电器有限公司文件控制程序.doc

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1、电器有限公司文件编号LC.QP-002D/0实施日期文 件 控 制 程 序页 码第2页共7页修改日期1.目的: 确保与质量、环境管理体系有关的文件和资料都得到有效控制；通过审批、登记、发放、更改审批、回收、作废销毁等措施，确保现场使用文件和技术资料的正确性、适用性及有效性；.2.范围：适用于本公司所有与质量、环境管理体系有关的文件、技术资料。3.职责：文件之制定、复核、审批、编码、管理权责如下：类别制定复核审核批准编码管理部门一级人事/ISO办管理者代表管理者代表总经理资料室资料室二级各部门/ISO办相关部门会签常务副总总经理资料室资料室三级各部门/ISO办部门主管部门主管部门主管/经理资料室

2、资料室四级各部门/ISO办部门主管部门主管部门主管经理资料室资料室技术资料研发部、工程部项目工程师/主管项目工程师/主管技术总工/研发部经理研发部资料室4.定义 4.1 一级文件：包括质量、环境手册及员工手册，阐明公司质量/环境方针并描述公司质量/环境管理体系的文件。4.2 二级文件：程序文件、各项重要的管理制度、规定，组织(公司)为进行质量/环境管理活动或和相关过程所规定的途径的文件。 4.3 三级文件：作业指导书、通知、通告。 4.4 四级文件：质量、环境管理体系记录表单。 4.5 外来文件：国际标准、供应商及客户等所提供的文件、技术资料。 4.6 技术资料：技术标准、图纸，仪器、设备的使

3、用说明书等。5.程序 5.1文件、技术资料编号 5.1.1 资料室收到各类文件后进行分类，属于一、二、三、四级文件，在于颁布或发放前由资料室统一编号；技术资料则由相关部门自己编号。具体编号规定如下：5.1.1.1 一级文件质量、环境手册的编号LC.Q M-/修改次数用“0、1、2.6”表示 版本号用A、B.表示年份 “ M”表示质量与环境手册，“H”表示员工守则 联创三金质量、环境体系文件5.1.1.2 二级文件的编号LC.Q P-/ 修改次数用“0、1、26”表示 版本号用A、B.表示 流水号，001-200为程序文件， 201-999为规章制度“P”表示二级文件 联创三金质量、环境体系文件

4、 电器有限公司文件编号LC.QP-002D/0实施日期文 件 控 制 程 序页 码第3页共7页修改日期5.1.1.3 相关的三级文件采用如下编号方法： LC.Q- - - / / 修改次数用0，1，2.6表示 版本号以A、B代表 流水号以001-999代表 “XX”代表三级文件分类编号：用01、99代表，由各部门和资料室定。 各部门三级文件编号为：品保部W、研发部T、第一事业部V、 生产部U、人事行政部J、第二事业部G、材料库I、销售部O 工程部K、采购部X、 财务部N、计划部Y、实验室S ISO办 F、资料室L联创三金公司质量与环境体系文件“-”表示分隔符号。5.1.1.4表单采用如下方法编

5、号: LC.Q- R . A，B / 0，1.6 版本号 修改次数 流水号以001-999代表 “R”表单联创三金公司质量、环境体系文件“-”表示分隔符号。5.1.1.5 图纸的编号方法：5.1.1.5.1 编号说明： 1，27 001，002.999 A,B. / 0，1.6产品型号 零件类别 流水号版本号 修改状态 上面两组数据之间的的“-”表示分隔符号。 电器有限公司文件编号LC.QP-002D/0实施日期文 件 控 制 程 序页 码第4页共7页修改日期5.1.1.5.2 零件类别对照料表编号零件类别01结构类装配图：爆炸图（流水号范围：001-050），组装图（流水号范围：051-09

6、9）02塑胶类零件（含橡胶等所有的非金属零件）03安规类：PCB板（流水号范围：001-050）；电动机（流水号范围：051-200）；电子元器件（流水号范围：201-300）；导线（流水号范围：301-400）；插头（流水号范围：401-550）电源线（流水号范围：551-800）。04五金类05包装类：彩盒（流水号范围：001-200）；纸卡（流水号范围：201-300） 06电路图 07其它类举例说明：例1：.文件编号：LC.QM-2009-E表示：联创三金公司质量、环境体系文件2009年E版本手册。 LC.QP-001C /0 表示：联创三金公司质量体系第一份C版本程序文件。LC.Q-

7、W.1-001-B/0 表示：联创三金公司品保部质量体系的第一份B版本三级文件。 LC.Q-R.001-B/0 表示：联创三金公司质量体系档之第一份B版本表格。 LW-3316-5-002-A/0 表示：LW-3316产品的包装类材料第二份A 版本无修改的图纸。例2.表单报告编号：采用表单编号十部门代码十年份十流水号 如：LC.Q-R.057W9-0001 表示：联创三金品保部2009年第一份首检巡检表单报告。5.1.2版本制定说明：5.1.2.1 版本：文件或技术资料最初版本以“A”表示，当文件或技术资料版面及内容有重大变化时，更换版本，换版本时以B、C、D表示。依次类推。5.1.2.2修改

8、状态：当文件中某些页里的个别字词或技术资料中的数据更改，适合在原文件上进行修改，且手工更改后不影响原文件版面的整洁、完整及准确性的，可以直接在原文件上实施修改或整页替换。在原文件封面上做好修改记录。修改次数由数字“0-6”表示，修改超过6次时，为避免版本修改过多影响文件之真实内容，直接由相关部门更换新版，如某一文件原版本号为：.A/6，则新的版本为.B/0。5. 2 文件编制、发放、修订作业5.2.1文件编制、发放5.2.1.1 各部门根据本部门工作及管理需要，依据编制文件的目的、主题及内容制订出文件初稿，交ISO办；5.2.1.2 ISO办接到相关部门编制的文件稿样或文件编写要求（除技术文件

9、外）后，按照相关手册及公司管理制度进行文件的编制、修改，完毕后后发回原部门进行确认，无误将文件发相关部门会签；根据文件性质呈交管理者代表或常务副总审核，总经理批准，填写资料移交清单交资料室；5.2.1.3资料室接到经过批准的文件后，对文件进行审查、编号，将文件记录于文件控制一览表及文件归档目录表；根据文件发放要求，制作文件签收单，资料室将文件发放至相关部门，将签收单存档。5.2.2 文件的修订5.2.2.1 相关部门根据实际工作情况需要对文件进行更改或停用的，将修改后的样稿或直接将修改意见或停用理由提交ISO办； 电器有限公司文件编号LC.QP-002D/0实施日期文 件 控 制 程 序页 码

10、第5页共7页修改日期5.2.2.2 ISO办对原文件按要求进行修改，完毕后发相关部门会签，根据文件性质经管理者代表或常务副总审核、总经理批准。当相关审批人不在职时可由其代理人进行审批。5.2.2.3 ISO办将批准后的文件原件及文件变更通知单一同交资料室，资料室进行文件相关登记，按原文件签收单上的名单发放，同时收回旧文件并记录在电子档作废文件目录表。5.2.2.3.1 资料室接到文件变更通知单，如只是对文件进行局部更改的，由资料室按文件签收单上的名单直接到相关部门在原文件上实施更改。文件更改时要注明更改标记和更改生效时间；5.2.2.3.2资料室接到文件变更通知单，如只是对原文件中的某一页或某

11、几页的少量内容进行修改的，可以只发行有作修订的页数，但需在文件封面上注明目前修订版本（修改次数）。5.3技术资料的绘制、发放、修改作业5.3.1技术资料的绘制：公司的技术资料，由研发部的技术员以上级别人员进行绘制、编写，并由编制者按要求给技术资料进行编号，经研发部项目工程师或主管审核，研发部经理批准后，由部门填写资料移交清单或产品技术资料转移明细交资料室；5.3.2 技术资料的发放：资料室接到相关部门移交的技术资料后，核对无误后，按不同机种归档管理。按技术资料的发放要求制作文件签收单，资料室将文件发放至相关部门，将签收单存档。5.3.3技术资料的修改：研发部根据产品质量、环境改进需要或客人要求

12、，并经过相应实验验证、确认后，以ECN或ECO的形式对原技术资料进行修改，经相关会签、审核、批准后，填写文件变更通知单及连同ECN并附图纸有必要时还应附上充分的证据，如验证报告等给资料室。资料室根据文件变更通知单，将ECN及新图纸发放给相关部门，同时收回旧图纸并记录于电子档作废文件目录表；对于ECO发放由研发部自行发放。 5.4 文件、技术资料的保管、发放、作废5.4.1文件、技术资料的保管5.4.1.1资料室收到经批准的文件、技术资料后，要进行审查，有无涂改等影响版面整洁及完整性的情况，无误的进行归档、标识、保留原版本及受控等工作，如能保存电子版就同时保存电子版；5.4.1.2 公司各部门的

13、文件、技术资料(包括部门正在使用的)应根据使用及保密情况，放置在安全的固定场所，并确保保存环境干燥，防止文件损坏、丢失；5.4.1.3文件应明确标识，安排专人进行管理，建立归档目录，包括文件编号、文件名称、版本、发行日期等； 5.4.1.4 资料室定期检查相关部门文件的使用和保管情况，发现有破损、变质、缺页、涂改或其它不符合性，要求责任部门填写文件补发申请表交资料室申请补发，不得自行影印处理。 5.4.2文件、技术资料的发放5.4.2.1 经核准发行之文件、技术资料，发行前应确认文件控制一览表是否登记：包括文件编号、文件名称、更改状态、发行日期等必要事项。5.4.2.2 发行时，明确分发部门及

14、份数，需加盖红色 “受控”章，并填写部门分发代码，收文者需在文件签收单上签收，修订文件发行时应同时收回旧版本文档，回收时注意份数及内容完整性。5.4.3文件作废5. 4.3.1 ISO办根据各种质量、环境记录文件的性质，制定相应保存期。详见质量、环境记录一览表。已不适用的文件或当新的文件制订受控前，存放在资料室的原文件，由制订部门填写文件作废申请单， 电器有限公司文件编号LC.QP-002D/0实施日期文 件 控 制 程 序页 码第7页共7页修改日期附件: 文件控制流程图 权 责 单 位文件制定编制部门/ISO办 No资料室 审 查Yes资料室 受控、分发 资料室归 档 作废、销毁资料室 记

15、录资料室 电器有限公司文件编号LC.QP-002D/0实施日期文 件 控 制 程 序页 码第6页共7页修改日期由资料室加盖“作废”章，按作废文件保留期限给予保存。一级、二级、三级文件、技术资料及外来文件等作废后保存期为3年。文件、资料到达保存期时，由资料室填写文件销毁申请单，按原文件制订时的审核批准程序进行相应的核准后进行销毁；相关部门现场存放的各种质量、环境记录文件到达保存期时，由部门进行确认是否有保存价值，如无价值时，由部门进行销毁。5. 4.3.2 文件、技术资料作废后，原文件编号取消，在一年内不可重复使用。5.4.4 文件、技术资料在未正式颁布前各部门需要参考使用时，由制定部门明确分发

16、部门及份数交资料室加盖“参考文件”章后，分发各使用部门。所盖“参考文件”之文件，不作“受控”管理。5.4.5 部门分发号代码:部门代码部门代码总经理01工程部11采购部02第一事业部12人事行政部03财务部13生产部05销售部15品保部06第二事业部16计划部08ISO办18材料库09实验室19研发部10常务副总205.5 外来文件之控制5.5.1资料室接到相关部门经批准的外来文件资料移交清单及外来文件后，记录在外来文件归档目录内，外来文件在发放时须加盖“外来文件”章同时加盖“受控”章，存于外来文件专有位置。 6. 流程图：文件控制流程图 (见附件)7.相关文件：质量、环境记录一览表8.质量、环境记录8.1 文件控制一览表8.2 文件变更通知单8.3 文件补发申请表8.4 文件签收单8.5 文件归档目录8.6 外来文件归档目录8.7 文件销毁申请单8.8 资料移交清单8.9 文件作废申请单电器有限公司二级文件文 件 编 号LC.QP-002D/0文 件 控 制 程 序页 码第1页 共 7页编制:_ 日期:_会签:_ 。 审核:_ 日期:_批准:_ 日期:_修 改 记 录修改次数修改页码修改日期修改单号修改次数修改页码修改日期修改单号01全部页2009.12.300402050306