酒店统一和规范行文格式的规定.doc

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1、文件名称关于酒店统一和规范行文格式的规定 （暂行办法）文件性质普通文件-非加密文件类型下发文酒店制度类文件编号E.O.文件范围全体员工发文日期一、 总则为规范酒店各类文件的管理，保证酒店各类文件流转及管理规范化，结合实际情况，制定本规定。适用于酒店所有部门及人员。二、 行文规则1、 各部门严格按照文件种类性质行文；2、 部门报行政办领导文件，冠以姓名职务；3、 部门间部门相互递发的文件，一般情况下冠以部门的名称；4、 行政办下发文件，其种类用“决定、决议、通知、报告、备忘”等；部门之间行文，其种类用“通知、备忘”等；5、 部门报行政办领导文件，如需审批后发有关部门的，应标明抄送的部门；6、 部

2、门之间重要行文，应抄报行政办主管领导；7、 部门之间可以联合行文；8、 所有发出文件，均须由承办部门负责人签发；9、 所有须行政办领导审批的文件，均须审批后执行；10、 所有行政部门经理级人事任免，均有行政办发出。三、 文件格式文件一般由店标、事宜、呈送（报）人（部门）、抄报人、抄送部门、承办部门、日期、标题、文号、正文、附件等组成。具体形式附后。四、 文件处理1、 文字要符合行文规范，并做到观点明确，条理清楚，文字简练，无错别字，提高文件质量；2、 部门文件由秘书或专人收发，（将负责人名单上报行政办），收发文件设专门签收单；3、 经主管领导审阅的文件，原件留存行政办公室，复印备份件发给承发部

3、门。五、 文件的存档和销毁1、 已处理完毕的文件，行政办公室和部门要进行分类存档，做到查找方便，当年文件于次年1月31日前归档完毕；2、 对于无保存价值的文件，每年进行清理后经部门负责人审定后予以销毁，不得作为废纸处理；3、 涉及到财务、工程、人事、保安等技术档案（资料、报表、凭证、图纸等），有关部门每年整理档案，必要时交行政办公室长期保存。4、 以上条例有行政办公室负责解释。备 忘 事宜： 领导批示： 由： 至：抄报： 日期：2010 年月日编号：（部门英文缩写，如E.O）（前四位为年份，后四位为部门发文编号） （正文）如有附文则标明附件名称妥否，请批示。或“特此通知”（此处为亲笔签名）职务

4、请 示 报 告事宜： 领导批示： 由： 至：抄报： 日期：2010 年月日编号：（部门英文缩写，如E.O）（前四位为年份，后四位为部门发文编号） （正文）如有附文则标明附件名称妥否，请批示。（此处为亲笔签名）职务文件名称制度（程序）文件性质普通文件-非加密文件类型下发文酒店制度类文件编号（部门英文缩写，如E.O）2010文件范围（制定范围）各部门负责人发文日期2010年月日 （正文）如有附文则标明附件名称附件（文件签收表）文 件 签 收 表 文件名称文件编号E.O.文件签批人 签发日期发文部门执行日期自签发之日起执行文件接收人驻店总经理： 副总：餐饮部： 房务部：营销部： 行政办：康体部： 人力资源部：保卫部： 财务部：采购部： 工程部： 备注说明：编号“”以上部分的文字为黑体，四号字； 编号“”此条直线和竖线及表格均需画至页边距处，发文文本段落的行距设置为“单倍行距”； 编号“”正文以下部门的文字为宋体，四号字，首行段落开始时空两字符； 编号“”此处以下文字对齐页边； 编号“”签收文件人签字确认。附件（文件签收表）文 件 签 收 表 文件名称文件编号E.O.文件签批人 签发日期发文部门执行日期自签发之日起执行文件接收人驻店总经理： 副总：餐饮部： 房务部：营销部： 行政办：康体部： 人力资源部：保卫部： 财务部：采购部： 工程部：