第四章 会计核算软件操作基础知识.docx

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1、第四章 会计核算软件操作基础知识第一节 电算化会计核算基本流程 电算化会计核算流程与手工会计核算流程基本相同，但核算流程中各环节的工作内容有很大差别。一、手工会计核算流程 在手工条件下，由于考虑到每个会计人员能够完成的工作量，因此，不同规模和不同业务量的企业可能采用不同的会计核算流程（也称会计核算组织程序），这些会计核算组织程序主要包括：记账凭证核算形式、科目汇总表核算形式、汇总记账凭证核算形式、日记总账核算形式。这四种流程有许多共同之处，其差别主要体现在登记总账的方法和依据不同。科目汇总表会计核算形式最为常见，其处理流程见图4-1所示。图4-1 科目汇总表核算形式处理流程二、手工会计核算流程

2、的缺陷 手工会计条件下，会计核算形式都是围绕如何减少工作量而产生的，因此也就决定了这些处理形式先天带有手工处理的局限性，主要缺陷有以下四点：1、数据大量重复。凭证是会计核算的数据源，从一定的意义上讲，它所包含的信息量等于各种明细账、总账以及会计报表所包含的信息量之和。从信息量的角度来看，明细账、总账、报表并没有比凭证增加什么。但考虑到不同的对象需要不同的信息，因此，手工处理设置了登记明细账、总账等环节，使得记账凭证上的数据被多次转抄。2、信息提供不及时。各种会计账表是会计核算的“最终产品”，是企业内部管理部门、银行部门及财政等部门了解企业的财务状况和经营成果的重要资料，也是这些部门进行有关决策

3、的依据。但由于需要处理的数据量较大，再加上手工处理速度缓慢，往往需要延迟一个相当长的时间才能编制出各种会计账表，严重削弱了会计账表所起的作用。3、准确性差。无论会计人员的素质如何，在从记账凭证的编制到报表输出的每一个环节中，转抄错误和计算错误都难以避免4、工作强度大。为了达到既要算得快又要算得准的目标，在其他条件不变的情况下，只能靠加重会计人员劳动强度的方式来实现目标。三、电算化会计核算基本流程 实际工作中，单位电算化会计核算流程因单位规模、类型和使用软件的不同而在具体细节上有所不同，但基本流程是一致的。电算化会计核算基本流程如图4-2所示。图4-2 电算化会计核算基本流程（一）编制记账凭证

4、编制记账凭证可以采用以下几种方式： 1、手工编制完成记账凭证后录入计算机。 2、根据原始凭证直接在计算机上编制记账凭证。采用这种方式应当在记账前打印出会计凭证并由经办人签章。 3、由账务处理模块以外的其他业务系统生成会计凭证数据。采用这种方式应当在记账前打印出会计凭证并由经办人签章。 （二）凭证审核 由有审核权限的会计人员审核已输入计算机的记账凭证。 （三）记账 电算化会计核算流程中的记账有以下特点： 1、记账是一个功能按键，由计算机自动完成相关账簿登记； 2、同时登记总账、明细账和日记账；3、各种会计账簿的数据都来源于记账凭证数据，记账只是“数据搬家”，不产生新的会计核算数据。 （四）结账和

5、编制会计报表 手工会计核算流程中，结账和编制会计报表是两个工作环节，工作量大且复杂。电算化会计核算中，通过一次性预先定义账户结转关系和账户报表数据对应关系，结账和编制报表是作为一个步骤由计算机在较短时间内同时自动完成。四、电算化会计核算流程与手工核算流程的区别 电算化方式和手工方式下的会计核算流程的区别主要表现在以下几个方面：1、数据处理的起点不同。在手工方式下，会计业务的处理起点为原始会计凭证，而电算化方式下会计核算可以以记账凭证、原始凭证、机制凭证作为处理起点。2、数据处理方式不同。在手工方式下，会计数据是通过将记账凭证由不同的财会人员分别登记到不同的账簿中，完成数据处理；在电算化方式下系

6、统进行数据处理时，记账只是一个数据处理的过程，不需要人工登记，数据间的运算与归集由计算机自动完成，大大减轻了财会人员的记账工作量。3、数据存储方式不同。在手工方式下，会计数据存储在凭证、日记账、总账、明细账等纸张中；在电算化方式下，数据存储在如凭证文件等数据库文件中，在需要时，通过打印机输出。4、对账的方式不同。在手工方式下，按照复式记账的原则，总分类账、日记账、明细分类账必须采用平行登记的方法，根据每张记账凭证登记明细账，而利用汇总数据登记总分类账，然后财会人员定期将总分类账、日记账与明细账中的数据进行核对。当明细账和总账的数据不相符时，说明必然有一方或双方有记账错误。从一定的意义上可以说，

7、这是手工方式下一种行之有效的查错方法。在电算化方式下，由于预先编制好的记账程序自动、准确、高速地完成记账过程，明细与汇总数据同时产生。只要预先编制好的程序正确，计算错误完全可以避免，这样就没有必要进行总分类账、日记账、明细分类账的核对。5、会计资料的查询统计方式不同。在手工方式下财会人员为编制张急需的数据统计表，或查找急需的会计数据，要付出很多劳动；在电算化方式下，由于计算机具有高速数据处理能力，财会人员只需通过选择各种查询功能，就可以以很快的速度完成数据的查询统计工作。1、手工会计下的几种核算流程其差别主要体现在登记_的方法和依据不同。 A.明细账 B.总账 C.日记账 D.现金账 答案：B

8、2、电算化后,账表的存在形式发生了哪些变化_。A.存贮介质磁性化 B.内容临时生成 C.格式不同 D.内容永久存在 答案：AB3、电算化方式和手工方式下的会计核算流程的区别主要表现在_方面。 A.数据处理的结果不同 B.数据处理方式不同 C.数据存储方式不同 D.数据处理的起点不同 答案：BCD4、电算化方式和手工方式下的会计资料的查询统计方式相同。答案：错第二节 会计核算软件账务处理模块一、账务处理模块概述 账务处理模块是会计核算软件的一个主要功能模块，它以货币为主要计量单位，综合、全面、系统地反映企业的经济活动，由该模块提供的会计信息及财务报表能反映企业的财务状况和经营成果。账务处理模块的

9、整个处理过程就是从凭证到记账、从记账到账表输出的过程。从历史来看，会计工作的具体内容因时期、行业不同而有简有繁，但账务处理一直是必不可少的核心，会计的整个体系就是在账务处理的基础上逐渐充实和发展起来的，没有账务处理也就没有会计。（一）账务处理模块的任务账务处理模块的任务主要包括以下几个方面：1、及时、准确地采集和输入各种会计凭证，保证进入计算机的会计数据及时、正确和全面。2、高效、正确地完成记账过程。3、随时输出任何时期任何会计科目发生的所有业务，随时输出各个会计期间的各种账表，为企业管理提供信息。4、建立账务处理模块与其他核算模块的数据接口，实现会计数据的及时传递和数据共享。（二）账务处理模

10、块与其他功能模块的关系一个完整的会计核算软件由若干个模块构成的，根据会计核算软件基本功能规范，这些模块主要包括账务处理、应收/应付款核算、工资核算、固定资产核算、存货核算、销售核算、成本核算、会计报表生成与汇总、财务分析等功能模块。如图4-3所示。图4-3 账务处理模块与其他功能模块的关系从图中可以看出账务处理模块接收应收/应付款核算、工资核算、固定资产核算、存货核算、成本核算等模块生成的凭证；向会计报表、财务分析模块提供财务数据、生成财务报表及其他财务分析表等。账务处理模块是会计核算软件的核心模块，该模块以记账凭证为接口与其他功能模块有机地连接在一起，构成完整的会计核算系统。（三）账务处理模

11、块的特征账务处理模块与其他功能模块相比，具有以下几个重要特征：1、规范性强，一致性好2、综合性强，在整个会计核算系统中起核心作用会计核算系统中的其他模块都只是局部反映供产销过程中某个经营环节或某类经济业务的。而账务处理模块则是以货币作为主要计量单位，综合、全面、系统地反映企业供产销的所有方面。因此，账务处理模块产生的信息具有很强的综合性和概括性。此外，账务处理模块还要接收其他模块产生的数据，同时，还要向其他模块传递数据，这样账务处理模块又是数据交互的桥梁，它把其他模块有机地结合在一起，形成了完整的会计核算系统。3、控制要求严格，正确性要求高（四）账务处理模块的基本功能结构该结构从左到右，明确地

12、反映出会计数据从输入开始，经过若干处理，最终得到会计信息输出的过程。（1）系统初始化主要完成账套、会计科目代码、期初余额、凭证类别等必要的系统初始数据和运行参数的定义和输入，为使用账务处理模块作准备。系统初始化是整个账务处理模块的基础，一般由系统管理员或电算主管负责。（2）凭证处理包括凭证的输入、修改、审核、查询、记账等，它对会计信息输出的质量起决定性的作用。（3）账簿处理包括各类账簿信息的查询与输出。电算化方式下的输出包括屏幕显示输出、打印输出和文件输出。（4）银行对账主要完成企业银行账和银行对账单的核对。有些系统单独设计一个出纳管理模块，把银行对账放在其中。（5）期末处理包括自动转账、月末

13、结账以及到年底时的年末结账。（6）系统维护是为了保护数据的安全、帮助用户更好地使用系统而采取的一些手段。不同类型、不同规模的企业对电算化会计核算系统的需求各不同，导致了账务处理模块的系统分析结果各不相同，因此，账务处理模块的功能结构也有所不同。但总的来说，其核心思想与核心内容还是基本一致的。二、系统初始化 账务处理模块系统初始化主要是指会计电算化系统在初次使用时，根据单位的实际情况进行参数设置的过程。实际上，账务处理模块系统初始化设置也就是将通用会计核算软件转化成为专用会计核算软件，将手工方式下的会计业务数据移植到计算机中的一系列准备工作。 账务处理模块的系统初始化是一项非常重要、非常关键的工

14、作，是后面使用通用财务软件的基础。系统初始化工作的成功与否，直接影响到了会计电算化工作的效果。（一）初始化建账套初始化建账套也就是在计算机环境下利用会计核算软件为企业建立一套属于自己的账簿文件。这一步设置操作应该在第一次使用软件的时候完成。通用会计核算软件一般允许同时为多个具有独立核算能力的单位记账，每一个核算单位就是一个独立的会计核算主体，具有独立完整的会计账簿体系。实际上，账套就是一系列的紧密相关的业务数据构成的数据库文件。不同的账套数据之间彼此独立，没有任何关联。（二）设置操作员及权限按照财政部规定，会计核算软件具有输入操作人员岗位分工情况，防止非指定人员擅自使用的功能和对指定操作人员实

15、行使用权限控制的功能。因此，在电算化会计核算系统中，需要给每个使用人员设置一定的权限，明确每个使用人员的权限和职责，避免与业务无关的人员或防止无权限的人员对系统进行非法操作。这样使会计核算系统在有效地控制下能够正常运行，严格执行内部控制制度，保证系统的安全性和会计信息的保密性。操作员分工的主要依据是会计电算化岗位责任制中有关职责和权限的规定。权限就是指操作员所具有的操作权限，主要包括建账、录入凭证、审核、记账、输出等。一般系统默认账套主管拥有全部权限。（三）设置会计科目会计是通过账户对经济业务进行分门别类的记录和反映的，各单位由于经济业务的不同，所设置的会计科目也有所不同。电算化会计核算软件能

16、记什么账，一个账户与另一个账户之间的对应关系等都取决于所设置的会计科目。系统初始化中的会计科目设置是否合理，决定了系统能否正常运行。因此，在通用会计核算软件中，一般不固定会计科目，而是按行业的不同预置一级会计科目，由用户根据本单位自身的需要灵活选择设置。1、会计科目设置原则目前通用会计核算软件一般都提供了符合国家会计制度规定的一级会计科目，而明细科目则由用户根据各企业情况自行确定，确定原则如下：（1）设置会计科目要考虑到与会计核算软件其他功能模块之间的衔接。在账务处理模块中，只有末级会计科目才允许有发生额，才能接收其他模块转入的数据。（2）设置会计科目必须满足会计报表的编制要求。凡是报表中所用

17、数据，需要从账务处理模块中取数的，必须设定相应的科目。（3）设置会计科目要注意保持科目间的协调和完整。不能只有下级科目，没有上级科目，既要设置一级科目，又要考虑明细科目，以提供总括和详细的会计核算资料。（4）设置会计科目要注意保持相对的稳定。（5）一级会计科目名称必须要符合国家标准，明细科目名称要通俗易懂、易记、好用、易推广。2、会计科目设置内容及注意事项（1）会计科目编码手工方式下，会计科目通常采用汉字名称的形式来表示。但由于汉字名称常会有重名现象出现，且无法反映出科目间的逻辑关系，所以在电算化方式下，必须对会计科目进行统一编码。设置会计科目编码的时候要注意以下问题：必须按照科目级次的先后次

18、序建立。首先应该从一级科目开始，逐级向下设置明细科目。科目编码必须唯一，不能重复，也不能为空，其结构必须与账套参数中会计科目编码方案一致。科目编码必须用数字、英文字母等来表示，不得使用一些无意义、无次序性的字符，如&、空格等，以利于科目按科目编码进行排序检索。科目编码必须与科目名称一一对应。（2）会计科目名称会计科目名称是指会计科目的汉字名称。科目名称用汉字、英文字母、数字等符号表示。科目名称与科目编码不同，科目编码是供计算机系统使用的，而科目名称则是企业与外部交流信息所使用的标志，是在证、账、表上打印的标识。在设置科目名称时应注意：科目名称不能为空。科目应避免重名，以免影响科目运用的准确性。

19、科目名称的设置必须严格按照会计制度的规定，做到规范化、标准化。（3）科目类型科目类型是指该科目属于资产、负债、所有者权益、成本和损益类中的哪一类。科目类型是计算机自动识别科目进行汇总管理的依据。在财政部颁发的会计制度中，会计科目编码的第一位就标识了科目类型，其中科目编码首位为1、2、3、4、5，分别代表资产类、负债类、所有者权益类、成本类和损益类科目。（4）科目属性科目属性也就是用户根据本单位的核算和管理的需要来设置科目的相关性质。包括设置会计科目的余额方向，设置外币核算科目，设置数量核算科目，以及对需要进行部门核算、项目核算等专项核算的会计科目进行辅助核算设置。这样在今后的处理中就可以根据性

20、质完成外币业务处理、辅助业务核算和管理等功能。3、调整会计科目时的要求与限制（1）增加科目时的要求与限制当新增科目为明细科目时，其上级科目必须存在，否则会导致明细科目没有上级科目。如果一个科目是明细科目，且已经有发生额或余额产生时，则不能再为该科目增加下级科目，只能在年初时进行调整，否则会导致上下级科目金额不符。（2）修改科目时的要求与限制科目一旦使用，科目代码不能修改。科目如果已经有余额、发生额，表明巳有业务发生，即使涉及该科目的记账凭证还没有记账，也表示该科目巳使用。如果一个科目有下级科目，科目代码不能修改，否则会造成其下级科目没有对应上级科目的错误。若科目设有辅助账，辅助账使用后科目代码

21、也不能修改。如果修改，将造成其辅助账信息不完整的错误。（3）删除科目时的要求与限制科目已经使用，就不能被删除。科目有下级科目时，也不能被删除。如果删除，会造成其下级科目没有对应的上级科目的错误。若科目设有辅助账，当辅助账启用后科目不能删除。（四）设置各辅助核算项目当一个单位规模不大，且业务较少的时候，可以采用与手工方式下一样的科目结构及记账方法，也就是将往来单位、个人、部门、项目等通过设置明细科目来进行核算管理。在这种情况下，因为单位的往来业务量较少，涉及对象较单一，所以使用辅助核算与不使用辅助核算差别不大，没有太大影响。但是如果是对一个往来业务发生频繁，清欠、清理工作量非常大，且对于核算要求

22、非常严格的单位来说，再采用传统的设置明细科目的方式来进行核算和管理，就显得极为不方便。在这种情况下，就应该考虑用辅助核算来替代传统的工作方式，也就是将往来单位、个人、部门、项目等原有的一些明细科目的上级科目的科目属性设置为辅助核算性质，再将这些明细科目设置为相应的辅助核算目录，并以档案的形式加以保存。使用辅助核算功能后，将明细科目重复部分从科目中分离出来可以大大减少科目的数目，更重要的是能充分发挥计算机快速处理数据的优势，为会计核算实现交叉立体核算提供便利，也便于统计和分析。（五）设置凭证类别许多单位为了便于管理和登账方便，对记账凭证进行了分类，通常将记账凭证分为收款凭证、付款凭证和转账凭证三

23、类。有的单位在此基础上对收付款凭证再分别按现金和银行存款进行分类，即现金收款凭证和现金付款凭证以及银行收款凭证和银行付款凭证，共分为五类。有的单位不进行凭证分类，统称为记账凭证。因此，账务处理模块提供了凭证类别设置功能。各个单位可根据其实际情况，按照核算要求和习惯设置凭证类别。凭证类别设置的内容主要包括：定义凭证类别代码和凭证名称。凭证类别代码可以采用数字型代码或字母型代码，凭证名称是指其汉字名称。凭证类别定义并使用后，不能进行修改，否则会造成不同时期凭证类别的混乱，致使按类别对凭证进行查询、打印、汇总等工作无法顺利进行。（六）录入科目期初余额为了保证会计电算化中的数据能与手工方式下的数据衔接

24、，保持账簿数据的连续性和完整性，在应用会计电算化系统之前，需要将经过整理的手工账目的期初余额录入到计算机系统中。在录入科目期初余额时要注意如下问题：1、若企业是年初建账，则期初余额等于年初数。2、若企业是年中建账，则应先将各账户此时的余额和年初到此时的借贷方累计发生额计算清楚。也就是说，此时录入科目期初余额时，需录入年初余额或建账月份的月初余额，以及年初到该月的各月借货方发生额或累计发生额。3、若科目有辅助核算，应整理各辅助项目的期初余额，以便在期初余额中录入。4、录入科目期初余额时，应注意调整有关科目的余额方向。如果借贷方向不能改变，可在数据前加“”号表示与默认的方向相反。5、录入科目期初余

25、额时一般只针对最末级科目，上级科目的期初余额通常会由系统自动计算出来。6、科目期初余额录入完毕后，必须使用软件提供的功能，进行试算平衡，以保证初始数据的正确性。（七）其他初始化工作1、如果软件使用单位有外币核算，则应设置外币币种及记账汇率。2、如果同时使用账务处理模块中的银行对账功能，则应输入有关未达业务。三、日常账务处理 账务处理模块的初始化设置完成之后，就应进行日常操作处理。实际上，日常账务处理主要是围绕凭证展开的，即根据相关的会计业务资料，利用会计核算软件完成凭证的录入、审核、修改、查询、记账和结账等工作。（一）录入记账凭证在手工方式下，记账凭证分为专用记账凭证和通用记账凭证，专用凭证又

26、分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。各单位可根据其特点采用不同的记账凭证，不管采用哪种记账凭证，其基本内容大体相同。手工方式下将记账凭证区分为收、付、转的目的是着眼于以后处理的方便。在电算化方式下，记账凭证一旦输入，此后的各种处理全部由计算机进行，将记账凭证分为收、付、转的意义随之降低。而且，由于日常业务的发生是随机的，可能有收款，也可能有付款或转账，采用一种格式可以避免输入过程中不断切换屏幕输入格式，提高输入速度。因此，目前的账务处理模块通常采用的方法是：允许使用者根据需要设置凭证类别，但所有凭证类别均采用统一的凭证格式。记账凭证的内容一般包括两部分：一是凭证头部分；二是凭证正文即凭证体部分。

27、如果所输入的会计科目有辅助核算要求，则应输入辅助核算内容。1、凭证头部分（1）凭证类别与凭证编号录入凭证时，首先应按在初始化时设置好的凭证类别代码或名称进行选择。在确定凭证类别后，一般账务处理模块会按凭证类别的不同按月对凭证进行自动连续编号。录入凭证类别及编号时要注意：凭证编号由凭证类别编号（或凭证类别名）和凭证顺序号共同组成，例如转字0002等。不同类别的凭证每个月分别从1开始连续编号。凭证号作为记账凭证的标识，按会计制度要求，同一类别的凭证既不能重号也不允许漏号。（2）凭证日期也就是录入记账凭证的日期，包括年月日。输入记账凭证时，必须输入凭证日期。由于日期的正确性将影响经济业务在明细账和日

28、记账中的顺序，所以输入凭证日期时要注意：凭证日期应随着凭证号的递增而递增，不能大于前张凭证的日期。凭证日期不能超过系统日期。（3）附单据数指本张凭证所附原始凭证的张数。附单据数应根据录入记账凭证所依据的原始凭证实际张数输入。2、凭证体部分（1）摘要指对发生的经济业务内容的简述。凭证的每行必须有摘要内容，不同行的摘要内容可以不同，每行的摘要将随该行会计科目在明细账、日记账中出现。摘要的输入可以在录入凭证时根据经济业务内容用键盘输入，也可以在系统初始化时对常用的摘要内容定义好，当输入凭证摘要时，根据经济业务选择相应的摘要。（2）科目输入会计科目时，该会计科目必须在系统初始化会计科目设置中已经设置，

29、且必须是最末级明细科目，不能有非法对应科目。凭证输入时，会计科目通过科目代码输入，不需输入科目的汉字名称，计算机会根据科目代码自动切换为该代码所对应的会计科目名称。有的账务处理模块在输入科目代码的地方，可以调出一张科目代码和科目名称对照表供使用者根据经济业务的内容进行选择。（3）辅助信息对于要进行辅助核算的科目，系统会提示输入相应的辅助核算信息。辅助核算信息包括客户往来、供应商往来、个人往来、部门核算、项目核算。（4）金额即该笔分录的借方或贷方发生额。任何一张凭证都必须满足“有借必有贷，借贷必相等”的基本原则。因此，保存每张凭证之前，系统自动进行借贷平衡检查，以保证数据的正确。如果不平衡，将给

30、予提示并要求修改，直到平衡为止。录入凭证的金额要注意，由于金额分为借方金额和贷方金额两栏，所以每条分录的金额要么在借方，要么在贷方，不能在借贷双方同时存在。另外，每条分录的金额均不能为零。（二）修改凭证要保证输入的每张凭证都没有错误，几乎是不可能的。那么，一旦发现数据有错，应该如何纠正呢会计工作的严肃性要求人们不能随意修改数据，特别是会计电算化后，存储介质发生了变化，如果计算机内的数据能够任意修改，势必给人造成一种对系统的不安全感。因此，纠正错误的方法要根据下面的情况分别处理。1、修改录入前的凭证凭证填写错误，数据还未录入账务处理模块，录入人员发现错误，此时操作员不得直接更改，应退回凭证填制者

31、纠正后再录入。2、修改记账前的凭证凭证录入账务处理模块后发现错误，但此时还没有登入有关账簿，则分两种情况纠错：一是在凭证录入过程中发现错误，则操作员可直接在屏幕上利用光标移到出错处，直接修改；二是凭证已录入完毕，审核员在审核时发现错误，此时审核员不得更改，应由凭证录入者对错误凭证调出后进行纠正。3、修改已记账的凭证如果错误凭证已经作过记账处理，为了保证凭证与账簿的一致性，不能直接修改凭证，更不能修改账簿数据，只能用红字凭证冲销法或者补充凭证法来更正。（三）审核凭证为确保登记到账簿的每一笔经济业务的准确性和可靠性，记账凭证必须要经过审核。由于无论是直接在计算机上根据巳审核的原始凭证编制记账凭证，

32、还是直接将手工编制并审核的凭证输入系统，都经过了人工的操作处理，所以都需要经过他人的审核后，才能作为正式凭证进行记账处理。凭证审核是指由具有审核权限的操作员按照会计制度规定，对凭证录入员填制的记账凭证进行合法性和正确性检查，其目的是为了防止错弊的产生。审核凭证主要包括两个方面的工作：一是出纳签字，二是审核凭证。注意事项在账务处理模块中，所有录入的凭证都必须经过审核签章后才能记账。在这个过程中要注意如下问题：（1）按财务制度要求，审核凭证与录入凭证不允许是同一个人，只有具有审核权限的人员才允许进行凭证审核工作。（2）审核人员发现错误或有异议的凭证，不得直接进行修改，必须由凭证录入人员本人修改后再

33、交由审核人员重新审核。（3）如果记账凭证已经过审核，要消除原审核签章，即将该凭证变为未经审核的状态，则必须由审核人员自己进行。（四）记账凭证查询打印输入一定的条件，查询相关记账凭证并将其打印输出。（五）凭证汇总凭证汇总是按一定的范围、条件对记账凭证进行汇总，并生成一张凭证汇总表。（六）记账记账是以会计凭证为依据，将经济业务全面、系统、连续地记录到账簿中的一种方法。通俗地讲，记账凭证一旦录入，无须记账，就能查看到“虚”账，只有经过审核、记账后，形成的账簿叫“实”账。记账凭证经审核签字后，就可以据此登记有关账簿，包括各种总分类账、明细分类账和日记账。记账过程由计算机在短时间内自动完成，不需要人工干

34、预。在记账的过程中有几个需注意的问题：1、 记账功能比较重要，一旦记账，凭证不再能修改。因此，可将记账功能限定为专人使用。2、在记账过程中，不得中断退出。3、每月可多次使用记账功能，分批将凭证记入各种账册，业务多的单位可每天记一次账。4、如果凭证中有银行或往来科目，记账的同时还产生要进行对账的“待核银行账”和往来业务账。5、上月未结账，则本月不能记账。6、凭证记账后如发现凭证有错，只能用冲销凭证或者补充凭证的方法进行修改。（七）账簿查询与打印企业所发生的经济业务在经过录入凭证、审核、出纳签字、记账等程序后，就形成了正式的会计账簿。1、账簿查询账簿查询是指按照一定的条件查找满足条件的账簿，并在屏

35、幕上显示出来。要求查询的账簿包括：明细账、总账、日记账等。2、账簿打印账簿打印用于打印正式的会计账簿，包括总账、明细账、日记账等。打印输出的会计账簿的格式和内容应当符合国家统一的会计制度的规定。在保证账簿清晰的条件下，计算机打印输出的账簿中表格线可适当减少。计算机替代手工记账后，企业会计账簿应以计算机打印的书面形式保存。采用磁盘、光盘等介质存储会计数据时，总分类账、现金日记账和银行存款日记账仍需要打印输出，此外还要按税务、审计等有关部门的要求，及时打印输出有关账簿和报表。其中，总账可以根据单位自身的实际需要，随时重复打印，也可以一年打印一次。而明细账作为正式的会计账簿进行保存，一般是在一个月的

36、月末或一个季度的季末来打印本月或本季的所有明细账，在年底打印输出全年的明细账。另外，现金日记账和银行存款日记账通常要每天登记，要做到日清月结。如果业务较多的话，则需要每天打印输出。如果每天业务较少，也可以按旬打印输出。对于日记账通常采用定期对计算机打印输出的活页账页装订成册进行保存。四、期末处理 期末账务处理是指会计人员在每个会计期末都需要完成的，为单位提供完整会计信息所做的一些特定工作，以保证一个会计期间内数据的完整性。期末处理工作主要包括银行对账、期末自动转账、结账等。（一）银行对账银行对账是企业出纳人员最基本的工作之一。由于企业发生的经济业务大都要通过银行结算，银行为每个单位记载这些经济

37、业务，这样就会形成银行与企业间由于记账时间上的延误和记录上有意或无意的错误而造成的未达账项。银行对账的任务就是将银行方所记载的银行存款收付记录和企业方由账务处理模块生成的银行日记账相互核对，找出这些未达账项，编制银行存款余额调节表。在电算化条件下，银行对账的思路和步骤是：1、录入银行对账单要实现计算机自动对账，在每个月的月末对账之前，需要将银行方开出的银行对账单输入到单位的会计电算化系统中，形成银行对账单文件中的本期数据。2、进行银行对账银行对账在电算化条件下主要是采用自动对账与手工对账相结合的方式进行的（1）自动对账自动对账是由账务处理模块根据对账依据自动在单位日记账和银行对账单中寻找完全相

38、同的经济业务予以核销。（2）手工对账手工对账是对自动对账的补充。采用自动对账后，可能还有一些特殊的巳达账项通过计算机程序来完成银行自动对账是困难的。例如，对同一笔收款业务，企业可能按商品类别在银行存款日记账上作了两笔以上的记录，而银行方只作了一笔记录，即对账单上只有一笔记录，要设计出计算机程序来判断这类情况，并用银行的一笔记录来抵消企业的多笔记录是很困难的。由于系统自动对账后，已经核销了一部分的相同业务，需要手工核销的业务已经不多了，因此从成本效益的角度来看，用手工的方式来核销这些剩下的未达账项还是比较合理的。3、输出银行存款余额调节表在对银行账进行两清勾对后，计算机将自动整理汇总未达账项和巳

39、达账项，生成“银行存款余额调节表”，以检查对账是否正确。（二）期末自动转账在会计业务中存在一类业务，它们每月有规律地重复出现。例如，每月费用分配、费用分摊、提取折旧，计算结转税金等等。这些凭证的摘要、借贷方科目每月基本不变，金额的来源和计算方法也基本不变。因此，我们可以把这类凭证的摘要、借贷方科目、金额的来源或计算方法预先定义并存入计算机，将其称为“自动转账分录”，简称“自动分录”，并用不同的“分录号”标记命名。每月使用时，告诉计算机“自动转账分录”的分录号，由计算机自动调入该“自动转账分录”，并根据预先定义的金额来源或计算方法自动填制相应的金额，产生凭证。这样就不必每月重复录入此类凭证。这种

40、预先定义分录的结构，再由计算机自动编制凭证的过程称为“自动转账”。根据自动分录编制的凭证称为机制凭证。自动转账分录必须先定义后使用。总的来说，期末自动转账分为外部转账和内部转账两种。外部转账是指将其他会计核算功能模块生成的凭证转入账务处理模块中，而内部转账是指在账务处理模块内部进行的，如把某个或某几个会计科目中的余额或本期发生额结转到一个或多个会计科目中。实现期末自动转账包括设置自动转账分录（也就是转账定义）和转账生成两部分。（三）结账结账是指终结某个月的账务处理，是每个月月底都必须要进行的工作。结账实际上就是计算和结转各账簿的本期发生额和期末余额，并终止本期的账务处理工作。在电算化方式下，结

41、账工作比手工方式下简单得多了，结账已经演变成了一种成批数据处理。结账工作每个月只进行一次，主要是对当月的日常处理限制和对下个月的账簿的初始化，由计算机自动完成。结账后，不能再输入该月的凭证，终止本月各账户的记账工作，计算本月各账户发生额合计和本月各账户期末余额并将余额结转至下月月初。在结账时注意如下事项：1、如果该月有尚未记账的凭证，则不允许结账。2、结账必须逐月进行，上个月未结账，则本月不能结账。3、某个月结完账后，将不能再输入该月的凭证。所以结账时应注意当月全部凭证都已输入计算机并全部记账。4、上个月未结账，则本月不能记账，但在电算化条件下，一般允许录入、审核凭证。5、结账后，产生的报表和

42、打印的账册才是完整的。结账前打印的账册，编制的报表不一定能反映该月的全部业务。五、编制会计报表 会计报表是会计核算的最终产品，它是以会计账簿资料为主要依据，以货币为计量单位，全面、总括地反映会计实体在一定时期的财务状况、经营成果和理财过程的报告文件，它是会计实体对经济活动进行事前预测、决策，事中控制、事后检查分析的重要依据。（一）会计报表分类编制会计报表的目的是为了向会计报表使用者提供有用的信息。会计报表按照不同的用途可以分为不同的种类：1、会计报表按报送对象的不同，可分为对外报送的报表和对内报送的报表。对外报送的报表主要包括资产负债表、利润表及利润分配表、现金流量表等，而对内报送的报表则主要

43、包括成本分析表、费用明细表等。2、会计报表按编制时间的不同，可分为月报、季报、旬报和年报。3、会计报表按各项目所反映的数字内容的不同，可分为个别会计报表和合并会计报表。4、会计报表按所反映经济内容的不同，可分为动态报表和静态报表。会计报表模块的任务就是设计报表的格式和编制公式，从账务处理模块或其他会计核算模块中取得有关的会计信息，自动编制各种会计报表，生成各种分析图，并按预定的格式输出各种会计报表。（二）会计报表的基本格式不论是简单表还是复合表，不管是哪种类型的报表，其基本格式一般都是由四个基本要素所组成的，分别是：标题、表头、表体、表尾。1、标题标题是用来描述报表的名称的。2、表头表头主要是

44、用来描述报表的编制单位的名称、编制日期、编制的计量单位、报表栏目名称等内容的。栏目名称是表头的最主要内容，它决定了报表的纵向结构、报表的列数以及每一列的宽度。3、表体表体是徽疟淼暮诵牟糠郑龆吮淼暮嵯蜃槌伞潜硎莸闹饕硐智颍潜淼闹魈濉硖逵扇舾尚凶槌桑庑谐莆硇校幻扛霰硇杏钟扇舾筛隼改克钩桑庑改砍莆砹小杀硇泻捅砹薪徊孀槌傻淖钚蚓褪潜淼淖钚畔弧碓碓话阃砹泻捅硇械拿评垂餐投弧?br 表体中的表元一般按其数据特点的不同，分为固定表元和变动表元两种。（1）固定表元固定表元是指表元中的值不会随着时间的推移而发生变化，类似于一个常量，对一类报表的每张报表而言都比较固定。（2）变动表元变动表元是指表元中的值会随着时

45、间的推移而发生变化，需要根据会计期间的变换不断根据有关会计资料填入新的数值。变动表元一般集中在报表表体中的金额栏部分。尽管变动表元的值会发生变动，但其变动的只是数值，获取数据的来源、计算方法却是相对稳定的，即数据的采集方式和方法，以及过程都是相对稳定的，在以后各期中不会有太大的变动。电算化会计报表模块正是根据这一特征，对变动表元定义取数公式和计算公式的。这样，在会计期间发生变化的时候，系统就能根据已经定义好的公式自动采集数据以生成报表，从而大大节省编制报表的时间，减轻会计人员编制报表的工作量，减少编制错误，提高工作效率。4、表尾表尾是指表体以下进行辅助说明的部分，另外还包括编制人、审核人等内容

46、。表尾部分有些报表有内容，有些报表没有内容，无论有无内容，表尾这一结构在报表中是存在的。（三）会计报表模块的工作流程电算化方式下，报表编制的基本流程与手工方式并没有太大的区别，只是每一步骤的具体工作方法大不相同了。会计报表模块的工作流程大致可以分为以下四个步骤：1、报表名称登记由于计算机中的所有程序和数据都是以文件的形式存放的，要调用这些文件必须通过文件名称才能确定和找到文件，所以在电算化条件下，编制报表必须首先进行报表名称登记，以便后期可以方便地调用这些文件。2、报表格式及取数公式定义进行报表格式设置的作用类似于手工条件下设计并绘制一张待填的空白表格，只不过这一工作是在计算机上实现的，并且也不只是准备一张空表。报表取数公式定义实质上就是将报表编制的规律找到，并将规律固定化，形成模板。尽管报表中的数据经常在变，但其计算方法以及取数的来源是相对不变的，如果能将这种计算方法固定下来形成数据计算公式，再在后期通过调用这个