工程有限公司工程技术档案管理办法.doc

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1、工程技术档案管理办法为了加强公司工程项目技术档案管理，使工程项目技术档案管理标准化、制度化，提高工作效率，防止技术档案流失，结合公司实际，特制定本办法。一、范围本办法规定了公司工程项目文件归档与档案整理的要求、标准和方法，本办法适用于公司工程（项目）、技术研究档案（简称技研档案）、产品设备仪器等各项工作中产生和形成的技术档案的管理工作。二、引用的标准下列标准所包含的条文，通过在本办法中引用而构成本办法的条文。中华人民共和国档案法科学技术档案工作条例GB/T 11822-2000科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T 50328-2001 建设工程文件归档整理规范DA/T2-92 科学技术研究课

2、题档案管理规范基本建设项目档案资料管理暂行规定（国档发19884号文）建设项目（工程）竣工验收办法（计建设19901215号）三、定义1、工程项目档案是指企、事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建、及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的技术文件材料。包括；工程项目的提出、调研、可行性研究、评估、环境评价、决策、计划、勘测设计、施工图设计、设备采购、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。四、建设项目技术档案工作的内容及原则（一）技术档案的种类和内容公司的技术档案包括：工程（项目

3、）档案，技术研究档案（简称技研档案），产品、设备仪器档案。1、工程（项目）档案，是指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、设备采购、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的文件材料，并经过评审、鉴定、整理、归档的文件材料。一般包括：工程前期文件、工程设计文件、工程管理文件、工程施工文件（土建施工文件、工艺设备及系统安装施工文件、电气设备安装施工文件、控制装置及仪表安装施工文件、调试试运行文件）、监理文件、竣工文件、设备技术资料文件、涉外文件、其它文件资料。2、技术研究档案（简称技研档案），是指在自然科学技术研究活动中形成的具有保存价值的文字、图表、数据和声像等各种形式和载

4、体的文件材料。它是围绕一个项目的技术研究活动，形成一套在程序上和内容上前后衔接左右联系的技术档案有机整体。一般包括：技研准备阶段，研究实施阶段，总结鉴定验收阶段，成果和奖励申报阶段，推广应用阶段。一般包括：立项审批文件、设计基础文件、设计文件、工程管理文件、工程施工文件、监理文件、合同文件、工艺设备文件、竣工文件、其他材料文件等。3、产品、设备仪器档案，按其反映的不同部件、结构、系统分别组织案卷。我公司现在暂无产品、设备仪器档案，具体立卷方法待有相关产品、设备仪器等再另行制定。（二）技术档案的管理原则1、按照中华人民共和国档案法的规定，技术档案实行集中统一领导，分级管理的原则，公司档案室是统一

5、管理全公司技术档案的职能机构，各部门、各项目部是分级管理科技档案的职能机构。技术档案工作是档案室工作的组成部分之一，业务上由总工程师主管。2、公司档案管理人员负责统一管理公司技术档案，受上级部门领导和地方档案部门的业务指导。3、各部门、各项目部相关人员负责技术档案的收集、整理、归档和移交。4、项目文件的收集、整理、归档和移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。项目档案应完整、准确、系统。五、技术档案工作的基本任务1、坚决贯彻执行、遵守中华人民共和国档案法和地方各级档案行政管理部门颁布的有关档案法的实施法规，维护档案法的尊严。2、按照中华人民共和国档案法规定的原则和相关制度的要求，科学地

6、管理工程项目技术档案，并充分发挥其作用，通过收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和利用八项基本工作，做到完整、准确、系统，安全地保管和有效地提供利用，为公司的基建、技研、生产和经营等各项工作服务。3、参加与工程项目技术档案工作有关的生产、技研、基建工作会议，掌握、了解公司基建、技研等工程项目情况，编制年度归档工作计划。4、掌握、了解公司工程项目的情况。检查、督促有关部门和工程技术人员对技术档案图纸资料等文件材料进行收集、整理、核对、修改和补充，做到档案与实物，图实相符，保证技术档案的完整、准确。5、参加重要设备的开箱验收，并收集制造厂家随机供应的科技文件材料归档。6、参加基建工程的竣工验收

7、、技术研究项目的鉴定会议，并接受符合规定的技术文件材料归档。7、对接收的技术文件材料进行登记、整理、编目、排架。8、按照国家档案局颁发的档案库房技术管理暂行规定的要求，保护和保管好档案，确保档案的安全，最大限度地延长档案的寿命。9、开展技术档案研究、整理工作。有计划的组织编研、出版档案文献材料，在不同范围内发表、发行。充分发挥技术档案的作用，为提高本公司的经济效益和社会效益服务。10、做好向上级档案馆和地方档案馆移交有关科技档案的工作。11、在完成工程项目技术档案工作各项任务的基础上，兼管好全公司技术资料和技术标准规程、规范等的订购、发行和管理工作。12、建立以下工程项目技术档案管理台帐：A

8、工程项目技术文件材料收集归档登记簿。B 工程项目技术档案案卷目录。C 工程项目技术档案分类目录。D 工程项目技术档案利用登记簿。E 工程项目技术档案利用效果反馈登记簿。F 工程项目技术档案鉴定、销毁登记簿。六、工程项目技术档案的收集和归档1、工程项目技术档案应由档案室实行集中统一管理，不能分散保存在各业务技术部门，任何部门和个人均不得据为已有。2、各业务部门负责收集与之相关的科技档案，并向档案室移交归档。为了保证工程项目技术档案的完整、系统，档案室应深入有关部门，深入到工地现场、竣工验收现场收集档案资料。3、各业务部门在一项技研活动结束或告一段落后，应按照资料移交归档制度的规定，对工程项目技术

9、文件进行科学筛选和系统整理，并向档案室归档。归档部门应填写归档文件移交目录，一式两份，档案室要对归档的材料进行认真清点，核实无误，再办理交接手续，归档文件移交目录经双方签字，各自保存一份。4、一般文件材料归档一份，重要的或使用频率高的文件材料至少归档二份。5、应当归档的工程项目技术文件材料，由技术文件材料形成部门或技术人员收集、整理、立卷组成保管单位，规范书写案卷题名，划定保管期限，标明密级，填写卷内目录和备考表后方可向档案室移交归档。6、应归档的工程技术文件材料必须是原件（定稿）。如在档案管理工作中无法履行按原件归档时，必须在归档的文件资料上注明原件的存放处，以便核实归档资料。7、应归档的工

10、程技术文件材料必须清洁整齐，字迹、线条清晰，不得有铅笔、圆珠笔、红墨水等易褪色的书写材料书写的文件材料和计算材料。8、各工程项目在竣工验收后，所交竣工文件材料，必须是图（文）实（物）相符，由项目部按科学技术档案案卷构成的一般要求整理、立卷，三个月内向档案室归档。9、技术研究或产品开发项目，在项目成果鉴定时，应将技术研究项目所产生的技研文件材料同时提交入室、检查、验收。鉴定会后一个月内，由项目主管部门或主研人整理立卷并填写归档说明，向公司档案部门移交归档。10、凡是将应归档的技研文件材料据为已有、转让、出卖、销毁者，将依照档案法及有关规定处理。11、工程技术档案的归档应按照科技文件归档范围（见附

11、件1）进行归档。七、工程技术档案的整理工程技术档案的整理工作应遵循其自然形成规律，保持工程技术档案材料之间的有机联系，充分利用档案原有的整理基础，对工程技术档案进行分门别类的整理，便于保管和利用。（一）建设项目技术档案的组卷1、组卷要求（1）案卷内科技文件材料内容必须准确反映生产、技研、基建、设备及其管理活动的真实情况。（2）案卷内技术文件材料要齐全、完整。2、组卷方法（1）工程档案的组卷参考建设项目竣工资料管理办法。（2）技研档案的组卷可按其反映的不同研究阶段，分别组织案卷：技研准备阶段，主要有课题审批文件、任务书、开题报告、方案论证和协议书、合同等文件。研究实验阶段，主要有各种载体的重要原

12、始记录、实验报告、计算材料、设计文件、图纸、关键工艺文件等。总结鉴定验收阶段，主要有工作总结、技研报告、论文、参加人员名单、技术鉴定材料、技研投资情况、决算材料等。成果和奖励申报阶段，主要有成果和奖励申报材料及审批材料、推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。推广应用阶段，主要有推广应用方案、总结、扩大生产的设计文件、工艺文件、生产定型鉴定材料、转让合同、用户反馈意见等。（二）工程项目技术档案的编目1、编制卷内文件页号应符合下列规定：（1）卷内文件必须编写页号，按有书写内容的页面编号。每件单独编号，页号从“1”开始。（2）页号编写位置：单面书写的技术文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，

13、背面在左下角。图纸页号编写在图纸标题栏外。（3）成套图样或印刷成册的技术文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其它技术文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。2、填写卷内目录（见附件2）应符合下列规定：卷内目录，是案卷内每一份技术文件的明细表。序号：指该份文件在案卷内的排列顺序号。用阿拉伯数字从“1”起依次标注。文件编号：填写该份工程技术文件的文件号或图样的图号。责任者：填写工程技术文件的直接编制部门或主要责任者，即对文件内容进行创造或负有责任的团体和个人，亦称文件的署名者。文件材料题名：填写每

14、份文件材料标题的全称，一般应照实抄录。日期：填写科技文件本身编制的年、月、日，即文件材料的形成时间。页号：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。备注：对有关工程技术文件的特殊情况或其他事项的说明。卷内目录排列在案卷内科技文件的首页之前。3、填写卷内备考表（见附件3）应符合下列规定：卷内备考表是用来记载和说明归档前和归档后案卷内科技文件材料基本情况和变化情况的表格。其格式及填写方法如下：（1）卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。（2）立卷人：由责任立卷者签名。（3）检查人：由案卷质量审核者签名。属于项目档案由项目负责人签名

15、。（4）年、月、日：由立卷人和检查人分别填写完成立卷和检查的日期。（5）互见号：应填写反映同一内容而载体不同并另行保管的档案保管单位的档号。档号后面应该注明档案载体的形式，并加括号。（6）卷内备考表排列在案卷内技术文件的尾页之后。4、案卷封面的编制应符合下列规定：案卷封面，是以一定的格式概要介绍案卷内工程技术文件内容与特征的一种工具。（1）案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面形式。（2）案卷封面的内容应包括：档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、保管期限、密级。（3）档号应由项目号、分类号和案卷号组成。档号由档案保管部门填写。（4）档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号

16、。档案馆代号由档案馆填写。（5）案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。（6）编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。（7）起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。（8）保管期限分为永久、长期、短期三种期限。（9）密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。（三）技研档案案卷装订1、案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。2、永久、长期保存的案卷装订时必须去掉金属物。3、案卷不装订时其技研文件材料要按照卷内目录的排列次序排列。4、采用不装订形成的案卷

17、，要在每份文件首页的右上角加盖“档号章”。档号章内容应包括档号和件号。（四）声像档案的整理声像档案是指公司在社会活动中形成的，有保存价值的，以音响、形象等方式记录信息的特殊载体，并辅以文字说明的历史记录。声像档案整理时应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。照片档案的整理要符合国家标准照片档案管理规范（GB/T11821-2002）的要求。八、工程项目技术档案的保管和利用1、做到账物相符。档案室所藏档案材料实体与档案材料的目录要相吻合，二者都要完整无缺，档案的收进、移出、保存、销毁等都必须有严格的手续，做到增减有据、数字准确，确保档案不丢失。2、档案人员要对档案库房的防火、

18、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查，要保持库房的清洁和库房内适宜的温、湿度（温度14-24，湿度45%-65%）。3、档案人员要对破损、退色的各种载体的档案材料进行修复、复制、转录、翻拍，以延长档案的寿命。4、为加强底图管理，底图除修改、送晒外，不予外借。修改底图时，应由设计部门书面通知档案部门。底图作废时，应由设计部门书面通知档案部门。属于旧底图破损更换新图时，底图号不变，旧底图由档案部门处理。（二）档案的利用1、编制检索工具为方便管理与日常开展利用工作的需要，档案工作人员应编制必要的目录索引。如：技研档案案卷目录（见附件4）2、档案人员应熟悉库存档案情况，主动了解有关

19、部门利用档案的需要。采用借阅、证明、报导、编研、咨询、宣传等多种方式与途径，做好提供利用工作。3、利用者应按公司档案借阅管理实施细则规定办理利用手续，填写调档申请表及技研档案借阅登记表（见附件5）。4、档案人员向利用者提供查阅档案的同时，要主动收集利用效果，请利用者填写档案利用效果登记表，以便掌握档案利用规律及效益。九、技研档案的鉴定与销毁1、工程项目技术档案人员参与技研档案鉴定小组工作，定期向档案鉴定领导小组报告，开展档案价值和到期档案的鉴定。2、对鉴定作废的技研档案应登记造册报分管领导审批后，单独保存一年后方可销毁，防止因鉴定工作的疏漏而造成不可弥补的损失。3、销毁没有保存价值的档案，必须

20、由鉴定小组提出意见，并填写技研档案鉴定工作表（见附件6）和技研档案销毁清册（见附件7）由档案部门、文件归档部门领导审查签字后，经总经理批准方可销毁。销毁档案时，必须有二人在指定的地点监销，监销人在清册上签字。十、工程项目技术档案的统计1、工程项目技术档案的统计是通过数据和数字了解我公司档案数量，揭示库藏结构，掌握生产、技研、基建等活动对档案的利用动向，积极主动为公司各项工作服务的依据。2、认真负责的贯彻国家统计局颁发的全国档案事业统计年报制度的规定，认真收集、分析综合各类统计数据，如实统计，按期上报。3、为保证统计数字的准确性必须建立必要的原始数据登记台帐，如技研文件材料收集登记簿（见附件7）

21、、技研档案借阅登记簿、鉴定、销毁登记簿等。附件1 工程项目技术文件归档范围附件2 卷内文件目录附件3 卷内备考表附件4 工程项目技术档案案卷目录附件5 工程项目技术档案借阅登记表附件6 工程项目技术极少数鉴定工作表附件7 工程项目技术档案销毁清册附件8 工程项目技术文件材料收集登记表附件1工程项目技术文件归档范围一、工程（项目）（一）工程前期文件1、项目建议书及批复2、项目可行性研究报告及批复3、投标邀请函4、招标书5、投标书及投标澄清文件（答疑）6、中标通知书7、环境评价报告及批复8、工程规划报建资料（二）.工程设计文件1、初步设计文件（初设图、初设说明书、初步设计概算）及初设审批文件2、施

22、工图设计文件3、设计地质勘测资料（三）工程管理综合文件1、工程概述（工程情况、工程特点、主要工程量、工程技术人员名单、工程进度、施工大事记、会议纪要等）2、工程开工报告3、工程施工组织总设计4、工程单位工程汇总表5、工程质量检验评定划分汇总表6、工程竣工验收报告7、工程项目总结8、遗留工程一览表9、承发包合同、协议书、招标、投标、租赁文件10、工程施工许可证11、环保、消防、卫生等文件，水、暖、电、煤气供应协议书（四）工程施工文件1、土建施工文件（按单位工程分册编制）（1）工程开工报告、图纸会审纪要（2）施工组织设计或施工方案（3）施工技术记录（参照电力建设施工及验收技术规范要求进行）（4）原

23、材料试验报告、出厂证明、质量鉴定（5）设计变更与材料代用核定审批（6）施工定位测量、地基处理记录（7）隐蔽工程验收记录（8）工程沉降、位移等观测记录及事故处理报告（9）工程重大问题的技术资料及处理文件（10）交工验收记录证明（11）分项、分部、单位工程质量检查、评定记录（12）施工总结、技术总结（13）单位工程竣工报告、竣工验收报告（14）声像材料2、工艺设备及系统（管线）安装施工文件（按单位工程分册编制）（1）工程开工报告、图纸会审纪要（2）施工组织设计或施工方案（3）施工技术记录（参照电力建设施工及验收技术规范要求进行）（4）原材料试验报告、出厂证明、质量鉴定（5）设计变更与材料代用核定审

24、批（6）焊接检验或探伤记录（7）隐蔽工程检查验收记录（8）强度、密闭性试验报告（9）施工安装记录、安装质量的检查和评定，事故处理报告（10）设备调试、试验记录（11）管线清洗、通水、消毒记录（12）管线标高、位置、坡度测量记录（13）重大问题的技术资料及处理文件（14）工程质量评定、中间交工验收记录证明（15）单位工程竣工报告、竣工验收报告（16）声像材料3、电气设备安装施工文件（按单位工程分册编制）（1）.工程开工报告、图纸会审纪要（2）施工组织设计或施工方案（3）施工技术记录（参照电力建设施工及验收技术规范要求进行）（4）原材料试验报告、出厂证明、质量鉴定（5）设计变更与材料代用核定审批（

25、6）性能试验及检验、整定材料（7）施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告（8）工程重大技术问题的技术资料及处理文件（9）操作、联动试验（10）电气装置交接记录（11）工程质量评定、中间交工验收记录证明（12）单位工程竣工报告、竣工验收报告（13）声像材料4、控制装置及仪表安装施工文件（按单位工程分册编制）（1）工程开工报告、图纸会审纪要（2）施工组织设计或施工方案（3）施工技术记录（参照电力建设施工及验收技术规范要求进行）（4）原材料试验报告、出厂证明、质量鉴定（5）设计变更与材料代用核定审批（6）性能试验及检验、整定材料（7）施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告（8）工程重大技术问题的

26、技术资料及处理文件（9）操作、联动试验（10）电气装置交接记录（11）工程质量评定、中间交工验收记录证明（12）单位工程竣工报告、竣工验收报告（13）声像材料5、调试试运文件（1）工程调试概况（包括调试试运分项验评划分表）（2）工程调试大纲（3）调试方案（包括分系统试运方案、整套冷态、调整热态调试试运方案）（4）调试报告（包括分部试运、整套冷态热态、满负荷试运阶段）（5）调试试运质量验评表及验收报告（6）整套启动试运质量总评表（7）整套启动试运验收交接书（满负荷试运签证，临时移交签证）（五）监理文件1、监理合同协议，监理大纲，监理规划、细则及批复2、施工组织设计或施工方案审核3、开（停、复、返

27、）工令、许可证、中间验收证明书4、设计变更、材料、设备代用审批5、监理通知，协调会审纪要，监理工作联系单6、监理日志、监理月报、备忘录7、各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录8、施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故报告9、工程进度计划、实施、分析统计文件10、变更价格审查、支付审批、索赔处理文件11、单元工程检查及开工签证，工程分部分项质量认证、评估12、主要材料及工程投资计划、完成报表13、监理工作声像材料（六）竣工文件1、项目竣工验收报告（验收报告、调试文件、工程验收会议纪要、决议、竣工会议纪要）2、竣工图（各专业按卷、册编制）3、项目质量评审材料（建筑、

28、安装质量总评，整套试运质量总评表）4、安全文明生产检查评定表5、环境保护、劳动安全卫生、消防、档案等验收审批文件6、工程现场声像资料7、工程性能考核试验资料及性能考核试验验收签证8、工程验收会议决议文件9、遗留问题及处理意见文件（七）财务、设备技术资料文件1、财务计划、年度计划、审计及说明2、工程概算、预算、决算、结算3、设备资料目录 4、设备移交清册5、设备技术资料（1）工艺设备（2）电气设备（3）控制设备（4）其它设备6、备品、备件、专用工具移交清单（八）涉外文件1、投标文件2、合同、合同附件3、谈判协议、议定书4、国外各设计阶段文件、审查议定书5、国外设备、材料检验、商检、开箱记录等6、

29、外国技术人员现场提供的文件材料（九）其它文件资料1、有关的国外技术标准2、有关的专利说明3、质检中心战监督检查签证（1）基础检查报告（2）建构物上部结构检查报告（3）整套启动调试试运前检查报告（4）整套启动调试试运后检查报告 4、工程启动验收委员会文件二、技术研究（一）技研准备阶段技研准备含项目申请、审批文件、招投标材料、开题报告、试验计划、调查研究报告。（二）研究试验阶段1、原始记录、实验报告实验记录、图表、照片，实验分析、计算、整理数据，实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书，实验装置操作规程、安全措施、事故分析2、设计文件材料3、图纸4、关键工艺文件（三）总结鉴定、验收阶段工作总结、

30、科研报告、论文、参加人员名单、技术鉴定材料、技研投资情况、决算材料等。（四）成果和奖励申报阶段成果和奖励申报材料及审批材料、推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。（五）推广应用阶段推广应用方案、总结、扩大生产的设计文件、工艺文件、生产定型鉴定材料、转让合同、用户反馈意见等。附件2 卷内目录卷 内 文 件 目 录序号文件编号责任者文件材料题名日期页号备注附件3 卷内备考表卷 内 备 考 表互见号说明： 本案卷共有文件材料 件 页。其中：文字材料 页，图样材料 页，照片 张。立卷人： 年 月 日 检查人： 年 月 日 附件4 工程项目技术档案案卷目录工 程 项 目 技 术 档 案 案 卷 目 录

31、工程名称： 第 页档案号案 卷 名 称数 量编 制保 管 期 限密级存放位置备注本/页张单 位日期附件5 工程项目技术档案借阅登记表建 设 项 目 技 术 档 案 借 阅 登 记 表日 期档 号案卷名称或内容数 量签 字归还日期备 注附件6 工程项目技术档案鉴定工作表工程项目技术档案鉴定工作表编号： 案卷名称科技档案号类别名称归档时间原定保管期限数 量鉴定意见：鉴定人： 鉴定时间： 鉴定小组意见：鉴定小组负责人： 时间： 附件7 工程项目技术档案销毁清册工程项目技术档案销毁清册序号文件编号文件材料题名日期页 数原期限销毁原因备注附件8工程项目技术文件材料收集登记表工程项目技术文件材料收集登记表项目名称: 第 页 序号日期文件材料名称归档份数数 量移交人接收人备 注文 字（本/页数）图纸（张）其他