IT资产管理系统操作手册(DOC56页).doc
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1、资产管理系统操作手册(V1.0.0.0)文档版本号:1.0.0.0编写人:刘继产品名:资产管理系统软件开发人:刘继联系方式:13430437731QQ:15984167修订记录:版本号修订人修订日期修订描述1.0刘继2010-4-18初稿目录1.前言52.预期读者53.系统登录54.主菜单的介绍64.1系统管理64.1.1修改密码64.2通用资料64.2.1供应商信息64.2.2字典信息。74.2.3部门信息94.2.4用户信息查询94.3管理及查询105.3.1资产管理105.3.1.1资产登记105.3.1.2领用登记185.3.1.3领用归还235.3.1.4删除关系285.3.1.5添
2、加关系295.3.1.6送修登记305.3.1.7修好入库335.3.1.8借用登记365.3.1.9借用归还365.3.1.10报废登记365.3.2操作查询395.3.2.1登记入库查询395.3.2.2领用查询395.3.2.3领用归还查询405.3.2.4维修登记查询405.3.2.5维修好归还查询415.3.2.6借用登记查询415.3.2.7借用归还登记查询425.3.3日志 查询425.3.3.1资产日志查询425.3.3.2用户日志查询425.3.4费用报销435.3.4.1 费用报销管理435.3.4.1.1如何新增一个报销445.3.5主机信息查询475.4申请及派用处理4
3、85.4.1用户申请处理485.4.1.1处理领用.485.4.1.2处理维修归还495.4.2申请及派用处理515.4.2.1处理525.4.2.2确认领取。525.4.2.2.1属于耗材确认领取525.4.2.2.2属于配件的确认领取525.4.2.2.3属于设备的确认领取546系统的后台服务556.1 每周和每月的资产变动自动邮件提供。556.2 每月的费用报销邮件提醒。557针对现在的资产管理运行的情况,可能存在的问题与风险557.1资产编号的问题557.2设置字典需要注意的地方561. 前言资产管理系统用以管理公司的IT资产,包括资产从采购入库到最终的报废整个生命周期的都记录。如果用
4、户安装的是试用版本,则只有系统主要功能包括两大块,常规登记(登记入库,领用登记,领用归还,送修登记,送修归还,借用登记,借用归还,报废登记)和查询功能。 如果用户安装的正式版本,则支持企业级普通用户在web端申请资产,部门领导审批,再到IT管理员到资产管理系统后台进行处理功能,同时包含费用报销功能,试用版本只有常规登记和查询功能登记功能包括:登记入库,领用登记,领用归还,送修登记,送修归还,借用登记,借用归还,报废登记等功能。查询功能主要包括:当前资产状态查询,登记入库查询,领用查询,领用归还查询,送修查询,送修归还查询,借用查询,借用归还查询,报废查询,资产日志查询,用户日志查询。以下是以正
5、式版本作为介绍,如果用户安装的试用版本,则可能相关功能可能不支持。2. 预期读者本文的主要面向想熟悉和了解本系统的用户。3. 系统登录安装完毕后,启动程序。出现以下登录界面。注意,系统是支持自动更新的,即如果系统有更新的话,用户在启动程序的时候会自动更新最新版本。以下是登录界面:输入用户工号和密码后点登录即可登录到系统, 首次安装后,密码为空程序主界面, 如果用户安装的是试用版本,则没有申请及派用处理采购4. 主菜单的介绍4.1 系统管理4.1.1 修改密码系统会显示当前用户的ID,修改密码时需要输入原密码,如果原来的密码不记得,需要找OA同事帮忙密码初始化一下。如果是新来同时,也需要找OA组
6、同事帮忙开通用户 4.2 通用资料4.2.1 供应商信息资产的供应商信息。供应商信息包括供应商名称,联系人,联系电话联系地址,传真,备注等信息.用户点新增按钮,可以新增供应商,如果需要修改供应商,则需先选择列表中的某个供应商,然后点修改。则可以对某个供应商进行修改。如果要删除某个供应商,则需要先选择某个供应商,然后点删除按钮。严重提醒:如果要修改或者删除某条供应商的信息,请先确认该供应商信息是否已经被用,即在资产登记的时候,已经被选择了该供应商。如果存在则可能会造成系统的出错。4.2.2 字典信息。字典是指资产的类别信息。字典信息在系统里面是分为两级结构。第一级字典类别。字典类别可以理解为一个
7、大类的总称。如 “办公设备-办公用电脑设备”是指办公电脑相关的大类。该类下面可能包括电脑主机,LCD显示器,或者CRT显示器等具体的类型。第二级就是指大类下的具体某个资产类别。如电脑主机就属于第二级别。如果要登记某个资产,则需要首先知道该资产是属于某个大类,然后在该大类下面找是否存在与要登记的资产相匹配的具体类型。第一级 :字典类别。如果要修改或者要新增新的大类。则先要选择左边列里面的字典类别,在右边的列表框中会显示当前系统中已经存在的大类定义。比如要修改“办公设备-办公用电脑设备” 这个大类,则先选择左边的字典类别,在右边会找到“办公设备-办公用电脑设备”,点上面的修改按钮。则可以修改。严重
8、提醒:建议不要随意修改第一目录。如果确定在系统中该大类下面如果没有具体的资产类别的话,则可以修改,如果存在则建议不要修改。这样可能造成不可预知的后果. 第二级:具体的资产类别。用户点左边的某个大类,则可以看到该大类下的具体资产类别了。如下图,“办公设备-办公用电脑设备”大类下面就有电脑主机,LCD显示器等类别。如果要修改里面的电脑主机这个类别,则先选择电脑主机,然后点修改按钮进行修改。严重提醒:如果在系统里面要修改某具体的类型,先确认是否存在该类型的具体资产已经做了登记。如果已经有该类型的资产做了登记。如果修改了这个类型,那么系统会出现不可预知的错误。 4.2.3 部门信息现在系统里面存在的部
9、门信息是基于财务部的部门组织架构。由于涉及到与财务部的组织架构相匹配,暂时不提供修改及删除功能给用户.只能对部门架构进行查询。如果要修改某个部门信息或者要要修改某个部门下的主任或者经理信息,需要软件组修改。4.2.4 用户信息查询 用户信息查询提供了查询公司员工信息,包括员工的ID,姓名,所在部门等信息。该信息是基于考勤系统。暂时也不提供修改等功能.4.3 管理及查询5.3.1 资产管理概述: 资产管理页面提供了查询功能和登记功能,查询功能主要是针对当前系统里面的所有资产进行查询(提醒:对于查询列表中的资产可以双击查询该资产的配件详细信息)。可以按照资产状态查询,如处于登记入库状态资产查询,处
10、于领用状态的资产查询等查询。登记功能包括以下功能: 登记功能介绍: 1. 资产的登记入库。资产从外面采购回来后,需要登记入库。录入保修期,供应商,价格等信息。2. 资产的领用登记:处于在库状态下的资产可以被领用。3. 领用归还:用户因为某种原因,如主机升级原因,需要将已经领用的资产归还给IT部。则需要进行领用归还的登记。4. 借用登记:借用登记与领用登记很类似,唯一的区别是:借用登记是对资产进行短时间的借用,而领用登记是长时间的占用。5. 借用归还:借用归还与领用归还的操作一样。是将借用的资产归还给IT部。6. 维修登记:如果处于在库状态的资产需要送修处理。则需要进行维修登记。注意:如果用户已
11、经领用资产,在使用的过程中发现资产出现故障,不能使用,则需要打电话通知IT同事进行检查。如果IT同事确认是硬件的问题,则首先要在web端进行维修登记,部门领导审批后,IT部先进行领用归还的操作。归还后,如果需要马上送修,则需要进行送修登记。送修后的资产不能领用操作。7. 维修归还:对于已经送修的资产,如果已经修好,则需要进行维修归还的登记。送修归还的资产可以用来被领用。8. 报废登记功能:对于那些没有使用价值的资产,可以进行报废登记。注意,报废登记只针对与处于在库状态下的资产。如用户领用的资产,不能进行报废登记。以下是对查询的截图:5.3.1.1 资产登记概述:资产登记是对购买后的资产进行登记
12、入库,资产类型包括设备、配件、耗材设备是指可以维修的资产,如电脑主机,电话等。设备有可能存在只配件,如电脑主机可能存在cpu, 主版,硬盘,显卡等配件信息。配件是指属于某个设备的配件,如主机里面的CPU就属于一个配件。耗材是指不可以维修的一次性资产,领用后不需要再归还。如光盘等。 字典类型:是指属于哪个大类。用来将具有共同属性的资产归为一个大类。如办公用电脑,该字典类型下面可能存在电脑主机,CRT显示器等资产, 用户如果发现要登记入库的资产的字典类型在系统中不存在,则用户可以点击右边的添加按钮,可以新增需要的字典类型, 如上图选择了(办公设备-办公用电脑设备)资产名称:某字典类型下的具体资产类
13、型,如电脑主机。用户选择了字典类型后,系统会自动列出选择的字典类型下的资产名称。如果用户发现需要新增的某个资产名称不在当前字典类型下面,则可以点击右边的新增按钮,可以新增某个具体的资产名称。如上图用户选择了电脑主机型号:资产所属的型号,如电脑主机下面可能存在多个型号 .如果发现新增的某个型号在系统中不存在,则可以点右边的新增按钮,新增新的型号.数量: 表示需要登记的数量。如上图如果输入2,表示要登记入库的电脑主机为2台。添加子配件:如果当前新增的是设备,并且该设备存在配件。则需要将该子配件的信息也登记进来。如:当前登记的是电脑主机,并且主机存在内存和硬盘信息等配件信息,为了登记该配件信息,在输
14、入主机信息后,需要点增加配件信息按钮,弹出的子配件与父窗体页面很类似。只是资产类型不可用,因为当前新增的是设备的孩子,即配件信息。所以系统默认的是配件信息.输入信息后,用户输入内存信息后点确定则会放回新增设备的页面,并且在当前资产拥有的配件信息列表里面有新增的配件信息,如果还需要新增主机的硬盘信息,继续点新增配件按钮,在弹出的页面里面输入硬盘信息。下面就以登记10台电脑主机为例子,介绍如何做登记入库的操作(假如10台电脑主机都是同一型号的dell品牌机,内存为DDR1G ,硬盘为250G)1: 登录系统-管理及查询-资产管理2:点登记入库3:在登记入库页面里面输入电脑主机信息4: 录入完主机基
15、本信息后,添加内存信息。 点添加子配件, 在弹出的窗体里面,选择内存所属的字典类型为 办公配件-办公用电脑设备配件,在资产名称下拉框中选择内存,型号选择DDR-1G输入购买日期和保修期。如下图:5: 录入信息后,用户点确定。系统就会返回电脑主机录入的页面。这时候,在当前主机的配件列表中新增了刚才添加的内存信息。如下图:6:新增完内存后,继续点添加子配件按钮,在弹出的窗体里面录入硬盘信息。如下图7:添加完硬盘信息后,点确定,系统会返回新增主机信息的页面。在包含的子配件信息表里面包含了上一步新增的硬盘信息。如下图:如果用户还需要添加其他的配件信息,则继续点添加子配件按钮,如果添加完了所有需要新增的
16、子配件信息后,点确定按钮,就完成了主机登记入库的操作。8:为了验证刚才录入的信息是否已经登记入库,则可以到资产管理页面进行查询, 查询的条件里面选择登记入库,字典类型里面选择办公设备-办公用电脑设备,资产名称选择电脑主机。如下图5.3.1.2 领用登记概述: 资产登记入库后,就可以将资产分派给其他同事,分派前需要进行领用登记。如何打开领用归还页面:1: 登录系统-领用与查询菜单-资产管理菜单-点领用登记按钮以下是操作界面. 操作步骤:领用登记的领用人可以是用户也可以是部门。如果是部门,则领用的资产属于部门共用资产,如果领用人是用户,则资产的责任为该用户。下面分别以普通用户和部门用户对资产领用登
17、记.普通用户领用的操作步骤:1:输入基本信息:输入领用人的工号,如果只知道该用户的姓名,不知道用户的工号,则可以点系统主菜单通用资料-用户信息查询。输入用户姓名就可以查询到用户的工号及部门信息. 在领用登记页面,输入用户的工号,系统会自动带出用户的姓名。其中,红色字体为必填信息。输入领用人工号,姓名,负责人工号,姓名,负责所属部门信息。2: 选择要领用的资产。在字典类型里面输入要领用的字典类型,在资产名称里面选择需要要领用的资产名称,点击查询,系统会列出属于库存状态的资产。当前库存资产列表中的数据表示可以用来领用的资产数据,选择需要领用资产,并且点击右边的添加按钮,如果点击新增对应的资产是配件
18、,系统会弹出一个提示窗体:“当前该用户存在设备,是否需要将该配件添加到设备中”。系统弹出这个提示意思是:当前新增的配件,并且当前负责人已经存在设备信息。那么当前新增的配件是否要与已经存在的设备建立关系。比如说:用户张三以前领用了一台主机,由于内存太小了,需要加一根内存。用户在做领用登记时点击的是内存这个配件,系统就会弹出这个提示,问是否需要将该配件添加到这个设备上面,让该内存属于该主机。 如果用户选择yes, 则该配件就会添加到该设备上,如果当前负责人存在多个设备,系统会弹出一个选择设备的对话框,因为系统不知道用户需要将该配件与哪个设备建立关系,就如同用户有两个主机,系统不知道当前申请的内存是
19、添加到哪个主机下面,以下是弹出让用户选择的界面。注意,选择设备的窗体里面,用户只能选择一个设备,因为一个配件不可能同时供两个设备使用,如申请的内存,只可能插在一台主机里面,不可能分开给两个主机使用。添加完要申请的资产后,用户还可以继续选择其他要申请的资产,如果用户要将当前列出的资产全部选择,并且数据量很大,用户可以点击“全选”按钮,系统会将所有待选择的资产全部添加到已选择的列表里面,以下是领用登记页面截图:部门共用资产申请:部门共用资产申请与个人资产申请的唯一区别是领用人工号输入时是部门名称。如果不清楚部门的具体名称,可以点击负责人所属部门录入的边上的“选择” 按钮,系统会弹出所有的部门,用户
20、可以记下部门名称,在领用人工号里面输入刚才看到的部门名称,录入完后,离开光标,系统会自动填写姓名栏目里面的部门名称。其他操作与个人申请基本一样。可以参考个人申请的内容描述,以下是共用部门申请截图5.3.1.3 领用归还概述:如果用户离职或者其他原因,需要归还资产,则需要做领用归还的登记。领用归还是将负责人的资产归还进行入库, 领用归还后的资产的状态就属于入库的状态了。在我们的系统里面,领用归还,借用归还,维修归还等都是属于入库。入库后的资产就可以为其他同事领用(注意:如果归还的是设备中的配件,不是归还整个设备,那么该配件还需要删除与设备的关系才可以领用,删除关系后才可以领用)。注意:领用归还是
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