审计数据采集分析用户指南(部分).docx

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1、审计数据采集分析3.0用户手册目 录第1章 系统安装41.1 软件安装配置要求41.2 检查包装41.3 安装软件4第2章 产品注册112.1 注册说明112.2 注册方式112.2.1电话注册112.2.2邮寄或传真注册122.2.3电子邮件注册13第3章 软件简介163.1 功能简介163.2 操作说明183.2.1 启动和退出软件183.2.2 主窗口183.2.3 主菜单及其用法193.2.4 工具栏内容及用法213.3 典型界面223.3.1 数据库登录223.3.2 项目视图223.3.3 数据视图233.3.4 查询生成器233.3.5 数据导入向导243.3.6 数据分析工具2

2、53.3.7 项目（组）模板管理器26第4章 项目组及项目管理284.1 新建项目324.2 项目维护324.3 项目另存为344.4 操作项目的要素34第5章 数据导入工具445.1 数据导入工具设计思路445.2数据导入工具操作步骤465.2.1 启动向导465.2.2 选择目标数据库475.2.3 选择数据导入定义信息的来源485.2.4 添加和修改数据源495.2.5 修改目的表的定义信息625.2.6 查看摘要信息645.2.7 执行导入过程655.2.8 完成655.3 生成数据导入模板67第6章 查询分析686.1选择表与查询696.2建立表间关系706.3 选取字段726.4设

3、定字段别名756.5设定查询条件766.6设定结果重复属性776.7分组与统计786.8设定结果排序属性796.9查看结果79第7章 数据视图817.1定制显示风格817.2保存结果数据827.2.1 本系统后台数据库837.2.2 文件型数据库837.3将结果输出到Microsoft Word847.4将结果输出到Excel857.5排序与汇总857.6打印预览867.7图表向导897.8多维分析方式98第8章 特定的分析工具1028.1一般统计1028.2分层分析1048.3分类分析108第9章 抽样工具1119.1几个重要概念1119.2.抽样规模1129.3.抽样实施1139.4.抽样

4、评估114第10章 辅助工具11610.1数据维护11610.2表定义11810.3报表工具12010.4数据筛选123第1章 系统安装1.1 软件安装配置要求软件安装基本配置为：CPU ：INTEL Pentium 4/2.0 GHZ以上（推荐值：Pentium 4/2.8）内存：根据数据处理的性能要求而定（推荐值：512M）空余硬盘：根据需要处理的数据量而定操作系统：Windows 98/NT/2000/XP中文版。1.2 检查包装在开始安装之前，请检查包装。审计数据采集分析3.0包括以下内容：l 安装光盘一片l 用户指南一本l 用户意见书一份l 用户联系卡一张如果包装和本说明不符，请与软

5、件发放者联系。1.3 安装软件安装程序将完成以下两项工作：l 将审计数据采集分析3.0的全部文件复制到系统中；l 在Windows的开始菜单中建立名为“审计数据采集分析3.0”快捷菜单。审计数据采集分析3.0的安装文件包含在安装光盘上。如图1-1所示。图1-1 审计数据采集分析3.0的安装文件请按照以下步骤安装软件：（1）双击“Setup.exe”，弹出图1-2所示的对话框（选择安装语言）。“选择中文（简体）”后按“确定”按钮。图1-2 选择安装语言（3）开始准备安装向导，如图1-3所示。图1-3 开始准备安装向导（4）进入安装向导，单击“下一步（N）”按钮，如图1-4所示。图1-4 开始准备

6、安装向导（5）在显示许可协议的界面中单击“是（Y）”按钮，表示接受软件许可协议。如图1-5所示。图1-5 显示许可协议（6）在提示阅读信息界面中单击“下一步（N）”按钮，如图1-6所示。图1-6 显示许可协议（7）输入客户（用户）信息后，单击“下一步（N）”按钮，如图1-7所示。（序列号可以任意输入，“用户名”、“公司名称”和“序列号”不能为空。）图1-7 输入客户（用户）信息（8）在图1-8所示的界面中指定目的地位置后，单击“下一步（N）”按钮（如不需改变目的地位置，可以直接单击“下一步（N）”按钮），进入图1-9所示的界面。图1-8 选择目的地位置图1-9 选择安装类型（9）在图1-9所示

7、的界面中选择“典型”安装类型，单击“下一步（N）”按钮，进入图1-10所示的界面。图1-10 选择程序文件夹（10）选择程序文件夹后，单击“下一步（N）”按钮（如不需改变程序文件夹名称，可以直接单击“下一步（N）”按钮），进入图1-11所示的界面。图1-11 开始复制文件（11）浏览当前设置，单击“下一步（N）”按钮（可以直接单击“下一步（N）”按钮），进入图1-12所示的界面。在此期间，不要单击“取消”按钮。图1-12 文件复制过程中（12）在图1-13所示的界面中单击“完成”按钮，完成安装。（有时会提示重新启动计算机，这时可以选择重新启动。）图1-13 安装完成安装完成后，在桌面上会出现“

8、审计数据采集分析3.0”的图标，在“开始”“所有程序”中也可以找到“审计数据采集分析3.0”的快捷菜单。第2章 产品注册2.1 注册说明为了使用户获得更好的产品服务与技术支持，更加有效地使用审计数据采集分析2.0，请用户在安装好软件之后进行注册。注册之前，用户可以启动本软件50次。注册时，注册中心将向用户询问有关的用户信息。我们将对用户提供的个人信息保密。2.2 注册方式为了方便用户，本软件提供了3种注册方式：电话注册、邮寄或传真注册与电子邮件注册。请在图2-1所示的界面中选择一种合适的注册方式。图2-1 选择注册方式2.2.1电话注册当选择“电话”后，按下“下一步 ”按钮，将进入电话注册界面

9、，如图2-2所示。图2-2 电话注册界面拨打界面上提供的电话，即可与注册中心取得联系。当用户向注册中心提供了安装ID以及其他必要的用户信息后，注册中心即可将注册号反馈给用户。在注册号信息框中输入注册中心提供的注册号，即可完成注册。注册成功后，显示如图2-3所示的界面。图2-3注册成功界面2.2.2邮寄或传真注册如果不急于马上注册，或者暂时无法通过电话与注册中心取得联系，用户可以通过邮寄或传真的方式进行注册。邮寄或传真注册的界面如图2-4所示。图2-4 邮寄或传真注册界面当用户填写了必要的用户信息后，按下“下一步 ”按钮，注册向导将为用户打印一张注册信息表，上面包括产品ID号、注册日期等信息。将

10、这张表的下半部分裁下来，邮寄到注册信息表上指定的邮寄地址；或者将这张表通过传真发送到注册信息表上指定的传真号上，用户将会收到注册中心通过邮寄或传真方式提供的注册号。下次启动软件时，将这个注册号填入图2-5的注册号信息框即可。图2-5 输入注册号界面2.2.3电子邮件注册除了电话注册、邮寄或传真注册之外，用户还可以通过电子邮件进行注册。电子邮件注册的界面如图2-6所示。图2-6 电子邮件注册界面除了填写必须的用户信息之外，用户还必须提供电子邮件地址。这时候，注册向导将启动用户的默认电子邮件客户端程序，生成一封包含注册信息的电子邮件。当用户选择“发送邮件”时，即可将此电子邮件发送到注册中心。请用户

11、不要随意修改这封电子邮件，以免注册中心无法辨认。注册中心将按照用户提供的电子邮件地址，将注册号发送给用户。下次启动软件时，将这个注册号填入图2-7的注册号信息框即可。图2-7 输入注册号界面如果用户觉得邮寄、传真或电子邮件注册不能满足用户的要求，这时候，用户可以按下“电话”按钮，进行电话注册。无论什么时候，当用户选择了“以后再注册”后，将显示如图2-8所示的界面。图2-8 以后注册界面注册向导将提示用户注册之前可以启动本软件的次数。第3章 软件简介3.1 功能简介审计数据采集分析3.0吸取了加拿大审计软件ACL、IDEA系统化的优点，结合国内的一些审计软件的其他优点，根据用户反馈意见进行了较为

12、合理的取舍与定位。它是对原有2.0 版本进行重新设计与修改后的新版本。审计数据采集分析3.0是一个基于Microsoft SQL Server 2000 的通用的审计软件，按照“数据获取数据分析结果报告”的模式来管理审计项目；通过对不同类型的数据库进行访问来完成数据采集功能，在此基础上提供了一套数据分析方法，帮助审计人员发现疑点、搜索线索。本软件所适应的数据库有Access、Excel、dBASE、FoxPro、Paradox等常用微机数据库、文本文件，以及可以用ODBC方式访问的大、中型数据库，如Sybase、Oracle、Informix、IBM DB2、Microsoft SQL Ser

13、ver等（必要时需要安装一定的客户端访问部件）。审计数据采集分析3.0基于以下理念进行研制：l 满足数据采集的高效、简易性需求；l 满足大数据量的存储和分析需求；l 满足审计经验的共享性需求。软件的主要特点如下：l 是一个通用的审计软件平台；l 以数据采集和数据分析为主体；l 以简单、易用、人性化为设计目标；l 主要对象是计算机中级培训骨干。软件的主要功能有：l 对被审计单位电子数据进行采集和转换；l 对被审计单位数据进行查询、分析、统计与计算；l 对查询、分析、统计、计算的结果进行保存、打印或输出到Word与Excel进行编辑、修改或进一步处理。软件中使用的核心技术有：l 对文件类型、网络型

14、数据库的自动识别技术；l 多维数据分析技术和序列分析技术；l 基于特定分析方法的分析工具。软件提供了一个友善的人机界面，对每一项操作，在适当的位置都给出了恰当的提示，对于复杂的操作都采用向导的方式，引导用户一步步完成软件的操作，获得预期的结果。这样的向导有：查询生成器、数据导入向导。整个软件的功能结构图如图3-1所示。图3-1 审计数据采集分析3.0功能结构图3.2 操作说明3.2.1 启动和退出软件在Windows XP下由“开始菜单”“程序”“审计数据采集分析3.0”启动软件。启动画面如图3-2所示。图3-2 审计数据采集分析3.0启动画面启动画面消失后，随即进入软件主界面。选择“文件（F

15、） | 退出系统（X）”菜单项即可退出软件。也可以在关闭所有弹出窗口，回到主窗口后，单击主窗口右上角的关闭按钮，退出软件。3.2.2 主窗口软件主窗口如图所示。工具条状态条菜单条图3-3 审计数据采集分析3.0主窗口主窗口包括菜单条、工具条、状态条。主窗口是软件所有功能的入口，由菜单项、工具栏按钮可以进入软件的各项功能。3.2.3 主菜单及其用法主菜单提供了软件的全部功能，具体内容如图3-4所示。其中的各项内容分别说明如下。图3-4 审计数据采集分析3.0主菜单项目组项目组菜单提供了项目组管理和退出功能。项目管理功能主要实现对审计项目的日常维护，它包括：l 选择一个项目组l 关闭一个已经打开的

16、项目组项目组菜单的内容如图3-5所示。图3-5 项目组菜单项目项目菜单提供了项目以及项目模板的管理功能。项目管理功能主要实现对审计项目的日常维护，它包括：l 新建一个项目l 打开一个已经存在的项目l 关闭一个已经打开的项目组l 将一个项目另存为一个新项目l 项目模板管理项目菜单的内容如图3-6所示。图3-6 项目菜单数据数据菜单提供了数据导入向导和数据导入模板生成功能。数据菜单的内容如图3-7所示。图3-7 数据菜单分析分析菜单提供了7种特定的分析方法，分别是：一般统计、重号分析、断号分析、分类分析、数值分层分析、时间分层分析和序列分析。分析菜单内容如图3-8所示。图3-8 分析菜单抽样抽样菜

17、单为抽样审计的实施提供了一套工具，包括不同抽样方法下的抽样规模确定、抽样实施以及抽样结论的评估。抽样菜单内容如图3-9所示。图3-9 抽样菜单工具工具菜单提供了项目管理器、项目组模板管理器、数据合并工具以及选项。工具菜单的内容如图3-10所示。图3-10 工具菜单外接程序外接程序菜单提高了计算机审计中常用的程序的访问菜单。外接程序菜单的内容如图3-11所示。图3-11 外接程序菜单窗口窗口菜单提供了多文档应用程序中对应用程序的窗口进行管理的功能，它兼容于Windows的标准操作。窗口菜单的内容如图3-12所示。图3-12 窗口菜单帮助帮助菜单的“帮助内容”菜单项提供联机帮助，“关于”菜单项提供

18、软件说明。帮助菜单的内容如图3-13所示。图3-13 帮助菜单3.2.4 工具栏内容及用法工具栏提供了软件常用功能的另一种调用方式。工具栏内容及功能说明如图3-14所示。使用软件时，将鼠标移到按钮处，稍作停留即可获得系统提示。连接项目组关闭项目组打印机设置新建项目项目管理器数据导入向导一般统计重号分析断号信息分类数值分层分析时间分层分析序列分析抽样实施项目另存为关闭项目打开项目图3-14工具栏功能及说明3.3 典型界面审计数据采集分析3.0是一个多文档界面的通用审计软件，包括以下几类典型界面。3.3.1 数据库登录审计数据采集分析3.0是一个C/S结构的网络版审计软件。既可以使用本地数据库，又

19、可以使用网络上的数据库服务器。登录数据库是一类常用的界面。图3-15就是登录数据库的一个典型界面。图3-15数据库登录3.3.2 项目视图新建或打开一个项目时，即进入“项目视图”界面。项目视图反映了项目的信息，包括数据、查询和分析。在项目视图中的左侧有一列工具栏，通过工具栏上的图标按钮可以对当前项目中选定的要素（数据、查询和分析）进行相应的操作。项目视图的界面如图3-16所示。项目视图里的操作在第4章介绍。图3-16 项目视图3.3.3 数据视图当原始数据或结果数据被打开，以及执行查询而产生查询结果时，都会进入“数据视图”界面。数据视图是数据的显示窗口，同时它又是数据的分析和操作窗口。在数据视

20、图，用户可以进行以下操作：l 浏览数据并进行简单的分析（排序、汇总等）；l 使用多维分析方法进行多维数据分析；l 保存数据视图中的数据；l 利用数据视图中的数据设计图表。数据视图的界面如图3-17所示。图3-17 数据视图数据视图左侧的工具栏中的图标按钮显示了在这个窗口中所能进行的操作。这些操作将在第7章介绍。3.3.4 查询生成器查询生成器是软件的一类主要界面，它以向导的形式引导用户构造查询。查询生成器的界面如图3-18所示。有关查询生成器在第6章介绍。在查询和过滤中都可以设定条件，这时需用到表达式生成器界面。表达式生成器界面如图3-19所示。在查询中构造计算字段时也需要使用这个界面。图3-

21、18 查询生成器图3-19 表达式生成器3.3.5 数据导入向导数据导入向导是软件中的一类典型界面，它可以导入审计过程中所遇到的大多数类型的数据及文件。数据导入向导的界面如图3-20所示。有关数据导入向导的操作将在第5章介绍。图3-20 数据导入向导界面3.3.6 数据分析工具数据分析工具界面是一般统计、重号分析、断号分析、分层分析和分类分析这些分析工具所用到的界面。这类界面又可以分为两种类型：分析参数设定界面与分析结果显示界面。不同分析方法的分析参数设定与分析结果显示界面都可能有所不同。图3-21是数值分层分析工具的参数设定的界面。图3-21 数值分层分析参数设定界面一般来说，分析的结果都可

22、以以图形或文字的方式输出（“一般统计”除外），因此，就有两种类型的分析结果输出界面：文字界面与图形界面。图3-22是数值分层分析工具输出的字符界面。图3-22 数值分层分析结果字符显示界面图3-23是数值分层分析工具输出的图形界面。图3-23 数值分层分析结果图形显示界面有关特定分析工具的详细介绍请参阅第8章。3.3.7 项目（组）模板管理器项目（组）模板管理器可以管理项目（组）的导入、导出，以及利用项目（组）模板来生成项目（组）。项目（组）模板是一种在数据库平台上实现基于SQL的审计经验的一种机制。项目（组）模板管理器在第10章中详细介绍。项目组模板管理器的界面如图3-24所示。图3-24

23、项目组模板管理器第4章 项目组及项目管理在计算机审计过程中，常常需要采集一些原始数据；为了完成一定的审计任务，又需要建立一些审计过程。审计过程通常体现为一系列的查询和分析。在审计数据采集分析3.0中，我们将这些原始数据、审计过程和分析合并起来，称为一个项目。为了完成一项特定的审计任务，有时需要建立一系列的项目。这一系列的项目如果都存储在一个数据库中，就可以看作一个项目组。因此，项目组是一个数据库上所有项目的集合，一个项目组对应了一个数据库。使用软件的第一步就是新建/打开项目组。要新建或打开一个项目组，首先必须连接项目组存在的SQL Server数据库服务器。单击“项目组（G）| 选择项目组（S

24、）”菜单，弹出如图4-1所示的对话框。在该对话框中，可以选择数据库服务器、认证方式，输入用户名、密码，选择数据库。单击“刷新”按钮，可以查找到网络上存在的数据库服务器。选中单选按钮“使用Windows身份验证”表示使用NT认证方式。选中单选按钮“使用SQL Server身份验证”表示使用SQL Server 认证方式。如果选择SQL Server 认证方式，那么必须在“用户名”文本框中输入SQL Server的登录账户名称，在“密码”文本框中输入该账户的口令。单击“刷新”按钮后，可以从“数据库”下拉列表框中选择该项目组所在的数据库。数据库选择用户名、密码输入登录方式选择服务器选择图4-1 新建

25、/打开项目组对话框在图4-1所示的对话框中设定相应参数后，得到与图4-2类似的界面。图4-2 选择项目组所在的数据库如果要新建一个项目组，必须首选连接上数据库服务器（如图4-2所示），然后在如图4-2所示的对话框中单击“新建”按钮，弹出如图4-3所示的对话框。图4-3 新建数据库对话框在如图4-3所示的对话框中输入数据库名称、数据文件名、日志文件名，设定数据文件的个数以及每个数据文件的大小，设定日志文件的个数以及每个日志文件的大小。在图4-3中单击“数据文件位置（S）”或“日志文件位置（L）”右端的按钮，弹出如图4-4所示的“查找数据库文件”对话框。在这个对话框中可以设定数据文件及日志文件的名

26、称与位置。图4-4 查找数据库文件对话框在图4-4所示的对话框中单击“确定”按钮，就开始以数据（日志）文件10自动增长的方式根据用户输入的参数创建一个SQL Server 2000数据库。除以上设定的参数和增长方式外，其他参数都使用默认值。新建项目组首先要新建一个SQL Server 2000数据库。新建数据库完成后，仍然回到如图4-2所示的对话框。在这个对话框中选择合适的数据库（可以是刚才新建的数据库）后，单击“确定”按钮，可能会弹出如图4-5所示的提示框。图4-5 新建/打开项目组提示这个提示表明，被选定为项目组的数据库中尚不包含项目组的管理信息。选择“是（Y）”将提示用户创建项目组信息，

27、如图4-6所示；选择“否（N）”将放弃下一步操作。图4-6 输入项目组信息在图4-6所示的对话框中，“项目组名称”与“作者”是必须输入的信息。输入必要信息后单击“确定”按钮，即可进入项目组。打开项目组实际上就是登录到项目组所在的数据库。打开项目组后，可以建立/打开项目。项目是审计数据采集分析3.0的基本应用单位，这样的项目组织形式反映了“数据获取数据分析报告结果”的一般模式。在软件中，每一个项目包括“数据”、“查询”和“分析”3个要素，如图4-7所示。图4-7 项目的组成要素l 数据采集到的被审计单位的原始数据l 查询建立的审计过程l 分析建立的分析过程及结果采用项目管理的优点是，它能够以审计

28、项目的观点来组织和管理审计数据、审计过程与分析结果，条例性强、易于维护。4.1 新建项目在第一次使用软件时，必须建立一个项目；在开始一轮新的审计工作时，也最好新建一个项目。软件提供的大多数功能都只能够在项目打开的状态下运行，只有极少数的功能可以在项目关闭的状态下使用。项目管理器提供对审计项目的管理，它主要记录了审计项目的关键信息。新建项目的界面如图4-8所示。已经存在的项目项目信息中的必添字段图4-8 新建项目新建一个项目时，为了对项目有一个概要描述，应当输入相关信息。这些信息包括：项目名称、建立日期、审计组长、主审、审计人员、审计目的、审计方案摘要、审计结论和备注。其中项目名称是必须填写的字

29、段。4.2 项目维护项目维护功能用以对项目进行一般性管理，包括添加、删除和修改一个项目的信息。项目维护功能是通过“项目管理器”实现的。通过“工具（T）| 项目管理器（P）”菜单，即可进入“项目管理器”界面，如图4-9所示。图4-9 项目管理器各项功能说明如下：添加（A）：添加一个新的项目，与新建项目的操作类似，项目名称为必须填写的信息。删除（E）：删除当前项目（项目前的文件夹图标呈“打开”状态的项目为当前项目。可以通过在“全部项目”下用鼠标左键单击某个项目来使其成为当前项目）。按下“删除（E）”按钮时，软件将给出如图4-10所示的信息，提示用户确认删除操作。图4-10 确认项目删除操作修改（M

30、）：当需要对某个项目的有关信息进行修改时，可以使用此功能。修改操作也是针对当前项目的。按下“修改（M）”按钮后，得到如图4-11所示的界面。图4-11 修改项目按钮操作说明如下：更新（U）：确认本次修改操作，并保存修改结果。放弃（D）：放弃本次修改的全部操作，原有项目信息不变。特别值得注意的是，为了保证项目信息在浏览的时候不会被轻易删除，软件设计为只有在按下“修改（M）”按钮后，才能够对项目信息进行修改。4.3 项目另存为有时候需要将一个已经打开的项目保存为另外一个项目，这可以通过“项目（P）| 项目另存为（A）”菜单来实现。4.4 操作项目的要素在软件中，查询分析是主要的分析手段，为了实现不

31、同目的而建立的一系列查询构成了审计过程的主体，也构成了项目的主体。在一个项目中，用户可以对查询进行以下操作：l 新建一个查询l 打开一个已经存在的查询并进行修改l 关闭已经打开的查询l 保存新建或修改后的查询l 删除一个查询l 为一个查询复制副本l 将一个查询重新命名在项目视图的左侧有一列工具栏图标，它们显示了当一个项目打开时，鼠标选中的当前对象所能进行的操作，如图4-12所示。当图标变成不可选择状态（呈现灰颜色）时，表示目前选中的对象不能进行此操作。例如，在图4-12中，当用户选中了处于关闭状态的查询“最低发票”时，可以进行的操作有：打开查询“最低发票”、删除查询“最低发票”、移除查询“最低发票”、将查询“最低”按钮，进入选择目标数据库界面，如图5-4所示。图5-4 选择目标数据库5.2.2 选择目标数据库数据导入向导可以将各种类型的数据导入到SQL Server 2000数据库中。为连接数据库，需要用户输入目标数据库所在的服务器名称、身份验证方式、相应的用户名密码以及数据库名称。缺省状态下，向导会将项目组所在的数据库作为目标数据库，并且使用与登录项目组数据库相同的登录方式与信息。由于大多