文山OA普通用户操作手册(简化版)v10.docx

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1、文山州政府协同办公管理平台普通用户使用说明书（简化版）北京起步科技有限公司2013年6月目录目录21、登录系统42、系统首页53、收文管理63.1待阅批办文件：83.2已阅批办文件93.3来文登记93.3.1各单位来文（该项由机要文书科人员操作）：93.3.2新建：123.3.3已登记来文：144、发文管理164.1起草公文174.2修改审签194.3我的文稿204.4待发文件224.5已发文件234.5删除发文235、会务管理245.1会议室使用管理245.1.1新增会议室使用申请255.1.2会议室使用审批265.1.3会议室使用情况265.1.4我的申请单275.2参会报名275.2.1

2、参会报名管理275.2.2新增会议信息295.2.3填写参会报名305.3基础设置（由会议室管理人员填写）315.3.1增加会议室类型315.3.2增加会议室信息316、领导政务活动326.1领导政务活动安排326.2领导政务活动查询336.3领导政务活动月统计337、会议汇总337.1会议情况填写347.2会议汇总查询348、发送短信359、文件共享3510、其他3710. 1公文归档查询3710.2红头维护3710.3会议室归档基础设置3910.3.1会议归档3910.3.2会议室归档查询39 1、登录系统 登录方法一：打开IE（本系统建议使用标准IE8浏览器），在地址栏输入系统地址htt

3、p:/59.216.39.22/x5，打开系统登录页面，如图所示：用户名为单位名加自己姓名汉语拼音的首字母简写，例如贺志金用户名为“财政贺志金”简称：czhzj，如果简写不能登录请使用全拼登录，初始密码为123456 登录方法二：注：为了顺畅、方便的使用本系统，建议用户在本机安装使用微软的IE8标准浏览器，在本机安装使用方正字体库的字体；2、系统首页3、收文管理收文操作流程图：【领导审阅人界面示图】【具有来文登记权限人员界面】3.1待阅批办文件：待阅批办文件是需要自己阅办的文件。点击文件标题打开审批表单和公文正文。保存意见，确定已经看过文件。点击文件标题打开正文查看。在此填写批示意见。3.2已

4、阅批办文件3.3来文登记3.3.1各单位来文（该项由机要文书科人员操作）：（1）登记： （2）点击“登记”后，自动打开审批单（如下图）：（3）发送文件给领导批阅。（4）发送短信，提醒领导批阅文件。（注，短信的发送必须先发送文件以后才可以发送短信提醒。）按钮含义解释：点击可以查看该文件已送阅的领导以及领导对文件的处理情况，当领导名字显示红色表示文件已经处理过，如果领导名字呈现蓝色，表示该领导还未处理此文件。 ：点击保存在当前审批单上所填写的所有内容。 ：点击可以设置任务到期提醒办理截止时间。 ：点击设置需要撤销送阅领导人员。 ：点击可以设置文件办理单位。 ：点击可以上传和该文件相关的其他附件材料

5、 ：表示删除当前的公文 ：表示将文件进行归档（具有归档权限的人可以操作）。 ：表示打印当前的审批单。 ：点击此按钮将发出去的文件收回（收文的人员可以强制收回自己发出的文件，文件收回后，办理单位将看不到文件）。3.3.2新建：针对在系统外的来文，点击新建，将文件以扫描或上传附件的形式上传至系统中，发送给相关领导审阅。3.3.3已登记来文：（1）在查询输入框输入想要查询的文件标题，点击就可以查询到想要的文件。（2）在列表前面的打钩选择需要归档的文件，点击按钮，在归档目录中选中需要归类的文件夹，点击就完成归档了。（注：在归档以前，需要在系统的“其他”功能中的“归档设置”先设定文档那个归放的目录。）【

6、文件归档目录设置方法】（1）点击系统左边的功能，打开页面。（2）点击的“”,打开公文归档设置页面。（3）根据页面的按钮提示进行设置。（4）删除已收文件：4、发文管理发文操作流程图：发文管理是指对在本单位内部，从文件起草到向外发文过程的文件流转，发文管理包含修改审签、起草公文、我的文稿、待发文件、已发文件几项内容。4.1起草公文填写文件标题以后，穿件world正文，之后选择发文审批单，填写信息，将文稿送领导审阅。按钮含义解释：点击可以查看该文件已送阅的领导以及领导对文件的处理情况，当领导名字显示红色表示文件已经处理过，如果领导名字呈现蓝色，表示该领导还未处理此文件。：点击保存在当前审批单上所填写

7、的所有内容。：点击选择文件需要送审的领导。：点击设置需要撤销送阅领导人员。：点击此按钮将对内发出去的文件收回（发文的人员可以强制收回自己发出的文件，文件收回后，内部收文件人员将看不到文件）。：点击按钮将文件发送给机要文书科的人员，（由拟稿人发送）。：点击选择全州的单位进发文（发文人员可以发送）。：点击按钮将文件发送给本单位内部的人（发文人员可以发送）。：点击可以上传和该文件相关的其他附件材料。：点击此按钮表示该文件为会议通知，各收文部门需要在线报名参加会议。同时点击此按钮，将接受会议报名的任务分配给相关的人员，由指定人员来进行参会人员的统计（发文人员确定）。：表示删除当前的公文（在送机要文书科

8、以前拟稿人可以删除自己起草的公文）。：表示将文件进行归档（具有归档权限的人可以操作）。：表示发出的文件如果需要收回，可以点击此按钮将发出去的文件收回（发文的人员可以强制收回自己发出的文件）。：表示打印当前的审批单。：表示如果文件标题需要修改时候，可以点击此按钮，修改文件标题。4.2修改审签：查看文稿的修改痕迹，显示修改人、修改时间、修改内容。：隐藏所有修改痕迹。：将文稿存到自己的电脑上或者其他移动设备。：打印文件内容。：对需要发出的文件进行红头的编辑（具有权限的人员可以操作）。：文件修改以后，点击按钮将文件保存在OA系统中。：关闭world编辑页面，回到发文审批页面。4.3我的文稿指由自己起草

9、且没有发送至机要文书科的所有文稿。由文稿起草人将文件送文档编辑排版出进行编排印发。4.4待发文件该功能有具有文档编辑排版权限的人操作。点击选择需要的红头模板，之后点击“套红“完成文件套红。发送文件以后，可以直接发送短信提醒对方进行收文。4.5已发文件4.5删除发文5、会务管理5.1会议室使用管理会议室使用管理操作流程：5.1.1新增会议室使用申请（1）点击“”填写会议申请单。（2）送领导审批（3）给会务管理员。5.1.2会议室使用审批5.1.3会议室使用情况5.1.4我的申请单5.2参会报名5.2.1参会报名管理由会议承办方的相关工作人员控制会议何时开始报名、结束报名、以及对参会人员信息的查看

10、。（1）发文人员在对外发文时候，点击确定会议需要报名，选择后，在 “参会管理员”对话框选择指定的接收报名单位和者人员，点击“确定”后，系统自动把该会议的报名信息传给指定人负责。（2）会议承办负责人员，控制开始或者结束报名。点击开始、禁止、查看，管理会议报名情况5.2.2新增会议信息对于不是通过发文的开会通知，进行参会报名工作。5.2.3填写参会报名5.3基础设置（由会议室管理人员填写）5.3.1增加会议室类型5.3.2增加会议室信息点击新增，增加单位会议室信息，以便在会议室使用申请的时候选择使用。6、领导政务活动6.1领导政务活动安排首先选择领导所在部门，之后点击“新增”题词填写领导的火星安排

11、。6.2领导政务活动查询根据实际所需，点击选择需要查询的部门或者人员，点击就可以查阅所需的信息，同时支持导出 6.3领导政务活动月统计7、会议汇总7.1会议情况填写7.2会议汇总查询8、发送短信9、文件共享（1）目录维护：（2）文件共享10、其他10. 1公文归档查询10.2红头维护注：拥有公文红头维护权限的人员可以操作。红头文件制作注意事项：（1）打开本地world，在world编辑制作红头的格式，保存。（2）将鼠标的光标定为在正文开始的地方，选择“插入”“书签”，在对话框的“书签”一栏输入汉语拼音“zhengwen”点击,保存文档，完成红头文件的制作，然后上传就可以。10.3会议室归档基础设置10.3.1会议归档10.3.2会议室归档查询37