管理总局机关文件材料归档办法.doc

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1、机关文件材料归档办法一、总则1为加强 总局（以下简称总局）机关档案工作，保证归档文件材料的齐全完整，便于查考利用，实现文书立卷归档工作的科学化、标准化、规范化、制度化，根据总局机关内设机构的主要职责，结合国家档案局有关规定，制定本办法。2本办法适用于总局机关、国家煤矿安全监察局机关（以下简称煤矿安监局）、国家安全生产应急救援指挥中心（以下简称应急指挥中心）（以下统称各单位）。3. 本办法所称机关文件材料指总局内设机构、煤矿安监局内设机构及应急指挥中心内设部室在履行职责中形成的，具有保存价值且办理完毕的各种文件材料（含电子版），包括文字、图表、音像、实物等。4总局机关档案工作实行文书立卷制度，应

2、归档的文件材料必须经文书立卷后定期向档案部门移交，实行集中统一管理。总局档案馆（以下简称档案馆）作为机关档案的永久管理、利用基地，负责接收本款第二条所列机关移交的各类档案，并负责对机关文书立卷归档工作进行具体指导和监督。二、归档单位、范围及保管期限5各单位机关文件材料归档工作分别以内设机构为单位进行归档。各单位综合处（办公室）负责本单位职责范围内形成的文件材料归档工作，文书立卷人员具体承办。总局、煤矿安监局机关各司局文件材料归档范围及保管期限见附件1，应急指挥中心文件材料归档范围及保管期限见附件2。6由两个或两个以上部门联合发文的文件材料，由主办部门负责归档。7总局党组会议记录、纪要，总局局长

3、办公（业务）会议记录、纪要、通知，以总局、总局党组、总局领导名义向党中央、国务院领导同志汇报的材料，党中央、国务院领导同志有关安全生产工作的批示、谈话记录，外部委发总局的文件及明传电报等由总局党组秘书、办公厅秘书处或承办司局按照谁承办谁负责的原则负责归档。党中央、国务院文件，外部委发总局党组的文件及密码电报由总局办公厅综合处机要室负责归档。会计档案由总局办公厅（财务司）机关财务处、煤矿安监局综合司、应急指挥中心资产财务部按财政部有关规定整理，定期移交档案馆。属总局固定资产范围的基本建设项目和购置大型技术装备的图纸及文字材料由基建单位及设备购置单位负责归档。其竣工验收和设备开箱应通知档案馆派人参

4、加，若竣工档案不完整，该项目不得验收。设备档案实行先归档，后借用制度。8机关文件材料的保管期限分为永久、长期（15年50年）、短期（15年以下）三种。记述和反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，具有长远利用价值的重要文件材料定为永久。反映本单位一般职能活动的，在较长时期内具有查考利用价值的文件材料定为长期。只在较短时期内有查考利用价值，反映本单位一般或临时性职能活动的文件材料定为短期。基本建设项目档案及技术设备档案，其保管期限不得短于实物的实际使用年限。三、归档要求9各单位要建立健全日常归档制度，提高对归档工作的认识，明确专人负责此项工作。承办人员应将办理完毕的文件材料在一周内按本办法要求送交

5、本单位文书立卷人员立卷。10各单位文书立卷人员集中统一管理本单位归档文件材料，并按要求定期向档案馆移交归档。文书立卷人员对本单位应归档文件材料要底数清楚，并采取有效跟踪措施，督促承办人员及时归卷，以确保应归档文件材料的齐全完整。11各单位起草的正式文件必须归档，且清稿、底稿齐全，正文中涉及转发文、附件、附表的也要求齐全完整；文件草稿一般不需归档，如有总局领导批示或有重要修改意见的草稿应与正文、底稿一并归档。有领导重要批示或有处理结果的文件阅办处理单与被处理文件一并归档。在本单位刊物或内部网站登载发布不另行文的文件定稿，应由文件主办单位将定稿和刊物或电子文档一并归档。除文字材料外的其他归档材料（

6、如：图表、声像、实物等），必须附有文字说明（时间、地点、人物、内容等）一并归档。同一归档文件只需归档一份，不得重复归档。12正文中涉及引用文件的，分别按以下办法归档：引用文件如与正文为同一年度的，必须与正文组成一卷归档。引用文原则上归档原件，如来文为复印件或有其他特殊情况时，可根据收文章视为原件归档。引用文件如是以前年度的，可先不归档；但如经档案馆审卷人员查找发现以前未存此文，则需将引用文件交档案馆审卷人员，同正文一卷归档。13归档文件应符合以下技术要求：归档文件清稿必须是正式印刷物且符合公文要求。拟稿、审稿、签批应使用墨汁、炭素墨水、黑或兰黑墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、复写纸、纯兰或红色

7、墨水书写或签字。加盖公章应使用印泥，不得使用印油。文件材料一般应归档保存原件，复印文件不作为档案保管；若确无原件或原件丢失，须在备考表中予以说明。电传文件不宜长期保存，应复印归档，并加以说明。图纸应向图的正面，以手风琴方式折叠，并使其折成宽21厘米、长29.7厘米（A4纸型大小）。蓝图的标题栏应在右下角露出。四、立卷要求14各单位综合处（办公室）文书人员具体负责本单位文件的立卷归档工作。文书立卷人员应将本单位办理完毕的文件材料按归档要求收集齐全，并按一事一卷进行立卷。15文件材料立卷应遵循文件的形成过程和特点，保持文件内容间的有机联系，便于保管和利用。16案卷组合应符合以下要求：同一文件的清稿

8、和底稿及第11条提及的草稿和文件阅办处理单，转发件与原件，正文与附件（包括带有印刷物的附件）、附图、附表及引用文必须组合为一卷；请示与批复可以组合为一卷。属总局、煤矿安监局、应急指挥中心固定资产的同一基本建设项目、设备仪器的全部档案原则上组成一卷。属审批的基本建设项目安全设施设计审查和竣工验收材料分别组卷。对同一企业安全生产许可、审批过程中形成的全部材料组成一卷。同一安全生产许可证等延期（补办、变更）过程中形成的全部材料应交档案馆与申办时的卷宗合并保管。危险化学品经营许可证、烟花爆竹经营许可证、作业场所职业卫生安全许可证等组卷方式同上。同一案件的行政复议材料组成一卷。行政复议材料的保管期限应考

9、虑相应的法律有效期限。注册安全工程师注册过程中形成的材料，可按一人一卷，也可酌情分类组卷。同一次人员调动(或其他)过程中形成的全部材料组成一卷。干部调动介绍信存根等以单据方式形成的文件材料（财会单据除外），可分别酌情以原始的一本为一卷或依时间、单据号等组卷（如：半年的同类单据为一卷；或1XX号同类单据为一卷等）。简报、刊物等可按名称一期一卷，或按时间（一季、半年、一年）合并数期一卷。统计、报表、名册可按地区、名称、格式、内容等组卷。年度计划、总结、统计报表、决算等，应放在内容针对的年度立卷；跨年度的请示与批复，原则上放入批复年度立卷，特殊情况也可放在请示年度立卷；请示没有复文的，放在请示年度立

10、卷；长远规划放在针对的第一年度立卷；两年以上的总结，放在总结的最后年度立卷；跨年度的会议文件，放在会议开幕年度立卷；法规性文件应放在文件公布或生效年度立卷；需经数年经办的同一问题或案件，应分阶段立卷，确实分不开的，应归入问题解决或案件结案年度立卷。17卷内文件排列原则上批复在前，请示在后；转发件在前，原件在后；正件在前，附件在后；文字材料在前，附表、附图、音像、实物材料在后；本机关形成文件在前，外单位文件在后；结论性材料在前，依据性材料在后。同一文件清稿在前，底稿在后；定稿在前，草稿在后；中文在前，外文在后；汉文在前，少数民族文字在后。18文件材料的编页以一卷为一个起始顺序号，文书人员立卷时应

11、先用铅笔按排列顺序在文件正面右上角和反面左上角逐张编写阿拉伯数字流水号，双面或筒子页正反面均应编写页码，无字面不编页。文件材料为装订（非金属装订）印刷册时，每册编一个号，不再逐页编号。19案卷的顺序号按年度保管期限分类，分别按流水号进行排列，并用铅笔标在案卷首页左上角；其中永久和长期混合排列，即：同一年度的永久和长期卷混合编排一个顺序号，短期卷编排一个顺序号；不同年度的案卷分别排列顺序号。同一卷内若有不同价值的文件材料，保管期限从长计算。20对卷内文件材料归档情况需要说明时，应填写备考表，其他情况可不填。如：对未能收集归档的文件材料、应有而没有原件的文件材料做出书面说明等。备考表应由处室负责人

12、或承办人或文书立卷人员及档案馆整卷人员签字，与文件材料一并立卷。卷内备考表格式见附表1。五、特殊档案的归档21事故档案。事故材料由分管司局负责归档。由省级煤矿安全监察机构调查处理需煤矿安监局批复的特大事故，将批复与省级煤矿安全监察机构上报请示等材料组成一卷归档，保管期限定为永久。由总局、煤矿安监局负责调查的特别重大事故材料，由参加调查的分管司局承办人员按企业职工伤亡事故调查分析规则中规定的事故结案归档材料要求收集现场材料，并加以整理，尽可能做到齐全完整，并于事故结案后一个月内交所在司综合处立卷。一起事故的所有材料组成一卷归档，保管期限定为永久。事故结案归档材料主要包括：结案通知，事故调查处理决

13、定，事故调查处理报告，调查组成员名单等正式文件材料，职工伤亡登记表，现场调查记录、图纸、照片，技术鉴定和试验报告，人证、物证材料，直接和间接经济损失材料，事故责任者的自述材料，医疗部门对伤亡人员的诊断书，发生事故时的工艺条件、操作情况和设计资料，处分决定和受处分人员的检查材料，有关事故的通报、简报等。事故材料中的照片、图纸、录音、录像及实物材料应由参加事故调查的分管司局承办人员编制相应的文字说明，其他司局参与调查人员应将各自搜集材料作初步整理后交分管司局承办人员一并归档。事故材料的排列顺序原则上遵循：重要材料在前，一般材料在后；结论性材料在前，辅助性材料在后；正式形成的文件材料在前，非正式文件

14、材料在后；文字材料在前，图、表、音像、实物材料在后。22会议档案。以总局、煤矿安监局及应急指挥中心名义召开的各类会议，会议文件由主办单位负责归档，有两个以上单位承办的会议，承办会议排名在前的单位负责归档，也可由档案馆派专人参加会议负责归档；由总局、煤矿安监局、应急指挥中心内设机构召开的各类综合、专项会议，会议文件由主办单位负责归档。由外单位主办，邀请总局人员参加的涉及总局、煤矿安监局、应急指挥中心工作职能的会议，其会议材料由参会人员交本司综合处立卷归档。会议文件按一会一卷归档，其保管期限从长计算。会议中各类文件的保管期限见附件3。会议材料原则上按下列顺序排列，依次递进：会议批复；会议请示；会议

15、通知（日程安排、代表手册）；党中央和国务院领导同志贺信（讲话）；会议主报告（决议、纪要、公报）；会议辅报告；领导讲话；会议提案（发言、经验交流、典型材料）；会议简报（会议记录、新闻报道、代表登记表等）；会议照片、录音、录像及实物。六、移交归档23各单位文书人员应于3月1日前，将上一年度的归档文件材料立卷完毕集中移交档案馆；各单位上一年度由本单位签发的文件、函件总登记簿可于3月底前移交档案馆。档案馆于每年5月底前公布各单位归档情况。24移交档案馆归档的案卷应齐全完整，对于尚有材料未齐的案卷原则上应待材料收集齐全后，再行归档。25各单位文书人员应将移交案卷按要求排列顺序号，并分别编制一式两份移交目

16、录；交接双方当面清点，清点无误由接收人签字后，双方各持一份。案卷移交目录格式见附表2。档案馆人员如在审卷过程中发现不符合归档、立卷要求的案卷，应将案卷退还文书人员并在案卷移交目录上注明原因，双方签字；如系立卷不合要求或案卷材料不全，文书人员应按要求重新立卷后尽快返还档案馆经办人员。26已归档文件材料如需替换、更改等情况，应由承办单位在所存原卷中填写或添加备考表说明并签字盖章。27档案馆人员对所交案卷进行审核、整理并打印出正式案卷目录，交接双方签字并加盖公章后各存一份。七、附则28离退休干部局、国际交流合作中心、机关服务中心机关、宣传教育中心档案工作纳入总局统一管理的范围，归档工作比照机关司局办

17、理。29.本办法自印发之日起执行，总局其他在京直属事业单位、社团组织文件材料归档工作可参照本办法执行。30本办法由国家安全生产监督管理总局办公厅负责解释。附件1总局、煤矿安监局机关各司局文件材料归档范围及保管期限一、 办公厅(国际合作司、财务司)1党中央、国务院领导同志有关安全生产工作的讲话、批示、谈话记录、电话记录重要的 永久一般性的 长期 2制定的各项政策、工作规则、工作制度等规范性文件长期有效的 永久 试行、草案、说明等 长期 征求意见稿、送审稿、修改意见等 短期 3督查有关制度、领导批示及会议决定事项落实情况形成的文件材料 重要的 长期 一般性的 短期 4组织、协调、处理机关办公过程中

18、形成和转发的文件材料 重要的 长期 一般性的 短期 5各业务司局及所属单位上报的重要工作请示、报告 重要的 长期 一般性的 短期 6总局领导及办公厅工作分工、安排、计划、总结等 重要的、全局性的 永久 一般的、阶段性的 长期 7外部委来文、明传电报、密码电报 与总局职责密切相关的 长期 一般性了解的 短期 8党中央、国务院文件 长期 9组织办理全国人大代表建议、全国政协委员提案过程中形成的材料 重要的 长期 一般性的 短期 10有关安全生产监督管理、煤矿安全监察体制改革工作文件材料及总局机关、直属机构、所属单位管理体制、机构编制变动形成的文件材料 重要的 永久 一般性的 长期 未通过的征求意见

19、稿 短期 11有关信访工作文件材料 来信来访重大案件或有领导批示的案件 长期 一般材料 短期 12外出参观、考察、学习文件材料 重要的 长期 13办公厅印发的各类简报等 配合长期工作的 长期 配合临时性活动的 短期 14文件汇编、大事记、组织沿革等综合性汇编 永久 15开展双边科技经贸合作项目、智力引进项目材料 重要的 永久 一般的 长期 事务性联系的 短期16组织与外国政府、国际组织、民间组织及港澳台地区有关安全生产方面的交流、考察、展览、合作而形成的各类材料(如来往文书、接待材料、咨询材料、考察报告、合作意向书等) 重要的 长期 一般事务性的 短期 17组团、审批、办理出国及邀请外国来华团

20、组审批等外事管理过程中形成的全部材料 重要的 长期 一般事务性的 短期 18指导、协调安全监管系统及其他部门的涉外工作形成的文件材料 重要的 长期 一般事务性的 短期19转发财政部等下发的财务综合管理方面的文件 制度、标准、规定、要求 长期 一般性通知 短期 20国有资产统计年报、预(决)算表等报表 综合性的 永久 单项性的 长期 临时性的 短期 21对机关、煤矿安全监察机构和所属单位财务收支审计、领导干部任期经济责任审计材料 长期 22对机关、煤矿安全监察机构和所属单位涉及财务的事项及财务经费的计划、分析、申请、审批、资金下达、通知等文件材料 涉及经费使用管理的 长期 一般性通知 短期 23

21、各类会计凭证按财政部存档要求执行 24与有关部委、其他部门的来往文书 重要的 长期 一般的 短期 25全套总局发文 26全套办公厅发文 27总局、办公厅发文登记簿28.总局直属单位及安全监管系统通讯录二、 政策法规司 1.以总局党组、总局、国务院安委会办公室、总局领导名义给党中央、国务院领导同志的汇报材料永久2.安全生产、煤矿安全监察有关法律法规、综合性规章、规程、标准长期有效的 永久 试行、草案、说明等 长期征求意见稿、送审稿、修改意见等 短期3. 安全生产重大政策、重要课题的组织研究材料 方针、政策 永久 课题研究材料 长期 事务性组织管理 短期4. 先进集体、先进个人评审、表彰、推介材料

22、 有集体、个人名单的 永久 事务性组织管理 短期5. 行政复议案件材料 范围、影响大的 永久 范围、影响小的 长期6对安全生产法制建设工作的指导及执法监督形成的文件材料 重要的 长期 一般的 短期7安全生产宣传报道材料 重要的 长期 一般的 短期8组织、指导、协调安全生产新闻、宣传教育工作形成的文件材料 重要的 长期 一般的 短期9对本司职能范围内人大代表建议、政协提案的答复、会办意见等重要的 长期一般的 短期 10本司计划、总结、工作要点、工作办法等年度以上的 长期 11外出参观、考察、学习材料 重要的 长期 12批转本司办理的小报告 长期 13司发函登记簿 三、规划科技司 1安全生产、安全

23、科技中、长期发展规划及信息化等支撑体系建设总体战略规划 永久 2安全生产规划、科技发展建设的政策、标准、规范 长期有效的 永久 试行、草案、说明等 长期 征求意见稿、送审稿、修改意见等 短期 3有关安全生产重大科研成果的研究、鉴定、示范、推荐、奖励、申报、转让、市场、专利、保密、监督等方面的文件材料 重要的 永久一般的 长期事务性联系的 短期 4有关重大科研成果、科技攻关计划、固定资产投资项目、装备配置、基础设施建设的立项审批、变更要求、建议意见、投资计划、资金安排等方面的文件材料 重要的 长期 事务性联系的 短期 5对劳动防护用品、安全标志监督管理形成的文件材料 重要的 长期一般事务性的 短

24、期 6协调建设项目安全设施“三同时”工作中形成的文件材料 重要的 长期 一般事务性的 短期 7对中介机构的资质认证、管理等文件材料 重要的 长期一般的 短期 8对有关规划、科技、信息化建设等本司职能范围内人大代表建议、政协提案的答复、会办意见等 重要的 长期一般的 短期 9本司计划、总结、工作要点、工作办法等年度以上的 长期 10外出参观、考察、学习材料 重要的 长期 11批转本司办理的小报告 长期 12全套司发文件 13司发函登记簿四、安全生产协调司(国家安全生产监察专员办公室、职业安全监督管理司) 1本司职责所辖作业场所职业卫生监督检查工作的各类法规、标准及职业危害申报工作的条例、办法等长

25、期有效的 永久 试行、草案、说明等 长期征求意见稿、送审稿、修改意见等 短期 2职业卫生安全许可证核发、管理工作形成的文件材料长期有效的 长期事务性的 短期 3安委会领导讲话及协调国务院有关部门与各省、自治区、直辖市的安全生产工作形成的文件材料 重要的 长期 一般的 短期 4全国安全生产形势分析、预测性文件材料 长期 5协调、组织全国性安全生产大检查、专项督查、专项整治工作形成的文件材料及向地方政府和有关部门提出的意见和建议等 重要的 长期 一般的 短期 6对重大危险源监控、重大事故隐患整改工作进行指导、协调、督查形成的文件材料 重要的 长期 一般的 短期 7安委会办公室日常工作、监察专员日常

26、管理工作及协调中管企业安全生产监管工作过程中形成的文件材料 重要的 长期 一般的 短期8对本司职能范围内人大代表建议、政协提案的答复、会办意见等重要的 长期一般的 短期 9本司计划、总结、工作要点、工作办法等年度以上的 长期 10外出参观、考察、学习材料 重要的 长期 11批转本司办理的小报告 长期 12司发函登记簿 五、调度统计司1. 有关全国安全生产控制考核和安全生产调度统计指标体系建设方面总体战略规划及中、长期发展规划、总体性方针、政策 永久短期规划及短期指导性方针、政策 长期事务性文件 短期 2. 指导、协调、监管安全生产调度统计信息形成的文件材料重要的 长期 一般事务性的 短期 3. 本司起草的安全生产调度、统计方面的规章、制度、标准 长期有效的 永久 试行、草案、说明等 长期 征求意见稿、送审稿、修改意见等 短期4. 对全国安全生产控制考核指标、安全监管及行政执法统计、作业场所职业卫生统计及煤炭行业经济运行统计工作的汇总、统计、分析、研究等材料 综合性、全局性的永久 一般性的 长期 5. 对全国各类安全生产事故、重大未遂伤亡事故的调度、统计、分析材料综合性、全局性的