有限公司进口国产化索赔管理流程.doc

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1、进口、国产化索赔管理流程流程说明：本流程用于在质保期进口备件出现质量问题的管理，进一步规范各单位的不合格品处置工作行为，明确各单位职责，提高业务效率。所有不合格物资的索赔、处理都需反馈至验收部，由验收部负责核实并全过程参与、督促相关部门处置。步骤序号流程步骤名称流程工作内容及标准责任部门/岗位工作时限相关表单相关制度相关系统01申请索赔在质保期内已出库进口和国产化备件发现有不合格时,由使用单位机电管理人员及时、准确提出索赔申请。使用单位机电管理人员3天索赔申请表物资采购管理实施细则(神东201041号)01申请索赔在质保期内已出库的设备及大型部件发现有不合格备件时,由设备管理中心运行部索赔管理

2、员及时、准确提出索赔申请。设备管理中心运行部索赔管理员3天索赔申请表物资采购管理实施细则(神东201041号)01申请索赔在质保期内库存的进口和国产化备件发现有不合格时,由中心仓储管理员及时、准确提出索赔申请物资供应中心仓储管理员3天索赔申请表物资采购管理实施细则(神东201041号)02验收部备案并反馈采购部所有不合格物资的索赔、处理都需反馈至验收部，由验收部负责核实并全过程参与、督促相关部门处置。物资供应中心验收部验收员1天索赔申请表物资验收管理实施细则(神东201041号)02验收部备案并反馈采购部所有不合格物资的索赔、处理都需反馈至验收部，由验收部负责核实并全过程参与、督促相关部门处置

3、。物资供应中心验收部验收员1天索赔申请表物资验收管理实施细则(神东201041号)03联系供应商由采购部根据接收到的索赔申请表联系厂商确定是否需返厂鉴定。物资供应中心采购部采购员1天索赔申请表03组织索赔谈判设备管理中心和物供中心共同与外方谈判，设备管理中心运行部索赔管理员负责在谈判中的技术部分，物供中心负责商务内容谈判。由机电管理部指导工作落实。物资供应中心采购部经理1天索赔备忘录；索赔申请表神东煤炭集团机电设备管理制度汇编(神东2006319号)04组织现场鉴定可进行现场鉴定的,由采购部组织相关人员（验收部人员必须参加）进行现场鉴定,生产单位参与，技术方面根据需要设备中心参与。物资供应中心

4、采购部采购员一周鉴定结果05组织索赔谈判现场鉴定后,根据鉴定报告,组织索赔谈判,物供、厂家、使用单位参加，技术方面根据需要设备中心参与。谈判结果提交供应商管理人员，在供应商评价上有所体现。物资供应中心采购部经理一周拒赔报告；索赔备忘录；鉴定报告；鉴定结果物资采购管理实施细则(神东201041号)06上报公司或采购中心处置对与外方达不成一致意见时上报公司采取其它途径。物资供应中心采购部采购员5天索赔备忘录物资采购管理实施细则(神东201041号)06听取汇报通过索赔谈判与供应商未达成一致意见的,向中心分管采购副主任汇报,听取指导性意见后上报公司或采购中心采取其它途径处置物资供应中心分管采购副主任

5、30分钟鉴定结果07上报公司或采购中心处置通过索赔谈判与供应商未达成一致意见的,向中心分管采购副主任汇报,听取指导性意见后上报公司或采购中心采取其它途径处置物资供应中心采购部采购员5天鉴定结果物资采购管理实施细则(神东201041号)08签订备忘录通过索赔谈判后与供应商达到一致意见后,物资供应中心采购部根据外方认定的不合格品认定单或索赔认定单，以及与外方谈判的会议纪要，与外方签订索赔备忘录。要求及时、准确物资供应中心采购部经理7天索赔备忘录；索赔申请表物资采购管理实施细则(神东201041号)09建立索赔台账采购员对种类索赔申请和认定、备忘录签订情况要建账管理，并根据设备管理中心通知出旧件回收

6、单。要求及时、准确物资供应中心采购部采购员30分钟物资供应中心索赔台帐；物资供应中心索赔认定单；索赔备忘录物资采购管理实施细则(神东201041号)10收回旧件物资供应中心进口总库对各单位返还的旧件及时、准确进行接收。使用单位机电管理人员应及时返回旧件。物资供应中心采购部采购员1天物资供应中心索赔旧件回收单11保管旧件仓储管理员需要对收回旧件妥善保管，并建账管理。物资供应中心仓储管理员日常物资供应中心索赔旧件回收单；物资供应中心索赔旧件管理台帐物资采购管理实施细则(神东201041号)12库存索赔加”ZZSP”批次在系统内对索赔件标注“ZZSP”批次码,表示此备件正在索赔物资供应中心采购部采购

7、员30分钟索赔备忘录；索赔申请表物资采购管理实施细则(神东201041号)EAM资产管理系统13办理商检物资供应中心验收部业务员对需商检返到国外的旧件和不合格品要及时商检。要求及时、准确物资供应中心具有报检资质的验收员20天商检证；物资供应中心索赔旧件回收单；索赔备忘录物资采购管理实施细则(神东201041号)13返还旧件给供应商设备管理中心将各生产单位返回的不需要商检直接返给供应商的旧件要及时移交。要求及时、准确物资供应中心采购部采购员10天物资供应中心索赔旧件回收单；索赔旧件出库单14返还旧件给供应商物供中心验收员将各生产单位返回的需要商检后返给供应商的旧件要及时移交。要求及时、准确物资供

8、应中心具有报检资质的验收员10天索赔旧件出库单15返厂鉴定将旧件返给供应商,属于返厂鉴定的旧件,及时催促外部厂商进行返厂鉴定,并出具鉴定报告,按鉴定报告结果进行下一步的工作外部厂商按约定时间拒赔报告；鉴定报告15跟踪索赔属于已经鉴定且正常返还给供应商的旧件,物资供应中心采购部要根据索赔备忘录和索赔管理台账，对旧件发运，新件发货进行跟踪管理，催办。要求及时、准确物资供应中心采购部采购员日常物资供应中心索赔台帐物资采购管理实施细则(神东201041号)16接收并组织验收待索赔物资到货后,物资供应中心采购部要对索赔新件到货及时组织相关单位验收并做登记，并根据备忘录进行分类。要求及时、准确物资供应中心

9、采购部采购员1天物资供应中心索赔台帐物资采购管理实施细则(神东201041号)17盘盈入库对于使用单位已办理过出库的备件,仓储管理员对索赔回进口备件及时办理盘盈入库手续物资供应中心仓储管理员5天索赔件到货入库表物资采购管理实施细则(神东201041号)EAM资产管理系统17取消库存索赔”ZZSP”标识带有“ZZSP”批次码的库存索赔新件到货后，接收并组织验收合格,采购员要及时取消系统中库存备件上的”ZZSP”批次码标识物资供应中心采购部采购员1天EAM资产管理系统17移交对索赔回大型部件及拆伯及时移交设备管理中心并做好交接记录。物资供应中心采购部采购员3天索赔移交明细表物资采购管理实施细则(神

10、东201041号)步骤序号流程步骤名称相关制度制度条款01申请索赔物资采购管理实施细则(神东201041号)第六十九条 库存备件的索赔:库存内发现不能正常使用的备件，由进口总库向进口部提报“索赔申请表”，并在系统内对索赔件标注“ZZSP”批次码，由采购部组织相关部门与供应商进行索赔谈判。01申请索赔物资采购管理实施细则(神东201041号)第七十条 出库备件的索赔：出库后需要索赔的，由使用单位向采购部提报索赔申请表，由采购部组织相关部门与供应商进行索赔谈判。01申请索赔物资采购管理实施细则(神东201041号)第七十一条 质保期内设备的备件索赔：由使用单位向设备管理中心提报索赔申请表，设备管理

11、中心组织使用单位和供应商进行索赔谈判，采购部落实索赔。02验收部备案并反馈采购部物资验收管理实施细则(神东201041号)02验收部备案并反馈采购部物资验收管理实施细则(神东201041号)03组织索赔谈判神东煤炭集团机电设备管理制度汇编(神东2006319号)第五条 设备管理中心是有偿使用设备的管理单位，其主要职责：12 负责索赔件的技术谈判工作. 第六条 物资供应中心负责物资计划、采购、验收、储备、配送及索赔工作。 05组织索赔谈判物资采购管理实施细则(神东201041号)第六十九条 库存备件的索赔:库存内发现不能正常使用的备件，由进口总库向采购部提报“索赔申请表”，采购部在系统内对索赔件

12、标注“ZZSP”批次码，由进口部组织相关部门与供应商进行索赔谈判。06上报公司或采购中心处置物资采购管理实施细则(神东201041号)07上报公司或采购中心处置物资采购管理实施细则(神东201041号)08签订备忘录物资采购管理实施细则(神东201041号)第六十五条_进口设备在开箱验收及组装调试过程中发现的数量短缺，规格、质量不符、损坏等问题的，出具验收备忘录，对于需要出具数量证书或品质证书的，报检验检疫局办理相关手续。09建立索赔台账物资采购管理实施细则(神东201041号)11保管旧件物资采购管理实施细则(神东201041号)第六十九条 库存备件的索赔:库存内发现不能正常使用的备件，由进

13、口总库向采购部提报“索赔申请表”，采购部在系统内对索赔件标注“ZZSP”批次码，由进口部组织相关部门与供应商进行索赔谈判。12库存索赔加”ZZSP”批次物资采购管理实施细则(神东201041号)第六十九条 库存备件的索赔库存内发现不能正常使用的备件，由进口总库向采购部提报“索赔申请表”，采购部在系统内对索赔件标注“ZZSP”批次码，由进口部组织相关部门与供应商进行索赔谈判。13办理商检物资采购管理实施细则(神东201041号)第六十一条 进口物资到货后，报检员要向地方检验检疫局提交合同、提单等申报检验检疫，同时配合地方检验检疫局人员进行现场开箱检验和木质包装的检疫。第六十二条 若不符合或有疫情

14、，验收员要在第一时间通知地方检验检疫局，根据有关法律到现场进行无害化处理，处理完毕并出具相关证明后，方可由验收员组织相关人员进行开箱验收。15跟踪索赔物资采购管理实施细则(神东201041号)16接收并组织验收物资采购管理实施细则(神东201041号)第六十三条 进口备件到货后，符合要求的，由验收人员出具验收备忘录，并负责质量把关。属于国产化备件的，验收后要形成国产化备件验收会签单；属于设备及大型部件的，验收后要形成设备及大型部件验收会签单。 17盘盈入库物资采购管理实施细则(神东201041号)第七十二条 已出库的索赔件验收后按正常程序进入EAM系统管理，采购部负责录入EAM系统采购单，所录入的价格为系统基准价格。保管员入库批次为“SPBJ-日期”格式，比如“SPBJ-”。带有“ZZSP”批次码的库存索赔新件到货后，采购员要将原“ZZSP”批次码取消。17移交物资采购管理实施细则(神东201041号)第七十一条 质保期内设备的备件索赔：由使用单位向设备管理中心提报索赔申请表，设备管理中心组织使用单位和供应商进行索赔谈判，采购部落实索赔。