商务文书写作ppt课件.ppt

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1、商务文书写作,2010年2月,一、商务文书的分类,1.按形式来划分 固定格式的商务文书 商务合同、邀请信、通知、请示以及批复 非固定格式的商务文书 电子邮件、便签条2.按内容用途来划分 通用的商务文书 通知、会议纪要、请示、批复、总结、备忘录以及报告 礼仪性的商务文书 贺信、贺电、邀请书、请柬以及慰问信,第一章 商务文书写作的概念,二、商务文书写作的作用,沟通并不仅仅是所传递出来的信息，而是被别人理解的信息，时刻站在读者的角度来思考问题并形成最后的文字表现，让文书接收方能够理解自己的意图,第一章 商务文书写作的概念,三、学习商务文书写作的关键,商务文书写作的核心内容包括以下几个部分： 商务文书

2、的写作步骤以及相应的重点； 商务文书的写作技巧； 商务文书写作的注意事项； 商务文书写作应掌握的范例。,第一章 商务文书写作的概念,四、商务文书写作的特点与要素,1.商务文书写作的特点 简明、准确、 朴实、 庄重、规范2.商务文书写作的要素 主旨：应遵循“正确，务实，集中，鲜明” 原则。 材料：应遵循“收集要多，选择要严，使用要巧”的原则。 结构：可以选择“篇段合一式、分层表达式、分条列项式”等方式。 语言：风格平直朴实庄重，表达规范准确简练，最低要求也必须进行拼写检查以保证用词的准确。,第一章 商务文书写作的概念,一、制定正确的行动目标,1.主动目标与被动目标 撰写者表达出的意愿只能是个“被

3、动目标”，对方的实际行动才是“主动目标”。2.将被动目标转化为主动目标 将被动目标转变为主动目标，就需搞清楚我们在乎什么？换而言之，我们从成功撰写商务文书、正确传递信息并获得对方实际行动的响应中，能够收获到什么成果。【案例1】 有关总经理组织召开公司全体秘书会议的邮件 在某公司中，总经理让其秘书组织全公司的秘书开会，要求她在确定时间和地点之后发一个邮件告知所有的秘书。,第二章 商务文书写作的步骤,案例一,这个邮件实际上就是一个商务文书，相当于一个通知。在撰写这个邮件的过程中，我们可以分析得到：总经理秘书的行动目标是“让所有的秘书都得去开会”而不是简单地“通知每个秘书会议的时间和地点”。因此，邮

4、件中仅仅明确了会议的时间和地点还不够，因为这样并不能确保所有秘书都按照要求来参会；而是应该进一步在邮件中要求所有秘书在会议前一个星期都对是否参加会议进行确认。要写好这个商务文书，总经理秘书需要将其被动目标转化为主动目标：自己之所以在乎“所有秘书都按时参会”这个事情，是因为总经理交代自己组织这个会议，如果与会的秘书没有到齐，那么就意味着自己组织工作的失败；换而言之，自己希望在总经理面前有一个良好的表现，就需要确保会议顺利组织成功，而组织成功的标志之一就是人员来得比较齐，所以需要他们给自己一个能否与会的确认。,二、决定文章的正式程度（一）,1. 判断依据：正式指数 “正式指数”主要根据以下三个问题

5、所涉及的内容来确定： 商务文书的撰写者本身是否很了解目标读者； 目标读者的地位比商务文书的撰写者低吗； 商务文书的内容是好消息吗。 如果特别了解目标读者就是10分，比较了解就是7、8分，而不了解甚至很不了解就是13分；如果是给自己的下属写则为10分，平级则为5分，给自己的上级写则为1分；如果内容为好消息则为10分，坏消息则为1分。这三个问题的得分之和越低，则相应的商务文书应该越正式。,第二章 商务文书写作的步骤,二、决定文章的正式程度（二）,2.正式程度的表现 形式：指商务文书所采用的媒介的形式 正式：宣传册、政府公文、带抬头的信件、请柬以及行文正式的电 子邮件附件； 非正式：一般的电子邮件、

6、便签等。 称谓：对目标读者的称呼。 语气：采取相对轻松愉快的口吻还是比较凝重严肃的口气的选择。,第二章 商务文书写作的步骤,三、设定文章的总体风格（一）,1.把握总体风格的依据：游说矩阵 简单型： 撰写者与目标读者站在同一立场上，资源充足、不存在障碍说服型：资源充足，但撰写者与目标读者立场并不一致 艰难型：撰写者与目标读者立场不一致且资源也不充足 解决问题型：尽管撰写者与目标读者立场保持一致， 但资源并不充足,第二章 商务文书写作的步骤,三、设定文章的总体风格（二）,2.总体风格的设定 简单型：以罗列事实为主，篇幅可以相对简短。 说服型：通常篇幅较长，且需强调撰写者利益所在，充分分析自己观点的

7、优势和好处，以达到转变其立场的目的。 解决问题型：将问题和答案打包，应该向目标读者提供包含一种甚至多种方法的解决方案。 艰难型：在资源和立场两个方面都遇到了障碍，这样的商务文书是否有值得花费精力去撰写应该要三思而后行。【案例2】有关新年晚会安排的信件 某公司总经理要求其秘书对公司新年晚会进行安排，预算是5000元。在这个事件中，这个秘书可能会需要撰写有关以下几种情形的汇报邮件：,第二章 商务文书写作的步骤,案例二,1、该秘书发现了一个特别适合举办新年晚会的场所，距离公司很近且饭菜可口，预算方面也没有超出5000元的要求。那么这种情形就属于简单型，秘书撰写商务文书向总经理汇报这个情形的时候，只要

8、简单地提出在这个场地举办新年晚会的建议即可。2、该秘书找到了另外一个场所，各方面都符合要求，只是报价与预算相比超过了500元。那么这种情形就属于解决问题型，秘书撰写商务文书向总经理汇报这个情形的时候，可以就选择这个场所的好处及优点进行自问自答，把这个事情分析清楚，力图使得总经理形成“虽然超支500元、但是物有所值”的认识。3、该秘书打算向总经理提出新的建议在预算要求内，组织员工去听新年音乐会而不是去吃年夜饭。那么这种情形就属于说服型，秘书撰写商务文书向总经理提出这个建议的时候，需要强调利益的所在组织员工听音乐会不仅可以给员工留下一个美好的回忆，还能够提升其整体素质。,四、选择文章的层次结构（一

9、）,1.连贯式 商务文书的层次结构按照事情发展的时间顺序来展开。 突出的重点：事情的前因后果以及发展脉络。 适应的情形：工作报告、事故调查报告、工程报告以及程序安装的说明等，这些文体的共同要求都是内容要清楚明白。 2.并列式 商务文书中层次与层次之间是并列的关系。 突出的重点：每一段前要有前提择要，作为后续并列内容的引子。 适应的情形： 主要在报告、总结以及建议书等商务文书中运用。,第二章 商务文书写作的步骤,四、选择文章的层次结构（二）,3.分析问题式 围绕问题的出现直到最终解决的逻辑关系而展开。有以下四个类型： （1）“只有结果”，如批复、指示以及命令等； （2）“提出问题并分析问题”，如

10、情况简报； （3）“提出问题并解决问题”，如公告和通知； （4）“提出问题、分析问题，最后解决问题”，如指导性的通报和决议。 4.问答式 所谓“问答式”，就是指运用问答的形式来组织商务文书的全篇。 突出的重点：设计问题时要突出利益以及避免不良后果的方法。 适应的情形：企业的内刊、内部通讯以及操作程序指南等。 5.行动结果式 先摆问题、而后突出结果以及结果的实现方式的一种层次结构。,第二章 商务文书写作的步骤,五、列出文章的大纲, 提纲法 围绕商务文书的核心主旨，按照时间的顺序以及逻辑关系将主要内容全都罗列出来，然后往里边填充具体的内容。 辐射法 撰写者从一个中心点出发，随性地把联想到的东西或者

11、想法都集中在纸上。在这个过程中，一开始并不必着急去考虑其是否具有价值以及整理其这些想法的内在逻辑关系，当所有的想法都呈现出来之后，再将它们梳理清楚。 【案例1】有关申请参加培训的邮件,第二章 商务文书写作的步骤,案例三,某公司的一位财务人员想报名参加新会计制度的讲解培训班，但是由于最近公司在控制成本，原则上是不批准任何的培训申请的，所以她打算写一份邮件给其经理，让他批准并支持自己的请求。对于这样一个商务文书而言，其行动目标很简单，就是这个财务人员希望其经理同意自己出去参加培训并支付培训费用；其结构层次可以采用行动结果式，即分别分析参加和不参加这个培训对公司而言所产生的帮助和损失。当然，层次结构

12、也可以采用不并列式，即并列地分析自己应该参加这个培训的原因。为达到这样的一个沟通目的，对于这个商务文书可以采用辐射法列出一个大纲：接收培训后在工作中可以减少出错、参加培训可以了解到新的合理避税方法以帮助公司节省成本支出、培训费用的问题、培训有利于员工的个人成长和发展、提高员工的满意度、提升员工对公司的忠诚度、形成公司良性的企业文化,六、撰写初稿,在经过以上五个步骤之后，商务文书的写作进入撰写初稿阶段。实际上，有了以上五个步骤的铺陈之后，撰写初稿就已经变得相对简单了，需要的是给撰写者自己留出一个比较完整的时间、在一个相对安静的空间中排除干扰、一气呵成、一鼓作气地完成即可。 当然，初稿撰写完成之后

13、，还应该进行细致的校对，以使得文书更加地规范和生动。,第二章 商务文书写作的步骤,一、运用情感指数增加商务文书的亲和力（一）,1.情感指数的内涵 情感指数的高低可以真实地反映出商务文书的撰写者是否站在目标读者的立场上来从事这项工作。 2.情感指数的计算 情感指数，是用在商务文书中提到目标读者的次数减去提到撰写者自己或者公司的次数。以“我们很高兴的宣布，我们的新图书馆会在6月份对外开放，欢迎光临” 提到目标读者地方最多只有1处，而提到撰写者自身地方却有2处，故情感指数为“2”“从6月份开始，您可以用新图书馆来完善您的研究，我们图书馆 欢迎您的光临”。情感指数变为了2（读者处为3，撰写者处 为1）

14、，亲和力也得到了较大的提升。,第三章 如何使文章生动有效,一、运用情感指数增加商务文书的亲和力（二）,3.增加情感指数的方法 增加第二人称代词 在商务文书中增加“你”、“您”以及“你们”这样的第二人称代词 增加第三人称的专有名词 所谓的“第三人称的专用名词”有很多，例如“消费者”、“纳税人”以及“员工”等，这些专有名词出现在商务文书中也是一种对目标读者的尊重。 增加读者的姓名 在商务文书中如果能在适当的时机上加入读者的姓名，也会使得其倍感亲切。 增加对读者的暗指 在商务文书中对祈使句的使用，这是因为祈使句中 往往省略了指代目标读者的代词。,第三章 如何使文章生动有效,二、努力做到“读者为尊”,

15、1.“读者为尊”的内涵 一般的表述：“我很高兴的宣布，我们公司在2005年度超过了预期的目标，完成任务了”； “读者为尊”的表述：“非常感谢在座各位的努力，由于你们的努力，我们公司在2005年超过了我们预期的目标”。 2.“最先提及读者而非自己”的原则错误：“我非常高兴推荐张良加入对方的战略团队，其财务技能可以帮助团队计算投资收益率和盈亏平衡点，同其乐观向上的个性也会使团队中的每个人都笑口常开。”正确：“贵方从张良的加入可以获得有形和无形的好处，有形的好处是其财务技能可以帮助团队计算投资收益率和盈亏平衡点，而其乐观向上的个性也会给团队带来无形的好处。”,第三章 如何使文章生动有效,三、进行有效

16、的反馈,1.正面反馈 在文书中撰写者多用一些正面的反馈去称赞目标读者做得好的地方，多给与对方一些关怀。 2.修正性反馈 修正性反馈可以在向目标读者提出相应问题及其建议的同时，最大限度地给与目标读者体贴温暖的感觉。 3.负面反馈和没有反馈 负面反馈就是与正面反馈相对应的一种反馈形式，而“没有反馈”则更加可以从字面上来予以理解。相比负面反馈容易导致工 作中的矛盾升级而言，没有反馈则更加不利于工作的 顺利展开和人际关系的改善与巩固；,第三章 如何使文章生动有效,四、增加商务文书的紧迫性,增加紧迫性的方法 时间的规范性 避免使用昨天、今天、明天、今年等时间约束不明确的时间代词 时间的精确性 应该在其中

17、注明几月、几日、几时、几分甚至还有几秒等精确的时间 时间的通用性 商务文书中一律要使用公元的全称，例如2003年不能缩写为03年 落款成文日期部分，年度要采用中文的形式，例如“二六年”； 尽量不要用农历； 注意汉字和阿拉伯数字之间的搭配使用规则， 不能出现“腊月15”以及“星期3”等错误情况。,第三章 如何使文章生动有效,五、增加可信度,所谓“可信度”，就是让自己的文书在目标读者那里看起来非常的值得相信；而要做到这一点，就必须在商务文书的撰写过程中做到言之有物，将撰写者自己实际经历的东西表达出来。例如，“我们在努力的爱护环境”这句话是比较空洞的；而如果将爱护环境的具体行动增加进去则会极大地增加

18、其可信度：“我们通过回收塑料、玻璃、铝材和纸张的方式，尽最大努力地去爱护环境”。,第三章 如何使文章生动有效,六、做到行文简洁,1.采用电报文体 需要撰写者对文章中的每一个字都要进行斟酌，做到惜字如金。 2.另加附件 将冗长的内容部分以附件的形式与正文分开。 3.词句力求简单精炼 选用简单的词；做到“一式一文主旨明确”。 4.多用主动语式 5.适当运用缩略语 在日常工作和生活中，有各种各样的缩略语，例如“三个代表”、“八荣八耻”等；在商务文书中适当地运用缩略语可以使整个文章显得简洁流畅。但是值得注意的是，对缩略语的使用应该把握适当的原则，即不能将没有通用性的、自创的缩略语运用与商务文书之中；否

19、则，很容易引起不必要的歧异。,第三章 如何使文章生动有效,一、数字的使用规范,1.真实准确 2.各个分数之和与总数相等 3.统计口径一致 4.列举数字有可比性 根据我国公文写作的法规规定，按惯例“以上”以及“以下”都应该示包含该数字在内的。 5.注意倍数关系 倍数关系反映在“降低”、“降低了”以及“降低到”等表示数字变化的用语上。 6.分清楚汉字与阿拉伯数字的使用场合 “商务文书中的数字，除成文日期、部分结构层次叙述以及在词组惯用语、缩略语和具有修辞色彩语句中作为词素的情况必须为汉字外，其它情况应当使用阿拉伯数字”。,第四章 如何使文章更加规范,二、部分结构层次叙述的规范性,在这个方面，国家标

20、准规范的具体要求为： 结构层次的第一层，其层次编号用“一”、“二”、“三”来表示； 结构层次的第二层，其层次编号用“（一）”、“（二）”、“（三）”来表示； 结构层次的第三层，其层次编号可以用阿拉伯数字来表示； 结构层次的第四层，其层次编号可以用“（1）”、“（2）”、“（3）”来表示。 与此同时，国家标准规范还要求商务文书的结构层次最好不要多于四级，否则逻辑关系的复杂会给读者带来极大不便；另外， 还应该注意不要越级使用各个层次的编号。,第四章 如何使文章更加规范,三、计量单位的使用规范,在国家标准规范中对于计量单位也是有明确要求的，详见表31所示：表31 计量单位的使用规范示例表,第四章 如

21、何使文章更加规范,四、综合校对的注意事项,1.做旁观者 人们对于自己的撰写的文章通常都会觉得很顺眼，其实不然。在综合校对的过程中，撰写者首先要将自己定位于一个旁观者，对自己的文章进行冷处理并反复审视几次以发现和纠正存在的错误。 2.做朗读者 商务文书通常的时间要求都比较紧，但在这种较强的时间约束下切不可草草提交了事。在综合校对的过程中，撰写者还应该扮演一个朗读者，反复地朗读自己的文章并随时进行修改和完善。 3.做求教者 前文中提到的白居易大师就始终能够将自己定位于一个求教者，以小学生的心态来就自己的作品反复地向周围的人们请教； 同样的，在商务文书的综合校对阶段，撰写者也应 该扮演好这样的角色。

22、,第四章 如何使文章更加规范,五、词语的使用规范,“等”和“等等”这两个词的用法尤其值得分辨清楚。 表示列举未尽且后面再无其他词语的时候，“等”和“等等”都可以使用，而当后面有其他词语的时候则只能用“等”； 无论是“等”还是“等等”，其前面所列举的名词或词组一般都不得少于两项，但其中有一个特例，即当前面这个词是一个专有名词或者人名时，可以只列举一个后面用“等”概括； 表示列举未尽且细指人的名词和专有名词的时候，一般只能用“等”； “等”与其前面所列举的名词或词组之间不能出现停顿，而“等等”与前面的词语之间则可以用逗号隔开。,第四章 如何使文章更加规范,六、标点符号的使用规范（二）,1、标点符号

23、的种类 点号 点号包括“句末点号”和“句内点号”两种，句号、问号和叹号表示一种停顿和语气的并且通常放在句子最后的称之为“句末点号”；而逗号、顿号、分号和冒号表示句内停顿的则称之为“句内点号”。 标号 引号，又可分为单引和双引； 括号，在商务文书写作范围内我国承认的括号主要有3种； 破折号； 省略号； 着重号，用于在需要突出的内容下用点做出标记； 连接号，即两个同类词语中间的那一小横，例如秦岭淮河； 间隔号，通常用于西方人名之间，例如迈克乔丹； 书名号；又可分为单书名号和双书名号； 专名号，即画于特点文学作品下边的横线。,第四章 如何使文章更加规范,六、标点符号的使用规范（三）,2、具体的用法

24、反问句的标点符号 感叹号：表现特别强调的语气；问号：所表现的语气一般强烈 引号的用法 非法规性的文件，用引号加以强调而不用书名号。例如，准发省厅“关于人文韩大招生问题的通知”； 特定称谓用引号，例如“渤海二号”钻井平台，“神舟六号” ； 缩略语可用引号，例如“农转非”（农业户口转非农业户口的缩写） 需要着重的论述对象用引号予以标识，例如有物就是要有内容，有序就是要有条理，那么加上引号变为“有物”和“有序”之后，就是表明作者在分别的句子当中分别强调说明有物和有序。 括号的用法 括号可以表示一个文件的成熟程度，比如说某一个政府文件是试行办法还是最终的版本，只能用于需要进行说明的词语的结尾，例如市人

25、民政府住房公积金管理办法（试行）。 省略号的用法 需要特别注意的是，省略号不能与“等”以及“等等”这些词语一起使用。,第四章 如何使文章更加规范,六、标点符号的使用规范（四）,3、标点符号的点放位置 关于标点符号的点放位置，需要注意以下几点： 点号可以放在一行文字的末尾，但是不可以放在一行文字的开头； 标号中的引号、括号和书名号，前半个不能放在一行文字的末尾，而后半个则不能放在一行的开头； 标号中的省略号和破折号，不可以一半在前一行文字中同时另一半在后一行文字中； 引文结尾处的句号和引号，如果引用语是作为一个独立整体存在，则句号在先；反之，则句号在后。,一、通知（一）,1.通知的适用范围 给下

26、级发的通知，即所谓“下行文”； 给上级发的通知，即所谓“上行文”； 给同属于一个系统的，但不相关也不相隶属的单位（即平级关系）也可以发通知，即所谓的“平行文”。 2.通知的适应性 分析完其适用范围，再来看看通知在主体方面的适应性。通知的适用性也是相当广泛的，企业单位、事业单位、党政机关，甚至学校都可以发通知。,第五章 常用公文示范讲解,一、通知（二）,3.通知的种类 会议通知 时间、地点、目的、要求，安排及到会方式等。 指示性通知：用于上级传达给下级机关去予以办理。 批准性通知：下级请示呈递上来，经上级批准后转发出去予以遵照执行。 发布性通知：主要用于某种规章制度的发布，应附带有文件附件。 知

27、照性通知：用于上级给所属的下级机关通报某些事务。 周知性通知 让目标读者知道事情的情况而无需他们采取任何的措施和行动,第五章 常用公文示范讲解,一、通知（三）,4.通知的写作格式 标题 通知的标题应该包括发文机关、事由以及文种等三块内容，例如“国务院关于预防禽流感的通知”。 送与对象 只能有一个主送单位且顶格写，但抄送单位可以有多个 正文 主要包括撰写通知的理由、事情经过以及具体的要求。 署名 通知的署名包括发文机构和日期即可。 附件,第五章 常用公文示范讲解,二、报告（一）,1.报告的种类 依据具体内容，报告可以分为以下四种类型： 工作报告 即下级对上级进行的汇报。 情况报告 即关于某个重大

28、事件的经过的汇报，其重点在于事情的时间、地点、人物、起因、经过、结果、事件分析、经验教训以及处理情况等内容。 答复报告 针对上级对自己的一个询问所予以的答复；被动行文的特征，要求实事求是、针对具体问题来进行回答。 建议报告 下级主动的向上级提出建议或者希望的报告，其特点与请示相类似。,第五章 常用公文示范讲解,二、报告（二）,2.报告的写作格式 报告的开头应该首先写“关于事情现做如下报告”； 报告的内容中有一些套话必须的，例如在报告的结尾应该说“以上报告请审阅”或者“报告如无不妥，请批转执行”等与开头相互呼应。,第五章 常用公文示范讲解,三、请示,1.请示的特点 事前行文 事后行文叫报告，事前

29、行文为请示；即请示并不是先斩后奏的行为。 一事一请 不要把不同的请示内容放在同一个请示文书之中；否则，上级领导一方面容易遗漏其中的某一内容，另一方面也难以做部分的批准。 需要批复 即强调请示都是需要批复的。 2.请示的写作格式 在最后结尾的时候需要注意： 加上“妥否，请批示”； 加上“以上如认为可行，请批准有关单位执行”； 在署名和时间部分必须要加盖印章。,第五章 常用公文示范讲解,四、批复,批复是上级答复下级的请示的一种下行文。 1.批复的特点 指令性强：批复是基于下级的请示而做出的被动的指示，表明了上级机关的态度。 针对性强：请示是一事一请的；相应的批复也是根据所请示的事情 而做出的一个指

30、示。 态度鲜明：批复一定是态度鲜明的，不能出现模棱两可的情况。 政策性强：上级在批复中所做出的的决定，一定是非常正式的依据的，例如国家的某号条文。 2.批复的写作格式 正文中应该包括“号文收悉”或者“某年某月某日关于事项的请示收悉”； 给出答复意见应该写“经研究答复如下”或者“特此批复”； 与请示一样，批复也必须要有公章。,第五章 常用公文示范讲解,五、会议纪要,1.会议纪要的作用和目的 传达会议精神； 记录议定的事项，即归纳、提炼和整理会议中的决议些内容。 2.会议纪要的写作格式 会议纪要的标题中没有发文机构； 将会议的目的、时间、地点、参加人、缺席人、缺席原因、主持人、报告人以及议程等内容

31、在导语中进行说明； 会议纪要的主体为决议事项或者主要认识和意见； 在会议纪要的最后要对未来进行展望。,第五章 常用公文示范讲解,六、邀请信,在撰写邀请信的时候应该要注意以下的要点： 邀请信的标题在纸张正中间，其字体比正文要大； 邀请信中的称呼格式为名称、职称以及冒号，需要特别注意的是，对博士、大使、外交官等人，一定要在称呼中加上他们的头衔； 当出现多个职称、职位以及学术头衔时，应把握最高称谓原则； 邀请信的用纸应该特别正式。,第五章 常用公文示范讲解,七、总结,总结，是对经验教训的概括和梳理，其撰写过程应该要注意： 总结的内容通常包括经验教训、心得体会等； 总结都是第一人称的； 依据内容范围的不同，总结可以分为综合性的总结以及专题性的总结； 总结的标题中一定要加入时间。,第五章 常用公文示范讲解,谢 谢 ！,