办公自动化讲义(最终版).docx

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1、办公软件应用提高适用各个专业作者：吴丽杰 王小立 江昕安徽电气工程职业技术学院I前言随着计算机和互联网的迅速发展，改变了人们的生活、学习和工作方式、推动着世界各国经济的发展和进步。目前，计算机、通讯、办公自动化工具进一步走向融合，计算机已经称为办公自动化最基本的工具。办公自动化已将计算机技术、通信技术、科学管理思想和行为科学有机结合在一起，应用于传统的数据处理技术难以处理的数据量庞大的、包括非数值信息且结构不明确的办公事务上，有效地提高了办公质量和办公效率。在这样的背景下，熟练使用办公软件进行工作和管理已成为办工人员必备的基本技能。本书从软件应用的角度出发，以Office2007和Visio

2、2007办公软件为平台，介绍了办公中常用的文字处理、数据处理、演示文稿、技术绘图等功能。本书的内容主要包括四个模块：Word 2007、Excel 2007、PowerPoint 2007和Visio 2007，包含了办公中常用的知识，内容全面。为使学生深入掌握软件的使用，本书精心设计了与实际应用紧密结合的课堂练习，力求通过具有针对性和实用性的课堂练习、使学生快速掌握软件的应用技巧。本书第二章由王小立老师编写；第四章由江昕老师编写；第一章、第三章由吴丽杰编写。最后由吴丽杰统稿。本树在编写过程中，得到了安徽电气工程职业技术学院各位院领导，自动化与信息工程系杨圣春主任以及信息技术教研室全体老师的大

3、力支持。在此表示诚挚的谢意。由于作者水平有限，错误和不足之处在所难免，敬请各位读者批评指正。联系地址：安徽电气工程职业技术学院自动化与信息工程系E-mail：wwlljj.my编者2010.8月目录目录目录I第一章Word 20071第一部分常规应用制作“同学会邀请函”11、Word 2007的操作界面12、文本的编辑2操作练习1-123、格式的设置2一、字符格式的设置3二、段落格式的设置3三、页面格式的设置4四、打印设置4操作练习1-254、表格的制作5一、创建规则表格5二、创建不规则的表格6操作练习1-365、使用图形对象7一、插入形状7二、插入图片7三、插入Smartart图形7四、插入

4、艺术字8五、插入文本框9六、插入符号9操作练习1-496、邮件合并10操作练习1-5117、综合练习12第二部分高级应用长文档处理技术13编辑“办公自动化讲义”131、制作纲目结构13第一种情况：先创建纲目结构，再完成内容。13第二种情况：设置内容已完成文档的纲目结构14操作练习2-1152、制作目录16一、 创建目录16二、 修改目录17三、 更新目录18操作练习2-2183、页眉和页脚的设置18一、分节符的使用18二、设置页眉页脚18操作练习2-3194、题注、脚注和尾注、书签的设置20一、题注的设置20二、脚注和尾注的设置21三、书签21操作练习2-4225、多文档合并22操作练习2-5

5、226、批注22一、新建批注22二、删除批注22三、删除特定审阅者的批注23四、添加或更改批注中使用的姓名237、修订23一、编辑时进行修订23二、关闭修订24三、更改标记显示方式24四、比较文档24五、合并修订文档258、审阅文章中批注和修订25一、按顺序审阅每一项修订和批注25二、一次接受所有更改25三、一次拒绝所有更改26四、按编辑类型或特定审阅者审阅更改26操作练习2-6269、综合练习26第二章 Excel2007271、Excel2007的操作界面272、 新建工作簿283、数据的基本编辑293.1 对象选取：293.2 数据的输入303.3 单元格数据的修改：313.4 数据的填

6、充：31操作练习2-1323.5 插入和删除333.6 单元格的移动和复制343.7 工作表的移动和复制353.8 数据的导入与导出35操作练习2-2364、公式与函数374.1 公式的输入374.2 公式中引用其它单元格：374.3 函数384.4 公式审核工具：41操作练习2-3425、格式设置435.1 样式功能区435.2调整行高和列宽：445.3隐藏行、列、工作表445.4 锁定单元格和保护工作表44操作练习2-4466、数据分析476.1数据区域与表476.2 排序476.3 数据筛选476.4数据库函数486.5 分类汇总496.6 数据透视496.7 合并计算：506.8 数据

7、有效性工具：51操作练习2-5527、插入其它对象537-1插入图表:537-2.插入超链接：548、显示与打印:558.1 冻结窗格558.2 控制分页558.3 页面设置558.5打印559、审阅56操作练习2-65610、综合练习57一、判断题57二、选择题57三、多项选择题58四、填空题59五、操作题5911、Excel 函数一览表60第三章PowerPoint 2007701、创建演示文稿70一、PowerPoint 2007的操作界面70二、创建演示文稿71操作练习3-1722、插入对象73一、插入图形对象73二、插入声音或影片73三、插入相册73操作练习3-2753、美化幻灯片7

8、5一、设置与管理幻灯片母版75二、设置主题颜色和背景样式76操作练习3-3764、设置动画效果76一、设置幻灯片的切换效果77二、自定义动画77操作练习3-4795、设置超链接79一、为对象添加超链接79二、添加动作按钮80操作练习3-5816、幻灯片放映82一、设置演示文稿的放映方式82二、演示文稿排练计时82三、控制幻灯片放映83四、录制旁白837、打印演示文稿84一、设置打印页面84二、打印幻灯片84三、其他打印格式858、综合练习86第四章Visio2007874.1 Visio2007基本概况874.1.1Visio2007基本界面874.1.2Visio2007的工作环境874.2

9、 Visio2007图形的基本操作894.2.1Visio2007图形的基本知识894.2.2 设置图形的格式924.2.3 连接图形944.2.4 图形的操作964.3Visio2007文本的编辑984.3.1文本的基本操作984.3.2文本的格式设置1014.4Visio2007综合实例1064.4.1网络图表的绘制1064.4.2电路图的绘制1114.4.3楼层平面布置图1154.4.4 组织结构图1184.5Visio 2007 与 AutoCAD 的整合应用1204.5.1 在 Visio 2007 绘图页面中插入 CAD 文件1204.5.2 将 CAD 格式的绘图转换成 Visi

10、o 2007 格式的绘图1224.5.3 将 Visio 2007 图形转换到 AutoCAD 中12427办公自动化讲义第一章Word 2007Word 2007是Office 2007 的一个重要组成部分，是Microsoft公司的一款优秀的文字处理软件。它主要用于日常办公、文字处理，如会议通知、会议纪要、工作报告等的写作。第一部分常规应用制作“同学会邀请函”1、Word 2007的操作界面图1- 1word 2007 工作界面Word 2007界面主要有以下元素组成：1） office 按钮 通过它可以创建、打开、保存、打印文档等，相当于word 早期版本中的“文件”菜单。2） 快速访问

11、工具栏 放置频繁使用的工具，单击右侧的下拉按钮，可以常用的工具添加到快速访问工具栏中，也可以选择“其他命令”添加其他所需的命令到快速访问工具栏。3） 功能区 由选项卡、组、命令组成。开始设置文档的基本格式插入插入表格、图片等各种对象页面布局选用主题、进行页面和打印设置。引用用于设置长文档的目录、脚注、题注等。邮件进行邮件合并。审阅审阅文档时校对、添加批注、修订等。视图选择文档的视图显示、控制界面元素是否显示（如标尺、文档结构图等）和显示比例、窗口的排列和拆分等。加载项也称为“应用程序扩展”，通过添加自定义命令和指定的功能来扩展。4） 文档编辑区 利用功能区的各项命令对文档进行编辑。5） 状态栏

12、 显示文档当前的状态信息，切换视图方式，调整文档的显示比例。2、文本的编辑文本录入后通常要对文本进行编辑修改。文本的编辑修改主要包括文本的复制、剪切、移动、删除等操作。一、文本的选择：1、拖动鼠标左键选择；2、鼠标移动到行的左侧，成形状时，单击选中一行，双击选中一列，三击选中整篇文档。3、“ctrl+A”选中整篇文档。二、文本的修改：1、在“插入”状态下，选中文本然后修改；2、“改写”状态下，光标移动到要修改的文本前输入新的修改内容就可以把光标后面的内容覆盖。三、文本的复制与移动：选中要复制或移动的文本，单击“开始”选项卡“剪贴板”组中的“复制”或“剪贴”命令（或者使用快捷键：Ctrl+C复制

13、，Ctrl+X剪切）。四、粘贴：“开始”选项卡“剪贴板”组粘贴；Ctrl+V。 选择性粘贴：“开始”选项卡“剪贴板”组粘贴选择性粘贴。通过使用“选择性粘贴”功能，可以帮助用户在Word2007中自定义粘贴格式。例如可以将word中的文字或表格粘贴为图片格式（图片（windows图元文件、图片（增强型图元文件），也可以将带格式的数据粘贴为不带格式的数据（无格式文本）。图1- 2“选择性粘贴”对话框五、撤销与恢复：操作练习1-11、 新建word文档，命名为“同学会邀请函”。提示：1）office按钮中的新建；2）快速访问工具栏中的新建按钮；3）Ctrl+N。2、 把素材中的文字复制到新建的文档中

14、，并把“参会须知”及后面的内容删除。3、格式的设置对文档进行处理时，还需要通过对文档进行格式的设置来实现文档的美化。格式设置主要包括字符格式、段落格式和页面格式等内容的设置。一、字符格式的设置 主要用来设置字符的字体、字形、字号，为字符添加下划线、边框、底纹，为文字添加圆形、矩形外框，改变字符颜色、缩放比例等。设置方法：1）选中要设置格式的字符；2）单击“开始”选项卡“字体”组对应格式的工具按钮或者单击“字体”组按钮进行格式的设置。图1- 3 字体组二、段落格式的设置 主要用来设置段落的格式，比如段落缩进、段落间距、段落边框和底纹等。设置方法：1）选中要设置格式的段落；2）单击“开始”选项卡“

15、段落”组对应格式的工具按钮或者单击“段落”组按钮进行格式的设置。图1- 4 段落组注意“边框和底纹”和“中文版式”的设置。1、 边框和底纹 选中要设置边框或底纹的字符或段落。 单击“段落”组中按钮右边的下拉箭头，选择边框和底纹，跳出“边框和底纹”对话框。 在“边框和底纹”对话框中设置文字或段落的边框和底纹。1）在“边框”选项卡中设置边框，如果是设置文字的边框，右下角的“应用于”下拉列表中选择“文字”；如果是设置段落的边框，右下角的“应用于”下拉列表中选择“段落”。2）单击“底纹选项卡，在此设置文字或段落的底纹，和1）相同注意右下角的“应用于”。设置好后单击“确定”。图1- 5 “边框和底纹”对

16、话框2、 中文版式的应用使用中文版式可以制作出许多具有中文特色的文档。1、 纵横混排：在同一段落中，既有横排的文字又有竖排的文字。选中要设置的文字“800” 新生报到800人，然后单击“中文版式”中的“纵横混排”。在跳出的对话框中单击“确定”新生报到800人。如果要删除字符的纵横混排，在选中字符，然后单击“中文版式”中的“纵横混排”，然后单击对话框左下角的“删除”按钮，“确定”即可。2、 合并字符：将一行文字叠放成两行来显示（不能超过6个字符）。选中要合并字符的文字，然后单击“中文版式”中的“合并字符”，在对话框中设置好字体字号，单击“确定”。职业技术学院今年新生报到800人。删除合并字符的方

17、法：选中要删除的合并字符，然后单击“中文版式”中的“合并字符”，单击对话框左下角的“删除”按钮，“确定”即可。3、 双行合一：与合并字符相似，将选中的文字放在两行中显示，对文字的个数没有限制。选中要双行合一的文字，然后单击“中文版式”中的“双行合一”，单击“确定”即可。删除的方法：选中字符，打开“双行合一”对话框，点击左下角的“删除”。4、 调整宽度：调整字符之间的宽度。选中要调整宽度的字符，然后单击“中文版式”中的“调整宽度”，然后在“调整宽度”对话框中输入“新文字宽度”，单击“确定”。图1- 6 “调整宽度”对话框5、 字符缩放：提供对字符缩放的功能。选中要缩放的字符，选择“中文版式”中的

18、“字符缩放”中的缩放比例。三、页面格式的设置 主要用来设置文档的纸张、页边距、添加页面背景等。图1- 7 页面设置和页面背景组1、“页面布局”选项卡“页面设置”组“文字方向”、“页边距”、“纸张方向”、“纸张大小”；“页面设置”组按钮；3、 “页面布局”选项卡“页面背景”。四、打印设置文档的格式设置好后，就可以根据需要将文档打印出来了。1、 打印预览为了准确、顺利地打印文档，在打印之前可以先预览一下打印结果，避免打印错误发生。打印预览步骤如下： 单击office按钮，选择“打印”命令中的“打印预览”，将对文档进行预览。 使用“预览”组中的命令按钮可以帮助我们预览文档。 “显示比例”组按钮中的工

19、具可以调整显示比例，“双页”按钮可以一次显示两页。 若发现页面设置不合要求，可以使用“页面设置”组中的工具调整页面格式。 若不需要预览，单击“关闭”按钮退出打印预览。2、打印文档 使用“打印预览”窗口中的“打印”命令或者单击office按钮，选择“打印”命令中的“打印”，打开“打印”对话框。图1- 8 “打印”对话框 在“页面范围”选项中选择打印范围。选择“全部”择打印整个文档；选择“当前页”则只打印光标所在的页；选择“页码范围”，需要指定打印的页码，可以是文档中的任意页，单页用“，”分开、连续页用“-”连接。 在“份数”框中输入要打印的份数。若选中“逐份打印”复选框，表示打印完文档的所有页后

20、，再打印第二份。 若设置的纸张大小与实际打印的纸张大小不相符，可单击“按纸张大小缩放”右侧的下拉按钮，在打开的缩放列表中单击用作打印的纸张大小。 单击“确定”按钮即可开始打印。操作练习1-21、 把“同学会邀请函”文档中的文字设置为楷体四号，并把第一段加粗。提示：“开始”选项卡字体组。2、 最后两段右对齐，其他段落左对齐；第一段段后空0.5行；其他段落段前段后都0行，行距为固定值20磅，首行缩进两个字符。提示：“开始”选项卡段落组3、 为文档添加图片水印，图片为素材中的“同学录图片”，冲蚀。提示：“页面布局”选项卡“页面背景”组水印。4、 A4纸，纵向，上下2厘米，左右3厘米，“一别十五载”所

21、在的段落等分为两栏。提示：“页面布局”选项卡“页面设置”组。4、表格的制作一、创建规则表格 表格的每一行、每一列的布局完全相同1、插入表格 单击“插入”选项卡“表格”组表格，在下拉列表中选中具体的插入表格的方式。2、编辑表格 方法如下： 单击表格的任意位置，然后单击“表格工具” “布局”选项卡。图1- 9 表格工具布局选项卡 在“布局”选项卡的各个组中选中对应的工具进行编辑：设置表属性、选择表格对象、删除和插入表格对象、设置单元格大小、设置对齐方式等。提示：“布局”选项卡“数据”组中各命令的使用方法。1) 排序：可以对表格中的数据进行简单的排序。2) 重复标题行：如果一张表格需要在多页中跨页显

22、示，则设置标题行重复显示很有必要，因为这样会在每一页都明确显示表格中的每一列所代表的内容。方法1：选中标题行(必须是表格的第一行)，然后单击该按钮即可；图1- 10 “表格转换为文本”对话框方法2：选中标题行，单击该选项卡的“表”组中的 “属性”按钮，打开“表格属性”对话框，切换到“行”选项卡，选中“在各页顶端以标题行形式重复出现”复选框，并单击“确定”按钮即可。3) 转换为文本：可以将表格转换为文本，方法如下： 选中要转换为文本的表格 单击“转换为文本”命令，打开图8所示对话框，选择文字分隔符，单击“确定”即可。4) Fx公式：可以对表格中的数据进行简单的公式运算。3、美化表格 为了使表格美

23、观，需要对表格做一些修饰操作，如应用表格样式、设置表格的边框和底纹等。单击表格的任意位置，然后单击“表格工具” “设计”选项卡图1- 11 “设计”选项卡二、创建不规则的表格 表格中各行和列的布局不完全相同 创建一个规则表格 合并或拆分单元格，“布局”选项卡“合并”组。 修改表格为需要的不规则表格。操作练习1-31、 新建“同学录”文档，并在文档中创建25行4列的表格，把素材中的表格记录复制到同学录中来。提示：1）“新建”按钮新建文档；2）“插入”选项卡“表格”组表格插入表格，设置25行4列，“确定”。3）复制：Ctrl+C，粘贴 Ctrl+V。2、 设置表样式为“浅色网格，强调文字颜色1”提

24、示：选中表格，单击“设计”选项卡，在“表样式”组中进行设计。3、 表格单元格的大小为：高1厘米，宽4厘米；表中的文字为“水平居中”对齐。提示：选中表格，单击“布局”选项卡，在“单元格大小”和“对齐方式”组中进行设计。4、 设置“重复标题行”，使得该表格的每一页的第一行都显示为标题；对表格数据进行排序，按照“邮编”的升序排列。提示：1）选中第一行标题行，然后单击“布局”选项卡“数据”组重复标题行或者单击“布局”选项卡“表”组属性进行设置；2）选中表格，然后单击“布局”选项卡“数据”组排序，然后设为按“邮编”升序排列。5、 新建文档“员工信息卡”，制作入下图所示的与员工信息卡。员工信息卡职工编号姓

25、名照片 性别出生日期 婚否学历特长爱好职称工作部门表格 1 员工信息卡5、使用图形对象一、插入形状1、 绘制形状 “插入”选项卡“插图”“形状”，单击选中所需的形状。 这时光标变成形状，在文档中按住鼠标左键拖动即可绘制出合适的形状。2、 设置形状 绘制形状。 单击该形状，出现“绘图工具”功能区，在“格式”选项卡中设置形状。图1- 12 绘图工具“格式”对话框二、插入图片 “插入”选项卡“插图”“图片” 在“插入图片”对话框中找到图片，然后单击“插入”。 单击插入的图片，出现“图片工具”功能区，在“格式”选项卡中对插入的图片进行设置。图1- 13 图片工具“格式”选项卡三、插入Smartart图

26、形SmartArt是一个已经组合好的文本框与图形组成的图案，包括图形列表、组织结构图和更复杂的图形。 “插入”选项卡“插图”“Smartart” 图1- 14 “选择SmartArt图形”对话框 在“选择SmartArt图形”对话框中选择图形形状，然后单击“确定”，出现“SmartArt工具”功能区，多了“格式”和“设计”选项卡。图1- 15 SmartArt工具“设计”选项卡图1- 16 SmartArt工具“格式”选项卡 单击对应的图形对象添加文字 使用“设计”和“格式”选项卡中的工具编辑图形。四、插入艺术字 “插入”选项卡“文本”“艺术字”，选择艺术字样式。 在“编辑艺术字文字”对话框中

27、输入艺术字文字，并设置字体、字号等，单击“确定”。 图1- 17 艺术字工具“格式”选项卡 单击艺术字，出现“艺术字工具”功能区，单击“格式”选项卡，使用里面的工具来设置艺术字。五、插入文本框 “插入”选项卡“文本”组文本框，选择文本框的格式。 这时光标变成形状，在文档中按住鼠标左键拖动即可绘制出合适的文本框。 在文本框中输入文字。图1- 18 文本框工具“格式”选项卡 单击文本框，出现“文本框工具”功能区，单击“格式”选项卡，使用里面的工具来编辑文本框。六、插入符号单击“插入”选项卡“符号”组中几个命令工具可以插入所需的公式、符号和编号。一、 插入时间： 光标移动到文档中需要插入日期和时间的

28、位置。 单击“插入”选项卡“文本”组日期和时间。图1- 19 “日期和时间”对话框 在“日期和时间”对话框中选择格式，如果保持时间的自动更新的话勾选对话框右下角的“自动更新”复选框，然后单击“确定”。注意：word 2007中不同的图形对象不能组合，可以使用画布功能来避免修改文档时以调好格式的图形对象相对位置发生变化，把需要组合在一起的对象放在同一张画布中调整位置，新建画布的方法如下：“插入”选项卡“插入”组形状新建绘图画布操作练习1-41、 打开“同学会邀请函”文档，在文章最后右下角插入当前的日期，格式如样张，并把时间设置为自动更新。提示：“插入”选项卡“文本”组日期和时间，并在对话框中选择

29、“自动更新”复选框。2、 插入艺术字“同学聚会”，艺术字样式23；字体：宋体，字号：80，加粗；填充颜色和线条颜色：橄榄色，强调文字3，单色80；形状：左远右近。环绕方式：衬于文字下方。提示：1）“插入”选项卡“文本”组艺术字艺术字样式23；2）在“编辑艺术字文字”对话框中设置宋体，80，加粗，并输入文字“同学聚会”；3）单击选中艺术字，然后单击“设计”选项卡“艺术字样式”组形状填充或形状轮廓，颜色都设置为“橄榄色，强调文字3，单色80”；4）单击“设计”选项卡“排列”组文字环绕衬于文字下方。5）移动艺术字到合适的位置。3、 插入素材图片，图片样式为“柔滑边缘椭圆”，紧密环绕。提示：1）“插入

30、”选项卡“插图”组图片，找到素材图片插入；2）单击选中图片，拖动四周的控制块调整图片大小，并移动到合适的位置；3）单击选中图片，到“设计”选项卡中设置图片样式和环绕方式。4、 创建组织结构图，并添加如样张所示的文字。提示：1）“插入”选项卡“插图”组SmartArt；2）在“选择SmartArt图形”对话框中单击“垂直框列表”然后单击“确定”。3）单击图形，单击“设计”选项卡“创建图形”组添加形状从后面添加形状。4）单击图形中的文本框，输入样张所示的文字。5）单击图形，单击“设计”选项卡“SmartArt样式”组更改颜色“彩色轮廓强调文字颜色3”；然后选择“三维金属场景”的样式；6）单击图形，

31、单击“格式”选项卡“艺术字样式”组，设置艺术字样式以及文本的填充颜色和文本轮廓等。7）调整到合适大小。5、 新建画布，把创建的SmartArt图形剪切到画布中，然后绘制形状，并添加文字，如样张所示，调整画布大小，把画布的版式设置为“紧密环绕”，移动到合适的位置。提示：1）单击“插入”选项卡“插图”组形状创建绘图画布，创建一张画布；2）单击选中刚才创建的SmartArt图形，使用快捷键“Ctrl+X”剪切，然后单击刚才创建的画布，“Ctrl+V”粘贴，然后调整到合适的位置；3）在画布中绘制样张所示形状：单击“插入”选项卡“插图”组形状流程图：资料带，然后在画布上绘制合适大小的形状，旋转合适角度；

32、4）单击绘制的形状，在“格式”选项卡“文本框样式”组形状填充和形状轮廓中设置形状的填充色和轮廓色，颜色都设置为“橄榄色，强调文字3，单色80”；5）绘制图样章所示的形状下面的斜线，然后调整画布中各对象的位置；6）调整画布的大小，设置画布的环绕方式为“紧密环绕”，拖动到文档的合适位置。6、邮件合并我们在工作中可能遇到过这样的情况：要向一群人发送内容相同的文档，但每份文档的称谓等各不相同。例如，要打印请贴、邀请函或信封之类。这类文档的特点是文档中的主要内容相同，只有个别部分不同。传统做法则是每打印一张进行一次修改。虽然这样也可以完成任务，但却非常麻烦，如果使用邮件合并功能，则可以非常轻松的做好这项

33、工作。邮件合并的原理是将发送的文档中相同的重复部分保存为一个文档，称为主文档；将不同的部分，如很多收件人的姓名、地址等保存成另一个文档，称为数据源；然后将主文档与数据源合并起来，形成用户需要的文档。数据源可看成是一张简单的二维表格。表格中的每一列对应一个信息类别，如姓名、性别、职务、住址等。各个数据域的名称由表格的第一行来表示，这一行称为域名行，随后的每一行为一条数据记录。数据记录是一组完整的相关信息，如某个收件人的姓名、性别、职务、住址等。邮件合并的基本过程包括三个步骤：1、 准备数据源可以是word文档、excel工作簿、access数据库文件，但必须注意数据源表格的第一行必须为字段名，并

34、且数据行中间不能有空行等。2、 新建主文档3、将数据源合并到主文档 单击“邮件”选项卡，在此你就可以看到所有帮助你完成邮件合并的功能，它将引导我们一步一步、轻松地完成邮件合并。 单击“开始邮件合并” 开始邮件合并，需要选择文档的类型。 单击“选择收件人“，即找到数据源。可以使用现成的数据表，选择“使用现有列表”，选择数据表所在位置并将其打开。 单击“编辑收件人列表“，在弹出的“邮件合并收件人”对话框中，我们可以对数据表中的数据进行筛选和排序，具体操作方法与Excel表格类似。我们也可以在准备数据源的过程中直接完成这一步，将多余的记录删除。相应地，筛选之后得到的信函的份数将是筛选结果的记录条数，

35、而不再是整个表的记录条数。图1- 20 “规则”中的命令图1- 21 “插入word域”对话框的设置 把光标移动到要需要插入字段的位置，单击“插入合并域”，单击所需的字段，如有多出需要插入字段，重复这些步骤，将所需的字段填入。还可以使用“规则”命令选项来改变插入的域，如：要把“性别”字段中的文字“男”和“女”修改为“先生”和“女士”，则可以单击“规则”中的“如果那么否则”（如图1-20），然后在跳出的对话框中按照图1-21进行设置。 单击“完成并合并”。有多个选项，第一个就是能够让你编辑单个文档。如果你选择这项，它就会为收件人列表中的每个条口创建独立的页面。如果需要的话，你就可以进行任何编辑。

36、第二个选项能够将文档打印出来。最后一个选项就能够让你将每个页面作为一封电子邮件发送出去。提示：主文档和数据源最好放在同一个文件夹，这样可以保证合并好的文档能找到数据源。操作练习1-51、 把练习1-3创建的“同学录”文档和1-4整理好的“同学会邀请函”文档放到同一个文件夹中，文件夹的名字为“同学聚会”。2、 “同学录”文档中的信息合并到“同学会邀请函”文档中去（即：主文档第一行中的“亲爱的*同学”合并后为“亲爱的帅哥/美女+姓名同学”，例如：亲爱的帅哥张鹏同学等），把合并好的文档保存到相同文件夹中，命名为“打印的邀请函”。提示：1）打开“同学会邀请函”文档，选中第一行的“*”；2）单击“邮件”

37、选项卡“开始合并邮件”组开始邮件合并信函；3）单击“选中联系人”使用现有列表，找到“同学录”文档，“打开”；4）单击“规则”中的“如果那么否则”，在对话框中设置为：性别等于男，则插入此文字“帅哥”，否则插入此文字“美女”，单击“确定”；5）单击“插入合并域”姓名；6）将插入的合并域的字体也设置为“楷体、四号、加粗”；6）单击“完成并合并”编辑单个文档全部，“确定”，然后保存到“同学聚会”文件夹，命名为“打印的邀请函”。图1- 22 “信封”样张7、综合练习创建如图1-22所示的信封，要求如下：1、 新建文档：新建文档，命名为“信封”，保存到“同学聚会”文件夹。2、 输入文字：“邮编：和沈乃波寄

38、”。3、 绘制图形对象：绘制中间两条线（也可以用下划线或者减号键绘制）和邮票粘贴所在的矩形框，并设置矩形框的边框和底纹，在矩形框上添加文字“邮票粘贴”。4、 字符格式：信封中的字体为宋体、小三。5、 段落格式：“邮编”所在行左对齐；“沈乃波寄”所在行右对齐。6、 页面格式：页边距：上下左右均为2厘米；纸张方向：横向；纸张大小：宽17.6厘米，高10.5厘米；页面颜色为“茶色、背景2、深色10”。7、 邮件合并：以“同学录”文档为数据源，把表格中的“邮编”、“姓名”、“性别”和“地址”分别合并到合适的位置。合并完成的文档命名为“信封打印”，放到“同学聚会”文件夹。8、 选做题：制作员工信息卡，把

39、素材中给出的“员工信息卡数据源”合并到1-3所做的表格中，并设置卡片的格式。第二部分高级应用长文档处理技术编辑“办公自动化讲义”在创建和编辑一个包含多个章节的书、毕业论文、计划书或者包含多个部分的报告时，要很好地组织和维护长文档就称为一个很重要的问题。Word 2007提供了一系列编辑长文档的功能，正确的使用这些功能，可以得心应手地组织和维护长文档，使之变得非常调理。1、制作纲目结构文档的纲目结构是评价文档好坏的重要标准之一。同时，若要高效地完成一篇长文档，文档的纲目结构应当是首先完成的工作，它能帮助我们快速了解文档的结构和内容概要，还可以结合文档结构图进行快速的定位，利用这一功能查阅文档（特

40、别是长文档）非常方便。制作长文档时经常有两种做法：一种是先建立好文档的纲目结构，然后再进行具体内容的填充；另一种是先填充好内容再设置纲目结构。比较合理的做法是第一种，先建立好合理的文档框架，然后再快速的完成内容的写作。第二种做法也非常常见。以制作本讲义为例，分别介绍这两种情况下如何制作纲目结构。第一种情况：先创建纲目结构，再完成内容。步骤如下（以第二章 excel 2007为例）：1. 启动Word2007，新建一个空白文档，然后单击Word窗口左下方的“大纲视图”按钮或者单击“视图”选项卡“文档视图”组大纲视图，切换到大纲视图。2. 切换到大纲视图后，可以看到多了“大纲”选项卡，该选项卡是专

41、门为建立和调整文档纲目结构设计。3. 输入一级标题，可以看到输入的标题段落被Word自动赋予“标题1”样式，Word这样做节省了用常规方法处理文档时手动设置标题样式的时间。4. 输入二级标题，将插入点定位于“Excel 2007”段落末尾，回车，此时仍为一级标题，设置为二级标题的方法：方法一是按下键盘“Tab”键；方法二是单击“大纲”选项卡的“降级”按钮；方法三是在大纲级别下拉列表中选择。执行其中任何一个操作后可以看到段落控制符向右移动一格，表示该标题段落降了一级。5. 接着输入其它的二级标题，可以看到含有下属标题的一级标题段落前面的段落控制符有原来的变成。双击段落控制符，可以看到它的下属段落

42、被折叠，再双击一下又可将其展开。6同样的方法输入三级标题、四级标题等其它所有标题，这样就把文档的纲目结构建好了。7. 前面提到的“折叠”的用途为，将所有含有下属标题的一级标题段落折叠，更容易观看整个文档的一级标题纲要，还有一种方法是使用“大纲”工具栏上的“显示级别”命令，比如我们想看看文档的二级标题，则单击“显示级别”下拉按钮，在弹出的列表中选择“2级”即可。图1-2- 1 显示级别8纲目结构建好后就可以切换到页面视图输入正文文本了。单击打开“视图”选项卡“显示/隐藏”组文档结构图，这样可以随时浏览文档的纲目结构。第二种情况：设置内容已完成文档的纲目结构设置已完成文档的纲目结构主要有以下两种方

43、法：一种是使用样式；一种是应用大纲视图。一、 样式的应用录入文字后，用“字体”、“字号”等命令设置文字的格式，用“两端对齐”、“居中”等命令设置段落的对齐，但是这样的操作要重复多次，而且一旦设置的不合理，还要一一重新修改。使用样式就可以很轻松的解决这类的问题。样式就是格式的集合，它可以包含几乎所有的格式，设置时只需选择一下某个样式，就能把其中包含的各种格式一次性设置到文字和段落上。通常情况下，只需使用word 2007提供的预设样式就可以了，如果预设样式不能满足要求，则在预设样式的基础上略加修改即可。使用样式设置纲目结构的步骤：1、 打开要设置纲目结构的文档。2、 选择要设置为一级标题的段落，

44、单击“开始”选项卡“样式”组标题1，重复此步骤知道所有的一级标题设置完成。3、 选择要设置为二级标题的段落，单击“开始”选项卡“样式”组标题2。重复此步骤知道所有的二级标题设置完成。4、 同样的方法设置其它的标题。5、 如果预设标题样式不合要求，可以新建合要求的标题样式或者更改已有的标题样式。新建样式方法：单击样式组按钮，跳出“样式”任务窗格，单击样式窗格右下角的新建样式按钮，跳出“根据格式设置创建新样式”对话框，在对话框中设置样式的名称，样式的格式，单击左下角的“格式”按钮可以设置该样式的各种格式。设置好之后单击“确定”。这时新建的样式已经添加在了样式库中，可以使用了。图1-2- 2 “创建样式”对话框修改样式的方法：单击样式窗格中要修改的样式名称右边的下拉按钮，在出现的下拉列表中选择“修改”，跳出“修改样式”的对话框（与新建样式时跳出的对话框内容几乎一样），按要求在对话框中修改样式的各种格式，修改完毕后单击“确定”。这时，文章中所有应用了该样式的标题格式都自动修为当前的标题格式。二、 大纲视图的使用1、“视图”选项卡“文档视图”组“大纲视图”“大纲”选项卡或者单击右下角的大纲视图按钮。2、选中要设置大纲级别的标题。3、使用“大纲工具”组中的这几个工具设置标题的大纲级别。4、重复2、3，知道所有的标题都设置好。提示：除了