会计电算化第6章ppt课件.ppt

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1、第6章 用友ERP系统管理,冯自钦,管理与经济学院,第一节 用友ERP系统管理概述,一、系统管理的主要功能1.系统管理的使用对象：为企业的信息管理人员（即系统管理员Admin）或账套主管。2.系统管理的主要功能：（1）对账套进行统一管理。系统管理可以实现账套的建立、账套的修改、账套的引入和输出，以及账套的删除等；（2）对操作员及其功能权限实行统一管理。用友ERP-U8会计电算化系统设立了强有力的安全保障机制，通过系统管理可以实现用户的增加、角色的设置和权限设置等；（3）自动备份数据的管理。系统管理允许设置自动备份计划，系统根据这些设置定期进行自动备份处理，实现账套数据的自动备份；（4）对年度账

2、的管理。系统管理通过建立年度账、引入年度账、输出年度账、结转上年数据、清空年度数据等，来管理年度账。,第一节 用友ERP系统管理概述,二、系统管理的启动系统允许以系统管理员Admin和账套主管两种身份注册进入系统管理。系统管理员负责整个系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套。以系统管理员身份注册进入，可以进行账套管理和操作员设置及其权限管理。账套主管针对某个账套的权限最大，负责所选账套的维护工作，其拥有账套操作的所有权限、日常业务、基础数据维护、报表查询等，登陆系统管理后可以对操作员进行授权，建立年度账套和结转年初数。以账套主管的身份注册进入，可以进行账套信息的修改和所含年度账的

3、管理（包括年度账的创建、清空、引入、输出以及各子系统的年末结转），以及操作员权限的设置。,第一节 用友ERP系统管理概述,操作步骤：（1）执行：“开始”“程序”“用友ERP-U8”“系统服务”“系统管理”命令，进入“系统管理”窗口（图6-1）。（2）执行：“系统”“注册”命令，打开注册对话框。（3）在“用户名”文本框中输入admin（图6-2）。（4）单击“确定”按钮，以系统管理员身份进入“系统管理”窗口。,图6-1 系统管理模块注册界面 图6-2 系统管理员Admin登录界面,第二节 用友ERP的账套管理,账套：是由一组相互关联的数据组成，是建立在计算机系统中的一个完整的账簿体系。系统允许建

4、立1999个账套。账套管理功能：“建立账套”、“修改账套”、“引入账套”、“输出账套”、“删除账套”。,第二节 用友ERP的账套管理,一、建立账套建立账套：包括“输入账套信息”、“输入单位信息”、“设置核算类型”、“设置基础信息”、“设置编码方案”、“确定数据精度”。（1）输入账套信息操作步骤以系统管理员身份登录“系统管理”窗口，执行“账套”“建立”命令，打开“创建账套”对话框，输入账套号、账套名称，选择账套路径，启用会计期，进行会计期间设置。,第二节 用友ERP的账套管理,（2）输入单位信息操作步骤在“创建账套账套信息”对话框，单击“下一步”按钮，打开“单位信息”对话框，输入单位名称、单位简

5、称、单位地址、法人代表等。,图6-3 输入账套信息界面 图6-4 输入单位信息界面,第二节 用友ERP的账套管理,（3）设置核算类型操作步骤在“创建账套单位信息”对话框，单击“下一步”按钮，打开“创建账套核算类型”对话框，输入核算类型，包括本币代码、本币名称、行业性质、账套主管、按行业性质预置科目等。（4）设置基础信息操作步骤在“创建账套核算类型”对话框，单击“下一步”按钮，打开“创建账套基础信息”对话框，选中“存货是否分类”、“客户是否分类”、“供应商是否分类”、“有无外币核算”复选框。,第二节 用友ERP的账套管理,图6-5 核算类型录入界面 图6-6 基础信息录入界面,第二节 用友ERP

6、的账套管理,（5）设置编码方案操作步骤在“创建账套基础信息”对话框，单击“下一步”按钮，系统弹出“可以创建账套了吗” 对话框，单击“是”，打开“分类编码方案”对话框，设置和修改科目编码级次、客户和供应商分类编码级次、部门编码级次等。（6）确定数据精度操作步骤在“分类编码方案”对话框，单击“确认”按钮，打开“数据精度定义”对话框，根据企业资料确认所有小数位，单击“确认”后出现“现在进行系统启用的设置”对话框，单击“否”完成账套建立。,第二节 用友ERP的账套管理,图6-7 分类编码方案设置界面 图6-8 数据精度定义界面,第二节 用友ERP的账套管理,二、修改账套当系统管理员建完账套和账套主管建

7、完年度账后，在未使用相关信息的基础上，需要对某些信息进行调整，以便使信息更真实准确的反映企业的相关内容时，可以进行适当的调整。只有账套主管可以修改其具有权限的年度账套中的信息，系统管理员无权修改。操作步骤以账套主管身份注册，选择相应账套，进入“系统管理”窗口，执行“账套”“修改”命令。,系统注册进入后，可以和不可以修改的信息主要有：账套信息：账套名称单位信息：所有信息核算信息：不允许修改基础设置信息：不允许修改。对于账套分类信息和数据精度信息：可以修改全部信息。,第二节 用友ERP的账套管理,三、引入账套引入账套功能是指将系统外某账套数据引入本系统中。该功能的增加将有利于集团公司的操作，子公司

8、的账套数据可以定期被引入母公司系统中，以便进行有关账套数据的分析和合并工作。操作步骤以系统管理员身份登录“系统管理”窗口，执行“账套”“引入”命令，打开“引入账套数据”对话框，选择要输出的账套，单击“确认”按钮。,图6-10 修改账套界面 图6-11 引入账套界面,第二节 用友ERP的账套管理,四、输出账套输出账套功能是指将所选的账套数据进行备份输出。对于企业系统管理员来讲，定时的将企业数据备份出来存储到不同的介质上（如常见的软盘、光盘、网络磁盘等等），对数据的安全性是非常重要的。如果企业由于不可预知的原因（如地震、火灾、计算机病毒、人为的误操作等等），需要对数据进行进行恢复，此时备份数据就可

9、以将企业的损失降到最小。当然，对于异地管理的公司，此种方法还可以解决审计和数据汇总的问题。各个企业应根据各企业实际情况加以应用。操作步骤以系统管理员身份登录“系统管理”窗口，执行“账套”“输出”命令，打开“账套输出”对话框，选择要输出的账套，单击“确认”按钮。,第二节 用友ERP的账套管理,五、账套删除此功能是根据客户的要求，将所希望的账套从系统中删除。此功能可以一次将该账套下的所有数据彻底删除。操作步骤以系统管理员身份登录“系统管理”窗口，执行“账套”“输出”命令，打开“账套输出”对话框，选择要输出的账套，并选中删除当前输出账套，单击“确认”按钮。此时系统提示：“真要删除该账套吗？”，确认后

10、系统删除该账套，取消操作则不删除当前输出账套。,图6-12 输出账套界面 图6-13 删除账套界面,第三节 用友ERP的权限管理,一、角色设置角色：是指在企业管理中拥有某一类职能的组织，它可以是实际的部门，也可以是由拥有同一类职能的人构成的虚拟组织。例如：会计和出纳角色。（1）增加角色操作步骤以系统管理员身份登录“系统管理”窗口，执行“权限”“角色”命令，打开“角色管理”对话框，单击“增加”按钮，进入“增加角色”界面，输入角色编码、角色名称等，单击“增加”按钮，保存新增设置。（2）修改角色操作步骤以系统管理员身份登录“系统管理”窗口，执行“权限”“角色”命令，打开“角色管理”对话框，选中要修改

11、的角色，单击“修改”按钮，进入“角色编辑”界面，对当前的角色高妙进行编辑，完成后单击“修改”按钮，保存修改设置。,第三节 用友ERP的权限管理,图6-14 增加角色界面,图6-15 修改角色界面,第三节 用友ERP的权限管理,（3）删除角色以系统管理员身份登录“系统管理”窗口，执行“权限”“角色”命令，打开“角色管理”对话框，选中要删除的角色，系统弹出确认对话框，单击“是”按钮。,图6-16 删除角色界面,第三节 用友ERP的权限管理,二、用户设置用户：是指有权登陆系统，对系统进行操作的人员。每次注册登录系统，都要进行用户身份的合法性检查，防止越权操作和非法操作。（1）增加用户操作步骤以系统管

12、理员身份登录“系统管理”窗口，执行“权限”“用户”命令，打开“用户管理”对话框。单击“增加”按钮，打开“增加用户”对话框，输入“编号”、“姓名”“口令”“所属部门”。单击“增加”按钮确认。,第三节 用友ERP的权限管理,图6-17 用户设置界面,第三节 用友ERP的权限管理,（2）修改用户操作步骤以系统管理员身份登录“系统管理”窗口，执行“权限”“用户”命令，打开“用户管理”对话框。选中需要修改的用户，单击“修改”按钮，打开“修改用户”对话框进行相应的修改。完成后单击“修改”按钮确认。,第三节 用友ERP的权限管理,（3）删除用户操作步骤以系统管理员身份登录“系统管理”窗口，执行“权限”“用户

13、”命令，打开“用户管理”对话框。选中需要删除的用户，单击“删除”按钮，系统提示“确实要删除用户吗？”，单击“是”按钮。,第三节 用友ERP的权限管理,三、权限设置权限管理：（1）功能级权限管理，包括功能权限查看和分配；（2）数据级权限管理，包括字段级权限控制和记录级的权限控制；（3）金额级权限管理，主要用于完善内部金额控制，实现对具体金额数量划分级别，对不同岗位和职位的操作员进行金额级别控制。权限设置：功能级权限管理在系统管理中进行设置，数量级权限管理和金额级权限管理在“企业门户”“基础信息”“数据权限”中进行分配。数据级权限和金额级权限的设置，必须在功能级权限分配之后才能进行。,第三节 用友

14、ERP的权限管理,（1）权限的修改操作步骤以系统管理员身份登录“系统管理”窗口，执行“权限”“权限”命令，打开“操作员权限”对话框。选中需要修改权限的用户，单击“修改”按钮，打开“增加和调整权限”对话框，进行相应的设置，单击“确定”按钮。（2）权限的删除操作步骤以系统管理员身份登录“系统管理”窗口，执行“权限”“权限”命令，打开“操作员权限”对话框。选中需要删除权限的用户，单击“删除”按钮，系统提示“删除该用户的所有权限吗？”，点击“是”即可删除该操作员的所有权限。如果只删除该操作员的部分权限，首先打选中需要删除权限的用户，再选中需要删除的权限，点击“删除”，系统提示“删除该权限吗？”，单击“

15、是”按钮即可删除该权限。,第三节 用友ERP的权限管理,图6-20 操作员权限设置界面,第三节 用友ERP的权限管理,图6-21 操作员权限删除界面,第三节 用友ERP的权限管理,（3）权限明细表,第四节 用友ERP年度账管理,年度账：在用友ERP-U8管理系统中，每个账套里都存放有企业或企业内部某个独立部门不同年度的数据。一、建立年度账年度账的建立：是在已有上年度账套的基础上，通过年度账建立，自动将上个年度账的基本档案信息结转到新的年度账中。对于上年余额等信息需要在年度账结转操作完成后，由上年自动转入下年的新年度账中。操作步骤以账套主管的身份注册登录系统管理，选定需要进行建立新年度账套和上年

16、的时间，进入系统管理界面。例如：需要建立999 演示账套的2003 新年度账，此时就要注册999 账套的2002 年度账中。执行“年度账”“建立”命令，打开“建立年度账”对话框，选择账套和会计年度，点击“确定”。,年度账与账套的区别：账套是年度账的上一级，账套是由年度账组成。首先有账套然后采用年度账，一个账套可以拥有多个年度的年度账。,第三节 用友ERP的权限管理,二、引入年度账年度账的引入操作与账套的引入操作基本一致，不同之处在于引入的是年度数据备份文件（由系统引出的年度账的备份文件，前缀名统一为uferpyer）。操作步骤以系统管理员身份登录“系统管理”窗口，执行“年度账”“引入”命令，打

17、开“引入年度数据”对话框，选择要引入的年度账文件，单击“打开”按钮。,第三节 用友ERP的权限管理,三、年度账的备份与恢复操作步骤以账套主管的身份注册登录系统管理，执行“年度账”“输出”命令，系统弹出“输出年度数据”界面，在“选择年度”处列示出需要输出的当前注册账套年度账的年份（不可修改项），点击“确认”进行输出。此时系统会进行输出的工作，在系统进行输出过程中系统有一个进度条，任务完成后，系统会提示输出的路径（此处系统只允许选择本地的磁盘路径，例如：c:backup 下等）。,第三节 用友ERP的权限管理,四、结转上年数据操作步骤以账套主管的身份注册登录系统管理，执行“年度账”“结转上年数据”

18、命令。,结转顺序注意事项：在结转上年数据之前，首先要建立新年度账。建立新年度账后，可以执行供销链产品、固定资产、工资系统的结转上年数据的工作。如果同时使用了采购系统、销售系统和应收应付系统，那么只有在供销链产品执行完结转上年数据后，应收应付系统才能执行；如果只使用了应收应付系统而没有使用采购系统、销售系统，则可以根据需要直接执行应收应付系统的结转工作即可。如果在使用总账系统时，使用了工资系统、固定资产系统、存货核算系统、应收应付系统，那么只有这些系统执行完结转工作后，才能执行结转；否则可以根据需要直接执行总账系统的结转工作即可。,第三节 用友ERP的权限管理,五、清空年度数据操作步骤以账套主管的身份注册登录系统管理，执行“年度账”“清空年度数据”命令，选择会计年度后，点击“确认”按钮，系统显示“确认清空年度数据库么？”对话框，单击“是”，清空完毕后系统显示“清空年度数据库成功对话框”，单击“确定”即可。,谢谢！,