有限公司财务支付规范制度(修订版).doc
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1、财财务务支支付付规规范范编 制: 财务部 审 核: 公司管理层 审 批: 总经理 目目 录录1目的目的 .42适用范围适用范围 .43术语和缩略语术语和缩略语 .44货款支付的流程、职责、审批权限及规定货款支付的流程、职责、审批权限及规定 .44.1货款支付的流程 .44.2货款支付的职责 .54.3货款支付的审批权限 .54.4货款支付的规定 .54.4.1货物采购付款的规定 .64.4.2固定资产(含金额在 2000 元以上的基建、装修)采购付款的规定.64.4.3低值易耗品采购付款的规定 .65备用金借款的流程、职责、审批权限及规定备用金借款的流程、职责、审批权限及规定 .85.1备用金
2、借款的流程 .85.2备用金借款的职责 .85.3备用金借款的审批权限 .85.4备用金借款的规定 .86费用报销的流程、职责、审批权限及规定费用报销的流程、职责、审批权限及规定 .106.1费用报销的流程 .106.2费用报销的职责 .106.3费用报销的审批权限 .106.4费用报销的规定 .106.4.1差旅费报销规定 .106.4.2业务招待费报销规定 .116.4.3办公费、通讯费、车辆费、市内交通费、房租费等报销规定 .117工资薪酬的支付规定工资薪酬的支付规定 .148 公司各银行之间划拨的流程、职责、审批权限及规公司各银行之间划拨的流程、职责、审批权限及规定定14 9报销及支付
3、的注意事报销及支付的注意事项项 .14附件:出差费用报销标准附件:出差费用报销标准 .14 省内外出差报销费用报销标准.15 各地办事处补助标准 .16报销单据格式(表样)报销单据格式(表样) .181.1. 目的目的为了加强对费用的管理,节约开支,提高公司的经济效益,根据中华人民共和国公司法 、 会计法和公司章程的有关规定,结合公司的实际情况及行业特点,特制定本规范。2.2. 适用范围适用范围本规范包括货款支付、备用金借款、费用报销及工资薪酬支付的相关操作说明,其他如股东分红等相关规范另行规定,该规范适用于公司各部门和下属子公司。财务部负责制订本规范、修订和补充未尽事项,并负有解释权。本规范
4、自签发之日起执行,公司原有的出差管理制度 、 财务支出审核审批操作规范 、 加强费用报销制度的规定同时作废。3.3. 术语和缩略语术语和缩略语3.1. 本规范所指“以内”均含本数, “以上”均不包含本数。3.2. 本规范中部门负责人指部门第一责任人。3.3. 本规范中支付审批权限指经复核完毕后的最后审批人,复核流程见具体支付流程。4.4. 货款支付的流程、货款支付的流程、职责、审批权限及规定职责、审批权限及规定4.1. 货款支付的流程:货款支付的流程:业务经办人部门负责人及分管副总、总经理直管的部门负责人(复核)财务负责人、财务副总(总监) (审核)审批人(批准)出纳(付款) 。 (详见流程图
5、)4.2.4.2. 货款支付的职责:货款支付的职责:4.2.1 业务经办人行使经办人的职责,对每笔支出根据公司有关规定的要求填写付款凭证并签名确认,并对相应原始凭证的真实性、合法性、完整性、准确性负责。4.2.2 各部门负责人及分管副总行使审批人或复核人的职责,对管辖内审批的经济事项的真实性、合法性、合理性、必要性承担管理及审批责任。4.2.3 财务部负责人、财务副总(总监)对经办人提供报销凭证的合法性、真实性、完整性和准确性进行再次审核,并在审批权限范围内进行审批。4.2.4 总经理(总经理授权人)根据董事会的授权,负责统一管理本公司财务支出的审批事务,对相应环节上报的财务支出事项审批后交财
6、务办理结算。4.2.5 董事长对公司的经营管理工作 负领导责任 ,并对支付金额在 50 万元以上的款项行使审批职责。4.2.6 出纳行使付款人的职责,对所有支付凭证须最后审核其内容与金额是否与实际相符,票据是否合法、合规,收款单位的印章是否合法有效、领款人的签字是否相符,审核、审批手续是否完备,如有疑问必须先汇报财务负责人并得到确认后方能支付。4.2.7 对因工作地或长期出差(10 天以上)原因不能履行审核审批责任的,应由审核审批责任人书面授权副职或相关责任人对各经济事项进行审批,书面授权书应交财务部备案。4.2.8 当审核审批责任人短期出差在外,而事件比较紧急必须立即审批的,根据工作需要审核
7、审批责任人可以临时短信、邮件授权副职或相关责任人对各经济事项进行审批,待出差回来后对报销或资金支付行为办理补签确认手续。4.2.9 审批人、审核人、付款人、经办人未按照本规定办理财务支出付款事务的,在分清责任的前提下,视情节严重情况承担经济损失的赔偿责任及其他相关责任。4.3. 货款支付的审批权限:货款支付的审批权限:4.3.1 货物采购付款的审批权限(包括固定资产及低值易耗品采购付款):2000 以上的货物采购必须签订合同,经领导审核的预算范围内且单笔支付金额 5 万元以内的由财务负责人审批;5 万元(含)以上 50 万元以内的由总经理(总经理授权人)审批;50 万元(含)以上的由董事长审批
8、。预算范围外的 5 万元以内、且当月累计不超过 20 万的由财务副总(总监)审批,5 万元(含)以上 50 万元以内的、当月预算外累计 20 万(含)以上的由总经理(总经理授权人)审批;50万元(含)以上的由董事长审批。各部门助理做好预算开支和相关统计工作。4.4.4.4. 货款支付的规定:货款支付的规定:4.4.14.4.1 货物采购付款的规定:货物采购付款的规定:4.4.1.1 货物采购付款是指公司工程项目实施及运维相关的物资采购、技术服务及工程安装设计费等的支付。4.4.1.2 货物采购付款除技术服务及安装设计费等要求提供相应的服务发票外,原则上要求供应商开具增值税专用发票。4.4.1.
9、3 办理货物采购付款时,应根据供货商出具的发票、收到货物的入库单 、合同(有效的采购申请单) ,由经办部门填写用款申请单 (格式见附件) ,注明合同文件字号,经有关部门复核、审核、审批后出纳方能付款。付款时要求收款单位与发票(或合同)上的单位名称一致。4.4.1.4 分期付款的业务,在支付第一笔款项时,原则上应提供全额发票,对于合同有规定的特殊供应商需附上采购合同。4.4.1.5 对于货物采购金额在 1000 元以上或采购金额在 1000 元以内,但难以监测产品质量性能指标或容易起纠纷的事项,原则上应与供应商签订采购合同并转账支付,原则上不准支付现金。4.4.24.4.2 固定资固定资产采购付
10、款的规定产采购付款的规定:4.4.2.1 固定资产是指为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的使用寿命超过一个会计年度的有形资产(一般指单价在 2000 元以上,含金额在 2000 元以上的基建、装修支出)。4.4.2.2 固定资产采购要求供应商开具增值税专用发票。4.4.2.3 固定资产采购或实施必须由使用部门事前填写固定资产申购单 ,并经总经理审批确认,只有经过批准购买的固定资产方可采购。4.4.2.4 办理固定资产款项支付时,应先到总经办办理资产登记手续,由经办部门填写用款申请单 ,并将合同、批复文件等凭证作为付款依据。4.4.2.5 固定资产中办公设备由采购部统一采购,基建装修由基
11、建实施人员统一实施。4.4.34.4.3 低值易耗品采购付款的规定:低值易耗品采购付款的规定:4.4.3.1 低值易耗品是指不能作为固定资产(一般指单价在 2000 元以内的物品)的各种用具物品,如工具、管理用具、玻璃器皿、包装容器、电脑配件等。4.4.3.2 低值易耗品采购要求供应商开具增值税专用发票。4.4.3.3 低值易耗品采购由需求部门根据费用控制限额提出书面申请,办公用低值易耗品原则上由公司总经办统一采购,生产性低值易耗品原则上由采购部统一采购。4.4.3.4 办理低值易耗品款项支付时,由经办部门填写用款申请单 ,并办理验收入库手续并登记后再提交财务部审核。4.4.3.5 对于批量采
12、购的低值易耗品,原则上应与供应商签订采购合同。附:货款支付的流程图附:货款支付的流程图货款支付(包含银行、现金支付)流程图货款支付(包含银行、现金支付)流程图通过不符不符不符通过不符通过出纳办理结算总经理(总经理授权人)审批通过不符出纳办理结算通过申请人财务负责人复核财务副总(总监)复核预算外所有款项,预算内5万(含)以上单笔5万(含)以上和预算外本月累计20万以上董事长审批50万(含)以上的各类货款出纳办理结算不符通过部门负责人复核分管副总、总经理直管的部门负责人审批出纳办理结算预算内单笔5万元以内货款预算外5万元以内货款且本月累计不超过20万5.5. 备用金借款的流程、职责、审批权限及规定
13、备用金借款的流程、职责、审批权限及规定5.1.5.1. 备用金借款的流程:备用金借款的流程:业务经办人部门负责人及分管副总、总经理直管的部门负责人(复核)-财务负责人(审核)出纳(付款) 。 (详见流程图)5.2.5.2. 备用金借款的职责:备用金借款的职责:详见货款支付的职责。5.3.5.3. 备用金借款的审批权限:备用金借款的审批权限:额度内备用金借款由财务负责人审批,额度外的备用金原则上不予借款。5.4.5.4. 备用金借款的规定:备用金借款的规定:5.4.1 备用金借款是指经办人因零星开支、业务采购、差旅费等业务需要申请借用的款项。5.4.2 办理备用金借款时,需填写领付款凭证 ,并由
14、各部门负责人审批后按额度标准报批,超过额度的须由部门负责人提供担保(原则上试用期人员不借款,特殊情况需要借款的由部门负责人提供担保)并经总经理(总经理授权人)审批。5.4.3 经办人因业务需要申领临时借款,需写明借款理由,原则上须在回公司后一周内销账、报销。5.4.4 员工出差借款可以按实际出差天数申领,一次申领额度不超过出差申请单中注明的“预计差旅费用” ,出差累计借款限额为:一般员工为 2000 元,部门经理(副经理)为 5000 元,分管付总(总助)8000 元,总经理 15000 元,试用期员工不得借款。出差借款期限一般不得长于出差申请单中的出差日期加上一星期的报销时间。5.4.5 员
15、工(包括股东)个人因私借款原则上不得办理,对确有必要并经董事会决议同意的员工(包括股东)因私借款,按董事会决议办理,并注明还款方式和还款时间。5.4.6 备用金借款年末(12 月 25 日前)结清,次年重新申请。5.4.7 领用现金 3000 元以上原则上需提前一天通知财务部,超过 1 万元的大额现金需提前二天通知财务部。附:备用金借款的流程图附:备用金借款的流程图公司员工备用金支取流程图公司员工备用金支取流程图通过申请人不符不符不符通过不符通过出纳办理结算额度内总经理(总经理授权人)审批通过出纳办理结算财务负责人复核财务副总(总监)复核特殊情况(额度外备用金原则上不予借款)不符通过部门负责人
16、复核分管副总、总经理直管的部门负责人复核6.6. 费用报销的流程、职责、审批权限及规定费用报销的流程、职责、审批权限及规定6.16.1 费用报销的流程:费用报销的流程:业务经办人财务部(初审)部门负责人及分管副总、总经理直管的部门负责人(复核)财务负责人、财务副总(总监) (审核)审批人(批准)出纳(付款) 。 (详见流程图)6.26.2 费用报销的职责:费用报销的职责:详见货款支付的职责。6.36.3 费用报销的审批权限:费用报销的审批权限:6.3.1 预算内的标准差旅费及其他费用由财务负责人审批(业务招待费需凭审批过的业务招待计划报销,具体见 6.4.2.4) ;预算外所有费用由总经理(总
17、经理授权人)审批。各部门助理做好预算开支和相关统计工作。6.3.2 各管理人员自身(包括授权下属办理相关事务)的费用需上级审批,管理人员一般不得审批自己的费用。分管副总、总经理助理、总经理(总经理授权人)直管的部门经理所产生的费用经总经理(总经理授权人)审批后支付。6.46.4 费用报销的规定:费用报销的规定:6.4.16.4.1 差旅费报销规定差旅费报销规定:6.4.1.1 差旅费是指企业员工被派往异地进行业务联络或处理期间发生的各项费用,主要包括期间发生的往返出差地的交通费、出差地市内交通费、出差期间误餐补助、出差地住宿费、行李邮寄费等,不包括出差期间发生的业务招待费。6.4.1.2 差旅
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