罐头厂质量体系程序文件模板.docx
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1、110SHANDONG FOODSTUFF CO.,LTD.山 东 食 品 有 限 公 司山东¥食品有限公司SHANDONG FOODSTUFF CO.,LTD.程序文件编 制: 审 核: 批 准: 持有编号: 01 受控状态: 受控 程序文件目录序 号文 件 名 称文 件 编 号1文件控制程序¥SP/CXB0120152记录控制程序¥SP/CXB0220153管理评审控制程序¥SP/CXB0320154人力资源管理控制程序¥SP/CXB0420155合同评审控制程序¥SP/CXB0520156新产品质量保证控制程序¥SP/CXB0620157基础设施管理控制程序¥SP/CXB0720158生
2、产设备管理控制程序¥SP/CXB0820159信息沟通控制程序¥SP/CXB09201510采购控制程序¥SP/CXB10201511产品标识和追溯控制程序¥SP/CXB11201512监视测量装置控制程序¥SP/CXB12201513监视测量控制程序¥SP/CXB13201514内部审核控制程序¥SP/CXB14201515潜在不安全及不合格产品控制程序¥SP/CXB15201516纠正和预防措施控制程序¥SP/CXB16201517顾客反馈投诉处理控制程序¥SP/CXB17201518产品召回控制程序¥SP/CXB18201519特定物料控制程序¥SP/CXB19201520产品储运控制程
3、序¥SP/CXB20201521应急准备和响应控制程序¥SP/CXB21201522控制措施组合验证程序¥SP/CXB22201523改进更新控制程序¥SP/CXB23201524产品保质期测试控制程序¥SP/CXB24201525产品放行控制程序¥SP/CXB25201526玻璃塑料金属异物控制程序¥SP/CXB26201527人员卫生控制程序¥SP/CXB27201528法规标准信息控制程序¥SP/CXB28201529顾客满意度评定控制程序¥SP/CXB29201530废弃物处理控制程序¥SP/CXB30201501 文件控制程序1.目的对公司食品安全管理体系有关的文件进行控制,保证文件
4、的充分性和适宜性,并确保各使用场所获得并使用有效版本文件。2.适用范围适用于公司食品质量安全管理体系涉及所有文件(包括外来文件)的控制。3.术语3.1文件:信息及其承载媒体,媒体可以是纸张、计算机磁盘、光盘或其他电子媒体,照片或标准样品,或它们的组合。3.2 受控:与质量安全管理体系密切相关的,具有明确发放范围,并受更改控制,对其保存和使用管理有特殊控制要求,一般用于公司内部。3.3 非受控:发放范围事先不确定并不受更改控制,对其保存和使用管理未规定特别控制要求,可提供给顾客或外部其他部门。4.职责4.1 总经理负责批准发布管理手册等一层文件,食品安全小组组长对管理手册进行审核。4.2 食品安
5、全小组负责编制(具体由质量工程部组织落实)公司HACCP计划、前提方案、操作性前提方案、程序文件等二层文件,并由食品安全小组组长审核、批准。4.3 质量工程部负责公司管理手册和二层程序文件的控制管理。4.4 相关职能部门负责三层文件起草和控制,由部门负责人审核,食品安全小组组长批准。4.5 质量工程部是公司质量安全管理体系文件的主管部门,所有文件必须到质量工程部登记备案。4.6 外来文件及相关法律法规由对口职能部门查询收集并管理控制。4.7 各部门负责本部门所使用文件的使用控制管理。5.工作程序管理体系策划 编制管理体系文件体系文件审核批准 文件标识备案登记 体系文件发布、实施确定文件发放范围
6、文件发放/回收登记文件更改申请、审批评审体系文件更改文件及标识发放更改通知更换文件更改文件作废文件处置质量工程部及各部门专用文件管理外来文件管理质量记录控制5.1公司质量管理体系文件的层次及分类a) 第一层:食品安全管理手册;b) 第二层:前提方案、操作性前提方案、HACCP计划及程序文件等;c) 第三层:作业性文件、操作规程、管理制度、标准、管理规程等;d) 第四层:质量记录、表格;e) 外来文件:包括与食品质量、卫生安全有关的政策文件、法律法规文件、国际标准、国家标准、行业标准以及上级有关部门下发的管理性文件等。5.2编制:5.2.1各部门根据质量、安全管理体系运行要求和控制需要决定制定和
7、发布何种文件。5.2.2管理手册和二层程序文件,由公司食品安全小组组长统一组织相关人员编制,质量工程部具体组织执行。5.2.3有关食品安全方面的文件由食品安全小组组织编制。5.2.4三层文件及其他文件由相关职能部门编制。5.2.5程序文件编写见程序文件编写指南,其他文件编写可参照执行。5.3审批:5.3.1管理手册由食品安全小组组长审核,总经理批准。5.3.2食品安全管理文件、程序文件由公司食品安全小组组长审核、批准。5.3.3其他文件由起草部门领导审核,食品安全小组组长批准。涉及两个部门以上的文件,须经所涉及部门领导确认。所有文件均可提级审批。5.3.4文件打印后由审批人在文件上签名批准,多
8、份印刷时可在印刷底板上手签后印刷或复印。5.4文件标识登记:5.4.1各类文件由起草控制部门负责到质量工程部备案、登记和编号标识。5.4.2文件编号方法:5.4.2.1公司文件根据以下规定,建立唯一编号。(1)二层以上文件编号方法:山东¥食品有限公司代号(¥SP) /文件类型代号(用大写字母表示)版本代号(用一个大写字母表示)文件顺序号(用两位阿拉伯数字表示)发布年份(四位阿拉伯数字)。 文件类型代号规定:管理手册代号:GLSC程序文件代号:CX前提方案代号:PRP操作性前提方案代号:OPRPHACCP计划代号:HACCP三层文件编号:a、 三层文件山东¥食品有限公司代号(¥SP) /主控部门
9、代号(用两个部门大写首字母表示,品管部即质量工程部)版本代号(用一个大写字母表示)文件顺序号(用三位阿拉伯数字表示)发布年份(四位阿拉伯数字)。部门代号:食品安全小组AQ、行政部XZ、生产部SC、财务部CW、质量工程部PG、贸易采购部MY、实罐车间SG;包装车间BZ。b、管理规范山东¥食品有限公司代号(¥SP) /主控部门代号(用两个部门大写首字母表示,品管部即质量工程部)版本代号(用一个大写字母表示)管理规范代码文件顺序号(用三位阿拉伯数字表示)-发布年份(四位阿拉伯数字)。(管理规范代码:质量管理规范代码为QAP。)c、 产品标准山东¥食品有限公司代号(¥SP) /主控部门代号(用两个部门
10、大写首字母表示,品管部即质量工程部)版本代号(用一个大写字母表示)产品代码文件顺序号(用三位阿拉伯数字表示)-发布年份(四位阿拉伯数字)。(糖水桔片罐头代码:601;糖水梨罐头代码:647;糖水黄桃罐头代码:613Y;糖水白桃罐头代码:613;糖水杏罐头:614;糖水草莓罐头代码:620;糖水什锦罐头代码:624。)四层文件(记录文件)编号:山东¥食品有限公司代号(¥SP) /主控部门代号(用两个部门大写首字母表示,质量工程部即品管部)版本代号(用一个大写字母表示)记录顺序号(用三位阿拉伯数字表示)5.4.2.2外来文件的编号采用原文件编号。5.4.3本管理体系在公司内必须使用受控文件版本,均
11、在首页(封面)相应位置现印加盖红色“受控”印章(复印章无效)。5.4.4作废文件需保留参考时,须在“受控”印章字样上加盖醒目的异色“作废备考”印章,以防误用。5.4.5“受控”和“作废备考”印章由质量工程部控制,并做好文件标识和登记工作。5.5文件发放:5.5.1由文件起草部门或相关职能部门根据文件使用对象确定发放范围和数量,填写发文单,经文件审批人批准后发放,并填写文件发放/回收记录表。5.5.2文件使用人在文件发放/回收记录表签名领取,并将该文件在受控文件目录中登记。5.5.3部门集中领取时,由领取部门分发并记录。5.5.4需使用文件而未列入发放范围的部门、人员应提出口头申请,经文件控制部
12、门同意后补发并记录。5.5.5文件发放要保证在食品安全管理体系有效运行的各个场所都能得到相应文件的有效版本.5.6文件的更改:5.6.1文件更改,由起草部门或使用部门提出更改建议及原因,填写文件修改(申请)通知单,由文件起草部门进行文件更改的评审,对重要的更改(如技术参数),还应附有充分的证据。5.6.2必要时,更改建议应在受影响的部门中评审会签,以免产生分歧或造成不协调。5.6.3更改内容须经原审批人审批(原审批人不在场时,由原审批人授权他人审批并需获得所需依据、背景资料)并在文件修改(申请)通知单上签字批准后,由文件控制部门统一修改。5.6.4文件更改后,文件控制部门及时将作废文件(页)收
13、回销毁并记录,填写文件处置记录,须留作参考时按5.4.4标识。5.6.5文件修改后由该文件主控部门随时将文件更改情况记入文件修改一览表并与归档文件一起保存,确保状态得到识别。5.7文件换版5.7.1当食品质量安全管理体系中有下列情况之一时应换版:a) 当更改次数或更改内容过多影响使用时;b) 当制定文件的依据发生重大改变时;c) 当公司的组织机构发生重大变化时;d) 当市场环境或顾客要求发生重大变化时。5.7.2文件换版由原文件控制部门执行,文件换版后,控制部门要及时收回并销毁作废文件,同时做好文件处置记录,以防止使用失效或作废文件。因工作需要予以保留的作废文件应加盖“作废备考”标识,防止混用
14、。5.8文件管理:5.8.1各类文件在备案、登记、标识时均须留存一份,由质量工程部归档,分类保管,其余由各部门按职责要求归口管理各类文件。应对档案盒进行编号,体现档案科目类别,每档案盒内应建立档案目录索引,体现档案盒内文件的件号、名称、归档日期、归档人。5.8.2质量工程部对公司所有文件进行标识、登记,建立公司受控文件目录,各部门建立本部门的受控文件目录。5.8.3如文件损坏或丢失影响使用,应及时到文件发放部门更换或补领,收回的破损文件及丢失的文件均须作废,同时对丢失的文件根据其受控编号声明作废,以免非预期使用。补发的新文件应给予新的受控编号,丢失后又找回的文件交文件管理部门加盖“作废”印章,
15、予以作废禁止使用。5.8.4“受控”文件持有者须妥善保管,便于查阅检索,不得随意涂改、复印、外借,防止文件损坏、丢失,并保持其完好整洁,持有者调离或失去原有职责时,须将受控文件交继任者,或文件控制部门将原发放的受控文件收回,并记录。5.8.5必须借用文件时,填写文件记录借阅单。经文件控制部门领导批准。5.8.6由主控部门定期对文件进行评审,做好文件评审记录,根据评审情况可对文件进行更改或换版。5.8.7文件控制过程中发生的记录,由文件控制部门按记录控制程序要求管理。5.9外来文件控制:5.9.1各职能部门负责相关的外来文件的收集、登记并控制其分发(受控外来文件发放同公司受控文件),建立外来文件
16、登记表,可每年一次到上级主管部门查询或通过互联网查询,确保及时获得有效的必须的外来文件。5.9.2属于国家或行业法规、标准的,经识别、确认后可直接采用,并按5.4、5.5、5.8有关规定管理控制。如需转化为本公司文件的按照5.1至5.8规定执行。5.10 光盘、磁盘等电子媒体类文件设专人负责按本程序管理控制。6.相关文件6.1记录控制程序6.2程序文件编写指南7.相关记录7.1发文单7.2文件发放/回收记录表7.3受控文件目录7.4文件修改(申请)通知单7.5文件修改一览表7.6外来文件登记表7.7文件处置记录7.8文件、记录借阅单7.9文件评审记录02 记录控制程序1. 目的本程序的目的是对
17、质量、食品安全管理体系的记录进行有效控制和管理,为证实产品符合性和管理体系的有效性提供证据,为持续改进提供参考。2.适用范围本程序适用于与管理体系运行和产品控制符合性相关记录的控制管理。3.术语质量记录:包括公司由管理体系运行、产品质量、安全管理产生的记录以及外部提供的有关记录报告。4.职责4.1质量工程部是公司质量记录的归口管理部门,负责监督、检查管理各部门记录。4.2各部门根据需要设计本部门的质量记录表格。4.3质量工程部负责对质量记录表格、表式内容、保存期限的审核,食品安全小组组长批准,质量工程部编号登记备案。4.4各部门按本程序的要求对产生的记录进行收集、整理和归档保存。5.工作程序策
18、划设计表格表格审核批准编号登记备案记录的填写及更改实际记录审核传递记录记录贮存保护检索记录的借阅记录的处置5.1表格设计编制:5.1.1根据产品质量、安全控制可追溯性要求和管理体系运行需要,各部门负责职能范围内质量记录表的设计,以满足文件和控制要求。5.1.2编制部门对设计的记录表格认真校审,确保记录表式格式统一,内容完整、满足需要、协调适用,设计完成后报质量工程部审核表式内容,并确定填写要求及保存期限(保存期限应大于产品保质期),并填写质量记录表式说明。5.1.3经食品安全小组组长批准后,质量工程部进行统一编号并登记备案。5.1.4记录编号办法:山东¥食品有限公司代号(¥SP)/主控部门代号
19、(用两个部门大写首字母表示)版本代号(用一个大写字母表示)记录顺序号(用三位阿拉伯数字表示)。5.1.5由质量工程部建立公司质量记录一览表,各部门建立本部门使用的质量记录一览表。5.2填写:5.2.1各部门填写记录时应现场及时记录,不得事后补记,要字迹清晰,准确可靠,内容齐全,易于识别,不得随意修改,记录人签字。5.2.2对不填写的栏目划斜线表示。5.2.3记录内容需要修改时必须在记录过程中或未归档时更改,经主管人员批准并记录修改原因,由原填写人将更改内容用实线划去(不得涂擦),在附近位置填写正确内容,并签字或盖章证明和签署修改日期。5.2.4发出记录的部门均需留存一份备考。5.3必要时,由部
20、门领导或授权人对记录进行审核,HACCP记录须由食品安全小组成员审核;根据需要及时传递反馈质量记录。5.4记录表格式或内容需更改时,应由控制部门提出要求和建议,按文件控制程序要求和本程序5.1条款规定重新设计更改,不得随意改变。5.5收集整理:5.5.1各部门负责收集和整理本部门工作中所产生的记录,可按时间段(如年、月)进行分类归档,并妥善保管,防止丢失、损坏。5.5.2随进货收到的外来质量记录由贸易采购部门收交质量工程部管理。5.5.3对于传递到本部门并需保存的记录应按日期先后顺序分类保存。5.5.4记录保管员根据收集的记录填入质量记录台帐,以备检索。5.6保存管理5.6.1各部门设专人负责
21、记录的整理、收集工作,并及时交质量工程部统一管理。记录保存应便于查阅检索。5.6.2根据需要规定记录的保存期限。a.有永久保存价值的可整理成档案,长期保存。b.合同有要求时按合同规定保存。c.非合同条件下,记录的保存期不得低于产品保质期或责任期。罐头食品记录保存3.5年,具体按质量记录表式说明保存。5.6.3记录存放于适宜场所,以防记录在规定的保存期内损坏、变质和丢失。5.6.4记录在保存期限内不允许随意借阅和外传。5.6.5记录的借阅按如下规定执行,并填写文件、记录借阅单。a.合同有要求时,在商定期内经质量工程部经理批准后可供客户或其代表查阅。b.公司其他人借阅均需经记录部门负责人签字批准。
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