某投资控股集团内控手册.docx
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1、广东*投资控股集团有限公司内 部 控 制 手 册2013/9/10目 录前言1第一篇 总则1第一章 内部控制基础1第二章 内部控制组织机构32.1内控建设领导小组32.2内控建设办公室32.3 监察机构4第三章 手册编制、生效、更新、监督与检查5第四章 手册编写及阅读说明64.1内部控制手册业务流程格式64.2权限指引64.3流程图图标说明8第二篇 组织架构及部门职责9第三篇 关键业务内部控制规范14第五章 工作推进14第六章 战略规划与分解17第七章 项目投资管理20第八章 财务管理238.1预算管理238.1.1预算组织业务流程238.1.2预算编制业务流程278.1.3预算执行业务流程3
2、48.1.4预算调整业务流程378.1.5预算考核业务流程408.2资产管理428.2.1固定资产管理业务流程428.2.2无形资产管理业务流程508.3货币资金管理业务流程558.4税务管理758.4.1发票管理业务流程758.4.2 税务管理业务流程808.5 财务报告898.5.1 财务报告编制准备业务流程898.5.2编制个别财务报告业务流程948.5.3编制合并报表业务流程988.5.4 财务报告分析业务流程101第九章 采购业务管理104第十章 销售业务管理110第十一章 工业板块生产计划管理122第十二章 房地产开发15512.1工程招标管理流程15512.2工程设计管理流程16
3、0第十三章 建筑安装工程管理16313.1 工程建设管理流程16313.2 工程竣工验收管理流程168第十四章 房地产板块成本管理业务流程171第十五章 人力资源管理17615.1人力资源发展规划管理业务流程17615.2员工招聘管理业务流程17915.3员工培训管理业务流程18415.4薪酬与考核管理业务流程18915.5员工离职管理业务流程199第十六章 合同及法律事务管理20316.1合同管理业务流程20316.2法律事务管理业务流程209第十七章 信息管理21817.1信息系统开发业务流程21817.2日常运行维护业务流程22817.3系统变更业务流程23117.4备份管理业务流程23
4、417.5信息系统安全管理业务流程23717.6文本控制管理243第十八章 内部审计管理246第十九章 金融板块信贷管理250 内部控制手册前言企业内部控制的本质是为了让整个企业的生产经营活动高效运行,创造更多的经济效益,同时将风险控制在合理的范围内。为了更好地实现广东*投资控股集团集团有限公司(以下简称“公司”)内部控制,特编制本内部控制手册(以下简称“内控手册”)。编制本手册时,兼顾了全面与重点、未来与现状,希望帮助企业更好更快地发展。第一篇 总则第一章 内部控制基础内部控制,是由企业董事会、监事会、经理层和全体员工实施的、旨在实现控制目标的过程。内部控制的目标是促进企业实现发展战略、提高
5、经营效率和效果、资产安全、财务报告及相关信息真实完整、保证企业经营管理合法合规。企业建立与实施内部控制,应当遵循下列原则:(一)全面性原则。内部控制应贯穿决策、执行和监督的全过程,覆盖企业及其所属单位的各种业务和事项。(二)重要性原则。内部控制应在全面控制的基础上,关注重要业务事项和高风险领域。(三)制衡性原则。内部控制应当在治理结构、机构设置及权责分配、业务流程等方面形成相互制约、相互监督,同时兼顾运营效率。 (四)适应性原则。内部控制应当与企业经营规模、业务范围、竞争状况和风险水平等相适应,并随着情况的变化及时加以调整。 (五)成本效益原则。内部控制应当权衡实施成本与预期效益,以适当的成本
6、实现有效控制。企业建立与实施有效的内部控制,应当包括下列要素: (一)内部环境。内部环境是企业实施内部控制的基础,一般包括治理结构、机构设置及权责分配、内部审计、人力资源政策、企业文化等。 (二)风险评估。风险评估是企业及时识别、系统分析经营活动中与实现内部控制目标相关的风险,合理确定风险应对策略。 (三)控制活动。控制活动是企业根据风险评估结果,采用相应的控制措施,将风险控制在可承受度之内。 (四)信息与沟通。信息与沟通是企业及时、准确地收集、传递与内部控制相关的信息,确保信息在企业内部、企业与外部之间进行有效沟通。 (五)内部监督。内部监督是企业对内部控制建立与实施情况进行监督检查,评价内
7、部控制的有效性,发现内部控制缺陷,应当及时加以改进。其中,内部控制措施一般包括,不相容职务分离控制、授权审批控制、会计系统控制、财务保护控制、预算控制、运营分析控制、绩效考评控制等。第二章 内部控制组织机构2.1内控建设领导小组 组长:陈杏枚 成员:雷志宁、何世纪、李兆勋、赖丙贵、余祖泉、李震武、皮可慰、黎荣果、葛兴葳领导小组主要职责: l 确定公司内控体系建设的范围,审批项目计划。 l 根据工作进度,定期听取办公室的工作进展情况汇报,及时反馈意见,分阶段对内控体系建设的成果进行验收,包括风险评估结果、内部控制改进的建议、内控管理手册、内部控制测试报告等。 l 检验公司内控体系的充分性和有效性
8、,发布公司内部控制的相关工作规范。 (领导小组下设办公室作为具体办事机构)2.2内控建设办公室 一、 办公室负责人主任:雷志宁副主任:黎荣果工作职责:l 审议公司内控体系建设的范围和项目计划,并提交领导小组。 l 定期听取工作小组的汇报,对各项工作成果进行审核并向领导小组汇报。l 负责监督领导小组审批通过的内部控制优化方案的落实情况。l 协调工作中出现的各种问题,确保内控体系建设工作正常进行。二、 办公室成员成员:袁鸿、那东伟、赵林、孙恒军、赵超群、李梅、黄丽群、葛兴葳、杨钰娴、张晓光 工作组职责: l 在中介机构的协助下开展具体工作,协调各个单位和部门进行必要的配合,包括确认访谈计划、时间安
9、排,收集内控项目所需资料,指派相关负责人对发现的问题进行沟通、对工作成果进行讨论并达成一致意见。 l 定期召开会议讨论工作进展情况,并负责向行政部门领导及时汇报,在工作过程中积极接受知识转移,认真学习相关知识、积累内控管理经验。 l 负责自我测评并提出内控体系的修改建议,保持公司内控体系的良性循环。三、 资料编写人员资料编写员:刘欣荣、杜胜权工作职责:整理收集资料,编写相关文件,修订相关制度。2.3 监察机构总监察:待定 监察员:刘欣荣工作职责:l 监察内控建设行政部门工作情况l 监察各部门落实行政部门要求情况l 监察各部门推进内控建设情况。第三章 手册编制、生效、更新、监督与检查内控手册由内
10、控领导小组组织编制,适用于整个集团,由内控领导小组组长签发生效。审计部实施内部监督检查评价,外聘会计师事务所实施外部监督检查评价。集团将随着内外部环境的改变而适时更新内部控制手册。一般每年由内控领导小组组织更新一次。更新依据主要来源于各板块、总部各职能部门的建议,以及审计部内部监督检查评价和会计师事务所外部的监督检查评价。第四章 手册编写及阅读说明4.1内部控制手册业务流程格式公司内部控制手册业务流程层面的控制为一级流程,一级流程下设二级或三级流程,贯彻“内控制度化,制度流程化,流程岗位化”的设计思路。每一流程标准格式按顺序分为九个部分:业务目标:该业务流程及各控制点所要实现的风险控制目标,一
11、般按企业内部控制的五大目标,结合各具体业务流程的特点,进行明确。适用范围:该业务流程所涉及的范围,包括事项、或部门、或岗位。成功测评标准:该业务流程实际运行后,判断其结果是否成功的具体标准。流程负责岗位:负责组织制订、调整、优化、废止该流程的岗位名称。一般为该流程主要执行岗位的上级岗位。主要业务风险:对某项业务可能涉及的风险进行识别和梳理。业务风险一般包括合规性风险,即公司经营活动违反相关法律法规而遭受惩罚损失的风险,财务报告风险即可能会造成公司财务报告错报或漏报的风险,运营效率风险和战略风险即不合理的经营活动降低经营效率导致的损失风险或公司发展战略无法实现的风险,结合业务特点,进行明确。关键
12、控制点:对每一项业务的关键环节或步骤进行描述,并设置相应的控制点,每一控制点包括控制点编号、执行部门、执行岗位、执行内容、输入的表单、输出的表单等。关键控制点相关资料:对控制点中的重要表单、文本进行列示,这些表单同时为内控的信息化奠定基础,也是内控审计的重要检查资料。相关制度及备查文件:列示每一内控流程涉及的企业外部法规及公司现行的重要内部管理规章制度,既是进一步了解该流程的参考,也指明公司制度修订细化的方向。业务流程图:将业务流程步骤与控制点以图形和文字结合的方式进行展示,控制点通过统一编号进行一一对应,便于操作参考。部分流程会补充提供重要表单作为附件。内控手册、权限指引是内控体系在文本载体
13、上的两个有机组成部分。4.2权限指引为公司更好地落实分级授权制度,特制订权限指引。权限指引所列权限适用于公司总部各职能部门、各板块,各单位在向下延伸制定实施细则时,可进一步细化审批权限。权限指引中的权限为该项业务的决定权、审批权、最终处置权,不包括过程中的建议权、拟议权。权限指引中的权限项目按照业务流程编号的顺序依次排列,并将其中最重要控制点上的最终决策权限一一对应,单列而成。“”表示该业务在该权限层级上不允许分解、设置的权限;“”表示该业务在该权限层级上总部不统一设置权限,由各单位在延伸制定本单位的权限指引时自行补充的部分;空格部分表示本栏为不牵涉审批权限、设置权限无实际意义的部分。本表中部
14、分权限项目暂未编写相关流程或现有流程中暂未体现。4.3流程图图标说明内部控制手册对流程图的格式进行统一,每张流程图中所使用的图标含义如下表所示:流程图图标图标说明开始/结束:表示业务流程开始或结束。控制点框:表示为控制风险,在某一步骤设置控制点,一个控制点包括执行部门、执行内容、执行岗位以及控制点编号。控制点编号按汉语拼音首字母加阿拉伯数字设置,如销售与收款的第一个步骤通常为制定销售计划,其编号为XSL1.1。单张文档:表示控制点输入或输出的单张表格单据,如申请表、审批单等。多张文档:表示控制点输入或输出的多张表格单据,如申请资料、多张考核表格等数据库:表示保存数据或多张表格的载体,如会计账、
15、台账、明细表等向下大箭头:表示指向下一步骤或控制点。向右箭头:表示指向下一步骤或控制点。判定或审批:表示有两种结果的决策过程。既定流程:表示对其他常用业务流程的索引,如索引到合同管理流程。小箭头:表示输入或输出文档。第 270 页 共 270 页第二篇 组织架构及部门职责一、 公司组织架构二、 部门职责序号1部门名称财务管理中心简称财务中心部门职能简述:负责整个弘尚集团的财务管理工作,做到账目清楚、资产资金安全、降低财务风险、提供财务信息支持决策和管理。职能:1. 协助总裁制定公司战略,制订弘尚集团财务战略规划;2. 建立健全弘尚集团内部财务管理控制制度,并组织实施;3. 组织做好会计基础工作
16、(包括资产管理、债权债务管理、投资管理、年度财务决算、会计电算化管理、纳税管理、财务资料文件的收集管理);4. 组织实施预算管理;5. 组织实施会计核算;6. 组织融资;7. 调度资金;8. 控制成本;9. 实施财务分析,提交经营管理建议;10. 完成上级安排的其他工作。序号2部门名称采购部简称无部门职能简述:全面管理整个弘尚集团的重大物资的采购工作,前期主要负责房地产板块的物资采购职能:1. 建立健全物资采购工作的各项管理制度;2. 编写整个弘尚集团的物品需求计划及与采购计划;3. 实施采购;4. 监督采购物料入库,协助结算;5. 管理供应商,开拓和优化物资供应渠道;6. 搜集和分析市场供应
17、状况;7. 完成上级安排的其他任务。序号3部门名称成本控制部简称无职能简述:全面管理整个弘尚集团的成本控制工作,前期主要负责房地产板块的成本控制(侧重物资采购和施工成本)。职能:1. 建立健全弘尚集团成本控制各项管理制度;2. 确定目标成本总控指标,分解成本控制指标,提出控制要点;3. 编写项目目标成本控制责任书,并负责监控、评估;4. 分析目标成本每月的变动情况并汇报项目的动态成本;5. 建立健全工程造价和材料设备价格信息资料库;6. 定期进行专题或综合的成本分析和研究;7. 完成上级安排的其他工作。序号4部门名称法务部简称无职能简述:负责全面管理整个弘尚集团的法律事务。职能:1. 参与公司
18、重大决策和谈判,提出法律意见;2. 审查弘尚集团的合同;3. 提供公司日常生产经营有关的法律咨询服务;4. 代理集团出庭参加诉讼;5. 完成上级安排的其他工作。序号5部门名称房地产规划部简称无职能简述:前期调研评估房地产项目,获取土地,办理配套手续。职能:1. 组织前期调研房地产项目; 2. 获取土地;3. 开展项目前期工作;4. 办理项目配套手续;5. 完成上级安排的其他工作。序号6部门名称工程管理部简称无职能简述:管理整个弘尚集团和房地产板块建设工程。职能:1. 设计、组织施工、验收非房地产板块的建设工程;2. 协助房地产项目前期调研和组织施工、验收;3. 抽调人员参与项目公司协助施工、验
19、收;4. 完成上级安排的其他工作。序号7部门名称行政管理中心简称无职能简述:负责全面管理整个弘尚集团行政后勤工作。职能:1. 建立健全整个弘尚集团行政管理制度;2. 草拟集团文件;3. 组织公司各项会议;4. 上传下达,跟踪执行情况;5. 管理档案;6. 建设、维护管理公司管理信息系统;7. 对外联络;8. 提供保卫、消防、打印、吃饭等后勤服务;9. 完成上级安排的其他工作。序号8部门名称审计部简称无职能简述:负责全面管理整个弘尚集团的审计监督工作。职能:1. 建立健全审计制度;2. 审计监督整个集团的财务收支预算编制及执行情况;3. 审计监督集团中高层管理人员的经济责任;4. 审计与评价集团
20、内部控制制度及实施情况;5. 完成上级安排的其他工作。序号9部门名称营销管理中心简称无职能简述:全面管理整个弘尚集团的营销工作。职能:1. 建立健全整个弘尚集团营销管理制度;2. 制订集团总体营销战略及计划;3. 组织市场调研;4. 提供房地产项目前期营销策划方案;5. 外包营销业务;6. 完成上级安排的其他工作。序号10部门名称运营人力中心简称无职能简述:根据整个弘尚集团战略规划统筹制定运营计划,提出运营预警,提供人力资源保障。职能:1. 建立健全整个弘尚集团人力资源管理制度;2. 协助战略规划中心确定年度关键绩效指标和目标值;3. 制订集团人力资源规划,并组织实施;4. 统筹制订集团年度运
21、营计划和考核方案;5. 做好招聘培训、薪酬福利、员工关系工作;6. 培育企业文化;7. 完成上级安排的其他任务。序号11部门名称战略规划中心简称战略中心职能简述:负责全面管理整个弘尚集团的战略分析、制定、实施。职能:1. 组织分析企业内外部环境分析; 2. 组织制定公司的中长期战略规划;3. 组织制定公司的年度经营目标和计划;4. 组织分解年度经营目标,会同各部门确立年度关键绩效指标和目标值,形成各部门年度业绩合同和考核方案;5. 组织设计公司组织架构、核心流程和各部门职能的划分;6. 指导、督促、推动、协助各副总裁和职能部门规划各自业务,保证其与企业规划的一致性;7. 组织评审公司的重点投资
22、及建设项目,组织编写可行性行研究报告及商业计划书;8. 组织进行企业资本经营规划分析, 对集团层次的并购,重组以及投资项目进行研究,计划,实施和评估.9. 跟踪企业内外部环境,定期评估战略规划及实施情况,提出战略评估报告和战略规划、实施方案的调整建议;10. 完成上级安排的其他工作。序号12部门名称副总裁(工业)简称无 部门职能:负责工业板块的全面管理工作。序号13部门名称副总裁(房地产)简称无部门职能:负责房地产板块的全面管理工作。序号14部门名称副总裁(金融)简称无部门职能:负责金融板块的全面管理工作。第三篇 关键业务内部控制规范第五章 工作推进一、 业务目标促进公司各级管理者的各项工作能
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