集团有限公司行政公文格式.doc

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1、集团有限公司行政公文格式集团有限公司办公室二八年八月格 式 说 明根据国务院发布的国家行政机关公文处理（国发200023号，以下简称办法）第十一条“公文中各组成部分的标识规则，参照国家行政机关公文格式国家标准执行”的规定，本格式对国家行政机关公文格式GB/T97041999（以下简称“国标”）做了修改和补充。 1公文用语“国标”与办法不一致时，采用办法用语。如公文的各组成部分办法称“部分”，“国标”称“要素”；办法称“附件说明”，“国标”称“附件”等。2对“国标”中叙述粗略的地方做了具体说明。如“信函式”公文、“会议纪要”，并设计了式样。3为便于操作或节约纸张，对“国标”某些地方做了修改。如“

2、国标”的发文机关标识上边缘距版心上边缘为25mm，本格式改为20mm即2行。“国标”规定“附件”在正文之下空1行标识，本格式改为不空行。“国标”对“附件”的叙述欠详，本格式按“附件说明”和“附件”做了分述等。4补充了常用非正式公文格式，如“情况通报”、“签报”、“网络通知”，以及发文稿纸格式。5本格式给出的各种公文式样为示意式样，实际尺寸以本格式正文规定为准。集团有限公司公文格式1依 据根据国务院发布的国家行政机关公文处理办法（国发200023号）的规定，参照国家行政机关公文格式国家标准（GB/T97041999），制定本格式。2范 围总部的公文适用于本格式。各单位公文参照执行。3定 义 本格

3、式采用下列定义。3.1 字 本格式标识公文横向距离的长度单位，以3号字为基准字。3.2 行本格式标识公文纵向距离的长度单位，以3号字为基准字，行距为3号字的78，每行约占10mm。3.3 字号 本格式不注明字号的均为3号字。3.4 字体 本格式不注明字体的均为仿宋体。3.5 颜色 本格式不注明颜色的均为黑色。3.6 页、面 页：指公文的纸页。面：指公文纸页的一面。4公文用纸主要技术指标 公文用纸一般采用纸张定量为6080gm2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为8590，横向耐折度15次，不透明度85，PH值为7.59.5。5公文用纸幅面及版面尺寸5.1 公文用纸一般采用国际标准A4型，成品幅面尺

4、寸为210mm297mm。5.2 公文页边和版心尺寸 上白边（天头）：37mmlmm 下白边（地脚）：35mmlmm 左白边（订口）：28mm1mm 右白边（切口）：26mm1mm 版心：156mm225mm（不含页码）6排版印刷装订要求6.1 排版规格 每面22行，每行28个字。6.2 制版要求 版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过lmm。6.3 印刷要求 双面印刷；页码套正，两面误差不超过2mm。黑色油墨达到色谱所标BLl00，红色油墨达到色谱所标Y80，M80。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。6.4 装订要求公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯

5、不脱落，后背平整、不空。两页页码之间的误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各处，允许误差4mm。平订订锯与书脊间的距离为3mm5mm。无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差lmm，四角成90，无毛茬或缺损。7公文各组成部分标识规则 本格式将公文划分为眉首、主体、版记三大组成部分。公文首面红色反线（含）以上部分统称眉首；红色反线以下至主题词（不含）的部分统称主体；主题词以下部分统称版记。7.1 眉首 眉首由份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等部分组成。7.1.1 份数序号 用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角

6、第1行，至少应编两位。7.1.2 秘密等级和保密期限 如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开，秘密等级两字相连不空格，保密期限年月数用阿拉伯数码。7.1.3 紧急程度 用黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，如需同时标识秘密等级，紧急程度移至第2行。7.1.4 发文机关标识用红色小标宋体或黑体字居中排布，以庄重美观为原则；字号不大于22mm15mm；后加“文件”2字；联合发文主办机关排列在前，“文件”2字在发文机关名称右侧上下居中。 发文机关标识上边缘距

7、版心上边缘20mm；上行文的公文（即上行文）的发文机关标识上边缘距版心上边缘80mm，即增加60mm的空白供领导批示用。7.1.5 发文字号 在发文机关标识之下放一条与版心同宽（156mm）的红色反线，与发文机关标识下边缘之间的距离为30mm（3行）。发文字号标识在第3行，居中排布，与红色反线距离4mm。年份、序号用阿拉伯数码；年份用全称，用六角括号( )括起；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。7.1.6 签发人上行文应注明签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字标识；签发人姓名居右空1字标识；“签发人”3字后标全符冒号，签发人姓名用楷体字标识。 如有多个签发人，主

8、办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，排布不下可下移红色反线，最后一个签发人姓名与发文字号同处一行。7.2 主体 主体由标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件等部分组成。7.2.1 标题在红色反线之下空2行，用2号小标宋体字，可分1行或多行，居中排布，回行时应保持词意完整，排列对称美观。7.2.2 主送机关 标题之下空1行，左侧顶格标注，回行时仍顶格。最后一个主送机关后标全符冒号。如主送机关过多而使公文首面不能显示正文时，应将主送机关移至版记中的主题词之下、抄送机关之上，标识方法同抄送机关。7.2.3 正文 主送

9、机关名称之下一行，左空2字开始，回行顶格。以下每起一自然段均左空2字。数字、年份不能回行。7.2.4 附件说明 公文如有附件，应在正文最后另起一段用3号仿宋体字标识“附件”，后标全符冒号和附件名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.”）；附件名称不加标点符号。7.2.5 成文日期 用汉字书写，“零”写为“”；成文日期具体位置横向为右空4字，纵向为与正文的距离依印章大小而定，标准为加盖印章后使印章上缘距正文有1行空白。成文日期与印章的相对位置见7.2.6。7.2.6 印章 印章是公文生效的标志，用红色。7.2.6.1 单独发文印章 印章压在成文日期上，端正、居中；印章上弧距正文2mm4

10、mm，印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以印章下弧压在成文日期上；印章下弧有文字，采用中套方式加盖，即印章中心线压在成文日期上。7.2.6.2 联合行文印章 加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7个字；两个印章均压成文日期，印章之间不相交或相切，相距不超过3mm。 加盖3个以上印章，为防止出现空白印章，应标注发文机关名称（可用简称），印章压在发文机关名称之上；印章每排3个，两端不得超出版心，最后一排不足3个均居中；最后一排印章之下标注成文日期，右空2个字。 联合行文主办机关印章排列在前，只能采取一种印章加盖方式，以保证印章排列整齐。（见式样13）7.2.6.3 特殊情况说明 当正文之后

11、的空白容不下印章位置时，应采取调整行距或字距的办法，务使印章与正文同处一面，不得采取标注“此页无正文”的办法解决。7.2.7 附注 公文如有需要说明的事项，左空2个字标识在成文日期之下的适当位置，用圆括号括起。7.2.8 附件 公文的附件（实物）应与正文一起装订，并在附件（实物）的左上角第1行顶格标识“附件”二字并加全符冒号，如有序号在序号后加全符冒号。附件（实物）的序号和名称应与“附件说明”中的附件序号、名称保持一致。如附件（实物）与公文正文不能一起装订，就在附件首面左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识“附件”（或带序号）。7.3 版记 版记由主题词、抄送机关、印发机关、印发日期等

12、部分组成。7.3.1 主题词 “主题词”3字用3号黑体字居左顶格标识，后加全符冒号；词目用小标宋体字，词目之间空1个字。7.3.2 抄送机关 在主题词下1行；左空1字标识“抄送”二字，后标全符冒号；回行时与上一行抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。7.3.3 印发机关和印发时间 抄送机关之下占一行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字；印发日期右空1字，用阿拉伯数码标识。7.3.4 版记中的反线 版记中各部分之下均画一条反线，宽度同版心。7.3.5 版记的位置 版记应置于公文的最后一面，版记的最后一个部分置于最后一行。8页码 用4号半角白体阿拉伯数码标识，数码左右各放一条4号一字线，置于

13、版心下边缘之下一行，距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。如公文出现空白面，空白面和空白面以后的面不标页码。9公文中表格横排A4型表格，页码置于表格左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角；单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。10特定公文的格式10.1 信函式公文(见式样3) 用于平行文或下行文。发文机关标识不加“文件”二字，用红色，居中排布。发文机关名称上边缘距上页边30mm，用小标宋体字，字号酌定。发文机关名称之下放一条红色武文线（上粗下细）；距下页边20mm处放一条红色文武线（上细下粗）；两条线均与版心同宽即156mm。份数序号、秘密等级、紧急程度置于武

14、文线下第1行左侧顶格；发文字号置于武文线下第1行右侧顶格。公文标题自武文线下第4行排布。其余要求均同本格式相应要求。10.2 会议纪要格式（见式样4、5、6） 标识由会议形式加“办公会议纪要”、“专题办公会议纪要”、“交班例会纪要”组成。居中排1行，用黑体字或小标宋体字，字号酌定，可用黑色或红色。标识上边缘距版心上边缘20mm。标识下空1行标会议纪要序号，用黑体阿拉伯数码，圆括号括起，居中排布。会议纪要序号下空1行标识纪要印发机关、印发日期；印发机关左侧顶格；印发日期右侧顶格，用汉字书写。印发机关和印发日期下放一条反线，与版心同宽，与标识同色。反线下空1行标识纪要标题；标题下空1行标识正文。纪

15、要用“分送”不用“主送、抄送”，标识方法同“抄送”。其他要求同本格式相关要求。10.3 “情况通报”格式（见式样7）用于印发领导讲话或通报情况。标识上边缘距版心上边缘20mm，居中排布，用红色小标宋体字，字号酌定。标识下空1行标期号，期号用黑体阿拉伯数码，标为“第期”，居中排布。期号下空1行标主办部门和印发日期。主办部门左侧顶格；印发日期右侧顶格，用汉字书写。印发机关和印发日期下放一条红色反线，与版心同宽。反线下空1行排布标题。讲话标题下标讲话日期，用阿拉伯数码，楷体，圆括号括起，居中排布。日期下标讲话人姓名，用黑体，居中排布。如有按语，在反线之下空1行左空2字标识，用楷体。正文可根据篇幅长短

16、选用3号或4号字。用“分送”不用“主送、抄送”，标识方法同“抄送”。其他要求同本格式相关要求。10.4 “信息”格式（见式样8）用于反映情况、汇报工作、交流经验、揭示问题。标识上边缘距版心上边20mm，居中排布，用红色小标宋体字，字号酌定。标识下空1行标期号，期号用黑体阿拉伯数码，标为“第期”，居中排布。期号下空1行标主办部门和印发日期。主办部门左侧顶格；印发日期右侧顶格，用汉字书写。印发机关和印发日期下放一条红色反线，与版心同宽。反线下空1行排布标题。正文选用3号仿宋体字。简报末页用间隔红实线和正文分开，下面注明编辑与审核人姓名，为楷体。10.5 “签报”格式（见式样9）用于机关内部向领导请

17、示、报告工作，用红色。标识上边缘距上页边20mm，装订线距左页边20mm。 10.6 发文稿纸格式（见式样10） 用红色。标识上边缘距上页边30mm，装订线距左页边20mm。版心不变，即156mm225mm（不含标识）。栏目中“受控标识”栏用于三体系文件管理，填写“受控”或“不受控”。“文件核稿”中“主办单位”栏用于主办部门负责人签署姓名。10.7 “网络通知”格式（见式样11）用于处理紧急公务。栏目中“签发”、“部门核稿”、“办公室核稿”均为负责人亲笔签署姓名，其他可直接打印。11附 则本格式由中铁九局办公室负责解释，作为中铁九局集团有限公司公文处理办法的附件同时印发实施。式样1 机密5年0

18、0001 特 急中铁九局集团有限公司文件中铁九局2008号关于通知：。附件：1. 2. 二八年月日（附件只发主送单位）主题词： 抄送：。 中铁九局集团有限公司办公室 2008年月日印发式样2 机密3个月00001 急 件中铁九局集团有限公司文件 签发人：中铁九局2008号 会签人：关于请示：（其他同式样1）式样3中铁九局集团有限公司中铁九局函2008号关于通知：。 二八年月日主题词： 抄送：。 中铁九局集团有限公司办公室 2008年月日印发式样4 机密中铁九局集团有限公司总经理办公会议纪要（3）中铁九局集团有限公司办公室 二八年月日研究问题。出席： 分送：、 式样5秘 密中铁九局集团有限公司专

19、题办公会议纪要第 号中铁九局集团有限公司办公室 二 OO八年月日（正文）注：无版记式样6内部资料注意保密中铁九局集团有限公司交班例会纪要第 号中铁九局集团有限公司办公室 二 OO八年月日（正文）出席： 分送：、 式样7情 况 通 报第 期中铁九局集团有限公司办公室中铁九局集团有限公司党委办公室 二八年月日按：现将。在讲话（2008年月日） 。式样8中铁九局信息第 期中铁九局集团有限公司党委工作部中铁九局集团有限公司办公室 二八年月日（标题）。编辑： 审核人：式样9装订线中铁九局集团有限公司签报用纸 编号：批示：主办单位： 负责人签字：标题：内容：式样10中铁九局集团有限公司（ ）发文稿纸 号缓急密级受控标识签发：会签：文件标题：附 件：主题词：拟稿单位：拟稿人：电 话：文件核稿主办单位办公室：主送：抄送：排版（打字）： 校对： 份数：式样11中铁九局集团有限公司网络通知 签发：部门核稿：办公室核稿：编 号拟稿人电 话主 送：标 题：正 文：式样12关于请示中铁九局集团有限公司：。 二八年月日联系人： 139抄送：、式样12一个印章。 二八年月日二个印章。 二 八 年 月 日三个以上印章。公司 公司 公司公司 公司 二八年月日