办公宝典之制作技巧(ppt课件).ppt

《办公宝典之制作技巧(ppt课件).ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《办公宝典之制作技巧(ppt课件).ppt（55页珍藏版）》请在三一办公上搜索。

1、PPT制作技巧,新南方集团行政人事内训课程 二一年五月六日,目录,PPT演示“10/20/30”原则 PPT演示常见错误 PPT制作技巧展示,PPT演示“10/20/30”原则,较适合商业范畴PPT演示,风险资本家关注的十个问题1、问题是什么？2你的解决方案？3商业模式？4潜在力量/技术？5市场营销如何进行？6竞争性？7团队？8起始点和里程碑9地位和时限？10 概要和行动呼吁,PPT演示常见错误,PPT演示常见错误之一：WORD搬家 错误程度：,PPT演示常见错误之二：照“屏”宣科,PPT演示常见错误之三：滥用切换音效,PPT演示常见错误之四：另起炉灶,PPT演示常见错误之五：滥用动画,PPT

2、演示常见错误之六：“胡乱放映”,PPT演示常见错误之七：滥用模版,PPT演示常见错误之八：滥用色彩,PPT演示常见错误之九：魂不守舍,PPT演示常见错误之十：喧宾夺主,PPT制作技巧展示,巧妙使用快捷键 1、编辑类快捷键 Shift+F3：更改字母大小写Ctrl+B：应用粗体格式Ctrl+U：应用下划线Ctrl+等号：应用下标格式(自动调整间距)Ctrl+Shift+加号：应用上标格式(自动调整间距)Ctrl+C：复制文本格式Ctrl+V：粘贴文本格式Ctrl+E：居中对齐段落Ctrl+J：使段落两端对齐Ctrl+L：使段落左对齐Ctrl+R：使段落右对齐,2、浏览Web演示文稿的快捷键 以下

3、快捷键用于在网络(包括局域网、互联网等)上查看Web演示文稿。 Tab：在Web演示文稿的超级链接、“地址”栏和“链接”栏之间进行切换Shift+Tab：在Web演示文稿的超级链接、“地址”栏和”链接”栏之间反方向进行切换Enter：执行选定超级链接的“鼠标单击”操作空格键：转到下一张幻灯片Backspace：转到上一张幻灯片,3、通过邮件发送PPT的快捷键 如果要将演示文稿作为电子邮件正文发送时，可以通过以下的快捷键提高工作效率，此时要求邮件头处于激活状态。（适用于使用outlook发送邮件时）Alt+S：将当前演示文稿作为电子邮件发送Ctrl+Shift+B：打开”通讯簿”Alt+K：在“

4、通讯簿”中选择“收件人”、“抄送”和“密件抄送”栏中的姓名Tab：选择电子邮件头的下一个框，如果电子邮件头的最后一个框处于激活状态，则选择邮件正文Shift+Tab：选择邮件头中的前一个字段或按钮,编辑妙招 1、使用参考线对齐图形 通过参考线，PowerPoint可以快速对齐页面中的图像、图形、文字块等元素，使得版面整齐好看。 Step1 点击菜单“视图网格线和参考线”，在打开的对话框中，选中“对象与网格对齐”及“屏幕上显示绘图参考线”项。 Step2 确定后，屏幕上将显示十字参考线，可以随意拖动以调整好参考线的位置。 Step3 此时将要对齐排列的对象拖到参考线附近，它们就会自动吸附到参考线

5、上并对齐了。,2、快速微调设计对象的位置 在幻灯片中，用鼠标或箭头键调整图形等对象的位置，是按10个像素为单位进行调节的，有时显得不太精确。按住Shift键的同时用鼠标水平或竖直移动对象，可以基本接近于直线平移。按下Ctrl键不放，再连续按方向键移动，就可以1个像素为单位进行微调了。如果想用鼠标操作微调，必须按下Alt键再拖动。注意：按Ctrl键再用鼠标拖动，是复制对象而不是微调了。,3、用幻灯片母版统一设计风格 为了让演示看起来有一个统一的风格，在每张幻灯片上，可以设计一些固定的元素，如背景、公司LOGO等。这些固定元素可以放到幻灯片的母版上，这样可省去重复操作，节约了时间。 Step1 点

6、击菜单“视图母版幻灯片母版”进入幻灯片母版 Step2 然后像在普通的幻灯片中一样进行设计，添加固定的元素并排列好位置。 Step3 最后单击浮动工具栏上的“关闭母版视图”按钮可快速返回普通幻灯片中。,4、利用绘图工具排列对象 当我们在一张幻灯片中插入了多个对象（如图片、图形、文本框等）后，利用“绘图”工具可以让他们排列的整整齐齐。执行“视图工具栏绘图”命令，展开“绘图”工具栏，按一下工具栏上的“选择对象”按钮，然后在多个对象外围拖拉出一个框，将多个对象框在其中，同时选中多个需要对齐的对象，按“绘图”工具栏上“绘图(R)”按钮，在随后弹出一快捷菜单中，展开“对齐或分布”级联菜单，选中其中一种对

7、齐方式(如“右对齐”)即可。,其他技巧汇总 1、如何制作背景不同模板 首先在“普通视图”中显示该演示文稿，并且让标记区域也显示在屏幕左侧。在“幻灯片”标记中，点击你想要应用模板的一个或多个幻灯片图标。从菜单中选择“格式”“幻灯片设计”（或者直接点击“设计”按钮）来显示“幻灯片设计”任务窗格。选中你想要应用的模板图标，然后点击模板图标右侧的下拉列表箭头，并选择“应用于选定幻灯片”。,2、去除PPT模板上的文字 首先打开PPT模板，选择视图，然后选择幻灯片母版，然后再在幻灯片母版视图中点击想要去除的文字文本框，删除，保存即可 3、如何改变超链接的文字颜色 格式-幻灯片配色方案-自定义-强调和超级联

8、接强调和尾随超级联接-更改颜色,4、让PPT边播放边隐秘显示备注 （1）当然是首先要将笔记本和投影连接好，不然有些选项不能设置；（2）在桌面空白处单击右键属性设置，选择第二显示器，勾选下方的“将Windows桌面扩展到该显示器上”，单击确定；（3）打开PowerPoint单击“幻灯片放映”“设置放映方式”，在多显示器处选择第二显示器，勾选“显示演讲者视图”；（4）按照正常方式播放PPT，你的主显示器是按当前页面显示的，但是投影上显示的和一般放映时没有差别。 注：这个方法是要有两个显示器，比如在笔记本电脑上连接投影仪演示PPT文稿。如果是台式计算机通常需要配置两个视频卡才能具备多监视器功能，而笔

9、记本则内置该功能。 这个需要Windows 2000 SP3以上版本或者Windows XP以及PowerPoint 2003支持。低版本的PowerPoint尚未确认。,5、往PPT中插入可以运算和排序的表格 通常在Powerpoint幻灯片中插入的表格是不能进行运算和排序操作的，但通过简单的变通，这一功能就可以轻松实现了。单击Powerpoint“插入”菜单中的“对象”命令，打开“插入对象”对话框，选择“Microsoft Word文档”，单击“确定”按钮，此时在幻灯片中出现了一个Word编辑框，菜单栏中也出现了“表格”菜单，接下来就可以像在Word中制作并操作表格了，同时可以实现表格的运

10、算和排序等操作。完成后单击编辑框以外的空白区域就可以返回到幻灯片的编辑状态。如果需要对表格进行编辑操作，只要双击插入的表格对象就可以了。,6、打印 如何在一张纸上打印出多幅幻灯片? （1）打开“打印”对话框Office2003：执行“文件打印”命令。Office2007：点击Offfice按钮打印打印。或者直接按Ctrl+P。 （2）设置多帧打印在“打印内容”一栏中设置为“讲义”，然后再设置一下右边的其他参数，如每页打印幻灯片数，打印顺序，是否加框等，右边有小图预览打印排列效果，设置好之后，确定打印即可。,工具,选项,7、PowerPoint中制作倒影艺术字 在制作演示文稿时，经常用到艺术字，

11、稍加调整，可以制作出倒影(镜像)形式的艺术字：先执行“插入图片艺术字”命令，按提示将相应的艺术字插入到幻灯片中，然后将此艺术字复制一份。选中需要制作成倒影的艺术字，按“绘图”工具栏上的“绘图”按钮，在随后弹出的快捷菜单中，依次选择“旋转或翻转垂直翻转”选项即可注意：如果“绘图”工具栏没有展开，请执行“视图工具栏绘图”命令，将其展开。选中需要复制的图形对象，然后按住Ctrl键，稍稍移动一下鼠标，即可快速复制对象。如果选择“水平翻转”可以制作出镜像艺术字。,8、在PowerPoint中插入视频的三种方法 （1）直接播放视频以下是具体的操作步骤： a.运行PowerPoint程序，打开需要插入视频文

12、件的幻灯片。b.将鼠标移动到菜单栏中，单击其中的“插入”选项，从打开的下拉菜单中执行“插入影片文件”命令。c.在随后弹出的文件选择对话框中，将事先准备好的视频文件选中，并单击添加按钮，这样就能将视频文件插入到幻灯片中了。d.用鼠标选中视频文件，并将它移动到合适的位置，然后根据屏幕的提示直接点选播放按钮来播放视频，或者选中自动播放方式。e.在播放过程中，可以将鼠标移动到视频窗口中，单击一下，视频就能暂停播放。如果想继续播放，再用鼠标单击一下即可。,（2）插入控件播放视频a.运行PowerPoint程序，打开需要插入视频文件的幻灯片。b.将鼠标移动到菜单栏，单击其中的“视图”选项，从打开的下拉菜单

13、中选中“控件工具箱”，再从下级菜单中选中其他控件按钮。c.在随后打开的控件选项界面中，选择“Windows Media Player”选项，再将鼠标移动到PowerPoint的编辑区域中，画出一个合适大小的矩形区域，随后该区域就会自动变为Windows Media Player的播放界面(如图1)。d.用鼠标选中该播放界面，然后单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“属性”命令，打开该媒体播放界面的“属性”窗口。,e.在“属性”窗口中，在“File Name”设置项处正确输入需要插入到幻灯片中视频文件的详细路径及文件名。这样在打开幻灯片时，就能通过播放控制按钮来播放指定的视频了。f.为了让插入的

14、视频文件更好地与幻灯片组织在一起，还可以修改“属性”设置界面中控制栏、播放滑块条以及视频属性栏的位置。g.在播放过程中，可以通过媒体播放器中的播放、停止、暂停和调节音量等按钮对视频进行控制。,（3）插入对象播放视频这种方法是将视频文件作为对象插入到幻灯片中的，与以上两种方法不同的是，它可以随心所欲地选择实际需要播放的视频片段，然后再播放。实现步骤为：1.打开需要插入视频文件的幻灯片，单击“插入/对象”命令，打开“插入对象”对话框。2.选中“新建”选项后，再在对应的“对象类型”设置栏处选中“视频剪辑”选项，单击确定按钮(如图2)。3. PowerPoint自动切换到视频属性设置状态，执行“插入剪

15、辑/Windows视频”命令，将事先准备好的视频文件插入到幻灯片中。4.执行“编辑/选项”命令，打开选项设置框，在其中设置视频是否需要循环播放，或者是播放结束后是否要倒退等，单击确定返回到视频属性设置界面。5.点选工具栏中的视频入点按钮和出点按钮，重新设置视频文件的播放起始点和结束点，从而达到随心所欲地选择需要播放视频片段的目的。6.用鼠标左键单击设置界面的空白区域，就可以退出视频设置的界面，从而返回到幻灯片的编辑状态。还可以使用预览命令，检查视频的编辑效果。,9、将幻灯片发送到word文档 （1）、在Powerpoint中打开演示文稿，然后在“文件”菜单上，指向“发送”，再单击“Micros

16、oft Word”。 （2）、在“将幻灯片添加到Microsoft word文档”之下，如果要将幻灯片嵌入word文档，请单击“粘贴”；如果要将幻灯片链接到word文档，请单击“粘贴链接”。如果链接文件，那么在Powerpoint中编辑这些文件时，它们也会在word文档中更新。 （3）、单击“确定”按钮。此时，系统将新建一个word文档，并将演示文稿复制到该文档中。如果word未启动，则系统会自动启动word,10、增加PPT的“后悔药” 在使用powerpoint编辑演示文稿时，如果操作错误，那么只要单击工具栏中的“撤消”按钮，即可恢复到操作 前的状态。然而，默认情况下 Powerpoint

17、最多只能够恢复最近的20次操作。其实，powerpoint允许用户最多可以“反悔”150次，但需要用户事先进行如下设置：在 “工具选项”，击“编辑”选项卡，将“最多可取消操作数”改为“150”，确定。,11、快速灵活改变图片颜色 利用powerpoint制作演示文稿课件，插入漂亮的剪贴画会为课件增色不少。可并不是所有的剪贴画都符合我们的要求，剪贴画的颜色搭配时常不合理。这时我们右键点击该剪贴画选择“显示图片工具栏”选项（如果图片工具栏已经自动显示出来则无需此操作），然后点击 “图片”工具栏上的“图片重新着色”按钮，在随后出现的对话框中便可任意改变图片中的颜色。,12、为PPT添加公司LOGO

18、用powerpoint为公司做演示文稿时，最好第一页都加上公司的Logo，这样可以间接地为公司做免费广告。执行“视图母版幻灯片母版”命令，在 “幻灯片母版视图”中，将Logo放在合适的位置上，关闭母版视图返回到普通视图后，就可以看到在每一页加上了Logo，而且在普通视图上也无法改动它了。,13、利用组合键生成内容简介 我们在用powerpoint2003制作演示文稿时，通常都会将后面几个幻灯片的标题集合起来，把它们作为内容简介列在首张或第二张幻灯片中，让文稿看起来更加直观。如果是用复制粘贴来完成这一操作，实在有点麻烦，其实最快速的方法就是先选择多张幻灯片，接着按下 alt+shift+s即可。

19、,14、演示文稿中的图片随时更新 在制作演示文稿中，如果想要在其中插入图片，执行“插入图片来自文件”，然后打开“插入图片”窗口插入相应图片。其实当我们选择好想要插入的图片后，可以点击窗口右侧的“插入”按钮，在出现的下拉列表中选“链接文件”项，点击确定。这样一来，往后只要在系统中对插入图片进行了修改，那么在演示文稿中的图片也会自动更新，免除了重复修改的麻烦。,15、快速定位幻灯片 在播放powerpoint演示文稿时，如果要快进到或退回到第5张幻灯片，可以这样实现：按下数字5键，再按下回车键。 16、利用剪贴画寻找免费图片 当我们利用powerpoint2003制作演示文稿时，经常需要寻找图片来

20、作为铺助素材，其实这个时候用不着登录网站去搜索，直接在“剪贴画”中就能搞定。方法如下：插入图片剪贴画，找到“搜索文字”一栏并键入所寻找图片的关键词，然后在“搜索范围”下拉列表中选择“Web收藏集”，单击“搜索”即可。这样一来，所搜到的都是微软提供的免费图片，不涉及任何版权事宜，大家可以放心使用。,17、计算字数和段落 执行“文件属性”，在其对话框中选“统计”选项卡，该文件的各种数据，包括页数、字数、段落等信息都显示在该选项卡的统计信息框里。,18、幻灯片放映时让鼠标不出现 Powerpoint幻灯片在放映时，有时我们需要对鼠标指针加以控制，让它一直隐藏。方法是：放映幻灯片，单击右键，在弹出的快

21、捷菜单中选择“指针选项箭头选项”，然后单击“永远隐藏”，就可以让鼠标指针无影无踪了。如果需要“唤回”指针，则点击此项菜单中的“可见” 命令。如果你点击了“自动”（默认选项），则将在鼠标停止移动3秒后自动隐藏鼠标指针，直到再次移动鼠标时才会出现。,19、灵活设置背景 大家可以希望某些幻灯片和母版不一样，比如说当你需要全屏演示一个图表或者相片的时候。你可以进入“格式”菜单，然后选择“背景”，选择“忽略母版背景图形”选项之后，你就可以让当前幻灯片不使用母版背景。 20、防止被修改 在powerpoint中点击“工具选项安全性”，然后设置“修改权限密码”即可防止PPT文档被人修改。另外，还可以将PPT

22、存为PPS格式，这样双击文件后可以直接播放幻灯片。,21、去掉链接文字的下划线 向PPT文档中插入一个文本框，在文本框输入文字后，选中整个文本框，设置文本框的超链接。这样在播放幻灯片时就看不到链接文字的下划线了。,22、将声音文件无限制打包到PPT文件中 幻灯片打包后可以到没有安装PPT的电脑中运行，如果链接了声音文件，则默认将小于100KB的声音素材打包到PPT文件中，而超过该大小的声音素材则作为独立的素材文件。其实我们可以通过设置就能将所有的声音文件一起打包到PPT文件中。方法是：单击 “工具选项常规”，将“链接声音文件不小于 100KB”改大一点，如“50000KB”（最大值）就可以了。

23、,23、将PPT演示文稿保存为图片 打开要保存为图片的演示文稿，单击“文件另存为”，将保存的文件类型选择为“JPEG文件交换格式”，单击“保存”按钮，此时系统会询问用户“想导出演示文稿中的所有幻灯片还是只导出当前的幻灯片？”，根据需要单击其中的相应的按钮就可以了。,24、从已有PPT文档中提取母板 （1）用PowerPoint打开已有的PPT文档 （2）点击视图母板幻灯片母板 （3）点击文件另存为，在“保存类型”中选择“演示文稿设计模版”(文件后缀名为.pot),25、利用Active X控件插入Flash文件 插入动画 -选择“视图”“工具栏”“控件工具箱” -点击“其它控件”，从下拉列表中

24、选择“ShockWave Flash Object”选项，鼠标变成“”形状，将其拖动即出现Flash控件图形。 -单击“控件工具箱”上的“属性”按钮，打开属性对话框。 -选择“自定义”，单击“浏览”按钮，在弹出的对话框中的“Movie URL”中输入. swf文件路径及名称，并调整“play”，“quality”，“loop”等其它属性。,26、如何制作动态的线条 描出线条用擦除效果来做设置好方向OK！,27、将PPT转换为视频文件（生成AVI和WMV视频文件） （1）下载PresenterSoft PowerVideoMaker 软件 （2）运行PowerVideoMaker后，单击 Pow

25、erPoint Source File 后的 Browse 导入PPT源文件，Output Folder 处设置输出位置，如要生成AVI格式的视频文件，会占用很大的硬盘空间，必须保证有足够的空间来存放它。 （3）Video Resolution 处设置视频文件的分辨率，DVD 选择 720576 符合PAL制式DVD画面尺寸。 （4）Expected Frame Rate 设置帧频，PPT文件没有剧烈的画面变换，所以15帧/秒即可。这样可以降低AVI文件的体积。如要制作DVD，Prefered Video Format 栏选择 AVIFull Uncompressed。,（5）Timing Mode 计时模式：Automatic Timing(自动计时）自动设置幻灯片播放的时间；Rehearse Timing Now(现在排练计时) 手动控制，自定义每张幻灯片的播放时间；Use Timings if exists(使用已存在的计时) 如在PPT文档中设置了排练时间，则选用此项。 （6）Start 开始转换，选择不同的 Timing Mode 转换的步骤也不一样。如选择 Rehearse Timing Now 会先调用PowerPoint的排练计时功能让你进行设置，然后进行预转换、屏幕捕捉、视频转换、合并WMV文件等步骤，最后生成WMV及AVI文件。,谢谢分享!,