会展计划组织阶段的文案课件.ppt

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1、第二章会展计划、组织阶段的文案,会展计划、组织阶段的文案是指一次会展活动从市场调研、收集信息、确定展览题材、进行可行性分析直至展览项目立项策划所涉及的文本文案。,第二章会展计划、组织阶段的文案,一、 会展市场调研报告,三、会展立项策划书,（一） 会展市场调研的含义 所谓会展市场调研，就是以科学的方法，有系统、有计划、有组织地搜集、调查、记录、整理、分析有关会展产品、服务及市场等信息，客观地测定及评价、发现各种事实，用以协助解决有关会展经营决策问题，并作为各项经营决策的依据。,一、会展市场调查报告,一、 会展市场调查报告,同类会展的数量与分布情况同类会展竞争态势会展场馆及服务水平参观者人数的调查

2、预测历届会展活动情况,市场信息,产业信息,相关政策法规,相关会展信息,（二）会展市场调研的内容、方法与步骤,产业性质产业规模产业分布状况产品销售方式产品特性,市场准入规定知识产权的保护产业政策与规划海关有关规定其他规定,市场规模市场竞争态势市场发展趋势中间商数量和分布状况行业协会状况关联产业状况,一、会展市场调查报告,会展调研的一般方法：,一、会展市场调查报告,会展调研具体方法,观察法,问卷调查法,小组焦点访谈法,深度访谈法,试验法,二手资料分析法,一、会展市场调查报告,市场调研的步骤：,一、会展市场调查报告,（三）会展市场调研的特点,（四）会展市场调研报告,1、含义会展市场调研报告，即会展调

3、查报告，是针对会展管理或会展活动中的某一事件、情况、或问题，进行深入细致的调查，在充分掌握资料的基础上，进行科学、系统的分析研究，从中找出规律，引出正确的结论，并撰写的书面报告。它往往具有及时性、针对性、准确性和系统性的特点。,2、会展市场调研报告的结构与写法,1）标题标题页一般是报告的封面，须清楚说明调研内容。若报告属于机密，应在标题页的某处标明。标题页的内容有：调研报告的题目或标题，有时也可加一个副标题，标题要概括出报告的主要内容；负责机构的名称；调研项目负责人的姓名及所属机构；报告日期。,2）目录目录中要列出报告中的章、节以及其他关键的标题和相应的页码。若图表资料比较多，还可以列出一份图

4、表的索引。3）概要也叫提要、主题、摘要，其目的是对研究的结果、结构、建议作一个概述。概要应在报告完成后撰写。概要力求简洁。,4）研究方法这部分可对第二手资料作一简要的描述，但主要目的还是描述获得原始资料的方法，不但要说明使用的方法，还要就其必要性进行说明。5）调研的局限性说明本次调查研究的局限性，指出研究结果的弱点，以便在应用研究结果时考虑相关的情况。6）调研结果将调研所得资料报告出来，包括数据图表资料及相关的文字说明。要体现调研人员所收集到的所有事实和观点。,7）结论和建议调研人员要说明调研获得哪些重要结论，根据调研的结论企业应当采取什么措施。8）附录所有与调研结果有关而又不适宜放在正文中的

5、资料，可以放在附录中。如对抽样设计的说明、决定样本大小的统计方法、统计表格问卷等。,一、会展市场调研报告,会展市场调研报告的写作要求,报告语言力求精练，有说服力,报告必须结构严谨，体裁简洁，不能漏掉重要的资料；,要有明确的结论和建议，并能让读者了解调研过程的全貌。,二、会展调查问卷,（一）含义会展问卷调查是运用问卷的方式向参展商、客商和普通观众收集参加会展活动的意向、意见和要求的文书。（二）会展调查问卷的结构与写法包括三部分:前言、正文和结束语1、前言：包括标题和问卷说明。1）标题：一般写明调查的主题和文种。如“广交会参展商问卷调查”2）问卷说明：主要向被调查者阐明本次调查活动的目的、意义、用

6、途、范围、指标解释、填写须知、以引起被调查者的兴起和重视，并感谢被调查者的支持与配合。,2、正文：被调查者信息、调查项目、调查者信息1）被调查者信息主要了解被调查者的一些主要特征，如参展企业的名称、地址、规模、所在国行经济行业、职工人数等；观众的姓名、性别、年龄、职业、受教育程度等。2）调查项目：是调查问卷中最重要的部分，直接影响整个会展调查的价值。调查问卷的主体内容应根据调查目的提出调查的问题和可供选择的答案。3）调查者的信息：用来证明调查的执行、完成和调查人的责任情况，并方便日后进行复查和查证。一般包括：调查者姓名、电话、调查时间、地点、被调查者当时合作情况等。,3、调查结束语简要地向被调

7、查者说明此次调查的重要性并再次表示谢意。如：“为了保证调查结果的准确性，请您如实回答所有问题。您的回答对于我们得出正确的结论很重要，希望能得到你的配合和支持，谢谢！”,（三）问卷项目的设计,调查项目的设计好坏关系到调查活动能否取得成功，它对调查问卷的有效性和真实性起着至关重要的作用。1、问卷类型：封闭式、开放式、混合式1）封闭式问卷：是把将要调查问题的答案事先固定下来。优点：答案规范、便于统计缺点：无法反映深层次问题、设计时须考虑答案的完备性和互斥性。2）开放式问卷：对答案没有事先规定，或只提供回答的方向。优点：被调查人可以自由发挥，可以发现一些研究者事先未觉查到的问题和信息。缺点：不便统计。

8、3）混合式问卷：结合二者的优点，可回避二者的缺点。在设计时应当考虑：A、问卷内容的安排：封闭式问题在前，开放式问题在后；B、二者的比例要根据研究的目的的对象适当安排。,2、问题类型1）事实性问题：包括涉及基本状况、客观行为等问题。如：年龄、性别、教育程度、收入、企业规模等。“贵公司有多少名员工？”2）主观性问题：这类问题主要反映回答问卷者的态度、信念、需要、感受等问题。如：你对展览设计有何意见、建议？3）趋向性问题：下届展会您是否会考虑参加？4）解释性问题：通常是为了深入了解一些问题回答后追问其为什么的补充问题。如“房交会成交会趋旺的主要理由有哪些？”,3、问题格式设计问卷时要先根据需要确定以

9、上各类问题的比例，然后再具体设计问题的格式。问题的格式主要有：1）是否式如：你参加过上届展会吗？A、是 B、否2）选择式：通常有3个及其以上的答案，多数情况下设计为4个，只选择一个答案，答案之间不能交叉。如教材P133）填入式：如年龄、性别、姓名等涉及被调查者基本情况的变量可使用填入式问题。4）排列式：按重要程度依次排列答案供受调查者选答。5）量表式：用尺度表示某种态度，调查被调查者对某个问题的态度时经常使用。如P15页6。,会展调查问卷的设计步骤,确定问题的顺序,决定调查问卷的措辞,根据信息资料清单，确定问题及设计可供选择的答案,根据会展调查目标，确定所需要获取的信息资料,审批、定稿,问卷的

10、测试与检查,（四）调查问卷的制作要求,1、问卷中所有的题目都和研究目的相符合。2、问卷尽量简短，其长度只要足以获得重要资料即可，填答时间最好在半小时以内。3、问卷的题目要由一般到特殊，并有逻辑性；4、问卷的指导语或填答说明要清晰，没有歧义；5、问卷的编排格式要清楚，翻页要顺手，指示符号要明确，不致有瞻前顾后之烦。,实训题：,某大学将举行一场“校园商品展销会”，请你根据会展调查问卷的相关知识，就在校学生对“校园商品展销会”的关注程度、希望购买商品的种类等设计一份调查问卷。要求调查目的明确、问卷结构完整、问卷设计合理。,三、 会展立项策划书,（一）会展立项策划书的概念和特点1、什么是会展立项策划

11、1）概念：会展立项策划是指会展主办机构为开发一个新的会展项目，通过对相关信息的综合分析，设计适合的会展主题，制定合适的发展目标，确定合适的营销策略，建立会展基本框架，提出会展的初步内容的过程。2）内容：会展名称和地点、展品范围、办展时间、会展规模、会展定位、招展计划、宣传推广计划、招商计划、会展进度计划、现场管理计划、相关活动计划等，并制定会展立项策划书。3）原则：P155页,（一）会展立项策划书的概念和特点,2、什么是会展立项策划书会展立项策划书是为策划举办一个新会展而提出的一套办展规划、策略和方法，它是对会展立项策划各项内容的归纳和总结。3、会展立项策划书的特点目的性、预见性、可行性、创新

12、性,（二） 会展立项策划书的主要内容,办展市场环境分析,1,会展的基本框架,2,会展价格及初步预算方案,3,会展工作人员分工计划,4,会展招展计划,5,会展招商计划,6,会展宣传推广计划,7,会展筹备进度计划,8,会展服务商安排计划,9,会展开幕和现场管理计划,10,会展期间举办的相关活动计划,11,会展结算计划,12,主要内容：,（三）会展立项策划书的结构与写作要求,会展立项策划书的结构与写法,1)会展名称,10)人员分工、招展招商和宣传推广计划,3)办展机构,5)展品范围,8)展会定位,7)会展规模,2)会展地点,4)办展时间,6)办展频率,9)会展价格和初步预算,11)会展进度计划、现场

13、管理计划和相关活动计划,三）会展立项策划书的结构与写作要求,1、会展名称：A.基本部分:用来表明展览会的性质、特征。常用词：展览会、展销会、博览会、交易会、节等B.限定部分：表明会展举办的时间、地点和会展性质（范围）表明时间的方法：届、年、季第六届中国国际机械工业展览会2010年上海博会法兰克福春季消费品展览会C.行业标志：表明展览题材和展品范围，通常是一个产业的名称。如第六届中国国际机械工业展览会,展会名称,2011 中国（上海）国际 乐器 展,基本部分,行业标志,限定部分,三）会展立项策划书的写作要求,2、会展地点：包括两个方面的内容1)会展在何地举办（即在哪国、哪个省、哪个城市举办）2）

14、会展在哪个展馆举办应结合会展的展览题材和会展定位来定，同时要考虑使用此展馆的成本的高低，展期安排是否符合自己的要求、展馆本身的设施和服务等因素。,3、办展机构：即负责会展的组织、策划、招展招商等事宜的有关单位。,按各单位在举办展览会中的不同作用：主办单位、承办单位、协办单位、支持单位。主办单位：拥有展会并对展会承担主要法律责任的办展单位。承办单位：直接负责展会的策划、组织、操作与管理，并对展会承担主要财务责任的办展单位。协办单位：协助主办或承办单位负责展会的策划、组织、操作与管理，部分地承担展会的招展、招商和宣传推广工作的办展单位。支持单位：对展会主办或承办单位的办展工作起支持作用的办展单位。

15、,4、办展时间：即会展计划在何时举办。,三、会展立项策划书的写作要求,5.展品范围：根据会展的定位来确定，一般交易会上的展品范围很广，而法兰克福国际汽车展的展品范围就只有汽车产业。6、办展频率即在某个时间段内，同一个会展的举办次数。目前一年举办一次的居多，占会部会展数量的80%。,7、会展规模：包括会展的展览面积、参展单位的数量、参观会展的观众数量。,三）会展立项策划书的写作要求,8、会展定位:清晰地告诉参展企业和观众该会展“是什么”和“有什么”。会展定位要明确会展的目标参展商和观众、办展目标、会展的主题。9、会展价格和会展初步预算制定会展价格时，要遵循“优地优价”原则。,优地优价,10、人员

16、分工计划、招展招商和宣传推广计划,三）会展立项策划书的写作要求,11、会展进度计划、现场管理计划、相关活动计划会展进度计划:在时间上对会展的招展、招商、宣传推广和展位划分等工作进行的统筹安排。它明确在会展筹办中各个阶段的工作计划。现场管理计划：会展开幕后，对会展现场进行有效管理的各种计划安排，包括会展开幕计划、会展展场管理计划、观众登记计划、撤展计划。会展相关活动计划：对准备在会展期间举办的各种相关活动做出的 计划和安排。,一、名词：会展立项策划书二、填空1、策划选择会展的举办地点，包括两个方面的内容：一是（ ），二是（ ）。2、（ ）是指拥有会展并对会展承担主要法律责任的办展单位。3、办展时

17、间有三层含义：三是指（ ）；二是指（ ）；三是指（ ）。4、在制定会展的有关价格时，一般遵循（ ）的原则。,三、问答题1、会展立项策划一般遵循哪些原则？2、会展立项策划书提出的会展基本框架主要包括哪些内容？四、实训题：请分析下列会展名称，指出基本部分、限定部分与行业标志。1、2010年第四届中国民族商品交易会2、第十七届中国义乌国际小商品博览会3、第四届中国东北亚(沈阳)进出口商品博览会,四、会展项目立项可行性研究报告,（一）含义会展项目立项可行性研究是在会展决策之前，运用专门的技术经济方法，对拟会展项目的必要性、实施的可能性、有效性和风险性进行分析、预测、计算、评估和论证，为选择最佳会展决策

18、方案提供科学依据的活动。由此形成的文案称为会展项目立项可行性研究报告或会展项目立项可行性分析报告。,（二）会展项目立项可行性研究报告的基本内容：,1)会展项目概况2)主办或承办单位的基本情况和条件3)可行性分析论证 (1)市场环境分析(2)会展项目生命力分析(3)会展执行方案分析(4)会展项目财务分析(5)风险预测4) 存在的问题5）改进建议与对策6）努力的方向,二）会展项目立项可行性研究报告的内容,人口环境经济环境技术环境政治法律环境社会文化环境,办展机构内部环境目标客户竞争者营销中介服务商社会公众,项目发展空间项目竞争力办展机构优劣势,基本框架评估招展招商方案、宣传推广计划评估进度计划评估

19、现场管理和相关活动计划评估,价格定位成本预测,市场风险经营风险财务风险合作风险,三）结构与写法,五、会展计划,会展计划的含义： 计划是为完成一定时期的任务而事前对目标、措施和步骤作出简要部署的事务文书。 会展计划是对会展工作预先作出打算和安排的文书。,会展计划的特点,具有明确的目标,具有很强的预见性,具有可行性,具有一定的约束力,会展计划的特点,会展计划的结构与写法,文字式表格式条目式,六、 会展申办报告,会展申办报告的含义 申办报告是向上级机关请求指示、批准的文书，是申办文案中最重要的文件。作用：陈述申办的理由和所具备的条件；统领所有的申报文案。,会展申办报告的基本内容会展活动的名称。主办单

20、位和承办单位的名称及分工。历届会展活动的基本情况。本届会展活动的背景、目的、意义、宗旨、条件、主题、与会者或参展范围、活动形式等。举办时间和地点。会议人数、展览面积。经费来源。申办国外展，要说明工作人员在外停留天数、出访路线等。会展联系人、联系办法、电话、传真、电子邮件地址和网址等。附件。,会展申办报告的结构与写法,复习题,一、重要名称1、会展计划 2、组织阶段的文案3、会展市场调研 4、会展立项策划5、会展立项策划书二、填空1、会展市场调研的一般方法是（ ）研究与（ ）研究相结合。2、会展市场调研是一系列调研事项和阶段的结合，包括（ ）的明确设计、（ ）的收集、（ ）的整理和分析、（ ）的撰

21、写等步骤。,3、会展市场调查问卷的结构一般包括三个部分：（ ）、（ ）和（ ）。4、展览会的名称包括3方面的内容：（ ）、（）和（）。5、会展计划按性质可以分为（ ）计划、（）计划和（ ）计划。会展计划可以采用（ ）、（ ）和（ ）。6、会展申办报告是申办文案中最重要的文件，其主要作用：一是（ ）；二是（ ）。,三、简答题,1、一份完整的会展调研报告应包括哪些内容？2、会展调查问卷的结构一般包括哪些？3、会展调查问卷类型有哪些？各有何优缺？4、会展项目立项可行性研究报告主要包括哪几项内容？5、会展立项策划书提出的会展基本框架主要包括哪些内容？6、会展工作计划由哪几部分组成？7、会展申办报告有几种形式？各种形式的结构与写法如何？,四、多选,1、会展市场调查是一系列调查事项和阶段的组合，包括（ ）等。A、调研目标的明确 B、调查方案的设计C、调查资料的搜集 D、调查数据的整理与分析E、调查报告的撰写2、调查报告具有（ ）等特点。A、及时性 B、针对性 C、导向性D、系统性 E、准确性3、会展项目生命力分析一般包括（ ）等方面。A、项目可行性 B、项目发展空间C、项目竞争力 D、办展机构优势分析4、会展计划的特点有（ ）A、具有明确的目标 B、具有很强的预见性C、措施具有可行性 D、具有一定的约束力,