会计电算化第8章ppt课件.ppt

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1、第8章 用友ERP报表管理,冯自钦,管理与经济学院,第一节 UFO报表管理概述,会计报表：是用统一的货币计量单位，把日常会计核算资料，通过整理、分析、综合成为一个完整的指标体系，总括地反映企业在一定时期内有经营活动成果、财务收支状况和理财过程的一种书面报告。编制会计报表：是会计核算的一项专门方法和工作，也是会计电算化信息系统的一个重要功能。,第一节 UFO报表管理概述,一、UFO报表管理系统的基本功能UFO报表管理系统：是用友公司开发的用于处理日常办公事务的电子表格软件，它可以完成制作表格、数据运算、图形制作、打印等电子表的多种功能。它采用面向对象的开发思想，严格地以客观对象为处理目标，彻底摆

2、脱结构划分的弊端，使得财务人员操作起来，更自然、更方便、更适合自己的思维方式。任务：是设计报表样式、编制报表公式，从总账系统或其他业务系统中提取有关的会计数据，自动生成各种会计报表，并能对报表的正确性进行审核、汇总，生成各种分析图，并按预定的格式输出各种会计报表。功能：文件管理、格式管理、数据处理、图形、打印、二次开发等多种功能。,第一节 UFO报表管理概述,二、UFO报表管理系统的操作流程,第一节 UFO报表管理概述,三、UFO报表的基本概念（一）格式状态和数据状态UFO报表将含有数据的报表分为两大部分来处理，即报表格式设计工作与报表数据处理工作。报表格式设计工作和报表数据处理工作是在不同的

3、状态下进行的。实现状态切换的是一个特别重要的按钮“格式/数据”按钮，点击这个按钮可以在格式状态和数据状态之间切换。 （1）格式状态：在格式状态下设计报表的格式，如表尺寸、行高列宽、单元属性、组合单元、关键字、可变区等。报表的三类公式：单元公式（计算公式）、审核公式、舍位平衡公式也在格式状态下定义。在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用。在格式状态下不能进行数据的录入、计算等操作，报表的数据全部被隐藏。 （2）数据状态：在数据状态下管理报表的数据，如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、做图形、汇总、合并报表等。在数据状态下不能修改报表的格式，看到的是报表的全部内容，包括格式和数

4、据。,第一节 UFO报表管理概述,（二）单元单元：是组成报表的最小单位，单元名称由所在行、列标识。行号用数字1-9999表示，列标用字母A-IU表示。单元有数值单元、字符单元和表样单元三种类型： （1）数值单元：是用于存放报表的数据，在数据状态下输入。数值单元中数字可以直接输入或由单元中存放的单元公式运算生成。建立一个新表时，所有单元的类型默认为数值型。 （2）字符单元：是报表的数据，在数据状态下输入。字符单元的内容可以是汉字、字母、数字及各种键盘可输入的符号组成的一串字符，一个单元中最多可输入63个字符或31个汉字。字符单元的内容也可由单元公式生成。 （3）表样单元表样单元是报表的格式，是定

5、义一个没有数据的空表所需的所有文字、符号或数字。一旦单元被定义为表样，那么在其中输入的内容对所有表页都有效。 表样只能在格式状态下输入和修改。,第一节 UFO报表管理概述,（三）组合单元和区域（1）组合单元：是由相邻的两个或更多的单元组成，这些单元必须是同一种单元类型，UFO报表在处理报表时将组合单元视为一个单元。 可以组合同一行相邻的几个单元，也可以组合同一列相邻的几个单元，也可以把一个多行多列的平面区域设为一个组合单元。组合单元的名称可以用区域的名称或区域中的单元的名称来表示。例如把B2到B3定义为一个组合单元，这个组合单元可以用“B2”、“B3”或“B2:B3”表示。（2）区域：是由一张

6、表页上的一组单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。在 UFO报表 中，区域是二维的，最大的区域是一个二维表的所有单元（整个表页），最小的区域是一个单元。例如：A2D8的长方形区域可表示为A2:D8。区域可分为固定区域和可变区域，固定区域是由固定的行数和列数组成，一旦设定，区域内的单元总数保持不变。可变区域是由不固定的行数和列数组成的区域，在一个报表中只能设置一个可变区域。可变区域设定后，屏幕只能显示可变区的第一行和第一列，在操作中，可变行列可根据需要增减。,第一节 UFO报表管理概述,（四）表页：是由许多单元组成的表，一个UFO报表最多可容纳99,999张表页。一个报表中的所有

7、表页具有相同的格式，但其中的数据不同。表页在报表中的序号在表页的下方以标签的形式出现，称为“页标”。页标用“第1页”“第99999页”表示。（五）关键字：是游离于单元之外的特殊数据单元，可以唯一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。UFO报表提供了六种关键字（见表8-1），关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字。同时，UFO报表还有自定义关键字功能，当定义为“周”和“旬”时，有特殊意义，可以用于业务函数中代表取数日期，可从其他系统中提取数据。,第一节 UFO报表管理概述,第二节 UFO自定义报表设计,一、创建新表 操作步骤进入UFO报表

8、系统，执行“文件”“新建”命令，单击“新建”图标后，建立一个空的UFO报表，并进入“格式”状态，点击保存，命名后可以开始报表的设计工作。,图8-2 创建新表界面,第二节 UFO自定义报表设计,二、报表格式设计报表的的格式在格式状态下设计，格式对整个报表都有效。（一）设置表尺寸设置表尺寸就是确定报表的行数和列数，主要是通过估计的方法来定义报表的行数和列数。操作步骤进入UFO报表系统，新建UFO报表之后，执行“格式”“表尺寸”命令，打开“表尺寸”对话框，输入估计的行数和列数后，点击“确定”。（二）定义行高和列宽根据报表的大小和文字及数据的多少来设计行高和列宽，以美观大方且能够放下本栏最宽数据为原则

9、，行高和列宽可以通过菜单项来用数值设定，也可以在表行和列标识的分隔线处，用鼠标拖动设定。,第二节 UFO自定义报表设计,（三）画表格线操作步骤选取需要画表格线的区域，执行“格式”“区域划线”命令，打开“区域划线”对话框，选择画线类型及样式，单击“确认”。也可通过鼠标的方式画表格线，即用鼠标选定需要画线的区域，将鼠标光标移到选定的画线区域内，点击鼠标右键，弹出下拉菜单，用鼠标点击“单元属性”，打开“单元属性”对话框，激活“边框”，用鼠标点击填充表格线，点击“确定”。（四）设置单元格属性操作步骤选取单元格，执行“格式”“单元属性”命令或在选中的单元格上点击鼠标右键弹出下拉菜单，点击“单元属性”，打

10、开“单元属性”对话框，在各个选项卡上进行相应设置，单击“确定”。,第二节 UFO自定义报表设计,图8-3 定义表尺寸对话框 图8-4 定义行高对话框,图8-5 区域画线对话框 图8-6 单元格属性窗口,第二节 UFO自定义报表设计,（五）定义和取消组合单元操作步骤选取需要设置为组合单元的区域，执行“格式”“组合单元”命令或在选中的单元格上点击鼠标右键弹出下拉菜单，点击“组合单元”，打开“组合单元”对话框，选择点击相应的组合按钮。（六）设置可变区操作步骤将光标移到需要设定为可变区的行内或列内，执行“格式”“可变区”“设置”命令，打开“设置可变区”，选择“行可变”或“列可变”，确定可变的数量，单击

11、“确定”,图8-7 组合单元对话框 图8-8 设置可变区域对话框,第二节 UFO自定义报表设计,（七）确定关键字操作步骤（1）设置关键字：选择需要设置关键字的位置，执行“数据”“关键字”“设置”命令，打开“设置关键字”对话框，选择相应的关键字类型，单击“确定”。（2）调整关键字：关键字设置完后，可能会造成重叠现象，这时需要调整位置。执行“数据”“关键字”“偏移”命令，打开“定义关键字偏移”对话框，输入相应的偏移量，单击“确定”。（八）输入表样单元内容表样单元内容包括标题、表头、表体和表尾等部分。标题是报表的名称；表头用来描述报表的编制单位名称、编制日期等信息；表体是报表的核心部分和主体，由若干

12、表行和表列组成；表尾指表体以下进行辅助说明以及编制人、审核人等内容。,第二节 UFO自定义报表设计,图8-9设置关键字对话框,图8-10 定义关键字偏移对话框,图8-11 资产负债表报表样式界面,第二节 UFO自定义报表设计,三、报表公式编辑会计报表公式主要包括单元公式、审核公式和舍位平衡公式。（一）单元公式单元公式：又叫单元计算公式，是用于定义报表中单元数据来源及运算关系的公式，它是通过在报表数值单元中输入“”来进行定义的，一般由目标单元、取数单元、取数函数和运算符组成。单元公式的取数函数可以取本表页中的数据、账套中的数据，也可以取其他表页及其他报表中的数据。,第二节 UFO自定义报表设计,

13、例：A1“部门” （字符“部门”赋给字符单元A1） A1:B9=C1:D9 （对应C1:D9区域的值赋给区域A1:A9）例：假设在某一含关键字“年”的报表中，C2代表利润值，H3说明该单位的盈亏情况。我们要设计这样的计算公式：对1995年以前的表页，将E2:E5的值赋给C2:C5，对于C20的表页，在H3单元中显示“盈利单位”。 单元公式可以这么设计： C2:C5=E2:E5 FOR 年1995 （满足条件年1995的表页的区域E2:E5赋给区域C2:C5）H3=“盈利单位” FOR C20 （满足条件C20的表页的H3字符单元被赋值“盈利单位”）,第二节 UFO自定义报表设计,单元取数公式可

14、分为表内取数、账务取数、本表它页取数和它表取数四类。（1）表内取数表内取数是通过表内取数函数定义的。表内取数函数是指数据存放位置和数据来源位置都没有超出本表本页范围的取数，主要由数据单元的统计函数组成。按照适用区域的不同，表内取数函数可分为固定区取数函数和可变区取数函数两类。,第二节 UFO自定义报表设计,（2）账务取数账务取数是会计报表数据的主要来源，账务取数函数（见表8-3）架起了报表系统和总账等其他系统之间进行数据传递的桥梁。账务取数函数的使用可以实现报表系统从账簿、凭证中采集各种会计数据生成报表，实现账表一体化。,第二节 UFO自定义报表设计,（3）本表它页取数本表它页取数函数用于从同

15、一报表文件的其他表页中采集数据。有些报表数据是从以前的历史记录中取得的，这类数据当然可以通过查询历史资料取得，但由于数据繁多复杂，查询起来不方便又容易出错。本表它页取数函数的设定，既减少了工作量，又节约时间，同时数据的准确性也得到了保障。常用的本表它页取数函数为SELECT( )。,第二节 UFO自定义报表设计,格式：SELECT(,)区域：绝对地址表示的数据来源区域，不含页号和表名。页面筛选条件：确定数据源所在表页。格式：数据源表页关键字 | 例：B=SELECT(C,年=年-1) （本页B列取关键字“年”为“年-1”的表页中C列数值）B1:C4=SELECT(B1:C4,单位编号=“101

16、1”) （本页B1:C4取关键字“单位编号”为1011的表页中B1:C4的数值）,第二节 UFO自定义报表设计,（4）它表取数在进行报表与报表间取数时，不仅考虑取哪一个表哪一个单元的数据，还要考虑数据源在哪一页。报表间的计算公式与同一报表内各表页间的计算公式很相近，主要区别就是把本表表名换为他表表名。基本格式：“”当缺省时为本表各页分别取他表各页数据。当需要从其他表中取数时，且已知条件并不是页号，而是希望按照年、月、日等关键字的对应关系来取数据，这样必须用到关联条件。表页关联条件的意义是建立本表与他表之间以关键字或某个单元为联系的默契关系。基本格式：RELATION WITH “”- ,第二节

17、 UFO自定义报表设计,例：C4“资产负债表”C56（将“资产负债表”第6页C5的值赋给单元C4）C4“资产负债表”C101+“资产负债表”C22 （将“资产负债表”第1页C10的值与“资产负债表”第2页C2的值的和赋给单元C4）A=“LRB” B RELATION 月 WITH“LRB” 月+1（本表各页A列取表“LRB”上月各页B列数值）,第二节 UFO自定义报表设计,操作步骤选中需要定义公式的单元格，输入“”，打开“定义公式”对话框，手工输入相应的公式或通过函数向导输入相应的公式，点击“确认”。通过函数向导输入公式时，点击“定义公式”中的“函数向导”，弹出“函数向导”对话框，找到相应的函

18、数，选中并单击“下一步”，弹出相应的函数对话框，输入相关数据，点击“筛选条件”，弹出“筛选条件”对话框，输入相应的条件，单击“确认”。,第二节 UFO自定义报表设计,（二）审核公式在实际工作中，为了确保报表数据的准确性，经常用报表之间或报表之内的勾稽关系对报表进行勾稽关系检查。审核公式由验证关系公式和提示信息组成，它反映了报表中单元之间的逻辑关系，并用逻辑运算符（、=、）将这种关系连接起来。审核公式的基本格式为：年初负债和所有者权益总和操作步骤（1）审核公式定义：在UFO报表管理系统的格式状态下，执行“数据”“编辑公式”“审核公式”命令，打开“审核公式”对话框，在对话框中输入相应的审核公式，单

19、击“确定”。（2）审核：在UFO报表管理系统的数据状态下，执行“数据”“审核”命令。如果审核不通过则弹出提示信息。,第二节 UFO自定义报表设计,图8-13 审核公式对话框,图8-12 定义单元公式和函数向导,图8-14警告信息窗口,第二节 UFO自定义报表设计,（三）舍位平衡公式报表数据在进行进位时，如以“元”为单位的报表在上报时可能会转换为以“千元”或“万元”为单位的报表，原来满足的数据平衡关系可能被破坏，因此需要进行调整，使之符合指定的平衡公式。报表经舍位之后，重新调整平衡关系的公式称为舍位平衡公式。其中，进行进位的操作叫做舍位，舍位后调整平衡关系的操作叫做平衡调整公式。 操作步骤在UF

20、O报表管理系统的格式状态下，执行“数据”“编辑公式”“舍位公式”命令，打开“舍位平衡公式”对话框，在对话框中输入舍位表名、舍位范围、舍位位数和平衡公式，单击“完成”。,第二节 UFO自定义报表设计,图8-15 舍位平衡公式对话框,四、保存报表格式报表格式设置完成后，应将其保存下来，以备以后使用时调用。操作步骤在UFO报表管理系统下，执行“文件”“保存”命令，打开“另存为”对话框，找到存盘的路径，输入存盘的文件名后保存，系统默认的报表文件扩展名为“.rep”。,第三节 利用模板生成UFO报表,一、套用模板格式生成UFO报表用友UFO报表管理系统，提供了工业企业、商品流通、农业企业、邮电通讯、施工

21、企业、交通运输等的资产负债表、利润表、利润分配表、现金流量表和现金流量附表等模板，可供选择使用。操作步骤（1）套用模板：在UFO报表管理系统的格式状态下，执行“文件”“格式”“报表模板”命令，打开“报表模板”对话框，选择所在的行业和报表类型，单击“确定”，弹出提示窗口，再次单击“确定”。（2）生成行业模板：在UFO报表管理系统的格式状态下，执行“文件”“格式”“生成常用报表”命令，打开“生成行业模板”提示对话框，单击“是”，即可生成行业的相关模板，在“窗口W”菜单下选择打开相应的模板即可。（3）套用格式：在UFO报表管理系统的格式状态下，选中报表需要套用格式的区域，执行“文件”“格式”“套用格

22、式”命令，打开“套用格式”对话框，选择相应的格式，单击“确认”，弹出提示窗口，再次单击“确定”。,第三节 利用模板生成UFO报表,图8-16 报表模板对话框 图8-17 警告信息对话框,图8-18 套用格式对话框 图8-19 警告信息对话,第三节 利用模板生成UFO报表,二、自定义报表模板使用自定义模板功能，可以将本单位名称或单位所属的行业加入到模板的行业类型中。操作步骤（1）添加定制行业：在UFO报表管理系统的格式状态下，执行“文件”“格式”“自定义模板”命令，打开“自定义模板”对话框，单击“增加”，弹出“定义模板”对话框，在“行业名”文本框中输入行业名称，单击“确定”。（2）添加定制模板：

23、在UFO报表管理系统的格式状态下，执行“文件”“格式”“自定义模板”命令，打开“自定义模板”对话框，选择所在的行业，单击“下一步”，单击“增加”，弹出“添加模板”对话框，在“模板名”文本框中输入或选中需要添加的模板文件，单击“添加”，然后在“自定义模板”对话框中单击“完成”。,第三节 利用模板生成UFO报表,图8-20 自定义模板添加定制行业对话框,图8-21 自定义模板添加定制模板对话框,第四节 UFO报表管理,一、UFO报表格式管理UFO报表系统提供了以下几种管理功能：插入行和列、追加行和列、交换行和列、删除行和列。在固定区中对行和列的操作需要在格式状态下进行，而在可变区对行和列的操作需要

24、在数据状态下进行，二者的操作基本相同。,第四节 UFO报表管理,操作步骤（1）在固定区中插入行和列：在UFO报表管理系统的格式状态下，选中需要操作的行或列，执行“编辑”“插入”“行/列”命令，打开“插入行”或“插入列”对话框，输入插入行数量或插入列数量，单击“确认”。（2）在固定区中追加行和列：在UFO报表管理系统的格式状态下，选中需要操作的行或列，执行“编辑”“追加”“行/列”命令，打开“追加行”或“追加列”对话框，输入追加行数量或追加列数量，单击“确认”。（3）在固定区中交换行和列：在UFO报表管理系统的格式状态下，执行“编辑”“交换”“行/列”命令，打开“交换行”或“交换列”对话框，输入

25、源行号、目标行号或源列号和目标列号，单击“确认”。（4）在固定区中删除行和列：在UFO报表管理系统的格式状态下，选中需要操作的行或列，执行“编辑”“删除”“行/列”命令，打开“是否删除行或列”提示对话框，单击“确认”。,第四节 UFO报表管理,二、UFO报表表页管理UFO报表一般由多张表页组成，表页管理包括表页的插入、追加、交换和删除。插入表页即在当前表页前面增加新的表页；追加表页即在最后一张表页后面增加新的表页。交换表页是将指定的任何表页中的全部数据进行交换。 删除表页是将指定的整个表页删除，报表的表页数相应减少。 操作步骤（1）插入表页：在UFO报表管理系统的数据状态下，执行“编辑”“插入

26、”“表页”命令，打开“插入表页”对话框，输入插入数量，单击“确认”。（2）追加表页：在UFO报表管理系统的数据状态下，执行“编辑”“追加”“表页”命令，打开“追加表页”对话框，输入追加数量，单击“确认”。（3）交换表页：在UFO报表管理系统的数据状态下，执行“编辑”“交换”“表页”命令，打开“交换表页”对话框，输入源页号、目标页号，单击“确认”。（4）删除表页：在UFO报表管理系统的数据状态下，执行“编辑”“删除”“表页”命令，打开“删除表页”对话框，输入删除表页号和删除条件后，单击“确认”。,第四节 UFO报表管理,三、UFO报表数据管理（一）采集外部数据UFO报表可以把其他报表文件（.RE

27、P）的数据、文本文件（.TXT）的数据和DBASE数据库文件（.DBF）的数据采集到当前报表中。数据采集时源表可以带筛选条件，源表文件名可以用变量表示。 操作步骤在UFO报表管理系统的数据状态下，执行“数据”“数据采集”命令，打开“数据采集”对话框，输入路径和采集的文件名，单击“采集”。（二）多区域数据透视在UFO报表中，大量的数据是以表页的形式分布的，正常情况下每次只能看到一张表页。要想对各个表页的数据进行比较，可以利用数据透视功能，把多张表页的多个区域的数据显示在一个平面上。 操作步骤在UFO报表管理系统的数据状态下，选中需要透视的第一张表的页标，执行“数据”“透视”命令，打开“多区域透视

28、”对话框，输入透视区域范围和列标字串，单击“确定”，打开数据透视表，单击“保存”或“确定”。,第四节 UFO报表管理,（三）数据汇总UFO报表提供了表页汇总和可变区汇总两种汇总方式，表页汇总是把整个报表的数据进行立体方向的叠加，汇总数据可以存放在本报表的最后一张表页或生成一个新的汇总报表。可变区汇总是把指定表页中可变区数据进行平面方向的叠加，把汇总数据存放在本页可变区的最后一行或一列。 操作步骤（1）表页汇总：在UFO报表管理系统的数据状态下，执行“数据”“汇总”“表页”命令，打开“汇总方向”对话框，选择汇总方向后点击“下一步”，打开“汇总条件”对话框，点击“下一步”，打开“汇总位置”对话框，

29、选择汇总位置后，单击“完成”，弹出警告信息时单击“是”。（2）可变区汇总：在UFO报表管理系统的数据状态下，执行“数据”“汇总”“可变区”命令，打开“表页汇总条件”对话框，输入汇总条件，点击“下一步”，打开“可变区汇总条件”对话框，输入可变区汇总条件，单击“完成”后生成可变区汇总结果，追加在可变区的最后一行。,第四节 UFO报表管理,四、UFO报表图表管理UFO提供了：直方图、圆饼图、折线图、面积图4大类共10种格式的图表。一个报表文件可以生成多个图表，最多可以保留12个图表。 操作步骤在UFO报表管理系统的数据状态下，选中报表的数据区域，执行“工具”“插入图表对象”命令，打开“区域作图”窗口，选择图类型、数据组、操作范围，输入相应的标题，点击“确认”。,第四节 UFO报表管理,图8-27 区域作图窗口,谢谢！,