，做好项目预决算工作并定期上报领导职责12组织项目相关文件资料的归档工作，确保文档资料分类清晰且齐备，便于查找职责13做好部门内部协调工作，保持与其他部门的有效沟通关系职责14配合人力资源部做好项目部人员的招聘、培训、考核等相关人事工作职责2组织制定项目部管理制度和工作标准，经审批后严格执行职责3参与项目可行性分析，进行项目风险管理，做好项目应急措施职责4编制项目工作进度表和具体实施方案，经审批后严格执行职责5负责项目的招投标工作，签订招投标合同，严格按合同办事职责6根据项目实施方案开展项目采购工作，严格控制采购成本图2-9 项目部主要职责

26、五、项目部权力项目部的主要权力如图2-10所示。权力1权力3权力7权力8权力9权力10权力2根据企业的总体战略规划，对项目发展计划、立项决策有建议权对工程项目过程有指导、协调、监督和管理的权力对项目部内部员工的工作有考核与监督权对项目部内部员工有聘任、解聘的权力对项目部内部员工违反规章制度的处罚有建议权有开展内部工作的自主权依照企业的授权，有制定部门相关管理规章制度，完善项目管理体系的权力权力4对项目的人、财、物等有统一组织调配使用权权力5有对项目的成本控制权及对费用支出有审批权权力6有组织实施项目技术方案的权力，发现问题有提出修改权图2-10 项目部主要权力六、工程项目部经理岗位职责工程项目

27、部经理主要负责主持项目的组织设计、质量管理，制定并执行新技术、新工艺、新材料的实施方案，解决项目工程中出现的重大技术与质量问题，掌握分析工程质量动态，参与工程项目的竣工验收工作，确保项目按时、按质、按量完成。工程项目部经理的具体岗位职责如图2-11所示。职责1遵守工程建设管理相关法律法规，执行企业有关规章制度和标准职责3组织编制并实施项目年、季、月度工作计划以及材料、设备、资金等使用计划职责4负责建立项目部各项规章制度，对部门内部人员进行合理的任务分工职责5组织编制工程成本预算、费用预算和资金预算，经审批后严格执行职责6监督控制工程进度、质量、安全、成本和文明施工等，及时解决过程中的问题职责7

28、负责项目风险管理，识别项目风险并采取风险规避措施职责8建立项目成本核算体系和制度，加强项目的财务管理，严格控制资金的使用职责9负责整理项目竣工与交付、进行工程总结、决算等职责10负责组织整理竣工验收资料、技术档案资料等工程文件职责12如遇重大、紧急、特殊事件须及时上报相关部门及领导，妥善处理相关问题职责2履行企业各工程相关合同，接受工程监理职责13建立项目团队，协助做好员工选拔、配备、培训、指导、监督、考核等工作职责14完成领导临时交办的其他工作职责11负责项目部日常工作，接受相关部门、领导的指导、监督，定期向上级报告工作图2-11 工程项目部经理岗位职责七、工程项目总工程师岗位职责工程项目总

29、工程师的岗位职责如图2-12所示。职责1遵守工程建设管理相关法律法规，执行企业有关规章制度和标准职责3组织项目专业技术人员进行施工图纸会审，参与施工图纸会审和技术交底，并做好会审和交底记录职责4组织制订本项目计量、检验和试验设备的配备计划职责5组织界定工程项目关键过程、特殊过程的划分职责6负责解决现场重大技术问题，必要时向公司相关部门寻求帮助，共同解决问题职责7负责新技术、新工艺、新材料和新装备在项目上的开发、推广与应用职责8负责工程质量事故的处理、分析，并制订预防与纠正措施职责9负责审核工程竣工资料，组织整理、归档和移交竣工验收资料职责11负责对本系统与技术管理、安全管理、质量管理以及成本管

30、理有关的工作进行监督、检查、指导并提供服务职责2组织确定本项目采用的技术标准、规范及验评标准，遵循的法律、法规文本职责12完成领导临时交办的其他工作职责10组织编写工程技术总结，负责优秀施工组织设计、科技成果的申报及鉴定工作图2-12 工程项目总工程师岗位职责八、研发项目部经理岗位职责研发项目部经理的主要职责是根据企业的经营发展策略和目标制订项目工作计划，合理进行项目分工，负责项目的组织、设计与实施工作，带领项目成员保质保量地完成项目任务。研发项目部经理的具体岗位职责如图2-13所示。职责1根据公司的规划和项目管理体系制订项目工作计划，分解项目任务并严格执行职责3组织编制技术任务书，根据评审和

31、批准的“任务书”进行技术设计职责4参与制定并严格执行项目预算，定期上报资金使用情况职责5准备研发工具、运行和调试硬件环境职责6组织项目部人员进行软、硬件设计工作，编写技术总结，为鉴定作好准备职责7解决研发质量和技术问题，做好技术服务，确保工作顺利进行职责8组织修改研发方案，做好工艺准备、工序质量控制和设计准备职责9负责本项目部成果的保密工作职责10负责与其他部门间的协调与沟通职责11建设项目团队，协助做好员工选拔、配备、培训、考核等工作职责2组织制定部门规章制度和工作标准，经相关领导审批后严格执行职责12对下属人员进行工作指导、培训与监督，提高员工积极性和工作效率职责13完成领导临时交办的其他

32、工作图2-13 研发项目部经理岗位职责九、研发项目总工程师岗位职责研发项目总工程师的具体职责如图2-14所示。职责1参与新项目市场需求的分析、开发方案的设计、开发计划的制订等工作职责3负责新产品、新技术、新材料、新工艺的设计、开发与研究工作职责4根据产品质量反馈信息，在规定时限内完善现有产品职责5负责新品开发所需工具的准备，执行及改进实验方案职责6负责产品生产的过程检验及出厂检验，以确保产品质量，并做好相关的检验记录职责7持续完善产品技术文件，负责产品说明书内容的更新、调整职责8组织技术交流活动，分享经验，指导、监督、考核下属研发工程师的工作职责9协助研发项目经理对市场销售人员等进行新产品及相

33、关的技术培训职责12编制定周、月工作计划与总结报表，确保正常工作进行，在指定日期内完成新产品的开发职责2负责编制和实施年度新产品开发、老产品改进计划职责13完成领导临时交办的其他工作职责11协助研发项目经理建立并改善研发流程及制度，使研发操作安全进行职责10组织解决生产中的技术和质量问题，协助处理客户投诉中的技术问题图2-14 研发项目总工程师岗位职责第三章 项目综合管理一、综合管理办公室主任岗位职责综合管理办公室主任的主要职责是负责综合管理办公室的日常工作，指导做好各类接待、协调工作，准备项目会议的召开，负责各类文件资料的拟稿、核稿、打印、登记、呈报和收发，为项目的成功完成提供保障。综合管理

34、办公室主任的具体岗位职责如图3-1所示。职责2职责4协助项目部经理制订项目工作计划并形成文件进行分发，初审所有的变更请求职责5负责各类接待工作、宣传工作和项目现场场容场貌的规划及治理工作职责6协助完成项目阶段性检查和项目验收工作职责7负责质量体系文件、质量记录、技术文件、合同等文档的统一管理工作职责8负责与项目相关单位进行联系、沟通与协调，确保项目顺利完成职责9负责印章的管理和使用工作，并做好相关记录职责10组织各类项目会议的筹备、通知、记录等工作职责11组织开展办公用品的采购、管理、发放和登记工作，对办公区域卫生进行监督管理职责3认真执行项目公文相关管理规定，做好各类文件资料的拟稿、核稿、打

35、印、登记、呈报和收发等相关工作组织建立综合管理办公室规章制度，经领导审批后严格执行参与项目的立项、设计以及施工过程中的相关决策，并提出合理、有效建议职责1职责12指导、监督、培养、考核下属人员的工作职责13完成领导临时交办的其他工作图3-1 综合管理办公室主任岗位职责二、综合管理办公室办事员岗位职责综合管理办公室办事员主要负责协助办公室主任做好综合管理办公室日常事务性工作，协助开展接待、协调工作，准备办公会议的召开并做好相关记录，按照规定进行文件的收发、管理等，其具体职责如图3-2所示。职责1协助办公室主任做好办公室日常管理工作职责3进行文件和资料的打印、收发，确保各类文件资料分类明确，便于查

36、找职责4协助办公室主任开展各类接待和协调工作职责5负责相关会议的筹备工作，听从领导安排列席相关会议，起草会议文件，及时完成会议记录、纪要工作职责6统计汇总办公用品和办公设备需求，并提出采购申请职责7负责办公用品、设备的领取、登记和发放职责8做好办公区域内的卫生管理工作职责9完成领导临时交办的其他工作职责2协助办公室主任拟定相关规章制度、工作计划、相关文件等，并贯彻执行图3-2 综合管理办公室办事员岗位职责三、综合管理办公室档案员岗位职责综合管理办公室档案员的主要职责是在综合管理办公室主任的领导下，按时完成项目档案资料的收集、整理、建档、归档工作，并做好有关项目档案资料的送存与备案工作，其具体职

37、责如图3-3所示。职责1对项目办公室的各类公文、资料进行分类管理，为随时查阅提供便利条件职责3负责合同章的管理与使用职责4负责通知、传真、信函、制度、总结、计划等各类公文的及时打印、分发、立卷、归档以及销毁等工作职责5负责项目办公室文件、通知的发布或张贴职责6负责保管工程项目的文件，图纸、工程设计变更、通知等资料职责7负责工程现场签证单、工程联系单等与外部单位联系资料的签字、盖章等工作职责8及时做好部门会议大事记，并通知相关工程师执行职责9及时做好项目档案资料的审查、备案工作职责10按时完成项目部相关管理人员交办的其他临时性工作职责2负责对项目进程中所发生的与项目部有关的材料、设备及合同进行收

38、发、编号、登记、签章及保管工作图3-3 综合管理办公室档案员岗位职责四、项目合同管理规定项目合同管理规定第1章 总则第1条 为加强项目合同管理，保障项目实施有据可依，避免因合同管理不当造成的损失，维护公司利益，特制定本规定。第2条 本规定所指的合同为项目部签订的所有合同。第3条 项目部各级主管及其他有关人员在贯彻国家有关法律、法规的前提下，都必须严格遵守、切实执行本制度。各有关部门应相互配合，共同努力，做好以“重合同、守信誉”为核心的合同管理工作。第2章 项目合同的谈判第4条 合同谈判须由项目部经理与相关经办人员共同参加，且须在公司总经理或其授权委托代理人的授权范围内签订。第5条 合同双方必须

39、贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则。第6条 任何人对外签订合同都必须以维护公司和项目的合法权益、提高经济效益为宗旨，在合同签订期间损害公司利益、谋取私利者，交有关部门依法惩处。第7条 相关人员应根据实际情况确定合同履行地或争取公司所在地的法院对合同实施管辖，争取对公司的有利条件。第8条 合同对各方当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确。合同主要包括以下三部分内容。（1）开头部分，要写明合同双方的全称、签约时间和签约地点。（2）正文部分，合同的主要条款应包括以下内容。标的（指货物、劳务、工程等）。数量、质量。价款或酬金、结算方式、税款。履行期限、地点。交付方式和条件、

40、验收标准和程序。技术资料转让、材料和设备供应责任、质量保修范围和质量保证期。保密协议、买方责任、不可抗力、赔偿和仲裁。法律规定或双方需约定的其他条款。（3）结尾部分，应使用公章或合同专用章，严禁使用财务章或业务章，并注明合同有效期限。第9条 合同文书要统一使用经工商部门监制的规范文书，或经批准在一定范围内使用的标准合同。第3章 项目合同的评审第10条 公司规定在项目合同签订前增加合同评审环节，综合管理办公室组织项目部经理、各相关项目负责人进行联合评审，上报具有相应审批权限的主管审批后方能正式签订。第11条 合同审查的要点主要有合同的合法性、可行性、效益性及严谨性四个方面。（1）合同的合法性。当

41、事人有无签订、履行该合同的权利和行为能力；合同内容是否符合国家法律、法规和公司有关规章制度。（2）合同的可行性。当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；我方承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失。（3）合同的效益性。合同产生的效益是否属于生产经营所需，合同履行后能否给公司带来预期经济效益。（4）合同的严谨性。合同应具备的条款是否完整；当事人双方的权利、义务是否明确、具体；文字表述是否确切无误。第12条 相关人员需对签约对方的主体资格、资信状况和合同履行能力进行审查，审查内容包括以下7点。（1）签约主体是法人的，应持有依法取得的营业执照。（2）合同签订人应为其法人代表或法人代表

42、授权的委托代理人。（3）法人代表应持有证明信、身份证等证明文件。（4）委托代理人应出示授权委托书、本人身份证明。授权委托书应包含确切的内容、相应的授权范围及委托期限等。（5）签约主体是其他经济组织时，应审查其在工商机关依法登记的证明材料。（6）签约对方应具备足够的注册资金、生产经营能力，以保证合同的履行。（7）签约主体的经营状况、商业信誉等与合同有关的其他事项。第13条 合同在评审过程中如提出评审意见，合同拟订人应按意见进行修改。拟订人如不采纳评审意见，应在评审单上注明理由，并经意见提出人签字认可，方可转下一程序进行评审。第14条 根据法律规定或实际需要，项目部将合同呈报上级主管机关或工商行政管理部门进行鉴证、批准，请公证处公证等。第4章 项目合同的履行第15条 合同依法成立即具有法律约束力，所有与合同有关的部门、人员必须严格、及时执行合同所规定的义务，确保合同的切实、全面履行。第16条 发生重大问题造成合同难以履行时，项目管理人员应及时向综合管理办公室汇报，由各相关部门负责人共同提出处理意见，经总经理核准后执行。第17条 在合同履行过程中，相关人员如果发现对方标的物的数量、质量、价格、交货期限、付款期限等不符合国家有关规定或合同约定，应立即向对方提出书面异议。第18条 合同是否履行完毕应以合同